101 refuzati politicos participarea la interviu. De asemenea, daca persoana invitat& considera cd nu are o dictie bund sau cd nu este suficient de telegenicd, ea va refuwza participarea si va recomanda un alt membru al organizatie, de preferinta de rang egal. 2. Tehnici ale interventiilor in audiovizual Interventiile [a radio sau la televiziune pot fi in direct sau inregistrate. O interventie istratd are avantajul c, atunci cénd apar momente nedorite (balbdicli, pauze prea lungi, reluat ale aceleiasi formule etc.). se poate reface inregistrarea. Ea are ins dezavantajul c8, in timpul motajului din redactie, anumite pasaje pot fi scoase sau trunchiate. Interventiile in direct ofer’ avantajul difuzarii integrale a mesajelor reprezentantului organizatiei, dar au dezavantajul ci redau si erorile de pronuntie sau de comportament. La radio, interventiile in direct pot fi ficute (la solicitarea redacfiei) si prin telefon, in situafii de maxima urgent. Interviurile pot fi plasate in cadrul emisiunilor de stir, al reportajelor scurte din jumalele de actualitifi sau al reportajelor ample din emisiumile de tip magazin, al dezbaterilor Sau al unor talk-show-uri Un loc aparte in aceasta configuratie il ocupa interviurile in reportajele din cadrul emisiunilor de stiri, in aceste reportaje existd fie 0 alternanta, fie 0 suprapunere intre imaginile si declaratiile persoanelor intervievate; in timpul unui reportaj pot fi reproduse declarafile @ tre-patra persoane, fiecare avand la dispozitie 15-20 de secunde, in acest tip de interviu, raspunsurile trebuie sa fie extrem de scurte si foarte directe. Dac declaratia reprezentantului organizatiei este prea lung’, la montaj vor fi tiate anumite pasaje sie posibil ca acestea si contind tocmai elementele--cheie ale mesajului, Pe de alta parte, reportajul este construit in jurul unei idei principale, astfel incdt raspunsul va trebui si se inscrie in cadrele acestei ide In lucraile de specialitate (vezi C. Howard, W. Mathews, 1985, pp. 94-102; C. Daroy et alii, 1990, pp. 77-81) apar numeroase sfaturi practice referitoare la strategiile pe care trebuie s& le adopte persoana ce acorda un interviu. Sinteti ceterogene, putem spune c& sfaturile in cauza se refers la trei mari teme 2.1. Pregtitirea interviudui a) Caulati si identificati cele doui-trei idei principale pe care dorifi si le incercati sA gasiti formulati concise si memorabile pentru fiecare dintre ele ; puneti aceste idei in forma serisd,recitif-le de mai multe ori si gnditi-va dacd una dintre ele v-ar impresiona sub forma unui tit de articol sau de stire audiovizuald (daci nu sunteti multumit, incercati s& le scurtati sau s& le simplificati, avand in minte formula lui Winston Churchill: .Cuvintele scurte sunt cele mai bune, iar cuvintele uzuale scurte sunt si mai bune"’). ) Dupa ce v-ati clarificat ideile, rostifi cu glas tare pasajele pe care le considerati mai importante : verificati dacd formulitile care ,sunau' bine in seris (altfel spus, citite in gnd) au aceeasi forfa atunci cénd sunt spuse cu voce tare; nu este indicat sé aveti un debit prea mare al cuvintele se suprapun unele peste celelalte si fac dificila infelegerea mesajului pe care doriti sa il transmiteti ©) Documentafi-va asupra opiniilor formulate de alfi specialisti intervievali asupra acelorasi probleme: folosind datele din fisierul de presi al organizatiei dumneavoastr3, fncercafi si aflafi cit mai multe lucruri despre stilul jumalistic si despre modul de acfiune al persoanei care va ia interviul. d) Dupa ce afi aflat de la ce institujie de pres este reporterul respectiv, cdutati date relevante despre audienta specifica acelui ongan de pres (consultind fie fisierul de presa, fie lucrari de specialitate); desi vorbiti cu ziaristul ce se afla in fata dumneavoastr’, de fapt va adresafi unor oameni care citesc ziarul ori revista sau urmaresc programele de radio si televiziune, iar acestia sunt clientii, salariatii, electoratul sau sustingtorii organizatiei pe care 0 reprezentaf;intrebafi-va intotdeauna ce ecou ar putea avea cuvintele dumneavoastra in sutetele lor; chiar daca trebuie si va adaptati vocabularul si tonul pentru a fipe acecasi lungime de und cu acest public, nu subestimafi niciodatd inteligenta si bunul-simg al celor ce va urmiresc.102 e) Simulafi mai multe situafii de interviu cu ajutorul reprezentantilor biroului de presi. £) Refuzafi interviul (in mod politicos si pe baza unor argumente solide) dacd nu aveti nimic de spus, daci nu puteti sau nu vreti si va pronunfafi in legaturé cu problema aflata pe ordinea de zi a celor care vi-l solicita. 2.2. Interactiumea cu jurnaligti a) Adresati-va direct, folosind numele sau prenumele celui care va ia interviul; daca textul apare in presa scrisd, un asemenea mod de adresare reprezint o forma de curtoazie; daca el este destinat emisiunilor din audiovizual, adresarea directa intireste senzatia de comunicare gi de spontaneitate. 'b) Raspundetiintrebarilor simple prin cuvinte simple: raspunsurile scurte si directe sunt mai bune decat cele lungi gi pe ocolite” ; acest lucru e deosebit de important pentru interviurile de televiziune, unde, de obicei, timpul este masurat si nu trebuie irosit prin efizziuni verbale inutile. c) Raspundeti la persoana I, diateza activa: reporterul gi oamenii stiu c& reprezentati © anumita organizafic, dar doresc 4 cunoasca valorile institufiei respective, personalizate de liderul sau de purtitorul ei de cuvént (,cu cred..." este mult mai convingitor decat .se crede " sau ,noi credem ci.."); nu uilati cl interviul este diferit de o declaratie de pres sau de un raspuns dat in timpul unei conferinte de presi. d) Nu incercati sa teatralizafi rispunsurile - un bun comunicator nu este in mod necesar un bun actor; mentinefi un tonus ridicat al discursului si feriti-va sa lisafi mari pauze intre intrebare si rispuns : acestea ar putea sugera o lips de interes sau de convingere, un punet slab sau o incercare de a ascunde anumite lucruri. ) Pastrafi-va intotdeauna calmul, chiar dacd trebuie si rispundeti unor intrebiri dezagreabile; nu folositi un ton caustic, agresiv sau suficient pentru a contracara asemenea intrebari; nu intrerupeti niciodati jumnalistul care tocmai formuleaz o intrebare neplicuti: acest gest intempestiv creeazi o senzatie de vinovatie si de vulnerabilitate, 4) Nu permiteti niciodatd jumalistilor si va atribuie anumite fraze sau cuvinte pe care nu le-afirostit: fifi in garda ori de cite ori auziti formule precum ,,vrefi si spuneti au prin aceasta sugerati ci..." ; este bine si raspundeti (daca subiectul este controversat) folosind cuvintele dumneavoastra, nu pe cele ale reporierului; daca simfifi ci este necesar, negati in mod explicit (dar politicos) intrebarea, folosind ‘un cuvant cu sens opus celui din formularea gazetarului si precizéndu-va in acest fel mai exact pozitia fata de tema respectiv’. g) Nu le intrafi in polemica directa cu jurnalistul - in felul acesta, pierdeti din timpul alocat interviului (transmiteti mai pufine informnatii utile despre organizafia dumneavoastrd) $i creati o relatie conflictual cu jumalistul, relatie care nu va poate fi folositoare. h) Nu rispundeti la intrebari ,ipotetice" (,dacd ar fi si... ce afi face 2"); din contra, incercati si le particularizati si si le adaptati situatiei concrete in care sau referitor la care acordati interviul. 2.3. Continual interviudui a) Plasai cele mai importante idei la inceputul fiecdrui rispuns - aici cle vizibile si graitoare; acest lucru este deosebit de important pentru interviurile de televiziune, unde criza de timp predispune la tiierea secventelor care contin fraze lungi si se afla plasate la sfirsitul rispunsului, ) Cautafi formulele care ,umanizeazi" domeniul abordat: exprimarile ,,tehniciste" nu sunt pe infelesul publicului larg si pot bloca accesul oamenilor la continutul major al mesajelor dumneavoastra; in acelasi timp, evitati sa folositi expresii de argou, care, prin caracterul lor prea popular, au acelasi efect ca si cuvintele cu un continut strict tehnic (in acest sens. este citat rispunsul lui Lee lacocca, pregedintele corporatiei Crysler, care, find intrebat de reporterul NBC Garrick Utley ce poate spune despre fuziunea firmei sale cu o alta si daca aceasti cisitorie va avea loc, a raspuns: ,.Nu stiul ce si spun despre cisatorie, dar pot sd spun cd ne-am sirutat").103 c) Folositi un stil de exprimare apropiat de limbajul conversafional; formularile trebuie si fie directe si clare; rotunjiti cifrele astfel incat s& va fie usor si le comunicati. d) Nu fifi stinjenii daca nu aveti la indemana toate detaliile sau cifrele necesare ~ spuneti-i reporterului ca ii veti transmite in cel mai scurt timp posibil aceste date prin biroul de pres e) Prezentati date corecte in rispunsurile dumneavoastra si nu mintiti niciodata; poate cA il veti putea pacali o data sau de doud ori pe gazetar, dar, mai devreme sau mai tarziu, adevarul va iesi la iveala ; in acest caz, nu numai imaginea dumneavoastra va fi afectatd, ci gi (sau poate mai ales) imaginea institutiei pe care o reprezentati. In cazul interviurilor acordate pentru televiziune, specificitatea canalului va obliga la céteva precautii suplimentare. Nu trebuie sA uitati cd televiziunea este un mediu vizual prin excelent, in care ceea ce vid ochii e adeseori mai important decat ceea ce aud urechile, in plus, camera de Iuat vederi, in special prin prim-planuri, amplifica orice detaliu; de aceea gesturile si finuta vestimentara trebuie controlate cu grija. a) Atentic la alegerea garderobei: nu va imbracati cu un costum sau cu un taior de culoare deschisa in combinajie cu o cémasa alba -contrastele se estompeaza si dau 0 imagine stearsd; evitati, de asemenea, combinatiile ee contrastante: cmasa alba, costum (compleu) negru; nu va impodobifi cu bijuter ii sclipitoare : ele vor reflecta Tumina si vor dstrage atenia publiculu nu trebuie sa refuzatt machiajul dinainte de aparitia televizaté - acesta ascunde picaturile de transpiratie si cearcdnele; in schimb, femeile trebuie si evite machiajul violent, care di efecte vizuale negative. _b) Alegefi cu atenfie cadrul in care va avea loc interviul: dacd optafi pentru sediul va care ar fi locul cel mai semnificativ (in raport cu tema interviului; evitati si apdreti sistematic in spatele biroului dumneavoastri, golit de toate obiectele pe care le avefi la indemana in mod obisnuit, deoarece asemenea ipostaze sunt impersonale, reci, cu un slab potential de comunicare. ©) Nu uitafi si inchideti telefonul (mobil sau fix) pe durata interviului miasuri ca usa de la biroul dumneavoastra si nu fie deschisa in mod repetat de catre persoane inoportune. d) Daca interviul are loc in studioul de televiziune (situatie recomandata de multi specialist), utafi sd ajungeti mai devreme pentru a vi putea familiariza cu studioul, a preciza cdteva ,regult ale jocului” cu realizatorul emisiunii si cu reporterul, a va pregsti pentru inceperea discutiel ©) In timpul interviului, nu uitafi sa va controlafi permanent finuta corporal: a va comod in scaun sau in fotoliu, astfel incat si va putefi intoarce citre reporter sau citre camera de luat vederi; in general, trebuie s4 mentineti privirea afintita cdtre cel care vi intervieveazi; veti privi direct in camera (altfel spus, direct catre cei care urmarese emisiunea) numai atunci cand aveti de facut o declaratie ce se adreseaza direct publicului, fara a mai fi necesara interventia jumalistului; incercati si evitati gesturile excesive (datul din miini, migedrile bruste ale picioarelor, intoarcerile neasteptate), dar si pozitile prea imobile; feriti-va de micile ticuri ce pot provoca efecte hilare (scdrpinatul in par sau pe nas, bafaitul din picior, frecarea barbiei, jocul cu stiloul sau cu alte mici obiecte etc.) £) Nu uitafi cd suntefi, in permanent, in fata unei camere de luat vederi: in aceasta situatie nu existd declaratii off the record: tot ceca ce spuneti sau faceti poate fi folosit la editarea materialului, chiar gi micul dialog de ,,incalzire" care preceda intrebarile propriu-zise. Larindul lor, interviurile pentru radio impun anumite norme de comportament, poate mai putin constrngitoare, dar nu mai putin importante. a) Deoarece majoritatea interviurilor sunt inregistrate in prealabil si montate ulterior in studioul de radio, este bine s& cunoasteti durata emisiunii, pentru a nu va extinde dincolo de timpul alocat: in aceste situatii, montajul din studio poate si conduca la disparitia unor pasaje pe care le considerati importante. b) Folositi un stil incisiv si acrosant: oamenii urmaresc emisiunile de radio in timp ce indeplinese alte activitati; de aceea, trebuie si le atrageti atentia gi sd le-o mentineti treazi jn permanenta.104 ntrolaji-va dictia si timbrul: aceste elemente concrete pot atrage sau pot indeparta 4) Chiar daca ati pregatit in scris anumite rispunsuri, nu le cititi ca atare : transpuse in comunicare radiofonicd, textele concepute pentru lectura .,in gand” suna fals : incercati ca, pe marginea celor scrise, si improvizafi, ca si cum afi discuta chestiunea respectiva cu persoana apropiati ¢) Nu miscafi hartiile sau alte obiecte de pe biroul dumneavoastra, nu batefi darabana cu degetul in birou si nu va jucati cu cheile, cu creioanele sau cu alte lucruri aflate la indemana: microfoanele sunt foarte sensibile, preiau toate zgomotele parazitare, iar acestea pot bruia sau chiar acoperi cele spuse de dumneavoastra. f) Daca vi se cere un interviu prin telefon, intr-o problema asupra cAreia nu sunte deplin edificafi, cerefi un timp de documentare; notafi intrebarile sau temele in discutie, reflectati asupra lor, strangeti informatiile necesare si apoi acordati interviul telefonic. g) incercafi si objinefi plasarea interviului dumneavoastra in cadrul intervalelor de maxima audientd (din perspectiva publicului-tintd al organizatiei pe care o reprezentati); cu politefe, pe baza unor argumente intemeiate pe cunoasterea publicului specific organiza negociati cu jumalistul momentul si pozitia in emisiune a interventiei dumneavoast’. Invitafia de a aparea la televiziune sau la radio reprezinta o oferta incitantd, pe care nu va vine prea usor s& 0 refuzati. Dorinta de a aparea pe ecran sau de a intra in viata celor care asculté trebuie temperati de o analiz atenta a problemei aflate in discutie, a intereselor si a mesajului pe care organizatia dumneavoastra doreste si-1 transmitd, a datelor de care dispuneti pentru a trata acea problema, a experientei si pregatirii pe care o avefi in ceea ce priveste comunicarea cu jumalisti De refinut: re{i informatii amanuntite referitoare la emisiunea pentru care sunteti solicitat. in aparitile din audiovizualtrebuie adoptat un ton destins, familiar, sincer; nu citi textele + Documentati-va, folosind revista presei, asupra temei aflate in discutie si asupra pozitiei altor personalitati; informafi-va, folosind figierele de pres, asupra atitudinii institutiei mass media sia jumalistului respectiv. + Adresati-va direct jurnalistului, folositi un stil direct, plasafi cele mai importante idei Ja inceput; nu intra in polemica, dar nu acceptati si va fie atribuite idei sau formulati care nu va apartin. VIZITA SI VOIAJUL DE PRESA 1. Caracteristici generale Vizita si voiajul de presa reprezint& alte tchnici de comunicare find, de fapt, extensii ale conferinfei de pres. Le vom prezenta impreuna deoarece ambele au ca obiectiv central deplasarca jumalistilor intr-un anumit loc (sediul unei organizatii, un santier, un spatiu in care : lanséazi un nou produs, o investtie de interes public etc), cu scopul de a-i face partasi la un eveniment sau de a li se prezenta cét mai multe informatii si de a le facilita intalniri gi105 discutii cu lideri sau cu alti membri ai unei organizatii. Deosebirea dintre cele dot actiuni provine din faptul cd la vizita de presi deplasarea se face in aceeasi localitate ; dureazi ‘teva ore, iar la voiaj deplasarea se face pe o distant mai mai (alte localitii, regiuni sau fri) gi pe o durat de timp mai mare (intre 2-3 zile pand la o sptimana). De cele mai multe ori, programul acesto evenimente cuprinde: - oreuniune de primire a invitatilor; ~ vizitarea obiectivului propus ; = conferinta de presi, care le permite jumalistilor s& obtina informati suplimentare. in consecint&, pasii parcurgi in organizarea unei conferinte de presi se regasese gi in organizarea unor astfel de evenimente; pe langi acestia, vor mai apirea ins’ si unele elemente specifice. in cele ce urmeazi, ma voi referi la voiajul de presi, pentru cd acesta este un ceveniment mai complex, care, pe Kinga vizita propriu-zisi, mai include si deplasarea si cazarea jumalistilor. Voiajul de presi este 0 calatorie la Schneider, 1990, p. 139). Ac sau un eveniment cu finalitate publictard ori un mijloc de a corupe gazetari, Jumalisti nu pot fi p: si deosebeasca informatia utili de elementele care tin de reclama saul propaganda. "Astfel, a devenit celebru voiajul organizat de Disney World din Florida in anul 1986, cu ocazia aniversirii a 15 ani de existent& (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 253). La eveniment, care a durat trei zile, au fost invitati 10.000 de jumalisti din presa scrisa si audiovizuali. Cu toate cd un numar atét de mare de jurnalisti au luat parte la acest voiaj, pufine mass-media au difuzat informafii despre eveniment. Se pare cA directorii acestor institufii au considerat cd jurnalistii nu au putut si-si pistreze obiectivitatea in legatura cu operatiumile lui Disney World in urma implicarii i atat de fastuos si costisitor. Autorii amintiti considera cd este impotriva codurilor etice ale Societatii de Relatii Publice din America (PRSA) si Societatii Jumalistilor Profesionisti din SUA (Sigma Delta Xi) si organizezi (ca specialist in relati publice) sis accepti (ca jumalist) voiajuri scumpe, mese ie scumpe, cadouri scumpe sau alte actiuni care au ca scop doar si impresioneze pres Lecfia oferta de exemplul de mai sus este ed reprezentantii presei ar trebui si aiba o ‘cump: lor. In plus, liderit institutiilor gi rela ii publice trebuie si infelega faptul c&, pentru jurnalisti, voiajul de presa este 0 investitie de timp - de aceea, evenimentul trebuie si fie la indiltimea asteptirilor profesionale ale reprezentantilor mass-media. ‘Voiajul de presi se organizeazi numai in cazul cénd suntem convinsi cd el este singurul mod in care putem furniza informatii complete. J. Deschepper (1990, p. 91) si C. Schneider (1990, p. 139) subliniaz motivele care pot indreptiti organizarea voiajului de pres: ~ informatia pe care dorim si o fumnizim este absolut nou’, de interes pentru presa generalist sau specializatd (nu trebuie s& uitém faptul cd nu tot cea ce considera liderii organizatiei c& este interesant e important si prezinta interes pentru presi); - informatia este legati de un anumit loc si nu poate fi prezentatt complet decat acolo (sediul unei fabrici noi, ateliere dotate cu echipamente ultramodeme, un centru istoric proaspiit renovat ete.); ~ informatia este de un produs sau eveniment a cérui prezentare nu se poate in alt parte (lansarea la api a unui vas de croaziera, lansarea la Atena a unei colectii de modi inspirate din arta Greciei antice, lansarea noului model al autoturismului Dacia X90 la sediul Renault din Paris etc.), De asemenea, nu trebuie neglijat faptul cd voiajul de presi ne ajuti si explicim mai bine datele pe care dorim sa le difuzim si, in plus, are puterea de a sensibiliza reprezentantii presei, in acelasi timp, acest eveniment le oferd jumalisilor, specialisilor in relatii publice si repre~ zentanjilor organizatiei posibilitatea de a peirece mai mult timp impreund, de a se cunoaste mai bine si de a inchega relatii profesionale bazate pe incredere reciproca.106 2. Etape preliminare Voiajul de presi este o actiune de comunicare extrem de complex, care trebuie gandit planificati, organizati cu cea mai mare atenfie si cu mult timp inainte. $i aceasta pentru cd 0 eroare, oricét de micd, poate transforma evenimentul dintr-o sursi de prestigiu intr-un dezastru Daca voiajul este bine organizat, jumalistii rman cu amintirea unei primiri calduroase, a unei vizite bogate in informatii, a unor discufii interesante cu persoane autorizate: ei se intore in redactii cu ,tolba" plind de informatii utile, obtinute la fata locului, din observatii, din dialoguri sau din dosarul de presi, in acelasi timp, orice detaliu uitat poate si schimbe total buna impresie creat pnd atunci: spre exemplu, o vizitd la o fabricd de bere nou-deschisd intr un oras din provincie s-a transformat intr-o nereusita pentru organizatori, pentru c& acestia, dup’ ce au condus jurmalistii in sectia in care fermenta si se producea berea, dotati cu utilaje de ultima generafie, i-au dus si in sectia de etichetare, unde nu_fuseser’ inca instalate echipamentele modeme deja cumpairate si unde totul se ficea manual; chiar daca jumalistilor Je-au fost ardtate echipamentele ce urmau si intre in functiune peste céteva zile, dintre toate lucrurile vazute in timpul vizitei lor nu le-a rimas in memorie decat imaginea femeilor care lipeau mecanic etichete pe sticle. {In organizarea unui astfel de eveniment se parcurg mai multe etape importante: stabilirea subiectului, obfinerea acordului de principiu, calcularea bugetului estimativ. 2.1, Stabilirea subiectului Primul pas consti in stabilirea cu precizie a subiectului voiajului de prest; specialistii in relatii publice trebuie si se asigure ci organizafia are ce si arate gi ce si comunice reprezentan{ilor mass-media. Din nefericire, exist situafii in care liderii organizatiei dorese neaparat (chiar dac3 nu au ce arita presci) si lanseze un asemenea eveniment, gandindu-se c& acesta ar fi un bun prilej de a-i imbuna" pe ziaristi in astfel de situafii sarcina specialistilor in relatii publice este extrem de dificild si delicata; de obicei, in primul moment ci vor incerca i demonstreze cd nu exista un subiect real pentru a organiza un voiaj de presa si cd riscul de a- i nemultumi pe jurnalisti este foarte mare; dacd nu vor reusi si convingd prin asemenea argumente, ei vor cduta si inventeze fel de fel de motive pentru a avea un subiect pe baza ciruia i poati organiza voiajul de presi. 2.2. Objinerea acordului de principiu ‘Al doilea pas consti in obtinerea acordului de principiu al conducerii organizatiei, prin prezentarea unor argumente solide, care si justifice inifiativa organizarii unui voiaj de pres3. Uneori, liderii organizatiei au atitudini diferite de cele ale specialistilor in relatii publice, iar acestia trebuie sa depund eforturi deosebite pentru a convinge conducerea sa ia o hotirére corecta din punctul de vedere al strategiilor de comunicare. Astfel, in unele cazuri, ei nu vad cu ochi buni un asemenea eveniment: fie le este teama de presa, fie se gindesc la costurile mari ale voiajului, fie pentru c& nu vor si arate ce au realizat, gandindu-se ci organizatiile concurente le vor copia ideile, in aceasta situafie, specialist’ in relatii publice vor incerca s& le demonstreze cat este de important ca jumalistii si se convinga ,pe viu" de transparenta organizatici, pe de o parte, si, pe de alta parte, sa se poati documenta, direct, la fafa locului, in felul acesta, juralistilor li se vor oferi suficiente date pentru a prezenta materiale ample, consistente, ceca ce va ajula organizatia si se fact mai bine cunoscut si si fie mai apreciati de publicul ei 23. Caleularea bugetului estimativ ‘Dupi ce a fost stabilit subiectul voiajului de pres gi dupa ce conducerea organizatiei gia dat acordul de principiu (care, e bine si nu uitim, nu presupune acordul fir rezerve. irevocabil), pasul urmétor consti in stabilirea bugetului, in acest scop, este nevoie de un calcul realist, ct mai exact, deoarece bugetul trebuie, la randul su, s& fie aprobat de conducerea organizatici; de fapt, de-abia dupa ce aceasta aproba bugetul, putem fi siguri ci am primit und’ verde pentru organizarea evenimentului, in majoritatea cazurilor, organizajia107 care inviti finanteaz cAlatoria si sejurul jurmalistilor. Aceste cheltuieli trebuie s& raman& ‘intre anumite limite rezonabile, in sensul c4 nu trebuie ales un hotel de cinci stele, nu trebuie organizate mese festive cu meniuri exagerate, la cele mai luxoase restaurante, nu trebuie platite convorbirile telefonice personale ale invitatilor, nu trebuie oferite tigari si bauturi fine intre mese etc. C. Darroy si colaboratorii sti (1990, p. 57) arati c& jumalistii englezi si americani, in numele independentei mass-media, prefer’ ca redactia si suporte costurile de deplasare si sejur; spre deosebire de ci, reprezentantii presei franceze accept ca plat ‘operite de organizatia care inviti, in Romania se pare c& s-a incetitenit practica acoperirii costurilor de cdtre organizatia care invitd jumalistii. Calculul bugetului trebuie sa fie facut cu multa responsabilitate. Astfel, trebuie si se tind seama de numarul jurnalistilor invitati, de perioada in care urmeaza si se deruleze evenimentul (prefurile la hoteluri difera de la un sezon la altul), de durata evenimentului, de mijloacele de transport alese, de cheltuielile legate de cazare si masi, de costurile materialelor destinate jurnalistilor (dosare de presi, brosuri, panouri, bannere, alte forme de afigaj). La acestea se poate adduga o sum pentru cheltuieli neprevazute: jurnalisti care, desi au infirmat participarea, anun{é in ultimul moment c& pot veni; anumite consumatii ale unor ziarigti sau telefoane date de ei, pe care au uitat" si le achite ; insigne sau alte si trebuie produse urgent pentru a ce toate solicitarile ete. 23.1. Stabilirea listei invitatilor © mare parte din buget se calculeazi inmuljind cheltuielile pentru un jumalist eu numirul total al invitatilor; ati reprezentanti ai presei vor participa la voiaj. Pentru a defini lista jumalistilor care urmeaz sa ia parte la eveniment, procedim ca si in cazul conferintei de pres: consultim figierele de presi. Dar, de aceast& dati, selectia va fi mult mai riguroasa. Vor fi invitati acei junalisti despre care putem presupune (finfnd seama de atitudinea si interesul manifestate fai de organizatie de-a lungul timpului) cd vor veni la eveniment. P. Bachmann (1994, p. 124) considera ci numérul invitatilor trebuie si fie invers proportional cu distanfa si cu numarul de zile de deplasare. Astfel, el propune s fie invitati 10-15 jurnalisti pentru un voiaj la mari distante (de obicei international), 15- 20 de jurnalisti pentru un voiaj intr-un punet indepartat al cina i 25-30 pentru o deplasare la o distant& rezonabild in fara. Lista invitafilor nu va include decat jurnalisti. Nu se invita reprezentanti ai altor organizatii sau oficialitati in acelasi timp cu presa; pentru acestia se va organiza o viziti separati. Nu uitafi si intocmifi o listi de rezerva, pentru a putea inlocui in timp util jumnalistii care anunfi c& nu vor putea lua parte la eveniment. 2.3.2. Alegerea perioadei si a duratei voiajului de preséi in alegerea perioadei trebuie si tinem seama de : a) anotimp - in timpul iemii si al veri, din pricina vacanjelor si concediilor, prefurile sunt ‘mai mari la hoteluri sila biletele de avion; b) perioadele defavorabile - momentele in care au loc evenimente incluse in calendarul national (zile nationale, comemorati, alte sirbatori), in cel religios sau in cel international (jocuri olimpice, campionate mondiale, vizite ale unor inalte oficialitati, arguri si expozitii internationale etc.) nu sunt recomandate pentru organizarea unor voiajuri, deoareve presa poate fi mobilizati in mediatizarea acelor evenimente si, in uncle cazuri, pot exista dificultati in procurarea biletelor de avion sau obfinerea locurilor de cazare, De aceea, este indicat si udm legatura cu cativa jumalisti, pentru a verifica dacd am ales bine perioada, dac ea nu se suprapune unor alte evenimente de interes pentru pres, ©) perioadele inadecvate unui voiaj - specialistii in relatii publice trebuie si studieze prognoza meteo si si evite plasarea evenimentului atunci cand sunt anunfate geruri si viscole, calduri caniculare sau ploi torenfiale care pot conduce la inundati.