Aula 08- Arquivos e Tcnicas de

Arquivamento

Arquivo o conjunto de
documentos que,
independentemente da natureza ou
do suporte, so reunidos por
acumulao ao longo das atividades
de pessoas fsicas ou jurdicas,
pblicas ou privadas.

Arquivo tambm pode ser definido

como
a
entidade
ou
rgo
administrativo
responsvel
pela
custdia, pelo tratamento documental
e pela utilizao dos arquivos sob sua
jurisdio.
ARQUIVO
tambm

conhecido como mvel ou armrio que

guarda documentos

O arquivo um importante instrumento para

controlar a administrao de qualquer
empresa. Toda atividade em seu
empreendimento gera documentos que
devero ser conservados como comprovantes.
Organizar documentos a mesma coisa que
organizar a empresa, sem exageros. Um erro
comum nas administraes o de tratar o
arquivo da empresa como um mero depsito
de documentos, quando na verdade o arquivo
um centro ativo de informaes.

UM ARQUIVO BEM PENSADO E

ORGANIZADO SERVE PARA:

REVELAR O QUE J FOI FEITO E OS

RESULTADOS OBTIDOS
REVELAR O QUE EST PARA SER FEITO
DIMINUIR A DUPLICIDADE DE TRABALHO

EVITAR REPETIES DESNECESSRIAS DE

EXPERINCIAS
EVITAR IMPROVISOS E INADEQUAES
ENCONTRAR BONS PARCEIROS E
FORNECEDORES

AVALIAR O EMPREENDIMENTO POR

PARTES
AVALIAR O EMPREENDIMENTO COM UM
TODO

TIPOS DE ARQUIVOS

 PBLICOS
(FEDERAL, ESTADUAL,
MUNICIPAL);

 INSTITUCIONAIS
(ESCOLAS, IGREJAS
SOCIEDADES, CLUBES,
ASSOCIAES);

 COMERCIAIS
(EMPRESAS,
CORPORAES,
COMPANHIAS) ;E

 PESSOAIS (FOTOS
DE FAMLIA,
CARTAS, ORIGINAIS
DE TRABALHOS
ETC)

OS ARQUIVOS EXISTEM
BASICAMENTE POR DOIS BONS
MOTIVOS:

1. AS EXIGNCIAS DA 2
LEGISLAO PBLICA
2. ORGANIZAO
INTERNA DA EMPRESA.

OS PRINCPIOS
BSICOS PARA
COMEAR
ARQUIVAR SO:

A CLASSIFICAO DOS TIPOS DE

DOCUMENTOS;
A CODIFICAO, QUE PODE SER
ALFABTICA OU NUMRICA;

MISTURANDO VRIAS TCNICAS QUE

ADQUIRIMOS COM O TEMPO, VOU
DISPONIBILIZAR PARA SEU USO A LGICA DE
ARQUIVAMENTO ABAIXO, ONDE CADA
NMERO PODE SER CONSIDERADO COMO
UMA PASTA QUE DEVE SER CRIADA EM SEU
ARQUIVO, MESMO QUE DE INCIO ELA FIQUE
VAZIA.

01.00 PLANO DE NEGCIOS.

DOCUMENTO RESPONSVEL POR
RESPONDER OS COMO, ONDE, QUANDO
E PORQUS DA EMPRESA, PRECISA SER O
PRIMEIRO PASSO EM DIREO AOS
OBJETIVOS DO EMPREENDEDOR. DEVE
SER ARQUIVADO NA PASTA NMERO 1.

02.00 ATIVIDADES OPERACIONAIS.

PASTA ONDE SERO ARQUIVADOS OS
FLUXOGRAMAS QUE MOSTRAM COMO SO E
COMO DEVERO SER FEITAS AS TAREFAS
RELACIONADAS A PRODUO,
COMERCIALIZAO E PRESTAO DE
SERVIOS QUE A EMPRESA PRATICA.

03.00 PRODUTOS.
DADOS COMO PREOS, CUSTOS,
PESO, ETC DEVEM FICAR NESTA
PASTA. SE A EMPRESA J TIVER UM
SISTEMA INFORMATIZADO PARA
ARMAZENAGEM E MANUSEIO, ESTA
PASTA PODE SER USADA PARA
ARQUIVO DE FOLDER OU OUTRO
MATERIAL IMPRESSO.

04.00 ESTRATGIAS DE MARKETING.

ONDE FICARO GUARDADAS AS
PESQUISAS DE MERCADO, OS
MECANISMOS CRIADOS PARA
COMUNICAO COM O PBLICO ALVO,
OS PLANOS ESTRATGICOS DE
PAGAMENTO, O PLANEJAMENTO VISUAL
DA EMPRESA, GARANTIAS, ETC

05.00 CLIENTES.
DADOS COMO NOME, TELEFONE,
ENDEREO, ETC DEVEM FICAR
NESTA PASTA. SE A EMPRESA J TEM
UM SISTEMA INFORMATIZADO PARA
ISSO, A PASTA DEVE SER USADA PARA
INFORMAES GERAIS COMO LIMITE
DE CRDITO E CONTROLES DE
PAGAMENTO.

06.00 FORNECEDORES.
DADOS COMO NOME, TELEFONE, ENDEREO,
ETC DEVEM FICAR NESTA PASTA. SE A
EMPRESA J EST INFORMATIZADA PARA ISSO,
A PASTA DEVE SER USADA PARA GUARDAR AS
DUPLICATAS PAGAS, JUNTO COM SUAS
RESPECTIVAS NOTAS FISCAIS.

07.00 FINANCEIRO.
AQUI DEVEM SER GUARDADOS O FLUXO DE
CAIXA DO EMPREENDEDOR, CONTAS A PAGAR,
CONTAS A RECEBER, RELAO DE CONTAS
VENCIDAS, BOLETOS DE RECEITAS E DESPESAS,
DOCUMENTOS DE BANCOS, O FLUXO
FINANCEIRO. CRIAR UMA PASTA PARA CADA
COISA, COMO 07.01 PARA O FLUXO DE CAIXA.

08.00 TI.
PARA GUARDAR NOTAS FISCAIS DE MQUINAS,
PEAS, SOFTWARES, CONTRATOS COM
EMPRESAS DE HARDWARE E SOFTWARE,
REGISTROS DE PROGRAMAS, ETC DEVE-SE
CRIAR UMA PASTA PARA CADA COISA, COMO
08.01 PARA NOTAS DE HARDWARE E ASSIM
POR DIANTE.

09.00 RECURSOS HUMANOS.

PARA GUARDAR O PLANO DE CARREIRA E
CARGOS, REGIMENTO INTERNO, CURRCULOS
EM PERSPECTIVA, PESQUISA DE
ANTECEDENTES, FOLHA DE PAGAMENTO DE
AUTNOMOS, O PRONTURIOS DOS
FUNCIONRIOS, CONTRIBUIES DA EMPRESA
(INSS)

10.00 SETOR JURDICO. ONDE DEVEM SER

GUARDADOS OS CONTROLES COM
PROBLEMAS JURDICOS DE DVIDAS VENCIDAS
COM FORNECEDORES, CRDITOS A RECEBER
VENCIDOS DE CLIENTES, PROCESSOS A FAVOR
E CONTRA A EMPRESA. SEMPRE MANTENDO
CADA COISA EM UMA SUBPASTA.

11.00 DIRETORIA E GERENTES.

ONDE DEVEM SER GUARDADOS SEUS
RESPECTIVOS PRONTURIOS,
PLANEJAMENTO DE PR-LABORE,
RECIBOS DE PAGAMENTO, FRIAS,
CHECKLIST DAS TAREFAS A SEREM
REALIZADAS DIARIAMENTE. UMA PASTA
PARA CADA PESSOA.

12.00 BRAINSTORM. OS
RESULTADOS E ATAS DE REUNIES
PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS E
CRIAR IDIAS COM SCIOS,
DIRETORES, GERENTES,
FUNCIONRIOS E CLIENTES. IDIAS
DO CADERNINHO PESSOAL, IDIAS
DE OUTRAS REUNIES, ETC

13.00 MATERIAL DE TREINAMENTO.

TODO O MATERIAL DE TREINAMENTO
COMPRADO OU CRIADO DENTRO DA
PRPRIA EMPRESA DEVEM SER GUARDADOS
NESTA PASTA. CRIE UMA PASTA PARA
VDEOS, OUTRA PARA APOSTILAS, OUTRA
PARA CDS DE UDIO E ASSIM POR DIANTE.

14.00 ARQUIVO MORTO E IMPOSTOS.

CONTROLE DAS NOTAS FISCAIS J
CONTABILIZADAS, IMPOSTOS E ARQUIVO
MORTO, DECA, LIVRO DE INVENTRIO,
SIMPLES, NOTAS DO ATIVO FIXO, GUIAS
DE RECOLHIMENTO, LIVRO DE INSPEO
DO TRABALHO, RECIBOS DE PAGAMENTO
DO IRPF, ETC

15.00 CUSTOS FIXOS.

ALUGUEL, LUZ, GUA, TELEFONE,
HONORRIOS DO CONTADOR, FOLHA DE
PAGAMENTO, INSS, FGTS, HONORRIOS DO
ADVOGADO, CONDOMNIO, VALE
TRANSPORTE, VALE REFEIO, LEASING DO
CARRO, ETC DEVEM SER ARQUIVADOS CADA
UM EM SUA PASTA.

16.00 ARQUIVO VIVO.

NOTAS DE VENDAS, COMPRAS, ATIVO FIXO, DE
DESPESA DE MARKETING, PRODUO, IMPOSTOS
PAGOS, DESPESAS ADMINISTRATIVAS, ETC A
DIFERENA DESSA PASTA QUE APS OS
DOCUMENTOS SEREM CONTABILIZADOS ELES
MIGRAM PARA SUAS RESPECTIVAS PASTAS J
LISTADAS ACIMA. POR EXEMPLO, AS NOTAS COM
DESPESAS ADMINISTRATIVAS MIGRAM PARA A
PASTA 06.00 (FORNECEDORES).

16.01 POSSVEIS PARCERIAS.

DURANTE O DIA A EMPRESA RECEBE
MUITOS PAPIS, DOCUMENTOS E E-MAILS
DE PROPOSTAS COMERCIAIS, PARCERIAS,
REPRESENTAES, ETC INSTRUA OS
FUNCIONRIOS A NO JOGAR NADA FORA.
GUARDE OS DOCUMENTOS NESTA PASTA
PARA ANLISE.

16.02 CARTES DE VISITA.

COLECIONE OS CARTES DE VISITAS
RECEBIDOS DURANTE EVENTOS, PALESTRAS,
ENCONTROS DE NEGCIOS E OUTROS
EVENTOS SOCIAIS. LEMBRE-SE DE ANEXAR
JUNTO
COM OS CARTES, UMA BREVE DESCRIO DE
COMO FOI O ENCONTRO PARA VOC SE
LEMBRAR DAS PESSOAS DEPOIS.

16.03 AGENDA E CADERNINHO.

UM LOCAL SEGURO PARA GUARDAR SUA
AGENDA E AS ANOTAES DO
CADERNINHO QUE TODO EMPREENDEDOR
ANTENADO TEM. UMA EXCELENTE
MANEIRA DE NO DEIXAR ESCAPAR UMA
NICA IDIA SEQUER.