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NDICE
Convenes Utilizadas na Apostila____________________________________________________ 4
Termos Utilizados _________________________________________________________________ 4
Introduo ao MS-Excel ____________________________________________________________ 5
Definio de Planilha Eletrnica ______________________________________________________ 6
Pg. 2
Pg. 3
As teclas sero sempre indicadas entre colchetes [ ], Por exemplo [ENTER], [ALT].
Quando houver necessidade de pressionar duas teclas ser apresentado, por
exemplo: [CTRL] + [ENTER].
Voc dever manter pressionada a tecla [Control] e pressionar a tecla [Enter].
Comandos: botes e comando esto escritos em negrito. Ex. Ajuda.
Todos os passos dos exerccios a serem realizados aparecem em negrito. Ex. 1, 2, 3...
Para que voc possa usufruir dos recursos do MS-Excel 2000 de uma forma plena,
voc dever configurar o ambiente Windows em uso para o padro, de modo que
tenhamos as seguintes configuraes no Painel de Controle na seo Configuraes
Regionais conforme abaixo:
Pas:
Brasil
Idioma:
Portugus
Separador de Lista:
Ponto e virgula
Separador de Milhar:
Vrgula
Formato de Data:
Dia/Ms/Ano
Estas formataes no Painel de Controle permitem utilizar as informaes e exemplos
constantes no Help e nos manuais do produto sem a necessidade de qualquer
alterao.
Termos Utilizados
Definio
Descrio
Clula
Comando
Funo
Pasta de Trabalho
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Duplo Clique
Caixa de Dilogo
Seleo
Janela Ativa
Janela Inativa
Guias de Planilha
Barra de Frmula
Barra de Status
Indicadores de Modo
Introduo ao MS-Excel
Os trabalhos de simulao e projeo de resultados, sendo executados na forma tradicional,
implicam no uso de tabelas, lpis, calculadoras e borracha para apagar possveis erros. O
Pg. 5
Pg. 6
INTRODUO AO MS-EXCEL
Conhecendo as Caractersticas do MS-Excel
Planilha Eletrnica
Consolidao de planilhas.
Pg. 7
5. Selecione a opo desejada caixa de dilogo Inserir, que disponibiliza a insero de:
planilha, grfico, macro do MS-Excel 4.0, folha de macro internacional, caixa de
dilogo do MS-Excel 5.0 e formulrios.
6. Para o exemplo selecione Planilha e clique em OK.
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Pg. 9
Criando Listas
Voc pode criar automaticamente a lista de nomes que desejar. O MS-Excel j vem com
algumas listas, vejamos as listas disponveis.
1. No menu Ferramentas selecione Opes, selecione a guia Listas e veja a figura a
seguir:
2. Selecione uma lista e observe que ela apresentada na sua totalidade em Entradas
da lista, d um clique no Boto OK para voltar para a planilha.
3. Em uma clula qualquer digite Jan e use o recurso AutoFiltro
(AutoPreenchimento), desta forma o MS-Excel ir inserir o contedo desta lista
enquanto voc estiver arrastando como o mouse.
Para criar outras listas as etapas necessrias so as seguintes:
1. Defina a lista em uma seqncia de clulas na vertical em uma planilha, para o
nosso exemplo digite o contedo abaixo em suas respectivas clulas:
A1
Presidncia
A2
Comercial
A3
Financeiro
A4
Recursos Humanos
A5
Tecnologia da Informao
Voc pode criar uma lista de nomes de funcionrios de Departamentos, Produtos,
filiais da Empresa, etc. No h necessidade de esta lista estar em ordem alfabtica.
Para efeito de classificao existem recursos para respeitar a ordem de criao da
lista.
2. Selecione a lista, no menu Ferramentas selecione o comando Opes e a guia
Listas.
Pg. 10
2. Selecione Preencher seqncia observe que foi preenchido este intervalo com os
dias.
As opes nesta caixa estaro habilitadas ou desabilitadas dependendo dos dados
digitados, veja as opes:
Copiar clulas
Copia a clula de destino sobrepondo ao contedo
existente.
Preencher seqncia
Preenche uma seqncia de dados digitados, no
intervalo especificado.
Preencher formatos
Preenche uma seqncia com os formatos definidos.
Preencher valores
Preenche uma seqncia com os valores digitados.
Preencher dias
Preenche uma seqncia de datas.
Preencher dias da semana Preenche uma seqncia de datas, omitindo sbados e
domingos.
Pg. 11
Pg. 12
O Recurso Drag and Drop com o boto direito, funciona de forma similar aos
arrastar e mover com o boto esquerdo do mouse, porm agora voc ter este menu
que lhe possibilitar fazer uma opo antes do MS-Excel terminar a operao,
possibilitando assim as seguintes opes:
Mover Aqui
Move a clula para o destino sobrepondo ao
contedo existente.
Copiar aqui
Copia a clula para o destino sobrepondo ao
contedo existente.
Copiar aqui somente com valores Copia apenas os valores da clula para
destino
Copiar aqui somente com formatos Copia apenas a formatao da clula origem
para o destino.
Criar vnculo aqui
Cria vnculo com a origem dos dados.
Criar Hyperlink aqui
Cria vnculo com a origem dos dados.
Deslocar para baixo e colar
Copia a clula para o destino e move o
contedo existente para baixo.
Deslocar para direita e copiar
Copia a clula para o destino e move o
contedo existente para a direita.
Deslocar para baixo e mover
Move a clula para o destino e o contedo
existente para baixo.
Deslocar para direita e mover
Move a clula para o destino e o contedo
existente para a direita.
Cancelar
Cancelar a execuo do comando.
5. Salve e feche o arquivo.
Formatos Especiais
Quando a formatao padro usada pelo MS-Excel no traduz resultados satisfatrios,
pode-se optar por outros formatos pr-definidos, ou ento, criar novos formatos. O MS-Excel
possui alguns formatos especiais pr-definidos, como por exemplo: Cep, Zip Cep+3,
Telefone e CPF. Estes formatos esto disponveis na guia Numero da caixa de dilogo
Formatar clula, que acessada atravs do menu Formatar, item Clulas.
Alm destes formatos especiais pr-definidos pelo MS-Excel podem-se quando necessrio,
definir outros tipos de formatao. Veja abaixo alguns exemplos.
1. Abra a pasta de trabalho FORMATACOES.XLS, v at a clula G1 e entre com a
frmula que informar a data atual, todas as vezes que a planilha for aberta.
A frmula : =Hoje() e tecle [ENTER].
2. Se voc quiser transformar esta data no dia da semana por extenso, dever criar um
novo formato. Com a clula selecionada, d um clique com o boto direito do mouse
sobre a clula e em Formatar clulas escolha a guia Nmero.
3. Em Categoria selecione Personalizado.
4. No campo Tipo digite dddd e veja em Exemplo como ficar o contedo da clula. D
um clique em OK. Esse novo formato ser acrescentado em Categoria
Personalizada, no final da relao.
Pg. 13
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Formatos de zeros
[Vermelho](#.###,00)
0,00
vendas @
Formatos de Textos
AutoPreenchimento de Listas
O MS-Excel estende automaticamente a formatao e as frmulas em listas, simplificando
essa tarefa comum.
1. Abra o arquivo AUTOPREENCHIMENTO.XLS, selecione de A3 a D3 e acrescente
Negrito.
2. Na clula E3 digite Total, observe que o Excel segue a formatao automaticamente.
3. Na clula E4 insira AutoSoma e arraste a frmula at a clula E8.
4. Selecione de A a E as linhas 4, 6 e 8 e mude a cor do preenchimento para amarelo.
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Formatao Condicional
A formatao condicional outro recurso oferecido pelo MS-Excel. Este recurso permite a
definio de formataes, tais como um preenchimento de clula ou cor de fonte, que sero
automaticamente aplicadas a uma clula caso a condio especificada para esta clula seja
verdadeira. Este recurso muito til para destacar dados ou valores em determinadas
regies da planilha. Pode-se definir at trs condies diferentes para um mesmo intervalo,
inclusive com a utilizao de frmulas na definio destas condies.
Na Planilha FORMATACOES.XLS temos uma tabela de notas de alunos, com diversas
notas. Vamos alterar o formato atual, para visualizar o resultado das notas em cores
diferentes, de forma que todas as notas inferiores a 5,0 sejam apresentadas na cor
vermelha e as notas acima d 7,0 sejam apresentadas em azul e ainda as notas entre 5,0 e
7,0 em verde.
1. Utilizando o arquivo Formatos, na planilha FORMATACOES.XLS selecione as
clulas B25 at F28.
2. Clique em menu Formatar e escolha a opo Formatao condicional. A caixa de
dilogo Formatao condicional ser exibida:
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7. Clique no boto Formatar para determinar qual a formatao ser utilizada caso a
condio definida seja verdadeira. A caixa Formatar clulas ser exibida:
Observe que apenas alguns itens esto habilitados para a formatao da clula.
8. Defina o estilo de fonte como Negrito e a cor da mesa com vermelho. Clique no
boto OK para confirmar esta formatao
9. Clique no boto Adicionar para adicionar uma nova condio, conforme figura:
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RECURSOS AVANADOS
Compartilhando Arquivos
Se voc usa o MS-Excel em um ambiente de rede, voc pode usar o recurso de listas
(arquivos) compartilhado para facilitar a colaborao com seus colegas de trabalho.
Um arquivo compartilhado uma pasta de trabalho que pode ser aberta e editada por vrios
usurios, ao mesmo tempo. Especialmente, quando se trabalha com arquivos
compartilhados, somente possvel entrar com dados, inserir e excluir intervalos e
classificar dados. Todas as outras operaes incluindo formatao de intervalos e
insero frmulas esto fora dos limites deste recurso. (Tecnicamente, voc pode inserir
formulas, mas o MS-Excel no as salvar).
Selecionando Intervalos
Quando se opta por arquivos compartilhados, necessrio seguir alguns passos para que
seu trabalho flua apropriadamente.
1. Escolha a localizao de todos os seus arquivos compartilhados.
2. Configure a pasta de trabalho como arquivo compartilhado. Veja como isso feito:
Modele a pasta de trabalho da forma desejada, incluindo rtulos de dados e
formataes. No nosso caso, abra a planilha Reserva Da Sala de Reunioes.xls.
Pg. 20
Pg. 21
Descrio
Soma
Cont.Valores
Outros recursos da caixa de dilogo so para especificar o uso dos rtulos como:
Usar rtulo na
Especifica a utilizao dos rtulos
como:
Linha superior
Utiliza os rtulos no topo.
Coluna esquerda
Utiliza os rtulos na coluna esquerda.
Criar vnculos como os dados de origem Cria um vnculo dinmico, que atualiza
os dados automaticamente.
Procurar
Possibilita consolidar planilhas que
estiverem fechadas. O MS-Excel
apresenta a caixa de dilogo
Procurar..., voc dever selecionar o
arquivo e informar a referncia de
clula ou um nome de intervalo.
9. No item Referncia digite Norte e clique no boto Adicionar, repita este processo
at todas as planilhas serem adicionadas.
10. Observe na planilha Total que foi inserido o valor em todas as clulas.
Caso voc altere algum valor na planilha Norte, por exemplo, a planilha Total no ir
efetuar a alterao de imediato, para tanto se deve efetuar uma consolidao e ao
mesmo tempo criar um vnculo dinmico. Para tanto siga os passos abaixo:
11. Na planilha Total selecione o intervalo A4 at F10 e no menu Dados selecione
Consolidar.
12. Ative as opes Criar vnculos com os dados de origem e Coluna esquerda e
clique no boto OK. Faa alguma alterao em uma das planilhas e veja o resultado.
Porm esta opo ativada utiliza mais recurso do equipamento, podendo torn-lo
mais lento. Se no h necessidade de constante atualizao, convm no utilizar a
opo Criar vnculos aos dados fonte.
13. Salve e feche o arquivo.
Pg. 23
Onde:
Pg. 25
C7 at G7
C11 at G11
C16 at G16
Pg. 26
4.
5.
6.
7.
C17 at G17
H3 at H17
Com as reas j selecionadas, clique uma vez no boto de AutoSoma na Barra de
Ferramentas Padro.
Nesta mesma Planilha, na rea reservada de C18 at G22 lance os totais de venda
de cada produto, em todos os pontos de venda. Em uma situao normal de uso,
deveramos indicar linha a linha, onde os produtos foram lanados. Quando
inserimos um novo produto, devemos realizar uma manuteno na Planilha para
alterarmos os endereos de soma. Muito trabalhoso...
Selecione as clulas de C18 at G22 para inserir a frmula que realizar esta
somatria de um modo mais automtico.
Uma vez selecionada a rea, digite o sinal de igual para iniciar a frmula. Clique no
boto do Colar funo, que nos auxilia na utilizao das mais de 350 funes de
Planilha do MS-Excel.
Selecione a funo Somase que se encontra na categoria Mais recentemente
usada, ou ento em Matemtica e trigonomtrica.
Uma vez selecionada a funo, clique no boto OK para apresentar a segunda etapa
do Colar funo. Surgir a seguinte caixa de dilogo:
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Criando Tpicos
Vimos anteriormente o recurso Consolidar, onde extramos dados de diferentes planilhas e
pastas de trabalho e depois de calculados os dados, exibimos um resumo em uma planilha
de totais.
Se voc estiver utilizando uma planilha grande, voc ter que resumir seus dados de outra
forma. O MS-Excel nos oferece um timo recurso atravs dos Comandos Agrupar e
AutoTpicos, que ir ocultar linhas/colunas e gerar tpicos. Para tanto, voc dever ter
uma planilha com um layout padro. A partir da, voc poder criar uma planilha que possa
exibir Tpicos automtico ou manualmente.
1. Mantendo a pasta de trabalho TABELAS.XLS aberto, selecione a planilha Tpicos.
Nesta planilha foi aplicada uma formatao especial de forma a obter-se uma
visualizao necessria ao entendimento do tpico apresentado. A planilha contm
dados de quatro regies, com os subtotais j aplicados. Para o recurso de somatria,
foi utilizada a funo SOMA. Observe a planilha.
2. No menu Dados selecione Organizar estrutura de tpicos e a opo Auto
Tpicos. O MS-Excel ir apresentar os botes de resumo, possibilitando a
alternncia da apresentao de tpicos.
3. Selecione no boto Zoom o percentual de 75%, para visualizar uma rea de dados
maior.
Ao criar tpicos, voc define intervalos de linhas ou colunas como grupos de tpicos.
Cada grupo contm dados de detalhes em linhas e colunas e dados de resumo em
uma linha ou coluna adjacente. Na organizao de tpicos possvel conter at oito
nveis de grupos na vertical e na horizontal. O MS-Excel permite criar somente um
tpico por planilha.
Aps o comando Tpicos Automticos so exibidos alguns botes de tpicos que
so utilizados para alterar o modo de exibio. Veja abaixo os botes.
Boto
Aplicao
Nvel Linha. Exibir/Ocultar um nvel especfico de linha.
Nvel Coluna. Exibir/Ocultar um nvel especfico de coluna.
Ocultar Detalhe. Utilizando para ocultar detalhes
Apresentar Detalhe. Utilizando para exibir detalhes
4. Faa alguns testes com os botes e altere as formas de exibio para ocultar-exibir
detalhes.
5. Para remover todos os nveis de tpicos, no menu Dados selecione Organizar
estrutura de tpicos e o subcomando Limpar estrutura de tpicos.
6. Salve a planilha.
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Pg. 29
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Pg. 31
2. O campo Definir clula de destino deve ser preenchido com a clula que conter o
resultado desejado para a frmula, no caso $B$21.
3. Na caixa de opes Igual a: deve-se imputar o resultado desejado ou escolher entre
Mximo ou Mnimo valor possvel, selecione Valor de: e digite o valor zero.
4. No campo Clulas variveis entre com as clulas que sero modificadas. No caso
entre com $B$9, $C$9 e $D$9, ou selecione na planilha. Se voc clicar em Estimar,
o Solver insere todas as clulas fora da frmula referenciadas pela frmula da clula
alvo.
5. Clique no boto Adicionar e ter a caixa Adicionar Restrio para entrar com as
restries conforme abaixo:
Pg. 32
Onde:
Tempo Mximo
Iteraes
Pg. 33
10. A caixa de Resultados do Solver informa que ele encontrou uma soluo e voc
pode optar entre aceitar esta soluo ou manter os valores originais.
11. D um clique no boto Salvar cenrio e na caixa de dilogo Salvar cenrio digite:
Solver Cenrio e clique no boto OK. Desta forma, voc ter mais um cenrio
gravado.
12. Aps a gravao do ltimo cenrio, clique no boto OK para fechar a caixa de
dilogo Resultados do Solver.
At o momento temos alguns cenrios em nossa planilha, podemos obter um resumo
de todos os cenrios, para isso execute os passos que seguem.
13. Para visualizar um resumo dos cenrios, no menu Ferramentas selecione cenrio,
d um clique no boto Resumir e veja a caixa de dilogo abaixo:
14. Nesta caixa de dilogo pode-se obter: Resumo de cenrio ou uma Tabela
dinmica de cenrio.
15. Selecione a opo Resumo do Cenrio e clique no boto OK, o MS-Excel ir gerar
um relatrio em uma planilha denominada Resumo do cenrio.
16. A planilha Resumo do cenrio exibe todos os cenrios atualmente gravados,
apresentando todos os detalhes de cada relatrio como: data em que foram criados,
o nome do usurio, os intervalos de clulas e os valores utilizados em cada cenrio e
tambm uma observao.
A planilha Resumo do cenrio uma planilha normal, se desejar voc poder somar
as colunas de cada cenrio, faa isso e observe os valores encontrados em da
simulao.
17. Com a planilha Produo ativa, no menu Ferramentas selecione Solver e clique no
boto Resolver. O MS-Excel executar novamente os clculos e teremos a caixa de
dilogo Resultados do Solver.
18. Nessa caixa de dilogo com Manter soluo do solver selecionado voc aceita a
soluo apresentada, observe em Relatrio. Note a existncia de 3 relatrios:
Respostas, Sensibilidade e Limite, estes relatrios mostram informaes do
processo de clculo e seus resultados.
Pg. 34
Estudando a Funo Se
Podemos utilizar as funes disponveis no MS-Excel para nos auxiliar nos clculos.
Mostraremos inicialmente a funo SE.
O MS-Excel realiza um teste condicional e retorna Falso ou Verdadeiro, se existir uma
frmula que retorne um valor, a funo realiza o calculo se atender aos parmetros
estabelecidos (Verdadeiro) se os parmetros no atenderem condio, no executa o
clculo (Falso).
Operadores
Exemplo
Resposta
= igual
> Maior que
Maior ou igual
< Menor que
Menor ou igual
<> Diferente de
15 = 5
15>5
155
15<5
155
15<>
Falso
Verdadeiro
Verdadeiro
Falso
Falso
Verdadeiro
Pg. 35
Pg. 36
Pg. 37
Pg. 38
Onde:
Taxa
Nper
Pgto
Pg. 39
Funo DATADIF
A funo DATADIF calcula o nmero de dias, meses ou anos entre duas datas.
Sintaxe: =DATADIF(data_inicial;data_final;unidade)
Onde:
Data_Inicial
uma data que representa a primeira data ou a data inicial do
perodo.
Data_Final
uma data que representa a ltima data ou a data final do perodo.
Unidade
Retorna
Y
M
D
MD
Pg. 40
Veja um exemplo:
1. Abra a pasta de trabalho DATADIF.XLS na planilha Datas.
2. Na clula B1 informe a data inicial, na clula B2 informe a data atual atravs da
funo =HOJE().
3. Na clula D7 calcule o nmero de anos entre a data atual que est na clula B2 e a
data inicial que est na C7.
Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;Y).
4. Na clula E7 calcule o nmero de meses entre a data atual que est na clula B2 e a
data inicial que est na C7.
Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;YM).
5. Na clula F7 calcule o nmero de dias entre a data atual que est na clula B2 e a
data inicial que est na C7.
Entre com a frmula: =DATADIF($C$7;$B$2;MD).
6. Agora que voc aprendeu a calcular datas, na clula B3 entre com a seguinte
frmula:
=DATADIF(B1;B2;Y) & Anos & DATADIF(B1;B2;YM) & Meses e &
DATADIF(B1;B2;MD) & Dias.
O primeiro datadif ir retornar o nmero de anos, o segundo o nmero de meses e o
terceiro o nmero de dias, o sinal & serve para concatenar os valores aos textos
Anos, Meses e Dias.
7. Salve e feche o arquivo.
Pg. 42
Editar Cdigo
Alternar grade
Executar caixa de dilogo
Controles
Podemos utilizar alguns dos recursos de formulrios na pasta de trabalho
FORMULARIOS.XLS que se encontra em nosso diretrio de trabalho. Nesta pasta temos
uma planilha denominada Apoio, contendo 3 tabelas com reas nomeadas que visam
facilitar o trabalho com frmulas.
1. Na clula B2 desenhe um controle Caixa de combinao, que ir listar todos os
produtos. Aps desenh-lo, pressione o boto direito do mouse sobre este controle,
selecione Formatar Controle.
2. Na caixa de dilogo Formatar Controle selecione a guia Controle, atribuindo os
seguintes valores.
Onde:
Intervalo de entrada
produtos
Vinculo da clula
$B$2
Linhas suspensas
4
3. Na clula B3 insira uma funo que pesquisar o valor do produto na planilha Apoio,
em uma rea chamada Tabela. Para o exemplo use a funo INDICE da seguinte
forma: =NDICE(TABELA;B2;2).
4. Na clula C4 insira um controle que informar a quantidade de produtos a serem
adquiridos. Desta forma, insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre
este e selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes dados.
Onde:
Valor mnimo
1
Valor mximo
30
Alterao incremental
1
Vnculo da clula
$B$4
5. Na clula C6 insira um Controle giratrio utilizando o boto direito sobre este e
selecione Formatar Controle. Na guia Controle, insira os seguintes valores.
Onde:
Valor mnimo
10
Valor mximo
100
Alterao incremental
5
Vnculo da clula
$C$6
Pg. 43
Pg. 44
Criando Tabelas
Utilizando o recurso Tabela no menu Dados e com a ajuda de frmulas, voc poder
realizar algumas simulaes. Estas simulaes so chamadas de E-SE, onde algumas
variveis podem ser alteradas.
Exemplo: no caso da compra de uma casa no valor de R$65.000,00, com a taxa de juros de
3,5% e entrada de R$ 15.000,00. Observe que com essa flexibilidade podem-se alterar os
valores e obter resultados rapidamente.
A tabela de dados um recurso para calcular mltiplas variveis em uma operao, sendo
uma forma de comparar e observar os resultados de todas as variaes da planilha ao
mesmo tempo, uma vez que voc pode alterar as variveis apropriadas e observar o
resultado.
Inicialmente configure um Tabela de dados de uma entrada: onde voc digita valores
diferentes para apenas uma varivel.
1. Abra a pasta de trabalho EMPRESTIMO.XLS, de um clique na planilha: Tabela uma
Entrada, nesta planilha temos a simulao de um emprstimo para compra de uma
casa, sendo 4 variveis.
a. O valor principal que o valor da casa: R$ 65.000,00.
b. O valor da entrada: R$ 15.000,00.
c. A taxa de juros: 3,5%.
d. O nmero de meses que de 180, relativo ao perodo de 15 anos.
2. Na clula C10 digite a frmula: =PGTO(C7/12;F7;(C4-F4)*-1).
3. No intervalo B11 at B20 da tabela foram inseridas algumas taxas de juros que faro
parte dos clculos.
4. Selecione do intervalo B10 at C20 no menu Dados e selecione Tabela.
5. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da coluna e informe
qual a clula de entrada da coluna (no nosso caso, os valores esto dispostos em
coluna), d um clique na clula C7, onde ser inserida a taxa de juros.
6. D um clique no boto OK, o MS-Excel retorna o resultado que o valor mensal da
prestao da casa, baseado em uma taxa de juros de 5% inserida na coluna B12 e
com um prazo de 15 anos para pagar.
Configurando um clique na planilha Tabela de dados de duas entradas: onde voc digita
valores diferentes para duas variveis.
1. D um clique na planilha: Tabela duas Entradas, essa planilha tem um Layout
diferente, trata se de uma tabela de duas entradas. Existe o intervalo que contm as
taxas de juros e o intervalo que consta o perodo de pagamento.
2. Na clula B10 digite a frmula: =PGTO(C6/12;F6;(C3-F3)*-1) e formate a clula
como: #.##0,00.
3. Selecione do intervalo B10 at F20 no menu Dados e selecione Tabela.
4. Na caixa de dilogo Tabela d um clique em Clula de entrada da linha e clique na
clula F6, clique na caixa Clula de entrada da coluna e clique na clula C6.
Onde:
Clula de entrada da linha
a clula onde est inserido o nmero de meses
Clula de entrada da coluna a clula onde est inserida a taxa de juros.
5. Os valores encontrados so os valores de prestaes mensais, com suas
respectivas taxas de juros e perodo de pagamento, altere o valor principal, a taxa de
juros, o perodo de pagamento e observe o resultado.
6. Salve e feche o arquivo.
Pg. 45
Grficos
Uma grande caracterstica dos recursos existentes para montagem de grficos est na
facilidade de uso, flexibilidade e recursos de acabamento. Para a criao do grfico
usaremos o auxiliar grfico, que cria um grfico incorporado a planilha, vamos ao exemplo:
1. Abra o arquivo VALORES.XLS, onde encontra-se a planilha Estoque, que contm
informaes de estoque de alguns produtos.
2. Numa primeira etapa, voc criar um grfico de estoque dos trs primeiros produtos.
Para isso selecione as clulas de : A2 at G5 e d um clique no boto Assistente de
grfico, o ponteiro se transforma em uma pequena cruz e dever ser posicionado no
local onde dever aparecer o grfico.
3. Voc ter a primeira caixa do Assistente de grfico Passo 1 de 4 Tipos
personalizados, neste primeiro passo voc poder definir o tipo de grfico desejado,
no nosso caso selecione o Tipo Coluna e o primeiro subtipo. Clique sobre o boto
Avanar para avanar para o prximo passo.
4. Na caixa do Assistente de grfico Passo 2 de 4 Dados de origem do grfico,
voc poder definir ou alterar a fonte de dados para o grfico que est sendo
construdo. Na guia Intervalo de dados voc dever informar a faixa de dados que
compe o grfico, atravs do campo Intervalo de dados. Voc dever definir
tambm se os dados sero inseridos no grfico baseados nas linhas ou nas colunas
da planilha de origem, atravs da seleo do respectivo boto de opo do campo
Seqncia em:
5. Clique na guia Seqncia. Nela voc poder acrescentar ou remover sries de seu
grfico.
Onde.
Seqncia
Exibe a identificao das sries que sero
exibidos no grfico.
Nome
Exibe a referncia da clula que contm o
nome da srie selecionada.
Valores
Exibe a referncia das clulas que contm
os valores da srie selecionada.
Rtulos dos eixos das Categorias (X) Exibe a referncia da clula que contm os
ttulos do eixo X.
Adicionar
Adiciona uma nova srie de dados ao
grfico.
Remover
Remove uma nova srie de dados do
grfico.
6. Clique no boto Avanar para avanar para o terceiro passo. A caixa Assistente de
grfico Passo 3 de 4 Opes de grfico exibida. Nesse passo voc poder
configurar diversas opes do grfico, tais como Ttulos, Eixos, Linhas de Grade,
Legenda, Rtulos e Tabelas de Dados.
7. Clique sobre o boto Avanar para avanar para a ltima etapa do Assistente de
grfico, a caixa Local do grfico ser exibida. Nesse caixa voc poder definir a
localizao do novo grfico.
Onde.
Como nova planilha
Insere o grfico em uma nova planilha.
Como objeto em
Insere o grfico como um objeto na planilha
selecionada da lista.
Pg. 46
Pg. 47
Pg. 48
5.
6.
7.
8.
Repare que quando definimos uma frmula e no mais um endereo fixo para
determinar o nome de uma rea, este nome no aparece mais na Caixa de nome.
Entre na Planilha de Dados e inclua os seguintes dados: Estabilizados, 35, 40, 50,
80, 110, 150.
Agora, entre na planilha Apresentao clique na caixa de combinao e note que o
produto includo na planilha de Dados aparece na relao de produtos.
Repita o item 5 e acrescente ou exclua outros produtos, verifique as informaes na
caixa de combinao.
Salve e feche o arquivo.
Validao de Dados
Outro recurso disponibilizado no MS-Excel diz respeito validao dos dados que so
alimentados na planilha. Voc poder definir regras de realizao dos dados inseridos em
sua Planilha, como, por exemplo, restringir a entrada de dados a nmeros inteiros ou texto,
definir limites de entradas, determinarem a validade de uma entrada com base em dados
constantes em outras clulas atravs da utilizao de uma frmula, evitando, a digitao de
valores no permitidos.
Para utilizar a validao de dados, proceda da seguinte maneira:
1. No arquivo VALIDACAO.XLS, na planilha Pedido selecione a clula C2.
2. No menu Dados selecione a opo Validao.
3. Na lista do campo Permitir selecione a opo Lista.
4. No campo Origem digite a expresso =Clientes, que a faixa de dados onde esto
armazenados os nomes dos clientes da lista. Esta faixa de dados encontra-se
armazenada em um intervalo nomeado como clientes na planilha de apoio. A caixa
Validao de dados, nesse momento a caixa de Validao de dados dever estar
conforme a tela baixo:
Pg. 49
.
8. Clique na guia Alerta de erro para definir a mensagem de erro que ser exibida
quando a entrada for invlida.
9. Na caixa Ttulo digite: Entrada de Pedidos
10. Na caixa Mensagem de erro digite Favor selecionar um cliente da lista indicada. O
pedido no aceita outro cliente clique no boto OK.
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Pg. 51
Pg. 52
Nmeros
Caracteres Especiais
Valores lgicos.
Pg. 53
Valores de erro.
Clulas vazias.
O MS-Excel no faz distino entre letras maisculas e minsculas quando classifica itens
repetidos. Para controlar esta opo, na caixa de dilogo Classificar deve-se solicitar:
1. Selecione o boto Opes e voc ter a seguinte caixa de dilogo:
Selecionando a caixa Diferenciar maisculas e minsculas, os itens repetidos
sero ordenados levando-se em considerao letras maisculas e minsculas.
Caso voc queira a classificao na mesma ordem em que voc criou a Lista no MSExcel, utilize a opo Ordem de classificao da primeira chave.
Funo Subtotal
A funo SUBTOTAL retorna um subtotal em uma lista ou banco de dados, esta funo
ignora qualquer linha que esteja oculta e se houver outros subtotais aninhados estes so
ignorados para evitar um valor duplamente calculado. Vejamos como funciona:
1. Certifique-se que a planilha Dados_de_Vendas do arquivo VENDAS.XLS esteja
visvel. Essa planilha um banco de dados.
2. Para melhor visualizar os campos, d um clique na clula A2 e no menu Janela
selecione Congelar Painis, a fim de congelar os ttulos.
A sintaxe a seguinte: =SUBTOTAL(Nm_funo;ref1)
Onde:
Num_funo Dever ser inserido um nmero de 1 a 11, que determina a funo
ser utilizada para calcular os subtotais de uma lista, onde cada
nmero significa uma funo, seja abaixo:
Num_Funo Funo
Descrio
Mdia
A mdia dos itens no grupo de subtotais.
Cont.Valores O nmero de valores no vazios.
Cont.Num
O nmero de registros ou linhas que contenham
dados numricos no grupo de subtotais.
4
Mximo
O maior valor numrico no grupo de subtotais.
5
Mnimo
O menor valor numrico no grupo de subtotais.
6
Mult
O produto de todos os valores no grupo de subtotais.
7
DevPad
Uma estimativa do desvio padro de uma populao
com base em uma amostra, onde o grupo de
subtotais a amostra.
8
DevPadp
O desvio padro para uma populao, onde o grupo
de subtotais a populao inteira.
9
Soma
A soma dos itens
10
Var
Uma estimativa da varincia para uma populao
com base em uma amostra, onde o grupo de
subtotais a amostra.
11
Varp
A varincia para uma populao, onde o grupo de
subtotais a populao inteira.
3. Para o nosso exemplo com as clulas F107 e G107 selecionadas, digite a funo:
=SUBTOTAL(9;F2:F105), pressione a tecla [Ctrl] + [Enter], para realizar uma
entrada produtiva.
1
2
3
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igual a
Maior que
Menor que
Maior ou igual
Menor ou igual
Diferente de
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Pg. 56
5. Para aplicar o filtro na prpria planilha, mantenha a opo Filtrar a lista no local
habilitada.
6. D um clique no campo Intervalo de critrios e na planilha Filtro_Avanado,
selecione o indicativo das linhas 1 e 2, esta rea onde est o nosso critrio que no
caso Suporte.
7. D um clique no boto OK, observe que o MS-Excel mostra todas as ocorrncias em
que consta o item Suporte na coluna Produto e oculta as demais linhas.
Para especificar mltiplos critrios para diferentes colunas, insira todos os critrios na
mesma linha do intervalo de critrios, por exemplo, podemos pedir um critrio que mostre
todas as linhas que tenham cidade de So Paulo e o produto como Suporte.
Caso voc esteja realizando mais de uma pesquisa copiando dados para a mesma rea,
no h necessidade de limpar o resultado da pesquisa anterior. O MS-Excel se
encarregar de fazer isto por voc, como veremos abaixo:
1. Abaixo de Cidade digite: So Paulo e execute os passos como acima.
2. Observe que o Ms-Excel mostra todas as ocorrncias em que consta o campo
Cidade como: So Paulo e o campo Produto como: Suporte.
3. Para exibir todos os dados novamente, selecione no menu Dados o comando Filtrar
e o subcomando Mostrar tudo.
Filtrando Dados em outra Planilha
1. Ao filtrar dados para outra planilha, a planilha de destino sempre dever estar ativa,
no nosso caso a planilha de destino : Filtro_Avanado.
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Pg. 58
4.
5.
6.
7.
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Pg. 60
Neste passo voc deve selecionar a origem dos dados. Temos as quatro alternativas
j citadas no artigo. Neste exemplo inicial, vamos utilizar uma base de dados oriunda
de uma planilha do MS-Excel (Banco de Dados ou lista da Microsoft Excel).
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Nesta caixa de dilogo dever ser definido se a tabela dinmica ser exibida em uma
nova planilha ou na planilha existente. Selecione Nova planilha.
8. O boto Layout permite projetar a tabela dinmica. O lado direito da caixa de dilogo
contm botes que representam os campos na tabela de origem.
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Pg. 63
Deste modo, voc obtm a Tabela dinmica com todas as informaes resumidas e
concentradas da maneira solicitada.
Observe os campos de quebra de pgina Data, Supervisor, Cliente e Cidade. Eles
apresentam a mesma funcionalidade que os botes drop-down do AutoFiltro, podem
fazer os teste que quiserem.
Voc tambm poder redefinir a distribuio dos campos pela Tabela Dinmica
simplesmente arrastando o boto cinza indicativo do campo para o local desejado,
invertendo posies de botes de campo de coluna com linha ou ento de pgina.
Assim voc poder obter resultados diferentes com a mesma Tabela Dinmica.
A posio padro de apresentao das informaes dos campos de dados da Tabela
Dinmica na vertical, ou seja, um abaixo do outro. Caso voc queira apresentar os
dados de Previsto e Realizado, um ao lado do outro, na posio horizontal, basta
arrastar o Campo Data um pouco para a direita. Observe o cone que ser exibido
temporariamente, direita do ponteiro do mouse. uma pequena tabela que indica a
posio vertical ou horizontal dos dados.
Se voc observou, quando a Tabela Dinmica foi criada, uma nova barra de
ferramentas surgiu na tela. a barra de Ferramentas Tabela dinmica.
14. Para obter um novo relatrio, clique sobre o campo Supervisor, que est no campo
superior esquerdo da planilha e arraste at o lado esquerdo do campo Produto. Ao
soltar o boto esquerdo do mouse voc ter o relatrio reorganizado, conforme
mostra a ilustrao a seguir:
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Nesta caixa voc pode agrupar itens de data ou de hora em uma Tabela Dinmica,
em perodos especficos. O MS-Excel seleciona automaticamente os menores e
maiores valores entre os itens. Voc pode selecionar outros itens ou criar seus
prprios intervalos se for necessrio.
Os itens selecionados devem estar em um formato de data ou hora vlidos para o
MS-Excel. Na caixa Iniciar em voc define o primeiro item desejado no grupo e em
Finalizar em voc define o ltimo item desejado no grupo.
Na caixa de listagem Por selecione um ou mais perodos de tempo para os itens no
grupo.
Em Nmero de dias voc define o nmero de dias desejado em um intervalo (por
exemplo, perodos de 10 dias). Esta opo s se torna disponvel ao selecionar a
opo Dias, na caixa de listagem Por.
18. Para o nosso caso, selecione o agrupamento Meses e observe o resultado no
relatrio.
19. Repita o procedimento, selecionando o agrupamento por Meses e Anos e observe a
diferena.
20. Para retirar o agrupamento realizado, selecione antes uma clula qualquer que tenha
o indicativo de ms ou ano e clique na opo Desagrupar do menu Dados e
selecione o comando Organizar estrutura de tpicos. Seu relatrio voltou a exibir
os dados por data de venda e no mais agrupados.
Voc tambm pode solicitar a classificao dos dados e outros tipos de agrupamento de
informaes. O boto Agrupar tambm pode ser utilizado para campos de texto. Voc pode
solicitar atualizao dos dados em relao origem, clicando no boto Atualizar dados na
barra de ferramentas.
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Pg. 66
Criando um Grfico
Este novo recurso permite mostrar grfico a partir dos resultados da Tabela Dinmica. Para
poder observar melhor o resultado, siga os passos:
1. Para elaborar o grfico, arraste o campo Supervisor para a linha da Tabela dinmica
e mantenha os dados de vendas Previsto e Realizado.
2. Clique no boto Assistente do grfico da barra de ferramentas Tabela dinmica.
Neste momento ser exibido o grfico referente aos valores solicitados. A partir dele
podero ser feitas todas as alteraes com os recursos disponveis nos grficos do
MS-Excel. Veja a figura abaixo:
Pg. 67
Microsoft Query
Outra possibilidade que o MS-Excel oferece para elaborar uma tabela dinmica a busca
das informaes diretamente na base de dados, sem a necessidade de copiar as
informaes para a planilha para depois gerar a tabela dinmica. Para realizar esta tarefa
pode-se utilizar o MS-Query.
O MS-Query um aplicativo visualizador de banco de dados, que proporciona um fcil
acesso a vrios formatos de banco de dados, podendo ser usado como um programa
independente ou como um suplemento para o MS-Office. Quando usado como um programa
independente, voc pode exibir e manipular arquivos de banco de dados na janela Microsoft
Query.
A tabela abaixo lista alguns dos formatos compatveis com o MS-Query, que dependem
diretamente dos controladores ODBC instalados.
Tipo de Banco de Dados Descrio
Access
1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 8.0 e 9.0
Dbase
III, IV e 5.0
Excel
3.0, 4.0, 5.0, 7.0, 8.0 e 9.0
FoxPro
2.0, 2.5 e 2.6
Paradox
3.x, 4.x e 5.x
SQL Server
1.1, 4.2, 6.0, 6.5, 7.0 e 2000 e Sybase 4.2 e posteriores.
ODBC ODS Gateway
Texto
Para o nosso exerccio usaremos o arquivo BASE.MDB, que se encontra na pasta de
trabalho. Este arquivo contm 5 tabelas de dados. As tabelas apresentam as seguintes
informaes:
Tabela
Descritivo
Cliente
Pedidos
Produtos
Funcionrios
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3. Clique no boto Obter dados... para ativar o MS-Query e iniciar a pesquisa. A caixa
de dilogo abaixo ser exibida:
Pg. 69
5. Na caixa de dilogo Criar nova fonte de dados clique no campo identificado com o
nmero 1 e digite um nome para a fonte de dados que est criando. Para esse
exemplo, digite Desempenho de Vendas.
6. Aps ter definido em nome para a base de dados, a caixa identificada com o nmero
2 foi habilitada. Nela, defina qual o driver que ser utilizado para o acesso a base de
dados. Nesse exemplo, selecione na lista a opo Driver do Microsoft Access
(*.mdb).
7. No item 3, d um clique no boto Conectar e o MS-Query ir apresentar a caixa de
dilogo Configura ODBC para Microsoft Access onde voc definir os parmetros
relativos base de dados utilizados.
8. Clique no boto Selecionar e direcione para a sua pasta de trabalho e aponte para o
arquivo BASE.MDB. Uma vez selecionado o arquivo, d um clique no boto OK. O
resultado da indicao do arquivo de dados est sendo apresentado da Figura
abaixo:
9. Uma vez que voc j selecionou o arquivo desejado, clique no boto OK da caixa de
dilogo Configura ODBC para Microsoft Access e voc ter novamente a caixa de
dilogo Escolher a fonte de dados (a caixa de dilogo inicial) como mostra a figura
abaixo: Isto significa que a base de dados foi selecionada corretamente.
Pg. 70
11. Para exibir os campos de cada tabela disponvel, d um clique no sinal de mais que
est esquerda no nome da mesma e os campos sero exibidos. Selecione o
campo desejado para a consulta e ento, clique no boto > para adicionar o
campo na lista Colunas em sua consulta. Voc pode transferir o nome do campo
dando um duplo clique sobre o mesmo. Observe que ao selecionar o nome, ele deixa
de fazer parte da relao tabelas e colunas disponveis.
Os campos que sero selecionados de cada tabela so:
Tabela
Campo
Descritivo
Pedidos
DataPedido
QtPedido
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Onde:
Retornar dados ao Microsoft Retornar os dados conforme a configurao
efetuada na consulta para a planilha do MS-Excel.
Excel
Exibir dados ou editar Permite a visualizao dos dados ou a edio dos
consulta no Microsoft Excel parmetros da consulta atravs do MS-Excel.
Criar um cubo OLAP a partir A partir desta opo, o MS-Excel cria o OLAP
Cube para esta consulta.
desta consulta
Salva as configuraes da consulta criada.
Salvar consulta...
16. Para o nosso exerccio selecione a opo Exibir dados ou editar consulta no
Microsoft Query e clique no boto Concluir. Vamos apresentar a tela do MS-Query
e aprender a incluir um novo campo de dados, para posteriormente finalizar a
consulta.
Pg. 72
17. Nossa base de dados no apresenta o campo com o valor total de venda de cada
produto (apresenta o Preo Unitrio e a Quantidade Pedida). No MS-Query podemos
adicionar um campo apresentando esta informao. No Menu Registros, selecione a
opo Adicionar colunas... para adicionar um novo campo de dados (calculado).
Em Campo indique qual a operao matemtica que deseja realizar. No nosso
exerccio ser a seguinte frmula: Pedidos.QtPedido*Produtos.PrecoUnitario.
Em Cabealho da coluna digite Total do Pedido. Uma vez realizadas as indicaes
na caixa de dilogo, clique no boto Adicionar e o MS-Query incluir o campo no
final da tabela.
18. Com os dados todos estruturados, retorne para o MS-Excel. No Menu Arquivo
selecione a opo Retornar dados ao Microsoft Excel. Deste modo, retorne para o
Assistente de tabela dinmica e grfico dinmico, na etapa 2 e 3. Clique no boto
Avanar > para acessar a etapa 3 de 3.
19. Nesta etapa, faa a opo para obter uma nova planilha ou utilizar a planilha ativa.
20. D um clique no boto Layout para definir a distribuio dos dados no Assistente de
tabela. Nesta etapa distribua os campos pelas reas de Pgina, Linha e Dados
conforme indicado na figura abaixo:
Pg. 73
Por Empresa
Por Funcionrio
e muito mais...
22. Voc est com dvidas a respeito de algum dado apresentado? Voc no concorda
com o valor total apresentado na categoria Bebida? No tem problema, voc no
precisa voltar para a sua aplicao em MS-Access para saber quais so os registros
que geraram a informao do volume de vendas de Bebidas. Basta voc dar um
duplo clique sobre o campo de Soma de QtPedido e o MS-Excel apresentar o
recurso de drilldown, isto , ser criada uma nova planilha na pasta de trabalho ativa,
com todos os registros da sua base de dados que geraram a informao desejada.
Basta consultar.
Como voc pode observar, os recursos apresentados pelo Assistente de tabela do MS-Excel
so muito grandes e oferecem uma maleabilidade muito grande para obter os resultados
desejados. Basta ter conhecimento da base de dados que estejam trabalhando e um pouco
de criatividade para elaborar os melhores relatrios que podem ser feitos.
Lembre-se que todos estes recursos esto disponveis aos usurios sem a necessidade de
recursos de macro programao.
Pg. 74
Onde:
Considerar
delimitadores Dois delimitadores separados por um espao em
branco sero interpretados como uma nica quebra
consecutivos com um s
de coluna veja abaixo o exemplo:
Caso o delimitador especificado for uma vrgula ( , ),
Carlos,,Gomes tenha duas colunas, uma contendo
Carlos e a outra contendo Gomes e esta opo
seja cancelada, ento Carlos,,Gomes ter trs
colunas: Carlos, espao em branco e Gomes.
Em alguns dados, as aspas simples ou duplas so
Qualificador de texto
utilizadas para indicar quais os caracteres que
devem ser tratados como texto, mesmo os
caracteres que em outra situao seriam tratados
como delimitadores, vejam abaixo o exemplo:
Se voc selecionar a vrgula como caractere
delimitador e as aspas duplas como qualificador de
texto, o exemplo a seguir ter duas colunas, se voc
selecionar a opo {nenhum} para o qualificador de
texto, o exemplo ter trs colunas como: Gomes,
Gerente, Venda.
6. Mantenha a opo Tabulao e d um clique no boto Avanar.
7. Na etapa 3 do assistente, pode-se alterar a maneira como o MS-Excel interpreta os
dados em cada coluna como: nmeros, texto e datas:
Pg. 75
Onde:
Geral
Pg. 76