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GUIA DEFINITIVO DO

PROJECT MODEL CANVAS

Sumrio
Introduo

O que o Project Model Canvas?

Elementos da metodologia

10

Perguntas Fundamentais

13

A Dinmica

22

Como implementar a metodologia

26

Como usar o PM CANVAS APP

31

Integrando o CANVAS com seu PPM

37

Concluso

42

Introduo
O volume de projetos no para de crescer nas organizaes. Sabemos que o
ritmo das mudanas est cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de
negcios ainda mais complexo. Projetos maiores envolvem um nmero mais amplo
de interessados, impactam mais reas de negcios e criam maior visibilidade na
sociedade tudo isso est tornando a vida do gerente de projetos mais difcil.

Diante de todos os desafios que podemos listar, se tivssemos de priorizar e


eleger o de maior dificuldade, sem sombra de dvida, a comunicao e o
gerenciamento das partes interessadas estariam no topo.
Como soluo para os dois problemas apontados aumento da complexidade e
gerenciamento das partes interessadas existe o Project Model Canvas. Escrito
pelo prof. Jos Finocchio, o Project Model Canvas uma metodologia robusta de
gerenciamento de projetos. Apesar de robusta, ela bastante simples, sem a
necessidade do preenchimento de inmeros documentos nem burocracia.

O Project Model Canvas sem dvida a maior revoluo no mundo da gesto


de projetos dos ltimos tempos. Ele ideal para ambientes que querem aprimorar
sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovao, alta
dinmica dos negcios e simultaneidade de projetos (tocados em paralelo), aos
quais solues rgidas e engessadas no se aplicam.
A Project Builder, em parceria com o Jos Finocchio, desenvolveu o aplicativo
PM Canvas APP. Com ele o usurio poder organizar seu canvas como se fosse um
WhatsApp (aplicativo de troca de mensagens entre smartphones), de modo
participativo. Os usurios podero compartilhar seus argumentos e, juntos,
escolher quais entram ou no no Canvas. O Project Model Canvas se concentra no
essencial, na alma do projeto, e permite que os stakeholders participem da
concepo do plano.
Nesse e-book, percorreremos as 13 etapas da construo do PM Canvas,
mostrando a voc como conceber seu projeto, utilizando o Canvas, e de que forma
poder integr-lo com todos os processos de planejamento e execuo do projeto,
utilizando o Project Builder, e ainda como reuni-lo com uma gesto de portflio
Esperamos que goste do material. Boa leitura!
Thiago Reis
Diretor de Sucesso do Cliente

O que o Project Model Canvas?

Utilizando conhecimentos da neurocincia, aliados experincia do autor, a


metodologia prope uma maneira mais amigvel de conceber um plano de
projetos, que traz rapidamente tona o modelo mental que temos dele. Seus
componentes esto agrupados em perguntas fundamentais (Por qu, O qu, Quem,
Como, Quando e Quanto), estabelecendo um protocolo de integrao que leva em
conta a teoria de gerenciamento de projetos.
A metodologia de planejamento de projeto inspirada em conceitos de
neurocincia, Desing Thinking e na experincia do professor Jose Finocchio em
consultoria e vivncias ao ministrar aulas de gerenciamento de projetos.
Ela ajuda a desenhar o modelo mental que temos do plano e permite visualizar suas
ligaes e dependncias em uma nica pgina. Para colocar a metodologia em prtica
possvel criar seu canvas utilizando apenas uma folha em formato grande (A1) e
alguns bloquinhos de post-it ou ainda baixar o nosso aplicativo mobile, disponvel
gratuitamente na Appsotre, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem utiliza
Android. E com uma televiso ou um projetor, onde voc projetar a url do Canvas,
todos os membros da sua equipe podero visualizar juntos o plano de projeto
(nesse vdeo explicamos a dinmica).
Porm, o grande benefcio do Canvas digital que no necessariamente os
participantes necessitam estar na mesma sala, todas as informaes ficam salvas
digitalmente e para quem utiliza o Project Builder possvel criar um projeto a partir
do seu Canvas.

A ideia da dinmica que o gerente de projetos coordene um brainstorming com os


membros de sua equipe e com o cliente para que todos construam o plano juntos,
tendo, ao mesmo tempo, uma viso conjunta sobre seus objetivos, fases, custos e
benefcios.
Na metodologia, os participantes preenchem um CANVAS colocando post nos 13
quadros que definem, resumidamente: Por que, O qu, Quem, Como, Quando e
Quanto. Estas so as perguntas certas para estruturar o seu planejamento.

Elementos da Metodologia

Canvas
a representao visual do plano de projeto. Nesse espao, o gerente de
projeto e sua equipe fazem o prottipo do modelo mental do projeto. muito
importante que o canvas seja preenchido com post-it para que possa ser
modificado quantas vezes for necessrio.

Perguntas Fundamentais
So perguntas que ajudam na construo do canvas . Essas informaes esto
divididas em 5 perguntas: Por qu? O qu? Quem? Como? Quando e Quanto?

Posts
So descries curtas escritas em post e que iro preencher cada componente
com as informaes do projeto.

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Perguntas Fundamentais

As perguntas fundamentais so as que definem seu projeto. Elas facilitam a


compreenso por seguir uma ordem que auxilia na organizao de sua concepo.
Em todo projeto temos sempre esse mesmo dilema. As duas primeiras perguntas
do cliente ou do patrocinador so: Quando? e Quanto?. Nesse ponto utilizar a
metodologia do PM Canvas pode ajudar muito a no responder essa pergunta, pelo
menos no de imediato. No Canvas elas so propositadamente deixadas por ltimo,
pois s podem ser respondidas corretamente aps ter chegado a outras definies.
medida que voc responde cada uma das pergunta fica mais fcil responder
seguinte. Por exemplo: para saber quais atividades fazem parte do seu projeto,
importante entender qual (ou quais) produto (s) voc est desenvolvendo. Por sua
vez, para saber a importncia dos produtos, fundamental ter a conscincia dos
benefcios que o seu projeto gera.

0 Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto usar o mnimo de palavras
possvel. O Pitch a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, voc
dever
resumir
seu
projeto
em
apenas
uma
frase.
Exemplo: escritrio de projetos rodando!

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Por qu?
Nesse ponto voc dever responder o porqu da realizao desse projeto. Se no
conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perder o sentido. Para
fundamentar a defesa do seu projeto importante analisar a situao atual da
empresa, identificando quais so as principais dores, que problemas esto
enfrentando com essas dores e quais necessidades preciso atender. Com o dever
de casa respondido, vamos aos post-its.

1 - Justificativa:
Coloque o problemas que a organizao atualmente enfrenta e quais necessidades
no so atendidas no momento.
Exemplo: projetos fora do padro, insatisfao do patrocinador, gerentes de
projetos gastam a maior parte do tempo apagando incndio, perda de faturamento,
perda de cliente.

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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique smart. Isso
significa:
Specific (especficos)
Measurable (mensurveis)
Attainable (atingveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizveis)
Exemplo: implantar o escritrio corporativo de projetos na empresa Acme,
responsvel por padronizar a gesto de projetos, capacitar os gerentes de projetos na
sua metodologia, dar suporte aos projetos estratgicos da empresa at 25 de janeiro
de 2014, gastando at R$ 80 mil.

3 - Benefcios:
Deve descrever o que a empresa conquistar aps a implantao do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliao da satisfao do cliente, reduo de
custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.

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O qu?
Quais necessidades sero atendidas? Nessa etapa sero listados que produtos,
servios ou resultados sero entregues ao final do projeto.

4 - Produto:
O produto o resultado final do projeto. Um projeto pode tambm gerar um servio
ou um resultado nico.
Exemplo: escritrio implantado e operando na empresa Acme.

5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (servio/resultado) precisa apresentar para ter
valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gesto de projetos, deve ter a metodologia padro
de gesto de projetos, deve ser aplicado o treinamento padro da metodologia de
gesto de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa
de encerramento no final do projeto.

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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o
gerente desse projeto.

6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos so os envolvidos que no esto subordinados ao gerente de
projeto.
Fatores externos que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gesto de projetos, fornecedor do Project Builder, diretorias
da Acme, gerentes funcionais da Acme.

7 - Equipe:
Todos os participantes que so responsveis por produzir as entregas do projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de
processos, instrutor.

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Como?
Nessa etapa respondemos como o trabalho ser entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, importante definir quais so as entregas e quem so
os responsveis, suas premissas e restries.

8 - Premissas:
So suposies dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que no esto sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vo aderir ao projeto, o Project Builder ser
implantado at 24 de dezembro de 2013.

9 - Grupos de entregas:
So os componentes concretos, mensurveis e tangveis que sero gerados pelo
projeto.
Exemplo:
Estratgia de implantao

Aplicao do Treinamento

Apresentao do Processo

Implantao do PB

Processo de GP

Festa de Encerramento

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10 - Restries:
Nesse quadro, sero descritas as limitaes do projeto, de qualquer natureza e origem,
que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Exemplo: os gerentes funcionais no podem se ausentar por mais de 8 horas de suas
funes, no poder ser gasto mais de 20% do oramento com servios externos, a
equipe de TI interna no dar suporte nova aplicao.

Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto ser concludo e quanto custar para a
organizao. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos dever dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do
projeto.

11 - Riscos:
Riscos so eventos futuros e incertos que tm relevncia para o projeto. Nessa etapa
identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos
buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerncia funcional no adere ao mtodo de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantao do software.

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12 - Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vo ocorrer as entregas do grupo de entregas. A
metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 perodos
definidos pela equipe do projeto.

13 - Custos:
Quanto ser gasto para concluir esse projeto? importante distribuir os custos pelos
grupos de entregas pr-definidos.
Exemplo:
1 R$ 800
2 R$ 2 mil
3 R$ 5 mil
4 R$ 1,2 mil
5 R$15 mil
6 R$ 4 mil

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A Dinmica

A dinmica de construo do CANVAS no tem papis pr-definidos, apenas


duas regras bsicas:
Deve ser feito em equipe;
Uma das pessoas deve ter conhecimentos bsicos de gesto de projetos.

A equipe ideal para construir um CANVAS:


Um gerente de projetos com conhecimentos na rea do projeto;
Um especialista de negcio;
Um especialista no processo de gesto de projetos da organizao que trabalhar
criticando o Canvas construdo de maneira positiva.
Para a dinmica, sero necessrios uma boa sala de reunio para a equipe se isolar e
os seguintes materiais:
Criando um Canvas com Post-it
a) folha A1 com o Project Model Canvas (Download aqui)
b) post-it grande (98,4x149)
c) fita crepe
d) canetas

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Criando um Canvas Digital


Para criar o seu Canvas utilizando o nosso aplicativo mobile ser necessrio que cada
participante baixe-o na App Store, para que utiliza IOS, ou na Google Play, para quem
utiliza Android. Ter uma sala de reunio com uma TV ou um projetor, onde ser
projetado a url do Canvas, ajudar bastante na dinmica.
(nesse vdeo voc entender melhor). Porm, um dos grandes benefcios do Canvas
digital que no necessariamente os participantes necessitam estar na mesma sala,
todas as informaes ficam salvas digitalmente e para quem utiliza o Project Builder,
possvel criar um projeto a partir do seu Canvas.

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Como implementar a
metodologia

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Se voc est pensando em implantar a metodologia do Project Model Canvas na sua


organizao importante que tenha ateno em alguns pontos. A grande maioria das
empresas se concentram no planejamento do sucesso da iniciativa, dando uma
ateno maior ao controle de seus oramentos, entregas, expectativas da alta gesto e
em chegar ao go-live no prazo. No entanto, apesar de dedicarem seus melhores
esforos ao gerenciamento de projetos, as taxas de fracasso permanecem elevadas.
Implantaes de metodologia de gesto de projetos, independente de qual sejam,
falham por diversas razes. Isso inclui a falta de compromisso dos executivos,
expectativas no realistas, definio de requisitos pobres, seleo de processos
inapropriados, lacunas entre a rotina implantada e os requisitos de negcios necessrios,
recursos inadequados no software de gesto de projetos adotado, oramentos que no
correspondem a realidade, a m gesto do projeto (subestimando o impacto da
mudana), a falta de formao e educao, e por ltimo, mas no menos importante a
m comunicao.
Listamos alguns passos importantes para voc seguir ao implementar a
metodologia do PM Canvas na sua empresa.
Crie um PM Canvas de garantia de sucesso
J falamos sobre como planejar a implantao de um escritrio de projetos com o
PM Canvas. Para a implantao ser bem-sucedida e entregue no prazo, no oramento e
com a aceitao do cliente, fundamental criar um Canvas de garantia de sucesso. De
maneira colaborativa como parte de uma implementao de uma metodologia em
grande escala.

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Padronize processos
Parte da implantao de uma metodologia de gesto de projetos est na
padronizao dos processos, buscando simplificar e otimizar a rotina. A primeira coisa
que precisamos padronizar no ambiente de projetos so as nomenclaturas utilizadas na
gesto.
Alinhe os fluxos de trabalho
Voc precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente fluxos de trabalho para
assegurar uma padronizao na maneira como os projetos sero conduzidos em toda a
organizao. Entenda dependncias entre fluxos de trabalho durante o
desenvolvimento das atividades do projeto para garantir a alocao de recursos
prprios e cumprimento dos prazos dos projetos. Defina atividades obrigatrias como
kick-off, criao do canvas do projeto, marcos de aprovao de entregas e reunio de
encerramento. Uma maneira de facilitar o alinhamento de fluxo de trabalho utilizar
modelos de projeto, onde voc pode padronizar os pacotes de gerenciamento, ou at
mesmo todo o projeto. Aconselhamos nossos clientes a criar modelos de projetos
recorrentes ou ento criar pelo menos o pacote de gerenciamento que poder ser
includo separadamente em cada projeto.

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Juntamente com o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, o Gerente


de Projetos, o Product Owner e o Scrum Master podem realizar tambm as atividades
contidas nos seguintes processos:
Simplifique a priorizao e seleo de projetos
Existem algumas tcnicas para avaliao individual de propostas de projetos utilizadas
em diferentes metodologias, na literatura e aplicadas ao dia a dia das empresas, mas as
organizaes ainda tm dificuldades quando necessrio avaliar um grande conjunto
de projetos em carteira e definir rapidamente a prioridade de cada um deles.
Especialmente na rea de Tecnologia da Informao, onde a disputa por recursos
maior, muitos projetos so iniciados sem uma avaliao prvia de sua real contribuio
aos objetivos estratgicos do negcio. Uma forma adotar um mtodo simples e
efetivo na definio de uma lista priorizada de projetos a executar e na utilizao de
critrios de avaliao e indicadores que agrupam pesos e comparativos
Descreva os papis e responsabilidade
Uma das mais importantes definies no gerenciamento de um projeto so as
atribuies de papis e responsabilidades. Para que a colaborao funcione
perfeitamente fundamental definir e formalizar todo envolvimento e responsabilidade,
a fim de evitar dvidas e conflitos entre os membros da equipe.

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Crie uma comunicao Eficiente


Ter uma comunicao eficiente significa promover a integrao dos envolvidos
(stakeholders) do projeto em diferentes nveis, evitando a propagao de ideias e
conceitos equivocados a respeito das atividades e dos resultados do projeto, bem
como firmar a periodicidade em que um documento ser enviado e recebido. Se o
plano estimular o envolvimento e a participao dos interessados, sua eficincia ser
cada vez melhor. Neste aspecto um software de gesto de projetos pode facilitar a
distribuio e arquivamento dessas informaes. Uma funo interessante que o Project
Builder possui a permitir a configurao para cada usurio e projeto, assim como criar
notificaes programadas e associadas a projetos e atividade.

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Como usar o PM
CANVAS APP

13

Com o PM Canvas APP voc consegue construir um Canvas em tempo real, cada
usurio interagindo em seu prprio Smartphone. No aplicativo, o resultado pode ser
projetado tambm em tempo real ao longo da criao do Canvas, e ao final da
sesso, um PDF pode ser compartilhado com os stakeholders ou importado para o
Project Builder.
O PM Canvas APP permite que o Canvas seja construdo por times
geograficamente distribudos. Veja a seguir um passo a passo de como proceder.

1) Pea aos participantes que baixem gratuitamente o PM Canvas APP em seus


smartphones ou tablets, na App Store ou na Goolge Play.
2) Registre-se por e-mail ou pelo Facebook. Quando voc entrar pela primeira
vez no aplicativo, ele vai pedir seu nome e o e-mail base, pelo qual voc ser
convidado para participar dos projetos. Para usurios do Project Builder que
desejam fazer a importao, necessrio utilizar o mesmo e-mail do PB no
aplicativo.
Para quem optar pelo login via e-mail, o sistema enviar um e-mail de confirmao
com um nmero de autenticao, que dever ser inserido no aplicativo.

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3) Agende uma sesso com os participantes, marcando dia e hora de incio e


trmino. Para melhorar a experincia, se as pessoas no estiverem todas no mesmo
local, assegure-se que exista um canal de voz, como por exemplo o Skype,
conectando todos os participantes.
4) Cuide da logstica da(s) sala (s), por exemplo: garanta que exista um projetor ou
TV, para que todos possam visualizar em conjunto o Canvas sendo produzido em
tempo real (pode tambm ser numa tela grande de um micro).
5) Escolha um gerente de projeto facilitador da sesso. Entre na tela do APP e na
tela Canvas, clique em + no canto superior direito para criar um novo projeto.
O gerente de projeto escolhido vai propor um PITCH
uma frase que resume o projeto e criar esse projeto no
APP em seu aparelho.
Logo em seguida ele dever inserir os convidados
informando seus respectivos e-mails. Cada convidado
receber um e-mail de convite, e tambm o PITCH do
projeto criado, que aparecer automaticamente na lista do
Canvas de cada um dos participantes, basta eles
selecionarem o projeto e comearem a participar.

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Obs: Os projetos nos quais voc assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem
no topo da lista com o smbolo GP num crculo azul.
Quando voc estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada
post existe um cone de post-it. Este smbolo determina se o que foi digitado um
post vlido para ser publicado no Canvas do grupo ou apenas um comentrio
visvel a todos.
Ao selecionar um projeto voc vai se deparar
com uma lista dos 13 componentes do Canvas,
conforme mostrado na figura abaixo:

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Se aparecer uma bolinha vermelha com


nmero dentro, exibida ao lado de cada
componente, isso mostra o nmero de posts que
seus colegas de projetos j digitaram e voc ainda
no leu.
Se estiver selecionado o post-it vai ficar
amarelo e aparecer no Canvas que est sendo
construdo. Se no estiver selecionado o post fica
branco e no aparece no Canvas.

Para enviar o Canvas de modo que outras


pessoas possam visualiz-lo em tempo real, voc
deve mandar um link como neste modelo, que
criamos para a implantao de um PMO.
Se voc quiser projetar o Canvas, basta conectar o micro no projetor e abrir o
browser com o link enviado.

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Importando o Canvas para


o Project Builder

13

Que o canvas resolve a concepo de propostas de projetos dentro de uma


empresa no temos dvida. Agora, como podemos conectar a simplicidade do PM
Canvas com uma metodologia estruturada de PPM (Project Portfolio Management)
e elevar a organizao para um novo estgio de colaborao?
Project Portfolio Management (PPM) a gesto unificada dos processos,
metodologias e tecnologias utilizadas por gerentes de projetos, de uma companhia
ou de um escritrio de projetos (PMOs), para analisar e gerenciar de forma
centralizada os projetos, propostas de projetos e outros componentes associados
estratgia da empresa. O objetivo do PPM determinar a combinao ideal de
recursos, assim como coordenar a cronologia entre os diferentes projetos e
atividades para aumentar as chances de sucesso e o atingimento de metas
operacionais e financeiras de uma empresa, assim como cumprir as restries
impostas por clientes, objetivos de negcio, ou outros fatores externos.
Com o grande sucesso do PM Canvas APP e a grande demanda por utilizar o
aplicativo, disponvel para iPhone e Android, lanamos a integrao dele com o
Project Builder. Vamos explicar como levar seu Canvas para o Project Builder.

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Para importar o Canvas planejado para dentro do seu ambiente Project


Builder
basta
acessar
>
Projetos
>
Importao
PM
Canvas.
Neste momento o PB ir enviar um e-mail com um cdigo, ento basta informar
esse cdigo e confirmar a importao do seu Canvas. Feito isto, cada um dos 13
blocos alimentado dentro do Project Builder.

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Concluso

Concluso
Simplificar a concepo e tornar o planejamento de projetos mais fluido e
colaborativo fundamental para alcanar o sucesso na gesto de projetos. Dentre
todas as organizaes que se destacam na gesto de projetos e que apresentam
alta performance passaram pelo processo de ampliar esses atribuitos em sua
gesto de projetos.
Integrar o processo de PM Canvas ao gerenciamento de portflio um passo
importante para todas as companhias que buscam se destacar e se diferenciar em
seu mercado.
A metodologia no possui nenhum pr-requisito para sua implantao e pode
ser utilizada por qualquer empresa. Um prximo passo importante para
organizaes que se identificam com o canvas trabalhar a sua adoo tanto no
nvel ttico quanto no estratgico da empresa.

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Sobre a Project Builder


H mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar
empresas de diversos portesa entender e aproveitar os benefcios da Gesto de
Projetos,
conseguindo
assim
atingir
a
alta
performance
em seus negcios. Para isto, trabalhamos trs formas principais:
Nossa soluo, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de
gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensvel para o
ganho de eficincia e a alta performance em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementao da Gesto de
Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria baseadas nesta metodologia para o
uso efetivo do Project Builder.
Produzimos muito contedo educativo na rea de Gesto de Projetos, estratgia
e desenvolvimento de produto. Eles so disponibilizados como posts no blog,
eBooks, Webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa soluo atravs de uma
demonstrao por vdeo ou realize um teste gratuito!

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Para colocar as dicas em prtica, esteja atento s novidades


em se tratando de defnio de indicadores de desempenho,
alm de contar com softwares ecientes e uma equipe bem
treinada.
Ultilize o Project Builder gratutamente por 15 dias e veja como
sua simplicidade pode ajudar a promover uma mudana na sua
empresa.

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