ANALISA KEBUTUHAN RAK FILING AKTIF DI BAGIAN FILING BKPM

WILAYAH SEMARANG TAHUN 2014 2018

Mohamad Daeroby Abi Yusya

Abstract
The number of new patient visits each year BKPM semarang region has
increased, to influence the amount of additional shelves. shelves are available
can not accommodate the number of documents of medical records. Document
medical records are too dense in each rack, vulnerable to damage when making,
so that documents medical records are stored neatly arranged. The purpose of
this study is to predict the need of additional shelf filing active in the region BKPM
semarang year 2014 2018
This type of research is descriptive method of observation, measurement
and the time series approach, the object of research is the document medical
record storage shelves active in the region BKPM Semarang. Based on
observations of the storage system can be divided into two, namely storage the
document medical records active and storage document medical records inactive. The system storage document medical record active centralization. Le
save the inpatient documents medical record, out patient and UGD into one
folder. Thus the storage load of the year 2008 2013 is 80156 Document
medical records. Archiving length available is 1000 cm. The average thickness of
the document medical record is 0,25 cm. The length required for filimh in 2018
was of 188718,8 documents medical records. Ic can be estimated on the
calculation needs storage shelves with as many as 50 small squares method
shelves.
Planing for the 2013- 2018 replenishment rack requires 50 storage
racksthat can accommodate the number of existing dokuments of medical
records. If not sufficient then there needs to be consideration of storege space
dan can be done in a way to retention document medical record stored every 5
years in the active shelf filing that in view of the date of the last patient visit.
Keywords : Filing, The Need For Shelf Filing, Medical Records
PENDAHULUAN
Menurut

catatan
Permenkes

RI

identitas

dan

dokumen

pasien,

tentang

pemeriksaan,

No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang

pengobatan,

tindakan

dan

Rekam Medis pada pasal 1, rekam

pelayanan lain yang telah diberikan

medis adalah berkas yang berisikan

kepada pasien. Setiap rumah sakit

harus membuat rekam medis baik itu

rekam medis rawat jalan maupun

filing, serta analising dan reporting.

rekam medis rawat inap. [1]

Filing adalah salah satu bagian dari

Dalam mencapai kesehatan

yang

optimal,

kesehatan

sarana

pelayanan

diwajibkan

menyelenggarakan

rekam

untuk
medis.

URM merupakan bagian penting

yang harus ada di rumah sakit
karena rekam medis bertujuan untuk
menunjang tertib administrasi dalam
rangka

upaya

peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit

yang didukung oleh suatu sistem
pengelolaan

rekam

medis

yang

cepat, tepat, bernilai dan dapat

dipertanggung jawabkan.

unit rekam medis yang bertugas

menyimpan DRM, mengambil DRM,
meretensi

DRM,

dan

dalam

pelaksanaan

DRM.

Filing

terhadap

membantu

pemusnahan

bertanggung

penyimpanan

rekam

medis.

jawab

dokumen
Kecepatan

pengambilan dokumen rekam medis

pada

bagian

filing

juga

mempengaruhi pelayanan terhadap

pasien. Pelayanan yang cepat dan
tepat dengan di dukungnya sarana
dan prasarana yang ada dibagian
filing. Seperti tersedianya rak yang
terbuat dari roll opact dan mudahnya

Mutu pelayanan RS akan

dalam pengambilan DRM pasien.

baik bila ditunjang dengan sumber

Tersedianya rak yang mencukupi

daya

berkualitas,

untuk DRM pasien yang tersimpan di

kualitas disini meliputi pengetahuan,

filling DRM aktif sehinnga pasien

tingkat

akan dilayani secara tepat dan

serta

manusia

yang

pendidikan,
kesesuaian

ketrampilan,
antara

jumlah

cepat. [2]

tenaga yang ada dengan jumlah

beban kerja.
Unit layanan rekam medis

BKPM Semarang merupakan

balai pengobatan masyarakan milik

terbagi menjadi dua, yaitu : unit

pemerintah

kota

Semarang.

pencatat data rekam medis yang

Dibagian filing BKPM Semarang

berada diluar unit rekam medis,

mempunyai dua jenis rak

meliputi : TPPRJ, TPPRI, TPPGD,

terbuat dari roll opact dan besi.

URJ, URI, UGD dan unit pengolah

Difiling BKPM Wilayah Semarang

data rekam medis yang berada

mempunya 20 rak filing. Rak yang

didalam unit rekam medis, meliputi :

terbuat dari roll opact sebanyak 19

assembling, koding dan indeksing,

rak dan rak yang terbuat dari besi

yaitu

sebanyak 1 rak. Masing-masing rak

c. Menghitung

mempunyai dua sisi rak dan tiap rak

mempunyai lima sub rak. BPKM
Wilayah
sistem

Semarang

d. Mempredisikan jumlah dokumen

menggunkan

pasien baru tahun 2014 2018

sentralisasi

berdasarkan data pasien baru

penyimpanan

dan

rawat

2008 2013.

inap

disimpan

e. Menghitung

menjadi satu. Sistem pemberian

nomer

rekam

medis

di

BKPM

Wilayah Semarang menggunakan

sistem pemberian nomer secara Unit
Numbering

Sistem

(UNS)

yaitu

pemberian nomer rekam medis pada

panjang

pengarsipan yang dibutuhkan.

f.

Menghitung

panjang

pengarsipan yang tersedia.

g. Menghitung prediksi kebutuhan
rak filing tahun 2014 2018 di
BKPM Wilayah Semarang.

setiap pasien yang datang untuk

METODE PENELITIAN

berobat dan nomer tersebut dapat

Memprediksikan

digunakan

pasien

dan

expantion file.

yaitu dokumen rekam medis rawat

jalan

retensi

untuk

berobat

kebutuhan

rak filing pada tahun 2014 2018

kembali. Sistem penjajaran di BKPM

dilihat

Wilayah Semarang yang digunakan

DRM pasien baru ada tahun 2008

adalah Terminal Digit Filing (TDF)

2013.

yaitu

JENIS

sistem

menjajarkan

penjajaran
DRM

dengan

berdasarkan

dari

jumlah

penambahan

PENELITIAN

DAN

RENCANGAN PENELITIAN

urutan nomer rekam medis pada dua

jenis

penelitian

yang

angka kelompok terakhir.

digunakan adalah jenis penelitian

TUJUAN PENELITIAN

deskriptif

Mengetahui jumlah kebutuhan

rak di bagian filing BKPM Wilayah
Semarang selama lima tahun.
Tujuan Khusus
a. Mengukur dimensi rak, meliputi
panjang rak, sisi rak, sub rak.
b. Mengukur

dimensi

dokumen

rekam medis, meliputi panjang,

lebar dan tebal DRM.

yaitu

dilakukan

penelitian

untuk

yang

menjelaskan

/mengambarkan kejadian nyata yang

diamati. Metode yang digunakan
adalah

observasi

mengamati
terhadap

yaitu

secara
sumber

rancangan

peneliti
langsung

penelitian.

penelitian

yang

digunakan adalah prospektif yaitu

semua

variabel

diamati

untuk

penelitian

yang

memprediksikan

kebutuhan tahun yang akan datang.

d. Dimensi DRM yaitu menghitung

Metode yang digunakan dengan

rata-rata

melihat jumlah penambahan pasien

menggunakan

tiap tahunnya untuk memprediksikan

yang diambil dari bagian filing.

jumlah penambahan DRM pasien

baru untuk tahun berikutnya. Selah
data

dianalisa

selanjutnya

menghitung jumlah kebutuhan rak

tebal
jangka

DRM
sorong

PEMBAHASAN
A. Dokumen Rekam Medis
Hasil pengukuran rata-rata tebal

filing untuk lima tahun kedepan

mulai tahun 2014 sampai dengan

DRM di BKPM Wilayah Semarang

2018.

adalah

Populasi dan sampel

pengukuran samapel sebanyak 100

Populasi penelitian ini adalah

DRM pasien baru filing aktif BKPM
Wilayah Semarang mulai tahun 2008

0,25 cm diperoleh dari

dokumen rekam medis yang ada di

filing aktif BKPM Wilayah Semarang.
Sampel tersebut diperolen dari hasil

2013. Jumlah populasi tahun 2008

didapatkan sampel sebanyak 99,785
DRM. Metode penghitungan sampel
menggunakan random sampling.

penambahan dokumen rekam medis

pasien baru tiap tahunnya. Rata
rata tebal dokumen rekam medis

Analisa Data

dihitung

dari

sampel

jumlah

a. Dimensi rak yaitu panjang suatu

penambahan DRM pasien baru dari

rak file yang di ukur dengan

tahun 2008 - 2013 sebanyak 80516

meteran

yang

diambil

dari
dokumen rekam medis.

ruangan filing
b. Jumlah rak file yaitu menghitung

Jumlah penambahan dokumen

jumlah semua rak file yang ada

rekam medis pasien baru dari 2008

dibagian filing
c. Jumlah

sub

rak

yaitu

sebanyak 12929 DRM, tahun 2009

menghitung sub rak dari satu

sebanyak 13259 DRM, tahun 2010

rak file yang diambil dari bagian

sebanyak 11943 DRM, tahun 2011

filling
sebanyak

12564,

tahun

2012

sebanyak 12709 DRM, tahun 2013

dari roll opact dengan panjang 100

sebanyak 16752 DRm. Sehingga

cm, lebar 40 cm dan tinggl 200 cm.

jumlah

Rak yang terbuat dari besi memiliki

dari

tahun

2008-2013

sebanyak 80516 DRM. Dari hasil

pannjang

tersebut

jumlah

dokumen rekam medis mempunyai

sampel sebanyak 100 DRM. Dengan

panjang 33 cm sehingga dokumen

melihat jumlah penambahan DRM

rekam medis melibehi panjang dari

tiap tahunnya pihak rumah sakit

panjak rak. Sehingga dokumen tidak

harus

dapat tertata dengan rapi.

dapat

diketahui

memperhatikan

jumlah

30

cm

sedangkan

dokumen

C. Panjang

rekam medis dapat dapat tersimpan

tersedia

dan tertata secara rapi.

Untuk menentukan kebutuhan

penambahan

rak

agar

B. Dimensi rak file

pengarsipan

yang

rak file harus mengetahui panjang

Di BKPM Wilayah Semarang rak

pengarsipan yang tersedia dalam 1

yang digunakan adalah rak yang

rak.

terbuat dari besi dan rak dari roll

kebutuhan rak yang akan diprediksi.

opact. Jumlah dari rak yang terbuat

Rak file yang ada di BKPM Wilayah

dari besi sebanyak 1 rak dengan 2

Smarang dengan panjang 100 cm

sisi dan jumlah rak dari roll opact

dengan jumlah sub rak 10 dengan 2

sebanya 19 rak dengan 2 sisi

sisi

masing-masing rak mempunyai 10

pengarsipan yang tersedia adalah

sub

1000 cm.

rak.

Dimensi

dari

rak

file

tersebut adalah rak terbuat dari besi

Sehingga

dapat

dapat

diketahui

mengetai

panjang

D. Kebutuhan rak

dengan panjang 100 cm, lebar 30

Dalam menghitung kebutuhan

cm dan tinggi 170 cm. Dan rak yang

rak file dihitung berdasarka jumlah

penambahan DRM baru selama 5

Perhitungan prediksi kebutuhan rak

tahun mulai dari tahun 2009-2013

dengan rincian sebagai berikut pada

didapatkan

dari

tahun 2008 membutuhkan 4 rak,

jumlah tersebut adalah 67227 DRM.

pada tahun 2009 membutuhkan 7

Dengan

rak,pada tahun 2010 membutuhkan

jumlah

rincian

rata-rata

tahun

2009

sebanyak 13259 DRM, tahun 2010

11

sebanyak 11943 DRM, tahun 2011

membutuhkan 14 rak, pada tahun

sebanyak 12564 DRM, tahun 2012

2012 membutuhkan 18 rak, pada

sebanyak 12752 DRM. Tahun 2013

tahun 2013 membutuhkan 23 rak,

sebanyak 16752 DRM.

pada tahun 2014 membutuhkan 27

Hasil

prediksi

penambahan

rak,

pada

tahun

2011

rak, pada tahun 2015 membutuhkan

DRM pada tahun 2014-2018 dapat

33

diketahui rata rata penambahan

membutuhkan 38 rak, pada tahun

tiap

2017 membutuhkan 44 rak, pada

tahun

adalah

tahun

2014

sebanyak 15771 DRm, tahun 2015

sebanyak 16546,2 DRM, tahun 2016

rak,

pada

tahun

2016

tahun 2018 membutuhkan 50 rak.

Berdasarkan

pengamatan

sebanyak 17321,4 DRM, tahun 2017

BKPM Wilayah Semarang saat ini

sebanak 18096,6 DRM, tahun 2018

memiliki 20 rak file. Dan dari hasil

sebanyak 18871,8.

prediksi penambahan rak file pada

Pada tabel 4.4 dapat dikethui

prediksi

penambahan

rak

tiap

tahun

2018

Semarang

BKPM

Wilayah

membutuhkan

rak

tahunnya mulai tahun 2008 2018

sebanyak 50 rak, sehingga perlu

dengan file expantion 25%, retensi

penambahan rak untuk menampung

dihitung pada tahun 2008 sampai

jumlah DRM selama tahun 2018

dengan tahun 2013 sebanyak 10%.

sebanya 30 rak. Agar penyimpanan

dan

penataan

dokumen

tertata

dengan rapi.

dihitung minimal 5 tahun dari sejak

tanggal

Luas dari ruang penyimpanan

terakhir

penyimpanan

tidak

kegiatan

untuk

Tujuan

retensi adalah mengurangi beban

filing di BKPM Wilayah Semarang

memungkinkan

berobat.

dan

penilai

menyimpan

gunaan

rekam

dilakukannya penambahan jumlah

medis untuk kemudian diabadikan

rak sebanyak 30 rak. Oleh karena

atau dimusnahkan. (2)

itu, perlu dilakukan retensi dokumen

rekam

medis

melebihi

aktif

yang

batas

Sehingga

sudah

penyimpanan.

dapat

dilakukannya

pemusnahan dokumen rekam medis

guna mengurangi jumlah dokumen
rekam medis yang tersimpan di
filling

aktif

BKPM

Wilayah

Semarang.

Wilayah

Semarang

sentralisasi

adalah

sengingga

dapat

berpengaruh terhadap penyimpanan

DRM yang tiap tahun mengalami
peninggkatan

untuk

itu

memperhatikan

tersimpan

Di BKPM Wilayah Semarang

tahun

Sistem penyimpana di BKPM

harus
jumlah

penambahan rak agar DRM dapat

E. Retensi

dari

F. Sistem penyimpanan

2008

sekarang
dilakukannya

sampai

belum
retensi

tahun
pernah
karena

kurangnya petugas untuk melakukan

retensi.
Penetapan

dan

mempercepat

tertata
dalam

rapi

dan

pelayanan

pasien.
G. Sistem penjajaran
Sistem
digunakan

penjajaran
di

BKPM

yang
Wilayah

Semarang adalah TDF. Sitem ini

dokumen

rekam

medis dalam keadaan non aktif yaitu

sangat
menjajarkan

bermanfaan
DRM

dalam
karena

mempermudah

petugas

untuk

5. Rata rata prediksi penambahah

mencari DRM di rak filing. Selain itu

DRM pasien baru adalah 86607

rak file dapat terisi secara merata.

DRM.
6. Kebutuhan rak file untuk tahu

SIMPULAN
Dari hasil pengamatan dan
pembahasan yang dilakukan di
BKPM Wilayah Semarang tentang

2018 adalah 50 rak file.

7. Sistem penyimpanan yang
digunakan adalah sentralisasi.
8. Sistem penjajaran yang

rata rata tebal dokumen rekam

digunakan adalah Terminal Digit

medis,dimensi rak, panjang

Filing (TDF).

pengarsipan yang tersedia,

B.SARAN

kebutuhan rak, sistem penyimpanan,

simtem penjajaran maka dapat
disimpulkan sebagai berikut :
1. Jumlah rak saat ini yang ada di
BKPM Wilayah Semarang
sebanyak 20 rak.
2. Rata rata jumlah dokumen

Untuk meningkatkan
pelayanan di BKPM Wilayah
Semarang tahun kedepan agar lebih
berkuliatas dengan :
1. Pada tahun 2018 BKPM
Wilayah Semarang memerlukan

rekam medis tahun 2008 2013

rak sebanyak 50 rak dan saat ini

adalah 80156 DRM.

tersedia 20 rak sehimga di

3. Rata rata ketebalan dokumen

rekam mesdis adala 0,25 cm.
4. Rata rata jumlah pasien baru

tahun 2018 BKPM Wilayah

Semarang perlu penambahan
rak sebanayak 30 rak. Supaya

tahun 2009-2013 adalah 67227

DRM dapat tertampung di dalam

DRM.

rak sehingga DRM tersimpan

dan tertata secara rapi. Tetapi

berhubung luas dari ruangan

DAFTAR PUSTAKA
1. Depkes

filing BKPM Wilayah Semarang

tidak mampu untuk menampung

RI.

Permenkes

No.269/MENKES/PER/III. 2008.
2. Shofari,

Bambang.

Dasar-

jumlah penambahan rak file

Dasar Pelayanan Rekam Medis.

sehingga perlu dilakuakan

DIII

retensi untuk mengurangi

Nuswantoro. Semarang. 2008

jumlah penyimpanan DRM.

(tidak dipublikasikan)

2. Retensi dilakukan sebagai

3. Huffman,

berikut :

Universitas

Edna

Information

a. Menentukan jadwal dan

K.

Dian

Health

Management.

Phisicians

menyusun tim untuk

melakukan retensi.

RMIK.

Record

Compani

Berwyn illinous. 1994.

4. Departemen

b. Melakukan retensi

Kesehatan

Republik Indonesia. Direktorat

sehingga mengurangi

Jendral

beban penyimpanan.

Pedoman Pengelolaan Rekam

3. Dapat dilanjutkan dengan

Medis

penelitian tentang analisa

kebutuhan tenaga kerja filing,

Pelayanan

Rumah

Medik.

Sakit

di

Indonesia. Jakarta. 1997.

5.

Shofari,

Bambang.

Rekam

terkait dengan tugas dan

Medis di Pelayanan Kesehatan.

tanggung jawab filing dalam

DIII

penyimpan DRM, pengambilan

Nuswantoro. Semarang. 2008

DRM, penghitungan tingkat

(tidak dipublikasikan).

kehilangan DRM, retensi DRM

dan pemusnahan DRM.

RMIK.

Universitas

Dian

6. Mahawati, Eni . Modul Kuliah

dan

Petunjuk

Praktikum

Ergonomi.

Universitas

Dian

Nuswantoro. Semarang. 2005

(tidak dipublikasikan).
7. Depkes

RI.

2006.

Pengelolaan
Rumah

Sakit

Pedoman

Rekam

Medis

di

Indonesia.

Yanmed,

pedoman

Jakarta.
8. Dirjen

penyelenggaraan dan Prosedur

Rekam

Medis

Rumah

Revisi

II,

No.

00.03.2.2.1996. 2006

Sakit
YM