Manuales administrativos

Una de las estrategias para el desarrollo de un organismo social lo constituye la

documentacin de sus sistemas y en ese orden se hace evidente la necesidad
de contar con un programa de revisin constante sobre los sistemas, mtodos
y procedimientos en la ejecucin operativa, que permita descubrir, evaluar y
corregir deviaciones de los planes originales.
Una gua sobre la actuacin individual o por funciones, como consecuencia
lgica de intentar un control adecuado dentro de la diversidad de actividades
que en la empresa se llevan a cabo.

Definiciones y conceptos
Para explicar en qu consiste un manual es conveniente analizar la opinin
de algunos autores, a fin de contar con una idea ms amplia que nos permita
aclarar estos conceptos.
Agustn Reyes Ponce opina que el concepto de un manual es de suyo
emprico, variable y fcil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta,
etc., sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en
la empresa.
Graham Kellog El Manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo de todo el personal de
oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades
especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un
mtodo estndar para ejecutar algn trabajo.
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos
fijados y las polticas implantadas para lograrlo, seala la secuencia lgica y
cronolgica de una serie de actividades , traducidas a un procedimiento
determinado, indicando quien los realizara, que actividades han de
desempearse y las justificacin de todas y cada una de ellas , en forma tal ,
que constituyen una gua para el personal que ha de realizarlas.

Ventajas
Un manual bien concebido tiene, entre otras, las siguientes ventajas:
1. Logra y mantiene un slido plan de organizacin.
2. Sirve de adiestramiento de novatos.
3. Facilita el estudio de los problemas de organizacin.

Desventajas
Entre los pocos inconvenientes que suelen presentar los manuales se
encuentran las siguientes:
1. Muchas compaa consideran que son demasiados pequeas para
necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos que son
conocidos por todos sus integrantes.
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso
preparar un manual y conservarlo al da.
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y
rigidez.

Tipo de manuales
Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa con
nombres diversos, pero que pueden resumirse de la siguiente manera:
Por alcance.
1. Generales o de aplicacin universal.
2. Departamentales o de aplicacin especfica.
Por su contenido.
1. De procedimientos.
2. De poltica.
Por su funcin especfica o rea de actividad.
1. De personal.
2. De ventas.
3. De finanzas.

Manuales de organizacin
Esto manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los
puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos.
Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad.

Manuales de poltica

Tambin llamados de normas. George A. Terry dice: Un manual de polticas

pone por escrito las polticas de empresa. Una poltica es una gua bsica para
la accin; prescribe los lmites generales dentro de los cuales han de realizarse
las actividades. Conocer las polticas en una empresa proporciona el marco
principal sobre el cual se basan todas las acciones.