Inventario Modelo Evalucion y Gestion

M od el o d e Evalu aci n y Gesti n
Equipa m ien to B iomdi co

Tecnolog a B iomd ica
1. INTRODUCCIN
En la actualidad la tecnologa en salud constituye uno de los componentes ms

complejos de todo sistema de atencin a la salud. Su nivel de utilizacin esta
ntimamente ligado al concepto de modernizacin de las instituciones prestadoras
de servicios de salud y al propsito del servicio, identificado con una entrega de
servicios de calidad. Basados en lo anterior, es generalmente aceptada la nocin
de que una buena instrumentacin tecnolgica guarda una relacin directa con la
operacin eficiente de las instituciones prestadoras de servicios de salud IPS -.
Se entiende por tecnologa de salud, cualquier mtodo usado por el recurso

humano del sector para promover la salud, prevenir y tratar las enfermedades y
mejorar la rehabilitacin y el cuidado mdico. Las tecnologas para la salud
incluyen los medicamentos, los dispositivos mdicos entre los cuales se incluye el
equipamiento biomdico, procedimientos mdicos y quirrgicos, as como los
sistemas de organizacin, administracin y soporte utilizados en la prevencin,
diagnstico y tratamiento de las enfermedades y la rehabilitacin de sus secuelas.
En consideracin a los grandes desarrollos tecnolgicos, en la ltima dcada,
donde el campo de la biotecnologa comprende todo lo relacionado a los recursos
genticos en ntima relacin con la biotica, se puede considerar a la
biotecnologa como un componente ms de la tecnologa de la salud.
El anlisis sistematizado de los desarrollos tecnolgicos y su introduccin en la

atencin en salud puede hacerse desde dos perspectivas que frecuentemente se
complementan: una la mdico cientfica y la otra la de los costos. Ello conduce,
por un lado, a definir con mucha precisin qu tecnologas son apropiadas en las
condiciones especficas de los pacientes en determinado modelo de atencin en
salud , es decir, hacer una medicina basada en evidencias tanto clnica como de
los procedimientos tecnolgicos; por otro lado, a incorporar el principio de
racionalizacin de costos, ya que la sociedad requiere hacer un uso eficiente de
los recursos destinados a la atencin mdica.
.
a
313

DEFINICIONES SOBRE TECNOLOGIAS EN SALUD
Evaluar una tecnologa en salud proporciona elementos que orientan la

toma de decisiones estratgicas relacionadas con la cobertura del
aseguramiento en salud o la asignacin de recursos, incluida la
adquisicin de equipos.
Se concibe como la
forma
integral
de
analizar las consecuencias
tcnicas,
econmicas, y sociales
del empleo de las
tecnologas en salud,
tanto en el corto como
en el largo plazo, as
como
sus
efectos
directos e indirectos,
deseados
y
no
deseados
Proceso
de
anlisis
estructurado y sistematico, basado en la
evidencia cientfica que
tiene en cuenta la
complejidad del entorno
social de salud en el
que dicho proceso tiene
luga r, y que valora la
seguridad, efectividad y
eficiencia de los procedimientos.
Proceso de valoracin
de la seguridad, eficacia,
efectividad y eficiencia,
de
las
tecnologas
correctamente seleccionadas y aplicadas por
profesionales
de
la
salud, en un entorno
adecuado y suficiente, lo
que exige la investigacin, anlisis, sntesis y
difusin de informacin
accesible.
La Evaluacin de las Tecnologas en Salud se concibe cada vez ms

como un proceso interdisciplinario y sistemtico de anlisis dirigido a
estimar el valor y la contribucin de cada tecnologa en salud para
mejorar la salud individual y colectiva, teniendo en cuenta su impacto
econmico y social. Es un proceso que tiene por objetivo el cambio
Estas definiciones precisan, amplan y complementan la definicin de la

Evaluacin de la Tecnolog a Biomdica adoptada por el Ministerio de la Proteccin
Social la cual se entiende como : El conjunto de procedimientos que permiten
establecer la calidad, el costo efectividad, la factibilidad, la conveniencia y
la aplicabilidad de una tecnologa para la prestacin de los servicios de
salud.
.
a
314

La implementacin de las metodologas de Evaluacin de la Tecnologa en Salud

en nuestro Sistema General de Seguridad Social en Salud, se ha enfocado
principalmente al rea de los medicamentos, en alguna medida al equipamiento
biomdico, en menor grado de avance a los procedimientos mdicos y quirrgicos
(guas y protocolos), y a los dispositivos mdicos.
Para los dispositivos mdicos, que con la entrada en vigencia del Decreto 4725 de
2005 incluye el equipamiento biomdico, con el diseo e implementacin del
Programa Nacional de Tecnovigilancia, se espera mejorar la proteccin de la salud
y la seguridad de los pacientes y usuarios de estas tecnologas, mediante la
identificacin, evaluacin y gestin de los reportes asociados a los problemas de
seguridad de estas tecnologas mdicas una vez salen al mercado. Es importante
resaltar que, como resultado de esta evaluacin, se deben implementar procesos
y procedimientos que disminuyan la probabilidad o el riesgo de que se produzcan
o repitan incidentes adversos asociados a su uso.
Especficamente, en el equipamiento biomdico se ha trabajado en identificar el

listado y revisin de los equipos mdicos existentes (Inventario Fsico Funcional),
y en correlacionar su disponibilidad con la gestin de la tecnologa, es decir, el
nivel de complejidad, organizacin y administracin de las instituciones
prestadoras de servicios de salud, la demanda generada por la morbilidad y
mortalidad, y sus costos.
El levantamiento del inventario fsico funcional del equipamiento biomdico, como

un componente de la evaluacin tecnolgica de este recurso, es fundamental
para el desarrollo integral de este proceso evaluativo. Dicho inventario debe
brindar el conocimiento de las caractersticas, grado de utilizacin y manejo de los
equipos mdicos disponibles para la prestacin de servicios de salud . Esta
informacin permitir analizar si los equipos mdicos introducidos y seleccionados
para la atencin en salud fue el resultado de la toma de una decisin estratgica
en el desarrollo de un sistema dirigido a la gestin de tecnologa.
Un aspecto importante de la Evaluacin de las Tecnologas en Salud es el anlisis

de pertinencia de la tecnologa a usar con respecto al modelo de atencin de la
.
a
315

institucin prestadora de servicios de salud, principalmente su capacidad

resolutiva en relacin con el perfil epidemiolgico de la poblacin por atender.
En otras etapas ms especficas, la Evaluacin de las Tecnologas en Salud en
relacin al equipamiento biomdico incorpora en el estudio la informacin
bibliogrfica de las evaluaciones de estos dispositivo s por los propios fabricantes
(normas internacionales de buenas prcticas de manufactura), o por las
estructuras de gobierno de los diferentes pases y la documentacin de emisin de
permisos de fabricacin y distribucin, as como de agencias de evaluacin de
estas tecnologas. Esto se complementa con la evaluacin de las instalaciones
necesarias para su uso, de los presupuestos para cubrir los costos del personal
profesional y tcnico, de los insumos de operacin, de mantenimiento, y las
provisiones para su reposicin de acuerdo con la vida til del dispositivo.
El Ministerio de la Proteccin Social, en este proceso ha tenido un grado de
avance que ha pasado por la difusin y asistencia tcnica a los funcionarios y
tcnicos, involucrados en la gestin de la tecnologa en el nivel nacional, territorial
e instituciones prestadoras de servicios de salud.
A nivel institucional se ha diseado e implementado la metodologa para el
levantamiento del inventario fsico funcional del equipamiento mdico, y un modelo
para su gestin y evaluacin el cual desarrollo el marco conceptual y normativo
de la tecnologa, tecnologa en salud, tecnologa biomdica, la metodologa de
evaluacin, un manual de asistencia tcnica, el Ciclo Administrativo y Gestin
equipamiento biomdico y las a lternativas adquisicin de este recurso tecnolgico.
El mencionado proceso se ha desarrollado en el marco de unas polticas
orientado a fortalecer la capacidad de gestin y evaluacin tecnolgica en las
Entidades Territoriales e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, a travs
del diseo y desarrollo de un programa especfico, el cual est enfocado a:
.
a
316

PROCESO
INTEGRAL DE
LA GESTIN Y
EVALUACIN
DE
TECNOLOGAS
DE SALUD
1.
GENERAR EL ANLISIS DE
EXISTENTE Y SUS RESULTADOS
LA
SITUACIN
2.
ELABORAR EL INFORME INSTITUCIONAL DE LA

SITUACIN DEL EQUIPO MDICO EXISTENTE
3.
IMPLEMENTAR LA ESTRATEGIA DE PRIORIZACIN

DE LAS NUEVAS TECNOLOGAS A INTRODUCIR.
4.
OBTENER E INCORPORAR INFORMACIN

INTERNACIONAL
5.
DISEAR NUEVOS MECANISMOS DE ASIGNACIN

DE
RECURSOS
PARA
PROYECTOS
DE
EVALUACIN TECNOLGICA.
6. CONFORMAR EN EL MS ALTO NIVEL UN REA

RESPONSABLE INTEGRALMENTE DE LA GESTIN
Y EVALUACIN DE TECNOLOGAS EN SALUD
El inventario fsico funcional del equipamiento biomdico involucra a todos los

equipos, lo que exige la necesidad de contar con informacin sobre su nmero,
distribucin y estado funcional, teniendo en cuenta que se debe dar especial
nfasis a los considerados de alta tecnologa, o cuyos costos de adquisicin,
instalacin y operacin sean altos, o que requieren algn trmite administrativo
especfico previo a su introduccin (equipamiento biomdico controlado).
Disponer de un inventario fsico funcional es un requisito indispensable para
realizar un proceso de evaluacin, planeacin, y control del Ciclo de Gestin y
Administracin del Equipamiento Biomdico, lo cual de manera prctica permitir
presupuestar integralmente los recursos necesarios en materia de reposicin,
adquisicin, requerimientos de personal y capacitacin, disponibilidad de insumos,
mantenimiento.
En cuanto a la supervisin del Inventario fsico funcional del equipamiento
biomdico, debe ser realizada por el persona l especializado de los niveles
nacional, territorial, e institucional de acuerdo a sus competencias y
responsabilidades definidas en los documentos previamente entregados en
cumplimiento a la ejecucin a esta consultara, cuyo propsito es propender por
una prestacin de servicios oportuna, accesible, segura y eficiente.
.
a
317

2. OBJETIVO
Implementar un sistema de supervisin del inventario fsico funcional del

equipamiento biomdico, a nivel Nacional, Territorial y de las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud que permita su utiliza cin en forma eficiente,
segura y oportuna, resaltando que este es un elemento de la evaluacin y gestin
de esta tecnologa en salud.
3. LINEAMIENTOS
El Manual de Supervisin del inventario fsico funcional del Equipamiento

Biomdico, es un elemento constitutivo de la gestin y evaluacin tecnolgica
institucional, cuya finalidad es propender por una prestacin de servicios
oportuna, accesible, segura y eficiente, dentro del marco de la Poltica Nacional de
Prestacin de Servicios.
El inventario Fsico funcional de todas las Instituciones Prestadoras de Servicios

de Salud de la red Pblica deber ser supervisado continuamente con base en el
Manual de Supervisin, lo que permitir el uso de la informacin para el anlisis y
toma de decisiones en planeacin y provisiones de inversin a mediano y largo
plazo en el rubro de estas tecnologas para la salud. Esto se realizar tomado en
cuenta otros factores, como en el caso de la informacin sobre equipos
correlacionada con los diagnsticos de salud, en los que se reflejan los perfiles
epidemiolgicos, de gran importancia para evaluar a demanda de los servicios.
El Manual de Supervisin se implementar teniendo presente las competencias y
responsabilidades de cada nivel, orientado a fortalecer la toma de decisiones de
los funcionarios responsables de este recurso tecnolgico, ya que este manual
tiene como propsito fundamental su gestin y administracin.
.
a
318

4. ORGANIZACIN DEL PROCESO DE SUPERVISIN.
Direccin General
de Calidad de
Servicios.
Ministerio de la
Proteccin Social
Manual de
Procedimientos
de Supervisin del
Inventario Fsico
Funcional del
Equipamiento
Biomdico
Grupo de la Direccin
General de Calidad
de Servicios (por
definir) analiza los
resultados y
retroalimenta el
sistema.
Consolida los
resultados del
Anlisis y
retroalimentacin
para su desarrollo.
Las Direcciones
Territoriales elaboran
el Programa de
Supervisin para las
Redes de su
jurisdiccin.
Consolida los
resultados del
anlisis de la
supervisin y
retroalimentacin
para su desarrollo.
Equipos Tcnicos
Territoriales realizan
Programas de
Asistencia Tcnica
para capacitar a los
funcionarios
responsables en cada
una de las redes de su
jurisdiccin .
El Coordinador de
cada red consolida
los resultados de la
supervisin y
retroalimenta a sus
Instituciones
Prestadoras de
Servicios de Salud
Las Instituciones
Prestadoras de
Servicios de Salud
implementan el
Manual de
Supervisin del
Inventario Fsico
Funcional del
equipamiento
Biomdico
Inventario Fsico
Funcional del
Equipamiento
Biomdico con
informacin
actualizada y
confiable.
.
a
Organizacin
de Servicios y
otras
Dependencias
competentes en
El Ministerio.
Coordinador de la
Red y funcionarios
responsables.
Alta Direccin de
las Instituciones
Prestadoras de
Servicios de Salud.
Dependencias
Administrativas
Financieras y
Cientficas Las
Instituciones
Prestadoras de
Servicios de
Salud
319

5. METODOLOGA DEL SISTEMA DEL INVENTARIO FSICO FUNCIONAL.
Para que la implementacin del Manual de Supervisin del Inventario Fsico

Funcional del Equipamiento Biomdico cumpla con el objetivo trazado, los
funcionarios responsables de analizar la informacin resultante del levantamiento
del Inventario y de la toma de decisiones en el Nivel Nacional, Territorial, e
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, deben trabajar coordinadamente,
lo cual es un requisito para el logro de una gestin tecnolgica que permita
aumentar la eficiencia de las tecnologas existentes. Para garantizar la mxima
confiabilidad de este resultado, este trabajo debe ser supervisado por los Jefes de
los Servicios Asistenciales, Directores Cientficos, los responsables de las
Dependencias Administrativas y Financieras, el Gerente de las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud, y por los responsables de las Entidades
Territoriales. Finalmente, los funcionarios responsables en el Nivel Nacional con
la informacin del inventario fsico funcional, deben establecer programas para el
mejoramiento continuo de estas tecnologas.
En el caso de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, si bien el
personal operativo ser responsable del levantamiento y seguimiento del
Inventario Fsico Funcional, el gerente de la institucin es el responsable de la
implementacin permanente y coordinada del inventario y de su supervisin.
5.1 Conceptualizacin del Inventario Funcional
La Infraestructura (inmueble, equipamiento hospitalario fijo, instalaciones) y el

equipamiento biomdico son
componentes que por su importancia en la
prestacin de los servicios de salud y su alto costo, requieren de una cuidadosa
planeacin tanto para el diseo y construccin como para la adquisicin y
utilizacin respectivamente, adems de la previsin en tiempo y cantidad de los
insumos para su correcto funcionamiento, el mantenimiento de los dispositivos y
la conservacin de la estructura.
Para planear las acciones operativas y de mantenimiento del equipamiento
biomdico y evaluar su relacin costo/efectividad, se requiere elaborar e
implementar un sistema de gestin de la tecnologa que incorpore, como uno de
sus componentes bsicos, el inventa rio fsico funcional de los dispositivos
mdicos. Este inventario permite:
.
a
320

INV ENTAR IO FU NCI ONAL

REGISTRAR Y CONTROLAR LOS EQUIPOS
CONOCER EL ESTADO FUNCIONAL
ESTABLECER LAS NECESIDADES DE

PROVISION ADECUADA DE INSUMOS
ESTABLECER PROGRAMAS INTEGRALES

DE MANTENIMIENTO.
PROGRAMAR ACCIONES DE
CAPACITACION DE PERSONAL
Lo anterior debe complementarse correlacionando la productividad de la

institucin, la demanda real de la prestacin de los servicios de salud y la
demanda programada, en el contexto del modelo de atencin en salud. Este
anlisis permite determinar las necesidades tecnolgicas para satisfacer los
requerimientos de los usuarios y la consiguiente seleccin de los dispositivos ms
apropiados.
El propsito de este procedimiento es registrar la presencia de los dispositivos

existentes en la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, en su Inventario
Fsico Funcional del Equipamiento Biomdico y sus condiciones de
funcionamiento. La informacin ser analizada e integrada en una base de datos
que pueda ser fcilmente accesada para su estudio por el personal directivo de las
Instituciones, las Direcciones Territoriales de Salud correspondientes y del Nivel
Nacional.
.
a
321

Como se detall en el Modelo de Gestin y Evaluacin del Equipamiento

Biomdico, especficamente en la metodologa definida para el levantamiento del
Inventario Fsico y Funcional, las instrucciones impartidas para el diligenciamiento
del formato tanto en forma fsica como electrnica, adems de los propsitos
sealados anteriormente, aportan elementos para el diseo del Manual de
Supervisin de la implementacin de la Evaluacin de la Tecnologa en Salud,
como una metodologa para su introduccin, uso y control.
Para los anlisis de la base de datos se plantea una serie de consultas que
buscan obtener respuestas aplicables para mejorar la calidad en la prestacin de
los servicios en la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, lo cual exige
que se deban desarrollar programas informticos (software) para los mdulos de
anlisis de los datos del equipo inventariado.
El diseo e implementacin de un Sistema de Inventario Fsico Funcional del

Equipamiento Biomdico tiene como objetivo fundamental, su integracin en las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, las Direcciones Territoriales
correspondientes y el Nivel Nacional, con el propsito de ser utilizado como
herramienta de gestin tecnolgica por los responsables de los servicios de salud
en los diferentes niveles tcnico-administrativos, dando sustento a la toma de
decisiones que apoyen el incremento de la calidad de los servicios.
La utilidad para las autoridades institucionales se puede sintetizar en los

siguientes puntos:
.
a
322

UTILIDAD DEL INVENTARIO FISICO FUNCIONAL

DEL EQUIPAMIENTO BIOMEDICO EN LAS INSTITUCIONES
PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD
IDENTIFICAR
(DISPOSITIVOS).
CONOCER
LA
DISPONIBILIDAD
BIOMDICO (DISPOSITIVOS).
CONOCER LA CAPACIDAD RESOLUTIVA Y DE COBERTURA

DE LAS UNIDADES.
IDENTIFICAR EL ESTADO FUNCIONAL DE LOS EQUIPOS Y

CORRELACIONARLO CON LA PRODUCTIVIDAD Y DEMANDA
QUE TIENE LA INSTITUCIN PRESTADORA DE SERVICIOS
EL
EQUIPAMIENTO
DE
BIOMDICO
EQUIPAMIENTO
ESTABLECER PROGRAMAS DE ADQUISICIN DE INSUMOS,

MANTENIMIENTO Y CAPACITACIN.
REALIZAR LA REPOSICIN DEL EQUIPAMIENTO BIOMDICO

QUE NO CUMPLA CON LOS REQUERIMIENTOS DE OTRAS
TECNOLOGAS
(PROCEDIMIENTOS
MDICOS
Y
QUIRRGICOS), SITUACIONES EN LAS CUALES SE DEBEN
INTRODUCIR NUEVAS TECNOLOGAS QUE CONTRIBUYAN A
UN MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA CALIDAD EN LA
ATENCIN EN SALUD.
El Inventario Fsico Funcional especficamente permitir programar y ejecutar las

siguientes actividades, fundamentales para mejorar la atencin de los usuarios,
desde el enfoque de estas tecnologas:
.
a
323

ACTIVIDADES PARA MEJORAR LA ATENCIN A LOS USUARIOS

DESDE EL ENFOQUE DE LAS TECNOLOGAS
Conocer el equipo mdico existente en los Servicios Asistenciales.
Identificar el equipo que no se utiliza y las causas de estas situaciones, para

proponer las soluciones pertinentes, entre las cuales se pueden definir la
reubicacin (traslado) de dispositivos.
Identificar los Servicios Asistenciales que carecen de equipos, correlacionarlos

con la infraestructura e instalaciones existentes, la demanda de servicios, as
como con el recurso humano disponible y su posibilidad presupuestal.
Identificar el equipo descompuesto para ordenar su reparacin o proponer su

baja, y en caso de requerirse, su reposicin. (Ciclo de Gestin y Administracin
del Equipamiento Biomdico).
Las Direcciones Territoriales correspondientes podrn analizar la informacin

reportada por la Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su Red
Hospitalaria, lo que les permitir asistirlas tcnicamente para solucionar los
problemas que se pudieran presentar con su recurso tecnolgico y establecer las
condiciones para que este se mantenga actualizado.
Promover la investigacin aplicada con base en proyectos de evaluacin

tecnolgica, orientada al establecimiento de prioridades de las nuevas tecnologas
ms adecuadas para resolver los problemas especficos de salud de las
comunidades respectivas.
El equipo identificado como subutilizado puede ser trasladado para apoyo

operativo de otras Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, tanto en la
misma Red Hospitalaria (Intrared), como en otra diferente (Extrared).
Por la relevancia que tiene para este Manual se debe destacar que el Programa
de Mejoramiento de los Servicios de Salud del Ministerio de Salud en la vigencia
1996 -1998, dentro del estudio Catastro Fsico Funcional, Mapa de Salud y Redes
de Servicios, especficamente en el captulo de Equipamiento Biomdico, dise
y difundi la metodologa para el levantamiento del inventario de la dotacin del
equipo hospitalario de las instituciones de segundo y tercer nivel de atencin de la
.
a
324

Red Pblica Hospitalaria, el cual se complemento con la Resolucin 0293 de 2004

del
Ministerio de la Proteccin Social, con la que se reglamentaron los
procedimientos para la elaboracin del Catastro Fsico Hospitalario de las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud del primer nivel de atencin del
sector pblico.
Este proceso ha tenido un grado de avance que ha pasado por importantes
esfuerzos del Nivel Nacional en la difusin y mltiples capacitaciones a los
funcionarios y tcnicos involucrados en la gestin de la tecnologa institucional en
muchos de los hospita les pblicos existentes en el pas.
Para complementar la implementacin de este Manual se deben realizar las
siguientes actividades:
Adelantar de manera aleatoria, visitas de supervisin a las Instituciones

prestadoras de Servicios de Salud por persona l capacitado de las Direcciones
Territoriales correspondientes, para asesorarlos en:
o La formacin de recursos humanos.
o La capacitacin en servicio.
o El manejo integral de la informacin.
o La validacin de la calidad y exactitud de la base de datos.
Cumplir estrictamente con las actividades establecidas en un cronograma de

actividades previamente definido, fundamental para establecer las bases de
un sistema de informacin del equipo biomdico que permita la optimizacin de
recursos, la ampliacin de cobertura y el mejoramiento de la calidad en la
atencin en salud.
Para que el proceso de supervisin se implemente y pueda garantizarse su

permanencia en el tiempo, independiente de los cambios institucionales que con
gran frecuencia se presentan por situaciones polticas, organizacionales, y/o
administrativas, a continuacin se detallan las siguientes actividades de acuerdo
con las competencias y responsabilidades dependiendo del carcter territorial de
los diferentes actores involucrados en este proceso:
El nivel operativo registra en los formatos diseados para la captura de la
informacin los datos del equipamiento biomdico seleccionado. El representante
.
a
325

legal de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, revisar y validar la

informacin y la utilizara para la toma de decisiones.
Previamente la alta Direccin de la Institucin tendr la responsabilidad de
analizar la informacin de todos los servicios asistenciales, indicando las
modificaciones correspondientes en la base de datos y las valida una vez
complementados los ajustes por los servicios de salud que dieron origen a la
informacin. Se evalan las actividades realizadas y se planean las del siguiente
perodo.
La Direccin Territorial de Salud, valida e integra la informacin y conforma un
diagnstico actualizado sobre el equipamiento biomdico de la Red hospitalaria de
su jurisdiccin y planea la ejecucin de actividades relacionadas con:
La identificacin de las carencias del equipamiento biomdico en relacin con

la capacidad resolutiva de las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud
de su Red Hospitalaria y la demanda de la poblacin usuaria.
La identificacin de los problemas que limitan la correcta utilizacin del

equipamiento biomdico, fundamental para proponer soluciones que posibiliten
el uso eficiente de los mismos.
La evaluacin de la efectividad y la eficiencia de las soluciones tomadas y su

impacto en el mejoramiento de la calidad en la atencin en salud.
La identificacin de las causas relacionadas con la subutilizacin de los

equipos y la formulacin de propuestas de solucin.
Los problemas identificados y las soluciones propuestas, son incorporados por

los responsables de la Direcciones Territoriales de Salud, en la planeacin y
control de los programas de mantenimiento y en las propuestas de proyectos
especficos de corto, mediano y largo plazo, que contemple n las necesidades
expresadas por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su Red
Hospitalaria.
El Nivel Nacional revisar y validar slo los proyectos de inversin en dotacin

del equipamiento biomdico, considerada como de Control Especial, en
cumplimiento a los procedimientos definidos para la elaboracin, aprobacin,
ajuste, seguimiento y control de los Planes Bienales de Inversin en Salud,
reglamentados mediante la resolucin 5123 del 27 de diciembre de 2006 expedida
por el Ministerio de la Proteccin Social.
.
a
326

DIAGRAMA DE FLUJO IMPLEMENTACION PROCESO DE SUPERVISION
1. A NIVEL DE LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS
Nivel Operativo:
Registra la informacin de
los datos del
Equipamiento biomdico
Gerente de la IPS:
? Revisa y analiza la informacin
? Valida la informacin
Se presentan
modificaciones
s
SI
Indicar las m odificaciones
en la base de datos
NO
Se evalan las
actividades realizadas
y se plantean las del
siguiente perodo
Cada s ervicio hace los

ajustes correspondientes
Gerente lo valida
Fin del proces o
.
a
327

2. A NIVEL TERRITORIAL
Valida e integra la informacin y conforma un diagnstico
sobre el equipamiento biomdico de la red hospitalaria.
Direccin Territorial:
Planea la ejecucin de las tareas relacionadas con :

? La identificacin de las carencias del equipamiento
biomdico en relacin con la capacidad resolutiva de las
Instituciones Prestadoras de servicios de Salud de su Red
Hospitalaria y la demanda de la poblacin usuaria.
? La identificacin de los problemas que limitan la correcta
utilizacin del equipamiento biomdico, fundamental para
proponer soluciones que posibiliten el uso eficiente de los
mismos.
? La evaluacin de la efectividad y la eficiencia de las
soluciones tomadas y su impacto en el mejoramiento de la
calidad en la atencin en salud.
? La identificacin de las causas relacionadas con la
subutilizacin de los equipos y la formulacin de propuestas
de solucin.
? Los problemas identificados y las soluciones propuestas,
son incorporados por los responsables de la Direcciones
Territoriales de Salud
3. A NIVEL NACIONAL
?
Revisin y validacin de los proyectos de inversin en

dotacin del equipamiento biomdico, considerados como
de Control Especial, en cumplimiento a los procedimientos
definidos para la elaboracin, aprobacin, ajuste,
seguimiento y control de los Planes Bienales de Inversin en
Salud, reglamentados mediante la Resolucin 5123 del 27 de
2006, expedida por el Ministerio de la Proteccin Social.
.
a
328

5.2 Conceptualizacin de la Supervisin del Sistema del Inventario Funcional
La supervisin es un proceso tcnico-administrativo de planeacin y control, que

se aplica durante la ejecucin de los programas y servicios, cuya finalidad
posterior es el bienestar integral de las personas, facilita la toma de decisiones y el
mejoramiento de la calidad de los servicios, en el cual, tanto el supervisor como el
supervisado interactan permanentemente dentro de un proceso de enseanza
aprendizaje. En trminos generales, la concepcin moderna de la gerencia y
administracin de salud, considera a la supervisin como una forma de asesora y
capacitacin, impartida en forma continua y sistematizada para que el personal
cumpla con sus funciones dentro de un objetivo institucional.
La supervisin es un proceso que debe ser realizado en forma eficiente y oportuna
por el personal de las diferentes instituciones de carcter territorial, de acuerdo a
sus competencias y responsabilidades.
En el Modelo de Gestin y Evaluacin del Equipamiento Biomdico se destaca
como una de las estrategias principales el levantamiento del Inventario Fsico y
Funcional del Equipamiento Biomdico, que permitir a los niveles operativos y
normativos, conocer el equipamiento biomdico existente y su estado funcional, y
por lo tanto orientar la toma de decisiones en todos los niveles.
La supervisin de la implementacin de este Inventario est determinada por dos
factores estructurales:
Debe responder a las caractersticas metodolgicas propias del proceso

seleccionado para la realizacin del inventario.
Debe estar incorporada a los sistemas, procesos, procedimientos y niveles de

organizacin del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Es necesario considerar que el proceso para la realizacin del Inventario Fsico

Funcional ha sido diseado para ser operado mediante de un sistema basado en
la comunicacin por medios electrnicos; por lo tanto, el instrumento primordial
para la supervisin, ser este mismo medio, el cual, al mismo tiempo, ser
perfeccionado por la supervisin, teniendo en cuenta que el sistema automatizado
servir para sustentar estructuralmente la evaluacin tecnolgica en sus etapas
ms avanzadas.
.
a
329

La supervisin permitir que en cada Carcter Territorial (Nacional, Direccin

Territorial de salud, Institucin Prestadora de Servicios de Salud), se realice el
anlisis de la informacin pertinente, de acuerdo con las competencias y
responsabilidades, impartiendo las indicaciones y sugerencias para solucionar los
problemas, complementar el inventario fsico funcional implementando
los
procedimientos requeridos para que este se mantenga actualizado.
De esta manera la supervisin del Inventario Fsico Funcional del Equipamiento

Biomdico posibilitar a travs de su propio proceso tcnico administrati vo de
control, el estudio y anlisis de todo el sistema.
5.2.1 Principios de la Supervisin.
Como se ha enunciado la supervisin debe contribuir al desarrollo profesional de

las personas, facilitar la toma de decisiones y el mejoramiento de la calidad de los
servicios.
P RIN CIP IOS D E L A S U PE RVIS ION
FINALIDAD
Perfeccionamiento del supervisor y el supervisado, para

mejorar la efectividad y eficiencia de los servicios.
INTEGRIDAD
Aplica en todo proceso administrativo y niveles de atencin y

en consecuencia est muy relacionada con los objetivos
institucionales.
HETEROGENEIDAD
Respetar la personalidad y las diferencias individuales de las

personas.
EQUIDAD
Destacar tanto los mritos como los errores.
.
a
330

L A SU P ER V IS ION D EB E SER
PARTICIPATIVA
Debe hacerse ms con acciones que con palabras. Utilizar

diferentes medios de manera inteligente, flexible, crtica y
creativa.
Debe democratizar el conocimiento entre supervisores y
supervisados en un clima de respeto, amabilidad y confianza.
PLANIFICADA
Debe planearse, programarse y ejecutarse

interdisciplinaria, sistemtica y permanente.
PRCTICA
EVALUADA
en
forma
En forma permanente, teniendo presente los objetivos,

actividades programadas y ejecutadas; as como las
necesidades de capacitacin del personal.
5.2.2 Componentes de la Supervisin.
En la supervisin entran en juego varios componentes, dentro de los cuales se

destacan los siguientes:
C OMP NE N TES D E LA SU P ER V ISION
DIRECCIN:
CONTROL:
ESTMULO
INICIATIVA:
Seala una lnea de accin orientadora avalada por las

comunicaciones interpersonales
y la participacin de los
profesionales en la toma de decisiones cuando sea posible.
Implica la verificacin del cumplimiento de las acciones
programadas y la incorporacin de los ajustes necesarios para
lograr los objetivos preestablecidos. El control debe ser oportuno,
sencillo, mnimo y flexible.
Estableciendo una forma de reconocimiento al funcionario por el
E cumplimiento de sus labores, creatividad e iniciativa. Se puede
dar de distintas formas: El reconocimiento visible y sincero o la
capacitacin son formas bastante enriquecedoras de estimulo.
El supervisor determina el logro de metas establecidas, tratando

RESULTADOS: de descubrir los aciertos y los cambios que se han introducido,
como consecuencia de las actividades desarrolladas.
.
a
331

5.2.3 Tcnicas e instrumentos de la supervisin, aplicables al Inventario

Fsico Funcional.
5.2.3.1
Tcnicas:
Solamente se mencionarn aquellas que pueden ser usadas en la supervisin del

inventario fsico funcional:
1. Monitoreo Electrnico del Inventario Funcional. En la actualidad una forma
prctica y sencilla de efectuar la supervisin consiste en la utilizacin de la
informtica, para revisar y corregir a distancia, en tiempo real y en forma
instantnea la documentacin generada en diversos sitios de la organizacin.
Para lograr ptimos resultados, se debe efectuar en forma organizada. Este medio
debe utilizarse ampliamente en el caso de supervisin del Inventario Fsico
Funcional y su manejo es primordial para la esencia de la supervisin.
2. Observacin. Es la proyeccin intencionada y activa de la atencin, con la
finalidad de captar hechos y situaciones relativas al levantamiento o captura de la
informacin del equipamiento biomdico en la Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud.
Permite apreciar cuidadosamente las actividades que realiza el personal en los
diferentes momentos o situaciones de la ejecucin del trabajo, a fin de formarse
juicios valorativos de su desempeo.
Sirve para identificar y comprobar la veracidad del inventario fsico funcional.
3. Visita . Es el traslado fsico del supervisor al lugar donde se va a aplicar la
supervisin, con la nica finalidad de constatar la realidad existente en la que est
operando el inventario fsico funcional.
Permite conocer en el terreno, la realidad del sujeto -objeto de la supervisin del
inventario.
Sirve para obtener informacin relativa al citado inventario, dndole al supervisor
los elementos de juicio para resolver en forma inmediata los problemas
encontrados.
.
a
332

4. Reuniones. Mediante estas, en un lugar y tiempo determinado, se analizan

conjuntamente puntos claves, inherentes al inventario fsico funcional para
proponer medidas resolutivas.
En este caso el supervisor tiene la oportunidad de dar y recibir informacin de un

mayor nmero de personas al mismo tiempo, las cuales participan activamente
comentando las situaciones especficas, en un proceso de enseanza
aprendizaje y sirve para dar informacin de inters general relativa al programa de
evaluacin tecnolgica y difundir metodologas, normas, etc., en forma directa y
efectiva.
5.2.3.2
Instrumentos.
Comprenden los medios que pueden ser utilizados en la supervisin del inventario
fsico funcional, para lograr una mayor efectividad en su ejecucin. Los principales
instrumentos son:
1. Formulario. Documento que se utiliza para la recoleccin de datos relativos al
levantamiento del inventario, en forma ordenada y cuyo anlisis sistematizado
permite
obtener determinadas conclusiones y medidas para mejorar el
equipamiento biomdico e integrar medidas de gestin y evaluacin tecnolgica.
2. Informe. Es la comunicacin verbal o escrita (oficio o documento electrnico)
que permite un intercambio de informacin sobre eventos no comprendidos en
otros instrumentos, as como sobre los resultados de los avances del inventario
fsico funcional.
3. Instructivo. Documento que contiene un conjunto de reglas, normas y
recomendaciones que deben tomarse en cuenta para llenar un formulario o
manejo de instrumentos relacionados con el inventario fsico funcional y otras
acciones de evaluacin tecnolgica.
4. Lista de verificacin. Documento que se utiliza para orientar al supervisor en
la identificacin de reas crticas, en el proceso de captura, anlisis y elaboracin
de informes del inventario fsico funcional, mediante la observacin de acciones o
.
a
333

hechos relacionados con el mismo. Es al mismo tiempo un listado de puntos

claves, que el supervisor deber tener en cuenta como aquello que requieren de
mayor atencin para garantizar la calidad de la informacin capturada y trasmitida
a otros niveles.
5.3 Procedimientos de la Supervisin del Inventario Fsico Funcional del
Equipamiento Biomdico por Carcter Territorial.
El Sistema del Inventario Fsico Funcional del equipamiento Biomdico se trabaja

al conectarse a Internet (Intranet y extranet), por lo tanto la informacin que se
levanta en las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se integra en una
base de datos central a la cual tienen acceso los funcionarios que tengan la clave
correspondiente para consultas, modificacin y eliminacin de datos de los
equipos. sta se puede utilizar para la toma de decisiones correspondientes.
1. Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud.
El representante legal de la Institucin Prestadora de Servicios de Salud, con el

apoyo de su personal responsable del Inventario Fsico Funcional capacitado
previamente, supervisara la captura, modificacin y eliminacin de datos del
Inventario de la Institucin siguiendo la gua de supervisin.
Deber verificarse el completo y correcto diligenciamiento de los formularios, los
cuales deben ser totalmente sistematizados, comprobando la integracin veraz del
inventario fsico funcional del equipamiento biomdico, tambin deber corroborar
los datos administrativos que se demanden, como es el caso de costos y otros.
El responsable de la institucin recibir los informes correspondientes para

verificar lo capturado de todos los equipos inventariados, a fin de darle
confiabilidad al sistema. En coordinacin con la subgerencia administrativa
deber asesorar a los responsables de capturar la informacin del inventario
apoyndose en el personal tcnico y cientfico responsable del anlisis de este
inventario
.
a
334

DIAGRAMA DE FLUJO DE LA SUPERVISION DEL INVENTARIO

FISICO FUNCIONAL DEL EQUIPAMIENTO BIOMEDICO
1. EN LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD - IPS
Gerente de la IPS
y responsables
del Inventario
Fsico Funcional
Supervisan la captura, modificacin

y eliminacin de datos siguiendo la
Gua de supervisi n
Verifican el completo y correcto

diligenciamiento de los formularios,
los cuales deben ser totalmente
sistematizados
Corroboran los datos

administrativos que se demanden,
como es el caso de costos y otros
Gerente de la IPS
? Verifica lo capturado de todos los

equipos inventariados, a fin de
darle confiabilidad al sistema
? Asesora a los responsables de
capturar la informacin del
inventario apoyndose en los
responsables tcnicos y cientficos
del anlisis de este inventario
Fin del
proceso
1. Direcciones Territoriales de Salud.

El responsable del rea de prestacin de servicios o afines, deber elaborar un
programa de supervisin del Inventario Fsico Funcional de Equipamiento
Biomdico, utilizando las estrategias ms convenientes para poder supervisar a
todas las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de la red Hospitalaria de
su jurisdiccin y bajo su responsabilidad.
El supervisor deber proceder a supervisar el levantamiento del Inventario de las
Instituciones, siguiendo la gua de supervisin.
.
a
335

En las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud se proceder a la captura

del inventario, procurando hacer una seleccin de manera aleatoria, de
aproximadamente el 10 % del Equipo Biomdico existente , teniendo presente en
todo el proceso de supervisin asesorar a los responsables del inventario; durante
el proceso de implementacin se valida las modificaciones y la eliminacin de
archivos deficientes o repetidos.
Se supervisar la calidad de los registros del Inventario del equipamiento
Biomdico en por lo menos un servicio asistencial priorizado de cada Institucin.
La supervisin de la Direccin Territorial de Salud se realizar en todas las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de la Red Hospitalaria de su
jurisdiccin y bajo su responsabilidad y en por lo menos un servicio asistencial
priorizado de cada una de las Instituciones.
2. EN LAS DIRECCIONES TERRITORIALES

Responsable del rea de
Prestacin de servicios
Supervisor
Responsables en las
IPS del inventario
Supervisor
Elabora programa de supervisin

del Inventario Fsico Funcional del
Equipamiento Biomdico
Supervisa el levantamiento del Inventario

de las Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud, siguiendo la gua de
supervisin.
Proceden a la captura del inventario,
procurando hacer una seleccin de manera
aleatoria, de aprox. el 10 % del Equipo
Biomdico existente.
Asesora a los responsables del inventario y
durante el proceso de implementacin en la
validacin de las modificaciones y la
eliminacin de archivos deficientes o
repetidos .
Supervisa la calidad de los registros del

Inventario Fsico Funcional del equipamiento
Biomdico en por lo menos un servicio
asistencial priorizado de cada IPS
.
a
Fin del
proceso
336

3. Nivel Nacional.
El responsable de verificar el programa de supervisin del Nivel Nacional deber
instruir, asesorar y dar seguimiento a travs de los responsables designados por
las Direcciones Territoriales de Salud, dando cumplimiento a las competencias
definidas al respecto mediante la resolucin 5123 del 27 de diciembre de 2006,
expedida por el Ministerio de la Proteccin Social, por la cual se reglamentan los
procedimientos para la elaboracin, aprobacin, ajuste, seguimiento y control de
los Planes Bienales de Inversin en Salud.
3. EN EL NIVEL NACIONAL
Responsable del
Programa de
Supervisin
Instruir, asesorar y dar seguimiento en las

Direcciones Territoriales de Salud, en
cumplimiento a las competencias definidas
mediante la Resolucin 5123 del 27 de
diciembre de 2006, expedida por el Ministerio
de la Proteccin Social.
5.4 Organizacin de la Supervisin del Inventario Fsico Funcional

La supervisin es ejercida fundamentalmente por el personal de las Instituciones
Prestadoras de los Servicios de Salud y de las Direcciones Territoriales de Salud.
Las funciones generales relacionadas con el inventario son:
EN EL NIVEL NACIONAL
Normar y evaluar el sistema de supervisin del Inventario Funcional de

Equipamiento Biomdico, a travs de sus instrumentos y las
especificaciones de la supervisin.
El rea responsable de este proceso durante su implementacin y

seguimiento es la Coordinacin de Infraestructura y Tecnologa de la
Direccin General de Calidad de Servicios y las reas responsables de su
uso son el Grupo de Organizacin de Servicios y el de Garanta de Calidad
de la misma Direccin.
.
a
337

EN EL NIVEL TERRITORIAL
1. FUNCIONES GENERALES
Conocer, dirigir, coordinar y evaluar el proceso de supervisin del Inventario

Fsico Funcional de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud de su
jurisdiccin y bajo su responsabilidad, diseado por el Nivel Nacional.
El personal responsable de la supervisin en este nivel es el rea de
Prestacin de Servicios o afines y su personal de apoyo.
2. FUNCIONES ESPECIFICAS
? Brindar Asistencia Tcnica dirigida a capacitar el personal responsable de

las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud sobre el levantamiento del
inventario fsico funcional.
? Conducir el proceso de gestin y distribuir en las Instituciones de su Red
Hospitalaria la metodologa para el levantamiento de la informacin requerida
para el Inventario Fsico Funcional de Equipamiento Biomdico.
? Monitorear peridicamente en las Instituciones de su Red Hospitalaria, el
cumplimiento del programa de supervisin, cuya responsabilidad es del rea
de Prestacin de Servicios o afines.
? Asegurar el cumplimiento de las metas y compromisos adquiridos con el
Nivel Nacional sobre el levantamiento del inventario fsico funcional del
equipamiento biomdico de su Red Hospitalaria.
? Asesorar a los supervisores en la revisin y validacin de la informacin
presentada por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud
? Consolidar, validar y adecuar la documentacin requerida a las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud y proceder al anlisis territorial.
? Incorporar las medidas correctivas pertinentes durante los procesos de
capacitacin, captura de datos, validacin de la captura y anlisis de la
informacin.
? Integrar los informes del inventario funcional del equipo mdico presentado
por las Instituciones de su Red Hospitalaria.
.
a
338

EN LAS INSTITUCIONES PRESTADORAS

DE SERVICIOS DE SALUD
1. FUNCIONES GENERALES
Coordinar, ejecutar y evaluar las actividades de supervisin del Inventario

Fsico Funcional del Equipamiento Biomdico a travs de los instrumentos y
mecanismos diseados para tal fin y realizar el seguimiento de los procesos
de captura, consolidacin de la informacin, anlisis de la informacin y
elaboracin del informe de la Institucin, para su remisin a la Direccin
Territorial correspondiente.
El responsable de efectuar un sistema de supervisin de la Institucin con

apoyo de los subgerentes o afines y jefes de servicio, deber implementar un
sistema de supervisin del inventario fsico funcional del equipamiento
biomdico, entregar oportunamente y adecuadamente la informacin solicitada
en el formulario del Inventario Funcional del Equipamiento Biomdico,
garantizando la validez y confiabilidad de la informacin.
2. FUNCIONES ESPECIFICAS
? Apoyar la capacitacin del personal directamente responsable del manejo
de los instrumentos de levantamiento del inventario fsico funcional del
equipamiento biomdico.
? Supervisar los trabajos de identificacin del equipamiento biomdico que
est bajo la responsabilidad de la Institucin.
? Vigilar y asegurar la correcta captura de la informacin solicitada en el
formulario del Inventario Fsico Funcional del Equipo Mdico, para cada uno
de los equipos existentes en la institucin, atendiendo estrictamente lo descrito
en el Instructivo para diligenciamiento del formulario de Captura de
Informacin del Inventario Fsico Funcional del equipamiento biomdico.
? Integrar el inventario fsico funcional del equipamiento biomdico de la
Institucin Prestadora de Servicios de Salud.
? Comprobar que la informacin se encuentre debidamente validada.
? Integrar los informes correspondientes y enviarlos a la Direccin Territorial
de Salud.
.
a
339

En todos los niveles de la administracin, durante las visitas de supervisin, se

deber cotejar que los datos sistematizados sean correspondientes con lo
observado en los equipos y servicios.
5.5 Gua de Supervisin del Inventario Funcional de Equipo Mdico

Debe estar ajustada al formato del Sistema del Inventario Fsico Funcional del
equipamiento biomdico y al instructivo para la captura de datos del inventario
fsico funcional del equipamiento biomdico diseado e implementado.
Tal como se ha descrito, bsicamente se debe contar con dos elementos que son
fundamentales para iniciar el proceso de supervisin. En primer lugar, la hoja de
vida de cada uno de los equipos biomdicos de la institucin, la cual ya es una
norma obligatoria en trminos de su implementacin, como quiera que para la
habilitacin de los servicios, es uno de los elementos que se exigen para evaluar
sus equipos. El formato en el cual se deben establecer los campos para capturar
los datos relevantes de los equipos, son fundamentales ya que integraran la base
de datos de la informacin del Equipamiento Biomdico existente
En segundo lugar, lo ideal es que en cada institucin se cuente con un aplicativo
de gestin administrativa del equipamiento biomdico.
5.5.1. Hoja de vida
Corresponde a un formulario electrnico compuesto por dos cuerpos:
FICHA TECNICA
HOJA DE VIDA
DE LOS EQUIPOS
BIOMDICOS
Identificacin - Especificaciones
Datos del fabricante - Clasificacin
Distribuidor y/o representante
Recomendaciones y garantas
Manuales de operacin y
mantenimiento (mantto).
HISTORIAL DEL EQUIPO

Fecha y valor de compra
Forma de adquisicin
Historial de mantenimiento
Servicio de mantenimiento realizado
Traslados del equipo
Tiempos de uso y de parada
.
a
340

En su diseo se debe contemplar su utilizacin tanto para el nivel Territorial como

para la Institucin prestadora de servicios de salud. En el primero, como actividad
inicial deben considerarse los siguientes procesos:
Seleccin de
Instituciones
Creacin de
Instituciones
Crear Datos
complementarios
NIVEL
TERRITORIAL
Crear Datos
bsicos
Importacin y
Exportacin
de datos
Informes
Equipos
Listados
Baja de
equipos
5.5.2. Aplicativo de gestin

Esta herramienta es fundamental para que las Instituciones Prestadoras de
Servicios de Salud cuenten con informacin relacionada con el estado fsico y
funcional de sus equipos. Esta informacin es indispensable para que dichas
instituciones asuman con responsabilidad la planeacin y control de la inversin
de los recursos destinados a adquirir, mantener, actualizar o reponer su recurso
tecnolgico. As mismo, para contar con elementos suficientes que permitan al
Supervisor hacer las observaciones y recomendaciones pertinentes sobre la
administracin del recurso tecnolgico.
Con este tipo de aplicativo se pretende contar con una base de datos actualizada
del equipamiento biomdico, fundamentales para precisar sistemticamente los
siguientes aspectos:
Identificarlos mediante la utilizacin de cdigos y nombres normalizados.
.
a
341

Ubicarlos dentro de la Institucin con la asociacin al inventario de los cdigos

de espacio y uso.
Identificar parmetros generales tales como la forma de adquisicin, fechas de
compra e instalacin, costos de adquisicin, marcas, modelos, series, e
informacin sobre fabricantes y representantes.
Identificar parmetros tcnicos tales como fuentes de alimentacin y sus
caractersticas, documentacin tcnica disponible, planos, uso, riesgo,
tecnologa predominante y clasificacin biomdica.
Determinar el funcionamiento de los equipos, sus irregularidades y el tipo de
mantenimiento que reciben.
Conocer la recomendacin con respecto a la lnea de accin a seguir con el
equipamiento, de acuerdo con alternativas que varan entre mantener, dar de
baja, reponer, comprar, o reubicar los equipos (Ciclo de Gestin y
Administracin del equipamiento Biomdico).
Medir la utilizacin que se da a los equipos e identificar los tipos de capacitacin
que ha recibido el personal que los opera o mantiene.
El anlisis funcional se previ para todos los equipos mdicos que cubre el
inventario. Entre los factores identificados ms relevantes se establecieron los
siguientes:
El grado de utilizacin del equipo.
Nmero de horas de utilizacin del mismo.
Nmero de procedimiento por hora que reali za el equipo.
Diferenciar la funcin entre el operador del equipo y el especialista
Todo aplicativo debe contar con un mdulo de inicio para ingresar al sistema, por
lo tanto, en el desarrollo de lo que se considera debe tener un aplicativo de esta
naturaleza, se
irn dando elementos en forma secuencial para que
la
administracin de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud
y la
Supervisin del equipamiento biomdico (interna o externa), realicen un trabajo
ejemplar desde la rbita que le corresponde a cada uno.
.
a
342

Dando clic en INICIO se entra al aplicativo, y aparece la ventana que se ilustrar

continuacin, la cual permite seleccionar la Institucin. Esta rutina se ejecutara
desde la Direccin Territorial en Salud correspondiente, la cual debe tener todas
las bases de datos de las instituciones de su jurisdiccin en lo relacionado con las
del sector pblico:
Cdigo del departamento. Dos dgitos numricos.
Cdigo del municipio. Tres dgitos numricos.
Cdigo de la institucin. Cuatro dgitos numricos.
Cdigo de la sede. Un dgito numrico.
INS T ITU CION ES

Seleccione la Institucin
Departamento:
11
Municipio:
Hospital/Institucin:
BOGOTA
011
BOGOTA
04020
HOSPITAL CENTRAL
ACEPTAR
NUEVA INSTITUCION
SEDE
1
Si la institucin no se ha creado (es nueva), debe existir una ventana con la opcin
que permite crear los datos de la misma. Aparece la siguiente pantalla
N U EV A IN S TIT U CION
Datos bsicos de la nueva Institucin:
Datos complementarios de la nueva Institucin:
CERRAR
.
a
343

Con estas opciones se crean los datos bsicos

instituciones.
y complementarios de las
Una vez validada la existencia de la institucin, el usuario puede tener acceso a la

informacin de los equipos mdicos por medio de los formularios presentados en
la siguiente pantalla.
VENTANAS DE INFORMACION
Instalaciones fsicas
Inventario de equipos
Traslados Internos
Traslados Externos
Historial de Mantenimiento
Irregularidad Equipos
Componentes Equipos
Manuales Equipos
Fuentes de Alimentacin
Planos Equipos
Mantenimiento Actual
Reportes por Hospital
Evaluacin Funcional
Mantenimiento de Tablas
.
a
344

INSTALACIONES FSICAS.
Si se selecciona la opcin INSTALACIONES FSICAS puede crearse la estructura
externa (Edificios) y la estructura interna de la Institucin. Aparece la siguiente
pantalla. Esta debe ser la primera tarea para actualizar el archivo de equipos
biomdicos, es decir, siempre que se va a incluir un equipo debe verificarse que el
espacio, subdireccin, servicio, unidad, ambiente hayan sido creados:
D a t o s g e n e r a l e s y e s t a do de l as o br a s e x t e r i or e s
1. C o n s t r u c c i o n e s e s p e c i a l e s
2. F e c h a d e i n v e n t a r i o
3. Identificacin
4. Datos jurdicos
5.Servicios pblicos
6. Da tos d e c o n s t r u c c i o n e s
D e p a r t a m e n t o : Bogot
Municipio: Bogot
H o s p i t a l / I n s t i t u c i n : Central
N i v e l: 2
No. de c a m a s : 5 0
Direccin:
Telfono:
Fax:
Estado e x t e r n o edificacin
11001009821
Cerrar
E s t a d o i n s t a l a c i o n e s internas
Seleccionando el botn
se crean los datos del edificio
utilizando la siguiente pantalla:

r e a s E xt e r io r e s d e u n a S e d e
Cd. Departamento:
11
Cd. Municipio:
001
Cd. Institucin: 05003
A r e a (mts 2 ) : 7 5 0
Edificio: A
Cd. Sede: 1
Ao d e C o n s t r u c c i n : 2 0 0 5
Fecha de Remodelacin: (ao/mes/da): / /
% de avance de la remodelacin:
Observaciones:
Primero
Anterior
Siguiente
Ultimo
Buscar
Imprimir
Agregar
Modificar
Eliminar
Salir
Consulta
En esta pantalla se crean los edificios para cada sede
Seleccionado el botn
se crean los pisos, secciones,
espacios, servicios, unidades y ambientes donde se ubicaran los equipos (CATASTRO
FSICO FUNCIONAL), UTILIZANDO LA SIGUIENTE PANTALLA:
.
a
345

E st a d os I nt e r no s
Departamento:
11
Municipio: 0 0 1
I n s t i t u c i n : 050031
Sede: 1
Piso:
Seccin:
Espacio:
Cdigo de Espacio:
Edificio: A
01
01
00
Cdigo Uso:
Subdireccin:
rea del espacio:
Primero
Anterior
Servicio:
Unidad:
Fecha de construccin:
Siguiente
Ultimo
Buscar
Imprimir
Agregar
Ambiente:
Avance de la construccin
Modificar
Eliminar
Salir
Consulta
Consulta2
En esta pantalla se crea toda la infraestructura interna de cada edificio
En resumen, seleccionando la opcin ESTADO EXTERNO se crea y se modifica la

estructura externa (EDIFICIOS),
con la opcin
ESTADO INTERNO DE LAS
EDIFICACIONES SE CREAN los pisos, secciones, espacios hospitalarios.
Otra opcin como parte del aplicativo es la de poder contar con el listado de los
equipos de la Institucin. Por tanto, al seleccionarla bajo el nombre de Inventario
de Equipos aparece la siguiente informacin:
ACTUALIZACION EQUIPOS BIOMEDICOS

Departamento
Municipio
11
Institucin
001
04030
No. De
orden
1
Grupo
00034
Cdigo
tcnico
000
00028
036
Monitor de signos vitales
00134
001
Autoclave esterilizador a vapor
00015
009
Aspirador
00020
036
Nuevo
Nombre del Equipo
Sede
1
No. De
Inventario
Marca
Desfibirlador
Salir
Buscar
Esta ventana permite seleccionar del inventario cualquier equipo para modificar la
informacin o ingresar la informacin de un nuevo equipo; para ello debe ubicar el
equipo por modificar dando clic en cualquiera de los campos de la ventana
.
a
346

Para ubicar ms rpido el equipo se puede dar clic en el botn

la siguiente pantalla
y aparece
B U SQUE D A
Departamento
11
Municipio
Institucin
001
04030
Codificacin del equipo
6
6
Otros datos
Cerrar
Sede
Marca
Nombre
No. de inventario
Se debe dar clip en el botn

para que realice la bsqueda. Se da clic en el
equipo que se quiere modificar en la ventana (fila columna)
UBICACIN DEL EQUIPO
Esta ventana incluye toda la informacin relacionada con la hoja de vida del
Inventario de equipos, en la cual se presenta una visin especfica de cada uno de
los equipos pertenecientes a la sede que se est trabajando.
Dando clic en cada pestaa de la parte superior de la pantalla se incluye la

Ubicacin, Registro Histrico, Registro Tcnico, Apoyo Tcnico, Evaluacin
Tcnica, Historial de Mantenimiento y Traslados (internos o externos) del equipo
seleccionado. Digitada la informacin, se da clic en el botn
para su
inclusin. Para terminar el proceso de actualizacin se da clic en el botn
, obtenindose un mensaje de confirmacin de grabar datos.
.
a
347

ACTUALIZACION INFORMACION DE LOS EQUIPOS BIOMEDICOS

Departamento
Municipio
11
001
Institucin
Sede
04030
Equipo
104 Afresis equipo de
Ubi ca cin del Equi po

Ubicacin
Registro histrico
Registro tcnico
Consecutivo del equipo
Apoyo tcnico
01
01
Historial de Matto.
Traslados
104
Cdigos de espacio
Edificio Piso Seccin Ambiente
A
Evaluacin tcnica
Cdigo de uso
Subdireccin:
A
Servicio
AA
Unidad
AU
Espacio
247
Ver uso completo
02
Fecha de grabacin (ddmmaa)
Salir
Salvar
HISTORIAL DE MANTENIMIENTO
Para el caso del Historial de mantenimiento debe seleccionarse la pestaa
; aparece la siguiente pantalla en donde se incluye los
datos del historial de mantenimiento del equipo seleccionado:
AC T UALI ZAC ION INFORM ACIO N DE LO S EQUIPO S M EDICOS
Departamento
Municipio
11
Ubicacin
001
Registro
Histrico
Registro
Tcnico
Institucin
04030
Apoyo
Tcnico
Evaluacin
Tcnica
Sede
Equipo
104 Afresis Equipo de
Historial
de Matto.
Traslados
Internos
Traslados
Externos
H i st o r i a l d e M a n t e ni m i e n t o
Fecha
01/12/06
Tipo Matto.
Preventivo
Forma Matto.
Propio
Perodo Matto.
12
Descripcin
kkkkk
Causa
jjjjj
Repuesto
xxxx
Valor
$$$$$
Agregar
En esta pantalla se incluye, fecha de mantenimiento, tipo (preventivo, correctivo),

forma (contratado, propio, institucional, garanta), periodo (meses), descripcin del
mantenimiento, causa, repuesto, y valor del repuesto. Para agregar, datos del
historial a un mismo equipo se da clic en el botn Agregar
.
a
348

TRASLADOS INTERNOS
Para el caso de los traslados internos, se selecciona la pestaa
esta pantalla se incluyen los datos del traslado interno del equipo seleccionado
. En
Ubicacin
Departamento
Municipio
Institucin
11
001
04030
Registro
Histrico
Registro
Tcnico
Apoyo
Tcnico
Sede
Equipo
Evaluacin
Tcnica
Historial
de Matto.
Traslados
Internos
Traslados
Externos
T r a s l a d o s I n t e rn o s
Fecha Inicial
Fecha Final
Motivo del traslado
Autorizado por
Acta de traslado
Nmero
Agregar
TRASLADOS EXTERNOS
Para el caso de los traslados externos, se da clic en la pestaa
esta pantalla se incluyen los datos del traslado externo.
.En

Departamento
11
Ubicacin
Registro
Histrico
Municipio
Institucin
001
Registro
Tcnico
Sede
04030
Apoyo
Tcnico
Equipo
Evaluacin
Tcnica
Historial
de Matto.
Traslados
Internos
Traslados
Externos
T r a s l a do s Ex t e r n o s
Fecha
Institucin Origen
Institucin Destino
Servicio
Acto Administrativo
Nmero
Agregar
Si el equipo es nuevo, debe darse clic en el botn

nuevo equipo. Aparece la siguiente pantalla:
.
a
para agregar informacin del
349

ACT U ALI ZAC IO N IN FOR MAC ION DE LOS EQU IPO S BIOMED ICO S
Departamento
Municipio
Institucin
11
001
04030
No. De orden
Grupo
Cdigo tcnico
1
2
3
4
00034
00028
00134
00015
000
036
001
009
Consecutivo
Sede
Equipo
Nombre del Equipo
No. Inventario
Marca
Desfibirlador
Aspirador
061
Grupo
Nuevo
Salir
Buscar
El sistema genera el nuevo consecutivo, debe ubicarse el grupo y el cdigo del equipo,
aparece la siguiente pantalla:
ACT U ALI ZAC IO N IN FOR MAC ION DE LOS EQU IPO S BIOMED ICO S
Departamento
M unicipio
Institucin
11
001
04030
No. De orden
Grupo
Cdigo tcnico
1
2
3
4
00034
00028
00134
00015
000
036
001
009
Consecutivo
Sede
Equipo
Nombre del Equipo
No. Inventario
Marca
Desfibirlador
Aspirador
061
Grupo
Cdigo Tcnico
6
001
002
000
ABSORCIMETRO DE FOTON DOBLE

ABSORCMETRO DE FOTN SENCILLO
NUEVO EQUIPO
.
a
350

Una vez seleccionado el equipo, se debe contar con una pantalla que permite
incluir toda la informacin relacionada con la hoja de vida del equipo en el cual se
presenta una visin especfica de cada uno de los equipos pertenecientes a la
sede en que se est trabajando.
REGISTRO HISTRICO DEL EQUIPO
En el pantallazo que se ilustra a continuacin se registra la informacin que hace
referencia a los siguientes puntos:
Grupo: Cinco dgitos numricos. Pertenece a una de las opciones definidas por la
metodologa para clasificar los equipos mdicos en grupos.
Tipo: Tres dgitos numricos. Pertenece a una de las opciones definidas por la
metodologa para clasificar los equipos mdicos en tipos dentro de los grupos que se
convengan.
Forma de adquisicin: Corresponde a uno de los tems definidos en la metodologa.
Debe seleccionarse una de las opciones presentadas en la lista.
Costo. Se determina el costo del equipo en miles de $. Es un dato numrico real.
Fecha de compra. Dato de tipo fecha en el formato "mm/dd/aa".
Fecha de instalacin. Dato de tipo fecha en el formato "mm/dd/aa".
Marca.
Modelo.
Tipo.
Serie.
Catlogo.
Ao de fabricacin.
La informacin correspondiente al fabricante y al representante es la siguiente:
Nombre.
Telfono.
Fax.
.
a
351

Ciudad.
Pas.
Ubicacin
Registro histrico
Registro Tcnico
Apoyo Tcnico
Evaluacin tcnica
Re g is t ro H is t r i co
Departamento
11
Municipio
001
Forma de adquisicin xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 6
Nombre del activo

Fecha de compra:
Fecha de instalacin:
Costo del equipo:
Marca del equipo:
Modelo del equipo:
Tipo de equipo:
Serie:
Catlogo:
Ao de fabricacin:
Institucin 04830
Cdigo del equipo
Grupo:
Tipo:
Sede 1
61
00000
000
Fabricante:
Telfono fabricante:
Pas del fabricante:
Ciudad del fabricante:
Fax del fabricante:
Representante:
Telfono representante:
Ciudad del Representante:
Pas del representante:
Fax representante:
Salvar
Salir
REGISTRO TCNICO DEL EQUIPO

Se registra la informacin que hace referencia a los siguientes datos :
Voltaje mximo. Es un valor numrico real que indica el mximo voltaje de
operacin del equipo. Est expresado en voltios.
Voltaje mnimo. Es un valor numrico real que indica el mnimo voltaje de
operacin del equipo. Est expresado en voltios.
Corriente mxima. Es un valor numrico real que indica la corriente mxima
para el equipo. Est expresada en amperios.
Corriente mnima. Es un valor numrico real que indica la corriente mnima
para el equipo. Est expresada en amperios.
Potencia. Es un valor numrico real que indica la potencia del equipo. Est
expresada en vatios.
Frecuencia. Es un valor numrico real que indica la frecuencia de operacin
del equipo. Est expresada en hertz.
.
a
352

Presin. Es un valor numrico real que indica la presin del equipo. Est
expresada en psi.
Velocidad. Es un valor numrico real que indica la velocidad del equipo. Est
expresada en metros por segundo.
Temperatura. Es un valor numrico real que indica la temperatura del equipo.
Est expresada en grados centgrados.
Peso. Es un valor numrico real que indica el peso del equipo. Est expresado
en kilogramos.
Capacidad. Es un valor numrico real que indica la capacidad del equipo.
Unidad. Corresponde a una de las opciones de la lista, para las unidades en
que se mide la capacidad del equipo.
Fuentes de alimentacin. Corresponde a una lista donde se presentan las
posibles fuentes de alimentacin relacionadas con el equipo. Dando clic en el
botn
aparece:
Ubicacin
Registro histrico
Registro Tcnico
Apoyo Tcnico
Evaluacin tcnica
Re gistr oT cnico
Departament o
11
Municipio
001
Institucin 04830
Sede 1
Voltaje mximo de operacin

Voltje mnimo de operacin
Corriente mxima de operacin
Corriente mnima de operacin
Potencia consumida
Frecuencia del equipo
Presin
Velocidad del equipo
Fuente de alimentacin
61
Voltios
Voltios
Amperios
Amperios
Vatios
Herz
PSI
m/seg.
Fuente de Alimentacin
Componentes
SALVAR
Componentes
SALIR
F ue n t e s d e A l i me nt a c i n
11
001
DERIVADOS DEL PETROLEO
04830
6
5
Adicionar
Cerrar
.
a
353

Utilizando el botn
Aparece la siguiente pantalla :
se adiciona la fuente de alimentacin del equipo.
F ue n t e s d e A l i me nt a c i n
11
1
2
3
4
5
6
7
001
04830
AGUA
AIRE
GAS
VAPOR
DERIVADOS DEL PETROLEO
ELECTRICUDAD
ENERGIA SOLAR
Salvar
Cancelar
Dando clic en el botn

la base de datos.
una vez seleccionada la fuente queda actualizada
En el cuadro de Componentes se indican las caractersticas correspondientes a

las partes que conforman el equipo, se da clic en el botn
. Aparece la siguiente pantalla:
01
001
04830
C o mpo n e n t e s
Consecutivo
Componente
Marca
Modelo
Serie
6
5
Nombre :
M a r c a:
Modelo :
Serie :
Adicionar
Cerrar
.
a
354

REGISTRO DE APOYO TCNICO DEL EQUIPO

Se registra la informacin que hace referencia a los siguientes datos:
Manuales. Corresponde a una lista en la que se presentan los diferentes tipos de
manuales que hacen parte del equipo.
Planos. Corresponde a una lista que incluye los diferentes tipos de planos que
hacen parte del equipo.
Uso. Se determina el uso del equipo, el cual corresponde a una de las opciones de
mdico, bsico o de apoyo.
Clase de tecnologa predominante. De la lista de opciones debe seleccionarse
una de las clases de tecnologa determinadas en la metodologa que se adapte al
equipo.
Clasificacin biomdica. De la lista de opciones debe seleccionarse uno de los
tipos de Clasificacin determinados en la metodologa que se adapte al equipo.
Nota: el riesgo no es una variable que pueda ser manejada por el usuario, es
inherente al equipo y est determinado por la clasificacin establecida en la
Metodologa.
Ubicacin
Registro Histrico
Registro Tcnico
Apoyo Tcnico
Evaluacin Tcnica
Ap o yo T c n i c o
Departamento 11
Municipio
001
Institucin
04830
Sede 1
Consecutivo del Equipo
U S O:
MEDICO
CLASIFICACION BIOMEDICA :
Tratamiento y Mantenimiento
RIESGO:
ALTO
TECNOLOGIA PREDOMINANTE:
Neumtico
PLANOS
MANUALES
Salir
Salvar
Para los manuales de los equipos se selecciona el botn

Para los planos de los equipos se da clic en el botn
.
a
355

EVALUACIN FSICA Y FUNCIONAL DEL EQUIPO

Se registra la informacin que hace referencia a los siguientes puntos:
Tipo. Indica si el equipo es Fijo o es Mvil.
Funcionamiento. Determina si el funcionamiento del equipo es Normal, Irregular o
Fuera de servicio.
Mantenimiento actual. Se establecen las opciones de mantenimiento que se le
realiza al equipo. Aparece la siguiente pantalla
utilizando el botn
Ubicacin
se agregan los valores del mantenimiento.
Registro Histrico
Registro Tcnico
Apoyo Tcnico
Evaluacin Tcnica
E v al u a ci n T cn i c a
Departamento 11
Equipo
Municipio
001
Institucin
04830
Fijo
6 Funcionamiento
Equipo ubicado en el lugar asignado
Sede 1
Normal
Consecutivo del Equipo
Alternativa Mantener
Propietario del equipo
6
6
Mantenimiento actual
Causas de irregularidad
Salir
Salvar
CAUSAS DE IRREGULARIDAD
Se establecen las diferentes Causas de Irregularidad que se presentan en el equipo.
Utilizando el botn
equipo seleccionado.
se agregan las causas de irregularidad del
Alternativa. De la lista de opciones debe seleccionarse una de las alternativas

determinadas en la metodologa con respecto al equipo.
Equipo en el lugar asignado. Se establece si el equipo est en el lugar asignado;
en caso contrario se determina la causa por la cual no cumple con esto, y de la lista
de opciones debe seleccionarse una de las razones indicadas en la metodologa.
.
a
356

Equipo asignado por inventario. Se indica la dependencia a la cual est asignado

el equipo.
Una vez registrados los datos del equipo se debe dar clic en el botn
para que queden registrados los datos.
C a u s a s d e I r re g u l a r i d a d
11
001
04830
EQUIPO CON DAOS ELECTRONICOS
Cerrar
Adicionar
TRASLADO INTERNO DE EQUIPOS

Permite registrar los datos correspondientes al traslado interno de los equipos.
Para agregar datos en esta pantalla se debe dar clic en el botn
digitar los datos correspondientes al traslado interno:
Fecha de traslado, causa del traslado, acta de traslado, nmero del traslado.
T r a s l a d o I n t e r n o de E q u i p o s
Departamento 11
Cdigo del Equipo
Municipio
001
Institucin
04830
Sede 1
Fecha inicial del traslado:

Fecha final del traslado:
Causa del traslado:
Cdigo del Equipo:
Primero
Acta de traslado:
Nro. del traslado:
Listar
Nuevo
Modificar
3 3 Anterior S i g u i e n t e 4 4 U l t imo
En esta pantalla se actualizan los traslados internos de equipos
(prstamos) de un mismo hospital
.
a
357

TRASLADO EXTERNO DE EQUIPOS
La siguiente pantalla permite registrar los datos correspondientes al traslado

externo de los equipos:
T r as l a do E xt e r n o de E q u ipo s
Departamento 11
Municipio
Cdigo del Equipo
001
Institucin
04830
Sede 1
Fecha del traslado:

Institucin origen:
Institucin destino:
Servicio :
Acta de traslado:
Primero
33 A n t e r i o r
Nro. del traslado:
S i g u i e n t e 44
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
En esta pantalla se actualizan los traslados externos de equipos
HISTORIAL DE MANTENIMIENTO
La siguiente pantalla permite registrar EL HISTORIAL DE MANTENIMIENTO DE

LOS EQUIPOS.
En este formulario se registra la siguiente informacin:
Fecha del mantenimiento.
Tipo de mantenimiento.
Forma de mantenimiento.
Periodo de mantenimiento.
Descripcin del mantenimiento.
Causa del mantenimiento.
Repuesto: nombre del repuesto.
Valor del repuesto.
Para agregar datos en esta pantalla se debe dar clic en el botn
ubicarse en cada campo y dar clic.
.
a
358

H i s t o r i a l d e M a n t e ni m i e n t o
Departamento 11
Municipio 001
Cdigo del Equipo:
Institucin
Fecha del Mantenimiento:
DD/MM/AA
Forma de Mantenimiento:
CONTRATADO
04830
Sede 1
Tipo de Mantenimiento:
PREVENTIVO
Periodo meses:
Descripcin:
Causa:
Repuesto:
Valor Repuesto:
Primero
3 3 Anterior
S i g u i e n t e 44
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
En esta pantalla se a c t u a l i z a e l h i s t o r i a l d e m a n t e n i m i e n t o
IRREGULARIDAD DE LOS EQUIPOS
Si selecciona esta opcin aparece la siguiente pantalla, que permite registrar LA

IRREGULARIDAD PRESENTADA EN LOS EQUIPOS cuando el funcionamiento,
como su nombre lo indica, es irregular.
Ir r e gu l a ri d a d d e l o s e q u i p o s
Cod. Departamento:
11
Cod. M u n i c i p i o : 0 0 1
Cdigo del equipo:

Primero
<Anterior>
C o d . Institucin: 0 4 8 3 3
<Siguiente>
C o d . Sede: 1
Cdigo de la irregularidad:
Ultimo
Listar
Nuevo
6
Modificar
En esta pantalla se actualizan las fallas de irregularidad
Para agregar datos se utiliza el botn

obtienen los datos que deben digitarse.
y dando clic en cada campo se
.
a
359

COMPONENTES DE LOS EQUIPOS

Si selecciona esta opcin aparece la siguiente pantalla, que permite registrar LOS
COMPONENTES DE LOS EQUIPOS.
C o mp o ne n t e s d e l o s e q ui p os
Cod. Departamento:
11
Cod. M u n i c i p i o : 0 0 1
Cod. I n s t i t u c i n : 0 48 3 3
Cdigo del equipo:
Nombre del componente:
Marca:
Modelo:
Primero
<Anterior>
Cod. S e d e : 1
Serie:
<Siguiente>
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
Salvar
Revertir
En esta pantalla se actualizan las fallas de irregularidad
Componentes
Maneja la informacin relacionada con cada uno de los Componentes asociados al
equipo. Los datos que aqu se manejan son los siguientes:
Componente. Nombre del componente del equipo.
Marca. Del componente del equipo.
Modelo. Modelo del componente del equipo.
Serie. Indica el nmero de serie para el componente del equipo.
Para agregar datos, se utiliza el botn

.
a
360

FUENTES DE ALIMENTACIN
Al selecciona rse esta opcin aparece la siguiente pantalla, que permite registrar
aquellos equipos que tienen FUENTES DE ALIMENTACIN.
F u e n t e s d e A l i me nt a c i n
Cod. Departamento: 11
Cod. Municipio: 001
Cod. Institucin: 04830
Cdigo Equipo:
Primero
Cod. Sede: 1
Fuente de Alimentacin :
<Anterior
Siguiente>
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
En esta pantalla se actualizan las fuentes de alimentacin

PLANOS DE LOS EQUIPOS

Si selecciona esta opcin aparece la siguiente pantalla, que permite registrar
aquellos equipos que tienen PLANOS.
P l a n os d e l o s E qu i p o s
Cod. Municipio: 001
Cdigo Equipo:
Primero
<Anterior
Cod. Sede: 1
Plano:
Siguiente>
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
En esta pantalla se actualizan lo s Planos de los Equipos
.
a
361

MANTENIMIENTO ACTUAL
Si selecciona esta opcin aparece la siguiente pantalla, que permite registrar
aquellos equipos que tienen actualmente registrado el mantenimiento:
M a n t e n i mi e n to a ct u a l d e l o s E q ui p o s
Cod. Municipio: 001
Cdigo Equipo:
Primero
<Anterior
Cod. Sede: 1
Mantenimiento:
Siguiente>
Ultimo
Listar
Nuevo
Modificar
En esta pantalla se actualiza el mantenimiento actual
Para agregar datos se utiliza el botn

REPORTES POR HOSPITAL

Si se selecciona esta opcin apare ce la siguiente pantalla que permite obtener los
listados de los equipos de un hospital:
I n f o r m e s por H o s p i t a l
Departamento :
11
Municipio:
001
H o s p i t a l / I n s t i t u c i n : 04724
Reporte:
1
1
2
Preliminar
Nombre:
Santaf d e B o g o t
Santaf d e B o g o t
H o s p i t a l Centra l
Sede:
6
Inventario equipos de mediana y alta complejidad

Listado general de equipos
O Todos los equipos

O
Algunos equipos
Salir
Cancelar
.
a
362

EVALUACIN FUNCIONAL DE LOS EQUIPOS

Al seleccionar esta opcin aparece la siguiente pantalla que permite registrar la
evaluacin funcional de los equipos:
E v a l u a ci n F u n ci o n a l d e l o s E q ui p o s
Cod. D e p a r t a m e n t o :
Cdigo
03
11:
Cod. M u n i c i p i o :
Nombre del equipo

Bomba de infusin
Se utiliza
si
Tiempo Frec.
22
3 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
001
Frecuencia
Horas/da
Cod. Institucin :
Proced./hora
22
04830
Operador
Tcnico
Sede:
Hras. Cap/oper.
Adicionar
Seleccionado el botn
evaluacin de los equipos.
1
5
se agregan los conceptos de la
Eval ua cin funci ona l de l os equi po s

Cdigo del e q u i p o:
Se utiliza el equipo?
59.
S
Nombre d e l equipo:
Frecuencia:
Equipo humano operador del equipo:

Profesional
Horas de capacitacin
Tcnico
Emprico
Horas da
Minutos da
AFERESIS EQUIPO DE
Procedimientos
por hora:
Mantenimiento del equipo:

Profesional
Tcnico
Emprico
Horas de capacitacin
Adicionar
Primero se selecciona el consecutivo del equipo, luego los parmetros de

utilizacin, quin opera el equipo, y finalmente, quin le hace mantenimiento.
Dando clic en el botn
datos.
se adiciona la evaluacin a la base de
.
a
363

EXPORTAR DATOS
Seleccionando esta opcin pueden exportase los datos de la base para enviar a
la Direccin Territorial de Salud (Secretara de Salud Departamental o Distrital
segn el caso). Para esto se debe crear previamente, UNA CARPETA EN LA
QUE VA A GUARDAR ESTOS ARCHIVOS. Aparece la siguiente pantalla
E x p o r t a r Archivos
Cundinamarca
D e p a r t a m e n t o:
Bogot.
Fecha inicial:
Fecha f i na l :
Exportar
dd/mm/aa
dd/mm/aa
Salir
Primero seleccione la fecha inicial de grabacin, y la fecha final. Seleccionando el

botn
aparece la pantalla en la cual se seala
destino final de la informacin que se desea exportar.
.
a
la opcin del
364

IMPRIMIR INFORME DE EQUIPOS

Seleccionando esta opcin pueden obtenerse los diversos reportes del sistema
por diferentes salidas, generar estas salidas a Excel y realizar grficos de los
mismos.
Aparece la siguiente pantalla:
C a ta s t ro F s i c o F un c i on a l E q u i p o s B i o m d i c o s
Listados
Informes estadsticos
Inventario de equipos
Listado por servicios
Listado por uso del equipo
Listado por clasificacin biomdica
Listado por estado de funcionamiento
Listado por causas de irregularidad
Listados combinados
Ubicacin por servicio

Informe por uso del equipo
Equipos por clasificacin biomdica
Equipos por tipo de funcionamiento
Equipos por c a u s a s d e i r r e g u l a r i d a d
Orientada al riesgo
Informes estadsticos combinados

Informe por servicio
Informe por uso del equipo
Informe por clasificacin biomdica
Informe por estado de funcionamiento
Orientado al riesgo
Listado por servicio

Listado por uso de equipo
Listado por clasificacin Biomdica
Listado por estado de funcionamiento
Por la opcin:
1. LISTADOS. Se obtienen listados en papel, formato Excel de las hojas de vida de
los equipos y listado general de los equipos por ESE, Institucin, Red, Todos los
hospitales.
2. INFORMES ESTADSTICOS. Se obtienen informes totales estadsticos y grficos
en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones, una institucin en
particular, por ESE y por Red.
3. LISTADOS COMBINADOS. Se obtienen informes totales estadsticos y grficos
en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones, una institucin en
particular, por ESE y por Red, combinado variables.
.
a
365

4. INFORMES ESTADSTICOS COMBINADOS. Se obtienen informes totales

estadsticos y grficos en formato Excel, pueden referirse a todas las instituciones,
una institucin en particular, por ESE y por Red.
Para cada caso se obtiene n informes del siguiente tipo:

LISTADOS DE EQUIPOS .
Seleccionando esta opcin pueden escogerse los siguientes tipos de informes:
Listado General de Equipos. Si selecciona la opcin Inventario de equipos

aparece la siguiente pantalla :
Listado General de Equipos
Listado de equipos
Hojas de vida
Si se selecciona listado de equipos aparece
Listado General de Equipos

Todos
Por C. Atencin
Por Hospital
Por Red
Listado de equipos
Hojas de vida
Seleccionando
.
a
366

Todos: Aparece un listado de los equipos con las variables orden del equipo,
nombre, cdigo tcnico, grupo, ubicacin (piso, espacio, subdireccin, unidad,
ambiente), forma de adquisicin, nmero de activo, clasificacin biomdica, serie,
catlogo, fecha de compra. Igualmente aparece la opcin de pasar el archivo a
formato Excel, utilizando el botn
. Para ello debe haberse
creado previamente una carpeta en donde guardar los archivos en formato
EXCEL. Aparece la siguiente pantalla:
Pulsando el botn
los archivos.
se ubica y selecciona la carpeta donde se guardar n
Hospital. Se pueden listar los equipos de un solo Hospital. Aparece la siguiente

pantalla
Li s t ad o G e n e r a l d e Eq u ip o s
Listado de equipos
Hojas de vida
Todos
Por Hospital
Por C. Atencin
Por Red
6
04724 Hospital Central
Este archivo puede pasarse a formato Excel, tal como se indic anteriormente.
.
a
367

Centro de Atencin. Tambin se obtiene un listado de los equipos utilizados en

este. El archivo tambin puede pasarse a formato Excel.
Red. En estos casos especficos cuando en la Direccin Territorial de Salud se
trabaja en red con los hospitales de su jurisdiccin, se obtiene un listado de los
equipos por RED. El archivo puede pasarse a formato Excel.
Listados por Servicio. Seleccionando esta opcin se obtiene un listado de

los equipos de un servicio especfico en el o los centros de atencin, o
hospitales/ESE o por Red, segn servicio seleccionado. Primero debe
seleccionarse un servicio, utilizando la pantalla siguiente:
AD
Listado de equipos
Hojas de vida
AD
AA
AM
AT
HO
MS
QO
Apoyo Diagnostico
6
5
Apoyo Administrativo
Ambulatorio
Apoyo Teraputico
Hospitalizacin
Servicio Mdico
Quirrgico - Obsttrico
Utilizando los botones que aparecen en esta pantalla, se obtiene los listados por
servicio.
Seleccione el Servicio
6
AD
Todos
Por Hospital
Por Institucin
Por Red
Listado de equipos
Hojas de vida
.
a
368

Listados por Uso (Mdico, Bsico, Apoyo). Seleccionando esta opcin se

obtiene un listado de los equipos por el o los centros de atencin,
hospitales /ESE, o por Red, segn el Uso del equipo seleccionado. Primero
debe seleccionarse el Uso, utilizando la pantalla:
Li s t ad o U s o d e l o s E q u i p o s
S e l e c c i o n e e l Uso
6
M
Listado de equipos
Hojas de vida
M
B
A
Mdico
Bsico
De Apoyo
Pasar a Excel
Los archivos pueden exportarse a formato Excel
Listados por Clasificacin Biomdica. Seleccionando esta opcin se

obtiene un listado de los equipos por el o los centro de atencin,
hospitales/ESE o por Red, segn Clasificacin Biomdica
del equipo
seleccionado. Primero debe seleccionarse la Clasificacin Biomdica,
utilizando la pantalla :
L i st a d o C l as i f i c a c i n B i o m d i c a
Seleccione Clasificacin Biomdica
DIAGNSTICO
DIAGNOSTICO
TRATAMIENTO DE LA VIDA
REHABILITACION
PREVENCION
ANALISIS DE LABORATORIO
Pasar a Excel
Los archivos pueden pasarse a Excel.
.
a
369

Listados por Tipo de Funcionamiento. Seleccionando esta opcin se

obtiene un listado de los equipos por el o los centros de atencin,
hospitales /ESE, o por Red segn tipo de funcionamiento del equipo
seleccionado (Normal, Irregular, Fuera de funcionamiento). Primero debe
seleccionarse la opcin Tipo de Funcionamiento, utilizando la pantalla:
Li s t ad o p o r T i p o d e Fu n c i o n a m i e n t o d e l o s E q ui p o s
Seleccione Tipo de Funcionamiento
6
1. NORMAL
1
2
3
NORMAL
IRREGULAR
FUERA DE SERVICIO
Pasar a Excel
Los archivos pueden exportarse a formato Excel.
Listados por Tipo de irregularidad. Seleccionando esta opcin se obtiene un

listado de los equipos por el o los centros de atencin, hospitales/ESE, o por
Red segn el tipo de Irregularidad del equipo seleccionado. Primero debe
seleccionarse la opcin Tipo de Irregularidad, utilizando la pantalla:
Li s t ad o p o r C a us a de I rr e g ul a r i d a d
Seleccione Causa de Irregularidad
6
1
2
3
Equipo con daos elctricos

Equipo con daos electrnicos
Equipo con daos hidrulicos
4
5
6
7
Equipo con daos mecnicos

Equipo con daos neumticos
Falta de capacitacin del operario
Equipo con problemas de calibracin
.
a
Pasar a Excel
370

Una vez seleccionada el tipo de irregularidad, pueden obtenerse los listados,

utilizando la pantalla
Li s t ad o p o r C a us a de I rr e g ul a r i d a d
Seleccione Causa de Irregularidad
6
Listado de equipos
Hojas de vida
Todos
Por Centro de Atencin
Por Institucin/ES E
Pasar a Excel
Por Red
Los archivos pueden exportarse a formato Excel.
LISTADOS COMBINADOS. Seleccionando esta opcin pueden escogerse los

siguientes tipos de informes:
Listado por Servicio. Se obtiene listados de los equipos por servicio

combinado con la clasificacin biomdica, con el uso de los equipos, con el
estado de funcionamiento. Primero debe seleccionarse el servicio, utilizando la
pantalla :
.
a
371

L i s t a d o G e n e r al d e E q u i p o s p or S e r v i c i o
Seleccione el Servicio
6
AD
Clasificacin Biomdica
Por Uso
Estado funcionamiento
AD
AM
Apoyo Diagnstico
Ambulatorio
AT
HO
SM
QO
AF
Apoyo Teraputico
Hospitalizacin
Servicio mdico
Quirrgico Obsttrico
Financieros
5
Pasar a Excel
Una vez seleccionado el servicio debe seleccionarse el tem con el cual se va a
combinar
. Los listados pueden obtenerse tambin para
todos los Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones
Estos archivos pueden exportarse a formato Excel
.
.
Listado por Uso. Se obtienen listados por uso del equipo (Mdico, Bsico,
Apoyo) combinado con la clasificacin biomdica, el de funcionamiento, el
servicio. Primero debe seleccionarse el uso del equipo, utilizando la pantalla:
.
a
372

Li s t ad o p o r U s o d e l E q u i p o
Seleccione el Uso
6
M
Por Uso
Pasar a Excel
Una vez seleccionado el uso del equipo se selecciona el tem con el cual se va a
combinar
. Los listados pueden obtenerse para todos los
Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones
. Estos
archivos pueden exportarse a formato Excel
Listado por Tipo de Funcionamiento. Se obtiene n listados por tipo de

funcionamiento (Normal, Irregular, Fuera de servicio) combinado con el uso,
con la clasificacin biomdica, con el servicio. Primero debe seleccionarse el
Tipo de funcionamiento, utilizando la pantalla :
I n f o r me p o r T i p o d e F u n c i o n a mi e n t o d e l E q u i p o
Seleccione Tipo de Funcionamiento
6
Por Uso
NORMAL
IRREGULAR
FUERA DE SERVICIO
.
a
Pasar a Excel
373

Una vez seleccionado el uso del equipo se selecciona el tem con el cual se va a
combinar
. Los listados pueden obtenerse para todos los
Hospitales, por ESE, por Red, utilizando los botones
. Estos
archivos pueden exportarse a formato Excel.
Listado por Clasificacin Biomdica. Se obtienen

listados por la
clasificacin biomdica del equipo combinada con el uso, con el tipo de
funcionamiento, con el servicio. Primero debe seleccionarse la clasificacin
biomdica, utilizando la pantalla :
L i s ta d o p o r C l a si f i c a c i n B i om di c a
Seleccione Clasificacin Biomdica
6
Uso
Funcionamiento
Servicio
Diagnstico
Tratamiento de la vida
Rehabilitacin
Prevencin
Anlisis de Laboratorio
L
Pasar a Excel
Una vez seleccionada la clasificacin biomdica del equipo se selecciona el tem
.
a
374

con el cual se va a combinar
. Los listados pueden obtenerse
para todos los Hospitales, por ESE, por Red utilizando los siguientes botones
. Estos archivos pueden exportarse a formato Excel

.
HOJAS DE VIDA.
Con esta opcin se obtiene una copia de la hoja de vida de los equipos. Las hojas
de vida de los equipos pueden obtenerse para todos los Servicios, Centros de
Atencin, Hospital/ESE, y por Red.
Listado de equipos
Hojas de vida
Todos
Por C. Atencin
Por Hospital
Por Red
6
Pasar a Excel
Estos archivos tambin puede pasarse a formato EXCEL.
.
a
375

BAJA DE LOS EQUIPOS

Seleccionado esta opcin se puede eliminar de la base de datos los equipos que
han sido dados de baja, una vez se ha ejecutado el proceso definido para tal fin.
Aparece la siguiente pantalla donde se registran los datos bsicos del proceso de
bajas
P r oc e so d e B a j a s
Departamento:
Municipio:
Institucin:
Sede:
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
Cdigo del equipo :
Grupo:
BBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBBB
Nombre del equipo:
Fecha de Baja:
Concepto de Inventarios:
5
6
Nmero del acto administrativo:

F e ch a d e l a c t o a d m i n i s t r a t i v o :
ccccccccccccccccccccccccc
Fecha de grabacin:
Anterior
Siguiente
cccccccccccccccccccccccc
cccccccccccccccccccccccc
Nmero de Resolucin:
Primero
bbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbbb
Ultimo
Buscar
Imprimir
Agregar
Modificar
Eliminar
Salir
En la base de equipos biomdicos queda registrado el equipo como dado de baja

(pero no queda eliminado fsicamente de la base). Se genera un nuevo archivo de
los equipos dados de baja para cada hospital seleccionado
Las ilustraciones anteriores son un ejemplo de la informacin mnima que debe
contener un aplicativo para la administracin, registro, control y supervisin del
equipo biomdico en una Institucin prestadora de servicios de salud, ya sea
vindola individualmente o dentro de la red de servicios de una Direccin
Territorial de Salud . Por tanto, si se quieren adicionar ms mdulos, o eliminar,
quedara a juicio de cada institucin en el nivel que le corresponda.
.
a
376

Cuando la Direccin Territorial de Salud trabaja en red con los hospitales de su

jurisdiccin, el flujo de informacin a travs del aplicativo se ilustra de la siguiente
manera:
ESE / Institucin
Direccin Territorial de
Salud
2
BASES DE
DATOS
4
PROCESAMIENTO
< < SUPERVISION
.
a
377

CONCLUSIONES
La supervisin puede realizarse por directamente por la Direccin Territorial de

Salud o a travs de un tercero.
El aplicativo le debe permitir al supervisor tener informacin y un conocimiento

muy completo del equipamiento biomdico de una institucin prestadora de
servicios de salud, por lo cual se exige que la informacin este actualizada y
validadaza por el personal responsable.
Los responsables de la Supervisin, luego de analizar la informacin que le

brinde el aplicativo, deben corroborarla realizando una inspeccin presencial a
los equipos en los diferentes servicios de la institucin.
Con la informacin obtenida, tanto del aplicativo como de la visita de la

inspeccin presencial, se deben presentar conclusiones y recomendaciones
para la Institucin, relacionadas con las diferentes etapas del Ciclo de Gestin
y Administracin del Equipamiento Biomdico.
Por ejemplo, evaluando el proceso de mantenimiento del equipo se puede
determinar su frecuencia, su tiempo de uso frente a su estado de
funcionamiento, el anlisis de la productividad en cada servicio en funcin del
equipo, las condiciones de instalacin, el impacto ambiental del equipo, etc.
En sntesis, esta informacin permite establecer un programa de supervisin por

servicios o tipo de equipos estableciendo prioridades de acuerdo a la importancia
de los mismos.
.
a
378

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