FACTORES DE XITO DE LA ORGANIZACIONES

Visin compartida

Cultura organizacional

Organizacin orientado al cliente

Importancia del capital humano

Liderazgo del directivo

Clima laboral atractivo

Estructura organizacional simple

BENEFICIOS DEL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO

Ofrece una visin global

Identifica tendencias y anticipa oportunidades.

Estimula el dialogo y el anlisis

Genera consensos y compromiso comunitario para la accin.

Fortalece el tejido social y favorece la movilizacin social.

Promueve la coordinacin interinstitucional.

Amplia la perspectiva poltica y social.

PLANIFICACIN ESTRATGICA:

Planificacin es un proceso racionalizador y permanente de la toma de

decisiones, llevada a cabo por una organizacin pblica o privada para disear
y lograr el futuro deseado.

La planificacin estratgica consiste en determinar la direccin que debe

tener una organizacin para conseguir sus objetivos de mediano y largo plazo.

La planificacin estratgica es un proceso permanente de anlisis,

reflexin y decisin estratgica sobre el futuro de una organizacin, regin o

pas, con participacin de los actores, con el fin de identificar y poner en

marcha las acciones claves a desarrollar desde el presente.

La planificacin estratgica debe ser entendida como un proceso

participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir
trazar una lnea de direccin y propsitos para actuar en torno a que el futuro
deseado es posible; permite la construccin de una comunidad de intereses
entre todos los involucrados en el proceso de cambio, lo que resulta ser un
requisito bsico para alcanzar las metas propuestas

La planificacin estratgica es un proceso y un instrumento. En cuanto

proceso se trata del conjunto de etapas, acciones y tareas que involucran a los
miembros de la organizacin en la bsqueda de claridades respecto al que
hacer y estrategias adecuadas para su perfeccionamiento. En cuanto
instrumento, constituye un marco conceptual que orienta la toma de
decisiones encaminada a implementar los cambios que se hagan necesarios.
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIN:

Proyectamos las actividades en el tiempo

Evitamos la improvisacin

Prevemos lo que va a ocurrir, o sea, tenemos un control relativo del

futuro

Reducimos las posibilidades de estar condicionados a factores externos

Nos permite concertar y distribuir los recursos de acuerdo a prioridades

y necesidades

Estrategia:
Es el modo de obtener lo que se busca. Este modo establece qu recursos y
actividades son necesarias para lograr exactamente el resultado
(Jaime Ospina)
Es la forma en que los recursos materiales deben utilizarse para maximizar las
posibilidades de obtener determinados resultados
(Podin)

Es una lnea maestra de accin de mediano o largo plazo, a travs de la cual

una organizacin a partir de su Misin- trata de alcanzar su Visin, mediante
el logro de los Objetivos y Metas Estratgicos.
Proceso de la planificacin estratgica

1 Formulacin de la misin.
2 Elaboracin del diagnstico.
3 Anlisis del entorno
4 Anlisis del interno
5 Determinacin de la visin
6 Formulacin de objetivos y metas.
7 Seleccin de estrategias
8 Medicin y control

VISIN: Es la imagen futura que una organizacin, institucin o empresa

desarrolla sobre si misma a partir de las metas que quisiera lograr. Estas metas
deben ser positivas, motivadoras, deben potenciar las virtudes de la
organizacin y ser retadoras. Su finalidad es ser gua de la institucin en un
contexto de cambio evitando que la organizacin pierda rumbo.
PREGUNTAS CLAVES PARA ELABORAR LA VISIN:

Cul es la imagen deseada?

Quienes seremos?

Que haremos?

Como lograremos?

Para formular la visin de las instituciones pblicas:

Cmo contribuye la institucin al bienestar nacional?
Cul es la situacin futura deseada para nuestros usuarios o beneficiarios?
Qu queremos que la institucin sea en el futuro?

Cmo puede la institucin lograr ese futuro?

Misin: Es el enunciado general y duradero del rol social, justificacin o razn
de ser de una organizacin, que la distingue de otros negocios y firmas de su
tipo, la identifica definiendo el rango de sus operaciones en trminos de
mercado y producto.
Factores que definen el negocio:

Qu necesidad se est satisfaciendo?

A quienes se est satisfaciendo?

Cmo se est satisfaciendo la necesidad?

Por qu se est satisfaciendo la necesidad?

Valores: Pautas reconocidas y asumidas por las personas como elementos

para orientar su conducta. Todas las personas desarrollan sus conductas en
base a una escala de valores
tica: Es una disciplina filosfica sobre el sentido, validez y polaridad (bueno o
malo) de los actos humanos
Moral: Es el conjunto de valores que forman parte de la cultura de una
sociedad, mediante estos la sociedad califica como buenos o malos los actos
de las personas que pertenecen a ella.
Diagnostico Estratgico: Consiste en una evaluacin de los factores externos e
internos de la organizacin.
Comprende la evaluacin de:

Las tendencias de las oportunidades y sus posibilidades de

aprovechamiento.

Las amenazas, riesgos que se abre (debilidades) y condiciones para

evitar.

Las fortalezas y debilidades, estableciendo el grado en que se atiende

esos factores y los vacos, o carencias que subsisten.
ANLISIS FODA: El anlisis FODA permite identificar y evaluar los factores
positivos o adversos del entorno y del ambiente interno. Este anlisis permite
analizar los cambios del medio externo en trminos de Amenazas y

Oportunidades as como del medio interno en trminos de Fortalezas y

Debilidades.

Oportunidades: Son situaciones o factores externos que estn fuera del

control de la institucin, cuya particularidad es que son factibles de ser
aprovechados si se cumplen determinadas condiciones.

Amenazas: Son aquellos factores externos que estn fuera del control de
la institucin y que podran perjudicar y/o limitar el desarrollo de la
organizacin, las amenazas son hechos ocurridos en el entorno que
representan riesgos.

Fortalezas: Son las capacidades humanas y materiales con las que se

cuentan para adaptarse y aprovechar al mximo las ventajas que ofrecen el
entorno y enfrentar con mayores posibilidades de xito las posibles amenazas.

Debilidades: Son las limitaciones o carencias de habilidades,

conocimiento, informacin y tecnologa que se padece e impide el
aprovechamiento de las oportunidades que ofrecen el entorno y que no le
permiten defenderse de las amenazas.
DIAGNSTICO ESTRATGICO:
IDENTIDAD DE LA ORGANIZACION
ANLISIS DEL AMBIENTE EXTERNO
-

Identificacin y evaluacin de las oportunidades (O) y amenazas (A).

Perfil de la capacidad externa

ANLISIS DEL AMBIENTE INTERNO

-

Identificacin y evaluacin de las fortalezas (F) y debilidades (D)

Perfil de la capacidad interna

ANLISIS FODA
Si el cuadrante FO tuviera del valor ms alto, indicara que la Institucin
est PREPARADO (FUERTE y CON OPORTUNIDADES DE DESARROLLO), la
organizacin est en una posicin ideal, muy fuerte y de gran
expectativa.
Si el cuadrante DA tiene el total ms alto, ello indica que la Institucin
est INDEFENSA (DBIL y AMENAZADA), no tienen capacidad para
manejar las amenazas que se le presentan en su entorno y que, por lo
tanto, debe tomar acciones inmediatas, aplicando la Reingeniera de
Procesos.

 Si el cuadrante FA tuviera el total ms alto, sera un indicador que la

Institucin es VULNERABLE (FUERTE pero AMENAZADO), aunque si tiene
la voluntad y fuerza necesaria podra sobreponerse a la amenazas,
aplicando estrategias de nicho, es decir, persistir en el mejor servicio o
programa que se viene operando.
Finalmente, si el cuadrante DO fuera el ms alto sugerira que la
organizacin est en PELIGRO (DBIL pero CON OPORTUNIDADES), pero
si se acta sobre las debilidades internas la Institucin podra maximizar
su capacidad de aprovechamiento de las oportunidades que le ofrece el
entorno, aplicando estrategias dirigidas a convertir las debilidades en
fortalezas, para despus aprovechar las oportunidades de desarrollo
institucional.
Los Niveles de la Planificacin
NIVELES DE
PLANIFICACI
N

POR QU Y PARA QU SIRVE?

CMO SE HACE?

Estratgica

Facilita la construccin de la Visin, la

Misin institucional, y la elaboracin
de objetivos estratgicos. Exige al
grupo organizado precisar lo que
quiere Ser y Hacer en el largo plazo.

Visin, Misin, Anlisis

FODA y Objetivos
Estratgicos o Generales

Programtica

Establece las estratgias y tcticas las

cuales nos permitirn alcanzar los
objetivos estratgicos. Es necesario
destacar que el nivel programtico se
convierte en el puente que articula el
nivel
estratgico
con
el
nivel
operativo.

Formulacin de Estrategias
u Objetivos Especficos y
Acciones principales,
Resultados e Indicadores
de Impacto

Operativa

Establece con claridad las actividades

y metas que se deben alcanzar en el
corto plazo para garantizar el logro de
los objetivos.

Definicin de las
Actividades Tareas,
Responsables, Costos,
Metas y cronograma.

OBJETIVOS
SON LOS RESULTADOS DESEADOS QUE EXPRESAN UN CAMBIO
CONCRETO Y MEDIBLE QUE SE ALCANZAR EN UN TIEMPO
DETERMINADO, EN UN ESPACIO CONOCIDO Y EN UNA POBLACIN
PRECISADA
Los Objetivos conforman una comprensin compartida de aquello que
el grupo pretende lograr y la manera en que lo lograr.

Los objetivos estratgicos de corto y mediano plazo se

fijan para cumplir con la misin y trabajar en pos de la
visin.

Cuando hablamos de objetivos estratgicos nos referimos

a aquellas actividades que son las ms importantes para
alcanzar el horizonte deseado en un lapso de entre 6
meses y 18 meses.

Los objetivos que se fijan con plazos de entre 2 y 5 aos

son los que acompaan a la visin.

Cuando una visin gua las acciones de largo plazo, los

objetivos sirven como gua para las actividades del da a
da.

Los objetivos generalmente son ms concretos que la

visin, sin embargo debemos recordar que siempre deben
servir al cumplimiento de la visin.

Caractersticas que debe poseer un Objetivo:

Adecuado, porque expresa con precisin lo que se espera obtener.
Realista, porque guarda relacin entre lo esperado y los recursos disponibles.
Oportuno, porque indica claramente los tiempos en los que se conseguirn los
resultados.
Mensurable, porque los resultados esperados se pueden expresar en cifras.
Alcanzable, porque expresan un compromiso realizable.
REDACCIN DE UN OBJETIVO EDUCATIVO
El objetivo debe expresarse de manera tal que se consignen los tres aspectos
siguientes: el contenido, el sujeto y la estrategia. El contenido debe expresar el
propsito a alcanzar y se enuncia en infinitivo; el sujeto debe identificar al
beneficiario del objetivo; y la estrategia expresa el cmo y cundo lograrlo.
Ejemplo:
Problema: alto porcentaje de profesores no capacitados.
Objetivo:

capacitar a profesores mediante cursos a distancia.

CONTENIDO SUJETO ESTRATEGIA

Meta es la expresin cuantitativa o cualitativa de los objetivos educativos a

obtener en plazos previamente definidos.

Las metas se expresan en cantidades (absolutas y relativas), en cualidades

(caractersticas) y en trminos de cobertura temporal espacial, funcional e
institucional. Por ejemplo:
Problema: alto porcentaje de profesores no capacitados.
Objetivo: capacitar a profesores mediante cursos a distancia.
Meta: capacitar a 100 profesores anualmente en la comunidad.
Propsito cuantitativo

tiempo

cobertura espacial

ESTRUCTURA DE LOS PLANES OPERATIVOS

1. Direccionamiento de la Institucin
Visin
Misin
Valores
Filosofa de Gestin
Lineamientos de Poltica Institucional
2. Diagnstico de la Institucin
Diagnstico Interno (Fortalezas y Debilidades)
Diagnstico Externo (Oportunidades y Riesgos)
3. Objetivos Operativos de la Institucin
4. Programa de Accin General
5. Programa de Actividades y/o Proyectos
6. Metas y Presupuestos de la Institucin

1. QUE ES EL PLANEAMIENTO INSTITUCIONAL DE CORTO PLAZO?

2. Es el proceso a travs del cual una entidad pblica organiza -con la
debida anticipacin- su gestin institucional para un determinado ao
fiscal, teniendo en cuenta las prioridades (polticas institucionales) que
se definan para dicho perodo. La gestin institucional es la capacidad
que tiene una entidad para lograr los resultados esperados a travs de la
organizacin de los servicios pblicos.

3. Principales instrumentos de planeamiento de corto plazo

4. Los principales instrumentos de planeamiento institucional de corto
plazo (PICP) son:
5. Plan operativo institucional
6. Estructura Orgnica
7. Actividades y Proyectos
8. Presupuesto Institucional de Apertura
Plan anual de adquisiciones y contrataciones
QU ES EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL?
El Plan Operativo Institucional es un Plan de Trabajo de la Entidad.
Expresa lo que sta Entidad va desarrollar durante un determinado ao.
Es una herramienta de planificacin institucional de corto plazo, en la
que se establecen los objetivos y programan las metas operativas de
cada una de las unidades orgnicas de la entidad, segn las prioridades
institucionales que se establezcan para el ao fiscal.
SU OBJETIVO es priorizar, organizar y programar las acciones de corto
plazo de todas las unidades orgnicas de la entidad.
EL PLAN OPERATIVO ES NECESARIO PORQUE:
Permite que la entidad cuente con una lgica de conjunto para la
accin institucional en el corto plazo.
Contribuye a lograr la coherencia de la gestin pblica mediante la
organizacin y coordinacin de las actividades de las diferentes
dependencias, en funcin de las prioridades institucionales.
Ayuda a lograr la mejor combinacin posible entre el potencial humano
de la organizacin y sus recursos materiales y financieros.
5. Qu CONTIENE UN PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL?
El plan operativo institucional debe contener como minimo la siguiente
informacion
PRIORIDADES INSTITUCIONALES
Son los lineamientos generales, las polticas pblicas, que todas las
dependencias institucionales debern observar en su gestin operativa

durante un determinado ao. Estas prioridades se enmarcan dentro de

los objetivos estratgicos establecidos en los planes institucionales de
desarrollo.
OBJETIVOS OPERATIVOS DE CADA ENTIDAD PUBLICA
Son los propsitos que perseguir cada entidad pblica en su gestin
operativa. Ellos deben contribuir necesariamente al logro de las
prioridades
institucionales establecidas para el ao.
PROGRAMACION DE METAS OPERATIVAS
Es el ordenamiento en el tiempo de lo que cada entidad pblica va a
producir durante el ao. Comprende tambin el proceso de
sincronizacin entre la programacin operativa propuesta por las
diferentes dependencias. Sincronizar es ubicar en el tiempo las metas
programadas, de modo que las tareas que deban realizarse para su
cumplimiento se coloquen en orden de prioridad.
RESPONSABLES
Son las personas y/o dependencias que se haran cargo del cumplimiento
de las metas operativas
CUADRO DE NECESIDADES
Es el documento que contiene los requerimientos para las adquisiciones
o contrataciones que sera necesarias realizar para lograr las metas
operativas programadas
PASOS PARA LA ELABORACIN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Establecer las prioridades institucionales

Propsito de objetivos operativos
Determinacin de metas operativas
Establecer cronograma de trabajo
Secuencias las actividades en funcin del cronograma de trabajo
Previsin de gastos

CLASIFICACIN ECONMICA DE LOS INGRESOS

a) Ingresos Corrientes
a. Impuestos.
b. Tasas.
c. Contribuciones.
d. Venta de Bienes.
e. Prestacin de Servicios.

f. Rentas de la Propiedad.
g. Multas, Sanciones y Otros.
b) Ingresos de Capital
a. Venta de Activos
b. Amortizacin por Prstamos
c) Transferencias
d) Financiamiento con operaciones oficiales
a. Operaciones Oficiales de Crdito
i. Operaciones Internas
ii. Operaciones Externas
TEXTO NICO ORDENADO DEL CLASIFICADOR DE INGRESOS
1. INGRESOS PRESUPUESTARIOS
1.1. IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES OBLIGATORIOS
1.2. CONTRIBUCIONES SOCIALES
1.3. VENTA DE BIENES Y SERVICIOS Y DERECHOS ADMINISTRATIVOS
1.4. DONACIONES Y TRANSFERENCIAS
1.5. OTROS INGRESOS
1.6. VENTA DE ACTIVOS NO FINANCIEROS
1.7. VENTA DE ACTIVOS FINANCIEROS
1.8. ENDEUDAMIENTO
CLASIFICACIN ECONMICA DE LOS GASTOS PBLICOS
a) Categora del Gasto

Gastos Corrientes.

Gastos de Capital.

Servicio de la Deuda

b) Grupo Genrico de Gastos

Reserva de Contingencia

Personal y Obligaciones Sociales

Obligaciones Previsionales

Bienes y Servicios

Otros Gastos Corrientes

Inversiones

Inversiones Financieras

Otros Gastos de Capital

Intereses y Cargos de la Deuda

Amortizacin de la Deuda

TEXTO NICO ORDENADO DEL CLASIFICADOR DE GASTOS

2. GASTOS PRESUPUESTARIOS
2.0. RESERVA DE CONTINGENCIA
2.1. PERSONAL Y OBLIGACIONES SOCIALES
2.2. PENSIONES Y OTRAS PRESTACIONES SOCIALES
2.3. BIENES Y SERVICIOS
2.4. DONACIONES Y TRANSFERENCIAS
2.5. OTROS GASTOS
2.6. ADQUISICIN DE ACTIVOS NO FINANCIEROS
2.7. ADQUISICIN DE ACTIVOS FINANCIEROS
2.8. SERVICIO DE LA DEUDA PBLICA