Audit Atas Pelaporan SDM

Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tentang kebutuhan dan
ketersediaan SDM untuk menyelesaikan berbagai bidang tugas dan tanggung jawab yang harus
dikelola perusahaan dalam mencapai tujuannya. Rencana SDM merupakan bagian dari rencana
strategis perusahaan, di mana rencana ini memastikan kebutuhan SDM untuk
mengimplementasikan strategi pencapaian tujuan perusahaan dapat terpenuhi dalam kapasitas
(kuantitas dan kualifikasinya) yang tepat pada saat diperlukan. Oleh karena itu, perencanaan
SDM harus secara maksimal mengadopsi berbagai perubahan lingkungan bisnis dan organisasi
yang terjadi, sehingga dapat memenuhi tuntutan perubahan tersebut, yang tertuang dalam
rencana strategi perusahaan.
Menjadikan SDM sebagai sumber kekuatan bersaing berarti menempatkan SDM sebagai
kompetensi inti untuk mendapatkan keunggulan bersaing bagi perusahaan. Menjadikan SDM
sebagai kompetensi inti dapat dilakukan dengan menarik dan mempertahankan tenaga kerja yang
memiliki profesionalisme dan kemampuan khusus, membiayai pelatihan mereka dan
memberikan kompensasi yang memadai agar dapat terus bersaing dengan organisasi lain.
Berbagai program pemberdayaan dan memberikan ruang bagi keterlibatan SDM secara penuh
dalam strategi pencapaian keberhasilan perusahaan, harus dirancang secara tepat dalam
perencanaan SDM ini.
Tanggung jawab perencanaan SDM pada dasarnya terletak pada seluruh manajer yang
membutuhkan SDM dan departemen SDM sebagai koordinator yang menangani bidang SDM.
Para manajer dapat menyediakan data yang berhubungan dengan kebutuhan SDM untuk
dianalisis pada departemen SDM sehingga rencana SDM dapat menjamin terpenuhinya
kebutuhan SDM yang tepat pada saat diperlukan. Oleh karena itu, harus terjalin kemitraan antara
para manajer dan departemen SDM dalam pencapaian ini.
Tahapan dalam proses perencanaan SDM diawali dengan mempertimbangkan tujuan dan
strategi perusahaan. Tingginya intensitas persaingan dan perubahan lingkungan bisnis untuk
memberikan yang terbaik bagi pelanggan berdampak pada perubahan strategi perusahaan dalam
mencapai tujuannya. Organisasi bisnis saat ini harus melakukan berbagai perubahan agar bisa
eksis di pasar dengan memberikan manfaat (nilai) yang lebih besar dari apa yang telah
dikorbankan pelanggan. Memaksimumkan nilai pelanggan (customer value) dapat dicapai

melalui efisiensi pada seluruh operasi perusahaan tanpa mengorbankan kualitas (sesuai dengan
standar yang telah ditetapkan). Pada kondisi ini perusahaan harus menjamin operasinya bebas
dari aktivitas yang tidak menambah nilai, yang merupakan sumber pemborosan pada berbagai
aspek. Menaggapi hal ini, analisis pekerjaan harus dilakukan untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi tentang isi pekerjaan dan kebutuhan SDM serta dimana pekerjaan
dilaksanakan. Hasil dari analisis pekerjaan ini adalah perusahaan memiliki uraian pekerjaan,
spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru, yang sesuai dengan strategi pencapaian
tujuan perusahaan.
Setelah perusahaan memiliki uraian, spesifikasi pekerjaan, dan standar kinerja yang baru,
penilaian terhadap kondisi SDM internal harus dilakukan. Tujuannya untuk menilai ketersediaan
dan kemampuan SDM untuk melaksanakan pekerjaan yang ada dalam operasional perusahaan.
Penilaian ini akan memberikan informasi kepada perencana tentang :
1.
2.
3.
4.
5.

Pekerjaan yang ada saat ini

Beberapa banyak SDM yang terlibat pada setiap tugas
Seberapa pentingnya tugas-tugas tersebut dalam mencapai tujuan perusahaan
Pekerjaan mana yang membutuhkan penerapan strategi organisasi
Apa saja karakteristik dari pekerjaan yang diharapkan.
Keakuratan informasiini sangat tergantung kepada keandalan sistem informasi SDM

perusahaan, karena pada sistem informasi ini semua data yang berkaitan dengan pekerjaan dan
yang mengerjakannya seharusnya terdokumentasi dengan baik.
Tahap berikutnya setelah penilaian kondisi internal SDM dilakukan adalah analisis
lingkungan eksternal yang memengaruhi penawaran tenaga kerja di pasar kerja. Ada beberapa
faktor yang memengaruhi penawaran tenaga kerja yang harus diperhatikan dalam perencanaan
SDM:
1.
2.
3.
4.

Pengaruh pemerintah
Kondisi perekonomian
Kondisi persaingan dan posisi perusahaan di pasar
Komposisi tenaga kerja dan pola kerja

Hal ini harus mendapat perhatian yang memadai agar proses penerimaan tenaga kerja yang
dilakukan perusahaan dapat memenuhi kebutuhan SDM perusahaan (baik kuantitas dan
kualitasnya) dan tidak melanggar hukum (peraturan) yang berhubungan dengan penerimaan
tenaga kerja ini. Ada beberapa sumber tenaga kerja sebagai alternative dalam pencarian SDM,
antara lain :

1.
2.
3.
4.

Lembaga pelatihan tenaga kerja

Perguruan tinggi
Bursa kerja
Lembaga-lembaga lain yang menyediakan (mempersiapkan) tenaga kerja siap pakai.
Penerimaan SDM harus mampu memilih sumber tenaga kerja yang paling efisien dalam

mendapatkan kualifikasi tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Informasi yang diperoleh dari hasil penilaian lingkungan internal dan analisis lingkungan
eksternal, digunakan untuk meramal permintaan dan kebutuhan SDM sesuai dengan tujuan dan
strategi perusahaan. Peramalan pada dasarnya adalah identifikasi kondisi masa depan yang
diharapkan, berdasarkan informasi masa lalu dan yang terjadi saat ini. hasil dari peramalan ini
adalah kebutuhan SDM perusahaan di masa yang akan datang dan dari sumber yang mana
kebutuhan tersebut dipenuhi.
Keseluruhan tahap dalam perencanaan SDM ini menghasilkan suatu rencana SDM yang
meliputi rencana perolehan dan pengelolaan SDM serta pemutusan hubungan kerja. Rencanarencana ini dituangkan dalam berbagai bentuk program SDM.
Hasil dari perencanaan SDM menjadi panduan dari berbagai program/aktivitas SDM
yang akan dilaksanakan perusahaan di masa depan. Secara keseluruhan program-program
tersebut ditujukan untuk memenuhi kebutuhan SDM perusahaan, meningkatkan kemampuan
SDM dalam melaksanakan wewenag serta tanggung jawabnya, serta memberi kepuasan kerja
melalui pemenuhan kebutuhan karyawan, baik yang bersifat financial maupun nonfinansial.
Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui perencanaan SDM, menunjukkan komitmen fungsi
SDM secara keseluruhan dalam pencapaian tujuan perusahaan secara keseluruhan melalui :
1. Penentuan kuantitas dan kualitas SDM yang akan mengisi semua formasi di dalam
perusahaan.
2. Menjamin tersedianya SDM saat ini dan yang akan dating, sehingga setiap pekerjaan ada
yang mengerjakan dan mempertanggungjawabkannya.
3. Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Memudahkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi pengelolaan SDM sehingga
produktivitas kerja meningkat.
5. Menghindari kekurangan atau kelebihan SDM.
6. Memberikan pedoman bagi setiap program/aktivitas SDM.
7. Memberikan dasar untuk melakukan evaluasi terhadap karyawan.
Sedangkan manfaat dari perencanaan SDM meliputi :
1. Perusahaan dapat memanfaatkan secara optimal SDM yang sudah ada di perusahaan.

2. Meningkatkan efektivitas kerja.

3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
4. Tersedianya SDM yang memenuhi kualifikasinya untuk memegang wewenang dan
tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan dating.
5. Menyediakan dasar penyusunan program SDM bagi fungsi SDM.
Rekrutmen
Rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam
jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling
tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. kegiatan kunci dalam pelaksanaan rekrutmen
meliputi :
1. Menentukan kebutuhan jangka pendek dan jangka panjang pada setiap bidang, jenis
pekerjaan dan levelnya dalam perusahaan.
2. Terus berupaya mendapatkan informasi tentang perkembangan kondisi pasar tenaga
kerja.
3. Menyusun bahan-bahan rekrutmen yang efektif.
4. Menyusun program rekrutmen yang terpadu berhubungan dengan aktivitas SDM yang
lain dan dengan kerja sama antar manajer lini dan karyawan.
5. Mendapatkan pool calon karyawan yang berbobot dan memenuhi syarat.
6. Mencatat jumlah dan kualitas pelamar dari berbagai sumber dan masing-masing metode
rekrutmennya.
7. Melakukan tindak lanjut terhadap para karyawan baik yang ditolak maupun yang
diterima untuk mengevaluasi efektivitas rekrutmen yang dilakukan.
Beberapa sumber tenaga kerja di luar perusahaan seperti lembaga pelatihan kerja, kursuskursus, perguruan tinggi, Depnaker, dan bursa kerja merupakan alternatif sumber tenaga kerja
yang bisa dimanfaatkan perusahaan dalam menarik calon karyawan. Pelaksana rekrutmen harus
mampu mendapatkan SDM dengan cara yang paling ekonomis, efektif, dan efisien.
Pertimbangan pemilihan sumber tenaga kerja harus didasarkan pada kebutuhan SDM sesuai
dengan kualifikasinya, tidak semata-mata memanfaatkan sumber tenaga kerja yang paling
murah, tetapi harus diperhatikan pula kredibilitas dari sumber tersebut.
Rekrutmen juga harus memberikan kesempatan yang sama untuk setiap calon tenaga
kerja untuk masuk ke dalam perusahaan (tidak diskriminatif). Setiap pelaksanaan rekrutmen
harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut :

1. Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan atas kualitas SDM
yang sesuai. Oleh karena itu, rekrutmen harus berpedoman pada analisis pekerjaan,
2.
3.
4.
5.
6.

deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Jumlah karyawan yang diperlakukan harus sesuai dengan pekerjaan yang tersedia.
Harus dilakukan dengan biaya yang paling minimal (ekonomis).
Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang rekrutmen.
Fleksibilitas.
Perimbangan-pertimbangan hukum.

Seleksi dan Penempatan

Seleksi adalah proses mendapatkan dan menggunakan informasi mengenai pelamar kerja
untuk menentukan siapa yang seharusnya diterima menduduki posisi jangka pendek dan jangka
panjang sedangkan penempatan berkaitan dengan pecocokan seorang dengan jabatan yang akan
dipegangnya. Seleksi dan penempatan bertujuan untuk menempatkan orang yang tepat pada
jabatan yang tepat. Ini berarti mengukur keseuaian antara keterampilan, pengetahuan, dan
kemampuan seseorang dengan tuntutan pekerjaan dan juga kecocokan antara kepribadian, minat,
kesukaan, serta kesempatan dan budaya yang terkait dengan perusahaan secara keseluruhan.
Pelaksanaan seleksi yang berjalan dengan baik dapat menjamin bahwa perusahaan mempunyai
karyawan yang dapat menjalankan tuganya dengan baik dan menghasilkan produktivitas yang
tinggi. Pelaksanaan seleksi menghubungkan antara elemen-elemen kinerja setiap pekerjaan
dengan criteria seleksi bagi tenaga kerja yang akan memenuhi tujuan kinerja dan predictorprediktor operasional criteria seleksi. Kriteria seleksi merupakan karakteristik yang dimiliki oleh
seseorang agar dapat melakukan pekerjaannya dengan berhasil sedangkan predictor adalah
indicator-indikator yang dapat diukur dari criteria seleksi. Beberapa tujuan khusus yang dapat
dicapai melalui seleksi adalah sebagai berikut:
1. Memungkinkan perusahaan menerapkan strategi bisnis khususnya yang telah ditetapkan.
2. Memastikan bahwa investasi keuangan yang dilakukan pada karyawan (SDM) dapat
kembali pada waktu tertentu.
3. Mengevaluasi, mempekerjakan, dan menempatkan pelamar pada jabatan yang sesuai
dengan minat mereka.
4. Memperlakukan pelamar secara adil (tidak diskriminatif).
5. Memperkecil kerugian yang mungkin terjadi sebagai akibat dari kesalahan dalam
menerima dan menempatkan karyawan.
6. Membantu memenuhi tujuan penerimaan karyawan dan jadwal yang telah ditentukan.

Proses seleksi melibatkan beberapa tahapan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

(berpedoman pada predictor yang digunakan), untuk meyakinkan bahwa tenaga kerja yang
diterima adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan kinerja pekerjaan yang akan menjadi
tanggung jawabnya. Keseluruhan tahapan ini merupakan usaha untuk mendapatkan informasi
yang akurat tentang kesesuaian peserta seleksi dengan criteria yang telah ditetapkan. Oleh sebab
itu, penelusuran ini melibatkan beberapa pengujian dan wawancara untuk mendapatkan
informasi tersebut. Walaupun coordinator dalam pelaksanaan seleksi adalah departemen SDM,
tetapi dalam proses seleksi kemitraan dengan manajer lini sangat menentukan keberhasilan
proses seleksi dan penempatan ini. Proses seleksi yang efektif harus berjalan secara :
1. Akurat, artinya dapat memprediksi kinerja pelamar
2. Adil, artinya tidak terjadi diskriminasi
3. Meyakinkan, artinya orang-orang yang terlibat dalam seleksi yakin akan manfaat yang
diperoleh.