SISTEM MANAJEMEN MUTU

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU

SOP NO.

NO.
REVISI

NO. TERBIT

TGL. BERLAKU

HALAMAN

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

PREPARED BY

CHECKED BY

APPROVED BY

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

I.

TUJUAN
Sebagai panduan pengembangan, penerbitan, penomoran, pengesahan, penggandaan,
pendistribusian dan penetapan status dokumen.

II.

RUANG LINGKUP
Penerapan prosedur ini mencakup pengendalian dokumen pada semua bidang.

III.

REFERENSI
Standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3

IV.

DEFINISI & SINGKATAN

1. Dokumen adalah perangkat system manajemen mutu yang digunakan sebagai
panduan aktivitas PT Asia Satu, yang terdiri dari panduan mutu, prosedur kerja,
instruksi kerja dan Formulir .
2. Dokumen Dikendalikan adalah salinan dari dokumen asli yang selalu diperbaharui
dan didistribusikan kepada pihak- pihak tertentu dan diperlukan untuk efektivitas
penerapan Sistem Manajemen Mutu .
3. Dokumen Tidak Dikendalikan adalah salinan dokumen yang dapat diberikan
kepada pihak yang memerlukannya. Salinan dokumen ini tidak akan diperbaharui
dan harus segera dimusnahkan setelah digunakan.
4. Dokumen Kadaluwarsa adalah dokumen yang sudah dinyatakan tidak berlaku
atas dasar sudah habis masa berlakunya atau dokumen yang sudah mengalami
revisi
5. Identitas dokumen adalah dokumen yang berisi data nama dokumen,no
dokumen,tanggal terbit,revisi dan komponen lain untuk memudahkan
penggunaan.
6. Qhse adalah divisi penanggung jawab pelaksanaan system managemen mutu.

V.

TANGGUNG JAWAB
Kordinator : Kordinator dari masing-masing bagian divisi bertanggung jawab memastikan
rekaman tersedia dan disimpan dengan baik sehingga mudah ditemukan dan terhindar dari
kerusakan.
Divsi Qhse : Mengatur program penerbitan, penomoran, pengesahan, penggandaan,
pendistribusian dan penetapan status dokumen

VI.

PROSEDUR
2

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

1. PENGAJUAN DAN PENINJAUAN DOKUMEN

A.
B.
C.
D.

Seluruh pegawai Pt asia satu terlebih dahulu membuat dokumen

sesuai kebutuhan divisinya.
Dokumen diajukan kepada divisi Qhse untuk dianalisa dan diberi
identitas dokumen
Dokumen tidak terkendali yang sudah diberi identitas dokumen dan
telah memenuhi syarat akan diserahkan kembali untuk digunakan.
Dokumen terkendali dokumen akan disimpan dan didistribusikan
sesuai prosedur

2. PENGEMBANGAN DOKUMEN

A.

NamaDokumen

Pengembangan dokumen ditetapkan sesuai tabel dibawah ini :

Level Dokumen Pengembangan

Bentuk

Pedoman Sistem Manajemen

Mutu

Deskripsi

Soft copy atau Hard

copy

Prosedur Kerja

II

Deskripsi

Soft copy atau Hard

copy

Instruksi Kerja

III

Deskripsi

Soft copy atau Hard

copy

Formulir

IV

Lembar kerja/TabelSoft copy atau Hard

copy

3. KERANGKA DOKUMEN
Untuk pengembangan dokumen ditetapkan kerangka penulisan sebagai berikut Untuk Pengembangan
Panduan sistem mengacu pada susunan sebagai berikut:

PENDAHULUAN
3

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

1.1 Daftar Isi

1.2 Lembar pengesahan
1.3 Daftar Riwayat perubahan dokumen
1.4 Daftar pemegang dokumen
1.5 Profil perusahaan
1.6 Struktur organisasi

BAB II RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU

2.1 Ruang lingkup system manajemen mutu
2.2 Proses bisnis

BAB III KEBIJAKAN MUTU

3.1 KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU
BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Persyaratan umum
4.2 Persyaratan dokumentasi

BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen manajemen
5.2 Perhatian terhadap pelanggan
5.3 Kebijakan Mutu
5.4 Rencana manajemen
5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
5.6 Tinjauan manajemen

BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1 Kebutuhan sumber daya
6.2 Sumber daya manusia
6.3 Infrastruktur
6.4 Lingkungan kerja

BAB VII REALISASI PRODUK

7.1 Perencanaan realisasi produk
7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan
7.3 Desain dan pengembangan
7.4 Pembelian
7.5 Operasi produksi dan pelayanan
7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan

BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN

8.1 Umum
8.2 Pengukuran dan pemantauan
8.3 Pengendalian Ketidak sesuaian produk
8.4 Analisa data
8.5 Peningkatan

4. PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA

susunan dokumen adalah sebagai berikut :
A. Tujuan
B. Ruang Lingkup
C. Referensi
4

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

D.
E.
F.
G.
H.
I.

Tanggung Jawab
Definisi dan singkatan
Diagram alur
Prosedur
Dokumen terkait
Riwayat dokumen

5. PENGEMBANGAN INSTRUKSI KERJA,

Dokumen antara lain mengandung :
A.
B.
C.
D.
E.

Tujuan
Ruang lingkup
Penanggung jawab pelaksanaan instruksi kerja
Tahapan Kerja
Dokumen terkait

Instruksi kerja dapat berupa deskripsi kerja, berisi form sheet lembar checklist atau
dilengkapi dengan gambar untuk memudahkan pemahaman pengguna dokumen
Untuk pengembangan kerangka dokumen Formulir ditetapkan sesuai masing-masing
Bidang divisi.

6. PENULISAN DOKUMEN
1. Penulisan dokumen
Untuk penulisan dokumen diatur oleh setiap kordinator divisi, dimana penulisan inisial
bab dan sub bab adalah sebagai berikut :
I,II,III.......................................................
1,2,3......................................................
A,B,C......................................................
1)2)3) .......................................................
a)b)c).....................................................,dst

2. Jenis huruf
Untuk dokumen Manual Mutu dan Prosedur Kerja, jenis huruf yang digunakan adalah
Arial 12,sedangkan untuk dokumen lainnya tidak ditentukan

3. Penulisan Nomor Dokumen dan Halaman

Nomor dokumen ditulis pada bagian header (atas) halaman dengan urutan sebagai
berikut :
5

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

A.
B.
C.
D.

Nama Dokumen, Kode dan Nomor Dokumen

Tanggal terbit
Urutan nomor terbit (A ,B,C,....dst.nya)
Urutan Nomor revisi ( revisi 0,1,2,3,. . . dst nya )
E. Nomor halaman...dari berapa halaman.

4. PENERBITAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN

Dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan penerbitan dan pengesahan seperti
ditunjukkan p ada tabel dibawah ini :
Jenis Dokumen

Disiapkan Oleh

Pedoman Sistem Mutu

Qhse officer

Prosedur Mutu

Qhse officer

Instruksi Kerja/Dokumen
Pendukung
Formulir

Diperiksa Oleh

Disahkan Oleh

Qhse officer/head
divisi/ supervisor
unit kerja
Qhseofficer
/head
divisi/ supervisor
unit

Note : Kewenangan yang dicantumkan adalah kewenangan minimal atau sederajat.

5. PENOMORAN DOKUMEN
Untuk penomoran dan penamaan dokumen ditunjukkan pada tabel dibawah ini :
Nama Dokumen
Pedoman Sistem M u t u
Prosedur Mutu
Instruksi Kerja
Dokumen P endukun g

Level Dokumen
I
II
III
IV

Format Penomoran
ASS/ P S / X X
ASS/ PM / Y Y
ASS/ Y Y - XX
ASS D P / Y Y -X X

Keterangan
YY : No urut prosedur
(01,02,....dst.nya)
XX :No urut (01,02,
6

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

Formulir

VI

ASS/ FM / Y Y - XX R e v i s i . . . . d s t . n y a )
ZZ

A. Penjelasan singkatan dari penggunaan kode penomoran :

1) ASS = ( asia satu engineering )
2) PS = Pedoman Sistem
3) PM = Prosedur Mutu
4) IK = Instruksi Kerja
5) DP = Dokumen Pendukung
6) FM = Formulir

6. DISTRIBUSI DAN PENGGANDAAN DOKUMEN

Distribusi Dokumen
A. Dokumen asli dimasukkan kedalam Formulir Daftar Induk Dokumen Daftar
ini disimpan dan dipantau revisinya oleh Qhse manager.
B. Daftar tersebut memuat no. dokumen, judul dokumen , status revisi dan
tanggal terbit dari dokumen yang bersangkutan.
C. Dokumen yang berlaku harus sesuai dengan tanggal dari revisi terakhir yang
tertera pada Daftar Induk Dokumen tersebut
D. Dokumen Dikendalikan didistribusikan oleh divisi Qhse dengan menggunakan
Lembar Distribusi Dokumen ( form distribusi no doc : XXXX/XXX/XX ) yang
sudah ditetapkan.
E. Dokumen yang didistribusikan kepihak luar harus tercatat di Lembar
Distribusi Dokumen xxx/xxx/xxxx dan mendapat persetujuan dari divisi Qhse

Penggandaan dokumen
penggandaan dan pengendalian dokumen Pedoman Sistem dan Prosedur
Mutu dilakukan yaitu :
A. Dokumen asli disimpan oleh Divisi Qhse
B. Copy dokumen disimpan oleh pihak yang terdaftar pada Lembar Distribusi
Dokumen
Untuk penggandaan dan pengendalian dokumen Instruksi Kerja dan
Formulir dilakukan yaitu :
7

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

A. Dokumen asli disimpan oleh Divisi Qhse.

B. Copy dokumen disimpan sebagai pegangan dan terdaftar pada Lembar
Distribusi Dokumen
C. Copy dokumen tempatkan pada lokasi kerja.

7. Revisi Dokumen
A. Revisi dokumen dapat diajukan oleh coordinator unit kerja kepada divisi
Qhse.
B. Revisi dokumen yang telah disahkan kembali, disimpan dan didistribusikan
kembali sesuai dengan Lembar Distribusi Dokumen xxx/xx/xxx.

C. Identifikasi Revisi dokumen berupa :

1) Nomor terbit berupa huruf A,B,C dst.
2) Nomor revisi berupa angka 1,2,3 dst.
3) Dokumen yang p e r t a m a kali terbit diberi identifikasi revisi nomor terbit
(A) dan nomor revisi (00) dilengkapi dengan tanggal terbit awal.
4) Setiap terjadi revisi dokumen, maka identifikasi no revisi dirubah dengan
initial (01,02,...sampai dengan nomor revisi 09).
5) Apabila sudah revisi ke 10(sepuluh ) maka No Terbit berubah menjadi
(B,C,D,dst.nya ), dan nomor revisi dimulai lagi dari 0 (nol ).
6) Tanggal Terbit disesuaikan tanggal dokumen pertama kali diterbitkan atau
direvisi .

8. Penetapan Status Dokumen

A. Penempatan Status dokumen Dikendalikan pada dokumen ditandai
dengan stempel/stiker status SALINAN DIKENDALIKAN. Dan dokumen
tidak Dikendalikan, ditandai dengan stempel SALINAN TIDAK
DIKENDALIKAN.

B. Untuk penetapan status dokumen kadaluarsa ditentukan berdasarkan

tanggal terbitnya revisi terbaru atau telah ditetapkan statusnya oleh divisi
Qhse telah kadaluarsa, dan ditandai dengan stempel DOKUMEN
KADALUARSA.
C. Dokumen asli diberi tanda ASLI dan disimpan oleh divisi Qhse

9. Penyimpanan Dokumen
A. Dokumen penerapan system mutu ini disimpan dalam media cetakan
kertas (hard copy) dan media file elektronik ( file data
komputer,gambar,dll).
B. Dokumen level 1s/d level 4,file hard copy asli (dokumen asli) dan file
elektronik komputer disimpan oleh divisi Qhse.
C. Dokumen kadaluarsa, yang dipertimbangkan masih mengandung
informasi ilmu pengetahuan dapat masih disimpan terpisah dari dokumen
8

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.

No Dokumen

Tgl Terbit

Hal

000

yang masih berlaku oleh Divisi Qhse, untuk menghindari penggunaan

dokumen yang sudah tidak berlaku.

10. Pemusnahan Dokumen

A. Pemusnahan dokumen asli Level 1 s/d 4 ,yang telah status
kadaluarsa atau dinyatakan kadaluarsa,dilakukan oleh divisi Qhse.
B. Setiap dokumen yang telah dinyatakan dapat dimusnahkan, dibuat
Berita Acara Pemusnahan xxx / xxx /xxx .
C. Manager Qhse menetapkan status dokumen kadaluarsa untuk dapat
dimusnahkan, dengan mengesahkannya pada Berita Acara
Pemusnahan dokumen.

IX. DOKUMEN TERKAIT

No

Nomor Dokumen

1
2

Judul Dokumen

Lembar Distribusi Dokumen

Berita Acara Pemusnahan Dokumen

X. RIWAYAT PERUBAHAN
N
O

TGL

NO REVISI
DOKUMEN

BAB &
HAL

URAIAN PERUBAHAN

NAMA DAN
PARAF