Diplomado Office XP

Excel 2002
Excel
Microsoft Excel es un programa de clculo diseado para registrar y analizar nmeros y
datos.
Almacenamiento de datos
a los archivos que crea en Excel se les llama libros de trabajo. A su vez, un libro consta
de hojas de calculo individuales. Un libro puede contener una o ms hojas de clculo.
Estas pueden relacionarse con otras hojas de calculo, o ser entidades independientes.
Dentro de cada hoja de calculo puede introducir texto y nmeros, realizar clculos,
organizar datos y ms.
Revisin de la pantalla de Excel
Ahora que a lanzado Excel, tmese algunos minutos para examinar las partes de la
pantalla inicial, como se muestra a continuacin:
BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR
BARRA DE MENS

CELDA SELECCIONADA
CUADRO DE
NOMBRES

COLUMNAS

BARRA DE
HERRAMIENTAS
FORMATO

REA DE LA HOJA DE CALCULO

FILAS

BARRAS DE
DESPLAZAMIENTO

ETIQUETAS DE LAS
HOJAS

BARRA DE ESTADO

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Excel 2002
Descripcin de la pantalla principal
Barra de titulo.- la barra de la parte superior de Excel, despliega el nombre del programa
y el del archivo en que s esta trabajando.

Barra de mens.- despliega una lista de comandos de Excel que se relacionan con la
tarea que s esta realizando.

Barra de herramientas.- Excel contiene muchas barras de herramientas que le ayudan

a acceder a una funcin del programa.

Barra de formato.- contiene botones especficos para dar formato a las celdas o su
contenido.

Barra de formulas.- utilizara esta rea para introducir formulas y funciones de Excel o
editar el contenido de una celda.

Barra de estado.- le indica lo que esta pasando en el programa, entre otras cosa si los
bloques numrico, de maysculas y desplazamiento estn activados.

Barras de desplazamiento.- le permiten ver diferentes partes de la hoja de calculo.

Cuadro de nombres.- muestra la direccin de la celda o rango seleccionado.
Etiquetas de las hojas.- muestra el nombre de la hoja de calculo activa, permite
cambiar entre hojas con un solo clic en el nombre de la hoja,

Operaciones con hojas de clculo

En la parte inferior
izquierda de la ventana
de Excel se encuentran
las etiquetas de las hojas,
las cuales indican el
nombre de la hoja, y
permiten realizar algunas
operaciones con ellas,
como son cambiarles
nombre,
ordenarlas,
insertar, eliminar, agrupar,
color de etiqueta, dichas
operaciones se explican a
continuacin.

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Insertar.- menu insertar / hoja de calculo. La nueva hoja se inserta a la izquierda de la
actual. O clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, seleccionar la opcin.
Eliminar.- clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, seleccionar la opcin.
Ordenarlas.- clic sostenido en alguna etiqueta y se arrastra y suelta al lugar deseado.
Agrupar.- control mas clic en cada una de la hojas.
Color de etiqueta.- clic derecho sobre la etiqueta de la hoja, seleccionar la opcin.
Ejercicio.- Realiza la Practica # 1 Operaciones con hojas de calculo

Actividad 1 a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Para que sirven las etiquetas de
las hojas.
Cuantas hojas puedo tener?
Como se le cambia el nombre a
una hoja?
Como se agrupan las hojas?
Como se desagrupan las hojas?

Para que sirve agrupar hojas?

Como se inserta una hoja?
Como se elimina una hoja?
Como copio una hoja a otro libro
de Excel?
En operaciones con hojas para
que sirve el comando deshacer.

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LAS FILAS Y COLUMNAS
UNEN LA HOJA DE
CALCULO

COLUMNAS

CELDA
Las hojas de calculo
estn diseadas como
cuadriculas, con filas
horizontales y columnas
verticales. Las columnas
en
Excel
estn FILAS
etiquetadas con letras del
alfabeto y las filas con
nmeros. Cada hoja de
calculo de Excel se compone de 256 columnas y 65,536 filas.

Celda.- Es la unin de una columna y una fila, su nombre se forma con la letra de la
columna y l numero de la fila. En el cuadro de nombres te indica el nombre o direccin de
la celda.
Rango.- Es un grupo de Celdas, en el cuadro de nombres te indica el tamao de la
seleccin.
Excel proporciona muchos indicios visuales para que pueda ubicarse. Cuando se
encuentra en una celda, sus bordes aparecen resaltados, adems se destacan los
marcadores de fila y columna, siempre puede rastrear su ubicacin con el cuadro de
nombres.
Desplazamiento en la hoja de clculo
En la siguiente tabla se muestran las combinaciones de teclas que puede utilizar para
desplazarse por una hoja de clculo.
Oprima estas
teclas
Entrar
Mayus + tab
Mayus + entrar
Flechas
Inicio
Ctrl+inicio
Ctrl+fin
Ctrl+repag
Ctrl+avpag
F5 o ctrl i

Para moverse
Una celda abajo o a la siguiente celda en
secuencia
Una celda a la izquierda
Una celda arriba
Una celda en la direccin de la flecha
A la primera celda de la fila
A la primera celda de la hoja de calculo
A la ultima celda de la hoja de calculo
A la hoja anterior
A la siguiente hoja
Abre el cuadro de dialogo ir a

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Excel 2002
Ejercicio.- Realiza la Practica # 2 Filas y Columnas

Actividad 2 a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Que se hace cuando un texto no
se ve completo en una columna?
Que es el alto de fila?
Como

se

realiza

una

auto

numeracin?
Como elijo bordes de un color?
La pestaa nmero de formato
de celdas sirve para?
Como se calcula una sumatoria?
Qu elementos componen una
formula?
Como ordeno unos datos de la
hoja de calculo?
Que herramienta se utiliza para
que la celda tenga color?
Cual es la forma rpida de tener
una copia de una hoja de
calculo?

TIPOS DE DATOS EN EXCEL

Rtulos
Valores
Formulas

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Los rtulos consisten de texto e incluso nmeros. Por ejemplo, una celda con una
direccin como av. Conalep # 28, es un rotulo.
La imagen de la derecha muestra la forma de ajustar el texto en una celda.
Por default los rtulos Excel los alinea a la izquierda de la celda.
Los valores son nmeros que se introducen en las celdas, los nmeros pueden ser
enteros o con fracciones.
Por default los rtulos Excel los alinea a la derecha de la celda.
Las formulas realizan operaciones en sus hojas de calculo; pueden contener nmeros,
referencias de celdas, operadores matemticos o relacinales.
La alineacin del resultado de una formula depende del tipo que sea, ejemplo si es un
rotulo a la izquierda, si es un valor a la derecha de la celda.
Ejercicio.- Realiza la Practica # 3 Formato de Celdas

Actividad 3 a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Como le indicas a Excel que tipo
de datos tiene una celda?
Cual es el mtodo abreviado de
formato de celdas?
Que formatos se pueden realizar
de manera directa?
Como se le da

formato

columnas o datos discontinuos?

Auto completar
Auto completar funciona de dos maneras: en la primera de ellas
completa los datos en la medida que usted escribe, cuando escribe
las primeras letras de un dato que ya ha incluido antes. Auto
completar supone que esta escribiendo algo igual a lo que ya tiene
registrado y lo termina por usted. Si el texto que rellena auto
completar no es correcto solo siga escribiendo. Cualquier cosa que
incluya s sobrescribir en los datos que presenta la funcin auto
completar.

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Tambin puede elegir entre los datos que se encuentran en la funcin auto completar e
insertarlos en las celdas que estn inmediatamente arriba o debajo del dato o datos que
ya existen. Cuando necesite repetir una palabra o frase que utilizo antes.
haga clic en con el botn derecho del Mouse en la celda que desea colocar el texto
duplicado, seleccione elegir de la lista del men contextual que aparece
Uso del controlador de relleno
Aunque Excel le proporciona varias maneras de activar la opcin autorrellenar, el mtodo
ms fcil es utilizar el controlador de relleno, que se encuentra en la esquina inferior
derecha de la celda o celdas seleccionadas. Arrastre el controlador por las celdas
adyacentes que desea rellenar. A medida que arrastra, las celdas aparecen resaltadas.
Posteriormente suelte el botn del ratn para rellenar la serie de datos.

Si no deseas seleccionar dos o mas celdas tomas el controlador de relleno de la celda,

oprimes la tecla control y arrastra en la direccin deseada.
Casos
Si la celda de la cual se toma el controlador de relleno contiene un rotulo, este se copia a
las celdas que se arrastre, a excepcin de que l rotulo sea una entrada de una lista
personalizada.
Si las celdas seleccionadas de las cuales se toma el controlador de relleno, contienen
nmeros, al arrastrar saldr una autonumeracin, dependiendo de los nmeros. Ejemplo si
se desea una numeracin de 1 en 1 en una celda se teclea l numero 1 y en la de abajo
se teclea el 2, seleccionando ambas de tal manera que al arrastrar se generara una
numeracin de 1 en 1.
si la celda de la cual se toma el controlador de relleno contiene una formula, al arrastrar, la
formula se actualiza tomando los valores correspondientes.

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Excel 2002

Como se muestra en la figura de la parte superior se arrastra la formula para que esta se
copie, tomando los valores correspondientes.
Si la formula la queremos copiar a celdas no adyacentes, se selecciona la celda se da un
clic en copiar, men edicin / pegado especial / activas el botn opcin formulas y
aceptar. Como se muestra en la figura siguiente.
MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS
Para
Eliminar una
fila

Seleccionar,
men Recorre la fila inferior hacia
edicin / eliminar
arriba

Insertar una
fila

Seleccionar,
insertar / filas

Eliminar una
columna
Insertar una
columna

Accin - men

Resultado

men Inserta una fila en blanco y

recorre hacia abajo la anterior

Elimina la columna y recorre

Seleccionar,
men
las de la derecha para cerrar
edicin / eliminar
el espacio
Inserta una columna a la
Seleccionar,
men
izquierda y recorre las dems
insertar / filas
hacia la derecha

La adicion de filas y columnas no cambia el tamao maximo de su hoja. Esta contiene mas
de 65,536 filas y 256 columnas.
ANCHO DE COLUMNA, ALTO DE FILA
Para modificar el ancho de una columna se selecciona, clic derecho ancho de columna, o
menu formato / columna / ancho y teclear l numero deseado.
Para modificar el alto de una fila se selecciona, clic derecho alto de fila, o men formato /
fila / alto y teclear l numero deseado.
OCULTAR- MOSTRAR, FILAS Y COLUMNAS
8

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Para una columna se selecciona, clic derecho ocultar, o men formato / columna / ocultar.
Para una fila se selecciona, clic derecho ocultar, o men formato / fila / ocultar.

El resultado seria el siguiente

Si nota usted en la imagen superior de la columna C se salta a la L que es el rango de

columnas ocultas.
Para mostrar una fila o una columna seleccionas el rango donde falta y clic derecho
mostrar, o menu formato / columna o fila y mostrar.
Ejercicio - Realiza la Practica # 4 Formulas Sencillas

Actividad 4 a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Como se activa el comando
ocultar.
Como

identificas

que

el

comando esta activado.

Cual es la forma de volver a ver
las filas o columnas ocultas.
Para que sirve el comando
9

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condicional?

Exploracin del cuadro de dialogo guardar como

El cuadro de dialogo guardar como que se muestra en la siguiente figura contiene todas
las herramientas que necesita para guardar su libro por primera vez.
C

1 2 3 4
5

B
F

G
Nombre de la
opcin
Barra de
herramientas

Contiene botones que

administrar sus archivos

Barra de lugares

Puede hacer clic en una carpeta de esta

barra para seleccionarla

Cuadro de texto
guardar en

La carpeta actual en la que se guardara el

libro

Lista de archivos

Despliega los archivos de la carpeta

seleccionada

Cuadro de texto
El nombre del archivo, si no escribe uno
nombre de archivos Excel los nombrara por default

Cuadro de texto
guardar como tipo

El
tipo
de
predeterminada

botn guardar

Despues de que ha definido todas las

opciones, haga clic en guardar para que
este libro se guarde

Letra
A

Descripcin

archivo.

le

ayudan

De

manera

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Autoguardar
Haga clic en el men herramientas, elija
autoguardar. Aparecera el siguiente cuadro
de dialogo.

Asegrese que este activa la casilla guardar automticamente cada y especifique el

numero de minutos que desea que transcurra entre guardados en el cuadro de minuto, si
desea ver un cuadro de aviso cada que se ejecute auto guardar, marque la casilla de
verificacin preguntar antes de guardar, haga clic en aceptar para cerrar el cuadro de
dialogo y activar la caracterstica.
Asignacion de una contrasea a su archivo
En cualquier momento que desee proteger sus libros
de los ojos entrometidos puede asignarle una
contrasea al archivo.
Si asigna una contrasea de archivo, asegrese de
que la puede recordar.
Trabajo con libros y hojas de calculo
Uso de rangos
Si conoce la direccin de celda de los datos que necesita localizar, no tendr problemas
para moverse al punto indicado. Pero a menos que tenga memoria fotogrfica, tal vez no
recordara la ubicacin de las celdas en que se encuentran todos sus datos importantes. Y
aunque pueda indicar dicha ubicacin, las direcciones de las celdas en que se encuentran
sus datos cambian a medida de que agrega y/o elimina filas, columnas o celdas.
Los rangos proporcionan una mejor manera de organizar y describir sus datos. Un rango
es un bloque rectangular de celdas al que se le puede asignar un nombre descriptivo. De
esta manera usted puede especificar el nombre de rango que contiene la informacin que

11

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Excel 2002
hace que Excel vaya a la primera celda del rango. Tambin puede utilizar rangos para
formatear e imprimir y puede incluir nombres de rangos en formulas.
Reglas en la asignacin de nombres a los rangos.
Empiece cada nombre de rango con un carcter de subrayado o con una letra
Haga que sus nombres de rangos sean cortos descriptivos y pertinentes
No puede utilizar espacios ni guiones en nombres de rangos
Puede utilizar maysculas o minsculas
Existe otra manera de establecer un nombre al rango, es la siguiente, seleccione el rango
que desea nombrar, haga clic en el cuadro de nombres, escriba el nombre del rango y de
enter.

Para seleccionar un rango en el men edicin seleccione la opcin ir a presione la tecla

f5 de un clic en la flecha desplegable del cuadro de nombres y seleccione el que desea.

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Inmovilizar paneles
Muchas hojas de calculo grandes contienen encabezados que identifican los datos, sin
embargo a medida que desplaza la hoja de calculo, los encabezados desaparecern de la
vista, en lugar de tratar de adivinar los encabezados de fila o de columna que coinciden
con la celda actual, puede inmovilizar paneles de la siguiente manera.
Inmovilice el panel horizontal superior haciendo clic en la fila que esta debajo de
donde desea que aparezca la divisin.
Inmovilice el panel vertical izquierdo haciendo clic en la columna que esta a la
derecha de donde desea que aparezca la divisin.
inmovilice los paneles superior e izquierdo haciendo clic en la celda que esta debajo
y a la derecha donde desea que aparezca la divisin.

LA LINEA DE DIVISIN INDICA DONDE SE INMOVILIZAN

PANELES

Ejercicio - Realiza la Practica # 5 Repaso

Actividad 5 a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Para

que

sirve

inmovilizar

paneles?
Como lo activo desactivo?
Como me lo indica Excel?
Que

uso

tiene

el

comando

dividir?
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Como lo activo desactivo?

Formulas
Las formulas son el auxiliar ms importante para que Excel haga su trabajo. Las formulas
de Excel manejan las tareas matemticas de su hoja de calculo.
Las formulas aceleran la creacin de sus hojas de calculo. Lo mejor de todo es que puede
cambiar cualquier valor contenido en una formula, y Excel actualizara los resultados
automticamente.
Como funcionan las formulas
Una formula es una entrada de celda que calcula valores para arrojar un resultado, cada
formula debe contener tres elementos clave:
1.- El signo = que significa la entrada de la formula
2.- Los valores o referencias de celdas que se calcularan
3.- Y los operadores matemticos y/o relacinales.
Nota.- Si empieza una formula con un signo de + Excel lo convierte en un signo de =. Esto
se debe a que Lotus
123 utiliza el signo de + como carcter inicial de una formula.
Operadores aritmticos
+
*
/
%
^

Suma
Resta, negacin
Multiplicacin
Divisin
Porcentaje
Exponente

Ejemplo
8+7.5+120
1500-948
25*23
625/2.7
100+15%
5^3

Operadores de comparacin
=
>
<
>=
<=
<>

Igual
Mayor que
Menor que
Mayor o igual que
Menor o igual que
Distinto de

Formula
=8+7.5+120
=1500-948
=25*23
=625/2.7
=100*15%
=5^3

Formula
A1=b1, b2=xito, d3=a
D3>1500, f4>d5
E57<a8
H50>=120.5
F4<=.25
J2<>23, d5<>capacitacion

El orden de las operaciones

La jerarqua de los operadores determina el orden en que se realizan los clculos. Estos
se realizan de izquierda a derecha en el siguiente orden.
1. Todas las operaciones encerradas entre parntesis
14

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2. Todas las operaciones en que intervienen exponentes
3. Todas las operaciones de multiplicacin y divisin
4. Todas las operaciones de suma y resta
La mejor manera de forzar a Excel para que calcule sus formulas correctamente es utilizar
parntesis. Agrupe entre parntesis los valores y operadores que desea se calculen
primero.
Operador
%
^
*y/
+y&
=,<,>.>=,<=,<>

Definicin
Negacin
Porcentaje
Exponenciacion
Multiplicacin y divisin

Suma y resta
Concatenacin
Operadores lgicos

Uso de autosuma

El botn de autosuma de la barra de herramientas

estndar es una de las herramientas ms tiles de Excel.
Autosuma calcula automticamente el total de un rango
de valores.
Haga clic en la celda que desee aparezca el total y luego
en botn autosuma. La formula suma aparece en la celda
y un marco de seleccin rodea el rango de valores en la
columna. Posteriormente haga clic nuevamente en el
botn autosuma y el total del rango aparecer, tambin
puede dar enter.
Uso de direcciones relativas y absolutas
Cuando introduce en una celda una formula que contiene referencias a celda, Excel lleva
registro de ella de dos maneras, la primera es registrar el valor de esa celda y utilizar el
valor en el calculo. La segunda manera es llevar el registro de la pocision relativa de las
celdas que intervienen en esa formula.
Tipo de referencia

Ejemplo
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Relativa

A1
$c1

Mixta

D$2

Absoluta

$d$3

CONFIGURAR PAGINA
Seleccione el Men archivo / configurar pagina y obtendr el cuadro de dialogo siguiente,
el cual ofrece cuatro fichas:
Pagina.- en esta ficha se puede seleccionar:
A.- orientacin vertical
B.- orientacin horizontal
C.- ajustar a un porcentaje del tamao real
D.- el tamao de papel
A

Mrgenes.- en esta ficha se establecen los distintos mrgenes y se especifica el centrado

de la informacin.
A.- margen superior
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B.- margen derecho
C.- margen izquierdo
D.- margen inferior
E.- centrar en la pagina
F.- mrgenes de encabezado y pie de pagina

A
B
C

Encabezado y pie de pagina.- en esta ficha se establecen el texto del encabezado y pie
de pagina, en alguna de las secciones. (izquierda, derecha,central)
A

A.- boton para establecer el

encabezado
B.- boton para establecer el
pie de pagina
A.- Modificar la fuente
B.- Insertar el numero de
pagina actual
C.- Insertar el numero total
de paginas
D.- Insertar la fecha
E.- Insertar la hora
F.- Insertar el nombre del
archivo

A B C

A B C

B
D E

D E

F G

F G

17

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G.- Insertar el nombre de la etiqueta de la hoja

Hoja.- en esta ficha se pueden configurar opciones de impresin, como establecer el rea
de impresin, repetir filas o columnas, o hasta imprimir comentarios, lneas de divisin o
hasta formulas.
A

A.- imprimir solamente un area de la hoja

B.- repetir filas en el extremo
superior
C.- repetir columnas a la izquierda
D.- opciones varias:
lineas de division
D
blanco y negro
calidad de borrador
titulos de filas y columnas

Trabajo con funciones

Excel contiene una gran cantidad de
funciones diseadas para ayudarlo a
introducir formulas con facilidad. Las
funciones de Excel ejecutan una gama
que va desde los clculos simples hasta
ecuaciones complejas y de varios
niveles.
Las funciones de Excel se manejan
como formulas. Cada funcin empieza
con =. A continuacin se introduce el
nombre de la funcin, se abren
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parntesis, se escriben los argumentos, separados por comas, se cierran los parntesis y
se da enter.
Ejercicio - Realiza la Practica # 6 Uso de Funciones

Actividad 6

a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Qu es una funcin?
Para que sirven las categoras
de las funciones?
Se puede introducir directamente
una funcin?
Ejemplo?
Una vez creada una formula con
funcin

se

puede

modificar,

como?

Crear un grfico
El objetivo de crear una grafica es analizar la informacin numrica, de tal modo que
visualmente nos muestre el comportamiento de los datos, facilitan a los usuarios las
visualizacin de comparaciones, tramas y tendencias de los datos. Por ejemplo, en lugar
de analizar varias columnas de nmeros de la hoja de clculo, puede ver enseguida si las
ventas estn disminuyendo o aumentando en trimestres sucesivos, o cmo se estn
comportando las ventas con respecto a las previsiones, de ah la importancia de
seleccionar el tipo de grafica adecuada.
Puede crear un grfico en su propia hoja o como objeto incrustado en una hoja de clculo,
debe especificar primero sus datos en la hoja de
clculo. A continuacin, seleccione los datos y
utilice el Asistente para grficos que le guiar en el
proceso de elegir el tipo de grfico y sus distintas
opciones.

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Excel 2002
El primer paso para crear una grafica es seleccionar los datos, incluyendo sus
encabezados, todo esto dependiendo de lo que se desee mostrar:
En el siguiente ejemplo se desea obtener una grafica que muestre los ingresos y gastos
de un negocio en un determinado periodo de tiempo, por lo que el paso numero 1 es
seleccionar los datos como se muestra en la siguiente figura:
Una vez seleccionado los datos se le da clic en el botn de asistente para grficos, con lo
cual se activara el siguiente cuadro de dialogo.
El cuadro de dialogo que se muestra en la siguiente figura es el paso 1 de 4 el cual es
ELEGIR EL TIPO DE GRAFICO,

En el rea A se selecciona el tipo de grafico. Dando un clic sobre cualquiera de la lista

podemos elegir un tipo e inmediatamente nos mostrara del lado derecho del cuadro de
dialogo los diferentes subtipos del grafico.

C
En el rea B se selecciona el tipo de subgrafico. Dando un clic sobre cualquiera de las
vistas preliminares, en la parte inferior de los subgraficos, nos muestra el nombre del tipo
de grafico elegido.
En el rea C te muestra una vista preliminar del grafico seleccionado, mediante un clic
sostenido en el botn.
20

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Excel 2002
Posteriormente pasaremos a el paso 2 de 4, el cual muestra el siguiente cuadro de dialogo
DATOS DE ORIGEN:
Lo primero es observar que en el cuadro de dialogo estemos en la pestaa Rango de
datos.
En el rea A se observa el
Rango De Datos que han
sido seleccionados para
graficar,
El cual se compone de tres
secciones:
1. signo =
2. nombre de la hoja
3. rango de los datos, el
cual contiene las celdas
inicial y final del rango
como
referencias
absolutas ($).

El rango de datos se puede modificar en esta opcin dando un clic en el botn

, al
dar clic el cuadro de dialogo se minimiza, permitiendo volver a seleccionar los datos en la
hoja , si es que hubiera faltado o sobrado alguno, o de plano cambiar el rango de datos a
seleccionar, como se muestra en la siguiente figura:

En el rea B Series en, se selecciona como se quieren graficar los datos, en filas o en
columnas, la siguientes imgenes muestran como una vista preliminar segn la opcin
seleccionada.

Vista preliminar con las Series

en filas.

Vista preliminar con las Series

en Columnas.

21

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Excel 2002

Como se podr observar dependiendo lo que se quiera lograr , es la forma en como se

seleccionara las series.
En el ejemplo en filas la grafica se realiza con dos series, una de ingresos y otra de
egresos con 6 barras cada una, que representan los meses, los cuales tienen un color
diferente y adems estn representados en la leyenda.
De otra manera si la serie se selecciona en columnas la grafica generara 6 series
representando cada un mes cada una, y cada serie con dos barras las cuales son ingresos
y egresos, las cuales estn representadas en la leyenda.
Despus pasaremos a el paso 3 de 4, OPCIONES DE GRAFICO, el cual muestra el
siguiente cuadro de dialogo :

En esta pestaa, se
teclean los ttulos del
grafic, as como del eje x,
que vendra siendo el eje
de valores, y del eje y que
vendra siendo el eje de
categoras.

En este pestaa, se activan

o desactivan los ejes de
categoras, tanto el X como
el Y.

22

Diplomado Office XP
Excel 2002

En este pestaa, se activan

o desactivan las lneas de
divisin, dependiendo de
cuales
queramos
que
aparezcan en el grafico.

En este pestaa, se activan

o desactivan los rtulos de
datos, es decir que si se
activa mostrar valor que se
esta graficando a un lado
de cada barra de cada
serie., inclusive el titulo, lo
cual es repetitivo si esta la
En este pestaa, se activan o
leyenda.

desactiva la leyenda, as como

se establece la posicin de la
misma:
Abajo
Esquina
Arriba
En este pestaa, se activa
Derecha
Izquierda
la tabla de datos tal como

se muestra en la figura,
aunque o utilizas esta
opcin o leyenda y rotulo
de datos, de otra manera
se repite informacin y se
satura el grafico de la
misma, no logrando el
objetivo deseado.
23

Diplomado Office XP
Excel 2002
Finalmente entremos a el paso 4 de 4, el cual muestra el siguiente cuadro de dialogo
UBICACIN DEL GRAFICO:
Como objeto inserta el
grafico en la hoja activa,
En una hoja nueva crea
una nueva hoja con solo
el grafico abarcando
toda la hoja.

PARTES DEL GRAFICO

1

1
1

1
0

6
7

24

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O.
1.

PARTE
rea del grafico

DESCRIPCIN
Esta rea es donde esta contenido el grafico, la cual se
puede modificar de tamao, dando un clic en el grafico y
tomando una de sus orillas y arrastrando hasta obtener el
tamao deseado.
Ejemplo
La imagen siguiente muestra como al tomar una esquina del grafico y arrastrarla , el
tamao de la misma se va reduciendo.

Adems si se quiere poner un color de

fondo en esta rea se utiliza el botn
de la cubeta el cual es el siguiente :
Color de Relleno. Agrega, modifica o
quita el color o efecto de relleno del
objeto seleccionado. Los efectos de
relleno incluyen degradado, textura,
trama e imgenes.

Con este botn se puede agregar un color de relleno a el objeto

seleccionado, es muy importante por que cuando manejamos
grficos lo podemos ocupar para el rea del grafico, el rea de
trazado, las series, los ttulos y la leyenda.

NO.

PARTE

DESCRIPCIN
25

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Excel 2002
Esta rea es donde se traza el grafico, es decir donde
estn las series, se puede tambin modificar de tamao
tomando uno de sus bordes y arrastrndolo.
Ejemplo
En la imagen siguiente se ve el rea de trazado seleccionada con lo cual podemos
modificar el tamao o cambiarle el color.

2.

rea de trazado

NO.
3.

PARTE
Titulo del grafico

NO.
4.

PARTE
Eje de Valores

DESCRIPCIN
Esta rea muestra el titulo del grafico, el cual es opcional
y se maneja como si fuera un cuadro de texto normal, es
decir se le puede configurar el tamao, tipo y color de
fuente, as como el relleno.
Ejemplo
En la imagen siguiente el titulo del grafico esta seleccionado, si queremos cambiar el
formato del mismo, podemos hacerlo utilizando los botones correspondientes o el men
formato y la opcin Titulo del grafico seleccionado., o Control + 1.

DESCRIPCIN
Este eje es muy importante por que nos muestra una
escala de valores, la cual algunas veces modificaremos,
segn nuestras necesidades.
Ejemplo
En la imagen siguiente nos muestra el cuadro de dialogo del Formato de Ejes, el cual se
activo utilizando el men formato y la opcin Eje Seleccionado., o Control + 1.

Este es el eje
de valores
seleccionado

Para modificar la
escala se toman
en cuenta 3
aspectos
importantes :
Mnimo, es el valor a
partir del cual
empezara a graficar.
Mximo, es el valor
hasta el cual llegara el
eje de valores.
Unidad Mayor, es la

26

incremento para llegar

a la unidad mayor.

Diplomado Office XP
Excel 2002

NO.
5.

PARTE
Titulo del Eje de
Valores

DESCRIPCIN
El titulo se puede configurar, color, tamao y tipo de fuente,
color de relleno, as como alineacin.
Ejemplo
En la imagen siguiente nos muestra el cuadro de dialogo del Formato del titulo de Ejes, el
cual se activo utilizando el men formato y la opcin Titulo del Eje Seleccionado., o Control
+ 1, la alineacin se puede modificar como se muestra en la imagen correspondiente.
En la imagen
de la izquierda
se aprecia
modificado el
titulo del eje
de valores con
la alineacin a
90 grados.

NO.
6.

PARTE
Eje de Categoras

DESCRIPCIN
Este eje nos muestra lo que se esta graficando.
Ejemplo
En la imagen siguiente se muestra el eje de categoras seleccionado, pudiendo modificar en
este momento el tamao y color de los nombres de las series.

27

Diplomado Office XP
Excel 2002

NO.
7.

DESCRIPCIN
Con esta opcin podemos agregar un titulo a el eje de
categoras.
Ejemplo
En la imagen siguiente se muestra el eje de categoras seleccionado, pudiendo modificar en
este momento el tamao y color de los nombres de las series.

NO.
8.

NO.
9.

PARTE
Titulo del Eje de
Categoras

PARTE

DESCRIPCIN
Esta parte del grafico nos muestra las series que estamos
graficando.
Ejemplo
En la imagen siguiente nos muestra las barras con colores personalizados,
seleccionndola y utilizando la cubeta de color de relleno.
Series

PARTE
Rotulo de datos

DESCRIPCIN
Esta parte del grafico nos muestra el valor de la barra en
cuestin.
Ejemplo
En la imagen siguiente nos muestra el rotulo de datos el cual se puede configurar, el color,
tamao, tipo de letra y formato del numero.

28

Diplomado Office XP
Excel 2002

NO.
10.

PARTE
Lneas de Divisin

DESCRIPCIN
Esta parte del grafico nos muestra unas lneas cada
unidad mayor establecida en la escala.
Ejemplo
En la imagen siguiente nos muestra las lneas de divisin configuradas, para poder entrar
a configurarlas es necesario, seleccionarlas y presionar Control + 1. las siguientes
imgenes muestran como configurar y como se veran.

NO.
11.

PARTE
Leyenda

DESCRIPCIN
Esta parte nos muestra lo que se esta graficando. Con el
color correspondiente a cada barra o serie.
Ejemplo
29

Diplomado Office XP
Excel 2002
En la imagen siguiente nos muestra la grafica y la leyenda, se puede configurar el color,
tamao y tipo de letra, el color de relleno, as como la posicin de la misma..

BARRA DE HERRAMIENTAS DE GRFICOS

Una vez que tenemos un grafico en la hoja de calculo, basta con hacer clic sobre cualquier
parte de su superficie para poder editarlo. y nos aparezca la barra de herramientas
siguiente:

1. EL PRIMER BOTN

que hasta ahora nos muestra el aspecto

(objetos del grafico) permite elegir que parte del grafico deseamos modificar. esta
seleccin tambin puede realizarse haciendo clic sobre la parte del grafico en cuestin.
2.

(FORMATO DE REA DE GRAFICO) lleva al cuadro de dialogo en el que podremos

modificar el formato de la parte del grafico

que hayamos seleccionado con el

botn anterior.
(TIPO DE GRAFICO) permite cambiar el de una forma rpida.
3. LEYENDA
4.
5.

del

(TABLA DE DATOS) muestra

(SERIES EN FILAS)

grafico tambin puede verse o no en el grafico.

el grafico con los datos en forma de tabla.
muestra el grafico con las series en filas.
30

Diplomado Office XP
Excel 2002
6.
7.

(SERIE EN COLUMNAS)
(TEXTO

EN

muestra el grafico con las series en columnas.

ANGULO

DESCENDENTE) inclina el

texto en la direccin que puede verse en el botn.

8.

(TEXTO

EN

ANGULO

direccin que puede verse en el

ASCENDENTE)

inclina

el

texto

en

la

botn.

Ejercicio - Realiza la Practica # 7 Graficas

Actividad 7

a continuacin resuelve las siguientes preguntas.

Cuando se usa una grafica?

Que elementos componen una
grafica?
Como se modifican las graficas?
Que pasa si se borran los datos
numricos de una grafica?

31