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SESIN
INTRODUCCIN A PRIMAVERA P6
GENERALIDADES Y CONFIGURACIN
PRESENTACIN RPIDA
DEFINIENDO CATEGORAS Y PREFERENCIAS
ADMINISTRATIVAS
AJUSTES DE PREFERENCIAS DE USUARIO
1. INTRODUCCIN A PRIMAVERA P6
Entendiendo sobre la gestin de proyectos
El software Primavera fue diseado para soportar las necesidades de gestin de
proyectos de organizaciones que manejan un gran nmero de proyectos a la vez.
Estas aplicaciones integradas usan la Gestin del Portafolio de Proyectos (PPM) para
soportar las necesidades de administracin de equipos de proyectos en diferentes
lugares y con distintos niveles de la organizacin.
La gestin del Portafolio de Proyectos proporciona informacin entendible de todos
los proyectos en una organizacin y resume estos de una manera detallada. Las
personas en todos los niveles en la empresa pueden analizar, registrar y comunicar
informacin confiable y tomar decisiones oportunas que vayan acorde a la misin
corporativa. Al poner las herramientas adecuadas en manos adecuadas, la PPM
permite que una organizacin pueda:
El rol en la organizacin
A continuacin se describirn los roles que normalmente son aplicados en
Primavera P6. Las funciones pueden variar o superponerse dependiendo de las
funciones de la organizacin.
Antes de aplicar Primavera para programar proyectos, los miembros del equipo y
otros participantes dentro del proyecto deben comprender los procesos
involucrados en la direccin de Proyectos y las recomendaciones asociadas que
ayuden a entender mejor la aplicacin de Primavera, para que apoyen en la misin
corporativa.
Si planea viajar a un lugar que nunca ha visitado, maneja su auto sin una
direccin fija o un mapa? Lo ms probable es que se tome el tiempo para planear
dicho viaje, considerando rutas alternas, estimando tiempos de llegada.
Planificando con anticipacin su viaje, har que este sea ms exitoso.
La Direccin de Proyectos sigue la misma metodologa y propsito, para lograr el
objetivo de cada proyecto se necesita planificar por adelantado.
1.1.
Asigne los recursos y/o costos, los cuales representarn a las personas,
equipos o materiales, para las actividades y calcule los requerimientos de
recursos del proyecto y/o flujo de caja.
Optimice el plan del proyecto.
Establezca el Programa Base (meta) y presupuestos para compararlos contra el
avance.
Registre el avance real de las actividades y comprelas con el Programa Base y
corrija el plan cuando sea requerido, permitiendo el cambio del alcance, etc.
Registre el consumo de recursos y/o costos y re-estime los recursos y/o costos
requeridos para terminar el proyecto.
Elabore reportes de gerencia.
1.2.
EPS
Proyecto A
WBS 1
NODO EPS
NODO EPS
Proyecto B
Proyecto C
NODO EPS
WBS 2
WBS 3
Niveles de Programacin:
Existen 4 niveles de programacin que pueden ser realizados con Primavera P6:
PLANIFICACIN
Sin Recursos
Con
Recursos
Nivel I
Planificacin sin recursos
Nivel III
Planificacin con recursos
SEGUIMIENTO
Nivel II
Seguimiento del avance sin recursos
Nivel IV
Seguimiento del avance con recursos
Durante o despus que las actividades son aadidas al cronograma, estos son
asignados a sus PBSs para que puedan ser agrupados, resumidos y filtrados dentro
o fuera de la pantalla.
Primavera P6 tiene dos mtodos principales de asignacin de PBSs para los
proyectos:
Nota
1.4.
Seguimiento del Avance: El cronograma debe ser actualizado sobre una base
regular, y registrado en un punto determinado. La fecha en la cual el avance es
reportado se conoce como: fecha de datos, fecha de actualizacin, tiempo
actual, fecha de estado o fecha de corte. La fecha de corte no es la fecha en el
que el reporte es impreso, sino es la fecha hasta donde la informacin de las
actividades ha sido recolectada.
Cualquiera sea la frecuencia elegida, tiene que recolectar la siguiente
informacin por cada actividad, con el fin de actualizar el cronograma:
Actividades completadas.
Fecha de inicio real (Actual Start) y fecha de finalizacin real (Actual Finish).
Actividades en progreso.
Fecha de inicio real (Actual Start) y porcentaje completado (Percentage
Completed).
Duracin o fecha de trmino esperado de la actividad (Duration or Expected
Date of the Activity).
Trabajo no iniciado.
Cualquier revisin a las actividades que no han sido iniciadas.
Las nuevas actividades que representen los cambios del alcance.
La revisin de la lgica que pueda representar cambios en el plan.
grficamente o usando las columnas de datos tales como la columna varianza del
trmino del Programa Base (Baseline Finish Variance).
Accin Correctiva: En este punto puede que adems sea necesario optimizar
el cronograma, esto debe ser discutido con los miembros del equipo del
proyecto. Las posibles opciones son:
1.5.
PROGRAMACIN
CON
RECURSOS,
ROLES
podra ser un asistente de oficina, y podra haber cinco asistentes de oficina en una
empresa a quienes se les asigne el rol Asistente de oficina.
Tipo de actividad y tipo de duracin
Las actividades pueden ser asignadas con un tipo de actividad o duracin, las
cuales afectan la manera de cmo los recursos son calculados. Las caractersticas
adicionales del software le ofrecen al usuario un modelo de mayor precisin en
situaciones de la vida real.
1.6.
NIVEL IV MONITOREO
CRONOGRAMA
CONTROL
DE
UN
RECURSO
DE
2.
GENERALIDADES Y CONFIGURACIN
Haciendo clic en
el botn
aceptar,
ingresa al
cuadro de
dilogo de
Bienvenida.
Escoja una
Base de
datos (Eje:
PMDB)
10
Puede usar el cuadro de dilogo Definir Idioma para seleccionar el idioma con el
cual se mostrar la informacin de los mens, cuadros de dilogos y mensajes.
Para ello haga lo siguiente:
1. Estando dentro del espacio de trabajo o home, elija la pestaa Herramientas
del men superior, de la lista despegable seleccione Establecer Idioma.
2. En el cuadro de dilogo Definir Idioma, seleccione un idioma a usar y haga clic
en el botn Aceptar para finalizar.
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Escoja un
Men para
abrir una
lista de
comandos.
Barra de Directorio: Utilice dicha barra para mostrar ventanas. Para ello puede
hacer lo siguiente: Elija Ver del men superior Barra de Herramientas
Directorio, para mostrar o ocultar la Barra de Directorio.
Proyectos: Muestra la ventana de proyectos. Usado para crear o editar proyectos.
Visualizacin de
datos a
nivel
empresarial.
Visualizacin de
datos a
nivel de
proyecto.
Recursos: Muestra la ventana de recursos. Usado para crear o editar los recursos.
Informes: Muestra la ventana de reportes. Usado para ejecutar, aadir, editar o eliminar
los reportes de los datos globales o de proyectos abiertos.
Seguimiento: Muestra la ventana de seguimiento. Usado para aadir, editar o eliminar
presentaciones de seguimiento para los proyectos abiertos.
WBS: Muestra la ventana del WBS. Usado para crear, editar o eliminar el WBS de los
proyectos abiertos.
Actividades: Muestra la ventana de asignacin de recursos. Usado para aadir, editar o
eliminar las actividades en proyectos abiertos.
Asignaciones: Muestra la ventana de asignacin de recursos. Usado para aadir, editar o
eliminar las asignaciones de los recursos de proyectos abiertos
PT y Documentos: Muestra la ventana de productos de trabajo y documentos. Usado para
crear, asignar, editar o eliminar productos de trabajo y documentos de los proyectos abiertos.
Gastos: Muestra la ventana de gastos del proyecto. Usado para aadir, editar o eliminar los
gastos de artculos de proyectos abiertos.
Umbrales: Muestra la ventana de umbrales de proyectos. Usado para aadir, editar o
eliminar los umbrales de proyectos abiertos.
Temas de Discusin: Muestra la ventana de problemas relacionados al proyecto. Usado
para aadir, editar o eliminar los problemas relacionados de proyectos abiertos.
Riesgos: Muestra la ventana de riesgos del proyecto. Usado para aadir, editar o eliminar
los riesgos para proyectos abiertos
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Barra de Navegacin
Permite desplazarse entre las diferentes ventanas abiertas que tiene en ese
momento. Es usado para mostrar u ocultar la barra de directorio y para acceder a
la ventana de ayuda (help) de la ventana actual. Dicha barra es mostrada y
ocultada de la siguiente manera:
1. Del men principal que se encuentra en la parte superior, seleccione Ver de
la lista despegable elija Barra de Herramientas seleccione Barra de
Navegacin.
Permite retroceder a
la ventana anterior
dentro de un grupo de
ventanas que haya
abierto. No est
disponible si se
encuentra en la
primera ventana del
grupo.
Muestra u oculta la
Barra de Directorio.
Nota
13
Para
ocultar o
mostrar
ms de la
informacin
en cada
panel,
arrastre la
barra de
divisin
horizontal
entre los
diseos.
La parte
superior
muestra
datos de
la actividad en un
Diagrama
de Gantt.
La parte
Inferior
muestra
detalles
de la
actividad.
14
15
Personalizacin de Pantallas
La mayora de ventanas y cuadros de dilogo incluye una pantalla o barra de
presentacin de opciones en la barra superior de la pantalla, que contiene
comandos que permiten personalizar la pantalla actual. Puede hacer clic en esta
barra para mostrar el men de los comandos disponibles para esa ventana o cuadro
de dilogo. Ver Figura 10.
Nota
Clic en la barra de opciones Diseo para mostrar el men con opciones disponibles para la ventana Actividades.
2.
16
3.
El primer da de la
semana para
proyectos
globales o
calendarios de
recursos.
La duracin por
defecto para
nuevas
actividades en
todo el proyecto,
simplificando el
proceso de ingreso
de nuevas
actividades.
Se ingresa el
carcter que
separa niveles
jerrquicos en
roles, recursos,
cdigos, cdigos
de proyectos,
cuenta de costos,
cdigo de
actividades y
tambin separa
Cdigos de WBS
en todo nuevo
proyecto.
17
18
Las entradas
vlidas van
desde 1.0 a
24.0
Las
entradas
vlidas van
desde 1.0 a
8784.0.
Escriba la
abreviatura
que va a
utilizar
cuando se
muestre las
unidades de
tiempo y los
formatos de
duracin de
visualizacin
que
seleccione.
Seleccione
que tipo
de valor de
Programa
Base ser
usado para
calcular el
Valor
Obtenido.
19
Seleccione para
definir un
conjunto que
consta de un
encabezado, pie
de pgina y
etiqueta de
texto
personalizada.
Luego
especifique el
texto
personalizado
para el
conjunto
encabezado,
pie de pgina
y etiqueta
personalizada.
20
21
Nota
Para cambiar el nombre de un Programa Base, haga doble clic a uno de ellos y
escriba el nuevo nombre. El cambio ser aplicado a todos los proyectos donde
aplic un Programa Base.
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Pestaa Cdigos de Gastos Generales: Utilice esta pestaa para crear, editar
y eliminar cdigos generales de actividad para los mdulos de control de horas
de los usuarios.
Pestaa Tipos de Riesgos: Utilice esta pestaa para crear, editar y eliminar
tipos de riesgos o categoras de posibles riesgos. Tambin permite clasificar y
estandarizar riesgos del proyecto.
Pestaa Temas de Bloc de Notas: Utilice esta pestaa para crear, editar y
eliminar temas de bloc de notas. Consiste en instrucciones y descripciones para
realizar una actividad. No obstante, esta pestaa tambin puede ser asignada al
EPS, al proyecto y a niveles del WBS. Por ejemplo, propsitos, criterios de
entrada, herramientas, y tcnicas y criterios de salida.
Pestaa Unidades de Medida: Utilice esta pestaa para establecer etiquetas
de unidades de medidas que pueda asignar a los recursos tipo material.
Definir y crear una nueva moneda
Puede especificar la unidad monetaria o moneda base usada para los datos de
costos almacenados para todo el proyecto en la Base de datos, as como la unidad
monetaria o la moneda que se usar para mostrar datos de costos en ventanas y
cuadros de dilogos. La creacin de un nuevo smbolo monetario se tiene que
realizar a nivel administrador, para ello realice los siguientes pasos:
1. En el Men Admin seleccione Monedas.
Este botn
permite
aadir una
nueva
moneda al
listado.
La ficha General
muestra la
informacin
correspondiente
a la moneda
seleccionada en
el listado.
Puede
hacer
cambios a
la
informacin
de la
moneda en
esta
pestaa.
NSL
Nombre de moneda
Nuevo Sol
Smbolo de moneda
S/.
Tipo de Cambio
0.333333
23
Puede cambiar
el nmero de
decimal a 2.
24
Estas opciones se
desactivan cuando
los campos
Mostrar etiqueta
de unidades o
Mostrar etiqueta
de duracin no
estn marcados.
En esta seccin
seleccione la
unidad de tiempo
usado para
mostrar el
esfuerzo de
trabajo, valores de
duracin de la
actividad precio de
recursos/roles y
disponibilidad.
Nota
25
Seleccione el formato de
preferencia que desee.
Seleccione el
carcter que
desea usar para
separar los das,
meses y aos.
Haga clic
para
seleccionar el
tipo de
moneda para
visualizar
costo.
Nota
Pestaa Correo: Utilice esta pestaa para configurar el mdulo para transferir
informacin desde y hacia correos electrnicos establecidos.
26
Esta opcin
se desactiva
cuando
escoge el
protocolo de
correo de
Internet.
En este campo se
ingresa el correo
del administrador.
Nota
Pestaa Asistencia: Utilice esta pestaa para permitir el uso Asistente cuando
adicione recursos y actividades.
Si desactiva una
o las dos casillas
de verificacin y
adiciona un
nuevo recurso o
actividad,
necesitar usar
el diseo actual
para ingresar la
informacin.
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Pestaa Aplicacin: Utilice esta pestaa para establecer la ventana por defecto
que aparecer cada vez que ingrese al mdulo de Primavera, tambin para
registrar las acciones que realizar a un archivo de registro. Tambin puede
establecer opciones de agrupamiento y clasificacin.
Seleccione la casilla
de verificacin para
crear
automticamente un
archivo de registro
llamado ERROR.LOG
cada vez que
trabaje en el
mdulo de
administracin del
Haga su eleccin
basado en el rea
en la que trabaja
ms a menudo;
puede cambiar
esta configuracin
a medida que sus
requerimientos
cambien.
Seleccione el
rango de periodos
financieros
disponibles en
forma de
columnas, si no
selecciona un
rango, todos los
periodos
financieros sern
mostrados como
columnas.
proyecto.
Debe escoger
mostrar
ID/Cdigo,
mostrar Nombre
/Descripcin o
ambos.
Nota
1. Haga clic
para cambiar su
contrasea.
2. Escriba la
nueva
contrasea.
3. Reescriba la
nueva
contrasea
para la
verificacin.
28
Pestaa Anlisis de Recursos: Utilice esta pestaa para seleccionar los datos
del proyecto a usar para mostrar y resumir el resto de las unidades y costos en
la hoja de clculo de utilizacin de los recursos, perfil de utilizacin de recursos y
lgica de seguimiento. Tambin puede elegir opciones para mostrar y calcular los
datos distribuidos en el tiempo de la Hoja de utilizacin de los recursos, Perfil de
utilizacin de recursos y Lgica de seguimiento en el mdulo de Gestin del
Proyecto as como los Grficos Distribuidos de tiempo en la aplicacin web de
Primavera.
Si elige calcular el
lmite del rol
basado en el
Lmite
personalizado
de roles y no hay
un lmite que haya
sido definido para
el rol, el mdulo
asume que dicho
rol tiene un lmite
mximo de cero
unidades/tiempo.
Si usted planifica
manualmente la
asignacin de
recursos futuros
en la Hoja de
Clculo de uso de
recursos, este
valor determina el
intervalo de escala
de tiempo mnimo
en donde puede
introducir un
valor.
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Cuando cambia
una opcin en el
filtro de inicio,
usted debe cerrar
y luego reiniciar el
mdulo para que
los cambios surtan
efecto.
Nota
30
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5. Ingrese al cuadro de dilogo Preferencias del usuario, seleccione la
pestaa Anlisis de recursos y responda, Cules son las opciones para
Mostrar el lmite del roles en base a, de los datos distribuidos en
el tiempo?
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6. Ingrese al cuadro de dilogo Preferencias del usuario, seleccione la
pestaa Filtros de inicio y responda, Cules son los elementos a los
que se le puede aplicar un filtro de inicio?
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