INGENIERA DE MODELOS DE GESTIN

IMG S.A. - Cristian Bailey

PMO Oficina de Gestin de

Proyectos

FrameWork Ciclo Vida para la Madurez de la

PMO.

Criterios para definir una PMO.

Lneas de Accin para Implementar una PMO
Competencias de la PMO
Modelo de Gestin PM.

Contenido:
Parte 1: La gestin de Proyectos:

Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:

Organizaciones con
poco criterio en la
direccin de
Proyectos
Madurez de la Organizacin en
la gestin de proyectos.

1. Necesidad o Idea

3. Viabilidad del
Caso de Negocio

2. Ante Proyecto

Proyecto Conceptos.

Metodologas para la Gestin

de proyectos.

4. Gestin del
Portafolio de
Proyectos

Parte 3: La PMO

5. Ciclo Vida
Proyecto

Parte 1: La gestin de Proyectos:

Organizaciones con poco criterio en
la direccin de Proyectos
Madurez de la Organizacin en la
gestin de proyectos.
Proyecto Conceptos.
Metodologas para la Gestin de
proyectos.

La Solicitud del Usuario

Lo que Entendi el
Sponsor

Lo que Entendi el Lder

de Proyecto

El enfoque del Equipo de

Proyecto

La recomendacin del
Consultor Externo

La documentacin del
Proyecto

La implantacin del
Proyecto

El Presupuesto del
Proyecto

Puesta en Operacin del

Proyecto

Lo que el Usuario 5
realmente necesita

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Organizaciones con poco criterio en la direccin de Proyectos

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Inicio de Proyectos deficientes:

Sin objetivos Claros

Sin seleccin Estratgica de Proyectos

Sin informacin histrica

Definiciones inadecuadas:

Alcances indefinidos o ambiguos

Estimaciones Optimistas

Sin gestin de Riesgos

Mala Administracin del Trabajo y Recursos:

Crecimiento incontrolado del alcance

Conflictos en la asignacin de recursos.

Conflictos de Territoriales o de Poder

Incapacidad de tomar acciones correctivas

Proveedores Inadecuados
7

Fuente: PMI.

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Procesos:

Improvisados sin orientacin a procesos

Reinvencin continua

Estrs permanente

Reactivos

Cronogramas y Presupuestos:

Impredecibles

Generalmente se exceden por mala planificacin

Ausencia de polticas de gobierno de proyectos

Poca claridad en el dimensionamiento

Sin gestin de riesgos

8

Fuente: PMI.

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Efectos de la entorno Empresarial:
Poco o inexistente documentacin de ante proyectos
Sin un caso de negocio que lo sustente
Sin alineacin a la estrategia del negocio
Sin Metodologa de administracin
Factores de xito:

Hroes Impositivos o Dictatoriales

Sobre Tiempo y Costos
Bomberos Profesionales Apagando Incendios todo el
tiempo
9
Fuente: PMI.

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Y Los
Mismos
Recursos?

Y Los
Mismos
Recursos?

Y Los
Mismos
Recursos?
3 Proyectos

3 Lideres de
Proyecto

Tres
Presupuestos

Tres
Cronogramas

Y Los
Mismos
Recursos?

10

Organizaciones con poco criterio en Direccin de Proyectos

Grandes Esfuerzos pero

con rumbos diferentes,
resultados
inconsistentes.

11
Fuente: PMI.

31 %
Pobres resultados de
rendimiento previsto de
proyectos en las
organizaciones, perdiendo
109 MM por cada US $ 1
mil millones invertidos.

44 % de las Iniciativas
estratgicas fracasan por
falta de una adecuada y
detallada planeacin del
proyecto.

Falta de Alineacin
58% de los proyectos no
estn alineados a la
estrategia Organizacional.

Falta Agilidad
15 % de organizaciones
que reportan falta de
agilidad en el apoyo a la
gestin del proyecto.

% de
organizaciones
de alto desempeo
con alta agilidad
organizativa.

% de organizaciones
de bajo desempeo
con alta agilidad
organizativa.

9%

Las organizaciones de Alto desempeo son tres

veces ms propensas a tener agilidad operativa.

Personas
Administracin
del Talento
Humano

y
Cambio
Organizacional

De alto desempeo logran significativamente

ms xito en iniciativas estratgicas por medio
de la gestin eficaz de su proyecto y la gestin
del talento. Adems, demuestran que la
gestin del cambio organizacional exitosa, que
es ms eficaz con los patrocinadores que
participan activamente en la misma.

% de iniciativas estratgicas
en organizaciones de bajo
desempeo que cumplen
los objetivos y propsitos
comerciales originales.

76 %
% de iniciativas estratgicas
en organizaciones de alto
desempeo que cumplen los
objetivos y los propsitos
comerciales originales.

38 %

Las organizaciones de Alto desempeo tienen el doble

de iniciativas estratgicas exitosas.

% de organizaciones
de alto desempeo
con alta alineacin
de los proyecto a la
estrategia
organizativa.

% de organizaciones de
bajo desempeo con
alta alineacin de los
proyectos a la
estrategia
organizativa.

28 %

Las organizaciones de Alto desempeo son

dos veces ms propensas a tener una alta
alineacin de los proyectos a la estrategia.

Resultados

Procesos
Administracin
de la Madurez
del Portafolio

57 %

Programas y
Proyectos

Las organizaciones de alto desempeo

entienden plenamente el valor de la gestin de
proyectos, el aporte de tener una oficina de
proyectos (PMO) y el uso del estndar de
administracin
de proyectos basados en
buenas practicas que adopta la organizacin.

Realizacin

De Beneficios

Las organizaciones deben centrarse en

establecer una manera efectiva (metodologa
basada en buenas practicas) para medir y
comunicar los beneficios previstos de los
portafolios, programas y proyectos que se
gestionan en las oficinas de proyectos.
Fuente:

12

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Madurez de la Organizacin en la gestin de proyectos

13

Definicin de Madurez en la Gestin de Proyectos

1

Estado en el cual
una organizacin
esta condicionada
para ejecutar sus
proyecto en forma
exitosa
consistentemente.

Resultados
Satisfactorios

Repetir

Realizar

OPM3
Organization
Project
Management
Maturity
Model
Implementacin
Mejoras

4
Fuente: PMI.

Diagnostico

Plan
Mejoras

14

Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos

Direccin de Portafolios, Programas, Proyectos:

Seleccin y priorizacin formal de Proyectos alineados a las metas estratgicas.

Cumplimiento de los objetivos: Alcance, Tiempo, Costo, Calidad, Riesgo, Satisfaccin del Cliente.

Disciplina Organizacional Enfocada en la documentacin, informacin histrica, compromiso

gerencial, lecciones aprendidas, Mejora continua de TODOS los proyectos de la organizacin.

Adherencia a los procesos y a la metodologa formal que contenga mejores practicas, consistente,
flexible, medible y capaz de ser mejorada.

PMO por lnea de Negocio.

Gestin del Cambio:

Cuentan con una unidad de Mejora de Procesos del Negocio.

El equipo de Gestin del Cambio Interacta en los proyectos.

La mejora continua esta activa en la organizacin.

Enfocados en buenas practicas que empoderan a los dueos de procesos a optimizar,

monitorear, generar oportunidades de Mejora, no permitiendo que se llegue a una zona de confort.
15

Fuente: PMI.

Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos

Efectos de la entorno Empresarial:
Posee una Metodologa que apoya la Administracin.
Cuenta con Equipos Especializados que utilizan la
Metodologa.
Los Proyectos estn Alineados a la Estrategia de la
organizacin.
Claridad en la Definicin de los Ante Proyectos.

Factores de xito:
Casos de Negocio que definen la factibilidad y viabilidad el
Proyecto.
Gobierno de Proyectos y Niveles de autoridad claros y
agiles.
Compromiso organizacional con los proyectos.
16
Fuente: PMI.

Madurez de la organizacin en la gestin de Proyectos

Marco de Trabajo de la(s) Oficina(s) de Proyectos:
Clara definicin del Marco de Trabajo.
Roles de gestin bien delimitados.
Metodologa estructurada y documentada.
Plantillas de Documentos Estandarizadas.
Modelo de Gestin de la Oficina de Proyectos:

Claridad del Nivel de Madurez de la organizacin en la

gestin de proyectos.
RoadMap de Evolucin del Modelo de Gestin con un plan
de accin.

Se basa en un acuerdo de Gobierno de Proyectos.

Estructura de Gobierno definida, con un Rol en la gestin.
17
Fuente: PMI.

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Proyecto Conceptos.

18

Que es un Proyecto?
Un proyecto es un
esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear
un producto, servicio o
resultado nico. La
naturaleza temporal de
los proyectos implica que
un proyecto tiene un
principio y un final
definidos.

Finito
Cumple con la triple
Restriccin.
No existen dos
Proyectos Iguales.

Alcance
Tiempo
Costo

Cumplir una Meta

Estratgica.
Generar Valor a la
Organizacin.
Habilita la Mejora
Continua.

Principales
Caractersticas

Funciones
Clave

Elementos
Esenciales

Que puede
Generar
Un Producto
Un servicio
Un resultado nico
19

Fuente: PMI.

Reflexin de termino Proyecto:

Si define un
Proyecto, trtelo
como un proyecto
con el apego del
caso a la
metodologa.

Ciclo de Vida &

Adopcin
Metodologa de
Gestin

Comunicacin y
Relacionamiento

Ejecucin y
Desempeo

Proyecto
Gestin y
Reporte del
Rendimiento

Soporte Decisin
Estratgica

Gobierno y
Gestin del
Cambio
20

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Metodologas para la Gestin de proyectos.

21

Marcos de Gestin de Proyectos.

Existen Mltiples Marcos de

Referencia para la Gestin de
Proyectos. Entre ellos:

Se Enfoca en las
Competencias del
Director

IPMA

PRINCE2

IPMA

PMI

APMBOK
Reino Unido

P2M
Japon

SBOK
SCRUM

PRINCE2
Se enfoca en la
tica de la
Gestin del
Proyecto

Marco
Metodolgico.
Competencias y
tica.

PMI

PMBOK
PMI

22

Metodologa de Gestin de Proyectos.

Elementos:

Se basa en Buenas Practicas.

Se gestiona por un acuerdo de Gobierno.

Se apoya en Procesos claramente definidos.

Define responsabilidades en base a polticas,

reglas de negocio.

Cuenta con Plantillas para Documentar sus

diferentes fases del ciclo de vida del proyecto.

Se basa en un Marco Trabajo Ampliamente

reconocido.

Cuenta con Equipos de gente especializados.

Cuenta con Herramientas, Tcnicas de Anlisis

y Software Especializado para la gestin.

Es Monitoreada por la PMO.

Etapa 1
OFICINA DEL
PROYECTO.
Genera
Entregables.
1 o mas
Proyectos.

Etapa 2
PMO BSICA
Monitorea una
Metodologa y
apoya a que se
utilice.

Etapa 3
PMO
ESTNDAR
Establece
equipos de
Proyectos en
base acuerdos
de Gobierno
de Proyectos.

Etapa 4

Etapa 5

PMO
AVANZADA
Gestiona un
Portafolio,
programas y
Proyectos.
Alinea los
mismos a la
estrategia.
Equipos
Altamente
especializados.

CENTRO DE
EXCELENCIA
Gestiona la
mejora
continua.
Tiene equipos
Certificados y
enfocados en
la gestin de
proyectos.
La
organizacin
se apoya en la
PMO.
23

Fuente: PMI.

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

Parte 2: Fases del Ciclo de Vida.

24

Parte 2: FrameWork del Ciclo de Vida:

1. Necesidad o Idea

2. Ante Proyecto

3. Viabilidad del Caso de

Negocio

4. Gestin del Portafolio

de Proyectos

5. Ciclo Vida Proyecto

25

RoadMap de Administracion Proyectos

Entrada

Transformacin

Salida

Transformar la
Forma de Plantear
Analizar, Evaluar,
Propuestas de Proyectos
Y finalmente Gestionar los
26
mismos.

RoadMap de Administracion Proyectos

Marco Metodolgico
Modelo Gestin PM
Marco Trabajo PM
Metodologa Gestin PM

Nivel
5

Acuerdo Gobierno Proyectos.

o Polticas
o Reglas Negocio
o Roles
o Procesos
o Procedimientos
o Instructivos
o Formulario
Gestin Cambio Cultura PM.

Nivel
4

Se muestra el QUE se necesita

estructurar UN MARCO
metodolgico.
El Como consiste en construir el
Marco Metodolgico a adoptar.

Nivel
3

UN GRAN RETO:
Tomar la Construccin de la
Metodologa como un Proyecto.
Dando el Tratamiento respectivo.

Nivel
2

Modelo de Gestin de Ante Proyectos

y Proyectos

Nivel
1
Nivel
270

RoadMap de Administracion Proyectos

1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.

Herramientas
Y
Tcnicas

Actividades
Clave

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Resultados
Trabajo

28

RoadMap de Administracion Proyectos

1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Nivel
5

Nivel
4

Nivel
3

Nivel
2

Nivel
1
Nivel
290

RoadMap de Administracion Proyectos

Que se Propone Realizar?
Definir los Niveles de
Escalabilidad PM

1. Metodologa Trabajo
2. Marco de Trabajo
3. Acuerdo Gobierno
4. Modelo de Gestin PM.

Control PM
Herramientas
Y
Tcnicas

Gestin de Escalabilidad PM

Escalabilidad de los Proyectos

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas

Herramientas
Y
Tcnicas
Nivel de
Escalabilidad

Estructura Organizacional, Roles

Polticas, reglas negocio, procesos,

3 procedimientos, instructivos, manuales

Definir Marco de Gobierno para Gestin

Definir Marco Metodolgico de Gestin

30

< 100 k

>= 101 k

>= 1000 k

31

Termino: Escalabilidad de los Proyectos. A que se Refiere?

Escalabilidad PM?
Se refiere a las
dimensiones de los
proyectos y el nivel de
requisitos de anlisis debe
llevar un proyecto.
Grandes: Se debe hacer
Todo lo requerido por la
Metodologa.
Medianos: Un Bloque de lo
requerido por la
Metodologa.
Pequeos: Solo temas
esenciales y claves de la
metodologa.

Grandes US
$ Millones

US $
Inversin
PM

Medianos
US $ Cientos
Miles

Pequeos
US $ Miles
32

RoadMap de Administracion Proyectos

Como se Propone Alcanzar?

Polticas, reglas, procesos,

procedimientos,
instructivos, manuales,
plantillas de documentos

Metodologa, Modelo de
Gestin, Marco de
Trabajo, Estructura
Organizacional, Roles

Gobierno Proyectos

Definicin y Construccin

Definicin

Gestin PM

Escalabilidad en
la Gestin PM

Construccin y Aprobacin
Establecer ciclo de Mejora
continua
33

RoadMap del Ciclo de Vida de los Proyectos

RoadMap del Ciclo de
Vida:

1. Necesidad o Idea.
2. Formulacin de Ante
Proyecto.
3. Evaluacin Caso de
Negocio.
4. Gestin del Portafolio
de Proyectos.

5. Ciclo de vida del

Proyecto.

34
34

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

1. Necesidad o Idea.

35

1. Necesidad o Idea.
Las organizaciones en sus operaciones
identifican problemas o idea a
solucionar para optimizar su gestin.
La oportunidad de solventar dicho
problema genera automticamente
una necesidad a satisfacer.

La forma de analizar y diagnosticar si

la necesidad es factible es por medio
de la Formulacin de una Ante
Proyecto.

Problema
a
Solucionar

Ante
Proyecto
Necesidad
a
Satisfacer

36

Problema

Por qu el Anlisis de una Necesidad o Idea previo al

Ante Proyecto?

Idea

Necesidad

Entrada

Es la base para
estructurar un
marco lgico de
elementos
(metodologa) que
se deben de
considerar para
dimensionar un
posible proyecto
que solucione una
necesidad del
negocio.

Permite despejar
el mayor numero
de dudas y
permite ordenar
sistemticamente
la formacin del
proyecto.

Transformacin

Grupo de Pasos
Preliminares antes
de la Autorizacin
del Proyecto

Salida

37

Lineamientos Claros
de sus Componentes

Que es un Ante Proyecto?

Marco
Metodolgico gil

Habilita el Monitoreo de su
Construccin

Beneficios

Tiene la Misin
de Anticipar
Caractersticas
del posible
Proyecto.
Marco de Trabajo

Documentos
Diseos
Especificaciones
Legales
Otros

Lista de Elementos

38

Necesidad o
Idea

1.Identificacin
Idea o
Problema

1.1.- Necesidad a Satisfacer

1.2.- Proceso Negocio

1.2.- Proceso Negocio

1.1.- Necesidad a Satisfacer

Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Proyecto

1.
2.
3.

Identificar origen de la Necesidad.

Establecer Alcance Inicial de la Necesidad.
Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Idea o Necesidad +
Equipo PM)
Definir un lder de Iniciativa (Idea o Necesidad) en caso de ser valida.
Identificar un Patrocinador de Iniciativa.
Documentar en plantilla Oficial, Validar y Aprobar.

4.
5.
6.

1.
2.
3.
4.

5.
6.

Identificar Proceso(s) que se beneficia.

Analizar y Diagnosticar la Oportunidad de Mejora.
Reunin de Lluvia de Ideas Equipo (Dueo Proceso + Equipo PM)
Evaluar Causa y Efecto de cambios propuestos y su relacin con
otros procesos.
Determinar si es viable la Idea o Necesidad ya que beneficia el flujo
del proceso de negocio.
Documentar en plantilla oficial, Validar y Aprobar.

A.
B.

Documentos de perfil de la Idea o Necesidad.

Documento Aprobado para Evaluacin de Impacto y Viabilidad en
el Flujo de Procesos.

A.
B.
C.
D.
E.

Reporte de Anlisis de Flujo de Valor del Proceso.

Documentos Enunciado Preliminar del Alcance.
Minuta de Alta a Portafolio de Ante Proyectos
Asignacin de Cdigo de Ante Proyecto.
Asignacin Recursos de Evaluacin de Factibilidad y Viabilidad
del Ante Proyecto.

39

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

1. Ante Proyecto

40

Ante
Proyecto

2.Evaluacin
Ante
Proyecto

2.1.- Plan de Trabajo

2.2.- Equipo de Trabajo

2.2.- Equipo de Trabajo

2.1.- Plan de Trabajo

Ejemplo: Identificacin de Necesidad que genera el Ante Proyecto

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

Evaluacin de Documentos de Enunciado Preliminar Alcance.

Evaluacin de Lluvia de Ideas.
Evaluacin de Flujo de Valor.
Anlisis de Requisitos de la Necesidad.
Evaluacin de Requisitos de Calidad del Entregable.
Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros.
Identificacin de Actividades Iniciales del Ante Proyecto.
Estimacin de Tiempo Ante Proyecto.
Control de Cambios Ante Proyecto
Lecciones Aprendidas Ante Proyecto.

1.

Evaluacin de Perfil de Integrantes de Equipo segn Tipo Ante

Proyecto.
Identificacin de Expertos para el Ante Proyecto.
Identificacin de Lecciones Aprendidas previamente.
Identificacin de Proveedores Locales o Extranjeros como
asesores.
Roles del equipo de Ante Proyecto.
Estructura de Organizacional Equipo Ante Proyecto.

2.
3.
4.

5.
6.

A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

Plan de Trabajo Ante Proyecto.

Acta de Constitucin Ante Proyecto
Enunciado Preliminar Alcance de Ante Proyecto.
Estructura de desglose de trabajo EDT.
Minuta de Identificacin de Nivel de Escalabilidad PM.
Plan de Riesgos de Ante Proyecto.
Plan de Comunicacin de Ante Proyecto.

A.
B.

Matriz RACSI de Equipo de Ante Proyecto.

Matriz de Roles y niveles de Responsabilidad.

41

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

2. Validacin del Caso de Negocio

42

Evaluacin
Caso
Negocio

3.Evaluacin
Caso
Negocio

3.1.- Factibilidades

3.2.- Impacto Vialidad

3.2.- Impacto Vialidad

3.1.- Factibilidades

Ejemplo: Evaluacin Caso Negocio.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Revisin de Documentos Requeridos segn Minuta de Escalabilidad.

Anlisis de Ante Proyecto versus Estrategia del negocio.
Matriz de Riesgos
Estrategias de Gestin de Riesgos
Factibilidad Tcnica.
Factibilidad Funcional.
Factibilidad Econmica.
ROI TIR - VAN
TCO

A.
B.
C.

Reporte de Factibilidad Tcnica, Funcional, Econmica.

Reporte de Anlisis de TIR o TCO del Ante Proyecto.
Documentacin Anexa de soporte del Ante Proyecto.

1.
2.
3.

Definicin de Impacto en Procesos de Negocio , Temporalidad.

Viabilidad de Ejecutar el Ante Proyecto.
Presentacin Ejecutiva (Equipo Caso Negocio + Equipo Ante
Proyecto) .
Construccin de Material de Soporte de Caso de Negocio.
Calendario de Presentacin.

A.
B.
C.
D.
E.

Reporte de Aprobacin o Denegacin de Ante Proyecto.

Informe Ejecutivo para aprobacin Comit Ejecutivo PM.
Minuta de Aprobacin o Rechazo de Comit Ejecutivo PM.
Acta Constitucin Proyecto y su Cdigo de PM.
Definicin de Momento de Ejecucin PM para asignacin recursos
PPM.

4.
5.

43

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

3. Gestin del Portafolio del Proyectos

44

Portafolio
Gestin
de
Portafolio
Proyectos
Proyectos.

4.- Portafolio
de Proyectos
PPM

4.1.- RoadMap del Portafolio

4.2.- Programas y Proyectos

4.2.- Programas y
Proyectos

4.1.- RoadMap del

Portafolio

Ejemplo: Gestin de
Portafolio
Portafolio
Proyectos.
de Proyectos.
1.
2.
3.

Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

Cdigo de Proyecto.
Anlisis de Portafolio, Programas y Proyectos versus el proyecto
recin ingresado, posibles relaciones.

A.
B.

Informe de Relacin de PPM versus nuevo Proyecto.

Reporte de Anlisis de PPM Gantt Master de Proyectos versus
PERT Master de proyectos en curso y cargas de uso de sus
recursos.

1.
2.
3.
4.

Anlisis de Relaciones entre Proyectos.

Anlisis de GANTT Master de Proyectos.
Anlisis de PERT Master de Proyectos y Recursos.
Definicin de Momento Idneo de Ejecucin PM.

A.

Minuta definicin de Momento en Lnea de Tiempo para la

ejecucin del Proyecto.
Minuta de Asignacin de Proyecto a PMO de lnea de Negocio.
Requerimiento PM - Planificacin & Estimacin Final de Proyecto,
Alcance, Tiempo, Costos, Recursos, Riesgos, Entregables,
Calidad de Entregables, Matriz de Stakeholder.

B.
C.

45

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

4. Ciclo Vida del Proyecto

46

Ciclo
Vida.

4.- Gestin
Proyectos
PMP

4.1.- Requerimiento PM

4.2.- Ciclo Vida PM

4.2.- Ciclo Vida PM

4.1.- Requerimiento PM

Ejemplo: Gestin Proyectos.

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Revisin de Acta Constitucin de Proyecto.

Revisin de Ante Proyecto versus costos vigentes.
Iniciacin Procesos definicin de Proyecto.
Planificacin Procesos de Planificacin del Proyecto.
Ejecucin Procesos de Ejecucin del Proyecto.
Monitoreo y Control Procesos de Monitoreo y Control.
Planes de Gestin Paralelos Riesgos, Comunicacin, Adquisiciones,
Control de Cambios, etc.
Cierre Procesos de Cierre del Proyecto.

1.
2.
3.
4.
5.

KickOff del Proyecto.

Ejecucin del Proyecto
Monitoreo y Control.
Cierre del Proyecto.
Lecciones Aprendidas Proyecto.

A.
B.
C.

Planes de Gestin de PM.

Plan de Gestin de Recursos.
Plan de Gestin de Comunicacin del Avance del Proyecto.

A.
B.
C.
D.
E.

Documentacin de Administracion y Gestin del Proyecto.

Reportes de KPI de Valor Ganado del Proyecto.
Reportes al PPM del ciclo de vida del proyecto.
Reportes ejecutivos del proyecto.
Alimentacin de Sistema de Gestin de Proyectos PPM.

47

Que Sigue?
Actividades Relevantes:

Anlisis de Brechas
Identificacin de
Necesidades

Identificacin de Equipo
de trabajo.
Definicin de Comit de
Monitoreo.

Plan de Trabajo

48
48

Como alcanzar el Objetivo?

Metodologa y Marco de
Trabajo:

Definir que la
construccin de la
Metodologa y
Marco de Trabajo
de PM se
constituir en un
Proyecto.
49
49

Beneficios:

HOMOLOGACIN
DE LA FORMA DE
HACER LOS
PROYECTOS

CRITERIOS
UNIFICADOS

METODOLOGA
TROPICALIZADA
Y BASADA EN
BUENAS
PRACTICAS

50

El Reto:

Gobiernos Proyectos
Escalabilidad
PM

Estructura y
Roles
PMO

Polticas & Reglas Negocio

Modelo
Gestin PM

Procesos

Marco de
Trabajo PM

Procedimientos

Instructivos - Manuales Plantillas

51

FrameWork del Ciclo de Vida de los Proyectos

PMO y el Rol de Cambio en la Organizacin

52

Elementos de una PMO

Contenido

Introduccin
Definicin
Objetivos
Para que tener una PMO?
Algunas Ventajas
Algunas Desventajas
Marco de Trabajo
Marco Metodolgico
Marco de Gestin
Madurez de la PMO
Plan para Implementar una PMO
Tipos de PMO
Triangulo de Valor
Mtricas e Indicadores

53

Introduccin:

La PMO:

Es un concepto de rpido crecimiento mundial en

las organizaciones que tienen claridad de la ruta a
seguir en la gestin de proyectos.
Tiene como finalidad el cumplimiento de las
expectativas del cliente acorde a las condiciones
econmicas que permitan ser competitivos.
El rol es mostrarle a una empresa como sacar el
mximo provecho a sus proyectos.

54

Definicin PMO

La Oficina de Direccin de Proyectos es un

rea funcional dentro de la organizacin;
encargada de coordinar la administracin
de los proyectos bajo su responsabilidad,
se enfoca en la planeacin, priorizacin y
ejecucin coordinada de proyectos que
estn ligados a los objetivos del negocio.

55

Definicin PMO
Una oficina de Proyectos proporciona un
esquema completo de funciones de
administracin que asegura contar con un
portafolio de proyectos basado en un ciclo
de vida de inicio a fin, logrando como
resultado un flujo de trabajo y una
coordinacin horizontal, sin la tradicional
cadena jerrquica de mandos, es decir,
organizando por varios grupos funcionales
de
trabajo,
gestin
del
cambio,
gestionando informacin, metodologa,
conocimiento, expertis, visin, control,
generando valor y rentabilidad a la
organizacin.
56

Objetivos de una PMO

Ser un facilitador de un modelo de
gestin, de un marco de trabajo, de un
marco metodolgico, apoyar en la gestin
de un portafolio, programa o proyecto
segn la lnea de negocio que atiende.
Ser un habilitador de la gestin eficiente y
gil de proyectos segn un acuerdo de
gobierno de proyectos que la regula.
Monitorear los Proyectos asignados de
una forma metodolgica, disciplinada y
rentable.
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Para que tener una PMO?

La gestin de mltiples proyectos.
Complejidad de los mismos.

Necesidad de gestionar por un mtodo

sistemtico.
Crecimiento de la practica de gestin
de proyectos.

La demanda de una gestin eficaz.

La rentabilidad de los proyectos segn
lo planificado.
Vigilar por que se cumpla con el
acuerdo de gobierno de proyectos.
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Algunas Ventajas

Monitorea Comportamiento de los

Proyectos.
Establece Procesos y Mtricas
estndar para todos los proyectos.
Centraliza la gestin de informacin
relacionada a los proyectos.
Emite juicio de expertos en aspectos
metodolgicos.

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Algunas Desventajas

Puede ser percibida como un ente

burocrtico cuando no tienen un plan de
madurez de su gestin.
Personal no preparado en la metodologa
y contar con experiencia amplia en la
gestin de proyectos.
La cultura de la PMO y su dbil manejo de
la gestin del cambio pueden convertirse
en enemigos.

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Funciones
Habilita la prestacin de servicios de
gestin basada en polticas, procesos,
metodologa, plantillas.

Facilita la capacitacin en metodologa

y herramientas de gestin. Proporciona
mentora y asesora a los directores de
proyecto.
Monitorea
el
cumplimiento
de
lineamientos de polticas, reglas de
gestin,
procesos,
plantillas,
formularios
y
la
metodologa
respectiva.

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Funciones
Centraliza la comunicacin entre
directores
de
proyectos,
patrocinadores, interesados y partes
que tienen participacin.
Monitorea el cumplimiento del Marco
de trabajo.
Monitorea y controla el Marco de
Gestin.
Monitorea y
Metodolgico.

controla

el

Marco

Monitorea el cumplimiento del acuerdo

de gobierno de proyectos.
Apoya a la gestin del portafolio de
proyectos.
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PMI define las siguientes premisas de la PMO

Grado de control e Influencia: La PMO es
tipificada segn la injerencia que realiza
en los proyectos de la organizacin, tales
como: Soporte, Control y Directivas.
Integracin de Informacin: Recopila
datos de los diferentes proyectos, analiza
los mismos y genera informacin del
cumplimiento de los objetivos de alto
nivel.
Estructura y Rol: La forma, funcin y
estructura de la PMO dependen de las
necesidades de la organizacin a la que
da soporte.
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PMO Segn PMI

PMO Program Management Office.

Organizacin responsable de definir y
gestionar los procesos de gobierno
relacionado con los programas, procesos,
plantillas, etc. y de soportar a los equipos
de gestin de los programas manejando
de manera centraliza las funciones
administrativas o previendo asistencia
dedicada al PMP.

64

Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito

1. Tener reconocimiento y disciplina de
gestin
de
proyectos
en
la
organizacin.

2. Tener claridad de que la PMO no es

parte de la operacin de la
organizacin.
3. Tener visin del tipo de PMO que se
desea tener en la Organizacin.
4. Tener un plan de implementacin de
la PMO segn el grado de Madurez
que se espera tener, esto derivado de
la visin del tipo de oficina de
proyectos.
65

Para Implementar una PMO Aspectos Claves de xito

5. Tener equipos con disponibilidad de
interaccin multidisciplinaria capaces
de trabajar los proyectos.

6. Determinar
una
Estructura
Organizacional basada en procesos y
no en funciones, para que se puedan
asignar roles segn los proyectos.
7. Contar
con
Metodologa,
Herramientas,
tcnicas,
clara
definicin del marco de accin de la
PMO.
8. Determinar el Nivel de conocimientos
en la gestin de proyectos de los
equipos involucrados.
66

10 Pasos para implementar una PMO

1.

Definicin de la Visin y tipo de PMO.

2.

Obtencin de los recursos para la

estructuracin de la oficina de
proyectos.

3.

Evaluacin del anlisis de brechas de la

gestin de proyectos actual de la
organizacin
versus
las
buenas
practicas de PMI.

4.

Definicin del plan de Trabajo con las

actividades claves, los resultados de
trabajo que alcanzaran la meta de
implementar la PMO.

5.

Definicin del Acuerdo de Gobierno de

proyectos que regulara la(s) PMO (s)
que integraran la organizacin.
67

10 Pasos para implementar una PMO

6.

Definicin de las Polticas, reglas de

gestin, procesos, procedimientos,
instructivos,
manuales,
plantillas,
formularios, marco metodolgico, marco
de trabajo, marco de gestin, tipo de
estructura organizacional, roles y
funciones.
7. Estimacin de recursos segn la
definicin de la PMO.
8. Obtencin y aprobacin del presupuesto
para el proyecto de implementacin de
la PMO.
9. Asignacin del personal fijo de la PMO.
10. Plan de Implementacin, comunicacin,
gestin del cambio, asimilacin de loa
PMO en la organizacin.
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Mtricas e Indicadores
Los objetivos de la PMO:
Claro y Tangibles.
Agiles y Solidos.

Medibles en el tiempo.
Fijacin de Metas en el Plan de
evolucin de la madurez de la PMO.
RoadMap a 5 aos de niveles de
Madurez de la PMO, Metas asociadas
a cada ao de gestin.
Mtricas que debe medir de los
proyectos basadas en las tcnicas de
valor ganado.
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Mtricas de Monitoreo de la PMO

Debe velar por:
El valor ganado de los proyectos.
Gestin del riesgo.
Hitos importantes de los proyectos.
Inversiones de Proyectos por fase,
recurso, tarea, etc.

Gestin de Problemas durante la

ejecucin de los proyectos.
Alcance, tiempo, costo, entregables,
calidad de los proyectos.

Beneficios esperados de los proyectos.

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Mtricas de Monitoreo de la PMO

Inventarios de proyectos en el Portafolio

o programas que gestiona.

Control de cambios.

Comunicacin de los proyectos.

Gestin de lecciones aprendidas.

Cumplimiento del acuerdo de Gobierno

de proyectos.

Cumplimiento de la metodologa.

Niveles de escalabilidad de los

proyectos.

Monitorear la correcta documentacin de

los proyectos.

Uso de las herramientas de gestin.

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Monitoreo del Nivel de Madurez de la PMO

Es responsable de Monitorear y Controlar
el cumplimiento de la visin del Nivel de
Madurez de la PMO en el RoadMap que
se trazo a 5 aos en temas como:
Cumplimiento Metodolgico.
Cumplimiento Acuerdo de Gobierno de
Proyectos.

Anlisis Financiero.
Anlisis de Riesgos.
Planeacin de Proyectos.

Asignacin de recursos.
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7
6
5
4
3
1

Algunos pasos del modelo

De gestin de la PMO

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81

Cmo evalu en que nivel de Madurez esta la Oficina de Proyectos de la Organizacin?

Aspectos a Evaluar:

Se posee una Metodologa de Formulacin y

Administracion de Proyectos? Deber estar
documentada en procesos, procedimientos,
polticas, reglas de gestin, formularios, equipo
de monitoreo de aplicacin, gente entrenada en
PMI u otro estndar.

Se cuenta con un plan de Implementacin de la

PMO? La fijacin de una Meta Crucialmente
Importante, para poder generar los indicadores
predictivos, los tableros de gestin de
implementacin, as como la rendicin de
cuentas.

Enfoque: Cual es el Modelo de Trabajo de la y

Cul es el Marco de Trabajo que tiene la PMO
como parte de su Enfoque?

Tablero de Medicin de Madurez PMO, los

objetivos por ao, las metas asociadas, los
equipos responsables de alcanzar dichas metas.

Planes de trabajo de la implementacin, por cada

una de las fases y etapas que se visualizan.

Las 20
Funciones
Clave
Le ayudaran.

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La Madurez de la PMO
La importancia de saber el grado de madurez de la PMO.

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20 Funciones Clave de la Madurez de la PMO:

Funciones Clave de la PMO
Practicas de Gestin.

10.- Formacin y Educacin en Proyectos.

11.- Desarrollo de Carrera.

1.- Metodologa de Gestin de Proyectos.

12.- Desarrollo de Equipo

2.- Herramientas de Gestin de Proyectos.

3.- Estndares y Mtricas

Soporte Tcnico

13.- Gua acompaamiento Modelo Gestin.

14.- Apoyo a la Planificacin PM.

4.- Gestin del Conocimiento en Proyectos.

Gestin de
Infraestructura

5.- Gobierno de Proyectos.

6.- Evaluacin de la Aplicacin Metodologa.

Integracin de Recursos

15.- Auditoria de Proyectos.

16.- Recuperacin de Proyectos.
Alineacin de Lneas
de Negocio

17.- Gestin de Cartera Proyectos.

7.- Organizacin, Estructura, Roles.

18.- Relacin con los Clientes.

8.- Instalaciones y equipo de Apoyo.

19.- Relaciones con Proveedores.

9.- Gestin de Recursos.

20.- Evolucin de los Negocios.

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Ruta para una implementacin de una PMO:

Etapa 1: Oficina
de Proyectos

Etapa 2: La
PMO Bsica

Etapa 3: La
PMO Estndar

Etapa 4: La
PMO
Avanzada

Etapa 5:
Centro de
Excelencia

Asumir Rol enfoque Metodolgico

Anlisis global de situacin Proyectos.

Asumir responsabilidad de Enfoque Estndar.

Evaluacin de los avances de los proyectos registrados.

Rol entre entorno Empresarial y entorno de gestin de proyectos.

Facilitar la metodologa de gestin de proyectos en base buenas practicas.

Se constituye en una seccin de los servicios compartidos de la organizacin.

Supervisa y gestiona los resultado de los proyectos.
La orientacin de la PMO es hacia la estrategia del negocio.
Alineacin del portafolio integral del proyectos.
Se enfoca en la unidad de negocio que tiene injerencia.
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Reflexion:
No es el plan lo que importa, sino la planificacin

Preguntas?
Cristian Bailey

Gracias por su tiempo.

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