Apostila de Arquivologia Visite a pagina: http://www.rccg.byethost16.com Material para concursos 1, Introdugio 5 2. Arquivos: Elementos ¢ Definigdes. 6 2.1. Bstégios de sua evolugao 6 2.2. Extensio de sua atuacao 1 2.3. Natureza dos documentos 7 2.4. ero (caracteristica) 7 7 8 8 8 9 2.5. Natureza do Assunto (caracteristica) 2.6. Correspondéncia 2.1. Tipo de Arquivamento 28. Diferenciagio entre biblioteca e arquivo 2.9. Centros de documentagao ou informagio. 3. Organizagdo ¢ Administragdo de Arquivos Correntes 9 3.1. Levantamento de Dados. ul 3.2. Analise dos dados coletados - im 3.3. Planejamento.... so sown UL 3.3.1. Posigio do arquivo ns estrutura da instituigao, 7 in 3.3.2. Centralizagdo ou descentralizagio e coordenagao dos servigos de arquivo .. 11 33.2.1. Centralizagao. ul 3.3.2.2. Descentralizagio 12 3.3.2.3. Coordenagio sonnnnes ID 3.3.3, Escolha de métodos de arquivamento e classificasio.... sonore V2 3.3.3.1. Sistemas de registro so 13 3.3.3.2. Blementos de Classificaga 13 3.3.3.3. Principios de classifi 14 3.3.4, — Escolha das Instalagdes e equipamentos. 14 3.3.5, Constituigdo de arquivos intermediétios sonnnne 16 3.4. Implantagao ¢ acompanhamento. ssn 16 4, Gestao de documentos 16 4.1. Protocolo 16 4.2. Registro e movimentagio, 7 43. Expedigao, 7 44. Organizagao ¢ Arquivamento su. ss sone UD 4.4.1. — Métodos de Arquivamento. so - 18 4.4.2. — Método Alfabético (método basico) 18 4.4.2.1. Regras de Alfabetagao 19 4.43. Método Geogrifico 21 4.43.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a cortespondéncia).... ss svn 2 4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente ssn 22 4.4.4, Método numérico simples. 2 4.4.5. Método numérico cronolégico 2B 4.4.6. Método Digito-terminal 2B 4.4.7. Métodos por assunto (ideogréficos) so sone 23 4.4.7.1, Método ideogrifico alfabético enciclopédic0 m0 sonnnnes 23 4.4.7.2. Método ideografico alfabético dicionsrio. 234473 4.4.7.4. 4415. 4.4.76. 4.4.17. 4.4.78. 4.4.79. Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net Método ideogrifico numérico - duplex. Método ideogrifico numérico - decimal ‘Método idcogrifico unitermo (ou indexagao coordenada) ‘Métodos padronizados ‘Métodos padronizados ~ automitico ‘Métodos padronizados ~ soundex. ‘Métodos padronizados ~ réneo € mneménico 4.47.10. Métodos padronizados ~ variadex 448, 449. 44.9.1 4.4.9.2. 4.4.93. 4.4.9.4. 4.4.95. 4.4.96. ‘Método alfanumérico. Etapas de arquivamento Inspegio Estudo Classificagao Codificagao Ordenagéo Guarda dos documentos 4.5. Empréstimo e consulta 4.6. Anélise, avaliagao, selecdo e eliminagao 4.6.1 46.1.1 4.6.1.2. 4.6.13. 46.14. 4.6.1.4.1. Unicidade Valor dos documentos. oe Distingao entre valores primérios e secundarios. Distingao entre valores probatérios ¢ informativos Valores probatérios. Valores Informativos 4.6.1.4.2. Forma 4.6.1.4.3. Importéncia 4.6.1.4.4. Documentos relativos a pessoas - selegdo especial e amostra estatistica 31 4.6.1.4.5. Documentos relativos a coisas. 4,6.1.4.6. Documentos relativos a fendmenos 46.2. 4.6.3, 4.63.1 4.63.2. 4.6.3.3. 46.4, 465. 46.6. ‘Arquivos Conclusoes Microfilmagem Filme (rolo) Jaqueta Mictofichas “ Tecnologia da Informacio ‘Transferéncia e recolhimento. Tipos de transferéncia permanentes S.L. Atividades de arranjo Sad SAA 5.1.1.2. Princfpios de atranjo de arquivos. Evolugdo dos prineipios de arranjo. Conclusoes finais sobre os prinefpios de arranjo de documentos 5.2. Atividades de descrigao e publicagao 5.2.1 5.2.11 Tipos basicos de instrumentos de pesquisa. Guia 24 24 25 25 25 25 26 26 26 26 26 26 26 26 27 21 27 29 29 29 29 30 30 31 31 32 32 32 33 33 3 33 34 34 35, 36 37 38 38 40 41 42 42Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net 5.2.1.2. Inventério sumério 5.2.1.3. Inventério analitico 5.2.14. Catélogo 5.2.1.5. Repertério 5.2.1.6. Indice - instrumento de pesquisa auxiliar. 5.2.1.7. Tabela de equivaléncia ou concordancia 5.2.2. ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrigio arquivistica 5.2.2.1. Descrigdo multinivel 5.2.2.1.1. Regras para descri 5.2.2.2. Elementos de descrigéo 5.23. ISAAR(CPF) - Norma intemacional de registro de autoridade arqui para entidades coletivas, pessoas ¢ famflias : 5.2.3.1. Glossério de termos associados a0 ISAAR(CPF) 5.3. Atividades de conservagao. 5.3.1, Desinfesta 5.3.2. Limpeza. 533, Alisamento SA, Restauragao roo 5.4.1, Banho de gelatina.... 5.42. Tecido 5.43. Silking 5.44. Laminagio. 5.45, Laminagao manual 5.4.6. Encapsulagio.... 5.5. Atividades de referéncia ... DECRETO N? 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 jo multinivel DAS DISPOSIGOES GERAIS. 50 DO ACESSO 50 DO SIGILO E DA SEGURANCA DA SOCIEDADE E DO ESTADO sonmnen SY DA INTIMIDADE.... “ sn snes 52 DA REPRODUCAO. 52 DAS DISPOSIGOES FINAIS 52. Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 53 Disposigdes Gerais - 53 Dos Arquivos Pablicos ss ss son 53 Dos Arquivos Privados nn : 54 Da Organizagio e Administragio de Instituigées Arquivisticas Pablicas 34 Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pablicos 55 Disposigdes Finais 55 Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos — CONARQ - 56 DA NATUREZA E DA FINALIDADE...... ss sone 56 DA COMPETENCIA ....... nnn 56 DA COMPOSICAO E DO MANDATO 56 DA ORGANIZAGAO E DO FUNCIONAMENTO 37 DAS ATRIBUICOES DOS MEMBROS DO CONARQ 59 DAS REUNIOES DO CONARQ 60Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net DISPOSIGOES GERAIS. 9. DECRETO N° 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS. DOS DOCUMENTOS PUBLICOS DA GESTAO DE DOCUMENTOS... DA DECLARACAO DE INTERESSE PUBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS DISPOSICOES FINAIS E TRANSITORIAS 10, LEIN" 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. Il, RESOLUCAO N?2 12. RESOLUCAO N? 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 60 61 61 63 65 66 67 68 69 n 2Apostila de Arquivologia Visite a pagina: http://www.rccg.byethost16.com Material para concursos 1. Introdugao Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recothidos dos arquivos correntes, portanto a administracao destes influencia diretamente os arqui- vos de custédia. Em vista disso, é importantissima a atuagao do arquivista na fase de administragao dos arquivos ativos, incluindo 0 controle e planejamento da producao documental Os arquivos como instituigao tiveram origem na antiga civilizacao grega. Nos séculos Ve IV a.C. os atenionses guardavam seus documentos de valor no templo da mae dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio ptiblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolnendo alguém que os mantivesse sob custédia, A finalidade era a de impedir a adulteragao & propiciar as condigdes necessarias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolugao Francesa que se reconheceu definitivamente a importancia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trés importantes realizagdes no campo arquivistico a) criagao de uma administragao nacional e independente dos arquivos; b) proclamagao do principio de acesso do piiblico aos arquivos; ©) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservagao dos do- ‘cumentos de valor, do passado Varias raz6es levaram os paises a instituir arquivos publicos: a) necessidade pratica de incrementar a eficiéncia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os aruivos ptiblicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e pegas de mu- seus; ¢) razGes de interesse pessoal, especialmente na Franca, que objetivando a aniquilagéo de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindiveis & protegao de direitos feudais e privilégios, criaram um 6rgao especial — Agence Temporaire des Titres — cuja atividade princi- pal era separar, para eliminagdo, todos os documentos alusivos a tais direi- tos e privilégios. Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabe- lecer ou reivindicar direitos. Quando nao atendiam mais a essa exigéncia, eram trans- feridos para museus e bibliotecas, surgindo dai a idéia de arquivo administrativo © arquivo histérico, Em meados do século XIX comega a desabrochar um crescente interesse pelo valor histérico dos arquivos e os documentos ganham o status de tes- temunhos da histéria.Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net 2. Arquivos: Elementos e Definigdes O primeiro elemento essencial refere-se a razao pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serdo arquivos os documentos criados e acumulados na consecucao de algum objetivo. Em nivel governamental, tal objetivo é o cumpri- mento de sua finalidade oficial (valor primério). Assim, filmes cinematograficos, por ‘exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administracéo no cumprimento de fungées especificas, podem ser considerados arquivos. Documentos escrites, ainda que clasificados como manuscritos histéricos, se tiverem sido produzidos em decor- réncia de uma atividade organizada — como por exemplo os de uma igreja, uma em- presa, ou mesmo de um individuo — poderao ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arqui- vos sao preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preser- vados por raz6es outras que nao apenas aquelas para as quais foram criados e acu- mulados. Essas raz6es tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serao entao preser- vados para o uso de outros além de seus proprios criadores (valor secundario). Dever ainda satisfazer a condigao de serem realmente documentos do érgao que os oferece, Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve- se manté-los conservados num todo como documentos do 6rgao que os produziu, deve-se ainda guardélos na sua totalidade, sem mutilacao, modificagao ou destrui- ¢40 de parte deles. Conquanto nao haja uma defini¢ao de arquivo que possa ser considerada defi- nitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituigao piblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservacao permanente para fins de referéncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depésito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg) Ou ainda, segundo Sélon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arqui- Vo 6 0 conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizagao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por sie seus sucessores para efeitos futuros.” Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administracao; @ sua fungao é a de tornar disponivel as informagées contidas no acervo docu- mental sob sua guarda. O art. 2° da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arqui- vos, para os fins desta lei. 0: corjuntos de documentos produzidos e recebidos por érgaos publics, instituigdes de carater publico ¢ entidades privadas, em decorréncia do exercicio de atvidades espect- ficas, bem como por pessoa fisica, qualquer que seja 0 suporte da informagao ou a natureza dos do- cumentos.” 21. Estagios de sua evolucao Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento sao aqueles constituidos de documentos em curso ou consultados freqiientemente conservados em dependéncias proximas de facil acesso. ‘Arquivos de segunda idade, intermediarios ou limbo, s4o aqueles constitui- dos de documentos que deixaram de ser freqientemente consultados, mas cujos 6rg4os que os receberam e os produziram podem ainda solicita-los. Nao ha necessi- 6Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net dade de conserva-tos préximos aos escritérios. A permanéncia dos documentos nes- ses arquivos 6 transitéria. Por isso, s4o também chamados de “limbo” ou ‘purgatério” Arquivos de terceira idade, de cust6dia ou permanentes sao constituidos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se con- servaram em razao de seu valor histérico ou documental e que constituem os mei- os de conhecer 0 passado e sua evolucdo. Estes sao os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases — que sao complementares — corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqtientemente, uma organizacao adequada. 22, — Extensao de sua atuacao Quanto a abrangéncia de sua atuacdo podem ser setoriais e gerais ou cen- trais. Os arquivos setoriais (nicleos de arquivo ou arquivo descentralizado) sdo a- queles estabelecidos junto aos érgaos operacionais, cumprindo fungdes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os docu- mentos correntes provenientes dos diversos érgaos que integram a estrutura de uma instituigao, centralizando as atividades de arquivo corrente. 23. Natureza dos documentos Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fisicas diversas — fotogratias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM — e que, por esta razao, merecem tratamento especial Arquivo especializado 6 0 que tem sob sua custédia os documentos resultantes da experiéncia humana num campo especifico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos. 24. Género (caracteristica) Podem ser: escritos ou textuais, cartograficos (mapas e plantas), iconograficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmograficos (filmes e fitas videomagnéticas), sono- ros (discos e fitas audiomagnéticas), micrograficos (rolo, microficha, jaqueta), informa ticos (disquetes, HD, CD-ROM). 2.5. — Natureza do Assunto (caracteristica) Quanto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigi- losos. Ostensivo é 0 documento cuja divulgagao nao prejudica a administracao.Sao sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custédia e divulgacao. Em nossa legislagao, os arts. 23 ¢ 24 da Lei 8.159 estabelecom: Art, 23. Decreto fixara as categorias de siglo que deverdo set obedecidas pelos érgos publi- cos na classiticagao dos documentos por eles produzidos. § 1" Os documentos cuja divulgacao ponha em tisco a seguranga da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessarios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da hon~ rae da imagem das pessoas S40 originariamente sigilosos.Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net § 2° 0 acesso aos documentos sigilosos referentes A seguranga da saciedade e do Estado se- +4 restrito por um prazo maximo de 30 (tvinta) anos, a contar da data de sua produgao, podendo esse pprazo ser prortogado, por uma tiica vez, por igual periodo, § 3° O acesso aos documentos sigilosos referentes & honra e imagem das pessoas sord res- trito por um prazo maximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produgao. Art. 24. Poderd o Poder Judiciario, em qualquer instancia, determinar a exibigao reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensavel & defesa de direito proprio ou esclarecimento de situagao pessoal da parte. Pardgrafo tinico. Nenhuma norma de organizagéo administrativa sera interpretada de modo a, por qualquer forma, restringiro disposto neste artigo, A regulamentagao do artigo 23 dessa lei veio com 0 Decroto n° 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apéndice | 2.6. Correspondéncia E toda forma de comunicagao escrita, produzida e enderegada a pessoas juri- dicas ou fisicas, bem como aquela que se processa entre drgaos € servidores de uma instituigao. Quanto ao destino e procedéncia pode-se classificar a correspondéncia em externa e interna. Interna é a correspondéncia trocada entre os érgaos de uma mesma instituigéo. Sao os memorandos, despachos. rculares. Contrario sensu, externa é aquela trocada entre drgaos de instituicdes diversas ou entre drgaos de uma entidade e pessoas fisicas, como oficios. telearamas e carta A correspondéncia pode ainda ser oficial e particular. Sera oficial a que cui- dar de assuntos de servico ou de interesse especifico das atividades de uma institu- igdo. Sera particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituigao. 2.7. Tipo de Arquivamento Pode ser horizontal ou vertical, Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Se- r Vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrés dos outros, permitindo sua rapida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. 2.8. Diferenciagao entre biblioteca e arquivo As diferengas basicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custédias. Como jé foi visto, os arquivos tém estreito vinculo com as atividades funcionais de um érgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundario ou acidental. © material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais — estudo, pesquisa e consulta Os arquivos sao drgaos receptores, enquanto as bibliotecas sao coleciona- dores. Os materiais de biblioteca sao adquiridos principalmente a partir de com- pras e doacées, ao passo que os atquivos sao produzidos ou recebidos por uma administracdo para 0 cumprimento de fungdes especificas. Jamais serao coleciona- dores como a biblioteca e sua qualidade propria de arquivo s6 se conserva integral 8Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net mente enquanto a forma e a inter-relagao natural forem mantidas. Uma biblioteca nao deve recolher documentos oficiais. Além disso ha significativa disting&o quanto aos métodos empregados em um e outro caso, Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um érgao oficial ou privado, o arquivista nao o faz tomando por base partes do material. Nao examina @ conclui quanto ao valor de uma simples pega avulsa como uma carta, um relatério ou qualquer outro documento. Faz 0 seu julgamento em relagao as demais pecas, isto é, em relagao a inteira documentacao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecério, ao contrério, avalia o material a ser adquirido por sua instituigéo como pegas isoladas. Por isso, os arquivistas nao podem arranjar seus documentos de a- cordo com esquemas predeterminados de classificagao de assunto. O bibliotecario, no arranjo de seu material, que consiste em pegas avulsas, po- de empregar qualquer sistema de classificacdo. O principal objetivo de um sistema & reunir materiais idénticos, mas o valor de determinada pega nao estara necessaria- mente perdido se nao for classificado em determinado lugar. O mesmo nao ocorre no arquivo: uma vez que as pegas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destru- iu-se muito do seu valor de prova. Daf surgiu o principio da proveniéncia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificacdo ditada pelas circunstancias originais de criagao. O principio da proveni- éncia resultou de experiéncias desastrosas ocortidas na Europa, quando se tentou 0 emprego de diversos esquemas de classificagao. Outra diferenga que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca e- xistirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um tinico exemplar ou em limitado numero de cépias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivistica, de conjuntos de documentos 29. Centros de documentacao ou informagao Os centros de informagdo abrangem algumas atividades proprias da bibliote- conomia, da arquivistica e da informatica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializagéo no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em sintese, 0 centro de informacées tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, sele- cionar e disseminar toda a informacao. A esséncia da documentacao deixou de ser o documento, para ser a informagao em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e 0 esforgo inutil de, por caréncia de informagées, resolver problemas j solucionados ou repetir experiéncias que foram testadas anteriormente. 3. Organizagao e Administragao de Arquivos Correntes A qualidade dessa administragao ir determinar a exatidao com que podem ser fixados os valores da documentacao recolhida’. Determinara ainda o grau de facilida- de com que os documentos de valor podem ser selecionados para retengao num ar- quivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administracao de arqui- * Recolhimento é a transferéncia de documentos para o arquivo de custVisite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net vos permanentes desenvolvem-se em fungao dos utllizados na administragao dos arquivos correntes, lembrando que é um dos principios basicos da arquivistica con- servar, nos arquivos de custédia, o arranjo original ‘Assim que 0 valor primério (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverdo ser descartados, recolhidos ao arquivo de custédia ou transferidos um arquivo intermediario, caso contrario, tomarao espaco estorvando o bom anda- mento das atividades correntes. Logo, a administragéo dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam as finalidades para as quais foram criados, da manei- ra mais eficiente e econémica possivel, e concorrer para a destinacao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos sao eficientemente administrados quando: a) uma vez necessarios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusao; b) quando conservados a um custo minimo de espaco e manutencéo enquanto indispensaveis as atividades correntes; °) @ quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessério a tais atividades, a menos que tenham valor continuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administragao eficiente de arquivos s6 podem ser alcan- gados quando se dispensa atengao aos documentos desde a sua criagao até o mo- mento em que sao transferidos para um arquivo de custédia permanente ou sao eli- minados. A administracao de arquivos preocupa-se com todo o periodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criagao, de tal forma que possa de- terminar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “oéu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depésito intermediaro. Atarefa mais dificil da administragao de documentos prende-se aos documen- tos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais dificil se torna adminis- tra-los. Geraimente, os documentos mais valiosos s4o 0s que se referem as origens, organizaco e ao desenvolvimento funcional de um érgao, ¢ aos seus programas essenciais. Referem-se antes a diregao do que 4 execugao das fungées da reparti- ¢40. Os documentos importantes sao dificeis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma politica nem sempre podem ser identificados como tal, quando sao inicia- mente expedidos, enquanto que os documentos sobre operagées de rotina sao facil mente classificdveis. Os documentos de importancia sao diffceis de ser retirados de circulagdo uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretri- zes @ Normas nao se tornam obsoletos ou ndo-correntes tao logo cessam as ativida- des que os originaram. As orientagdes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, sao dificeis de reunir para serem preservados num arquivo de custédia permanente, porque muitos deles tém que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separacao apés perderem os documentos o valor para as operagées correntes, quando ja se tornou obsoura a sua identificagao. ‘A organizagao de arquivos pode ser desenvolvida em varias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) andlise dos dados coletados;Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net ©) planejamento; d) implantagao e acompanhamento. 34. Levantamento de Dados O levantamento deve ter inicio pelo exame dos estatutos, regimentos, regu- lamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituicao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informagées sobre do- cumentagao. E preciso analisar o género dos documentos; as espécies de documen- tos mais freqiientes; os modelos e formularios em uso; volume e estado de con- servacao do acervo; arranjo e classificacdo dos documentos; existéncia de regis- tros protocolos; média de arquivamentos diarios; controle de empréstimo de do- cumentos; processos adotados para conservagao e reprodugao de documentos; exis- téncia de normas de arquivo, manuais, cédigos de classificagao etc. Além dessas in- formagées, o arquivista deve acrescentar dados e referéncias sobre o pessoal en- carregado do arquivo (niimero de pessoas, salarios, nivel de escolaridade, forma- 40 profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservagao), a localizacao fisica (extensao da area ocupada, condigées de iluminacao, umidade, estado de conservagao das instalagées, protecao contra incéndio), meios de comuni- cacao disponiveis (telefones, fax). 3.2. Analise dos dados coletados Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentacao de uma institui- 40 correspondem a sua realidade operacional. O diagnéstico seria, portanto, uma Constatagao dos pontos de attito, de falhas ou lacunas existentes no complexo admi- nistrativo, enfim, das raz6es que impedem o funcionamento eficiente do arquivo, 3.3. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estagios de sua evolugao (corrente, inter- mediario, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensdvel a formu- lagao de um plano arquivistico que tenha em conta tanto as disposigdes legais quanto as necessidades da instituigéo a que pretende servi 3.3.1. Posieao do arquivo na estrutura da instituicdo Recomenda-se que seja a mais elevada possivel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um érgao hierarquicamente superior, tendo em vista que ira atender a setores e funcionatios de diferentes niveis de autoridade. A adocao desse critério evi- tara sérios problemas na area das relagdes humanas e das comunicacdes administra- tivas. 3.3.2. Centralizagao ou descentralizacdo e coordenacéo dos servicos de arquivo A descentralizacao se aplica apenas a fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediaria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados. 3.3.2.1. CentralizagéoVisite a pagina: http://www.recg.vo6 net Nao consiste apenas da reuniao da documentacao em um iinico local, mas também a concentragao de todas as atividades de controle — recebimento, regis- tro, distribuigéo, movimentacao e expedi¢o — de documentos de uso corrente em um Unico érgao da estrutura organizacional, treqtientemente designado Protocolo e Ar- quivo, Comunicagées e Arquivo, ou outra denominagao similar. Dentre as inimeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destaca- mos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizacao de normas e procedimentos, nitida delimitacao de responsabilidades, constitui¢ao de conjuntos arquivisticos mais completos, reducdo dos custos operacio- nais, economia de espaco e equipamentos, 3.3.2.2. Descentralizagéo ‘A descentralizagao, por si s6, é um grande ato de classificacao. Deverd ser aplicada em nivel de departamento, mantendo-se 0 arquivo junto a cada departamento, onde estarao reunidos todos os documentos de sua area de atu- aco, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisdes e segdes que o compoem, Dever ser mantido também um arquivo para a documentacao dos érgaos administra- tivos. Essa descentralizacao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamen- te a dois critérios: * Centralizacao das atividades de controle ¢ descentralizagao dos ar- quivos, também denominados nticleos de arquivo ou arquivos seto- rial + Descentralizacao das atividades de controle e dos arquivos 3.3.23. Coordenagao Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, seguranga e eficiéncia sao imprescindiveis a criagao de uma COORDENACAO CEN- TRAL, que exerceré fungées normativas, orientadoras e controladoras. A coorde- nagdo tera por atribuigées: prestar assisténcia técnica aos arquivos setoriais; estabe- lecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas espe- cificas de operacao, a fim de atender as peculiaridades de cada arquivo setorial; pro- mover a organizagao ou reorganizagdo dos arquivos setoriais, quando necessario: treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunides perié- dicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenacao poderé consti- tuir-se em um 6rgao da administragao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade. 3.3.3. Escolha de métodos de arquivamento e classificacao O problema basico na administracéo de documentos correntes 6 0 de conser- va-los de maneira ordenada e acessivel de forma a que possam ser rapidamente en- contrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos torna-se necessario que os documentos sejam: a) bem clasificados; ¢ b) bem arquivados. Todos os documentos deverao ser arquivados em relagao ao seu uso de forma a refletir a fungao do érgao.Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net Na avaliagao de documentos piiblicos, o primeiro fator a ser levado em consi- deracdo é 0 testemunho ou prova que contém da organizacao e da fun¢ao. No tratamento dos documentos concementes @ organizagao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatorio dos mesmos. Se a classificacao dos documentos visa a refletir a organizagao, pode-se remové-los para uma destinacéo adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, além disso, sao clasificados pela fungao — separando-se a fungao substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a politica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentacao importante da secundaria — entéo 0 método de classificacao proporciona as bases para a preserva- go e destruigao, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos obje- tivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento. 3.3.3.1. Sistemas de registro O sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um 6r- gao em duas séries, uma constitulda de papéis expedidos e outra de recebidos. A caracteristica essencial do sistema, da qual se deriva 0 seu nome, é o registro. No servigo de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumu- lam. Atribuem-se-Ihes némeros consecutivos. Esses ntimeros séo a chave para 0 controle dos documentos em ambas as séries, e constituem um meio de referéncia para o nome dos signatarios e para os assuntos dos documentos; nos indices as pessoas e 0s assuntos sao identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos docu- mentos em cada série. Num sistema de registro mais aperfeicoado, os documentos de um servigo so guardados numa série que consiste em unidades de arquivamento nas quais tanto os documentos recebidos como expedidos sao colocados juntos. Es- sas unidades sao registradas numericamente na ordem em que se acumulam, e fa- zem-se indices para os nomes das partes ¢ para os assuntos dos documentos cuja chave é 0 ntimero das unidades de arquivamento.0 sistema de registro é um dos sis- temas mais antigos imaginados para o trato de material documentario. Os sistemas de arquivamento distinguem-se dos sistemas de registro pelo fato de nao usarem registros ou protocolos, isto é, livros ou fichas nos quais se anota a entrada e 0 movimento dos documentos durante o seu uso corrente. Para conseguir 0 mesmo controle valem-se de arquivos de prossequimento ou fichas- lembrete, que veremos mais adiante. 3.3.3.2. Elementos de Classificagéo Ha trés elementos principais a serem considerados na classificagao de do- cumentos piiblicos: a) a agao a que os documentos se referem (fungées, atividades e atos); b) a estrutura do érgao que os produz; c) 0 assunto dos documentos. Em vista disso, os métodos de organizacéo podem ser funcional, organiza- clonal e por assuntos. Para que um érgao cumpra suas fungdes deverd realizar dois tipos principais de atividades que se podem caracterizar como fins (substantivas) ¢ meios (facili tativas ou auxiliares), Na execucao de qualquer espécie de atividade, quer substan- tiva, quer auxiliar, ocorrem dois tipos de operacées ou atos: politicos ou normati-Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net vos e executivos. Os de natureza politica determinam a diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo género. Muitas das vezes serao escolhidos mais de um método ou sistema de ar- quivamento”, Por exemplo, o item Patriménio pode estar organizado geograficamen- te; 0 item Pessoal, em ordem alfabética; o item Correspondéncia, em ordem cronolé- gica etc. 3.3.3.3. Principios de classificagéo Sé em casos excepcionais os documentos ptiblicos devem ser clasificados em relagdo aos assuntos que se originam da analise de determinado campo de co- nhecimento. Esses casos excepcionais referem-se a matetiais de pesquisa, de refe- réncia e similares. Os documentos ptiblicos podem ser classificados em relagdo a organiza¢ao e podem ser descentralizados, desde que as repartigdes que os acumu- lam executem atividades relativamente distintas ¢ separaveis. Entretanto, os docu- mentos piiblicos devem ser classificados em relacao a fungao, pois resultam de uma fungao, sao usados em relagao @ fungao @ devem, portanto, ser classificados de a- cordo com esta (vide Resolugao n® 14% do CONARQ que trata da Classificagao, Tem- poralidade e destinaco de documentos de arquivos relativos as atividades-meio da ‘Administrago Publica — que por ser muito extensa nao foi reproduzida aqui). 3.3.4, Escolha das Instalacées e equipamentos Equipamento 6 a totalidade de materiais de consumo e permanente necessa- rios a realizacao do trabalho arquivistico. Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ¢ médio prazo. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de insergao e outros. Nao confundir método ou sistema de arquivamento com métoda de organizagio definide acima » Bstabelece classiicacio, temporalidade e destinagio de documentos de arquivos relativos as abividades-meio da ‘Administragao Publica, com notacio pura “Recomendamos a leitura dessa resolugio para efeito de familiarizago com os diversas procedimentos arquivis- 4Apostila de Arquivologia Visite a pagina: http://www.rccg.byethost16.com Material para concursos roegio—> Notagao é a inscrigao feita na projecdo, podendo ‘ser allfabética, numérica ou ho alfanumérica, Também podera ser aberta ou fechada. Sera aberta quando indicar somente 0 1 inicio da secéo e fechada quando indica o principio e o fim. Vide figuras abaixo. A posicao é 0 local que a projecdo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder & metade da guia, a um tergo, um quarto ou um quinto. oe a 0 ‘oe Ce etagéo nunca Netagio slfanumética fa ae Notago aberta Ntse0 ecras a aL Prima poet cu ga Seyurns posigSo 04 guia nner ‘ecundéia un ain Fo Terceia posgfs ou gue ers in expec! Guia-fora 6 a que tem como notacao a palavra Fora e indica a auséncia de uma pasta do arquivo. Tira de insergao é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notacGes. Tais tiras sao inseridas nas projecdes das pastas ou guias. Pasta miscelanea ¢ aquela onde se guardam documentos referentes a diver- Sos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenagao cronolégica. 1sVisite a pagina: http://www.recg.vo6 net Material permanente é aquele que tem grande duragao e pode ser utilizado va. rias vezes para o mesmo fim 3.3.5, Constituicao de arquivos intermediarios Os depésitos intermediérios s6 devem ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volume de documentagao oficial e de sua descentralizacao fisica 3.4. Implantagao e acompanhamento © manual de arquivo deverd ser elaborado apés estarem implantados e testa- dos todos os procedimentos de arquivo. Esse manual devera incluir organogramas & fluxogramas, terminologia, informagées sobre os arquivos da instituigao, suas finali- dades e responsabilidades, detalnamento das rotinas etc. 4. Gestado de documentos A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua “gestao de documen- tos’ Art, 3° Considera-se gestéo de documentos o conjunto de procedimentos e operagées técnicas referentes a sua produgao, tramitacdo, uso, avaliagao e arquivamento em fase corrente e interme- didria, visando a sua oliminagao ou recolhimento para guarda permanente Devem ser criados apenas documentos essenciais a administragao da institui- ¢40 e evitadas duplicagées ¢ emissao de vias desnecessarias. A tramitagao e utilizagao de documentos consistem nas atividades de proto- colo (recebimento, classificacao, registro, distribuigao, tramitacdo); expedi¢ao; or- ganizacao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediaria; elabo- ragao de normas de acesso & documentacdo (empréstimos ¢ consultas). A avaliagao (com vistas @ dostinagao) se desenvolve mediante analise dos documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serao objeto de arquivamento permanente e quais deverdo ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informagao para a instituigao e para terceiros. 4.1, Protocolo Quanto ao recebimento ¢ classificagao pode-se adotar a seguinte rotina: Passo Atividades: Tlacebar a correspondencia ‘Separar a correspondéncia oficial da particular Distrbulr a correspondéncia particular ‘Separar a correspondéncia oficial de carater ostensivo da de carater sigiloso Encaminhar a correspondéncia oficial sigilosa ‘Abrir a correspondéncia ostensiva “Tomar conhecimento da correspondéncia oslensiva verificando a existencia de ante cedentes | ~orfon].a|co|no|—| Foquisitar ao Arquivo 6s antecedentes, Se os antecodentes nao estiverem no Arquivo, © Selor de Registro e Movimentacao informara onde se encontram e os solictara para serfeita a untada 16Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net Passo ‘Atvidades ‘9 | lhterpretare classifear a corespondéncia 10___| Apor carimbo do protocole no canto superier dveto do documento 11 [Anotar abako do nimero e da data a primeira distibuigao e 0 cbdigo de assunto, se foro caso 72 | Elaborar o fesumo do assunto a Ser langado na Tcha de provocoro "13 | Encaminnar os papéis ao Setor de Registro @ Movimentagao 4.2. Registro e movimentagao Este setor funciona como um centro de distribuigao e redistribuigao de docu- mentos e suas atribuigdes podem ser assim descritas: Passos ‘Atvidades 1 Preparar a ficha de protocdlo, am dias vias, anotando: namero de protocols, data de entrada, procedéncia, espécie, nimero © data do documento, cédigo © resumo do assunto, primeira distribuiggo 2 | Anexar a segunda via da ficha® ao documento, encaminhando-o ao seu destino, Jur tamente com os antecedentes, apos o registro © as anotagées pertinentes nas respec- tivasfichas, 3 Insctever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedéncia e as- sunto, rearquivando-as em seguida @__ [Arquivar as ichas de protocolo om ordom numérica | Heceber dos varios setores os documentos a serem Yedistibuldos, ANOTaY nas Teapeo- tivasfichas (numéricas) 0 novo destino @ | Encaminhar os documentos aos respectvos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente 43. Expedicao Geralmente so adotadas as seguintes atividades: Passos ‘Atvidades 1 Receber a correspondencla 2___ | Verifcar se nao faiam rolhas ou anexos 3 Numerar 6 complatar a data, no original 6 nas SOpias 4 | Separar o original da cbpias 5__| Expediro original com os anexos | Encaminhar as c6pias, acompanhiadas dos antecedentes que Ihes deram ongem, 20 arquivo 4.4. Organizacao e Arquivamento Quanto & organizacao, jé tratamos de forma sucinta no tépico 3, pagina 9; e quanto ao arquivamento passaremos a descrever os principais métodos de arquiva- mento existe jentes, bem como as fases incluidas na operagao de arquivamento propri- amente dito. ssa ficha serdretirada no érgio a que o documento é destinado pelo responsivel pelo controle no imbito desse 6rgi0, ¢ seré novamente anexada a0 documenta quando este for encaminbiado a outo érgio, devendo essa passa _gem ser fita por intermédio do Setor de Registro © Movimentagio, que o redistribuiré 7Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net 4.4.1, Métodos de Arquivamento O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Os sistemas de arquivamento apenas fornecem a estrutura mecanica em rela- 40 & qual os documentos devem ser arranjados. Os documentos podem ser eficaz- mente arranjados em quase todos os sistemas de arquivamento. Qualquer sistema de arquivamento, nao importa qual seja, pode apresentar resultados satisfatérios se for adequadamente aplicado. A insuficiéncia do arquivamento deve-se, com mais fre- qiiéncia as falhas humanas do que a falhas do sistema. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideracao trs premissas basicas: o sistema esco- Ihido deve ser simples, flexivel e deve admitir expansoes. ‘Alfabatico Geogratico| ‘Simples Numéricos Cronolégico Digito-terminal Basicos IETS Enciclopédico Dicionario A Duplex Ideograticos i s Numéricos ee Unitermo ou Inde- xago coordenada Variadex ‘Automatic Padronizados Soudex Mneuménico Réneo Cada um desses métodos pertence a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sistema direto 6 aquele em que a busca é feita diretamente sem a necessi- dade de se consultar um indice Sistema indireto ¢ aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um indice ou um cédigo. © método alfanumérico — combinacao de letras e ntimeros — nao se inclui nas classes de métodos basicos e padronizados e 6 considerado do sistema semi- indireto. 4.4.2. Método Alfabético (método basico) Método alfabético 6 0 mais simples. E um método direto. Nesse método, as fichas ou pastas so dispostas em ordem rigorosamente alfabética, respeitadas as normas gerais para alfabetacao. ‘As notagées nas guias podem ser abertas ou fechadas; simples ou com- postas. Notacdes simples abertas: A, B, C Ab, Ac etc; notagées compostas e fe- chadas: Aa-Al, Am-Az etc 18Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net Sua desvantagem é a alta incidéncia de erros de arquivamento quando 0 volume de documentos é muito grande, devide ao cansago visual e a variedade de gratia dos nomes. 44.2.1. Regras de Alfabetacao 1. Nos nomes de pessoas fisicas, considera-se 0 titimo sobrenome @ depois o prenome. Exemplo: Rita Guimaraes, Juvenal Cavalcante, Maria Silveira, Pedro Lima Arquivam-se: Cavalcante, Juvenal; Guimaraes, Rita; Lima, Pedro; Sil- veira, Maria Obs.: havendo sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. 2 Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hifen nao se separam. Exemplo: Heitor Villa-Lobos; Carlos Montes Altos; Marilia Morro A- zul; Silvia Praia Vermelha Arquivam-se Montes Altos, Carlos; Morro Azul, Marilia; Villa-Lobos, Heitor; Praia Vermelha, Silvia 3 Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Sao se- guem a regra dos sobrenomes compostos por um adietivo e um subs- tantivo. Exemplo: Walmir Santo Cristo, Luis SAo Caetano, Denise Santa Rita Arquivam-se: Santa Rita, Denise; Santo Cristo, Walmir; Sao Caetano, Luis. 4 As iniciais abreviativas de pronomes tém precedéncia na classificacao de sobrenomes iguais. Exemplo: R. Silveira, Roberto Silveira, Ricardo Silveira Arquivam-se: Silveira, R.; Silveira, Ricardo; Silveira, Roberto 5. Os artigos e preposigées, tais como a, 0, de, d, do, e, um, uma, nao 0 considerados (ver também regra n® 9) Exemplo Paulo de Farias, Ricardo d'Ferreira, Rosana dAlbuquerque. Arquivam-se: Albuquerque d’, Rosana, Farias de, Paulo; Ferreira a’, Ricardo. 6 Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Ji- nor, Neto, Sobrinho séo considerados parte integrante do Ultimo so- brenome, mas nao considerados na ordenacao alfabética. Exemplo: Marco Anténio Neto, Maria José Sobrinho, Silvia Maria Fi- Iho. Arquivam-se: Anténio Neto, Marco; José Sobrinho, Maria; Maria Fi- Iho, Silvia Obs.: os graus de parentesco da alfabetacao s6 serao considerados quando servirem de elemento de descrigao. 9Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net 7. Os titulos nao sao considerados na alfabetacao. Sao colocados apés 0 nome completo, entre parénteses. Exemplo: Doutora Maria Helena, Juiz Armando Marques, Capitao Silva Mozila Arquivam-se: Helena, Maria (Doutora); Marques, Armando (Juiz); Mozi- la, Silvia. 8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ultimo sobrenome, sal- vo nos casos de nomes espanhdis e orientais (ver também regras n? 1011). Exemplo: Sigmund Freud, Carl Gustav Jung, John Boy Arquivam-se: Boy, John; Freud, Sigmund; Jung, Carl Gustav 9 As particulas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser considera- das. O mais comum é considerd-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maidscula Exemplo Guilio di Capri, Esteban De Penedo, Charles Du Pont Arquivam-se: Capri, Guilio di; De Penedo, Esteban, Du Pont, Charles 10. Os nomes espanhdis sao registrados pelo pentiltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de familia do pai. Exemplo José de Oviedo y Barios, Francisco de Pina de Mello, An- gel Del Arco y Molinero, Antonio de los Rios Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel Del; Oviedo y Bafios, José de; Pina de Mello, Francisco de; Rios, Antonio de los "1 Os nomes orientais — japoneses, chineses e Arabes — s4o registrados como se apresentam. Exemplo: Li Xian Xin, Li Yutang Arquivam-se: Li Xian Xin, Li Yutang 12, Os nomes de firmas, empresas, instituigdes e 6rgaos governamentais, devem ser transcritos como e apresentam, nao se considerando, po- rém, para fins de ordenacao, os artigos e preposigdes que os consti- tuem. Admite-se, para facilitar a ordena¢ao, que os artigos sejam co- locados entre parénteses apés o nome. Exemplo: Embratel, A Colegial, Fundagao Getilio Vargas, The Li- brary of Congress Arquivam-se: Colegial (A); Embratel, Fundagao Gottlio Vargas; Li- brary of Congress (The) 13. Nos titulos de congressos, conferéncia, reuniées, assembléias e as- semelhados, os nlimeros ardbicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer no fim, entre parénteses. Exemplo: lll Conferéncia de Cirurgia Cardiaca, Oitavo Congresso de Engenharia Civil Urbana, 12 Congresso de Odontologia Arquivam-se Conferéncia de Cirurgia Cardiaca (III); Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo); Congreso de Odontologia (1°) 20Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net 14 As correspondéncias recebidas de uma unidade de uma empresa ou de uma institui¢do (setor, segao, geréncia, departamento, superinten- déncia) devem ser arquivadas pelo nome da empresa e nao da uni- dade. Exemplo: Gerénoia de Atendimento da TELERUJ, Superintendéncia Financeira da TELERJ Arquivam-se TELERJ — Geréncia de Atendimento; TELERY - Superin- tendéncia Financeira 15. Os ntimeros que fazem parte dos nomes das empresas devem ser eseritos por extenso. Exemplo: 3M do Brasil, Fabrica Estrela de 4 pontas, Madeiras Ca- choeira dos 4 Arquivam-se Fabrica Estrela de 4 (Quatro) Pontas; Madeiras Cachoei- ra dos 4 (Quatro); 3 (Trés) M do Brasil Essas regras podem ser alteradas para melhor servir a organizacao, desde que 0 arquivista observe sempre 0 mesmo critério e faga as remissivas necessarias para evitar diividas fuluras. As regras de ordenagao podem ser adotadas segundo critério de letra por letra ou de palavra por palavra, consideradas uma apés a outra Exemplo de oritério letra por letra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Cantoneira Alegre, Canto Raiado Exemplo de critério palavra por palavra: Canto dos Cisnes, Canto dos Frades, Canto Raiado, Cantoneira Alegre Como se pode observar, no critério letra por letra ndo se consideram os espacos entre palavras. 4.4.3. Método Geoarafico © método geografico ¢ um sistema de recuperagao direta onde a chave de re- cuperaco é a procedéncia ou local. Podemos ordenar as pastas de duas maneiras: 4.4.3.1. Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a cor- respondéncia) Quando se organiza um arquivo por estado, as cidades devem estar dispostas alfabeticamente atras do seu estado correspondente. Entretanto, entre o nome do estado e de suas cidades deve-se colocar a capital que, logicamente, nao seguira a ordem alfabética. Exemplo: Rio de Janeiro - Rio de Janeiro - Joao Alfredo Sao Paulo - Campinas — Pedro Luiz Maranhao — Sao Luiz ~ Maria do Carmo Rio de Janeiro - Campos — Lucas Marques Sao Paulo — Sao Paulo — Livia de Fatima Arquivam-se: Maranhao — Sao Luiz ~ Maria do Carmo Rio de Janeiro — Rio de Janeiro - Joao Alfredo Rio de Janeiro - Campos — Lucas Marques aVisite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net ‘S40 Paulo — Sao Paulo — Livia de Fatima Sao Paulo — Campinas — Pedro Luiz 4.4.3.2. Nome da cidade, estado e correspondente Como a principal chave é a cidade, deve-se ordené-las alfabeticamente, nao havendo destaque para as capitais. Exemplo: Aracatuba- SP ~ Luiz Carlos So Mateus — ES - Maria Augusta Belém - PA - Adalberto Oliveira Cratetis - PE - Francisco Balbino Diadema — SP — Dilma da Silva Arquivam-se Aracatuba— SP — Luiz Carlos Belém - PA - Adalberto Oliveira Cratetis - PE - Francisco Balbino Diadema - SP - Dilma da Silva Sao Mateus — ES - Maria Augusta E necessario que as pastas tragam os nomes dos estados em segundo lugar, porque ha cidades com o mesmo nome em diferentes estados. Quando se trata de correspondéncia com outros paises, alfabeta-se em prime ro lugar o pais, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades serao dispostas em ordem alfabética, apés as respectivas capitais dos paises a que se refe- rem. O método geogrdfico é direto e de facil manuseio. Sua desvantagem é a de exigir duas classificages. 4.4.4. Método numérico simples © método numérico simples é um método indireto, pois exige a consulta a um indice alfabético. Nesse método atribui-se a cada entrada uma numeragao seqiencial sem qualquer preocupa¢ao com a ordenagao alfabética. Além disso, sera necessario um registro para controle da numeragao utilizada nas pastas a fim de impedir duplici- dades. Nesse método, os correspondentes eventuais terao a sua documentagao arquivada em pastas miscelaneas, que devem conter de dez a vinte correspon- dentes cada uma. Essa pasta misceldnea pode ser organizada segundo dois critérios distintos: a) numeram-se somente as pastas, arquivando-se nelas os correspondentes eventuais em ordem alfabética, os quais receberdo o ntimero da pasta; b) numera-se cada cor- respondente eventual, precedido da letra M (de miscelanea), arquivando-os nas pas- tas sem considerar a ordenacao alfabética. No primeiro caso, a notagao das pastas miscelaneas seria M-1, M-2, M3 e, no segundo caso, M1-10, M11-20, M21-30 ete. Nesse método pode-se ainda reaproveitar uma numeragdo que venha a vagar Tal método tem ampla aplicacao nos arquivos especiais e especializados 22Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net 4.4.5. Método numérico cronolégico Nesse método, além da ordem numérica deve-se observar a data. E um méto- do adotado em quase todas as repartigées ptiblicas. Numera-se o documento e nao a pasta. Depois de autuado, o documento é colocado em uma capa de cartolina, pas- sando a ser chamado dai em diante de processo. Nesse método, também é possivel © reaproveitamento de numeracao, desde que seja da mesma data. E 0 unico méto- do de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelanea. As vantagens desse método sao maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros, por ser mais facil de lidar com nimeros do que com letras. Sua desvantagem é 0 fato de ser um método indireto, obrigando duplicidade de pesquisa. 4.4.6. Método Digito-terminal Esse método surgiu em decorréncia da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identi- ficagao é 0 numero. Os documentos séo numerados seqtiencialmente, mas sua leitu- ra apresenta uma peculiaridade que caracteriza 0 método: os ntimeros, dispostos em trés grupos de dois digitos cada um, sao lidos da direita para a esquerda, formando pares. Exemplo: 0 ntimero 831.423, serd lido 23.14.83 Quando o ntimero for composto de menos de seis digitos, seréo colocados ze- ros & sua esquerda para fins de complementago. Sao vantagens do método digito- terminal a redugao de erros de arquivamento e rapidez na localizagao e arquiva- mento. 4.4.7. Métodos por assunto (ideograficos) Os alfabéticos podem ser enciclopédico ou dicionario; os numéricos, duplex, decimal, unitermo ou indexagao coordenada. 44.7.1, Método ideogrfico alfabético enciclopédico Exemplo: Cursos Especializacao Formacao Pés-graduagao Doutorado Mestrado Pesquisas ‘Administragao Ciéncia politica Economia 44.7.2, Método ideografico alfabético dicionario Cursos de doutorado Cursos de especializacao Cursos de formacaoVisite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net Cursos de mestrado Cursos de pés-graduagao Pesquisas de administracao Pesquisas de ciéncia politica Pesquisas de economia 4.4.7.3, Método ideografico numérico - duplex Em todos os métodos ideogréficos numéricos necesséria a elaboragao de um indice alfabético remissivo. Sao portanto métodos indiretos. Classifica-se a documentacao em classes correspondendo a assuntos, partin- do-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administra¢ao Geral 1 Pesquisas 141 Psicologia 1412 Aplicada ao trabalho Aplicada & educagao 12 Ciéncia politica 13 Administragao 14 Economia Em relagao ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de per- mitir a abertura limitada de classes. 4. Método ideografico numérico - decimal Esse método 6 baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificacao divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma déci- ma reservada para os assuntos inerentemente gerais e que nao podem ser incluidos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do nimero é composta de trés algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter um, dois, trés ou mais algarismos. As dez primeiras divisées sé denomina- das classes, as dez seguintes, subclasses, ¢ a seguir, sucessivamente, divisdes, gru- pos, subgrupos, subsegdes etc. Um bom exemplo de classificagao decimal pode ser encontrado na resolucao n® 14 do CONARQ. Suas principais desvantagens sao a limitagao de dez nimeros para cada nivel de classificaco 0 que nao ocorre no método duplex e a necessidade de se prever 0 desenvolvimento das atividades da instituigao 4.4.7.5, Método ideografico unitermo (ou indexagao coordenada) Vem sendo utilizada com grande éxito nos arquivos especiais e especializa- dos. O método consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um némero em ordem crescente (ntimero de registro), de acordo com sua entrada no arquivo. Sua finalidade ¢ identificar e localizar 0 documento quando solicitado. Uma vez numerado, através da andlise do documento sao identificadas as palavras-chave 24Visite a pagina: http: Jroww xecg. vob net ou descritores, que servirdo posteriormente como chave de pesquisa. Tals elementos devem ser transcritos em uma ficha-indice, , como mostra o exemplo a seguir Assembléia Extraordinaria Fasumo: Assembléia exiraordinaria para delbe- rar sobre a continuidade da greve promovida pelos metalirgicos de todo pais. Foi realizada no ssalao vip do Hotel Marina, na praia do Leblon, em e001 Palavras-Chave / descmtores Greve Metalirgicos Assombléia extraordinaria Hotel Marina 13 de marco de 1936. 1936 ‘A seguir, para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em dez colu- nas numeradas de 0 a 9. O numero de registro é transcrito nas fichas corresponden- tes as palavras-chaves escolhidas para sua identificagao, na coluna cujo algarismo coincidir com o final do nimero atribuido ao documento, como no exemplo a seguir: Grove: 0 1 z 3 a 5 é 7 z 3 oo10_|-os1t_|-or72 [9063 [008 | 0135 [0006 | “077 | 0008 | o098, ‘0320_|oaa_|_o232 [001730134 | 0235 | 0026 | oa17 | 0096 _|__o149 ‘0450 | 046 | 0252 [00243 [0244 | oes | 0236 | 0317 | 0128 | 0439 0530 [053 Metaldrgicos 0 7 z 3 a 5 3 7 3 3 ora | wart [ders [coos | oooa | oras | vores | 0127 | oor | or 9 ‘0340 | os2t_|og22[oo183_|~ 04a] 0245 | 0345 | 0527 | o108 | 0239 (0530 | 0631_| 0512 [00283 [0234 _|-oa75 | 0575 | 0427 | 0136 | 0399 Pelo exemplo acima pode-se concluir que ha duas fichas que contém as pala vras-chave Greve e Metaluirgicos: a 0004 e a 0530. Esse método é recomendado pa- ra arquivos fotogréficos, sonoros e outros arquivos constituidos de documentos espe- ciais. 4.4.7.6. Métodos padronizados Dentre os métodos padronizados, o mais conhecido é 0 automatico. 44.7.7. Métodos padronizados — automatico Nesse método 0s papéis s4o arquivados com guias e pastas que ja indicam as divisées das letras do alfabeto. 44.7.8. Métodos padronizados - soundex Para os arquivos alfabéticos onomasticos, de grandes proporcées foi inventado 9 sistema soundex, segundo o qual as unidades de arquivamento sao ordenadas por cédigo, ao invés de o serem pela sequéncia estritamente alfabética, O cédigo baseia- se no som das consoantes dos nomes. As unidades de arquivamento sao assim a- grupadas pelos nomes que soam de maneira idéntica, sem levar em conta se a grafia € ou nao a mesma. 4.4.7.9. Métodos padronizados - réneo e mneménico Nao trataremos desses dois sistemas por se acharem obsoletos. 25Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net 44.7.10. Métodos padronizados - variadex Esse método é uma variacéo do método alfabético. Nesse método sao utiliza- das cores como elementos auxiliares para facilitar nao s6 0 arquivamento, como a localizacao de documentos, Nesse método trabalha-se com uma chave constituida de cinco cores, onde cada cor representa a segunda letra do nome de entrada e no a primeira. Dessa forma, em cada letra do alfabeto poderao existir pastas nas cinco cores da chave. Nesse método ¢ possivel reduzir a incidéncia de erros de arquiva- mento muito comuns no método alfabético. 4.4.8. Método alfanumérico Esse método nao é considerado basico nem padronizado. Esse método traba- Iha com uma tabela constituida de divisdes do alfabeto, previamente planejadas & numeradas em ordem crescente. Usam-se notagdes fechadas, para evitar que depois de numeradas as divis6es sejam alteradas. Exemplo: E assim, sucessivamente. 4.4.9. Etapas de arquivamento Sao as seguintes as fases de arquivamento: inspecdo, estudo, classificagao, codificagao, ordenacao e guarda dos documentos. 44.9.1. Inspecao Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se 0 mesmo se destina ao arquivamento, 4 Estudo Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que Ihe deverd ser atribuida, a existéncia de antecedentes, bem como a necessidade de serem feitas referéncias cruzadas. 4. Classificagao Consiste na determinagao da entrada e das referéncias cruzadas que Ihe se- r4o atribuidas através de um processo interpretativo, 4.4.9.4, Codificagéo Consiste na aposi¢ao dos simbolos correspondentes ao método de arquiva- mento adotado. 44.9.5. Ordenagao E 0 agrupamento dos documentos de acordo com a classificagao e codificagao. adotadas. Sua finalidade ¢ agilzar 0 arquivamento e racionalizar o trabalho. 26Visite a pagina: http://www.recg.vo6 net 4.4.9.6. Guarda dos documentos E 0 arquivamento propriamente dito 4.5, Empréstimo e consulta Documentos de arquivo s6 podem ser consultados ou cedidos, por emprés- timo, aos érgaos que os receberam ou produziram, aos drgaos encarregados das. alividades a que se referem os documentos e as autoridades superiores, na mesma linha hierarquica Quanto aos prazos para empréstimo de dossiés, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua apre- sentacao no Arquivo. Devera ser utiizada a guia-fora, que ficara no lugar da pasta juntamente com o Recibo de Dossié. Este deve conter os seguintes dados: data da retirada, nome de quem retirou © sua unidade administrativa, indice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsavel pelo empréstimo. Para faciitar sua cobranga, deve ser instituido o fichario de lembretes ou vi- giléncia continua follow-up para controle de prazos, que podera ser organizado em diversas modalidades. Para informagées adicionais, consultar Resolugao n® 14 do CONARQ. 4.6. Anilise, avaliagao, selecao e eliminagao © govemo nao pode conservar todos os documentos produzidos em conse- qiléncia de suas miltiplas atividades. Torna-se impossivel prover espaco para arma- zena-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da manutengao de tais papéis vai além das posses da mais rica nacdo. Além disso, os documentos de- vem ser reduzidos em quantidade para que sejam tteis 4 pesquisa erudita © destino de um documento pode ser a transferéncia para um depésito de ar- mazenamento temporério (record center) ou para um arquivo de preservagao em ca- rater permanente, redugéo de seu volume por meio de microfotografia ou simples- mente a destruicao imediata. A eficiéncia de um programa de destinagao de documentos deve ser julgada tao-somente pela exatidao de suas determinagées. A transferéncia para um depésito tempordrio presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou fiscal; 0 reco- Ihimento para um arquivo de custédia permanente, o valor para pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto custo, s6 8 proposta quando os documentos tém valor primdrio ou secundario que justifique a despesa. E, 6 logico, faz-se mister um julgamento de valor sempre que se pretender destruir do- cumentos. Para maiores informagoes vide art. 1°, § 2" ¢ art 2° da Lei 5.433/68 Um instrumento de destinacéo pode servir a varios fins. Podem visar téo- somente a identificacéo de corpos de documentos acumulados num drgao do governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista de descarte” ou “lista de eliminagao”. Essas tabelas normalmente sao aplicadas a documentos de 27Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a facilitar a eliminagéo dos mesmos. O teste de eficiéncia de uma tabela decorre da possibilidade de os docu- mentos nela incluidos serem removidos e eliminados no fim dos periodos de reten¢ao recomendados. A remogao ordenada e o descarte de grande quantidade de papéis indteis dos arquivos correntes baseiam-se em tabelas de descarte. Sao, pois, um im- portante instrumento de administragao. Um instrumento de destinagao pode também ter 0 complexo objetivo d ficar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser realizado a tervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo chama-se “tabela de descarte”. Podem ainda ter 0 complexo objetivo de identificar todos os corpos de do- cumentos de um érgao e indicar o destino que se deva dar a cada um deles, seja a eliminacdo, seja a transferéncia para um arquivo de custédia permanente. Um do- cumento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano de desti nagao” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de destinagao s40, atos normativos. Uma vez determinada a eliminagao de documentos, devem ser preparados os termos de eliminagao correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identiticagéo dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documen- tos e quantidade, bem como a indicagao do instrumento de destinagao que autoriza a destruicao. Os documentos devem ser clasificados corretamente para uso corrente, como uma preliminar para a sua exata identificagéo nos instrumentos de destinacéo. De- vem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser prontamente removi- dos para serem destruidos depois de terem servido ao uso corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, 6 um processo de alto custo. De fato, a tria- gem dificilmente se justifica do ponto de vista econémico, a menos que uma boa parte dos documentos que estéo sendo examinados possa ser separada para descarte. A classificacdo, portanto, tem estreita ligagao com as praticas de destinacao Os documentos devem ser clasificados visando, em primeiro lugar, a facilitar © seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade secundaria a faciltar a sua remocao e descarte. Contudo, se os documentos forem devidamente classifica dos em relagdo A funcao, podem, em geral, ser eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relagao com a propria fungao. As decisées para se destruir documentos devem ser finais e irrevogaveis. Salvo em circunstancias excepcionais, 0s documentos nao devem ser conser- vados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de julgar so- bre sua inutilidade ou de fundamentar uma opiniao mediante verificagao de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminacdo normalmente séo vendidos como papel velho, podendo, porém, ser eliminados por qualquer outro meio: 28,Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net fragmentagao, maceragao etc. A incineracdo — processo condenado -, quer pelo au- mento do indice de poluigdo que provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem do Papel, nao deve ser adotada. Quando se faz um contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cléusula proibindo a sua revenda como documento. A maceracao ou qualquer outro tratamento é sempre aconselhavel quando se tratar de documentos confidenciais. 4.6.1. Valor dos documentos Em relagao ao seu valor, os documentos podem ser: Permanentes vitais > aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importancia vital para a organizagao, Permanentes ~ sao 0s que, pela informagao que contém, devem ser conser vados indefinidamente. Temporarios -> quando se pode determinar um prazo ou determinada data ‘em que cessa 0 valor do documento. 4.6.1.1. Distingao entre valores primarios e secundarios Os valores inerentes aos documentos ptiblicos sao de duas categorias: valores primérios, para a propria entidade onde se originaram os documentos, e valores se- cundarios, para outras entidades e utilizadores privados. 4.6.1.2. Distingao entre valores probatérios e informativos Pode-se determinar mais facilmente os valores secundarios de documentos oficiais se os analisarmos em relacao a dois aspectos: a) a prova que contém da organizagao e do funcionamento do érgao governamental que os produziu, ou seja, todos os documentos essenciais relativos a origem, ao desenvolvimento e ao funcio- namento de um 6rgao — documentos probatérios ou demonstrativos, que contém o testemunho da existéncia e das atividades do érgao; e b) a informagao que con- tém sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condigdes etc. com que o érgao governamental haja tratado. Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contém da or- ganizagao e fungées serdo chamados de valores probatérios. Os valores inerentes aos documentos devido a informac4o que contém serao chamados de valores “in- formativos”. A informacao pode relacionar-se, de modo geral, a pessoas (fisicas & juridicas), coisas ou fenémenos, sabendo-se que os dois tipos de valores nao se ex- cluem mutuamente. 4.6.1.3. Valores probatorios 29Visite a pagina: http:iwww rocg.vo6 net Um governo responsdvel deve preservar um minimo de provas de como era a sua organizacao e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos setores. Todos os arquivistas admitem que o minimo a ser guardado sao os docu- mentos sobre a organizagao e 0 funcionamento. Mediante uma selecao criteriosa de varios grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de documentos relati- vamente pequeno, todos os fatos de importancia sobre a existéncia de um érgao. Pa ra efeito probatério deve-se procurar responder as seguintes perguntas: "o que era 0 negécio?", “como era conduzido, por quem e com que resultados?" As estimativas de valores probatérios devem ser feitas com base no conheci- mento completo da documentacao do érgao; néo devem ser feitas tomando-se por base parte da documentagao e nao importa quao bem concebido e bem executado seja um programa histérico; jamais poder produzir trabalhos que sirvam como subs- titutivos dos documentos originais. Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam a servir como prova da organizagao e fungao, ha que ser mantido 0 arranjo que ihes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; nao se deve reorganizé-los. pelos assuntos ou por outro principio qualquer. 4.6.1.4. Valores Informativos Os valores informativos derivam da informagao contida nos documentos offci- ais relativa aos assuntos de que tratam as reparticdes piblicas e nao da informacao ali existente sobre as proprias reparti¢oes. A maioria dos documentos oficiais moder- nos preservados em arquivos de custédia é valiosa, menos pela prova que oferecem da agao do governo, do que pela informagao que apresentam sobre pessoas deter- minadas, situagdes, eventos, condigdes, problemas, coisas e propriedades que de- ram origem a competente acao. Na apreciacao do valor informativo existente nos documentos oficiais 0 arqui- vista nao leva em consideracao a origem dos documentos — que drgao os produ- iu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informacao que con- tém. Hé alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos dos docu- mentos oficiais. Sao eles: a) unicidade; b) forma; e c) importancia. 4.6.1.4.1. Unicidade Ao aplicar 0 teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da infor- magao, quanto a unicidade dos documentos que contém a informagao. O termo “uni- cidade’, aplicado a informagao, significa que a informagao contida em determinados documentos oficiais nao sera encontrada em outras fontes documentarias de forma tao completa e utilizavel. A informacao & obviamente tinica se nao pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um corpo de documentos é a Unica boa fonte de informacao sobre um dado assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo. 30