FORMA CAG MUSA Val- en ODOUR TANLC) Ciacci) VISAO * rain uicrd MISSAO == OBJEGTIVOS Buses ARQUITECTURAS PLANOS Celene PROJECTOS > DE INFORMAGAOAGRADECIMENTOS E certo que este livro resulta, como todos os livros, do trabalho dos seus autores, mas ndo teria sido possivel sem o apoio e contributo de muitos. Da minha. familia, incondicional no incentivo e razao de todos os esforgos. Dos alunos, que por obrigardo ou devogdo tém sido um terreno fértil, onde o pouco semeado tem. sempre um retomno abundante, LA Existe uma diversidade verdadeiramente extraordindria de formas de contribuir para o desenvolvimento de uma ideia ou de um projecto, algumas ‘ransparentes, bem intencionadas e honestas, outras que se colocem num patamar diametralmente oposto, mas que, por vezes, contra a intengao e as expectativas de quem é por elas responsével, acabam por trazer enormes beneficios a longo prazo- (por vezes, “Deus” ~ ou um comum mortal — “escreve direito per linhas tortas”). Deixo, assim, uma palavra de gratidao 2 todos que tomaram este nova edigao do livro PSI possivel e desejvel. Ainda um agradecimento especial para a Paula Martins ¢ para o Vasco Gaito da Editora FCA, cuja simpatia e profissionalismo tomaram 0 processo de escrita ¢ edigo do texto bem mais facil av ‘Uma palavra de agradecimento, particular, ao Prof. Altamiro Machado ‘que amavelmente acedeu a escrever as generosas linhas que prefaciam este livro, LAeJvBoma oe Tce Preriicio Hé cerca de duas ou trés décadas, a aplicagdo da Informitica em contextos organizacionais tinha o estatuto de uma arte praticada por técnicos devotados & veneragio das tecnologias do processamento © armazenamento de dados. Sendo uma arte, nao havia nem conhecimento organizado, nem uma. tradiga0 de transmissio de conhecimentos sobre esta temética. Tal como nas corporagies medievais, 0 meio privilegiado de aprendizagem era 0 contacto. ‘ntimo do aprendiz. com o mestre. Por outro lado, esta situagdo tendia a perpetuar- se pelos esforgos dos iniciados cm barrarcm 03 leigos 0 acess0 @ esses. conhecimentos, através de uma linguagem criptogrifica e de rituais que visavam desencorajar a intromissio de estranhos nos dominios sagrados da confraria, Claro que esta situag%o foi sendo, pouco a pouco, alterada com a investigagao © a criagio de cursos na temética que se costuma designer por Informatica, mas que, desde o principio, pelo menos na Europa, transportou consigo o pecado original da dedicagdo quase exclusiva ao estudo das tecnologias. associadas &s méquinas e & programagdo. De certo modo, abandonou-se 0 aspecto- artesanal e iniciatico, para passar a concentrar toda a veneraco no instrumerto € no no estudo das suas aplicagées, quer a nivel das metodologias de desenvolvimento dessas mesmas aplicagdes, quer nos seus impactos. Mais recentemente, uma nova disciplina com a denominagdo de Sistemas. de Informagio tem tentado emergir, dedicando especial atengao a compreenséo da. interacgo entre tecnologias ¢ contextos sociais, nomeadamente 0s contextos organizacionais, ¢ libertando-se de uma vinculagdo exclusiva aos paradigmas da Engenharia, para se aventurar por outros associados normalmente ao estudo das. Cigncias Sociais e da Psicologia. © aparecimento deste livro intitulado Planeamento de Sistemas de Informagao insere-se neste movimento € representa um valioso contributo para o- estudo dos Sistemas de Informagio, abordando de uma forma criativa € sistematica os fundamentos e os principais conceitos envolvidos no estudo ¢ na prética de um dominio especifico desses mesmos Sistemas de Informacio, nomeadamente 0 Planeamento de Sistemas de Informagio. E de salientar em especial o cuidado com que & apresentado um Método de Planeamento de Sistemas de Informagio, garantindo desta maneira a relevancia do trabalho dos ——_—_Pasco e Soron ¢ enw ry autores néo sé como auxiliar precioso para o profissional de Sistemas de Informasdo, mas tanbén como manual fundamental a utilizar no ambito das diseiplinas de Sistemas de Informagao que comegam pouco a pouco a surgir nas ‘nossas instituigdes universitarias. facto deste livro se basear nifo 6 nos trabalhos de investigagao realizados no Departamento de Sistemas de Informagdo da Universidade do. Minho, no ambito no émbito dos trabalhos de doutoramento ¢ de mestrado do. ‘professor Luis Amaral ¢ do Prof. Joi Eduardo Varajao, mas também na longa experiéneia profissional destes autores em inimeras actividades de consultoria, confere-Ihe uma garantia de qualidade certficada previamente em actos de grande exigéncia scadémica. Por fim, gostaria de saudar os autores pelo contributo que representa este: ‘texto, num pais caracterizado pela falta de tradi¢ao na publicagao de livros de nnatureza téenica, ao mesmo tempo que gostaria de incentiva-los a prosseguir nesta senda, Bem hajam e que 0 vosso exemplo fruifique! ‘Altamiro Barbosa Machado Departamento de Sistemas de Informagao Universidade do Minkoovat a eee fuotce Gera InTRoDUGAO. 2, DA INFORMAGAO A CESTAO DE SISTEMAS DE INFORMACAO .. 2.1. Informagao, Tecnologias de Informacao e Sistemas de Informacto... 2.2. Planeamento, Desenvolvimento ¢ Exploragio de Sistetras de Informagdo....22 43. 0 PLANEAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAGKO COMO ACTIVIDADE ‘ORGANIZACIONAL... BL. Caracterizago rumen r so 3.2. MotivagSes para o Planeamento de Sistemas de Informasa0. 3.3. Resultados Esperados do Planeamento de Sistemas de Informagao 3.4, Problemas ¢ Factores de Sucesso do Planeamento de Sistemas de Informagio. 4, PROCESSOS, ABORDAGENS E METODOS DE PLANEAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAGAO .. 4.1. Processos de Planeamento de Sistemas de Informa... 42. Abordagens de Planeamento de Sistemas de Informacio. 4.3. Métodos de Planeamento de Sistemas de Informagao 51 5. REALIDADES PREPONDERANTES DO PLANEAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAGAO.. SL. Paradigmas. 52. Influencias... 53, Resultados... $4. Futuro... 55. Sumario 6. PROPOSTA DE METODO DE PLANEAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAGAO..‘Pusugnro or Sorc i bromcla EE 61 62 63 64 Actividades Preliminares.... 411 Definigao do Ambito ¢ Objectives do Estudo. 12. Realizagio de Sessto de Sensibilizaglo e Comprometimento 13. Revisio do Trabalho Realizado e Decislo de Prossecusa0.. Preparagio do Estudo... €21 Definigdo da Equipa de Project... €22 Definigdo da Logistic €23 Definigao da Estratégia de Comunicagao. €24 Realizagdo de Sessio de Orientagio da Equipa de Projecto. €5 Definigdo de Procedimentos de Gest2o do Projecto €26 Revisto do Trabalho Realizado. Inicio Formal do Estudo, 631 Identificagdo da Informagao a Reunir 632 Recolhe Preliminar de Informaga0... 633. Reunito de Arranque Formal 634 Marcagdo de Entrevistas ‘635. Revisto do Trabalho Realizado Caracterizagio do Sistema de Informagao AL Definigdo dos Processos da Organizagao. {6411 Ideniticago dos Produto/Servigos e Recursos da Oranizagdo. {6412 denifcago dos Processos de Plancamento de Topo e Gest. {6413 denificagio dos Processos Relacionados com os Produtos/ Servigos ¢ Recursos ao Longo de Todo 0 Seu Ciclo de Vida. 6414 Agrupamento/Divisio de Process... 615 Descrigo de Cada um dos Proceso = 6416 Relacionamento dos Processos com a Organizagao. (642. Identficagao dos Requisitos de Dados... 6421. Idetiticagaoe Definigo das Entidades da Organizardo {422 ldo a Crip e Uo de Dad po Cada seo 16423. Identifcagio das Classes de Dados... {6424 Definigo das Classes de Dados. 643. Definigdo da Arquitectura de Informacio 6431 Listar os Processos ao Longo do Eixo Vertical {6432 Listar as Classes de Dados 20 Longo do Eixo Horizontal... 6433 Colocar um 'U' (Usa) na Interseego de Cada Processolasse Dados Utilizada... - 6434. Verificar as Classes de Dados. wet 6435. Reorganizar os Eixos da Matri Processos/Classes de Dados... 144 6436 Definir Grupos de Process... : 144 {6437 Definir Fluxos de Dados entre Grupos de Processos 6438. Simplificar 0 Gr8FC0 occ 6439. Completar 0 Grifico ——__ (= A= Bort Trace 1644. Anélise do Apoio Actual do SI aos Process0s... 6441. Revisio do Apoio do SI Actual aos Processos... 6442 Anse da Utz Acti dos Dados 645. Realizagao de Entrevistas. i 6451 Preparagio Geral. {6452_Preparapo de cada Earevisia em Particular 6453. Realizacto de cada Entrevista. 6454 Sumariagdo de cada Entrevista e Andlise dos Resultados. 6455 Actualizagio dos Grifcos da Sala de Estudo..... Sistematizaglo da lnformasio e Desenvolvimento de Conch 6464 Descrigio das Conclusbes 1... 66468 Owens dos Problems por Pisidades em Ternos da Arquitectura.. 65 Construgdo de Cendrios Alterativos para o Sistema de infrmesdo Futuro 651. Determinagdo de Prioridades de implementagao. 6511 Definigdo de Prioridades = 6512 Documentagao dos Sistemas Recomendades.. 652 Andlise da Fungo Sistemas de Informagio.. ‘ 653 Identficagdo e Avaliagdo de Solugdes Alternativas 6531. Anilise de Recursos e Servigos Extemes.... (6532. Preparagdo de Pedidos de Proposta. 6533 Comparagdo de Propost.. 654 Desenvolvimento de Recomendagbes. 655 Documentagio e Cominicagio de Resllados.. 6551 Revisto da Estrutura do Relatio. 6552. Preparagao do Relatério (6553. Seleogio do Meio de Apresentaga... 6554. Apresentago a0s EXeCUtVO8 6.6 Negociagio, Implementagiio e Controlo de Soles 661 Negociacio de Soluydes. 662 Implementagao de Soluydes. 663 Controlo de Solugses.. 1. CONSIDERAGOES FINAIS.. 8, NPENDICES 8.1 Comunicado da Realizagto do Estudo, =‘Parone oe Src rent rr 82 84 85 ‘ANDICE REMISSIVO Equipa de Projecto Estrutura do Relatério Final. 831 Relatrio Sintetizado para os Executives de Topo. 832 Relatério Detalhado. Cronograme-Tipo. Fothas de Controlo de Actividades 851. Tarefas de Preparagao do Estudo.. 852 Tarefas a Executar até & Realizacéo das Entrevistas 853 Tarefas do Processo de Entrevistas See 854. Tarefas de Andlise ¢ Recomendapses Matrz Ciclo de Vida dos Produtos/Recursos Envolvidos Comunicado de Confirmagao da Entrevista Documentos de Auxiliono Levantamento de Informa. BB1_ Pedido de Informagées 882 Caracterizagao da Organizacao ... S&S. Cancers do Sema de Infrmayo 884 Inventariago do Software 885. Inventariagéo do Hardware 886. Enirevists.. 887 Avaliagdo da Informagao 888. Anise de Problemas 889 Anilise de Oportunidades/Mudancas Desejéveis/Inovajbes. ‘8810 Inquérito do Nivel de Formagao em Informatica 2 Fo tari ew Te 1. te ca % % % 1% te i 1 te heforce DE TABELAS bela 1.1 = Questieschave na Gestto de Sistemas de Informagdo pela 2.1 - Defines basicas de dads, informago, empatia ¢ conhecimento. “Tabela22- Tiposde conhesimente represents as components forma dd um Sistema de InforMag0 suum “Tabela 2.3 - Tipos de Sisternas de Informa. “Tabela 24 Tiposde Sistemas de Informagio (fungies e atrbutos). “Tabela 25 - Tipos de Sistemas de Informagao (niveis de gestéo) “Fabela 3.1 - Bvolugdo nos resultados do Planeamento de Sistemas de informasio.. ‘Tabela 3.2 Tipos de resultados do Planeamento de Sistemas de Informagto. ‘Tabela 3.3 - Resuados do Planeamento de Sistemas de Informasio. ‘Tabela 3.4 Directrizes do Plancamento de Sistemas de informaslo ¢ paradoxcs associados....48 ‘Tabela 4.1 - Métodos de Planeamento de Sistemas de Informacéo.. ‘Tabela 6.1 - Andlise da uilizasao dos dado. ‘Tabela 6.2 - Exemplo de uma folha de andlise de problemas... 139 165, i ittn be Trek fice pr Ficuras Figura 2.1 - Relagdes entre concetos semiéticos bisico... Figura 2.2- Gestio da Informagao Figura 23 - Classes de informagao Figura 24 - Custo de utlizasio da informagio... Figura 2.5 - Saturaglo na utlizagio da informagao. Figura 2.6-Trés eras nos Sistemas de Informagéo. Figura 2.7-Perspectivas no estudo de Sistemas de Informario e a Gestio de Sistemas de Informacio . nn ss Figura 28 - Aspectos nteessantes do Sistema de Informagto Figura 2.9 Actividades da Fungo Sistemas de Informacto Figura 2.10 - Da Gestlo da Informaso & Gestio do Sistema de Informas0 Figura3.1 -Diferentes estatgias nas Tecnologia de Informacio(Sistemas de Informaggo. Figura 3.2 - Diferentes estate nas Teenologias da Informagio(Sistemas de Informecto Figura 3.3 - Aspectos mucleares do PS: wilizago, recursos ¢arquitectus Figura 34 Natureza das motivagées do Planeamento de Sistemas de Informagio .. Figura 3.5 - Resultados materias e imaterais do Planeamento de Sistemas de Informacto Figura 4.1 -Processo de planeament... Figura 42 - Processo de planeamento “convencional Figura 43 - Procesto de planearuento "sofisticado™ Figura 44- Modelo dos 3 Estigos. Figura 4.5 - Abordagem Multidimensional. Figura 4.6 - Evolugto do foco do Planeamento de Sistemas de Informagio. —_—_sre acoart Figura 47 ~ Evolugo em cinco eras dos métodos de Planeamento de Sistemas de Informaglo...66 Figura 5.1 ~ Modelo das realidades preponderantes do Planeamento de Sistemas de Informagio...71 gua 3.2 Dito enrages Tesla de Infomaso'Sistemas de Ifomapto EARL) vse Fan 53 Ditenie eats as Tels de Inomasa Sse Ina (GALLIERS)... nT Fig 5.4 Alnhaneto een Peano de Set Info oe 079 Figura 5.5-Trés estigios do laneamento de Sistemas de Informaso, 83 Figura 5.6 - Qualidade do processo de Planeamento de Sistemas de Informasio. 98 Figura 6.1 - tapas do método de Planeamento de Sistemas de Informasio... ll Figura 62» Matrz Processos/Organizagdo. 3s Figura 63 - Matric ProcessosClasss de dados (Poees808) en rusnnunnnnnnenne AL Figura 64 - Matrz Processos/Classes de dados (Clases de dado) 142 Figura 65 - Matrz Processos/Classes de dads... se M43 Figura 66 Matriz Processos(Classes de dados (Grupos) se 14s Figura 6:7 - Matra Procesow'lasss de dados(Fhinos de dado). ee Figura 68 -Matriz Arquitectura da Informa ss 187 Figura 6 9- Matiz Apicags/Proess0 nm so 19 Figura 6.10 - Matra AplicagSes/Organiza 80. se Figura 6.11 - Matiz Aplcagdes/Clases de dados. 180 Figura 612 -Flxo da informagao na andlise de problemas eoportunidades. 12 Figura 6.13 -Exemplo da dfinigo de prioridades para a8 apicagBes soul Figura 6.14 - Matrz de benefcos potent . m3 Fium 615 -Arqutectua da Fungo de Sistemas de Informa. 8 apent eo Neste livro sfo utilizadas abreviaturas de designacées comuns apenas apresentadas aquando da sua primeira uilizagio. As siglas utilizadas sto: sl 1 FSI PSI DsI ESL GSI Sistemas de Informagao ‘Tecnologias de Informacéo Fungo Sistemas de Informagio Planeamento de Sistemas de Informagao Desenvolvimento de Sistemas de Informagao Exploragio de Sistemas de Informagio Gestio de Sistemas de Informagioae IT 1 Inrropucio Planeamento de Sistemas de Informagio (PSD é a actividade da organizagao onde se define o futuro desejado para o seu Sistema de Informagio (SD, para o modo como este deverd ser suportado pelas Tecnologias da Informago (TI) e para a forma de coneretizar esse suporte, Apesar de comummente aceite como uma actividade vital para 0 sucesso das organizagées, 0 PSI é, curiosamente, uma das suas actividades mais desprezadas e insucedidas [Galliers 1987b} ‘A globalizago dos mercados, com a consequerte intensificagio da competitividade © o crescente nivel de exigéncia relativamente a produtos © servigos, levam a que praticamente todos os aspectos da organizagdo influenciem © seu posicionamento competitivo, muito particularmente a eficécia dos seus SI. planeamento € considerado como um aspecto fundamental da gestio, sendo o desempenho dessa fungdo uma das principais actividades de um gestor [Koontz e¢ Weihrich 1988, "Kreiner 1983]. Curiosamente, contudo, é frequentemente uma das menos bem desempenhadas ¢ onde os gestores experimentam maiores dificuldades, talvez devido natureza previsional de alguns dos seus aspectos. O PSI e, consequentemente, a Gestdio de Sistemas de Informaso (GSI), nao so excepgdes a este facto, sendo até aceitavel a existéncia de algumas dificuldades adicionais devido a forma invulgarmente acelerada com que evoluem alguns dos seus objectos de gestio, nomeadamente 0s equipamentos. informéticos e os suportes logicos. ‘Apesar da presenga do t6pico PSI nas agendas de investigagao em SI ser ‘comum [Clark Jr. 1992], a erenga de que uma qualquer teoria (ou construgdo de conhecimento) s6 tem interesse na medida da sua utilidade pritica, levou-nos a rocurar confirmar que 0 PSI hoje um dos aspectos criticos da GSI, no sentido fem que constitui uma das principais preocupagdes da comunidade responsdvel pela gestio e desenvolvimento de SI. —_ —‘Pustomet Sms oc Drwaaplo —_ $$$ Um dos estudos mais significativos dessas questdes ¢ 0 desenvolvido pela SIM (Society for Information Management), conjuntamente com 0 MIS Research Center da Universidade de Minnesota, Estados Unidos da América. Neste estudo tém vindo a ser determinados quais os t6picos considerados criticos sua importincia relativa. Os resultados deste estudo lo em 1980 [Ball e Harris 1982] ¢ ‘continuado em 1983 [Dickson, et al. 1984], 1986 [Brancheau e Wetherbe 1987] ¢ 1989 [Niederman, et al. 1991] tém permitido identificar, de uma forma fundamentada e sistemética, quer a lista e ordem dos tépicos, quer a forma como eles evoluem e se alteram ao longo dos anos. E interessante salientar a estabilidade com que 0s t6picos se mantém dentro do grupo dos criticos, excluindo algumas (poucas) excepedes. A titulo de exemplo salienta-se que os trés primeiros tépicos ja pertenciam, no estudo de 1986, ao grupo dos oito primeiros ONiederman, et al. 1991], Na Tabela 1.1 é apresentada a lista das dez primeiras dessas questdes [Niederman, et al. 1991] 1 ura ga intormagio 2 mi 0 ds organizagde 3 Planeamenio esteatégica 4 ecursos humanos 3 7 | Poviclonamanio da tungdo sistema do infoimapio va ergania @ Vantagens compaitves ° Desenvolvimento ‘abela 1.1 - Questbes-chave na Gestio de Sistemas de Informa! © bom senso sugere que os esforyos de investigagio e divulgagao no dominio dos SI devam ser direccionados para aqueles t6picos que mais preocupam ¢ dificultam a actividade dos responséveis pela GSI. Assim, a alta rioridade dada pelos gestores de SI ao tépico da "Arquitecture da Informagao" Justifica o desenvolvimento do conhecimento sobre esta drea. AA generalizagto deste raciocinio aos outros topicos que mais preocupam 6s gestores de SI leva-nos a acreditar que das reas da GSI, a do PSI é uma das * Foe: Niederman, F., Brancheau, J.C. & Wethebe, J.C. (1991) "information Systenss Management Isues forthe 1990s", MIS Quarry 15 4, 475-500. =. ~ ovo eee afec salir orgs phar este a0, inve que desi cad exe dive infl mai mes obte lam exp.oid Woe ‘mais carenciadas, uma vez que os tépicos mais directamente relacionados € que afectam 0 PSI estio entre as suas primeiras preocupagées, donde podemos. salientar, nomeadamente: 0 desenvolvimento da arquitectura da informagio da. organizagao; a utilizagdo efectiva dos dados como um recurso da organiza¢ao; 0. planeamento estratégico do SI. E, pois, notério que o PSI, quer pela perspectiva do seu planeamento. estratégico, quer pela sua visto tradicional, 6 um t6pico central na érea da GSI e € apontado pelos responséveis por esta actividade como um dos aspectos criticos, devendo, por isso, ser considerado merecedor da melhor atengo por parte dos investigadores desta érea do conhecimento. Dada a complexidade das organizagdes modemnas, as circunstincias em que a actividade de PSI ¢ desenvolvida numa organizagdo € num momento em. particular so potencialmente diferentes em qualquer outra situagio. A origem desta diversidade é um imenso conjunto de factores circunstanciais especificos de. cade organizagao ¢ da situagao particular em que cada uma delas se encontra no. momento em questio, podendo-se salientar as diferentes motivagdes para o- exercicio desta actividade, os objectivos distintos que the sto impostos, os. diversos métodos utilizados, as capacidades das pessoas envolvidas ¢ todas as influéncias que decorrem das organizagdes serem sistemas abertos. interesse dbvio do envolvimento efectivo na prética desta actividade levou & participagdo em diversos projectos de PSI em varias organizagdes do meio. envolvente da Universidade do Minho (GNFP - Gabinete do Né Ferroviério do Porto; Centro de Apoio Tecnolégico da Indiistria Metalomecdnica; Centro de: Formacdo Profissional de Braga; Cooperativa Agricola de Viana do Castelo; Camara Municipal de Barcelos; Stand Brochado, Lda; Direogdo Regional de Agricultura do Minho TMAD ¢ muitas outras), em resposta a diversas solicitagdes. para a concepedo e condugdo de projectos, para a integracdo de equipas ou, ainda, para o desempenho de papéis consultivos e de apoio & sua realizago. Estas experiéncias, insubstituiveis para uma percepgio e entendimento mais profundo do PSI, permitiram constatar que, apesar da utilizagiio de um, mesmo referencial ¢ do envolvimento dos elementos de uma mesma "escola", se obtém resultados muito diferentes (desde os sucessos notaveis, até aos insucessos lamentéveis). A identificagao de uma justificagao para esta situagio motivou a. rocura dos factores que condicionam o sucesso do PSI. ‘A. participagdo neste grupo permitiu o acesso as mais variadas experiéncias, vivéncias e sensibilidades, facilitando a construgdo e solidificagao —‘Purcoe w Soros a beenio re de algumas conviogdes sobre o estudo ¢, principalmente, sobre a pritica desta actividade. © acompanhamento da prética do PSI foi também possivel pela continua atengio dispensada a publicagio de monografias, com descrigdes de casos, resultados de levantamentos ¢ outros estudos, que permitiram o acompanhamento das tendéncias, dos sucessos ¢ insucessos ¢ dos problemas associados a pratica desta actividade. © conhecimento ¢ a sensibitidade adquiridas pela observagio, estudo © pritica do PSI permitiu o desenvolvimento deste livro, que resulta de um equilibrio entre razdes teoricamente justificadas e razdes justificadas pela experiencia e pela prética do PSI. Procurou-se, assim, uma fundamentagao te6rica, € conceptual rigorosa © um método pritico, mantendo a proximidade ¢ a adequagio desta proposta as diferentes realidades da pritica desta actividade nas organizagoes. Reflectindo esta preocupagdo, nos capitulos segundo, terveiro e quarto sio revistos 08 fundamentos tedricos do PSI. Apés um enquadramento conceptual sélido desta actividade, no capitulo quinto sio sistematizadas as suas realidades preponderantes. No capitulo sexto é apresentado um método desenvolvido com base no BSP (IBM 1984] e resultante da sua aplicagdo em diversas organizagées portuguesas no decorrer dos tiltimos anos. Finalmente, no capitulo sexto tecem-se algumas consideragSes finais com a intengdo de articular 0 contributo do conjunto dos capitulos predecessores. Eovon oe Fron "Po eP inf dive 21 ente per uni dos Bol Sut(= Fea Bre eon Da Inrormacio A GesTAo DE SISTEMAS DE INFORMAGHO Neste segundo capitulo, primeiro do conjunto de capitulos dos "Fundamentos', revéem-se 0s conceitos e definig8es para Informagao, SI, TI, GSI ¢ PSI. Seguidamente sio tecidas algumas consideragées sobre @ importincia da informagdo para as organizagdes e sobre os tipos de SI existentes segundo diversas taxionomias. 2.1 INFORMAGio, TECNOLOGIAS DE INFORMAGKO E SISTEMAS DE INFORMAGHO Informagdo, Tecnologias da Informagdo ¢ Sistemas de Informacdo, apesar de serem termos banalizados na linguagem comum, so conceitos sem um ‘entendimento universal [Laribee 1991, Tricker 1992]’, pelo que se julga pertinente apresentar aqui definigdes que sejam simultaneamente rigorosas © préximas do que € comummente aceite ‘A procura de terminologia e de um referencial conceptual rigoroso ¢ universalmente aceite pela comunidade envolvida no estudo ¢ desenvolvimento dos SI tem sido objecto de atengfo de inimeros autores ¢ escolas [Alter 1992, Boland e Hirschheim 1987, Le Moigne 1986, Lindgreen 1990, Olle, et al. 19882, Sutter 1993], > Laribee refere um estudo recente onde foram identifies mais de 400 definigbes dstinas pare "nformagBo" (Laribee 1991] p. 278). =Puuanare we Sure a route De todos esses contributns, 0 realizado no ambito do projecto FRISCO revela-se como um dos trabalhos mais interessantes, quer pelo conjunto de individualidades que nele participaram, quer pela organizajo que © promoveu, quer ainda pela aceitagio de que foram alvo as suas fropostas, De toda a construsdo conceptual e terminolégica proposta, salienta-se, na Tabela 2.1, apenas aquela mais relevante no contexto deste trabalho [Lindgreen 1990]. Na Fi ilustra-se a forma como estes conceitos semiéticos se inter-relacionam. ‘Connecinento (© que ¢ connecido por sores humans, Empatia ‘Género de connecimento que apenas pode ser ranamildo de mati uma pessoa para outra de uma forma rveprodulivel since L CLL | ode sor Wranemiige 36 un mode 1 bacoe Fupreventago de formats gue pote sa wlan como om ‘abela 2.1 - Defines Bisons de dado, informagio, enpatia« conhecimento! Associados ao termo SI ¢ frequente encontrarem-se diferentes conceitos, rreconhecendo-se, no Ambito dese mesmo projecto, a sua utilizago em quatro ‘sentidos distintos para designar de forma indiferenciada: * Sistema modemo de processamento de dados estabelecido a volta de uma Base de Dados ¢ implementado com tecnologia moderna; = Abstracgdo. de um sistema como em a) onde todos os aspectos representacionais s2o ignorados (SI em sentido estritc); * Concepeio das actividades desenvolvidas numa organizagdo para suportar e ‘romover a comunicago na organizagSo (Sistema de Comunicaga0); * Concepg#o de todas as actividades de manipulago de dados e de comunicagdo na organizagao, incluindo como subsistemas 0s tipos a), b) € ©) (Stem sentido lato). ? FRISCO ¢ um acnimo de "A FRamework of Information Systems COncepts, que design o grupo de teabatho IFIP WG 8.1 (Design and Evaluation of Information Syrtoma) (Flkenberg © Lindgreen 1989, Falkenberg,e al 1992) “Fone: Lindgreen, P., A Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p.26428, = (2 Fea vn rch [Vere [Lind infers infers impo *Aday p29,son ost ‘Du Drv roo Sora rea Representagio do Conhecimento --O- Disuntvo ext F Representa | ma forma de Figura 21 - Rlapées ene concstossemléticosbiscos Aceitando parcialmente esta realidade, autores como Verrijn-Stuart [Verrijn-Stuart 1989] defendem que o conceito SI tem uma importincia ragmitica apenas a dois niveis, definindo-os: + SI em sentido lato ~ a totalidade das actividades de processamento © representagio de dados, formais e informais, dentro da orgarizacdo, iluindo as comunicag8es internas e com o mundo exterior, + Stem sentido estrito ~ subsistema de informago baseado em computador com a finalidade de promover o registo e 0 suporte de servigos de gestio € coperagio da organizasao. Estas definigdes de SI em sentido lato chamam a atengdo, implicitamente [Lindgreen 1990] ou explicitamente [Verrijn-Stuart 1989], para a componente informal dos SI organizacionais. Apesar de ser imposstvel quantificar com rigor 0 peso da componente informal no SI de uma organizagao, a generalidade dos autores reconhece a sua. importincia [Land 1992, Liebenau e Backhouse 1990] * Adapado de: Lindgren, PA Framework of Information Systems Concepts, IFIP WG 8.1 (FRISCO), 1990, p, ——_l—_‘amano 1 Sous oe reece 0 SE Procurando identificar as diferentes componentes formais ¢ informais® de tum SI, € possivel encontrar cinco sistemas, segundo Land ((Land e Kennedy- McGregor 1987] p. 86): ‘+ Sistema humano informal — composto pelo sisema de discurso interacgdo entre individuos e grupos que trabalham na organizaso; ‘Sistema humano formal — composto pelo sistema de regras, regulamentos, fronteiras, relagoes e definigdes dos papeis a desempenbar; = Sistema informético formal — composto pelo conjunto de actividades: suportadas por meios informéticos, retiradas das componentes humanas ‘originais, devido as suas caracteristicas formais e programaveis; * Sistema informético informal — potenciado pelos meios pessoais de Ccomputaco, que permitem a utilizaglo de sistemas formais para suportar 0 tratamento e a comunicagdo de informaro de uma forma nio estruturads; ‘+ Sistema externo ~ (formal e informal) composto pelo suporte das ligagdes da organizagio com entidades externas. (© mapeamento dos diferentes tipos de conhecimento e das suas representagdes envolvidas nas diferentes componentes de um SI é apresentado na Tabela 2 Sistema humapo formal Sistema inlrmatice formal Sistema informatica Informal | Empat, nformagio ¢ adoe Sistema extern (formal ¢ informal) | Empata,Infrmagso e Dados Tabela 2.2 Tipos de conhecimento rprerentaySes nas compenentes formals ¢informals de um Sistema de Tnformarie © estudo das organizagdes e do conhecimento organizacional, mesmo quaindy sob a perspectiva do seu SI, deveria ser realizado de forma a contemplar simultaneamente as suas componentes formais e informais. Apesar de se poderem encontrar contributos com essa. preocupagéo [Avison e Wood-Harper 1990, Checkland ¢ Scholes 1990], razies de natureza pragmitica tem motivado @ separago dos objectos de estudo, * Formalismo ¢ agi uilizado para design a repodutbildade ds fendmenos eno no seu sentido comum de designae *possibldade da sua formulagto matemitcs, = 9 Fea ere eek com rere fom Ass infor este defi Sea eng Gall(0 eA Eo eee Du aroexan A Gti Ss rome Tendo a actividade de planear SI como objecto central as componentes formais do SI de uma organizagdo, relacionadas com os fenémenos associados com a informagio e os dados, também no ambito deste livro sao prefe- rencialmente contemplados. Os fenémenos ¢ representagdes associados & outra forma de conhecimento (empatia), no vao ser expressamente contemplados. ‘Assim, o sistema humano formal e o sistema informatico formal, associados 4 informagao e aos dados de uma organizagao, so 0 dominio onde se desenvolve este trabalho. Estes novos limites para o dominio do estudo permitem a utilizagao de definigdes para informagio € SI mais proximas das comummente utilizadas ‘Sendo mais pragmaticas, logo de maior utilidade, no comprometem, contudo, 0 enquadramento te6rico até aqui adoptado. E assim possivel definir, segundo Galliers ({Galliers 1987a] p. 4): Informagiio aquele conjunto de dados que, quando fornecido de forma e a tempo adequados, melhora 0 conhecimento da pessoa que o recebe, ficando ela mais habilitada a desenvolver determinada actividade ou a tomar determinada deci E interessante notar que a utilidade eo valor da informagdo sto determinados pelo utilizador nas suas acgdes € decisdes, no sendo s6 por si uma caracteristica dos dados [Davis ¢ Olson 1985, Liebenau ¢ Backhouse 1990]. Assim, a utilidade e 0 valor da informagao dependem do contexto em que so utilizados [Avison e Fitzgerald 1988, Galliers 1987a. ‘Uma definigio comum para SI é proposta por Buckingham ([Buckingham, etal, 19876] p. 18): Sistema de Informagio é um sistema que retine, guarda, processa ¢ faculta informagao relevante para a organizacio (...) de modo que a informagao é acessivel e itil para aqueles que @ ‘querem utilizar, incluindo gestores, funcionérios, clientes, (..) ‘Um Sistema de Informagao é um sistema de actividade humana (Gocial) que pode envolver ou no a utilizagao de computadores. ‘Ainda que conceptualmente seja aceitivel a existéncia de SI sem a participagtio de computadores, a observagio da realidade permite concluir que sio muito raras as organizagdes que nao integram computadores no seu ST [Bretschneider e Wittmer 1993]. Aceitando a presenga das TI como participantes nos SI, podem-se redefinir, com uma perspectiva mais organizacional, segundo Allter [Alter 1992] p. 7: “=Puaommny Soros 3 remo Ne. Sistema de Informagao é uma combinagio de procedimentos, informagao, pessoas ¢ TI, organizadas para o alcance de objectivos de uma organizagao. Concepebes desta natureza, em que os SI sfo claramente um meio para a satisfagdio da missio’ da organizagao e nfo uma finalidade em si, levantam a quostio da definigdo da missio do SI como um dos sistemas organizacionais Neste trabalho defende-se que 0 SI, como qualquer outro sistema da organizacio, deve set gerido de acordo com a satisfacdo da missio da organizagdo © deve assumir como missio propria a melhoria do desempenho das pessoas nos processos da organizagdo, pela utilizagdo da informagio e das TI [McNurlin e Sprague Jr. 1989] Também se defende neste trabalho que o SI existe fortemente integrado na organizagio [Tricker 1992], ndo sendo por isso adoptadas concepedes como a de Ives [Ives, etal. 1980], onde o SI & considerado como um dos sistemas que tém ‘como ambiente a organizagao, interagindo com ela, mas néo a integrando de forma inseparavel, Apesar de insistentemente os autores fugitem de definir TI, conforme nota Earl ((Earl 1989] p. 21), pode-se dizer que, numa perspectiva estritamente tecnologica, sto 0 conjunto de equipamentos € suportes légicos (hardware © software) que permitem executar tarefas como aquisiedo, transmissio, armazenamento, recuperago © exposigo de dados ({Alter 1992] p. 9). Procurando exemplificar 0 que sao TI, Ward ({Ward, et al. 1990] p. 387) enumera: + Hardware ~ sistemas de computagio, computadores pessoais, estagbes de trabalho, impressoras, digitalizadores, discos, etc; * Software de sistema ~ sistemas operativos, monitores de teleprovessamento, sistemas de gestdo de bases de dados, compiladores e interpretadores de linguagens de programagio, ete; = Comunieagdes ~ hardware, software e servigos de comunicagdes; + Ferramentas de desenvolvimento — geradores de aplicagdes, linguagens de 4 geraglo, ferramentas CASE (Computer Aided Software/Systems Engineering), ferramentas de prototipagem, etc; = Software de aplicagio — sistemas periciais, sistemas baseados em conhecimento, automago do escritério, processamento de texto, correio ? sMisso” de uma organiza é a raxto fundamental ou propésito que justice, em stim ands, a sua existneia (Koontz e Wetvich 1988] p. 61). ——— reco. utr exag (Gal orga univ (Wa {Lar muit orga aor orga ser am nai adar dor com Man estes infor inve mod orga ucre [Gra emp:a Irwml A sd e So wn electrénico, CAD-CAM (Computer Aided Design ~ Computer Aided Manufacturing), Sistemas de Informago de Gestio, Sistemas de Informagdo Executivos, Sistemas de Apoio 4 Decisdo, Aplicagdes genéricas (folhas de céleulo, ete), aplicagdes especificas (salérios, contabilidade, etc.) etc. ‘Ainda que alguns autores [Krovi 1993, Smith e McKeen 1992] reconhegam que as TI so fontes de conflito e reacedo & mudanga, enquanto outros contestam os investimentos em TI das organizagdes, pelos valores exagerados que absorvem ¢ por algumas falsas expectativas que nelas geram {[Galliers 19872, ‘Strassmann 1990], a importincia das TI e dos SI nas organizagdes € hoje uma realidade conhecida (Earl 1989, Eason 1988] ‘A. importincia da informagdo para as organizagdes de hoje & universalmente aceite, constituindo, sendo o mais importante, pelo menos um dos recursos cuja gestio e aproveitamento mais influencia o sucesso das organizagBes [Ward, et al. 1990]. Além de ser vista apenas como qualquer outro recurso [Laribee 1991, Nolan 1982}, a informagdo é também considerada e utilizada em rmuitas organizagSes como um factor estruturante ¢ um instrumento de gestio da organizago (Zorrinho 1991], bem como uma arma estratégica indispensavel para a obtergio de vantagens competitivas [Porter 1985]. Também as denominadas organizagées baseadas na informacéo [Drucker 1988] cada vez mais deixam de ser uma excepea0, sendo inevitavel, por razdes de sobrevivéncia e competitividade, ‘4 mutaggo ou evolugao neste sentido das organizagdes convencionais (nflo centradas formagao). Como acto de sobrevivéncia perante a constante necessidade de adaptagao das organizagdes s novas situagdes, tem-se assistido a uma crescente adopeao de paradigmas alternativos de desenho ¢ funcionamento organizacional como "Engenharia da Organizacdo” [Brown ¢ Watts 1992], "Total Quality Management" [Zultner 1993], Process Innovation [Davenport 1993], etc. Todos estes novos paradigmas implicam uma crescente valorizago do papel da informago e da infra-estrutura que a suporta no desenho ¢ funcionamento da organizagio [Brown ¢ Watts 1992] Essa valorizagio manifesta-se no peso € na taxa de crescimento que 0s investimentos em TI e suportes dos SI tém na estrutura de custos das organizapdes moderras. Jé em finais da década de 1980/infcio da década de 1990, a maioria das organizagdes gastava pelo menos 2% do seu volume total de facturacdo (niio dos. lucros!) em TI, chegando este valor em algumas organizagdes a atingir 0s 10% [Gray, et al. 1989]. Cerca de 50% do investimento de capital das grandes empresas dos Estados Unidos da América era realizado em TI [Bakos e Kemerer —__Pusmomcoe oe Sora oe brea eee 1992]. Mesmo em Portugal, estudos [Iberconsult 1993] apontavam para valores de gastos em SI/TI na ordem dos 1,2% do volume de vendas. Esta apeténcia que as organizagdes tm pelo investimento em TI tornou-a na tecnologia que em toda a historia mais rapidamente se difundiu ((Bretschneider e Wittmer 1993] p. 88). Este investimento notével em TI por parte da generalidade das organizagées € certamente uma consequéncia das caracteristicas econémicas manifestadas pelas TI ({Bakos e Kemerer 1992} p. 366-367). Apesar de se reconhecer alguma evidéncia da relagdo entre o investimento em TI ¢ 0 desempenho das organizagées, quer comprovada por estudos rigorosos [Mahmood 1993], quer como resultado do conhecimento de alguns casos, defende-se aqui, de acordo com Strassmann [Strassmann 1990], que nio existe uma relagdo entre os gastos em TI e o retorno causado por esses investimentos. Até porque, paradoxalmente, é habitualmente de comprovaga60 dificil e discutivel uma relagao entre a utilizaggo de Tl e 0 aumento da produtividade da organizagao [Brynjotfsson 1993} A gestio das TI endo da informagao tem polarizado a atengtio das organizagées, talvez por elas, erradamente, acreditarem que a mera aquisi¢a0 © gestio das TI é esforco suficiente para a obtenglo das vantagens que estas potenciam [Galliers 1987a, Strassmann 1990, Zorrinho 1991]. Lamentavelmente, a gest8o da informagao, ou a gestio do sistema responsivel pela sua operacionalizago (0 SI), ado tem beneficiado do mesmo crescendo de interesse e reconhecimento por parte da grande generalidade das organizagdes. E, assim, comum que a concepeio ¢ 0 planeamento do desenvolvimento do SI sejam uma consequéncia da gestio de outros recursos (como, por exemplo, o financeiro) ou 0 resultado marginal de projectos de reorganizagio administrativa. Contudo, a informagio, como qualquer outro dos recursos vitais, deve ser gerida [Nolan 1982], pe'o que deve constituir 0 ceme de ‘uma area funcional da gestao da organizagdo a que comummente se chama de Gestio da Informagdo [Castro 1987]. O principal mobil dessa fungio é o de ‘manter uma visio global dos dados da organizagao [Trauth 1989], de modo a satisfazer as suas necessidades de informagao, possibilitando o cumprimento da isso que justifica a sua existéncia. A satisfagdo dessas necessidades passa essencialmente pela determinagao de quais, onde e quando devem os dados estar presentes na vida da organizacdo (Figura 2.2). “0 POA Beso Teor resta rect. [Kin que difer orga man "inte (su proc “ink prin abor delic clase=e TE x bromo i rie we foes we bree egret dr mina al ado lindas Tnformasio ‘Geto das cesses de informao ‘horpeiagto = (Das: gas, de quando ete) |___ Gesto da informagio igure 22 - Gertie da Informapio A aceitagao de que a informagio possa ser gerida da mesma forma que os restantes recursos da organizagao é, ainda, um assunto polémico. Enquanto recurso, ¢ & semelhanga de outros bens econémicos, a informagao deve ser gerida [King ¢ Kraemer 1988, Oliveira 1994a], sendo até proposto por alguns autores que seja considerado um bem de inventario [Ronen e Spiegler 1991). Contudo, diferengas da "informagdo" em relago a outros recursos dificultam ou impossibilitam a sua categorizagtio em termos econémicos. Estas dificuldades ‘motivam as organizagdes, em alternativa a gesto da informagao, a direccionar 05 seus esforgos de gestdo sobre as TI {King e Kraemer 1988], por encontrarem ai maior aplicabilidade dos seus modelos tradicionais. Arrastadas pela importincia que reconhecem a informagio, muitas ‘organizagSes niio se apercebem (ou no reagem) de alguns excessos na procura € ‘manutengao da informagdo. A classificago da informarao como "critica", "itil", "interessante" e "sem interesse", proposta por Jakobiak © referida por Sutter ({Sutter 1993] p. 80), identifica jé esses excessos. Essa formulagao é aqui refeita em fungdo do papel que a informagdo pode desempenhar nas actividades da ‘organizago, conforme se apresenta na Figura 2.3. Deverd haver uma evolugdo do esforgo por parte da organizagdo na procura ¢ manutengao da "informagao critica", da “informagdo minima" e da "informagao potencial”. J4 sobre a “informacao lixo", 0 esforgo é, obviamente, no sentido de se evitar qualquer dispéndio de recursos com ela. A aceitagto do Principio subjacente a classificagdes como esta & comum e utilizado em muitas ‘abordagens de GSI. Contudo, a operacionalizagio deste principio ¢ muito delicada, pois a classificago de uma dada informagio em particular numa dada classe é, obviamente, um problema de dificil resolugao praticacmon Seeman Informagio potencial (essencia para a obtengbo de vantagenscompeitvas pla ulizaglo do SD} Tformagi ize (cssencal para nada.) Figura 2. - Classes de informario Esta classificago da informagio decorre da aceitagao de dois outros princfpios. Primeiro de que 0 custo total da informacao utilizada resulta do custo de oportunidade de nfo ter a informacdo necesséria ¢ do custo de obtengio, ‘manutengao e utilizago da informacdo necessiria. Esse custo total evolui segundo a curva proposta por Bowonder (|Bowonder, et al. 1993] p. 184), conforme ilustrado na Figura 2.4, e apresenta um ponto de custo minimo, a partir do qual os ‘custos aumentam com o aumento da utilizagao da informagao. Coste Caso einiono SS. custo a interacts custo de abn, manieng 80 © azn da infrmagto necesiria “S~ caso e oportunidad de ndo tera infomagtonecessria Informasto Figura 24 Caso de utilizagio da informaplo © outro principio, defendido por Davis (|Davis ¢ Olson 1985) p. 237), de que a capacidade de processamento tem um ponto maximo nas pessoas, parece também aplicdvel as organizardes. Assim, aceita-se que existe um ponto de saturago, a partir do qual o aumento da informagao disponivel ndo corresponde a —__ : I i E um ilus cumSES aa Teme ‘x roc 2 saa Sort row ee ‘um aumento da sua utilizagao, correspondendo até a uma diminuigo, conforme se ilustra na Figura 2.5. Usizagéo Ue Ponder Infrmagso a Yigura 2.5 - Saturagdo ma wilzago da informasio ‘Todas as organizagdes possuem um SI com o propésito de a auxiliar no ‘cumprimento da sua missao. Esse sistema é normalmente composto por diversos subsistemas de natureza conceptual idéntica a daquele que integram, mas com Caracteristicas especificas quanto sua finalidade ¢ justficagdo, quanto ao tipo {das tecnologias utilizadas e quanto ao nivel dos processos ou natureza das pessoas que envolvem. ‘A designagdo "Sistema de Informagdo” € indistintamente utilizada para ‘eferir cada um dos diferentes subsistemas de informagao ou o SI da organizagao na sua globalidade, Estes subsistemas de informago envolvem inevitavelmente @ hutilizacdo de computadores e correspondem a definigao de "Sistemas de Informagao Baseados em Computador"* ou simplesmente aplicagdes. ‘A utilizagio de diferentes critérios ¢ das suas combinagées, na classificagio dos diversos tipos de SI, toma possivel encontrar inimeras propostas, de diferentes autores, sobre as caractersticas fundamentals de cada um desses tipos. So, contudo, mais frequentes ¢ aceites as classificagdes que utilizam ‘como critérios * Computer-Based Information Systems ~ sbsistema de infomagdo onde os computador ttm um papel ctrl (Parker 198] p. 86) aPaatowom eras x reece + © aque os sistemas fazem (fungdes) € os componentes que integram (atributos); "Os niveis de gestdo que prioritariamente servem; + A cra a que pertencem (simultaneamente numa base temporal e pela sua jjustificago fundamental); = Uma mistura de eritérios. Como exemplo de uma classificago baseada numa mistura de eritérios, tem-se a proposta de Alter [Alter 1992], onde pela utilizagao conjunta de todos os Outros tipos de critérios enunciados so identificados os seis tipos de SI definidos na Tabela 2.3. Sirona ce nvm ge Gone | Sistema Ge Apolo & Deciste Tistoma de infornagto pa Executives Gisloma de Aulomaglo de Escrtaia, ‘abela 2.3 - Tipos de Sistemas de Informapdo! Um dos trabalhos mais interessantes de classificagdo dos SI, com base nas fung®es que eles desempenham © nos componentes que os integram, & proposta por Ein-Dor [Ein-Dor e Segev 1993]. Nesse trabalho admitem-se dois, conjuntos de caracteristicas taxionémicas. Num, os atributos, composto por 31 tipos de componentes distintos onde se caracterizam os equipamentos, 0s suportes légicos, os periféricos, etc. Noutro, as fungdes, composto por 27 tipos de tarefas distintas onde se caracterizam as entradas, saidas, interfaces, acessos, estruturas de processamento, etc. Uma cuidadosa revisio de literatura permitiu a identificago e definigtio de 17 tipos de SI ((Ein-Dor e Segev 1993] p. 189-193). Estes sistemas sto determinados e diferenciados, com algum rigor e detalhe, pelas presengas ou * Adapado de: Alter, S, formation Sytems: A Management Perspective, Addison-Wesley, 1992, p. 127-40 = ausér tipos divul Anthe et al. strat contr. Priori