SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

DEPARTEMEN INVESTASI POWER (DIPw)

PT WIJAYA KARYA (Persero) Tbk
Andi Megawati Tabrani, Syafrizal Fachri Pane, M. Harry K Saputra
Program Studi D4 Teknik Informatika
Politeknik Pos Indonesia
Jl. Sari Asih No. 54 Bandung 40151, Indonesia Tlp. +6222 2009570, Fax. +6222 200 9568
Email : andi_megawati@rocketmail.com, syafrizal.fachri@gmail.com, putra.b13@gmail.com
ABSTRAK
PT Wijaya Karya atau sering disebut WIKA adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang ada di
Indonesia. WIKA bergerak dibidang konstruksi. Seiring meningkatnya kinerja perusahaan, WIKA melakukan berbagai
tahap pengembangan, salah satunya yaitu penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen, dalam hal ini sistem informasi manajemen kepegawaian
Departemen Investasi Power yang ada di PT Wijaya Karya.Sistem informasi ini bertujuan mempermudah perusahaan
dalam mengelola dan memonitoring data-data pegawai. Sistem ini berbasis website yang menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan database MySQL.
Kata kunci: WIKA, Departemen Investasi Power, Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, PHP, dan MySQL.
ABSTRACT
PT Wijaya Karya or also-called WIKA is one of the State-Owned Enterprises in Indonesia. WIKA engaged in
construction business. In line with the growth of company, WIKA worked in various stages of development, one of
which is the application of information system within the organization to support the information that is needed for all
levels of management, in this case is The Personnel Management Information System of Power Investment Department
in PT Wijaya Karya. This information system aims to facilitate the company in managing and monitoring datas of
employee. The system is website-based that used PHP language and database MySQL.
Keyword: WIKA, Power Investment Department, Personnel Management Information System, PHP, and MySQL.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT Wijaya Karya atau sering disebut WIKA
adalah salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
yang ada di Indonesia. WIKA bergerak dibidang
konstruksi. Dimulai sebagai sub-kontraktor, di akhir
1960-an WIKA berkembang menjadi pemborong
pemasangan jaringan listrik tegangan rendah,
menengah, dan tinggi. Di awal tahun 1970, WIKA
memperluas usahanya menjadi perusahaan kontraktor
sipil dan bangunan perumahan. Seiring berjalannya
waktu, berbagai tahap pengembangan kerap kali
dilakukan melalui jasa-jasa konstruksi yang tersebar di
berbagai penjuru negeri sehingga WIKA telah diakui
dari berbagai pihak sebagai perusahaan infrastruktur
terintegrasi yang kuat.
Pertumbuhan bisnis WIKA yang semakin
meningkat itu tidak lepas dari peran setiap orang yang
berada di dalamnya, dengan kata lain orang
merupakan salah satu kunci keberhasilan pertumbuhan
organisasi. Jumlah pegawai yang bekerja di WIKA
mencapai 2.000 orang, yang terdiri dari pegawai tetap,
kontrak dan OJT (On Job Training) dan tersebar di
beberapa departemen yang ada di WIKA. Untuk saat
ini WIKA telah memanfaatkan teknologi untuk
mengelola data pegawai berupa sistem informasi
berbasis web namun hanya untuk kelola data seluruh
pegawai tetap dan tidak dibedakan berdasarkan
departemen masing-masing.
Berdasarkan sistem informasi yang berjalan saat
ini, tentu saja pengelolaan data pegawai belum
maksimal. Oleh karena itu, untuk memaksimalkan
pengelolaan data pegawai secara keseluruhan,
dibutuhkan sistem informasi manajemen kepegawaian

per departemen berbasis web yang mampu mengelola

data pegawai, baik itu pegawai tetap, pegawai kontrak
maupun OJT.
Dengan adanya sistem ini diharapkan mampu
mengelola basis data kepegawaian dengan teratur dan
terorganisir. Sistem tersebut akan diterapkan pada
Departemen Investasi Power, dan nantinya akan
diimplementasikan ke seluruh departemen.
1.2 Identifikasi Masalah
Dari latar belakang yang telah dijelaskan di atas,
maka terdapat beberapa masalah:
1. Belum adanya sistem yang mampu mengelola data
seluruh pegawai secara terstruktur dan terorganisir.
2. Biro Human Capital masih kesulitan dalam hal
monitoring data seluruh pegawai departemen.
1.3 Tujuan
Adapun
tujuan
dari
pembuatan
sistem
kepegawaian berbasis web ini, adalah:
1. Membuat suatu sistem yang mampu mengelola data
seluruh pegawai secara terstuktur dan terorganisir.
2. Memudahkan biro Human Capital dalam hal
monitoring data seluruh pegawai departemen.
1.4 Ruang Lingkup Masalah
Ruang lingkup aplikasi yang akan dibuat
mencakup:
1. Sistem dibuat untuk Departemen Investasi Power
2. Data kepegawaian disusun berdasarkan ID yang
diberikan oleh administrator.
3. Data kepegawaian dapat diakses oleh 3 level user,
administrator, pegawai dan viewer/ pemasaran
Administator, pegawai dan viewer mempunyai
kelola user yang berbeda.

II. ALUR PROSES PRODUKSI & PROSES

KERJA
2.1 Gambaran Umum Perusahaan
Berbicara tentang PT Wijaya Karya (Persero)
(WIKA) tak bisa lepas dari sejarah pembangunan
Indonesia setelah kemerdekaan. Perusahaan ini adalah
hasil nasionalisasi perusahaan Belanda, Naamloze
Vennotschap Technische Handel Maatschappij
enBouwbedijf Vis en Co atau NV Vis en Co, pada 11
Maret 1960. WIKA lahir dengan nama Perusahaan
Negara Bangunan Widjaja Karja.Kegiatan usahanya
instalasi listrik dan pipa air. WIKA punya andil dalam
pembangunan infrastruktur yang menjadi ikon nasional
hingga saat ini. Salah satunya adalah berperan dalam
pembangunan Gelanggang Olah Raga Bung Karno.
WIKA lalu berkembang menjadi pemborong
pemasangan jaringan listrik tegangan rendah,
menengah, dan tinggi. Pada awal 1970-an, WIKA
memperluas usahanya menjadi perusahaan kontraktor
sipil dan bangunan perumahan.
Perkembangannya kian positif ketika pada 20
Desember 1972, perusahaan berubah status menjadi
Perseroan terbatas (Persero). WIKA pun melaju
menjadi menjadi kontraktor konstruksi dengan
menangani
berbagai
proyek
penting
seperti
pemasangan jaringan listrik di PLTA Asahan, dan
proyek irigasi Jatiluhur.
WIKA terus berinovasi. Secara pelan tapi pasti
WIKA berubah menjadi perusahaan infrastruktur yang
terintegrasi. Sejumlah anak perusahaan pun dibentuk
agar kepak sayap bisnis bisa lebih tinggi. Di antaranya
WIKA Beton, WIKA Intrade, dan WIKA Realty.
Pertumbuhan WIKA tersebut semakin mendapat
pengakuan berbagai pihak. Hal ini tercermin dari
keberhasilan penawaran saham perdana (initial public
offering/IPO) WIKA pada 27 Oktober 2007 di Bursa
Efek Indonesia. Ketika itu WIKA melepas 28,46
persen sahamnya ke publik, sisanya masih dipegang
pemerintah Republik Indonesia. Sejak 31 Desember
2012, saham yang dilepas ke publik meningkat menjadi
35 persen. Dari saham yang dijual tersebut, karyawan
WIKA
juga
bisa
memilikinya
melalui
Employee/Management Stock Option Program
(E/MSOP), dan Employee Stock Allocation (ESA). [1]
2.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Departemen Investasi

Power [3]

2.4 Job Description

2.4.2 Job Description secara khusus Biro Human
Capital
Biro Human Capital terdiri dari divisi sekretaris, divisi
personalia dan divisi umum & IT. [3]
Adapun job description dari divisi tersebut yaitu:
a. Job description untuk bagian sekretaris yaitu:
1. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan
melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi
yang efisien.
2. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan
secara jelas dan akurat.
3. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor
pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.
4. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih
berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak
jangka panjang.
5. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk
perbaikan perusahaan.
6. Membuka surat, menerima dikte, menerima tamu,
menerima telepon, menyimpan arsip/surat, menyusun
dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
7. Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan
relasi atau instansi luar.
8. Menyusun surat rahasia (confidential).
9. Menyusun acara pertemuan bisnis.
b. Job description untuk bagian personalia yaitu:
1. Memperoleh tenaga kerja
2. Membuat anggaran tenaga kerja
3. Membuat job analysis, job description, dan job
specification
4. Menetapkan dan menghubungi sumber-sumber
tenaga kerja
5. Mengadakan seleksi terhadap calon tenaga kerja
6. Memajukan atau mengembangkan tenaga kerja
7. Melatih dan mendidik tenaga kerja
8. Mempromosikan dan memindahkan tenaga kerja
9. Mengadakan penilaian kecakapan tenaga kerja
10. Memanfaatkan tenaga kerja
11. Memberhentikan tenaga kerja
12. Memensiunkan tenaga kerja
13. Memberi kompensasi
14. Mengurus kesejahteraan pegawai termasuk
pembayaran upah, perumahan, rekreasi, pengobatan
dan lain sebagainya
c. Job description untuk bagian umum & IT yaitu:
1. Penguasaan administrasi server & konfigurasi back
up data dokumen server
2. Litbang kebutuhan IT & pemeliharaan perangkat IT
3. Dokumentasi IT
4. Support dan maintenance secara technical
pengguna perangkat IT
5. Konfigurasi perangkat keras, jaringan, printer
6. Pembelian perangkat IT
7. Review dan evaluasi kebutuhan IT
8. Installasi dan pengadaan Software
9. Pengurusan medical check-up, idcard, jadwal
penggunaan jasa kendaraan kantor untuk pegawai.
2.5 Lokasi Perusahaan
Kantor Pusat PT Wijaya Karya (Persero) Tbk.
Alamat: Jl. D.I. Panjaitan Kav 9 Jakarta Timur 13340
Nomor Telepon: +62 21 8192808,8508640,8508650
No Fax +62 21 8191235, 8199713

Email : adwijaya@wika.co.id
Website: www.wika.co.id [4]
2.6 Flow Chart Proses Produksi
2.6.1 Analisis
2.6.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem kepegawaian yang sedang berjalan di
Departemen Investasi Power ini masih belum
maksimal, yakni proses kelola data pegawainya
berjalan di Microsoft Excel

Gambar 2.3 Flowchart sistem di DIPw yang sedang

berjalan
Deskripsi:
1. Human Capital membuat form registrasi data
pegawai
2. Pegawai mengisi form yang telah diberikan
3. Form tersebut kemudian di rekap dan dilakukan
input data ke dalam Microsoft Excel
4. Hasil inputan data tersebut dikelola menjadi
laporan kemudian dicetak
5. Laporan kepegawaian berupa data personal
pegawai
2.6.4
Analisis Sistem yang Akan Dibangun
Sistem yang akan dibangun digunakan untuk
pengelolaan data seluruh pegawai secara terstuktur dan
terorganisir serta memudahkan biro Human Capital
dalam hal monitoring data seluruh pegawai
departemen.
a. Bagian Pegawai

Gambar 2.4 Flowchart sistem di DIPw yang akan

dibangun (PEGAWAI)

Deskripsi:
1. Pegawai membuka halaman awal sistem informasi
manajemen kepegawaian
2. Pegawai memilih link registrasi pegawai
3. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal pegawai
kembali memilih link registrasi, jika berhasil, sistem
menampilkan halaman registrasi pegawai pada admin
4. Pegawai mengisi/ input data pada form registrasi
data pegawai
5. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal pegawai
kembali melakukan input data pada form registrasi,
jika berhasil sistem akan menampilkan halaman login
pada admin dan data masuk ke dalam database sistem
6. Pegawai melakukan login pada sistem, sistem
melakukan validasi username & password
7. Apabila validasi gagal, pegawai melakukan login
ulang pada sistem, apabila validasi berhasil, pegawai
masuk ke sistem.
8. Pegawai masuk ke sistem dan masuk ke lihat
laporan data pegawai
9. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, pegawai
kembali masuk ke sistem, jika berhasil, sistem
menampilkan lihat detail laporan data pegawai pada
pegawai
10. Pegawai melihat detail laporan data pegawai
11. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, pegawai
kembali melihat detail laporan data pegawai, jika
berhasil, maka detail laporan data pegawai dicetak
12. Pegawai melakukan logout
13. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, pegawai
kembali melakukan logout, jika berhasil, pegawai
berhasil melakukan registrasi data pegawai dan melihat
laporan
14. Proses selesai
b. Bagian Admin (kelola user)

Gambar 2.5 Flowchart sistem di DIPw yang akan

dibangun (ADMIN kelola user)
Deskripsi:
1. Admin melakukan login pada sistem, sistem
melakukan validasi username & password
2. Apabila validasi gagal, admin melakukan login
ulang pada sistem, apabila validasi berhasil, admin
masuk ke sistem.
3. Admin masuk ke sistem dan masuk ke kelola user
4. Sistem melakukan verifikasi dan menampilkan
halaman kelola user pada admin

5. Admin melakukan kelola user

6. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, admin
kembali melakukan kelola user, jika berhasil, maka
sistem menampilkan data user yang telah dikelola pada
admin dan data masuk ke database sistem
7. Admin melakukan logout
8. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, admin
kembali melakukan logout, jika berhasil, admin
berhasil kelola data user
9. Proses selesai
c. Bagian Admin (kelola data pegawai dan
laporan)

Gambar 2.6 Flowchart sistem di DIPw yang akan

dibangun (ADMIN kelola data pegawai & laporan)
Deskripsi:
1. Admin melakukan login pada sistem, sistem
melakukan validasi username & password
2. Apabila validasi gagal, admin melakukan login
ulang pada sistem, apabila validasi berhasil, admin
masuk ke sistem.
3. Admin masuk ke sistem dan masuk ke kelola data
pegawai
4. Sistem melakukan verifikasi dan menampilkan
halaman kelola data pegawai pada admin
5. Admin melakukan kelola data pegawai
6. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, admin
kembali melakukan kelola data pegawai, jika berhasil,
maka sistem menampilkan data pegawai yang telah
dikelola pada admin dan data masuk ke database
system
7. Admin membuat laporan data pegawai, dimana ada
2 pilihan
8. Jika laporan data pegawai di export, sistem
melakukan verifikasi, jika verifikasi gagal, admin
kembali membuat laporan data pegawai, jika berhasil
sistem menampilkan data file yang telah di export
dalam bentuk format excel pada admin
9. Jika laporan data pegawai di filter, sistem
melakukan verifikasi, jika verifikasi gagal, admin
kembali membuat laporan data pegawai, jika berhasil
sistem menampilkan data laporan pegawai pada admin
10. Admin melakukan proses cetak laporan
11. Admin melakukan logout

12. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, admin

kembali melakukan logout, jika berhasil, admin
berhasil kelola data pegawai dan buat laporan
13. Proses selesai
d. Bagian Viewer

Gambar 2.7 Flowchart sistem di DIPw yang akan

dibangun (VIEWER)
Deskripsi:
1. Viewer melakukan login pada sistem, sistem
melakukan validasi username & password
2. Apabila validasi gagal, viewer melakukan login
ulang pada sistem, apabila validasi berhasil, viewer
masuk ke sistem.
3. Viewer masuk ke sistem dan masuk ke lihat laporan
data pegawai
4. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, viewer
kembali masuk ke sistem, jika berhasil, sistem
menampilkan lihat detail laporan data pegawai pada
viewer
5. Viewer melihat laporan data pegawai
6. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, viewer
kembali melihat laporan data pegawai, jika berhasil,
maka laporan data pegawai dicetak
7. Viewer melakukan logout
8. Sistem melakukan verifikasi, jika gagal, pegawai
kembali melakukan logout, jika berhasil, viewer
berhasil melakukan lihat laporan data pegawai
9. Proses selesai
2.6.5
Perancangan
Perancangan ini menitik beratkan kepada perancangan
data yang ada pada aplikasi, tahap perancangan data
pada perangkat lunak tersebut dipakai ke dalam
pemodelan umum yang digunakan yaitu menggunakan
diagram alur (flowchart), dan UML.
a. Use Case Diagram

Gambar 2.8 Use Case Diagram

c. Class Diagram

Gambar 2.9 Class Diagram

2.7 Flow Chart Proses Kerja
Proses Kerja berikut ini menggambarkan mengenai
proses permintaan pembuatan software yang diajukan
oleh seluruh divisi yang ada di DIPw pada biro Human
Capital.

Gambar 2.18 Flowchart proses kerja bagian Human

Capital bagian umum & IT
Deskripsi:
1. Seluruh divisi di DIPw melakukan proses
permintaan pembuatan software
2. Setelah melakukan pengecekan, jika proses
permintaan pembuatan software gagal, divisi kembali
melakukan proses permintaan pembuatan software lagi,
jika berhasil, proposal pengajuan permintaan software
dibuat
3. Divisi kemudian mengajukan proposal permintaan
software pada biro Human Capital
4. Human Capital melakukan pengecekan proposal,
apabila proposal tidak sesuai dengan syarat yang ada,
maka proposal pengajuan ditolak, tetapi jika proposal
telah sesuai dengan syarat yang ada, maka proposal
pengajuan di ACC
5. Human
Capital
kemudian
menindaklanjuti
permintaan pembuatan software
6. Proses pengajuan permintaan pembuatan software
selesai
Administator, pegawai dan viewer mempunyai kelola
user yang berbeda.
2.9 Deskripsi Magang
Aktivitas yang terjadi selama berada diposisi bagian
umum & IT, Human Capital Departemen Investasi
Power yaitu:
1. Membuat
Sistem
Informasi
Manajemen
Kepegawaian

2. Membantu bagian sekretaris Human Capital dalam

hal record surat masuk & keluar, fotocopy, dan
disposisi surat
3. Membantu bagian personalia Human Capital dalam
hal penginputan data UPS (usaha penyewaan saham),
kenaikan jabatan, dan pendataan pegawai (data pribadi
& jenjang pendidikan)
4. Inventarisasi PC, Hardware dan Software pegawai
5. Maintenance & troubleshoot jaringan (setting IP,
MAC Address, e-mail WIKA, konflik IP address atau
kabel LAN yang bermasalah)
6. Maintenance & troubleshooting software & anti
virus baik di PC, laptop maupun handphone
7. Distribusi Username & Password Pegawai untuk
File Server DIPw
8. Maintenance & troubleshoot hardware (handphone,
printer, scanner, hardisk external, monitor, dan mouse)
9. Instalasi software dan operating system pada PC
maupun laptop
10. Membuat presentasi mengenai File Server DIPw
11. Membantu biro Administrasi Kontrak dalam hal
pengaturan dokumen-dokumen
12. Membantu biro Sarana Informasi (BSI):
a. Membuat kabel LAN (crimping)
b. Mengedit aplikasi WIKA mobile untuk bagian
grafik dan button
c. Membuat artikel Menghemat Bandwidth untuk
Knowledge Management System WIKA
d. Membantu
operator
multimedia
untuk
mempersiapkan presentasi SHE MORNING talk dan
LEGAL
e. Melakukan inventarisasi projector, laptop, netbook,
dan PC yang ada di WIKA
f. Melakukan input data office 365 untuk seluruh
pegawai WIKA
g. Instalasi OS pada laptop dan netbook pegawai
h. Maintenance printer dan e-mail WIKA di
departemen lain.
13. Ikut menerima materi akuntansi mengenai SKBDN,
LC dan OAF di biro Keuangan Operasi
14. Membantu bagian biro Keuangan Operasi untuk
membuat template presentasi PLTMG Rawa Minyak,
monitoring nota pengeluaran, pengarsipan bukti
transaksi, scanning dan fotocopy SSP
15. Mengikuti pelatihan SIMPROWEB dan melakukan
instalasi aplikasi SIMPROWEB untuk pegawai.
2.10
Implementasi
Adapun bentuk implementasi
magang yang
berdasarkan judul magang, yaitu:
2.10.1 Tampilan Halaman Login untuk User

Gambar 2.19 Halaman Login User

Deskripsi:
1. User memasukan username dan password
kemudian memilih tombol LOGIN untuk masuk
halaman menu user sesuai hak akses level usernya
2. Untuk pegawai yang belum melakukan registrasi,
dapat memilih link Registrasi yang tersedia
2.10.4 Tampilan Halaman Admin

Gambar 2.21 Halaman Admin

Deskripsi:
1. Di halaman ini admin melakukan kelola data
pegawai, kelola data user dan membuat laporan data
pegawai
2.10.7 Tampilan Halaman Registrasi Pegawai

Gambar 2.23 Halaman Registrasi

Deskripsi:
1. Di halaman ini pegawai mengisi form registrasi
data pegawai dan menyimpannya ke dalam database
sistem
2.10.10 Tampilan Halaman Laporan Data Pegawai

Gambar 2.25 Halaman Laporan Data Pegawai

Deskripsi:
1. Halaman ini merupakan halaman untuk melihat
laporan data pegawai serta mencetaknya
III. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil evaluasi pada pembuatan Sistem
Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen
Investasi Power (DIPw) PT WIJAYA KARYA
(Persero) Tbk, dihasilkan kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem telah berhasil membantu pihak Human
Capital dalam mengelola data seluruh pegawai secara
terstruktur dan terorganisir
2. Sistem telah berhasil mempermudah pihak Human
Capital dalam hal monitoring data seluruh pegawai
departemen.
3.2 Saran
Saran yang ingin disampaikan untuk mengembangkan
Sistem
Informasi
Manajemen
Kepegawaian
Departemen Investasi Power (DIPw) PT WIJAYA
KARYA (Persero) Tbk ini lebih lanjut adalah sebagai
berikut:
1. Untuk kedepannya diharapkan ada tambahan form
gaji dan pelatihan
2. Untuk kedepannya diharapkan user interface-nya
dapat dibuat lebih artistik.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Annual Report PT WIJAYA KARYA. Oktober
2013.
[2] Susunan Organisasi Departemen Investasi Power.
Desember 2013.
[3] Rencana Kegiatan dan Anggaran Perusahaan PT
WIJAYA KARYA Departemen Investasi Power.
Januari 2014.
[4] Website
resmi
PT
WIJAYA
KARYA,
http://www.wika.co.id diakses pada tanggal 8
November 2014.
[5] Data Pegawai dari biro Human Capital
Departemen Investasi Power PT WIJAYA KARYA. 8
November 2014.