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Av. Antnio Sales, n. 2371. Loja n. 113. Bairro: Dionsio Torres. Fortaleza-Ce.
encarregar-se
da
entrada
sada
de
correspondncia,
- recepcionar documentos,
- atender chamadas telefnicas, atender ao
pblico,
- arquivar documentos,
- manter a agenda telefnica e de pendncias
atualizadas,
- ter conhecimento de uso de mquinas de escritrio como calculadoras, copiadoras,
computadores e os programas usados.
Ele pode ser contratado por qualquer lugar que queira um auxiliar administrativo como
escritrios, empresas, estabelecimentos comerciais, escolas, entre outros.
Mas o profissional no pode ser simplesmente algum que executa as funes que lhe
determinam, ele precisa ser algum que consiga se destacar em meio aos outros que realiza
as mesmas funes. Por isso as empresas esto exigindo cada vez mais profissionais
qualificados com uma ampla viso de mercado, assim estes profissionais podero crescer na
empresa, sendo mais valorizados. Pensando nisso, a Agora Desenvolvimento Profissional criou
o curso de Auxiliar Financeiro/Administrativo. Durante o curso, veremos as rotinas
administrativas mais solicitadas pelas empresas atualmente e qualificaremos profissionais para
atender s exigncias do emprego almejado.
2. PF/PJ
Conforme o Dicionrio Michaelis, pessoa fsica a pessoa natural, isto , todo indivduo
(homem ou mulher), desde o nascimento at a morte. A personalidade civil da pessoa comea
do nascimento com vida. A pessoa fsica o individuo que o estado atravs das leis, assegura
os direitos e estabelece algumas obrigaes. No sentido jurdico entendido como pessoa
fsica, o ser humano que considerado isoladamente como sujeito que possui direitos.
A pessoa jurdica coletividade de indivduos, onde a existncia protegida pela lei,
possui a prpria personalidade e independente dos membros que a constituem, ela tem
obrigaes e direitos. Geralmente o tempo que dura uma pessoa jurdica bem maior que a
vida de uma pessoa. Existe interesse nas sociedades permanentes, dos quais uma nica
pessoa, durante a vida toda, no possui condies de atender. Uma empresa com seus
prprios objetivos e patrimnios podem atender interesses que sero duradouros e coletivos.
Pessoa jurdica a entidade abstrata com existncia e responsabilidade jurdicas como, por
exemplo, uma associao, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito
pblico (Unio, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas,
sociedades simples, associaes etc.). Vale dizer ainda que as empresas individuais, para os
efeitos do imposto de renda, so equiparadas s pessoas jurdicas.
3. Conceitos
Duplicata um ttulo de crdito que existe quando h um contrato de compra e venda, ou
de qualquer tipo de prestao de servio.
Anuncia um ato de consentimento. A carta de anuncia geralmente importa na liberao
de determinada obrigao que j foi cumprida. o caso do reconhecimento de pagamento de
uma dvida com vistas ao cancelamento de um protesto por cheque devolvido, por exemplo.
Impostos so valores pagos, realizados em moeda nacional (no caso do Brasil em reais),
por pessoas fsicas e jurdicas (empresas). O valor arrecadado pelo Estado (governos
municipal, estadual e federal) e servem para custear os gastos pblicos com sade, segurana,
educao, transporte, cultura, pagamentos de salrios de funcionrios pblicos, etc. O dinheiro
arrecadado com impostos tambm usado para investimentos em obras pblicas (hospitais,
rodovias, hidreltricas, portos, universidades, etc).
Os impostos incidem sobre a renda (salrios, lucros, ganhos de capital) e patrimnio
(terrenos, casas, carros, etc) das pessoas fsicas e jurdicas.
O Brasil tem uma das cargas tributrias mais elevadas do mundo. Atualmente, ela
corresponde a, aproximadamente, 37% do PIB (Produto Interno Bruto )
4. Nota Fiscal
Nota fiscal, como o prprio nome diz um documento fiscal que comprova a compra e
venda de produtos e ou servios. Tem por finalidade, a garantia de que os tributos foram
calculados para recolhimento, ao municpio, estado e unio. Serve tambm, como instrumento,
para: contar o prazo de garantia do que foi comercializado, para controle da prpria empresa,
para comprovar a entrega dos produtos e ou servios e serve como prova da forma de
pagamento. Tem ainda a funo contbil, e de fiscalizao pelos rgos pblicos competentes
para isso, alm de outras.
A Nota Fiscal Eletrnica - Nf-e
o mesmo instrumento oficial de fiscalizao tributria que, por meio da substituio da
nota fiscal impressa, tem a mesma finalidade que a nota fiscal impressa, s que vem para
substituir de forma a modernizar a administrao tributria brasileira, reduzindo custos e
entraves burocrticos, facilitando o cumprimento das obrigaes tributrias e o pagamento de
impostos e contribuies. Pela definio oficial, uma nota fiscal eletrnica (NF-e) "um
documento de existncia apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito
de documentar uma operao de circulao de mercadorias ou uma prestao de servios,
ocorrida entre as partes".
Est em vigor desde de setembro de 2006, Chamamos a NF-e de DANFE.
Benefcios:
A Nota Fiscal um documento fiscal e que tem por fim o registro de uma transferncia de
propriedade sobre um bem ou uma atividade comercial prestada por uma empresa ou uma
pessoa fsica ou outra empresa. NFe o documento de existncia digital, emitido e
armazenado eletronicamente,para fins fiscais, para circulao de mercadorias ou prestao
de servios, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurdica garantida pela assinatura digital
do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepo, pela Administrao
Tributria, do documento eletrnico, antes da ocorrncia do Fato Gerador.
NF-e:
Documento digital
Emitido e armazenado eletronicamente
Antes do fato gerador
Validade jurdica
Assinatura digital do emitente
Autorizao de uso pela Sefaz
Qual o seu objetivo?
a implantao de um modelo nacional de documento fiscal eletrnico que venha
substituir a sistemtica atual de emisso do documento fiscal em papel, com validade jurdica
garantida pela assinatura digital do remetente.
NATUREZA DA OPERAO: A que a Nota Fiscal se destina.
Venda- Troca- Devoluo- Prestao de Servios...
CFOP: o cdigo fiscal da Natureza da operao realizada. ( Cdigos Fiscais de
Operaes e Prestaes)
Exemplo de NFe:
NFE- NOTA FISCAL ELETRNICA
Obs: Validao da Nfe: A Nota fiscal de papel validada pelo Selo fiscal emitido pela Sefaz e enviado a grfica para
que seja selado na Nota Fiscal.
A validao da NFe realizada automaticamente junto ao Servidor da Sefaz, que gera um selo virtual chamado
de CHAVE DE ACESSO.
5. Plano de Contas
Dentro de uma viso abrangente, as contas fazem parte de um sistema contbil cujos
objetivos do ponto de vista da Estrutura de uma Entidade Contbil tanto podem ser internos
quanto externos, o que o torna de grande complexidade.
O primeiro passo para que as contas tenham como atender a maioria desses objetivos, a
de organiz-las em um Plano de Contas (tambm conhecido como Quadro de Contas ou
Estrutura de Contas).
Tendo em vista a estrutura desenvolvida pela lei societria brasileira, um Plano de contas
APURAO DE RESULTADO
Estes grupos por sua vez tambm se dividem em sub grupos, os quais passaremos a
analisar:
CIRCULANTE (Bens e direitos realizveis num prazo inferior a 365 dias)
ATIVO
ADMINISTRATIVAS
FINANCEIRAS
DESPESAS NO OPERACIONAIS
VENDAS
RECEITAS:
PRESTAO DE SERVIOS
FINANCEIRAS
RECEITAS NO OPERACIONAIS
Receitas: Todo valor obtido decorrente da venda dos produtos e servios da sua atividade.
6. Contas a pagar
Para uma eficiente gesto financeira na empresa necessrio implantar alguns controles
gerenciais, que forneam sistema gerador de informaes que possibilite a efetivao do
planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
O controle das Contas a Pagar fornece informaes para tomada de decises sobre todos
os compromissos da empresa que representem o desembolso de recursos.
As contas a pagar so compromissos assumidos pela empresa, representadas por compra
de mercadorias, insumos para produo, mquinas, servios, salrios, impostos, aluguel,
emprstimos, contribuies, entre outros. O controle das contas a pagar deve ser uma tarefa
de rotina da empresa, pois normalmente envolve com grande quantidade de dinheiro.
O controle de contas a pagar possibilita a identificao dos seguintes elementos:
a) identificar todas as obrigaes a pagar;
b) priorizar os pagamentos, na hiptese de dificuldade financeira;
c) verificar as obrigaes contratadas e no pagas;
d) no permitir a perda de prazo, de forma a conseguir descontos;
e) no permitir a perda de prazo, de forma que implique no pagamento de multa e
juros;
f)
Data
31/07
01/08
02/08
03/08
04/08
Ms:
Agosto
7. Contas a receber
Para uma eficiente gesto financeira na empresa necessrio implantar alguns controles
gerenciais, que forneam sistema gerador de informaes que possibilite a efetivao do
planejamento de suas atividades e controle de seus resultados.
O controle das Contas a Receber fornece informaes para tomada de decises sobre um
dos ativos mais importantes que a empresa dispe, os crditos a receber originrios de vendas
a prazo.
O controle de contas a receber possibilita a identificao dos seguintes elementos, alm de
outras informaes:
a) a data e o montante dos valores a receber, os descontos concedidos, e os juros
recebidos;
b) os clientes que pagam em dia; o montante das crditos j vencidos e os perodos
de atraso;
c) as providncias tomadas para a cobrana e o recebimento dos valores em atrasos;
g) conciliao contbil;
Para demonstrao do Controle de Contas a Receber vamos utilizar os dados abaixo,
relativos a vendas a prazo:
a) venda no dia 01/08 para Silva e Machado Ltda, no valor de R$ 1.200,00, com
vencimento da duplicata n. 254 para 05/09;
b) venda no dia 04/08 para Mariana Confeces Ltda., no valor de R$ 1.000,00,
vencimento da duplicata n. 255 para 10/09;
c) venda no dia 08/08 para Antonio Rocha, no valor de R$ 800,00 com vencimento da
duplicata n. 256 para 22/09;
d) venda no dia 15/08 para Margarida Santos no valor de R$ 550,00, com vencimento
da duplicata n. 257 para 25/09;
e) venda no dia 20/08 para Francisco Martins no valor de R$ 730,00, com vencimento
da duplicata n. 258 para 28/09;
f)
venda no dia 28/08 para Pereira e Abreu Ltda. no valor de 930,00, com vencimento
da duplicata n. 289 para 30/09.
Ms: Agosto
Valor
Data
14/09
1.000,00
13/09
800,00
02/09
Recebimento
Valor
Desconto
1.200,00
Juros
15,00
780,00
20,00
2.995,00
20,00
1.300,00
930,00
5.780,00
15,00
10
Obs.
8. Fluxo de caixa
Uma das dificuldades mais comum na gerncia da empresa o controle financeiro, e a
rea financeira estratgica em qualquer organizao. Uma ferramenta que facilita esse
trabalho o fluxo caixa, pois, possibilita a visualizao e compreenso das movimentaes
financeiras num perodo preestabelecido.
O Fluxo de caixa um instrumento gerencial que controla e informa todas as
movimentaes financeiras (entradas e sadas de valores) de um dado perodo, pode ser
dirio, semanal, mensal, etc., composto dos dados obtidos dos controles de contas a pagar,
contas a receber, de vendas, de despesas, de saldos de aplicaes, e de todos os demais
elementos que representem as movimentaes de recursos financeiros da empresa.
A sua grande utilidade, possibilitar a identificao das sobras e faltas no caixa, permitindo
empresa planejar melhor suas aes futuras ou acompanhar o seu desempenho.
Em uma empresa, o recomendvel que o perodo de acompanhamento seja dirio,
entretanto, dependendo da movimentao financeira poder utilizar perodos mais longos
semanal, quinzenal e at mensal. Em perodos menores o acompanhamento mais eficiente,
possibilitando o ajuste das finanas em caso de contingncias, por outro lado requer maior
esforo no acompanhamento.
De uma forma ou de outra, um controle de fluxo de caixa bem feito uma grande
ferramenta para lidar com situaes de alto custo de crdito, taxas de juros elevadas, reduo
do faturamento e outros fantasmas que rondam os empreendimentos.
A manuteno do controle do fluxo de caixa na empresa, apresenta as seguintes
vantagens:
11
12
Como pode observado no existe nada de complexo na planilha acima, embora a obteno
dos dados possa ser uma tarefa trabalhosa, pois exige outros controles adicionais. Agora que
j temos um fluxo de caixa pronto podemos fazer algumas anlises sobre a movimentao
financeira acima apresentada. Assim, identificamos algumas situaes que merecem ateno:
a) os valores previstos para vendas a vista no foram realizados, isto , as vendas a
vista foram em valor menor do que o previsto;
b) apenas no dia 3 a empresa recebeu o valor total das duplicatas previsto, nos
demais dias os valores recebidos foram inferior ao previstos;
c) no dia 4 houve um desembolso no previsto para manuteno de veculos no valor
de R$ 250,00;
d) o pr-labore de R$ 1.800,00 previsto foi pago no prprio dia 3, a empresa poderia
ter efetuado esse pagamento em outro dia ou at mesmo por um valor menor, haja
visto que nos dias seguintes estava previsto uma sada expressiva de recursos
para pagamento de fornecedores, emprstimos, folha de pagamento e impostos,
em seguida a falta de recursos culminando com o no pagamento dos impostos no
dia 5, penalizando a empresa pois o pagamento fora do prazo est sujeito a multa
e juros;
e) A falta de recursos implica na reviso das estratgias da empresa, devendo entre
outros observar os seguintes aspectos: renegociar com fornecedores o pagamento
das obrigaes; revisar o sistema de cobrana; fazer uma promoo da
mercadorias; trabalhar com estoques mnimos; reduzir os prazos nas vendas a
prazo; programar melhor as compras; vender bens e equipamentos ociosos.
No caso haver sobra de recursos a empresa poder aplic-lo de forma planejada em:
estoques; mercado financeiro; antecipar o pagamento de obrigaes mediante desconto
financeiro; ativo imobilizado, entre outros. importante ressaltar que a sobra de caixa pode
momentnea, ocorrendo por alguns dias e logo em seguida essa sobra ser utilizado para quitar
os compromissos, assim, fundamental fazer uma anlise da situao da empresa no curto,
mdio e longo prazo, para que ela no seja descapitalizada e passe a depender de recursos de
terceiros.
As informaes apresentadas no fluxo de caixa revelam a diferena entre previsto e
realizado, com essas informaes voc possui melhores condies para administrar a
empresa, sem um controle financeiro eficiente mais difcil atingir os resultados planejados.
Lembre-se que implementar e sobretudo manter um fluxo de caixa eficiente exige
disciplina, inclusive com a manuteno de outros controles financeiros, como contas a receber,
contas a pagar, estoques etc., melhor saber com antecedncia e preciso sobre a situao
financeira da empresa, do que ser apanhado de surpresa com uma situao desfavorvel.
9. Conciliao bancria
A gesto financeira necessariamente passa pela elaborao de seu planejamento. Os
recursos financeiros da empresa esto depositados em conta corrente em alguma instituio
13
Histrico
Saldo anterior
CH. Compensado
Deposito Dinheiro
CH. Compensado
Tarifa
CH. Compensado
CH. Compensado
CH. Compensado
IOF
Saque c/ carto
Deposito Dinheiro
Tarifa extrato
Tar. Manut. C/C
Deb. Cta. Energia
Deb. Cta. Telefone
23
25
27
31
Doc.
145
658
Valor
3.250,00
-360,00
600,00
-120,00
-18,00
-1.125,00
-1.450,00
-230,00
-12,00
-100,00
350,00
-5,00
-20,00
-210,00
-380,00
Deposito Dinheiro
CH. Compensado
8578
105
150,00
-380,00
Deposito Dinheiro
CH. Compensado
Saldo em 31/07
5267
106
1.620,00
-650,00
910,00
101
2567
102
100
103
104
1278
3256
14
Saldo anterior
Deposito em Dinheiro
Pgto.Dupl. 025 Ind. JR S/A
Pgto. Dupl. 432 Coml. Estrela
Tarifa bancria
Pgto. Dupl. 057 Ind. Alfa Ltda.
Pgto. Salrios de Junho
Pgto. Simples ref. Junho
IOF
Suprimento para o caixa
Deposito em Dinheiro
Tarifa extrato da c/c
Tarifa manuteno da c/c
Pgto. Energia eltrica
Pgto. Conta telefone
Deposito em Dinheiro
Pgto. Dupl. 123 Cia. Rio Verde
Deposito em Dinheiro
Pgto. Aluguel ref. Julho
Ms: Julho
Doc.
Entrada
Sada
Saldo
3.250,00
2567
CH. 101
CH. 102
600,00
3.490,00
3.370,00
18,00
1.125,00
1.450,00
230,00
CH. 100
CH. 103
CH. 104
1278
3256
100,00
350,00
5,00
20,00
145
658
8578
CH. 105
5267
CH. 106
2.227,00
777,00
547,00
535,00
435,00
780,00
760,00
550,00
380,00
150,00
380,00
1.620,00
320,00
-60,00
1.560,00
910,00
10. DRE
O artigo 187 da Lei n 6.404, de 15 de dezembro de 1976 (Lei das Sociedades por Aes),
instituiu a Demonstrao do Resultado do Exerccio.
A Demonstrao do Resultado do Exerccio tem como objetivo principal apresentar de
forma vertical resumida o resultado apurado em relao ao conjunto de operaes realizadas
num determinado perodo, normalmente, de doze meses.
15
impostos;
-
a receita lquida das vendas e servios, o custo das mercadorias e servios vendidos
e o lucro bruto;
-
imposto;
-
16
Receitas Brutas
215.600,00
Abatimentos de Vendas
(-) Dedues
210.100,00
-37.818,00
Lucro Liquido
Custo Mercadoria Vendida
-101.400,00
Lucro Bruto
(-) Despesas Operacionais
Salrio do Pesoal
Administrativo
Aluguel do Imvel
-13.600,00
-3.800,00
(=)Lucro Operacional
57.282,00
-1.800,00
17
Receitas Financeiras
Despesas Financeiras
-4.500,00
(=)LAIR
Contribuio Social 9%
-5.092,38
-8.487,30
43.002,32
Participaes 15%
Lucro Liquido
36.551,97
Resultado do Exerccio
Despesas
Salrio e Encargos 1.000,00
Salrios e Encargos 29.000,00
Impostos e Contribuies 900,00
Receitas
Aluguel 400,00
Aluguis 4.500,00
Servios Prestados 53.000,00
TOTAL: 57.900,00
18
Regime de Competncia
Resultado do Exerccio
Despesas Receitas
Despesas
Salrios e Encargos 29.000,00
Salrios e Encargos 4.000,00
Impostos e Contribuies 11.000,00
Imp. E Contribuies 900,00
Receitas
Aluguis 4.500,00
Alugueis 700,00
Servios Prestados 53.000,00
Serv. Prestados 14.000,00
Seguros 1.200,00
TOTAL: 46.000,00
TOTAL: 72.200,00
19
potenciais, a investir mais dinheiro na empresa. Afinal, um acionista que obtm ganhos
elevados com relao ao dinheiro que investiu, o que medido por meio dos indicadores de
rentabilidade, provavelmente ir se interessar em colocar mais dinheiro na empresa.
No caso da gesto da empresa, os indicadores de atividade permitem que o empresrio
consiga estimar quanto tempo leva, em mdia, para que seus estoques acabem, ou quanto
tempo, em mdia, ele leva para receber no caso de vendas a prazo, ou at mesmo quanto
tempo em mdia ela est demorando at pagar os seus fornecedores.
Os indicadores financeiros de uma empresa podem ser agrupados em quatro categorias
principais: indicadores de rentabilidade, de estrutura de capital, de liquidez e de atividade.
Indicadores de rentabilidade
Como o prprio nome sugere, inclui os indicadores que permitem avaliar o retorno, em
termos de lucro ou prejuzo, que uma empresa obteve em relao a um determinado nvel de
vendas, de ativos e de dinheiro investido pelos scios. Exemplos:
margem lquida
endividamento:;
cobertura de juros:
Indicadores de liquidez
De maneira geral, os indicadores de liquidez medem a capacidade de uma empresa de
transformar seus ativos sejam eles quais forem , em dinheiro rapidamente, de forma a
conseguir arcar com o pagamento de suas despesas. Abaixo alguns exemplos desses
indicadores
liquidez corrente;
liquidez geral
Indicadores de atividade
De maneira simplificada, esses indicadores ajudam no controle administrativo da empresa,
como discutido acima. Assim, entre os principais indicadores de atividade de uma empresa,
podemos citar
giro de ativos:
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