GESTO DO TEMPO

OBJECTIVOS GERAIS
Esta aco de formao visa colocar
disposio dos participantes os princpios
chave para um melhor desempenho pessoal
e profissional. Ficaro aptos a identificar as
principais fontes de desperdcio do tempo e
a dominar as tcnicas que introduzem
maior eficcia na gesto do tempo e das
prioridades
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COMPREENSO DO TEMPO
O tempo considerado o recurso mais escasso e
valioso face da Terra.
Com efeito, na era da economia global das 24 horas,
o tempo, mais do que nunca na histria da
Humanidade, dinheiro.
O vencedor sempre o mais rpido e quem realiza os
objectivos no prazo mais curto possvel. A vida
cronometrada ao milsimo de segundo!...
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COMPREENSO DO TEMPO
Ao analisarmos o uso do tempo podemos
compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no
local de trabalho ou fora dele.
As atitudes das pessoas em relao ao tempo so
complexas e variveis.
Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no
trabalho e em casa, tem que ver quais os hbitos
comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.
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COMPREENSO DO TEMPO
As nossas atitudes em relao ao tempo esto
sempre a mudar.
muitas
dessas
mudanas
devem-se
ao
aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso
trabalho, viagens e comunicaes

a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca de

informao quase instantnea
viajar a grandes distncias tornou-se mais rpido e
acessvel
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COMPREENSO DO TEMPO
o aumento das opes disponveis possibilita-nos
fazer mais coisas num dia, mas tambm aumenta a
presso do nosso tempo

Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o

tempo de modo eficiente e produtivo.
De facto, todos temos bastante conscincia do uso
do tempo.
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COMPREENSO DO TEMPO
Departamentos e pessoas so responsveis pelo
seu uso de tempo; os objectivos so definidos com
clareza e a consequncia de atrasos nos prazos so
multas.
Mas ateno! Muitas horas de trabalho contnuo
diminuem a eficincia e a produtividade!

USO DO TEMPO
Poucos admitimos, porm, que grande parte do
nosso dia (de trabalho) foi intil...
...a nica maneira de gerir melhor o tempo analisar
a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir
de um modo mais eficaz
Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

USO DO TEMPO
Avaliao Do Seu Dia
H sempre exigncias no seu tempo. fcil gastar
muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando
tarefas mais produtivas e de maior prioridade.
Como divide o seu dia?...
D prioridade ao seu trabalho de modo a debruar-se sobre os assuntos mais urgentes?...
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USO DO TEMPO
... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas
mais agradveis?...
... Distrai-se com as chamadas telefnicas ou tem
um sistema de as resolver?...
... Desperdia muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que no tenham para si

uma relao tempo-eficincia!
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USO DO TEMPO
Custos Do Tempo
Calcule exactamente o custo do seu tempo e
compreenda depois quanto tempo no est a ser
usado eficientemente.
Utilize a frmula apresentada de seguida para
descobrir quanto custa por hora e por minuto , o
seu tempo no trabalho...
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USO DO TEMPO
... e use esses clculos para analisar o custo relativo
de algumas actividades tpicas do seu dia-a-dia, tais
como preparar uma reunio em vez de pedir
secretria que o faa!...
1,5 Salrio anual

= Custo por hora

Horas de trabalho por ano

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USO DO TEMPO
Custos por hora

= Custo por minuto

60 (minutos)

Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,

multiplique o seu salrio anual por 1,5 para incluir
despesas gerais e divida pelo nmero de horas de
trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as
de trabalho por ano); divida por 60.
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USO DO TEMPO
Dirio Do Tempo
Registar diariamente quanto tempo passa com
determinadas actividades fundamental para
conseguir gerir o seu tempo eficientemente.
Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo
que desperdia a conversar, e o pouco tempo que
est, realmente, a trabalhar e a planear.
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USO DO TEMPO
O seu dirio do tempo d-lhe um ponto de partida
para avaliar as reas a melhorar.
O tempo que dever mant-lo depender da
natureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

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USO DO TEMPO
Elabore um dirio do seu tempo, dividindo o dia em
partes de 30 minutos e registando com exactido como
passou o seu tempo.

Isto ajud-lo- a perceber quanto tempo gasta com as

tarefas teis e com as desnecessrias.

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USO DO TEMPO
Reviso Do Dirio Do Tempo
Para analisar o seu dirio do tempo, distribua todas
as partes de 30 minutos que registou, em categorias,
de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a
quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,
tais como reunies, entrevistas, leitura, resposta a
correio, ajuda a colegas, telefonemas.
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USO DO TEMPO
Calcule, ento, a percentagem de tempo gasto com
cada tarefa.
Isto dar-lhe- a perceber como poder distribuir
melhor o seu tempo.
Com o seu dirio do tempo pode avaliar a eficincia
do seu trabalho!
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USO DO TEMPO
Diviso de Tarefas
Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas
tarefas e divida-as em grupos:
tarefas de rotina
projectos em decurso
tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

depois, descubra a percentagem de tempo passada

com cada grupo.
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USO DO TEMPO
Distribuio Ideal Do

Distribuio Real Do

Tempo

Tempo

Tarefas de rotina:
15 %

60 %

Projectos em decurso:
25 %

25 %

Planeamento:
60 %

15 %
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USO DO TEMPO
Modelos
Depois de ter verificado a distribuio do seu tempo,
veja se a diviso vai de encontro s expectativas do
seu dia de trabalho.
Observe a distribuio destas tarefas pelo seu dia de
trabalho e, se necessrio, proceda a uma
reorganizao do seu dirio do tempo.
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USO DO TEMPO
Actualize o seu dirio do tempo a memria pode
falhar!
Questes a Pr a Si Prprio:
Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?
H assuntos que se repetem no dirio?
As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que
estava planeado / pensado?
Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?
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USO DO TEMPO
Avaliao da Eficincia
Quo perto est o seu modelo de trabalho da
distribuio ideal 60:25:15?
Ser que rene capacidades de gerir o tempo?
Programe um dia de trabalho, partindo de uma
situao hipottica. Dispe de 15 minutos!!!
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Planeamento para o Sucesso

A gesto do tempo o cerne do planeamento da
sua vida e da sua gesto do stress.
O seu alcance maior do que o das listas tenho
que fazer: ... e diz respeito ao que pretende da vida e
a como planeia atingi-lo.
Para muitas pessoas, o primeiro desafio O que
que eu pretendo da vida?...
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Planeamento para o Sucesso

uma profunda mas importante questo, se desejar
sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a
reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si
mesmo objectivos especficos.

Estabelea Prioridades
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Planeamento para o Sucesso

Estabelea Prioridades
Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgncia,
o que significa que, muitas vezes, as coisas fceis e
rpidas so atingidas em detrimento das tarefas
maiores e mais difceis que realmente alteram as
nossas vidas...
A prioridade deve, ento, ser determinada tanto
pela urgncia como pela importncia, assim como
pela durao da execuo de uma tarefa.
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Planeamento para o Sucesso

Faa uma Lista
Mantenha sempre uma lista dos afazeres e
certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma
das tarefas, usando um sistema simples:
elevada
mdia
baixa
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Planeamento para o Sucesso

Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Preparar a reunio de sexta-feira tarde

Mdia
Amanh s 09:00 horas
Sexta-feira de manh

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Planeamento para o Sucesso

Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Enviar o relatrio para o cliente por correio

Elevada
Imediatamente
Amanh de manh

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Planeamento para o Sucesso

Lista dos Afazeres exemplo
Tarefa

Prioridade

Incio

Fim do prazo

Verificar o economato
Baixa
ltima semana do ms
Fim do ms

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Planeamento para o Sucesso

A sua lista ajud-lo- a concentrar-se nas reas mais
importantes do seu trabalho.
Se no atribuir prioridades aos seus objectivos e
tarefas, ter tendncia, como j vimos, a fazer as coisas
de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais
rapidamente!...
As tarefas que levam mais tempo e do mais trabalho
ficaro adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...
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Planeamento para o Sucesso

Comprometa-se com um incio
Aps ter atribudo prioridades, fixe a altura em que
vai comear.
Muitas pessoas concentram-se em prazos; se esse
o seu caso, ir deixar as coisas at ao ltimo
minuto!...
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Planeamento para o Sucesso

Os prazos actuam como mans que o iro arrastar...

se o prazo termina na 6. feira,

passar toda a semana a pensar:
No preciso de me preocupar at 6.
feira; vou comear amanh!

... E, de repente, 6. feira e j no tem tempo!!!

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Planeamento para o Sucesso

Urgncia e importncia
Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas
prendem-se s actividades que ficam na zona M1
(muita importncia e muita urgncia) e P1 (pouca
importncia e muita urgncia)...
... raramente encontrando tempo para as M2 (muita
importncia mas pouca urgncia)!...
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Planeamento para o Sucesso

IMPORTNCIA

Muita

Pouca

M1

M2

Pagar as contas

Evoluo na carreira

Marcar bilhetes p/ teatro

Evoluo pessoal

Ida ao hospital

Visitar os amigos

Ir s compras

Exerccio fsico

P1

P2

Atender o telefone

Gesto de pessoal

Pnico de reaces
repentinas

Sociabilizao

Interrupes

Muita

Pouca

URGNCIA

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Planeamento para o Sucesso

Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como s
alteraes na vida.

Pergunte

si

mesmo:

Qual

percentagem de tempo que gasta nas

actividades M1 e P1, juntas?

Para evoluir e poder desfrutar de uma vida

realmente preenchida, qual seria a percentagem do
seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?
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Planeamento para o Sucesso

Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo
M2?

Estas

so

as

que,

raramente,

contribuiro para alterar a sua vida...

Como conseguir o equilbrio?...

Muitas pessoas no planeiam falhar falham no

planeamento!!!
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EXERCCIO I
O Dilema do Cozinheiro
Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B
A partir da receita apresentada, estabelecer o
caminho ideal a ser seguido para obter um prato de
qualidade superior e... muito saboroso!?...

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 O Dilema do Cozinheiro
Equipa A
Esta equipa tem como objectivo estabelecer os
limites do tempo mnimo necessrio para execuo
das diversas tarefas, de modo a ter a refeio pronta
s 12:00h.
Tm 20 minutos para preparar a soluo e
apresent-la ao formador.

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 O Dilema do Cozinheiro
Equipa B
Esta equipa tem como tarefa classificar os esforos
da Equipa A; ter que estabelecer os critrios de
avaliao e, obviamente, dever ter a capacidade de
oferecer uma soluo perfeita para o problema do
tempo.
Tm 20 minutos para realizar esta actividade.

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Evite Adiamentos
A prorrogao a arte de se convencer que pode
deixar para amanh o que deveria fazer hoje.
O exemplo clssico de prorrogao estar sentado
secretria, a olhar para um trabalho que tem que ser
feito...
...e pensar: A ltima coisa que me apetece fazer
agora isto!
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Evite Adiamentos
... ento, faz outra coisa qualquer, passando o
problema a estar no regressar secretria!...

Identifique as reas em que faz adiantamentos e

actue de imediato, para reduzir opnico e o stress

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Evite a Prorrogao
Exija a si mesmo e INICIE J o que lhe
desagrada
Quando se confrontar com um prazo limite,
fixe, com base nele, o INCIO do trabalho e
mantenha-o

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Evite a Prorrogao
Reparta os grandes projectos em sectores
menores de modo a ocupar-se deles aos
poucos de cada vez
Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e
comece por fazer as coisas de maior
produtividade (tarefas mais agradveis e
urgentes / tarefas de maior prioridade)
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Evite a Prorrogao
A prorrogao o ladro do tempo.
Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente
quando se confronta com o seguinte:
Pessoas difceis / telefonemas
Contactos pblicos
Trabalho arriscado / fora do comum
Tarefas fastidiosas
Grandes projectos
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Planifique o seu tempo

Aps ter fixado os seus objectivos e prioridades, um
bom planeamento ajud-lo- a atingi-los
O planeamento deve ser criativo porque est a
planear no futuro e no desconhecido...
e deve, tambm, ser flexvel para podermos
adaptarmo-nos s possveis alteraes...

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Planifique o seu tempo

Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos,
ter que resolver dois aspectos:
Quanto tempo est ao seu dispor?

Com que antecedncia pode planear?

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Planifique o seu tempo

Para que possa atingir os seus objectivos dever
planear...
a longo prazo
a mdio prazo
a curto prazo

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Planifique o seu tempo

Curto prazo
O curto prazo, para a maioria de ns, formado
pelos dias imediatamente a seguir; o aqui e o
agora, assim como o culminar de todos os outros
planeamentos.

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 Planeamento a Curto Prazo

Obtenha o mximo de cada dia
Trabalhe segundo os seus prprios nveis de energia. Se
tem melhor desempenho de manh, no as desperdice com
tarefas de pouca prioridade;
Planifique o seu dia tanto quanto possvel, mas deixe espao
para os imponderveis;
Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no
incio de cada dia;
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 Planeamento a Curto Prazo

Obtenha o mximo de cada dia
Faa uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a
estas tarefas e fixe um comeo;
Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um
perodo destinado ao telefone;

Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual

ajud-lo- a planear de modo mais eficiente;
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 Planeamento a Curto Prazo

Obtenha o mximo de cada dia
Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo
perodos regulares para leituras;
Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

No se torne escravo do seu plano dirio!

Ele apenas um guia e pode ter que ser alterado ao
longo do dia!
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Planifique o seu tempo

Mdio prazo
O mdio prazo varia de pessoa para pessoa e
por isso que importante ter uma ideia do seu
tempo efectivo para planeamento.

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Planifique o seu tempo

Planeamento a Mdio e Longo Prazo
Identifique os seus objectivos a longo prazo, o
que lhe dar um sentido de fim em vista, e uma
direco (para prosseguir).
Reparta os grandes objectivos por sectores e
utilize a sua imaginao para avaliar todas as
possibilidades e alternativas
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 Planeamento a Mdio e Longo Prazo

Use um grfico de planeamento mensal e/ou
anual.
Reveja o seu desempenho regularmente e
modifique os seus planos em conformidade.
Mantenha-se flexvel no seu planeamento e no
tente responsabilizar-se em demasia.
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A Gesto do Tempo
Existem trs perspectivas diferentes relativamente
gesto do tempo:
Aumentar a quantidade de tempo disponvel
Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel
Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo
disponvel
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A Gesto do Tempo
Aumentar a quantidade de tempo disponvel
Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as
suas horas de trabalho at onde for possvel. Isso
poderia

trazer

como

consequncia

uma

grave

depresso, esgotamento e falta de eficincia.

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A Gesto do Tempo
Realizar mais trabalho durante o tempo disponvel
Esta perspectiva est virada para o trabalho e para
os mtodos. Requer uma mente orientada de forma
mecnica. No existe absolutamente nenhum limite
para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia
converter-se o chefe num perito em eficincia e em
gestor de mtodos, em vez de melhorar a sua tomada
de deciso, relacionamento interpessoal e qualidades
de chefia.
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A Gesto do Tempo
Realizar somente as tarefas importantes durante
o tempo disponvel
Esta perspectiva sugere que se estabelea uma
escala de prioridades na gesto do tempo. Prope um
compromisso exclusivo com as questes essenciais e
conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes
massivos da natureza operativa, os quais devero ser
delegados para outras pessoas. Exige uma estratgia
orientada para a aco. Requer preparao, treino, e,
em geral, um clima organizativo adequado.
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei de Pareto ou Lei dos 20/80
O essencial leva pouco tempo; o acessrio leva
muito tempo.
Devemos concentrar-nos no essencial.
80% dos resultados obtm-se com 20% de esforo.
esforo
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei das Sequncias Homogneas de Trabalho
Todo o trabalho interrompido ser menos eficaz e
levar mais tempo do que se for executado de modo
contnuo.
Evitar interrupes.
interrupes

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em funo do
tempo disponvel (e no do necessrio).
Pensar em funo do tempo necessrio e no em
funo do tempo disponvel.
disponvel

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Alm
de Certo Limite
Para alm de um certo limite horrio, a produtividade
do tempo investido decresce e torna-se negativa.
Princpio do equilbrio:
equilbrio saiba parar para fazer outra
coisa.
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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Alternncia
H um tempo para tudo e um tempo para cada
coisa.
Princpio da oportunidade:
oportunidade no faa mais do que
uma coisa de cada vez, e faa-a bem!

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei dos Ritmos Biolgicos
Cada ser humano atravessado por mltiplos ritmos
biolgicos.
Depende do nosso ritmo a distribuio que fazemos
do tempo ao longo do dia.

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Leis e Princpios da Gesto do Tempo

Lei da Dimenso Subjectiva do Tempo
O tempo tem uma dimenso objectiva e outra
dimenso subjectiva que funo do interesse pela
actividade exercida.
Ter em considerao a dimenso subjectiva do
tempo.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Definir claramente os objectivos prioritrios a atingir,
a funo a desempenhar na empresa e os resultados
a alcanar, de forma a adequar o tempo actividade
a realizar.
Ter uma boa agenda, onde so escritas todas as
tarefas a realizar e os compromissos, de modo a
libertar memria para assuntos da vida (pessoal).
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Saber gerir os outros, para controlar as interrupes
e minimiz-las. Se trabalha num gabinete, feche a
porta e isole-se; se desenvolver actividade em openspace, a soluo poder passar, se possvel, por
mudar-se para outra sala. Caso contrrio, coloque um
sinal na sua secretria a indicar que no quer ser
incomodado.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Se recebe muitos telefonemas, pea para que sejam
reencaminhados para um colega; saiba dizer no
com amabilidade.
Saiba delegar tarefas. Alm de ficar com muito mais
tempo e de se preocupar menos com as questes
operacionais, aumenta as competncias das pessoas
que o rodeiam.
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Os 7 Princpios do Bom Gestor do Tempo

Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o
acessrio, entre o urgente e o importante.
As reunies devero ser curtas, eficazes e bem
preparadas.
imprescindvel muita auto-disciplina.
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No se Esquea...
... de Exerccio Fsico
O exerccio fsico muito importante para libertar
a adrenalina acumulada ao longo do dia.
Como actualmente a maior parte do trabalho
realizado de natureza sedentria, passamos a
maior parte do tempo na mesma posio
(sentada).
Inscreva-se num ginsio, corra ao final do dia ou
pratique um desporto que lhe d prazer.
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No se Esquea...
... de uma Alimentao saudvel
Pense naquilo que come, e a que horas o faz.
O ideal comear o dia com fruta fresca, cereais
ou po, e acab-lo com uma refeio leve.
Comida muito pesada noite pode provocar-lhe
insnias, fadiga ou irritabilidade.
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No se Esquea...
... de prevenir o Stress
Se tiver uma gesto do tempo muito rgida e inflexvel,
isso poder transformar-se numa fonte de stress.
Adapte-se s mudanas com naturalidade.
Reserve tempo para programar as prximas horas de
forma produtiva.
Planear as actividade bom a nvel psicolgico, pois
permite-lhe comandar o tempo.
No vire as costas s situaes que parecem no estar
sob o seu controlo

Planear positivo e ajuda a reduzir o stress!

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