Crie o seu Projeto

Gerncia Competitiva de Projetos

Usando o MS-Project

1.Quando o projeto comear ?

Comece por definir o que se quer fazer
organizar uma viagem
montar uma empresa
organizar um seminrio
Definido o objetivo sabe-se:
a data de incio
ou a data de trmino

1.Quando o projeto comear ?

Defina o objetivo:
Preparar o Seminrio UFSC/EPS/LSAD
Determine a data de incio ou data de Fim
Menu Projeto: Informaes sobre o projeto
Data de Incio: 02/05/2000
Mudanas
Menu: Projeto
Informaes sobre o Projeto

1.Quando o projeto comear

Insira o nome do projeto
Menu Arquivo - Propriedades
Pasta de Resumo
Seminrio UFSC/EPS/LSAD
Pode imprimir junto com o projeto

1.Quando o projeto comear

Defina o Horrio de Trabalho
Menu: Ferramentas
Alterar Perodo de Trabalho
Mudar - a semana ou o dia
Perodo de folga
ou Perodo de trabalho no padro
8 hrs - 12 hrs
14 hrs - 18 hrs

2. Como entrar uma lista de tarefas

Tendo definido o objetivo ento:
determinam-se os passos necessrios para
alcan-lo
com grandes fases,
marcos

2. Como entrar uma lista de tarefas

Entre as tarefas e suas duraes
Tarefa ou Atividade = um Trabalho com incio e fim
Definir as Tarefas:
Determine grandes grupos de trabalho
Divida em Atividades com resultados definidos
Junte aes que usem mesmos processos ou devam
ocorrer em tempos semelhantes
Obtenha previses de durao de projetos anteriores

No ponha datas de momento

2. Como entrar uma lista de tarefas

Entre as tarefas e suas duraes
Barra de Modos - Clique Gantt de Controle
Campo - Nome da Tarefa
Definir a Equipe
Campo - Durao
3 dias
(minutos, horas, dias, semanas)
Outra tarefa
Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

2. Como entrar uma lista de tarefas

Anotaes de Tarefas
Projeto, barra de ferramentas
coloque informaes complementares
selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em
Anotaes
1 - Definir a equipe
Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP
2 - Escolher os palestrantes
Escolher de empresas que tem aceitado estagirios

2. Como entrar uma lista de tarefas

Entrando uma tarefa repetida
Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha
menu Inserir : Tarefa Recorrente...
Nome da tarefa: reunio semanal
Durao: min, hora, dia, semana; durao da
atividade
10 reunies

2. Como entrar uma lista de tarefas

Dividindo a tarefa em segmentos
Menu: Editar: Dividir Tarefa
Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05
Anotaes de Tarefas : De preferncia no Centro
tecnolgico
coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e
arraste

2. Como entrar uma lista de tarefas

Rearranjando a lista de tarefas
copiar, movimentar ou apagar
selecionar uma linha - o nm. ID da tarefa
reunio semanal
selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID
selecionar um grupo de linhas no adjacentes-ctrl ID

adicionar uma nova tarefa

menu inserir - nova tarefa

2. Como entrar uma lista de tarefas

Definindo marcos
marcos - trmino de uma fase do projeto, durao nula
Campo Durao: zero
Definies iniciais; durao zero; 18/05/2000
inserir depois da terceira tarefa

ou: Informaes sobre a Tarefa

Avanado
Marcar tarefa como etapa

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Ao detalhar as tarefas fica mais fcil de as

gerenciar organizando-as num perfil

(hierarquia).
Usando tarefas de resumo e subtarefas

entende-se melhor a estrutura do projeto e

como as tarefas se relacionam

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Coloque as tarefas num perfil lgico
Exemplo:
Material para marketing do evento, dur - 10 dias, incio
- 16/05/00
Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00
Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00
Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Barra de Modos Grfico de Gant
Selecione a tarefa Nome da tarefa
Recuo

fazer o cartaz
fazer o folder
fazer a homepage, ou

Recuo para a esquerda

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Mostre ou oculte as subtarefas
Selecione a tarefa resumo
Mostre as subtarefas
Oculte as subtarefas
mostre todas as subtarefas

3 - Estruturar uma lista de tarefas

Adicione uma Estrutura de Diviso do

Trabalho ( EDT/WBS) no projeto

estrutura hierrquica para organizar as tarefas

tem-se uma EDT/WBS padro ou pode-se

customizar
Selecione a coluna Indicadores
Inserir Coluna
Nome do Campo - selecione EDT :

4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar

Criando dependncias entre as tarefas o

programa calcula as datas de incio e fim

Com as tarefas interligadas ento as

mudanas so repassadas para toda a rede

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Sequenciando as tarefas
Barra de Modos acione Grfico de Gantt
Nome da Tarefa - selecione as tarefas
Acione o vnculo (Vincular Tarefas)
Ex: associar as tarefas 1 e 3

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Pode fazer seleo mltipla
Selecione na ordem que ocorrero as
dependncias
Desvincular Tarefas
Menos Zoom - visualizam-se melhor as

ligaes

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Definindo o tipo de dependncia
padro - fim para incio
mas pode se ter incio-incio
fim-fim
fim-incio
Duplo clique na linha de ligao
escolha na caixa de dependncias

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Sobrepor tarefas ou atrasar
Selecione a tarefa (Nome da tarefa)
Clique Informaes sobre a tarefa
Clique na pasta Predecessoras
No campo de Retardo
informe a durao, ou
informe o atraso

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?

Ex: Selecione : Escolher e marcar local
(trocar por O mais breve possvel - em advanced)

Sobrepor
informe como tempo (min,hrs,dia,sem)
negativo, ou
como - X %

Atrasar
informe como um tempo positivo ou %
Ex. 5 dias

5.Quem far o trabalho ?

Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se

melhor os custos e o andamento dos trabalhos do

projeto
Uma lista de recursos facilita a alocao dos

mesmos s tarefas

5.Quem far o trabalho ?

Criando uma lista de recursos
Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos
Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar
Campo; Recurso
Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof)
aluno, Max Units 800 % (8 alunos)

5.Quem far o trabalho ?

Alocando recursos as tarefas
recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos
Barra de Modos, clicar Grfico de Gantt
Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa
Ex: Definir a equipe
Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos)
Ex: professor, atribuir 100%, close

5.Quem far o trabalho ?

Mudando o horrio de trabalho de um recurso
Os dias e as horas de trabalho esto no Calendrio

horas trabalhadas (e no) para mais de um recurso.

As horas de trabalho (e no) de um recurso individual

esto no Grfico de Recursos

serve para casos especficos de um recurso, frias,
diferentes dias de trabalho, diferentes turnos

5.Quem far o trabalho ?

Menu Ferramentas - clique Alterar Perodo de
Trabalho
Caixa Para - escolha o recurso para alterar

Ex: Professor

Escolha o(s) dia(s) que ser mudado

mudando para todo o calendrio clique no nome
Ex T (tera)

Escolha: Usar Padro; Perodo de Folga;

Perodo de Trabalho no padro
Perodo de Folga

5.Quem far o trabalho ?

Ver os recursos e as tarefas associados
Barra de Modos; clique Uso do Recurso
Outras informaes

Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha

Professor
Aluno

6- Como Gerenciar Custos

Controlar os custos:
de cada atividade
de todo o projeto
Alocar os custos
ao longo da atividade
no incio
no fim

6- Como Gerenciar Custos

Alocando custos a um recurso
Custos por Hora - taxa por hora X durao da atividade
Custos por Hora Extra - preo diferente para hora extra
Custo por Uso - funo da quantidade solicitada
Barra de Modos - clique Planilha de Recursos
Para cada recurso defina: taxa padro, taxa h. extra e
custo/uso
Ex: aluno R$ 10,00/h taxa padro
Professor R$ 50,00/h taxa padro

6- Como Gerenciar Custos

Determine um custo fixo
Custo que no varia com a durao ou o trabalho
realizado na tarefa
Barra de Modos; clique Grfico de Grant
Menu Exibir; tabela, clique Custo
Escolha a atividade e informe o custo fixo.
Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00

6- Como Gerenciar Custos

Definio da incorporao dos custos
Padro: os custos so incorporados
proporcionalmente realizao da tarefa
Existem 3 mtodos de incorporao:
no incio da tarefa
no fim da tarefa
padro

6- Como Gerenciar Custos

Barra de Modos; Planilha de Recursos
Selecione o recurso Nome do Recurso
Professor

Informao sobre o Recurso

Tabela de taxas de Custos
Incorporar o custo: Acumulao de Custos escolha o mtodo
Incio

6- Como Gerenciar Custos

Opes de Custos
Conjuntos de custos,

Existem 5 para diferentes tipos de situaes,

Planilha de Recursos; escolha o recurso:
Nome do Recurso
Acione Informaes sobre o recurso;
tabela de taxas de Custos
Informe a data que o custo passa a valer

6- Como Gerenciar Custos

Veja os custos das tarefas ou recursos

Custos das tarefas

Barra de Modos, clique Grfico de Gant
Menu Exibir Tabela: , clique Custo
Custo Total (Grfico de Gantt)

Custo dos Recursos

Barra de Modos, Grfico de Recursos
Menu Exibir, Tabela, clique Custo

6- Como Gerenciar Custos

Veja o custo do projeto

custo atual
linha de base
Linha de Base
projeto original
incio das tarefas
fim das tarefas (previsto)
recursos
custos

6- Como Gerenciar Custos

Menu Projeto

Informaes sobre o projeto

Acione Estatsticas, tem-se em Custo

Custo Atual
Custo da LinhaBase (se foi salvada uma)
Custo Real
Custo restante

7 - Formatando a apresentao
Grande lista de tarefas
oportuno destacar algumas
tanto na lista de tarefas quanto no Grfico de Gantt

Ex: tarefas que acabam na mesma data

Ex: Por em negrito uma tarefa em especial
Formatando por categoria muda com a data
Formatando uma tarefa no

7 - Formatando a apresentao
Uso do Assistente de Grficos de Gantt
Barra de modos - clique Grfico de Gantt
Clique Formatar ou na barra de ferramentas
Clique Assistente de Grficos de Gantt
Para desfazer a formatao
Clique Assistente de Grficos de Gantt
Escolhe opes padro

7 - Formatando a apresentao
Formatando uma categoria de barras do Gantt

destacar um tipo de tarefas

marcos, crticas ou no crticas

Barra de Modos - clique Grfico de Gantt

Menu Formatar - clique Estilos de Barra
Nome escolha a categoria
ex: tarefa ou marco
Clique: Pasta Barras
Tem-se: Incio - Tipo, Meio - Padronagem e Fim Tipo

7 - Formatando a apresentao
Algumas categorias s tem a Forma de Incio

Ex: Marcos
Outras tem as trs opes
Mudando o formato da barra de uma atividade
Selecione a tarefa (Grfico de Gantt)
Menu Formatar - clique Barra
clique Forma da Barra, escolha

7 - Formatando a apresentao
Mudar o formato do texto de uma atividade

para real-la: ex:caminho crtico

Barra de modos, Grfico de Gantt
Menu Formatar, clique Estilos de Texto
Caixa: Alterar Item
escolha o que quer mudar
escolha como ficar o formato

7 - Formatando a apresentao
Formatando o texto de uma atividade
Grfico de Gantt
Selecione a tarefa
Menu Formatar
clique Fontes
Faa a sua escolha

Vale o mtodo de copiar formatos do

windows, o pincel

8 - Personalizando os relatrios
Tendo digitado as informaes bsicas pode ser

oportuno imprimir para revisar o projeto.

Adicionar Cabealhos, Rodaps, Nmero de pg
Destacar uma informao especfica
escolhe o modo de visualizao desejado
pesonalize
imprima

Antes de imprimir: Visualizar Impresso

8 - Personalizando os relatrios
Veja as informaes do projeto em:
Uso da tarefa - informaes das atividades
Uso do recurso - informaes dos recursos
Barra de Modos - escolha o modo de visualizao

desejado
Se for o caso use Mais Modos de Exibio - clique
Aplicar

Mudando o modo de visualizao no adiciona ou

remove informaes

8 - Personalizando os relatrios
Adicione um Cabealho, Rodap, Legenda
As informaes podem ser de sua origem:
nome da empresa, do gerente
De origem do programa
nm da pg ou data de trmino
Menu Arquivo - clique Configurar Pgina
Escolha:a tabela Cabelho, Rodap ou Margens
Escolha a tabela Esquerda, Centro ou Direita
Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informao
desejado e clique OK
Pode Formatar o texto

8 - Personalizando os relatrios
Tipos de Visualizao
Existem 3 tipos de visualizao
Grficos ou mapas:Grfico de Gantt, Diagrama de
Rede, Grfico de Recursos e o Calendrio; representam
a informao graficamente
Planilhas - apresentam a informao em linhas e
colunas; cada linha um atividade ou recurso
Formulrios - informaes de uma tarefa ou de um
recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa
de dilogo

8 - Personalizando os relatrios
Visualizando a Impresso: Clique Visualizar
Impresso
Pode-se combinar mais de um modo de visualizao:
Grfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um
filtro
Na visualizao da impresso pode-se:
ajustar a orientao da pgina e tamanho
editar cabealhos, rodaps e legenda
determinar as opes de impresso
No se pode editar a informao em si

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Aps adicionar as informaes bsicas faa

uma reviso geral

Ser possvel cumprir os prazos finais ?
No ? Examine as tarefas que conduzem a estes
marcos ! O sequenciamento est correto ?
vivel o Caminho Crtico ?
Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no
prazo e no custo ?

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Veja todo o Projeto na Tela
Pode-se ter uma viso geral do projeto, datas de

incio e de fim, grandes fases.

Usando Mais Zoom e Menos Zoom
Barra de Modos - clique Grfico
Menu Exibir - clique Zoom
Projeto inteiro
Mudando a escala das barras:
Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de
ferramentas

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Confirme a data de Incio e de Fim do Projeto

Barra de Modos Grfico de Gantt

Menu Arquivo- Propriedades
Pasta Contedo - data de incio
data de fim, trabalho e custos
Comparao: planejado X realizado

Menu Projeto Informaes sobre o Projeto

Estatsticas

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Identifique o Caminho Crtico
As tarefas no Caminho Crtico no podem atrasar

ou atrasa a data final

Ao nivelar recursos cuidado com o Caminho
Crtico

Barra de Modos Grfico de Gantt

Clique Assitente de Grficos de Gantt
formate as atividades do caminho crtico

9 - Verificando o Sequenciamento das Atividades

Filtros
Mostrar s as atividades do Caminho Crtico
Menu Projeto Filtros para
clique Crtica
clique Todas as tarefas - mostra todas de novo
Ordenar
Menu Projeto - Classificar
escolha o critrio
Pode combinar filtrar e ordenar

10 - Visualizando Outros Detalhes

Normalmente um projeto contem muita

informao para ser vista de uma s vez

As tarefas e atividades podem ser vistas de

diferentes modos para mostrar diferentes

detalhes

10 - Visualizando Outros Detalhes

As informaes podem ser apresentadas em:
visualizao das tarefas
visualizao dos recursos
Barra de Modos
selecione o modo desejado
Mais Modos de Exibio tem adicionais
clique Aplicar

10 - Visualizando Outros Detalhes

Aplicando uma tabela diferente a uma

visualizao
Mudando a tabela aplicada a uma planilha mudam
os campos de informao mostrados
Barra de Modos - escolha a visualizao
Mais Modos de Exibio

Menu Exibir- escolha a tabela

Tabelas: Mais Tabelas

10 - Visualizando Outros Detalhes

Aplicando um Filtro a uma vista de planilha

para focar numa tarefa ou recurso

ele pode mostrar s uma tarefa ou destac-la
Menu Projeto Filtro para - escolha o filtro
Mais Filtros - alm de mais filtros tem Realar

11- Como Cumprir com Suas Metas

Aps o um exame geral devem-se fazer os ajustes
Especial ateno ao Caminho Crtico
Utilize as folgas
Utilize as antecipaes
Se for o caso ponha restries
Nivele os recursos
Sempre pode dar uma apertada no tempo,mas

deixe uma folguinha, pode fazer falta

11- Como Cumprir com Suas Metas

Verificando as dependncias das tarefas
A dependncia clssica a fim-incio, mas tem mais 3,
que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho
crtico
Barra de Modos Grfico de Gantt
duplo clique na linha de ligao
reveja as dependncias
se duas tarefas podem comear juntas - faa incio a incio
se podem acabar juntas faa Trmino a Trmino

se puder colque folga ou antecipao

11- Como Cumprir com Suas Metas

Ache folgas na sua Agenda
procure as folgas livres e as folgas totais
remaneje as atividades cujas folgas permitam
de modo a deixar outras mais folgadas.
Barra de Modos Mais Modos de Exibio
Gantt Detalhado - Aplicar
a folga numa tarefa aparece como uma barra fininha

11- Como Cumprir com Suas Metas

Crie Folgas ou Antecipao entre tarefas
Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a
predecessora
Antecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa
predecessora
Grfico de Gantt- escolha a atividade
clique informao sobre a tarefa
clique pasta predecessoras
no campo retardo informe a antecipao (negativa)
ou a folga positiva, como uma durao ou
percentagem da durao da tarefa anteriror

11- Como Cumprir com Suas Metas

Confirme as restries nas tarefas

a restrio padro O mais breve possvel,

mas oito
Barra de Modos Grfico de Gantt
Menu Exibir - Tabela - Mais Tabelas
Tabelas Datas de Restrio - Aplicar
Veja os campos: Tipo de Restrio e Data da
Restrio
REVISE todas as restries que no seja a padro

11- Como Cumprir com Suas Metas

Acelere uma tarefa alocando mais recursos
Barra de Modos Grfico de Gantt
Selecione a tarefa para alocar mais recursos
clique Atribuir Recursos (2 cabeas)
escolha o recurso
clique atribuir
Disponibilidade de Recursos

12 - Como salvar as mudanas

Com Linha de Base - foto do plano original:

tarefas, recursos e custos

Sem Linha de Base - se quisermos mudar algo do
plano original
Pode salvar um plano interino (at 10) e comparar
com o Linha de Base

12 - Como salvar as mudanas

Salvando com Linha de Base
clique Salvar : con Linha de Base
Adicionar nova tarefa a uma LinhaBase
Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas

12 - Como salvar as mudanas

Salvando o projeto sem baseline
ainda no est bom
Clique Salvar
Salvar sem Linha de Base

12 - Como salvar as mudanas

Salvando um plano interino (at 10)
Salvar
Caixa de Ajuda:
Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha
de Base
Um plano interino no salva recursos ou

alocaes

12 - Como salvar as mudanas

Salvando um oramento

alocaes de recursos, bases de incorporao

para os recursos, custos fixos para as tarefas
Com isto pode se realizar comparaes com o
andamento dos trabalhos
Menu Ferramantas Grupo de Trabalho

12 - Como salvar as mudanas

Comparando atual com baseline
Barra de Modos Gantt de Controle
Menu Exibir

Tabela - Variao