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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

(Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011 y Decreto 1510 de 2013 Artculo 84)

Sincelejo, Febrero 13 de 2015


En virtud a lo sealado en los numerales 7 y 12 del artculo 25 de la ley 80 de 1993,
previo a cualquier proceso de seleccin del contratista o de la firma del contrato
respectivo, la entidad pblica deber analizar la conveniencia o inconveniencia del
objeto a contratar; para ello seala la necesidad de la elaboracin de estudios, diseos
y proyectos requeridos, segn corresponda a la modalidad de contratacin.
Que el Decreto Nacional No. 1510 de 2013, reglamentario de la Contratacin Pblica,
consagra en su artculo 20, lo relativo a los estudios previos, que define, entre otros,
como el soporte para elaborar el contrato, los cuales deben contener: 1) la descripcin
de la necesidad que se pretende satisfacer con el proceso de contratacin; 2) el objeto
a contratar; 3) la modalidad de seleccin del contratista y su justificacin; 4) el valor
estimado del contrato y su justificacin; 5) los criterios de seleccin; 6) el anlisis de
riesgo y la forma de mitigarlo; entre otros aplicables de manera especfica a cada
modalidad de contratacin; 7. Las garantas que la Entidad Estatal contempla exigir en
el Proceso de Contratacin. 8. La indicacin de si el Proceso de Contratacin est
cobijado por un Acuerdo Comercial.
Adems, de conformidad con el art. 15 del decreto 1510 de 2013, 15 del decreto N
1510 de 2013, se procede a realizar el anlisis del sector que har parte del expediente
procesal del contrato. El anlisis abarca la perspectiva legal, comercial, financiera,
organizacional, tcnica y de anlisis de riesgo. Para su desarrollo se tendr en cuenta
la gua metodolgica expedida por Colombia Compra Eficiente, con atencin rigurosa
de la naturaleza del contrato que se pretende celebrar, que al ser contratacin directa,
se estableci por parte de Colombia Compra Eficiente que en estos casos no es
necesario que se haga un estudio de la oferta y la demanda del sector de la prestacin
de servicios con particularidades sobre tipos, precios, calidades y cantidades de la
oferta y la demanda.
En desarrollo de lo previsto en el Artculo 40 y siguientes del Decreto 1510 de 2013
en el presente documento se analizan por parte de la Sociedad Pblica METRO
SABANAS S.A.S los aspectos necesarios para contratar, aplicando los principios de
economa, transparencia y responsabilidad, el necesidad de contratar el suministro
de insumos para cafetera, los elementos para el aseo y los insumos
requeridos para control de plagas - contrarrestar roedores e insectos para el uso

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en la Sociedad Metro Sabanas S.A.S. con el fin que los proponentes puedan valorar
adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad.

1. LA DESCRIPCIN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD ESTATAL PRETENDE


SATISFACER CON LA CONTRATACIN.
La entidad Metro Sabanas S.A.S , para el ao 2015 tiene previsto continuar con el
desarrollo e implementacin del Sistema Estratgico de Transporte Pblico para la
ciudad de Sincelejo y velar por la ejecucin de los diferentes frentes de trabajo que se
adelantan con los contratistas de obra en la ciudad y para ello cuenta con un personal
de planta y un equipo de contratistas que apoyan la labor, por lo que la entidad requiere
contratar para el ao 2015, el suministro de los elementos para el aseo, que sern
utilizados para el mantenimiento y limpieza de los baos, pisos, cocina, oficinas,
paredes, escritorios, ventanas, puertas y en general todos los espacios locativos donde
funciona actualmente la sociedad y as mismo los elementos que se requieren para
lavar la loza de la cafetera.
Requiere adems contratar el suministro de los insumos que se utilizan para el servicio
de cafetera tales como caf, aromtica, azcar, agua, entre otros para atender a sus
funcionarios, contratistas y visitantes.
La sociedad Metro Sabanas S.A.S., aparte de considerar necesario velar por el aseo,
el orden y el buen ambiente para el desarrollo de las actividades que ejercen sus
funcionarios y contratistas dentro de las instalaciones, requiere proteger la
documentacin que se encuentra en el archivo central de la empresa, para que sta
est libre de roedores menores e insectos rastreros tales como cucarachas, ratones,
comejn, que puedan poner en riesgo la custodia de los archivos documentales,
requiriendo productos insecticidas que permitan el control de estas plagas.
El ltimo contrato de suministro de elementos e insumos para el aseo y la cafetera, fue
celebrado en marzo del ao 2014
Que en el plan anual de adquisiciones y compras para el ao 2015 est contemplada la
necesidad que se pretende satisfacer con la contratacin de este tipo de elementos e
insumos. El cdigo del Clasificador de Bienes y Servicios CODIGO UNSPSC es:

47131700
50161500

SUMINISTRO PARA ASEO


CHOCOLATES, AZCARES, EDULCORANTES OTROS
PRODUCTOS
Con despliegue de cdigos de cada uno de los productos a adquirir.

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En virtud a lo anterior, se hace necesaria la contratacin de este suministro.

2. DESCRIPCIN DEL OBJETO A CONTRATAR:


2.1. OBJETO: El objeto del contrato a celebrarse ser: contratar el suministro de
los insumos de cafetera para la atencin de sus funcionarios y contratistas de
la sociedad, los elementos de aseo para la limpieza de las instalaciones locativas
y los productos insecticidas para controlar roedores e insectos rastreros para
asegurar el mantenimiento y preservacin del archivo
2.2. IDENTIFICACION DEL NIVEL DE CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.
La compra objeto del presente contrato est codificada en el clasificador de Bienes y
Servicios UNSPSC, hasta el cuarto nivel, como se indica a continuacin
Codigo
UNSPSC

Nombre

Producto Detallado

17131831
50202301
47131816
50201715
50201715
50201715
50201715

Acido Muritico
Agua
Desodorantes
Te de Frutas
Te de Frutas
Te de Frutas
Te de Frutas

Acido Muritico x 1.000 cc


Agua, botellones x 20 litros
Ambientador Aerosol, frasco grande
Aromticas Toronjil, caja x 20 unidades
Aromticas Yerbabuena, caja x 20 unidades
Aromticas Canela, caja x 20 unidades
Aromticas Manzanilla, caja x 20 unidades

50161509

Azucares naturales
o productos
endulzantes

Azcar blanca, bolsa x 1 libra

26111702

Pilas alcalinas

Bateras AA Alcalina para controles de Aires y Televisores

26111702

Pilas alcalinas

Bateras AAA Alcalina para controles de Aires y Televisores

47131807
47121701
47121701
47121701
50201706

Blanqueador
Bolsa de basura
Bolsa de basura
Bolsa de basura
Caf

Blanqueador liquido, Frasco x 1.000 cc


Bolsa Blanca pequea
Bolsa Negra Industrial para BasuraBolsa Verde Grande
Caf instantneo clsico, frasco x250 gr

47131801

Limpiadores para
pisos

Desinfectante con aroma, frasco x 2.000 cc

47131604
43181504
10191509
10191509

escoba
Guante
Insecticida
Insecticida

Escoba Fina de Barrer


Guante industrial talla 71/2- 8
Insecticida en aerosol mata cucarachas - frasco grande
Insecticida en aerosol mata zancudos - frasco del grande

10191509

Insecticida

insecticida en polvo para combatir roedores como ratn x 50


gr

53131608
53131608
53131608
53131608

jabn
jabn
jabn
jabn

Jabn de Bao o tocador, Barra de 90 gr


Jabn en Barra azul para lavar, barra x 250 gr
jabn en polvo para lavar, bolsa x 1.000 gr
Jabn lquido para manos con dispensador frasco x 250 ml.

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52152200

Lavado platos

Lava platos crema Limn, pote x 500 gr

47131824

Limpiador de
vidrios o ventanas

Limpia Vidrios, frasco repuesto x 500 cc

Limpiones

Limpin de Tela Panola color blanco, Tamao Mnimo de 30


x 50 cm

Limpiones

Limpin de Tela Panola color rojo, Tamao Mnimo de 30 x


50 cm

papel Higinico

Papel Higinico Blanco, Doble hoja de buena calidad

24101510

Contenedor de
basura plstico

caneca o Papelera plstica mediana para bao, sin tapa

47131501

Trapos

Toallas de mano en tela, para bao, medidas mnimas de 40


cm x 60 cm, color BLANCO

47131618

traperos hmedos

Trapero fino, blanco de buena calidad

47131821

Compuesto
desengrasante

Varsol x 500 cc

52121601
52121601
14111704

3. CONDICIONES TCNICAS MINIMAS EXIGIDAS


CARACTERSTICAS:
El Oferente deber ofertar los bienes y servicios descritos y cumplir con las
caractersticas y especificaciones en cuanto a calidad, cantidad, y condiciones
determinadas para el suministro as:
Item

Producto Detallado

CANT

Acido Muritico x 1.000 cc

Agua, botellones x 20 litros

Ambientador Aerosol, frasco grande

Aromticas Toronjil, caja x 20 unidades

Aromticas Yerbabuena, caja x 20 unidades

Aromticas Canela, caja x 20 unidades

Aromticas Manzanilla, caja x 20 unidades

2
270
10
20
20
40
50

Azucar blanca, bolsa x 1 libra

70

Baterias AA Alcalina para contoles de Aires y Televisores

10

Baterias AAA Alcalina para contoles de Aires y Televisores

11

Blanqueador liquido, Frasco x 1.000 cc

12

Bolsa Blanca pequea

13

Bolsa Negra Industrial para Basura-

14

Bolsa Verde Grande

15

Caf instantneo clsico, frasco x250 gr

20
200
250
150
15

cepillo de crdas suaves para desempolvar muebles forrados


en tela de pao.

16

Desinfectante con aroma, frasco x 2.000 cc

30

17

Escoba Fina de Barrer

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18

Guante industrial talla 71/2- 8

19

Insecticida en aerosol mata cucarachas - frasco grande

20

Insecticida en aerosol mata zancudos - frasco del grande

4
10
6

21

insecticida en polvo para combatir roedores como ratn x 50


gr

25

22

Jabn de Bao o tocador, Barra de 90 gr

23

Jabn en Barra azul para lavar, barra x 250 gr

24

jabn en polvo para lavar, bolsa x 1.000 gr

25

Jabn lquido para manos con dispensador frasco x 250 ml.

26

Lava platos crema Limn, pote x 500 gr

12
10
6
8
10

27

Limpia Vidrios, frasco repuesto x 500 cc

28

Limpin de Tela Panola color blanco, Tamao Minimo de 30


x 50 cm

29

Limpin de Tela Panola color rojo, Tamao Minimo de 30 x


50 cm

30

Papel Higinico Blanco, Doble hoja de buena calidad

170

31

caneca o Papelera plstica mediana para bao, sin tapa

32

Toallas de mano en tela, para bao, medidas minimas de 40


cm x 60 cm, color BLANCO

33

Trapero fino, blanco de buena caliad

34

Varsol x 500 cc

4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA


El contratista seleccionado se obliga a cumplir las obligaciones indicadas a
continuacin:
Hace entrega de los Bienes Objeto del contrato de acuerdo a las
especificaciones contenidas en el estudio, que debe ser acorde a la propuesta
presentada.
Se obliga a entregar las marcas ofrecidas en la propuesta.
Hacer entrega de los elementos en las instalaciones de Metro Sabanas S.A.S.
en la ciudad de Sincelejo dentro del horario laboral con tiempo previo para su
verificacin en el recibido.
Mantener durante la ejecucin del contrato los precios propuestos.
Hacer la sustitucin de los bienes cuando los entregados presenten algn tipo
de imperfeccin que impida su correcto uso
o no cumplan con las
especificaciones dadas.
Cumplir con el objeto del contrato y de conformidad con la oferta econmica
para el amparo de los bienes patrimoniales de la entidad METRO SABANAS
S.A.S.
Brindar asesora y acompaamiento en caso de siniestro o evento.

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Y todas aquellas que sean designadas por el contratante, para la buena


ejecucin del contrato.

5.

OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD CONTRATANTE.

De realizarse el objeto contractual aqu previsto, las obligaciones de Metro Sabanas


S.A.S. vendran ser:
a) Ejercer el respectivo control de ejecucin y supervisin del Contrato
b) Recibir de parte del CONTRATISTA los bienes relacionados en el contrato.
c) Informar oportunamente cualquier inconsistencia que se presente con los
productos para que estos sean cambiados de conformidad a las
especificaciones indicadas en el contrato.
d) Expedir el respectivo certificado de cumplimiento correspondiente.
e) Pagar al contratista en los plazos y trminos previstos en el presente
documento.
6.

PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO

La ejecucin del contrato de suministro, se dar en la ciudad de Sincelejo y la duracin


del mismo ser hasta el 31 de Diciembre de 2015 o hasta agotar el valor del contrato.
La ejecucin del mismo empieza a regir a partir de la legalizacin del contrato.
Como es contrato de suministro, la entidad Metro Sabanas har 4 pedidos durante la
duracin del contrato, para entregas parciales, los cuales se realizarn y se solicitarn
por escrito, mediante oficio de Requerimiento, firmado por el supervisor del contrato. Al
finalizar el ultimo requerimiento se debe constatar que todos los productos objeto del
contrato fueron entregados al 100%
Para la entrega de los productos, relacionados en el requerimiento, el contratista
cuenta con 5 das hbiles para colocar los productos en las instalaciones de Metro
Sabanas S.A.S.
7.

LUGAR DE EJECUCIN.

El contrato se ejecutar en el Municipio de Sincelejo.

8.

SUPERVISIN.

La supervisin del presente contrato estar a cargo


Administrativa y Financiera de Metro Sabanas S.A.S.

del Jefe de la Divisin

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9.

TIPOLOGA CONTRACTUAL.

El tipo de contrato ser de suministros por la modalidad de Mnima Cuanta.

10.

AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS:

No se necesitan licencias.

11.

FORMA DE PAGO:

El pago se realizar a los cinco (5) das hbiles siguientes a la entrega parcial de los
bienes recibidos a satisfaccin, segn conste en el acta de entrega se conformidad a lo
solicitado en el requerimiento.
El contratista debe anexar adems por cada entrega parcial, soporte de los pagos de
seguridad social al da, certificacin de cuenta bancaria, Paz y salvos de legalizacin
del contrato y los dems documentos que la Entidad considere necesario para llevar a
cabo el pago.

12.

LA MODALIDAD DE SELECCIN DEL CONTRATISTA


JUSTIFICACIN, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURDICOS.

SU

De acuerdo al objeto contractual a que se hace referencia en el presente estudio y en


virtud del Artculo 94 de la ley 1474 de 2011, Por la cual se dictan normas orientadas
a fortalecer los mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin Pblica, adicin el artculo 2 de la
ley 1150 de 2007. Incluyendo como una de las Modalidades de Seleccin la
contratacin de Mnima Cuanta, procedimiento a travs de la cual las Entidades
Pblicas pueden adquirir bienes, servicios y obras cuyo valor de la contratacin no
exceda el 10% de la Menor Cuanta de la entidad contratante, independiente de su
Objeto.
Esta modalidad de seleccin est reglamentada en el decreto 1510 de 2013, en sus
artculos 84, 85,86 y 87.
La Menor cuanta de METRO SABANAS S.A.S. es de $18.041.800. El presupuesto de
esta contratacin no supera el 10% de la menor cuanta.

14.

VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACIN DEL MISMO

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Para todos los efectos legales y fiscales, el servicio que se pretende contratar,
asciende a la suma total de SIETE MILLONES CIENTO CINCO MIL PESOS M/Cte.
($7.105.000,oo), los cuales se pagaran con cargo al Presupuesto de Ingresos y Gastos
de Funcionamiento vigencia fiscal 2015, conforme a la disponibilidad presupuestal
vigente.
Valor del contrato obedece a un estudio de precios promedios de la regin, las cuales
estn soportadas mediante cotizaciones anexas y cuadro comparativo, que hacen
parte integral de este estudio y acorde con el presupuesto asignado.
15. JUSTIFICACIN DE LOS FACTORES DE SELECCIN QUE PERMITA
IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE.
Por tratarse de un contrato de Mnima Cuanta, la escogencia recaer sobre aquella
oferta con el precio ms bajo, siempre y cuando cumpla con las exigencias requeridas.
16. ANALISIS DEL SECTOR PARA CELEBRAR ESTE CONTRATO
Partiendo que el objeto del contrato es la contratar el suministro de los insumos de
cafetera para la atencin de sus funcionarios y contratistas de la sociedad, los
elementos de aseo para la limpieza de las instalaciones locativas y los productos
insecticidas para controlar roedores e insectos rastreros para asegurar el
mantenimiento y preservacin del archivo y de conformidad con el artculo 15 del
Decreto 1510 de 2013 La entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeacin
el anlisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de
contratacin desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, tcnica y
de Anlisis del Riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este anlisis en los
documentos del proceso.
Que en aplicacin de la citada norma, la gua para la elaboracin de los estudios del
sector y dems guas y manuales expedidos por Colombia Compra Eficiente, la
sociedad Metro Sabanas S.A.S., procede a realizar el anlisis del sector econmico y
de los oferentes teniendo en cuenta satos histricos tomados de la contratacin de la
entidad, la contratacin publicada en el SECOP y organismos sealados para el efecto,
relacionados con el objeto a contratar.
16.1 PRECIO.
As las cosas, durante los aos anteriores, el costo del suministro de los elementos de
aseo e insumos para la cafetera, incluyendo los insecticidas, fue:
AO
2011
2012
2013
2014

CONTRATISTA
Javier Andres Barrios
Quimicol
Ledys Menco
Ledys Menco

NUMERO CONTRATO
Minima Cuanta 07-2011
Mnima Cuanta 03-2012
Mnima Cuanta 07-2013
Mnima Cuanta 04-2014

$
$
$
$

VALOR
1.185.819
2.210.200
3.600.000
4.501.800

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16.2 PERSPECTIVA COMERCIAL- ESTUDIO DE PRECIOS EN EL MERCADO


De los posibles oferentes del mercado en la ciudad de Sincelejo, se procedi a solicitar
las respectivas cotizaciones de los cuales recibimos 3 cotizaciones, se analizaron los
precios que corresponde a las del mercado local, incluyendo los gastos de estampillas
y se extrae el cuadro comparativo que se anexa a continuacin el cual arroja un
promedio de precios de SIETE MILLONES CIENTO CINCO MIL PESOS M/Cte.
($7.105.000,oo).
Ver cuadro comparativo anexo, el cual hace parte este documento.
La entidad necesita un proveedor, que disponga de manera inmediata con los bienes a
suministrar, que garantice la calidad de los productos y pueda ofrecer las alternativas
de presentacin solicitadas
16.3 PERSPECTIVA FINANCIERA
El valor del contrato se pretende cancelar en un 100%, dado a que la modalidad es de
suministro y la entrega de los productos solicitados es en forma parcial mediante
solicitud de requerimiento.
El nmero de contratos realizados por la entidad para este tipo de suministro durante
los aos 2011 al 2014 han sido 4, que actualmente se encuentran ejecutados,
liquidados. El rubro por donde fueron cancelados fue el rubro de materiales y
suministros consignado en el presupuesto de funcionamiento.
17.

ANALISIS DE RIESGO DEL OBJETO A CONTRATAR Y LA FORMA DE

MITIGARLO.
De acuerdo con la metodologa de Colombia Compra Eficiente, a continuacin se
identifican los riesgos del proceso de Contratacin desde su planeacin hasta su
liquidacin.
a. RIESGO PREVISIBLE:
Son los posibles hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato y de la
actividad a ejecutar es factible su ocurrencia y que ella pueda generar influencia directa
en la ejecucin del contrato.
b. RIESGO IMPREVISIBLE:
Son aquellos hechos o circunstancias que a la fecha de celebracin del contrato y aun
en su ejecucin no es posible prever.

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17.1 TIPIFICACIN, ASIGNACIN Y ESTIMACIN DE RIESGOS. MATRIZ DE


RIESGOS.
En el presente proceso la entidad estatal considera que el nivel de riesgo es mnimo,
pues se trata de un contrato de Mnima Cuanta, donde bsicamente no podra
presentarse ningn riesgo, no obstante podra presentarse el incumplimiento por parte
del contratista, de alguna de las obligaciones contractuales, razn por la cual le
corresponde al contratista, asumir la responsabilidad frente a las obligaciones
incumplidas en la ejecucin del objeto contratado, y en eventual caso METRO
SABANAS S.A.S. no realizar desembolso alguno en lo pertinente.

Etapa
1. Planeacin
2. Seleccin
3. Contratacin

4. Ejecucin

Clases de Riesgos/Descripcin Probabilidad

Impacto

Responsable

Ninguno
Ninguno
Ninguno

Que el Contratista incumpla las


obligaciones suscritas en el contrato

Baja

Que el contratista no entregue


oportunamente los elementos objeto
del contrato

Baja

Alto

Contratista

Que el contratista no entregue los


elementos con las marcas descritas
por el en la propuesta

Baja

Alto

Contratista

Alto

Contratista

17.2 FORMA DE MITIGARLO.


Atendiendo a la circunstancia expuesta antes, la forma de mitigar la falta u omisin de
las obligaciones contradas por el contratista, por parte de la entidad, ser verificar bien
los productos al momento de recibirlos, verificando marcas, estado. El supervisor
deber estar atento a la fecha ultima de plazo de entrega, para que se garantice la
entrega dentro de la fecha estimada.
18. ANALISIS EFECTUADO SOBRE LA PERTINENCIA DE EXIGIR GARANTAS
DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL,
DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATO.
Esta entidad considera oportuno no exigir garanta de cumplimiento para la presente
contratacin, atendiendo a que el nivel de riesgo se considera mnimo, adems que de
configurarse el incumplimiento de algunas o todas las obligaciones contractuales a cargo
del contratista, la entidad puede abstenerse de cancelar el valor nico pactado, previa
aplicacin del debido proceso.

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Finalmente se considera que la exigencia de garanta de cumplimiento para este tipo de


contrato, implicara el aumento en el valor estimado para llevar a cabo esta contratacin,
considerndose innecesario la exigencia de la misma.
19. SUJECION A ACUERDOS DE LIBRE COMERCIO:
La presente contratacin est sujeta o cobijada por un acuerdo comercial,
Acuerdo
Comercial

Valor a partir del cual el acuerdo Comercial es


aplicable

Chile
Guatemala

Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de


Construccin $ 14.010.191.000
No incluye valores

Union Europea

Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de


Construccin $ 14.010.191.000

Liechtenstein
Suiza

Bienes y Servicios $ 560.408.000 Servicios de


Construccin $ 14.010.191.000

En resumen, una vez analizados los aspectos fundamentales de los captulos de


contratacin pblica de los Acuerdos Internacionales o Tratados de Libre comercio
suscrito con Colombia se concluye que la presente contratacin NO esta cobijada en
razn a la cuanta y el caso de Guatemala se le aplica las excepciones 2 del suministro
estatal de mercancas o servicios a personas o entidades del nivel territorial

20. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:


La entidad respaldara la contratacin producto del proceso, con el certificado de
disponibilidad presupuestal No. 069
de 18 FEBRERO 2015
Cordialmente,
Original firmado.

VIVIANA MONTENEGRO RODRIGUEZ


Jefe Divisin Administrativa y Financiera
Proyect: Claudia Alvarez- Profesional Universitario
Revis: Julio Sierra- Divisin Jurdica

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