MANUAL MANEJO DE INCAPACIDADES

1. OBJETIVO:
Definir e implementar el procedimiento de recepcin y recobro de incapacidades.
Determinar la responsabilidad del grupo de trabajo que recibe las incapacidades
para ser reportadas en nmina y para respectivo recobro.
Establecer los lineamientos

2. DEFINICIONES
INCAPACIDAD Estado transitorio o permanente de una persona que, por
accidente o enfermedad, queda inhabilitado fsica o mentalmente para
desempear en forma temporal su profesin u oficio habitual
AUXILIO POR INCAPACIDAD se define como el reconocimiento de la prestacin
de tipo econmico y pago de la misma que hacen las EPS y ARL a sus afiliados.
ENFERMEDAD GENERAL: Alteracin de la salud, ocasionada por causas
diferentes a la labor realizada en el trabajo.
Licencia de maternidad: como mnimo ser de 14 semanas, tanto para los partos
como para las adopciones de los nios menores de 18 aos.
Licencia de paternidad: es de 8 das y se entrega al padre, cuando es cotizante
al
Sistema
General
de
Seguridad
Social.
Licencia de aborto: cuando el beb nace muerto o hay aborto no provocado es
de 2 a 4 semanas, 14 28 das, segn el estado de salud
ACCIDENTE DE TRABAJO: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que
sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador
una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte. Es
tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin de
rdenes del empleador, o durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an
fuera del lugar y horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el
que se produzca durante el traslado de los trabajos desde su residencia a los
lugares trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. (Ley
1295 de 1994)
RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS
Si el trabajador sufre una enfermedad o accidente de origen comn o goza de una
licencia remunerada por parte de la EPS, como la de maternidad y paternidad, ya
no har las diligencias ante la EPS para que le reconozca su pago, simplemente

reportar su incapacidad al empleador, y ser ste ltimo quien directamente har

las diligencias correspondientes para su pago.
PAGO DEL EMPLEADOR DE LA INCAPACIDAD AL TRABAJADOR EN LA
FECHA HABITUAL DE NMINA
Ser el empleador el encargado de tramitar el pago de la incapacidad ante la EPS
y ARL, deber pagar el valor de la incapacidad al trabajador, en la frecuencia que
hace el pago de nmina, sobre los mismos valores que deber reconocer la EPS.
Deber pagar al trabajador por los das de incapacidad, el salario sobre el
porcentaje que aplica la EPS (66.6% o 2/3 partes), siempre y cuando dicho valor
no sea inferior al valor del salario mnimo y la ARL del 100%

SIGLAS
EPS: Entidad Promotora de Salud
ARP: Administradora de Riesgos Profesionales ARL
IBC: Ingreso Base de Cotizacin
EG EGA: Enfermedad General
AT: Accidente de trabajo
EP: Enfermedad Profesional
LP: Licencia de Paternidad (Ley Mara)
LM: Licencia de Maternidad
ACT: Accidente de Trnsito

3. CONDICIONES GENERALES

Toda incapacidad deber ser entregada al Ejecutivo de Cuenta o a la

Coordinadora de Seguridad Social, en original y en papelera de la EPS ; si la
incapacidad no est en papelera de la EPS a la cual pertenece el empleado,
entonces deber anexar la copia de la Historia Clnica o informe de la Epicrisis del
evento que haya dado lugar a la incapacidad (Epicrisis actualizada por cada
incapacidad, inclusive prorrogas); esto con el fin de que dar cumplimiento a lo
estipulado en la ley 019 de 2012, que entr en vigencia a partir del 1 de Mayo de

2012, respecto a que el empleador ser el encargado de Transcribir las

incapacidades de los empleados sin excepcin.
LAS INCAPACIDADES DEBEN CUMPLIR SIEMPRE LOS SIGUIENTES
REQUISITOS:

Fecha de expedicin
Nombre completo del paciente o trabajador.
Nmero de identificacin (Cedula de ciudadana).
Diagnstico clnico completo (cdigo y descripcin)
Origen de la incapacidad (EG, AT, ACT, LP, LM)
Nombre del mdico que realiz la atencin con su respectiva firma y sello
original del profesional, indicando nmero de registro mdico.
Fecha de inicio y fecha de terminacin de la incapacidad.
Nmero de das de la incapacidad.
La EPS asume el pago de la incapacidad por enfermedad general a partir del
cuarto da.
Toda incapacidad por las diferentes contingencias se liquida con el IBC del
pago a la EPS correspondiente al mes anterior al inicio de la incapacidad.
Para la licencia de maternidad, debe contener fecha probable del parto, fecha
de parto y edad gestacional. se deben adjuntar a la incapacidad la copia del
registro de nacido vivo, fotocopia del registro civil, historia clnica.
Para tramitar las licencias de paternidad se debe presentar junto a la
incapacidad el registro civil (No mayor a 30 das) y copia del registro de nacido
vivo.
Para Enfermedad General se debe adjuntar historia clnica
Para Accidente de Trabajo se debe adjuntar historia clnica
Para Accidentes de Trnsito:
Fotocopia del SOAT de los vehculos involucrados.
Fotocopia del croquis, informe trnsito o denuncio en fiscala del
accidente de trnsito.
Bitcora, rutero, minuta o informe de la empresa de la labor que deba
realizar el trabajador y en la cual se vio accidentado.
Especificacin del lugar de salida y el lugar de presunta llegada del
trabajador.
Especificacin del lugar exacto del evento.
Investigacin del accidente
Copia de historia clnica de urgencias
Accidente Extemporneo: Comunicacin formal de la empresa indicando el
motivo del retraso en informe del accidente de trabajo.

Accidente por Violencia: Testimonio firmado por el trabajador de los hechos

ocurridos, testimonio firmado por el Jefe Inmediato de los hechos ocurridos

Accidente Deportivo o Cultural:

Testimonio firmado por el trabajador de los hechos ocurridos
Testimonio firmado por el Jefe Inmediato de los hechos ocurridos
Planilla del evento previamente informada a ARP Colpatria.

REQUISITOS PARA RECONOCIMIENTO ECONMICO DE INCAPACIDADES

TIPO DE
INCAPACIDAD

Das

VALOR A
RECONOCER
SEGN IBC

3 primeros
das

Sin reconocimiento
econmico por la
EPS

1. Original de la incapacidad expedida por el mdico u

odontlogo tratante, que contenga nombres, apellidos y
nmero del documento de identidad del paciente, fecha
de inicio, nmero de das, diagnstico, fecha de
prescripcin y datos del mdico tratante.

Desde el 4o
da hasta el
da 90

Se reconoce a las
2/3 partes del IBC
reportado en el
mes anterior
(66,66%)

2. Copia de la historia clnica

Desde el da
91 hasta el
da 180

Se reconoce a la
mitad del IBC
(50%)

A partir del
da 181 y
hasta el da
540

Reconocimiento
econmico a cargo
de la
Administradora del
Fondo de
Pensiones

12
semanas
segn el caso

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Perodo de
cotizacin sin
interrupcin durante
todo el perodo de
embarazo

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Pago de cotizacin
sin interrupcin
durante todo el
perodo de
embarazo

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Pago de cotizacin
sin interrupcin
durante todo el
perodo de
embarazo

REQUISITOS

Asumida el 100% por el Empleador

Enfermedad
General

3. Cuando se trate de eventos traumticos se debe

adjuntar el Formato de investigacin de origen de la
incapacidad completamente diligenciado por el
trabajador.

PERODO MNIMO
DE COTIZACIN

Cuatro semanas de
pago de cotizacin
ininterrumpida.

4. Cuando la incapacidad por enfermedad general

acumule o supere 90 das se debe adjuntar Certificacin
de afiliacin a FONDO DE PENSIONES
Formato de solicitud de licencia preparto o Solicitud
escrita de licencia de maternidad preparto donde se
especifique la fecha de inicio y si fue tomada por una ( 1 )
o dos (2) semanas, en caso de que hubiera sido
solicitada.
Licencia de
Maternidad
Preparto

CERTIFICADO MDICO donde conste:

- Nombres, apellidos y nmero de documento de
identidad del paciente
- Edad gestacional
- Fecha probable de parto
NOTA: Obligatoriamente se debe tomar UNA (1) semana
anterior al parto.
Original de la licencia expedida por el mdico que
contenga nombres, apellidos y nmero de documento de
identidad del paciente, fecha de inicio, nmero de das,
diagnstico, fecha de prescripcin y datos del mdico
tratante.

Licencia
Postparto(**)
Fotocopia del certificado de nacido vivo y Registro Civil
de Nacimiento del hijo.

Copia de la historia clnica de la atencin del parto donde

conste la edad gestacional.

Parto
prematuro

Original de la licencia expedida por el mdico que

contenga Nombres, apellidos y nmero de documento de
identidad del paciente, fecha de inicio, nmero de das,
diagnstico, fecha de prescripcin y datos del mdico
tratante.

14 semanas.

En caso de
ser parto
mltiple se
adicionan 2
(dos)
semanas

12 semanas
ms la
diferencia
entre la edad
gestacional y
el nacimiento
a trmino

Fotocopia del certificado de nacido vivo y Registro Civil

de Nacimiento del hijo.
Copia de la historia clnica donde conste semanas de
gestacin.

Aborto, parto
con criatura
no viable

Original de la licencia expedida por el mdico que

contenga Nombres, apellidos y nmero de documento de
identidad del paciente, fecha de inicio, nmero de das,
diagnstico, fecha de prescripcin y datos del mdico
tratante.

Hasta 4
semanas

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Pago de cotizacin
sin interrupcin
durante todo el
perodo de
embarazo

14 semanas
Que el nio(a) o adolescente sea menor de 18 aos.

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Periodo de
cotizacin sin
interrupcin por 38
semanas o ms

Presentar dentro de los 30 das siguientes al nacimiento

del hijo:
Fotocopia del certificado de nacido vivo y Registro Civil
de Nacimiento del hijo
Copia de la historia clnica de la atencin del parto donde
conste la edad gestacional.

8 das hbiles

100% del IBC

reportado a la
fecha de inicio de
la Licencia

Cotizar de forma
ininterrumpida las
semanas
correspondientes al
perodo de gestacin

Copia de la historia clnica

Fotocopia del acta de entrega del nio(a) o adolescente
por parte del ICBF o institucin autorizada por el mismo.
Adopcin

Licencia de
Paternidad

En caso de adopcin, fotocopia del acta de entrega del

menor del ICBF o institucin autorizada por el mismo

Original de la incapacidad expedida por el mdico u

odontlogo tratante que contenga nombres, apellidos
y nmero del documento de identidad del paciente,
fecha de inicio, nmero de das, diagnstico, fecha de
prescripcin y datos del mdico tratante.
Accidente de
trabajo

Copia legible del informe de accidente de trabajo

diligenciado por el empleador o del dictamen de
calificacin emitido por la ARP
Copia de la historia clnica que corresponda con la
fecha de atencin mdica que dio origen a la
incapacidad.

desde del el
2do da
Hasta 720
das

Reconocimiento
econmico a
cargo de la
Administradora
de Riesgos
Laborales (ARL)

Un da

Hasta 720
das

Reconocimiento
econmico a
cargo de la
Administradora
de Riesgos
Laborales (ARL)

Un da

Deben ser presentadas en orden cronolgico

Las prescripciones no deben ser alteradas, resaltadas
ni modificadas.
Original de la incapacidad expedida por el mdico u
odontlogo tratante que contenga nombres, apellidos
y nmero del documento de identidad del paciente,
fecha de inicio, nmero de das, diagnstico, fecha de
prescripcin y datos del mdico tratante.

Enfermedad
profesional

Certificacin de la ARL o Juntas de Calificacin,

aceptando el origen profesional
Copia de la historia clnica que corresponda con la
fecha de atencin mdica que dio origen a la
incapacidad.
Deben ser presentadas en orden cronolgico
Las prescripciones no deben ser alteradas, resaltadas
ni modificadas.

4. PROCEDIMIENTO

Informar el instructivo de incapacidades al departamento de gestin humana de las

Empresas Clientes.

Capacitar a los ejecutivos de cuenta y departamento de gestin humana de Servi

Industriales y Mercadeo SAS.

El Trabajador debe notificar va telefnica el mismo da que le generan la

incapacidad al Departamento de Gestin Humana de la Empresa Cliente y al
Ejecutivo de Cuenta de S&M

Las incapacidades son entregadas por los empleados o un familiar dentro de los
tres das de expedicin de la incapacidad en el departamento de recursos
humanos de la Empresa Cliente o al ejecutivo de cuenta o a la coordinadora de
seguridad social de Servi Industriales Y Mercadeo SAS. Si las incapacidades se
originan fuera de Bogot, estas deben ser enviadas por las Regionales
debidamente diligenciadas ante la EPS local, dirigidas al Ejecutivo de Cuenta
asignado a cada cliente.

El ejecutivo de cuenta correspondiente debe revisar que la incapacidad cumpla

todos los requisitos.

Se relacionan las incapacidades por empresa, indicando cdula y nombre del

empleado, EPS, tipo de incapacidad y nmero de das, las entrega al
departamento de nmina segn cronograma, anexa copia de las incapacidades
para ser procesadas y pagadas a los empleados y posteriormente se entregan a
la coordinadora de seguridad social el original de las incapacidades y si estas son
para reconocimiento econmico por parte de la EPS o ARL deben anexar los
soportes que se requieren segn el tipo de incapacidad.

Si la incapacidad es mayor a 3 das en EPS y de 1 da en la ARL, la Coordinacin

de Seguridad social realiza carta dirigida a la EPS solicitando liquidacin de la
respectiva incapacidad

Una vez la EPS o la ARL autoriza el pago de la prestacin econmica, estas sern
transferidas a la cuenta bancaria que la empresa tenga inscrita ante estas
entidades.
Cuando se efectu la transferencia por parte de la EPS o la ARL, el departamento
de tesorera de Gente Oportuna SAS emitir un comunicado al departamento de
Seguridad Social solicitando informe a que corresponde la transferencia realizada.

El departamento de seguridad social debe solicitar un informe detallado a la EPS o

ARL informando a que corresponden las trasferencias y una vez tenga este
informe remitir un correo al departamento de tesorera y contabilidad para que se
apliquen estos pagos al tercero que corresponde.