I.

Gambaran siklus pembelian dan pengeluaran kas PT X

Dalam proses pembeliannya, PT X telah memiliki standard operating procedure
yang dirumuskan secara tertulis. Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan dalam
setiap pembelian harus memastikan bahwa semua keputusan pembelian dibuat
secara konsisten dan menggunakan prosedur yang ditetapkan, sehingga dapat
memberikan nilai terbaik kepada perusahaan. Dalam proses pembeliannya, PT X
menggunakan suatu sistem pembelian, persediaan, dan maintanance yang
terintegerasi yaitu EMPAC system, dan sistem akuntansi keuangan menggunakan
software Peoplesoft.
Pihak pihak yang terkait dalam melakukan pengidentifikasian siklus pembelian
dan pembayaran di PT X adalah supply chain manager, controller, account payable
staff, dan tax accountant. Selain itu diperlukan juga pemeriksaan dokumendokumen terkait dengan siklus pembelian dan pembayaran.
1.

Proses Pembelian

Pembelian material yang dilakukan oleh PT X pada umumnya merupakan pembelian

untuk material yang dibutuhkan dalam aktivitas pengeboran di Rig. Proses
pembelian barang dapat dimulai dengan dua hal, yaitu:
(1) permintaan pembelian dari departemen pengguna,
(2) ketika material di gudang telah mencapai titik maksimum stok (order point).
Sebelum meminta material, departemen pengguna akan memeriksa ketersediaan
barang di gudang. Jika barang tidak tersedia di gudang, maka supervisor
departemen pengguna akan menyiapkan purchase requisition. Jika barang tersedia
di gudang, maka departemen pengguna akan langsung meminta barang dari
gudang dengan mengisi Log Book. Ketika barang yang ada di gudang telah
mencapai tingkat minimum stok, Offshore Material Coordinator (OMC = pihak yang
in charge di Gudang Rig Pengeboran PT X) akan membuat purchase requisition.
Order point ini akan diupdate setiap minggunya oleh OMC.
Permintaan pembelian dalam jumlah berapapun harus mendapat persetujuan dari
kepala departemen bersangkutan. Untuk tambahan persetujuan berdasarkan
authority limit matrix yaitu:
a) permintaan dibawah $10,000 diperlukan tambahan persetujuan dari Offshore
Instalation Manager (OIM = manajer yang bertanggungjawab atas aktivitas
instalasi aset di Rig pengeboran di PT X.),
b) permintaan dengan nilai $10,000 - $50,000 diperlukan tambahan persetujuan
dari Rig Manager,
c) permintaan dengan nilai $50,000 persetujuan dari District Manager, dan

$100,000

diperlukan

tambahan

d) permintaan diatas $100,000 diperlukan tambahan persetujuan dari Region

Manager.

Setelah purcase recquisition disetujui oleh pihak yang berwenang, kemudian

purchase recquisition dimasukkan ke dalam sistem EMPAC. Sistem EMPAC akan
mengecek apakah barang yang diminta telah mempunyai perjanjian harga (price
agreement) dengan beberapa supplier. Untuk pembelian barang dimana
perusahaan telah mempunyai perjanjian harga dengan supplier, maka tidak perlu
dilakukan penawaran (quotation), sistem EMPAC akan secara otomatis membuat
purchase order dengan harga yang tertera pada perjanjian dan departemen
pembelian akan langsung mengirimkan purchase order ke supplier melalui sistem
EMPAC (jika supplier terhubung dengan sistem EMPAC) atau melalui fax/mail (jika
supplier tidak terhubung dengan sistem EMPAC).