RESUMO ARQUIVOLOGIA (Teoria)

GLOSSRIO:

Informao = IDIA ou CONHECIMENTO

Suporte = MEIO pelo qual a informao REGISTRADA
Documento = INFORMAO REGSTRADA em um suporte

ARQUIVO = Acumulao ORDENADA dos documentos, em sua

maioria textuais, CRIADOS por uma instituio ou pessoa, no
CURSO de sua ATIVIDADE, para a CONSECUO de seus
OBJETIVOS, visando utilidade que poder oferecer no futuro

PRINCIPA FUNO = TORNAR DISPONVEL AS INFORMAES
CONTIDAS NO ACERVO DOCUMENTAL DE SUA GUARDA

FINALIDADE DO ARQUIVO = SERVIR A ADM, CONSTITUINDO-SE COM
O DECORRER DO TEMPO EM BASE DE CONHECIMENTO DA HISTRIA

DISTINO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

ARQUIVO (FINALIDADE FUNCIONAL E CULTURAL)


PRODUZIDOS EM NICA VIA OU EM NMERO LIMITADO

Conjunto de documentos CRIADOS OU RECEBIDOS por uma instituio NO
EXERCCIO DE SUA ATIVIDADE, preservados para garantir a consecuo de seus
objetivos
BIBLIOTCA (FINALIDADE CULTURAL)

NUMEROSOS EXEMPLARES PARA ATENDER SUA NECESSIDADE

Conjunto de MATERIAL em sua maioria impresso e NO PORDUZIDOS PELA
INSTITUIO em que est inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente constitudo por COLEES TEMTICAS e seus documentos
so adquiridos por meio d COMPRA, DOAO OU PERMUTA.
MUSEU (FINALIDADE CULTURAL)

uma instituio de interesse pbico crida com a finalidade de CONSERVAR,
ESTUDAR, E COLOCAR A DISPOSIO DO PBLICO conjuntos de peas e
OBRAS DE VALOR CULTURAL

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

ETAPAS DE ORGANIZAO DE ARQUIVOS

- LEVANTAMENTO DE DADOS
- ANLISE DE DADOS COLETADOS
- PLANEJAMENTO
- IMPLEMENTAO E ACOMPANHAMENTO

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Quanto :
Entidade Mantenedora:
PBLICOS
PRIVADOS
Natureza do Documento:
ESPECIAL
ESPECIALIZADO
Estgio de Evoluo:
CORRENTES
INTERMEDIRIOS

PERMANENTES
Extenso de sua Atuao:
SETORIAIS
CENTRAIS

ARQUIVO: CORRENTE / INTERMEDIRO / PERMANENTE

A arquivologia adota a TEORIA DAS TRS IDADES ou CICLO VITAL DOS
DOCUMENTOS para classificar os ESTGIOS do documento ou FASES pelas quais
os documentos passem DENTRO DA INSTITUIO
ARQUIVO CORRENTE / 1 IDADE = documentos EM CURSO ou
CONSULTADOS FREQUENTEMENTE. Conservados em locais PRXIMOS ou nos
ESCRITRIOS e dependncias que os RECEBERAM ou PRODUZIRAM.
ARQUIVO INTERMEDIRIO / 2 IDADE = documentos que DEIXARAM de ser
consultados FREQUENTEMENTE, mas cujos rgos que o receberam ou produziram
ainda podem solicit-los para tratar de IDNTICO ASSUNTO ou RETORMAR UM
PROBLEMA novamente focalizado. No h necessidade de serem guardados prximos
aos escritrios. So por isso tb chamados de LIMBO ou PURGATRIO.
ARQUIVO PERMANENTE / 3 IDADE = constitudo de documentos que perderam
seu valor administrativo e adquiriram valor HIRTRICO ou DOCUMENTAL e que
,por isso, constituem meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os
ARQUIVOS PRORIAMENTE DITOS, pois ali os documentos so ARQUIVADOS DE
FORMA PERMANETE.
Documentos permanentes INDICAM:
- ORGEM E CONSTITUIO
- COMO A INSTITUIO FUNCIONOU
- NORMAS E REGULAMENTOS
- CARACTERIZEM-SE COMO HISTRICOS P/ INSTITUIO

VALORAO DO DOCUMENTO
- ADMINISTRATIVO / PRIMRIO
- HISTRICO / SECUNDRIO
Valor Administrativo
- Valor que o documento apresenta para o FUNCIONAMENTO da INSTITUIO

- o valor pelo qual FOI CRIADO (todo documento nasce com um objetivo
administrativo)
- um VALOR TEMPORRIO, pois todo documento em determinado momento perde
esse valor
Valor Histrico
- Possibilidade de USO DISTINTO daquele para o qual foi criado.
- Passa a ser considerado como FONTE DE PESQUISA E INFORMAO para a Adm
particulares
- Pode ou no adquirir esse valor
- Guardado DEFINITIVAMENTE

PRAZO DE GUARDA DO DOCUMENTO

Prazo de Guarda = perodo em que o documento dever ficar armazenado nos arquivos
CORRENTE e INTERMEDIRIO, no h prazo de guarda nos arquivos permanentes
j que eles permanecem l definitivamente.

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS

Ocorrer no momento em que o documento PERDER SER VALOR
ADMINISTRATIVO, e pode ser:
ELIMINAO (via reciclagem ou fragmentao)
RECOLHIMENTO (levado para o arquivo permanente)

TABELA DE TEMPORALIDADE
- o INTRUMENTO resultante da ETAPA DE AVALIAO dos documentos que
DETERMINA O PRAZO DE GUARDA dos documentos nas fases corrente e
intermediria alm de sua DESTINAO FINAL
- Elaborado por uma Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) ou
Comisso de Anlise de Documento (CAD)
- APROVADO POR AUTORIDADE COMPETENTE

- ALTERAES ou INCLUSES devero ser submetidas COMISSO.

- Cada documento ter SEU PRPRIO PRAZO

CONSIDERAES:
Recolhimento
ARQUIVO

ARQUIVO

ARQUIVO

CORRENTE

Intermedirio

PERMANENTE

Valor Adm.
ou
PRIMRIO

Transferncia

Valor Adm
ou
PRIMRIO

Recolhimento

Valor Histrico
ou
SECUNDRIO

Eliminao

- Todo documento ser criado na fase corrente

- A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais localizados nos prprios setores
que produzem os documentos e pelo arquivo central, tb chamado arquivo geral que
estar localizado prximo aos setores
- Aps cumprir seu prazo da fase corrente, os documentos podero de acordo com a
tabela de temporalidade da instituio serem eliminados, transferidos ou recolhidos
- Aps cumprir seu prazo na fase intermediria de acordo com a tabela de temporalidade
da instituio o documento poder ser eliminado ou recolhido
- Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero
eliminados
- A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente e
intermediria) e nunca na terceira (permanente)

SELEO DE DOCUMENTOS
A seleo = SEPARAO FSICA de documentos de acordo com SUA
DESTINAO
ELIMINAO
DESCARTE (fase corrente e intermediria)

TRANSFERENCIA
DO CORRENTE P/ ARQUIVO INTERMEDIRIO

RECOLHIMENTO
ENVIO PARA ARQUIVO PERMANENTE

GESTO DE ARQUIVOS CORRENTES

Visa aumentar a:
EFICCIA ADM
FACILITAR A RECUPERAO DA INFORMAO (documento);
RACIONALIZAR SUA GUARDA E CONSERVAO
O conjunto de OPERAES tcnicas que CARACTERIZAM A GESTO DE
DOCUMENTOS CORRENTES :
CLASSIFICAO
REGISTRO
AUTUAO e CONTROLE de TRAMITAO
EXPEDIO
ARQUIVAMENTO

PROTOCOLO

GESTO DE DOCUMENTOS INTERMEDIRIOS

Os depsitos de armazenagem temporria constituem uma alternativa cujo objetivo
principal MINIMIZAR O CUSTO PBLICO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
INTERMEDIRIO, racionalizando espao fsico, equipamentos e recuperao da
informao.
Os documentos S DEVEM SER ACEITOS QUANDO FOR CONHECIDO SEU
CONTEUDO, O PRAZO D GUARDA E A DATA DE ELIMINAO OU
RECOLHIMENTO
APENAS A UNIDADE ADM QUE TRANSFERE SEUS DOCUMENTOS
CONSERVA SEUS DIREITOS SOBRE ELES, PODENDO CONSULT-LOS OU
TOM-LOS POR EMPRSTIMOS E S A ELA CABE AUTORIZAR QUE

OUTROS SETORES OU INSTITUIES TENHAM ACESSO A ESSES

DOCUMENTOS.
Geralmente os depsitos de arquivos intermedirios esto localizados fora dos centros
urbanos, mas em locais de fcil acesso.

AVALIAO DE DOCUMENTOS

PROCESSO EM QUE SO ESTABELECIDOS OS PRAZOS DE GUARDA E A

DESTINAO FINAL DOS DOCUMENTOS, na prtica o ATO DE CRIAR A
TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comisso Permanente de Avaliao
de Documentos (CPAD)
A aplicao dos CRITRIOS DE AVALIAO se efetivam NA FASE CORRENTE.
Deve-se evitar a transferncia ao arquivo intermedirio de documentos que no tenham
sido avaliados anteriormente, pois o desenvolvimento do processo de avaliao na fase
intermediria extremamente oneroso do ponte de vista tcnico e gerencial
VANTAGENS DA AVALIAO:
- POSSIBILITA A ELIMINAO
- DIMINUI OS GASTOS COM RH E MATERIAL
- FACILITA A RECUPERAO DAS INFORMAES

PROTOCOLO
Conjunto de operaes VISANDO AO CONTROLE dos documentos que ainda
TRAMITAM no rgo de modo ASSEGURAR SUA IMEDIAA LOCALIZAO E
RECUPERAO. TPICO DA FASE CORRENTE
ATIVIDADES DO PROTOCOLO
- RECEBIMENTO (Rei)
- REGISTRO E AUTUAO (Roberto)
- CLASSIFICAO (Carlos)
- EXPEDIO / DISTRIBUIO (Erasmo)
- CONTROLE / MOVIMENTAO (Carlos)
- LOCALIZAO (Loucos)

RECEBIMENTO
a etapa de recebimentos dos documentos, tantos os produzidos internamente
quanto os encaminhados instituio por outras empresas
REGISTRO E AUTUAO
o procedimentos no qual o protocolo CADASTRA o documento em um
sistema de controle informatizado ou manual, atribuindo ao mesmo UM NMERO DE
ACOMPANHAMENTO (autuao ou protocolizao)
CLASSIFICAO
Anlise afim de identificar os assuntos dos documentos classificando-os de
acordo com os cdigos existentes no PLAO DE CLASSIFICAO da instituio. Os
documentos que por ventura forem recebidos em envelopes DEVERO SER
ABERTOS PELO PROTOCOLO PARA QUE SEJA REALIZADA CLASSIFICAO
dos mesmo, desde que NO SEJAM PARTICULARES OU SIGILOSOS. Documentos
particulares ou sigilosos devero ser ENCAMINHADOS diretamente aos respectivos
DESTINATRIO sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados
Os documentos de natureza OSTENSIVA devero ser ABERTOS E
ANALISADOS,CLASSIFICADOS de acordo com o assunto antes de serem
encaminhados para seus destinatrios
EXPEDIO / DISTRIBUIO
Consiste em enviar o documento ao seu destinatrio;
DISTRIBUIO = INTERNA;
EXPEDIO = DIRECIONADA A OUTRA INSTITUIO
CONTROLE DE TRAMITAO / MOVIMENTAO
Consiste em identificar os setores pelos quais passaram os documentos, de forma
a recupera-los com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos
em sua tramitao

NO SO ATIVIDADES DO PROTOCOLO:
AVALIAO
ELIMINAO
EMPRSTIMO
ARQUIVAMENTO
DESCRIO
DESTINAO

ORGANIZAO

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto a NATUREZA do ASSUNTO, os documentos podem ser:
OSTENSIVOS
SIGILOSOS

GRAUS DE SIGILO:
ULTRA-SECRETO
SECRETO
CONFIDNCIAL
RESERVADO

ULTRA-SECRETOS (30+30):
S devem ser de conhecimento das pessoas INTIMANETE LIGADAS AO SEU
ESTUDO E MANUSEIO
So aqueles da POLTICA GOVERNAMENTAL DE ALTO NVEL E
SEGREDOS DO ESTADO
SECRETOS (20+20):
Podem ser do conhecimento de pessoas SEM ESTAREM INTIMAMENTE
LIGADAS ao estudo ou manuseio, SEJAM AUTORIZADAS a deles tomar
conhecimento funcionalmente

So planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extrados de

matrias ultra-secretas que sem comprometer o excepcional grau de sigilo
NECESSITAM DE MAIOR DIFUSO QUE OS ULTRA-SECRETOS
CONFIDENCIAIS (10+10):
Seu conhecimento por pessoa no autorizada pode causar EMBARAO A UM
INDIVDUO OU CRIAR EMBARAOS ADMINISTRATIVOS.
So referentes a PESSOAS, MATERIAIS FINANANAS e outros cujo sigilo
deva ser mantido por INTERESSE DAS PARTES
RESERVADOS (5+5):
NO devem ser do conhecimento DO PBLICO EM GERAL

MICROFILMAGEM

AUTOMAO
Tcnicas de INFORMATIZAO DE ARQUIVOS principais:
WORKFLOW
Sistema que PERMITE DIZER exatamente onde est CADA
DOCUMENTO QUE TRAMITA DENTRO DA ORGANIZAO
GED
Gerenciamento Eletrnico de Documentos, usa tecnologia da informtica para
CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR VERSES DIGITAIS de
documentos em papel
*** A implantao do GED no assegura instituio a eliminao completa de
seus arquivos em suporte papel, pois muitos deles devem ter seus originais arquivados
ara fins de prova documental ou mesmo pelo valor histrico
DIGITALIZAO DE DOCUMENTOS
Os documentos so CONVERTIDOS
PARA O FORMATO ELETRONICO POR SCANNER
SISTEMA COLD
Computer Output Laser Disk, onde o armazenamento de sistemas
de informao e feito em DISCOS TICOS
SISTEMA COM
Computer Output Microfilm, sistema onde o armazenamento de
sistemas de gesto da informao feito em microfilme

PRESRVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE

DOCUMENTOS
A PRESERVAO envolver as atividades de:
- CONSERVAO
- ARMAZENAMENTO
- RESTAURAO
CONSERVAO
ESTENDER A VIDA TIL DO DOCUMENTO
RESTAURAO
REVITALIZAR A CONCEPO ORIGINAL DO
DOCUMENTO (LEGIBILIDADE)

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM O DOCUMENTO

FSICOS:
- LUMINOSIDADE
- TEMPERATURA
- UMIDADE
QUMICOS:
- POLUIO ATMOSFRICA
- GORDURA E OLIOSIDADE
- OBJETOS METLICOS
BIOLGICOS:
- INSETOS
- MICROORGANISMOS
- ROEDORES
- HOMEM

CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAO DOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EM PAPEL
- ESTANTES E ARQUIVOS DE METAL REVESTIDOS DE PINTURA
- MOS LIMPAS

- EVITAR QUALQUER TIPO DE COMIDA

- NO UTILIZAR FITAS ADESIVAS, DUREX, FITA CREPE, COLA BRANCA
(PVA), esses matrias possuem alta acidez causando MANCHAS IRREVERSVEIS
- NO ESCREVER NOS DOCUMENTOS
- NO DOBRAR AS PGINAS
- NO APOIAR OS COTOVELOS OU BRAOS
- NO UMIDECER OS DEDOS COM SALIVA OU QUALQUER OUTRO
MATERIAL
- REMOO DE P VIA ASPIRADOR, INCLUSIVE NOS LIVROS E
DOCUMENTOS (por fora)
- NAS FOLHAS INTERNAS TRNCHAS, ESCOVAS MACIAS E FLANELAS DE
ALGODO
- SE FOR NECESSRIO FAZER OBSERVAES NOS DOCUMENTOS VIA LPIS
MACIO
FOTOGRAFIAS:
- PROTEO INDIVIDUAL
- MANUSEADAS COM LUVAS DE ALGODO
- ARQUIVADAS EM MOBILIRIO DE AO
- ESCREVER O NECESSRIO SOMENTE NO VERSO COM LPIS MACIO
DIAPOSITIVOS:
- ACONDICIONAMENT EM CARTELAS FLEXVEIS DE POIETILENO OU
POLIPROPILENO
- MOBILIRIO METLICO
- PRODUZIR DUPLICATAS PARA PROJEES FREQUENTES
MICROFILMES:
- ARMAZENADOS EM COFRES, ARQUIVOS OU ARMRIOS PROVA DE
FOGO

- COLOCADO EM LATAS VEDADAS UMIDADE

- DEVEM SER FEITAS DUPLICATAS
- A SUJEIRA DEVE SER REMOVIDA COM UM PANO LIMPO QUE NO SOLTE
FIAPOS
DISQUETES E CD-ROM
- DISQUETES DE BOA QUALIDADE
- DEIXAR LONGE DO MICRO
- PROTEGER OS CDS CONTRA ARRANHES E POEIRA

CAIXAS DE ARQUIVO
- CAIXAS DE PAPELO AO INVS DE PLSTICOS (pq estas transpiram em altas
temperaturas)
- DEVERO SER MAIORES QUE OS DOCUMENTOS
- UTILIZAO DE CALOS, evitando que os documentos se dobrem dentro delas
- IDENTIFICAO com ETIQUETAS AUTO-ADESIVAS IMPRESSAS
ELETRONICAMENTE, evitando as escritas com caneta hidrogrficas ou esferogrficas
que esmaecem com o tempo
LIMPEZA DO ASSOALHO:
- SOMENTE COM ASPIRADOR E PANO MIDO
- NADA DE VASSOURAS OU ESPANADORES
- NADA DE GUA

TCNICAS DE RESTAURAO E CONSERVAO DE

DOCUMENTOS
DESINFESTAO
Mtodo de combate a insetos, o mais eficiente a FUMIGAO (documento
inserido em uma cmara com vcuo e aplicao de produtos qumicos entre 48 e 72
horas)

LIMPEZA
FASE POSTERIOR A FUMIGAO
ALISAMENTO
Consiste em colocar os documentos em bandejas de ao expondo ao ar com forte
porcentagem de UMIDADE e EM SEGUIDA so PASSADOS A FERRO
BANHO DE GELATINA
Consiste em mergulhar o documento em BANHO DE GELATINA OU COLA,
que aumente sua resistncia e no afeta a visibilidade e flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos
TECIDO
PROCESSO DE REPARAO em que so usadas folhas de u TECIDO
MUITO FINO, APLICADAS COM PASTA DE AMIDO. A durabilidade do papel
aumenta, porm propicia o ataque por fundos e insetos alm de reduzir a flexibilidade e
a legibilidade do documento
SILKING
Utiliza TECIDO DE GRANDE DURABILIDADE (crepeline ou musseline de
seda), devido ao adesivo utilizado a base de amido afeta suas qualidades permaentes,
legibilidade e flexibilidade. Procedimento MUITO CARO
LAMINAO
O documento envolvido nas DUAS FACES COM PAPEL DE SEDA E
ACETATO DE CELULOSE e colocado em PRENSA HIDRULICA. O documento s
torna imune a insetos, fungos e manchas, podendo estas ser removidas com gua e
sabo
LAMINAO MANUAL
Semelhante a laminao POREM O DOCUMENTO NO SUBMETIDO A
PRESSO NEM A CALOR. PROCESSO MAIS BARATO
ENCAPSULAO
PELCULAS DE POLIESTER E FITA ADESIVA DE DUPLO
REVESTIMENTO. O documento colocado em duas lminas de polister fixadas nas
margens externas por fita adesiva. O PROCESSO MAIS MODERNO DE
RESTAURAO DE DOCUEMENTOS