Tesis Auditoria Administrativia Proceso de Facturacion

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIN DE

LOS SERVICIOS ADUANALES DE IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE
ARTCULOS EN GENERAL, EN LOS DEPARTAMENTOS DE
OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE
ADUANAS
Tesis
Presentada a la Junta Directiva de la

Facultad de Ciencias Econmicas
Por
BRIZEIDA JULIETA AGUILAR BRAVO DE MORALES
Previo a conferrsele el ttulo de
CONTADORA PBLICA Y AUDITORA
En el Grado Acadmico de
LICENCIADA
Guatemala, abril de 2009
MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
DECANO
Lic. Jos Rolando Secaida Morales
SECRETARIO
Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales
VOCAL 1.
Lic. Albaro Joel Girn Barahona
VOCAL 2.
Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero
VOCAL 3.
Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso
VOCAL 4.
S.B. Roselyn Janette Salgado Ico
VOCAL 5.
P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus
PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXMENES DE REAS

PRCTICAS BSICAS
AUDITORA
Lic. Luis Felipe Portocarrero Caldern
CONTABILIDAD
Lic. Gaspar Humberto Lpez Jimnez
MATEMTICA-ESTADSTICA
Lic. Aroldo Israel Lpez Gramajo
PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS.
Presidente
Lic. Jorge Luis Monzn Rodriguez
Examinador
Lic. Olivio Adolfo Cifuentes Morales
Examinador
Lic. Mario Ademar Cruz Cruz
DEDICATORIA
A DIOS
Dador de vida y toda sabidura, por su

amor entregado a travs de Nuestro
Seor Jesucristo
A MIS PADRES:
Rey Olivio Aguilar y Julieta Miriam Bravo

Mi gratitud eterna por sus bendiciones y
sacrificios
A MI ESPOSO:
Licenciado Edilberto Geovanny Morales

Por su amor y apoyo incondicional
A MIS HIJOS:
Joselyn Andrea y Selvin Geovanny

Por ser una bendicin en nuestro hogar
A MIS HERMANOS:
Ileana, Damaris, Karen y Samuel David,

Con mucho amor y con el deseo que sus
vidas estn cada da ms cerca de Dios.
A TODA MI FAMILIA:
Con especial cario
A MI ASESOR:
Lic. Marlon Rolando Alvarado Joln

Gracias por el apoyo que me brind en la
presente investigacin
A MIS AMIGAS:
Porque
de
una
u
otra
forma
contribuyeron a la culminacin de mi
carrera.
AGRADECIMIENTO ESPECIAL A:
La Universidad de San Carlos de

Guatemala y a la Facultad de Ciencias
Econmicas.
NDICE
CAPTULO I
AGENCIAS DE ADUANAS
PGINA
1.1 Conceptos generales
1.1.1 Agente de aduanas
1.1.2 Obligaciones Generales
1.2 Principales actividades
1.2.1 Internas
1.2.2 Externas
1.3 Terminologa Aduanera
1.3.1 Declaracin de mercancas
1.3.2 Aceptacin de la declaracin
1.3.3 Autodeterminacin
1.3.4 Autoridad aduanera
1.3.5 Obligaciones aduaneras
1.3.6 Territorio aduanero
1.3.7 Zonas primarias
1.4 Organizacin
10
1.5 Aspectos legales y fiscales
13
1.6 Servicios que presta
14
CAPTULO II
LA AUDITORA ADMINISTRATIVA
2.1
Conceptos generales
16
2.1.1 Definicin
16
2.1.2 Objetivos
16
PGINA
2.1.3 Beneficios de la auditora administrativa en una Agencia de
Aduanas
17
2.1.4 Ventajas
17
2.1.5 Caractersticas
18
2.1.6 Principios bsicos para realizar un examen de Auditora

Administrativa
19
2.1.7 Alcance
20
2.1.8 El personal
20
2.1.9 Seguimiento
21
2.1.10 Conduccin de Auditora Administrativa
22
2.2 Planeacin
2.3
22
2.2.1 Objetivo
22
2.2.2 Factores a revisar
23
2.2.3 Fuentes de informacin
23
2.2.4 Investigacin preliminar
23
Instrumentacin
24
2.3.1 Mtodos para evaluar las funciones a auditar
24
2.3.2 Recopilacin de informacin
26
2.3.3 Tcnicas de recoleccin
26
2.3.4 Los papeles de trabajo
26
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
3.1
Conceptos generales
28
3.1.1 Definicin
28
3.1.2 Objetivos del departamento de Auditora Interna de la

Agencia de Aduanas Servicios Internacionales
28
PGINA
3.2
3.3
3.1.3 Importancia
30
3.1.4 Alcance del trabajo
30
3.1.5 Establecimiento de polticas
31
3.1.6 Seguimiento de resultados
31
Los papeles de trabajo
32
3.2.1 Definicin
32
3.2.2 Objetivos
32
3.2.3 Contenido
33
3.2.4 Alcance de los procedimientos de auditora
33
3.2.5 Pruebas sobre procedimientos de control
34
3.2.6 Pruebas de cumplimiento
34
Guas para la prctica profesional
34
3.3.1 Independencia
35
3.3.2 Conocimiento tcnico y capacidad profesional
35
35
3.3.4 Realizacin del trabajo
35
3.3.5 Administracin del departamento de auditora interna
36
3.4 Funciones del departamento
36
3.4.1 Funciones generales
37
3.4.2 Funciones especficas
38
3.5 Control Interno
39
3.5.1 Antecedentes del control interno COSO
40
3.5.2 Definicin de ERM
43
3.5.3 Componentes
43
3.5.4 Direccin y soporte con tres componentes claves de ERM
44
3.5.5 Beneficios de ERM
44
3.5.6 Evaluacin del riesgo y control interno
45
3.5.7 Objetivos del control interno
45
PGINA
3.5.8 Clasificacin del control interno
46
3.5.9 Riesgo de auditora
46
CAPTULO IV
CAUSAS POR LAS CUALES SE DEBE REALIZAR UNA AUDITORA
ADMINISTRATIVA EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES,
FACTURACIN Y CONTABILIDAD
4.1 Departamento de operaciones
48
4.1.1 Los tramitadores no entregan las facturas inmediatamente

en las oficinas centrales
49
4.1.2 Los tramitadores pierden las facturas de los gastos

cancelados por cuenta ajena
4.2
4.3
50
4.1.3 Las declaraciones no se trasladan inmediatamente
50
Departamento de facturacin
50
4.2.1 Declaraciones recibidas con documentacin incompleta
51
4.2.2 Duplicidad de facturacin de honorarios
51
4.2.3 Existe descontrol en la cartera de clientes
51
Departamento de contabilidad
52
4.3.1 Los gastos solicitados no son comprobados por tramitadores 52

4.3.2 Los gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados
4.4
por los clientes
53
Comprobacin de la hiptesis
53
CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIN DE
LOS SERVICIOS ADUANALES DE IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE
ARTCULOS
EN
GENERAL,
EN
LOS
DEPARTAMENTOS
DE
OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE

ADUANAS
PGINA
5.1
Antecedentes de la empresa objeto de estudio
54
5.2
Papeles de trabajo
57
5.3
Memorndum de auditora Interna
107
Conclusiones
127
Recomendaciones
128
Bibliografa
129
Anexos
INTRODUCCIN
Las Agencias de Aduanas, son los auxiliares autorizados para actuar
habitualmente en nombre de terceras personas, en relacin a los trmites,
regmenes y operaciones aduanales, con su carcter de persona natural y las
condiciones establecidas y requisitos exigidos en los reglamentos y
leyes
aduaneras.
Estas empresas juegan un papel importante en nuestro medio, apoyan el

desarrollo y brindan asesora a toda empresa que necesita importar o exportar
bienes con valor fuera del territorio nacional, estableciendo una relacin directa
con la Superintendencia de Administracin Tributaria. Debido al crecimiento de
estas entidades, es necesario evaluar el funcionamiento de su proceso
administrativo y medir la efectividad de los controles.
Con la finalidad de dar a conocer la eficiencia de las polticas desde el punto de

vista de una Auditora Administrativa en la empresa Servicios internacionales, se
hace necesario que el Departamento de Auditora Interna, realice en los
Departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad, una evaluacin del
proceso de los servicios aduanales de importacin y exportacin de artculos en
general, que eviten la inconformidad de los clientes en la facturacin de sus
servicios.
Para llevar a cabo la presente investigacin, preliminarmente se realiz un

estudio de la institucin, en el cual se determinaron sus principales actividades y
caractersticas esenciales de la rama econmica en la cual se desenvuelve. Se
planific el trabajo, se realiz un cuestionario de Auditora Administrativa en cada
una de las reas objeto de estudio con la finalidad de evaluar las polticas
existentes; la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin,
consultas, indagacin y confirmacin con el personal de la empresa; se
realizaron las conclusiones del trabajo y luego se efectu el informe respectivo,

el cual est dividido en cinco captulos
relacionados a
una Auditora
Administrativa.
El captulo I, presenta la definicin de Agente de Aduanas, las generalidades

del negocio, las principales actividades y la terminologa aduanera ms utilizada
en nuestro pas.
El captulo II, contiene la definicin, los objetivos, la importancia, las ventajas, la

planeacin, la instrumentacin y el informe de una Auditora Administrativa en
una empresa Agencia de Aduanas.
En el captulo III, se presentan aspectos especficamente relacionados a la

Auditora Interna, contiene una definicin, objetivos, importancia, los papeles de
trabajo y las guas para la prctica profesional.
El captulo IV, contiene informacin general de los departamentos objeto de

estudio y principalmente las causas suficientes para realizar una Auditora
Administrativa en una Agencia de Aduanas.
En el captulo V, se presenta el caso prctico de una Auditora Administrativa,

enfocada a evaluar las polticas en los Departamentos de Operaciones,
Facturacin y Contabilidad en una Agencia de Aduanas.
Y finalmente se dan a conocer las Conclusiones, Recomendaciones y la

Bibliografa que fue consultada en la realizacin del trabajo de investigacin.
CAPTULO I
AGENCIA DE ADUANAS
Las Agencias de Aduanas, surgen debido a la necesidad de descentralizar la
funcin pblica aduanera, debido al crecimiento acelerado de las importaciones y
exportaciones de mercancas y otros bienes que presentan las entidades
privadas dedicadas al comercio e industria de nuestro pas.
Estas empresas, normalmente son oficinas privadas dedicadas a prestar

servicios sobre trmites y derechos arancelarios relacionados con la importacin
y exportacin de mercancas y otros bienes. Participan ante el servicio aduanero
en nombre propio o de terceros, con la debida autorizacin para realizar los
trmites, regmenes y operaciones aduanales; con su carcter de persona
natural y cumpliendo siempre con los reglamentos y la legislacin aduanera del
estado guatemalteco y la de otros pases.
1.1
CONCEPTOS GENERALES
Previo a desarrollar una Auditora Administrativa en una Agencia de
Aduanas, es necesario que el Auditor Interno conozca una definicin de
Agente de Aduanas, sus obligaciones generales, sus principales
actividades, la terminologa aduanera ms importante, la organizacin, los
aspectos fiscales y los servicios ms comunes que prestan.
1.1.1 Agente de Aduanas

El Agente Aduanero, es el auxiliar autorizado para actuar habitualmente,
en nombre de terceros en los trmites, regmenes y operaciones
aduanales en su carcter de persona natural, con las condiciones y
requisitos establecidos en el reglamento y la legislacin aduanera
(5:129).
1.1.2 Obligaciones Generales

Normalmente las empresas que funcionan como Agencias de Aduanas,
tienen las siguientes obligaciones generales:
Llevar registro de todos los actos, operaciones y regmenes

aduaneros en que intervengan, en la forma y medios establecidos
por el servicio aduanero.
Conservar y mantener a disposicin
del servicio aduanero, los
documentos y la informacin relativa a su gestin, por un plazo de

cuatro aos, salvo que la legislacin nacional establezca un plazo
mayor.
Exhibir a requerimiento del servicio aduanero, los libros de

contabilidad, sus anexos, archivos, registros contables y cualquier
otra informacin de trascendencia tributaria o aduanera y los

archivos electrnicos, soportes magnticos
o similares que
respalden o contengan esa informacin.
Transmitir electrnicamente o por otro medio, las declaraciones

aduaneras e informacin complementaria relativa a
los actos,
operaciones y regmenes aduaneros en que participen.
Cumplir con los formatos y procedimientos para la transmisin

electrnica de datos, siguiendo los requerimientos de integracin
con los sistemas informticos utilizados por el servicio aduanero.
Comprobar las condiciones y estados de los embalajes, sellos,

precintos y dems medidas de seguridad de las mercancas y
medios de transporte y comunicar inmediatamente al Servicio
Aduanero cualquier irregularidad, cuando les corresponda recibir,
almacenar o transportar mercancas.
Rendir y mantener vigente la garanta de operacin, cuando est

obligado a rendirla.
Presentar anualmente certificacin extendida por las autoridades

competentes de que se encuentran al da en el pago de sus
obligaciones tributarias.
Cumplir los requisitos legales y administrativos a que estn sujetos

los trmites, operaciones y regmenes aduaneros en que
intervengan.
Acreditar ante el Servicio Aduanero a los empleados
que los
representarn en su gestin aduanera.
Velar por el inters fiscal.
Mantener oficinas en el pas signatario y comunicar al Servicio

Aduanero el cambio de su domicilio fiscal, de sus representantes
legales y cualquier otra informacin suministrada que requiera su
actualizacin.
En el caso de personas jurdicas
acreditar y mantener ante el
Servicio Aduanero, para todos los efectos, un representante legal

apoderado con facultades de representacin suficiente.
La garanta de tener vigente su operacin, ser determinada, fijada

y ajustada de conformidad con los parmetros establecidos por el
Servicio Aduanero a travs de disposiciones
administrativas de
carcter general.
1.2
PRINCIPALES ACTIVIDADES
Las principales actividades estn enmarcadas por las funciones que
realiza la empresa, las cuales se clasifican en internas y externas, por ser
muy extensas, nicamente se mencionarn las ms importantes:
1.2.1 Internas
Se refiere a todas aquellas que se llevan a cabo dentro de sus
instalaciones, las ms comunes son las siguientes: Facturacin de
servicios, amortizaciones, depreciaciones, pago de impuestos, pago a
proveedores, retencin de cuotas laborales, control de la cartera de
clientes, control de sus activos, pago de impuestos por cuenta ajena en
banca electrnica, pagos generales y registro de todas las operaciones
contables.
1.2.2 Externas
Se refiere a todas aquellas que se llevan a cabo fuera de sus
instalaciones, entre las ms importantes se mencionan: Estar solvente en
todo aspecto con el Servicio Aduanero, venta de servicios, compras de

suministros, cobros a clientes, pago de cuotas patronales y laborales,
trmites en las diferentes aduanas del pas, trmites de permisos de
importacin y mensajera en general.
1.3
TERMINOLOGA ADUANERA
Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas, es
importante que el Auditor Interno conozca los siguientes trminos, los
cuales se refieren al ramo aduanero.
1.3.1 Declaracin de mercancas:

El acto efectuado en la forma prescrita por el Servicio Aduanero,
mediante el cual los interesados expresan libre y voluntariamente el
rgimen al cual se someten las mercancas y se aceptan las obligaciones
que ste impone (5:124).
El documento principal para importar o exportar mercancas es la

declaracin nica aduanera, la cual contiene el rgimen y los impuestos a
cancelar para pasar el territorio aduanero e importar o exportar las
mercancas a su destino final.
1.3.2 Aceptacin de la declaracin:

Es el acto de registrar para su trmite la declaracin de mercancas
(5:124).
La declaracin de mercancas se dar por aceptada cuando sea

registrada en el sistema informtico de la SAT, el cual indica si cumple
con todos los requisitos e impuestos, si es aceptada se enva la firma
electrnica para efectuar el pago de impuestos; una vez realizado el pago,
el banco enva su firma electrnica de confirmacin, el sistema de la
Superintendencia de Administracin Tributaria le puede indicar dos
colores, el verde significa mercadera sin revisin y el color rojo significa
que la mercadera debe ser revisada, seguidamente se presenta para su
respectivo trmite en la aduana y el desalmacenaje del recinto primario.
1.3.3 Autodeterminacin:
Es la determinacin de las obligaciones aduaneras efectuadas por el
declarante por las que se fijan y pagan los tributos exigibles y se cumplen
las dems obligaciones necesarias para la autorizacin de un rgimen
aduanero (5:124).
El interesado en forma voluntaria determina, basado en la legislacin

aduanera el pago de los impuestos y derechos exigibles, as como el
cumplimiento de las obligaciones no tributarias, de conformidad a las

leyes vigentes de nuestro pas.
1.3.4 Autoridad aduanera:

El funcionario del Servicio Aduanero, que en razn de su cargo y en
virtud de la competencia otorgada, comprueba la correcta aplicacin de la
normativa aduanera, la cumple y la hace cumplir (5:124).
Aceptada la declaracin, se presenta ante el Servicio Aduanero para su

autorizacin y fiscalizacin del correcto cumplimiento de las obligaciones
aduaneras, comprobando as la veracidad del contenido de la declaracin
aduanera de conformidad con los procedimientos legales establecidos.
De esta forma se facilita y controla el comercio internacional autorizando o
no, la salida o ingreso de las mercancas en general.
1.3.5 Obligaciones Aduaneras:

La obligacin aduanera est constituida por el conjunto de obligaciones
tributarias y no tributarias que surgen entre el estado y los particulares,
como consecuencia del ingreso o salida de mercancas del territorio
aduanero (5:132).
La obligacin tributaria aduanera es el acto por el cual se fija la cuanta de

los derechos e impuestos exigibles en la importacin o exportacin de
mercancas
Las obligaciones no tributarias
comprenden las restricciones y
regulaciones no arancelarias (ejemplo: Permisos extendidos por los

ministerios de: Agricultura Ganadera y Alimentacin, de Energa y minas,
y de Economa, entre otros), cuyo cumplimiento sea legalmente exigible.
1.3.6 Territorio aduanero

El mbito terrestre, acutico y areo de los pases signatarios, con las
excepciones legales establecidas (5:125).
Es la jurisdiccin del territorio nacional que comprende la zona primaria de

las aduanas.
1.3.7 Zona Primaria

Incluye los espacios en que se encuentran las oficinas, las zonas de
aparcamiento, despacho, carreteras y lugares autorizados para realizar
las formalidades aduaneras.
10
1.4
ORGANIZACIN
Con la finalidad de dar a conocer la estructura de las Agencias de
Aduanas, a continuacin se describen las principales reas de trabajo.
Gerencia general: controla todas las operaciones de la empresa,

enfocada a alcanzar los objetivos y metas de la misma usualmente
esta conformada por el gerente general.
Auditora interna: se encarga de fiscalizar las operaciones de la

empresa, evala el cumplimiento de las polticas, leyes y
reglamentos, evala el control interno y toda la informacin de la
empresa.
Secretara: se encarga de atender a los clientes, recibe toda la

correspondencia y opera la planta telefnica.
Gerencia administrativa y financiera: encargada del manejo y

control de todas las transacciones operacionales que se realizan en
la empresa. Su funcin est determinada para hacer cumplir las
polticas, velar por el cumplimiento de los controles internos.
Dentro de sus principales funciones se pueden mencionar,
autorizacin y custodia del flujo de efectivo, emisin de reportes
11
financieros para la gerencia general y otros departamentos

necesarios, control de presupuesto, explicacin de las variaciones
del mismo contra los resultados reales, emisin y pago a los
proveedores, transferencias para el pago de gastos de importacin
o exportacin de los clientes, elaboracin de facturas y envos,
pago de impuestos por cuenta ajena en banca electrnica, pagos
generales y registro de todas las operaciones contables, control y
pago de impuestos, pago de nmina de sueldos del personal,
reportes de gastos,.
Gerencia
de
declaraciones
Operaciones:
nicas
encargada
aduaneras
que
de
solicitan
elaborar
los
las
clientes,
monitorea la mercadera desde la llegada a la aduana hasta las

instalaciones del cliente, resuelve problemas y asesora a las
diferentes
empresas
en
relacin
las
importaciones
exportaciones, distribuye las declaraciones y documentacin a las

diferentes delegaciones, atiende a los clientes, margina, elabora y
tramita permisos de importacin y exportacin.
A manera de ilustrar la organizacin de una empresa que presta servicios para el

comercio exterior, se incluye el siguiente organigrama.
12
Organigrama de la Empresa Servicios Internacionales
Gerente General
---------------
Auditora Interna
Secretaria
Gerencia Administrativa
y Financiera
Jefe
Contabilidad
Mensajero /
Cobrador
Jefe
Facturacin
Gerencia
Operaciones
Coordinador
Operaciones
Digitadores
Cuenta Corriente
Maquilas
Tramitadores
Capital y Fronteras
Fuente: Investigacin
Mensajeros
13
1.5
ASPECTOS LEGALES Y FISCALES

Las agencias de aduanas estn constituidas de acuerdo a las leyes de
Guatemala, sujetas a las disposiciones dentro del marco legal y fiscal, a
continuacin se detallan algunos de los requisitos legales y fiscales:
Su constitucin como empresa individual (de acuerdo al Cdigo de

Comercio Decreto 2-70 y sus reformas).
Inscripcin como patrono ante el Instituto Guatemalteco de
Seguridad Social e inscribir a todos sus empleados, segn el
reglamento.
Registrarse de acuerdo a las leyes fiscales, las ms importantes,
Ley de Impuesto al Valor Agregado, Decreto 27-92 y sus reformas;
ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto 26-92 y sus reformas; Ley
del Impuesto de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial para
Protocolos, Decreto 37-92 y sus reformas; Cdigo Tributario,
Decreto 6-91 y sus reformas; Ley del Impuesto Extraordinario y
Temporal de apoyo a los Acuerdos de Paz, Decreto 19-2004 y sus
reformas; Sistema Arancelario Centroamericano (SAC), etc.
Tener registro como agente de aduanas, para poder hacer trmites
en las aduanas, sacar solvencia fiscal, rendir y mantener vigente la
garanta de operacin, (fianza renovada, $10,000.00, en una
14
aseguradora
autorizada).
Cdigo
Aduanero
Uniforme
Centroamericano (CAUCA III) y su reglamento (RECAUCA).
1.6
SERVICIOS QUE PRESTA

Los principales servicios que prestan las agencias de aduanas son:
Elaboracin de la declaracin nica aduanera para el ingreso o

salida del pas de la mercadera de los clientes segn el rgimen
que solicite, que puede ser: 1. definitivo
2. temporales o
suspensivos y 3. liberatorios.
Pago de impuesto de importaciones por banca electrnica.
Marginacin, asesora de la partida correcta del sistema arancelario
centroamericano (SAC).
Pago de gastos por importacin y exportacin a cuenta de los
clientes.
Elaboracin y solicitud de permisos de importacin y exportacin.
Servicio de mensajera para la recepcin de documentos.
CAPTULO II
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La razn para llevar a cabo la Auditora Administrativa en una agencia de
aduanas es la necesidad de detectar y superar las deficiencias administrativas
existentes, a travs de la aplicacin de esta nueva herramienta de control y
evaluacin
considerada
como
un
servicio
profesional
para
examinar
integralmente a la empresa, con el propsito de descubrir oportunidades para

mejorar su administracin.
Uno de sus objetivos consiste en descubrir deficiencias e irregularidades en las

reas examinadas de la entidad. Actualmente se ha convertido en un campo
comn para los profesionales de la Contadura Pblica y Auditora, a travs de
ella se evaluaran las polticas implementadas por la administracin.
Aportar soluciones a la Direccin para lograr una administracin eficiente. Se

entiende como Direccin, al conjunto de ejecutivos que tienen a su cargo dirigir
la institucin.
Su campo es amplio, no slo se aplica a las
transacciones financieras y
contables, sino tambin hoy en da inversionistas, accionistas, entidades de

gobierno y pblico en general, realizan investigaciones con el fin de establecer
la calidad de la gestin administrativa.
16
2.1
CONCEPTOS GENERALES
Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas,
es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los objetivos, la
importancia y las ventajas de la misma, como parte del trabajo a
desarrollar en la entidad.
2.1.1 Definicin
Una Auditora Administrativa es el examen integral o parcial de una
organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y
oportunidades de mejora (6:141).
2.1.2 Objetivos
Para realizar una Auditora Administrativa en una Agencia de Aduanas, es
necesario que el Auditor Interno conozca los principales objetivos de esta
rama, los cuales son los siguientes:
Evaluar los controles internos para determinar su efectividad.

Revelar
las
debilidades
encontradas
en
las
administrativas.
Recomendar las mejores polticas administrativas.
Asesorar a la administracin en la toma de decisiones.
Revelar los hallazgos encontrados y determinar las causas.
polticas
17
Ayudar a utilizar de una mejor forma los recursos de la empresa.
2.1.3 Beneficios de la Auditora Administrativa en una agencia de aduanas

Un beneficio es que los problemas administrativos y las dificultades
operacionales pueden detectarse anticipadamente. Esta caracterstica de
anticipar los problemas, es anloga al concepto de mantenimiento
preventivo, las auditoras administrativas peridicas pueden sealar los
problemas conforme crecen a partir de una pequea escala.
En
comparacin a detectar los mismos problemas ms tarde, cuando

generalmente han crecido en alcance, significa mayores costos para la
empresa.
Otro importante beneficio
es auxiliar a la agencia de aduanas en el
cumplimiento de los objetivos deseados; a travs del cuestionario de

auditora administrativa se descubren reas importantes que estn ligadas
al manejo de la entidad.
una
mala
En gran parte los fracasos son causados por
administracin
estos
errores
deben
corregirse
anticipadamente.
2.1.4 Ventajas
Las ms importantes que se obtienen entre otras, en una Agencia de
Aduanas son las siguientes:
18
Es un control preventivo que ayuda a la administracin

empresa a verificar el correcto
cumplimiento de
de la
polticas y
normas.
Es una herramienta para evaluar el proceso administrativo de una
entidad o parte de ella.
Proporciona soluciones a los problemas encontrados como
producto del examen realizado.
2.1.5 Caractersticas
Normalmente es realizada por un profesional egresado de una
universidad experto en administracin.
El Auditor Administrativo debe mantener una independencia de
juicio.
Su planeacin se debe realizar con base a las caractersticas de la
empresa.
Ser objetiva, tener relacin con el presente y el futuro y el resultado
de la Auditora debe ser fcil de entender y aplicar.
Se establecern normas de desempeo, expresadas en trminos
especficos, por medio de la creacin de medidas de control para
la valoracin de los sistemas y polticas
19
2.1.6 Principios
bsicos
para
realizar
un
examen
de
Auditora
Administrativa
Los principios bsicos a tomar en cuenta para realizar una Auditora

Administrativa en una agencia de aduanas son los siguientes:
Sentido de la evaluacin: la Auditora Administrativa se ocupa de
evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y
ver si han tomado modelos adecuados
asegurando el control
administrativo de la institucin.
El desarrollo del trabajo se debe evaluar y asegurar el cumplimiento de

objetivos,
planes y una buena utilizacin de recursos. La Auditora
Administrativa no evala la capacidad tcnica de Ingenieros, Contadores,

y dems personal de la organizacin.
Proceso de Verificacin: la Auditora Administrativa debe descubrir lo
que realmente se est llevando a cabo a nivel directivo, administrativo y
operativo, lo cual muchas veces resulta no concordar con lo que el
responsable del rea piensa que se est realizando.
Pensar como el Administrador: el Auditor Interno debe ponerse en el
lugar del administrador a quin se est auditando y preguntarse: Qu
informacin necesitara en relacin al trabajo que est realizando?,
20
Cmo planear y medir el desempeo alcanzado? Cmo comprobar si el

trabajo se realiz de manera precisa y oportuna?
2.1.7 Alcance
En general, el alcance de la Auditora Administrativa se debe definir con
base en un anlisis costo y beneficio. Si los beneficios de la Auditora
superan a los costos, el examen debe realizarse.
Otra forma de determinar el alcance de una Auditora Administrativa es

enfocarla a una o ms funciones bsicas de la gerencia: planeacin,
organizacin, integracin de personal, direccin y control. Tambin se
puede limitar la evaluacin a un cierto nivel de la administracin: alto,
medio o bajo, ya que puede ser muy amplia o puede abarcar solamente
parte de una organizacin. La Auditora tambin puede centrarse en una
rea funcional de la empresa: planeacin, contabilidad, mercadotecnia,
investigacin y desarrollo, ingeniera, manufactura, o personal. Igualmente
puede enfocarse en el ambiente de trabajo y en el elemento humano o en
el sistema de informacin.
2.1.8 El personal
El personal que se requiere para una Auditora Administrativa puede estar
formado por los mismos Auditores o Consultores Internos de la empresa.
21
La ventaja que esto tiene es que ya conocen el trabajo de las distintas

reas funcionales y las recomendaciones pueden ser hechas con mayor
amplitud. Cuando la organizacin carece de Auditores Internos lo
recomendable es contratar los servicios de Consultores Externos.
2.1.9 Seguimiento
Especificados los aspectos de una Auditora Administrativa incluyendo su
alcance y el personal requerido, el ltimo detalle que debe tener en cuenta
antes de emprenderla, es la frecuencia. La primera consideracin ser la
naturaleza de la organizacin. Est sometida la agencia de aduanas a
constantes cambios porque en sus servicios utiliza siempre la tecnologa
moderna. Cuando la agencia est sujeta a cambios rpidos los recursos
que utiliza son costosos, la Auditora Administrativa debe ser ms
frecuente, cuando no hay cambios rpidos o los recursos empleados no
tienen un valor muy elevado las Auditoras Administrativas deben hacerse
con la frecuencia necesaria para protegerse contra problemas crecientes.
Una Auditora Administrativa debe ser considerada desde un marco de

tiempo ms amplio. Para una organizacin sometida a cambios rpidos o
cuando consuma gran cantidad de recursos de alto costo, un perodo
adecuado para protegerla de problemas operativos o administrativos
graves o estos lleguen a arraigarse, sera cada dos aos.
Para
22
organizaciones relativamente estables, la frecuencia de la auditora puede

ser cada tres aos. En ningn caso se puede permitir que el intervalo
exceda de tres aos.
2.1.10Conduccin de la auditora administrativa

Una vez definido el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditora, el
siguiente paso es emprender la Auditora real, lo cual implica la
investigacin y el anlisis de los hechos que ocurren en el presente
mediante cuestionarios y entrevistas para determinar los problemas de la
organizacin.
2.2
PLANEACIN
La planeacin de la Auditora es el proceso de identificar como se
debe hacer por quin y cundo. An cuando la planeacin debe
completarse antes de iniciar el trabajo de campo, el Auditor debe estar
preparado para modificar los planes originales si durante la aplicacin de
los procedimientos de auditora se encuentra ante las circunstancias no
previstas o elementos no conocidos previamente. Las razones de los
cambios significativos deben ser documentados (7:11).
2.2.1 Objetivo
Al realizar una Auditora Administrativa, se deben definir las acciones a
seguir y los recursos a utilizar en el desarrollo de las diferentes fases del
23
trabajo, tomando en consideracin las circunstancias a enfrentar para

alcanzar los propsitos del trabajo.
2.2.2 Factores a revisar

Corresponden a las reas o procesos identificados en una institucin,
considerados
por
el
Auditor
Interno
para
realizar
correspondiente, entre las cuales estn: La organizacin,
el
examen
procesos,
funciones, bienes, polticas, proyectos entre otros.
2.2.3 Fuentes de informacin

Son las reas internas de la empresa, en las cuales el Auditor solicita
informacin importante para fundamentar su trabajo realizado, por
ejemplo: Gerencia General, Gerencia de Auditora Interna, Jefes de
departamentos y personal operativo que trabaja en las reas objeto del
examen, entre otros.
2.2.4 Investigacin preliminar

Son los conocimientos y documentos que el Auditor adquiere para
planificar el trabajo de campo, los ms comunes al realizar una Auditora
Administrativa son los siguientes: normas, polticas administrativas,
sistemas y mtodos de control implementados por la administracin y
cualquier otra informacin importante de la institucin.
24
2.3
INSTRUMENTACIN
Consiste en seleccionar los diferentes mtodos para evaluar las funciones
a auditar, por ejemplo: la recopilacin de la informacin, las tcnicas a
utilizar en la recoleccin y los papeles de trabajo a desarrollar durante el
trabajo a realizar.
2.3.1 Mtodos para evaluar las funciones a auditar

Los ms comunes que el Auditor Interno est obligado a conocer en la
realizacin de una Auditora Administrativa en una empresa Agencia de
Aduanas son los siguientes:
Narrativos: es el mtodo mediante el cual el Auditor Interno

describe las funciones de la estructura del control interno de la
entidad.
Entrevistas: este es un medio importante de obtener informacin

para la Auditora. Se deben
preparar
las
preguntas
con
anterioridad, para obtener la informacin necesaria. Las personas a

ser entrevistadas deben seleccionarse con cuidado y se les debe
avisar previamente para tener tiempo de preparar la documentacin
requerida. En la entrevista el Auditor comenzar por establecer el
propsito de la misma y la importancia del acopio de hechos para la
25
revisin de las reas funcionales objeto de estudio. El ambiente

debe ser amistoso y abierto, el Auditor debe actuar con tacto y
diplomacia todo el tiempo. Al final de la entrevista es aconsejable
verificar la exactitud de la informacin, solicitando a la persona
entrevistada leer las notas del Auditor y anotar sus iniciales.
Cuestionarios: el anlisis del funcionamiento actual se logra

utilizando cuestionarios o secciones del mismo sean pertinentes
segn el alcance de la Auditora, adems, el cuestionario permite al
auditor sintetizar los elementos que causan dificultades y
deficiencias a la organizacin. El sondeo que se lleva a cabo por el
cuestionario, depende de la metodologa que se aplique,
generalmente
se relaciona con los principios administrativos:
planeacin, organizacin, direccin, Integracin de personal y

control. Una vez se han diagnosticado los problemas reales, el
Auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeo
del rea a investigar.
Flujogramas: Es el que describe grficamente su origen,
desarrollo y final, de las actividades o funciones realizadas en la
empresa, tomando en cuenta todas las reas involucradas en los
procedimientos.
26
2.3.2 Recopilacin de informacin

Se realiza para obtener las evidencias y hallazgos encontrados,
cuales
servirn
de
base
para
realizar
las
conclusiones
los
y
recomendaciones necesarias.
2.3.3 Tcnicas de recoleccin

Son los diferentes elementos utilizados por el Auditor para recabar la
informacin necesaria, las ms comunes en nuestro medio son las
siguientes: Observacin directa, inspeccin fsica, entrevista, consulta,
indagacin, recuento y confirmacin, entre otras.
2.3.4 Los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el Auditor sobre los
procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida
y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen,
de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la Auditora
Interna (7:30).
CAPTULO III
AUDITORA INTERNA
El departamento de Auditora Interna de la agencia de Aduanas Servicios

Internacionales, es el rgano asesor y consultor de la entidad,
tiene como
funciones principales entre otras, apoyar a los directores en el desempeo de

sus responsabilidades, validar el proceso operativo, evaluar la validez y
eficiencia de los sistemas y comprobar su cumplimiento, de acuerdo a leyes,
normas, reglamentos, acuerdos, planes y polticas implementados por la
institucin.
El apoyo a los directores de la entidad en el desempeo de sus funciones, se

refiere a promover confiabilidad
y control de todas las transacciones,
salvaguardar los activos, analizar y evaluar los sistemas y controles existentes.
Bsicamente el objetivo de la Auditora Interna es presentar servicio a todos los

miembros de la empresa en el efectivo desempeo de sus responsabilidades, a
travs de proporcionarles anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin relacionada con las actividades realizadas.
28
3.1
CONCEPTOS GENERALES
Previo a desarrollar una Auditora Administrativa en una Agencia de
Aduanas, es necesario que el Auditor Interno conozca la definicin, los
objetivos, la importancia y el alcance de la Auditora Interna.
3.1.1 Definicin
La Auditora Interna forma parte de la estructura organizativa de la
empresa y debe estar ubicada a un nivel jerrquico que le permita cumplir
con los objetivos asignados por la institucin.
Es una funcin independiente de control preventivo y de servicio dentro de
una institucin, para examinar y evaluar sus actividades, as como ayudar
y asistir al personal para cumplir sus funciones y atribuciones por medio
de la realizacin de anlisis, valoraciones y recomendaciones, sobre lo
actuado.
3.1.2 Objetivos del departamento de Auditora Interna de la Agencia de

Aduanas Servicios Internacionales
Entre otros, se mencionan los siguientes: Garantizar informacin
financiera confiable y oportuna, salvaguardar los activos de la empresa,
promover la eficiencia operativa de la entidad y velar por el cumplimiento
de objetivos, polticas, planes, leyes y reglamentos.
29
Garantizar
informacin
financiera
confiable
oportuna: La Auditora Interna de Servicios Internacionales debe

velar por el cumplimiento de los controles internos implementados
por la Administracin, y de esta forma garantizarle a la institucin,
una informacin financiera, eficiente, confiable y oportuna.
Salvaguardar los activos: Toda empresa debe tener sus activos

protegidos contra cualquier riesgo. Corresponde al Auditor Interno
establecer la propiedad, la veracidad, la existencia fsica y velar
por el cumplimiento de esos controles, implementados por la
empresa.
Promover
la
eficiencia
operativa
Auditor Interno debe medir la eficiencia
de
la
entidad: El
en la utilizacin de los
recursos de la entidad y establecer el cumplimiento de objetivos y

controles en todas las reas que conforman la institucin.
Cumplimiento
de
objetivos,
polticas,
planes,
leyes
reglamentos: El Departamento de Auditora Interna debe evaluar

constantemente los sistemas establecidos por la administracin de
la institucin, con el objeto de establecer su cumplimiento e
informar de cualquier hallazgo encontrado a la Direccin.
30
3.1.3 Importancia
Radica en que no solamente se aplica a las operaciones financieras de la
empresa, sino tambin a todas las actividades desarrolladas internamente
por la misma y entre sus principales atribuciones estn: Evaluar
constantemente el control interno implementado por la administracin,
velar por el cumplimiento de las recomendaciones sugeridas, atender a
los Auditores Externos e informar de todos los hallazgos a la direccin o
consejo de Administracin, por su naturaleza, el Auditor Interno debe estar
en un nivel que le permita informar con libertad e independencia de su
trabajo realizado.

En la Agencia de Aduanas Servicios Internacionales, las funciones a
realizar por el departamento de Auditora Interna se determinan por el
tamao de la empresa, en nuestro medio las ms comunes son las
siguientes:
Examinar el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, a

travs de la revisin de operaciones y programas.
Revisar la confiabilidad e integridad de la informacin.
Verificar
el
cumplimiento
reglamentaciones.
de
polticas,
planes,
leyes
31
Verificar y proteger la existencia fsica de los activos.

Evaluar el uso econmico y eficiente de los recursos.
3.1.5 Establecimiento de polticas

En algunas empresas, las polticas generales de Auditora Interna son
establecidas por el comit de auditora. Sin embargo, en la mayora se
establece por los ejecutivos o autoridad a la
que reporta la Auditora
Interna.
3.1.6 Seguimiento de resultados

Un aspecto muy importante en toda Auditora Interna es el seguimiento
riguroso de sus resultados.
La Auditora Interna es una funcin de
personal, por lo tanto es normalmente responsabilidad de la direccin la

puesta en prctica de las recomendaciones de Auditora, creando un
registro auditable para ello. Despus, la Auditora Interna revisa la accin
tomada por la direccin, para comprobar si est de acuerdo con lo
realizado. Con este sistema, los empleados saben que la alta direccin
apoya
fuertemente
el
programa
de
Auditora
Interna.
Las
recomendaciones hechas por la Auditora Interna no deben permanecer

mucho tiempo sin solucin.
32
3.2
LOS PAPELES DE TRABAJO

Los trabajos realizados por el Auditor deben quedar debidamente
documentados con el objeto de dar a conocer sus
aspectos
ms
importantes, a continuacin se menciona una definicin, los objetivos y

su contenido bsico.
3.2.1 Definicin
Los papeles de trabajo, son los registros llevados por el Auditor sobre los
procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida
y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen,
de acuerdo con las guas para la prctica profesional de la Auditora
Interna (7:07).
Estos documentos son similares a todo trabajo de Auditora, nicamente

cambia el enfoque de los mismos, segn los objetivos que se persigan.
3.2.2 Objetivos
Proporcionar evidencia del trabajo realizado sobre el cual se ha ejercido
diligencia profesional en el desarrollo de la Auditora.
Los objetivos principales son los siguientes:
Servir de gua y fuente de informacin en auditoras subsecuentes.
33
Proporcionar evaluacin y anlisis.

Mantener un adecuado control de la Auditora en el proceso.
Proporcionar evidencia del trabajo realizado.
Proporcionar confianza en el informe.
3.2.3 Contenido
Depende del tipo de Auditora a realizar y de la organizacin en la cual
sea efectuada. Normalmente un juego de papeles de trabajo incluye:
Descripcin de puestos.
Memorndum y cartas relacionadas con la Auditora.
Copia de los informes financieros utilizados por la Gerencia.
Planificacin y documentacin de la evaluacin.
Descripcin de los procesos, diagramas de flujo, narrativas,
cuestionarios, cdulas analticas, de evaluacin y terminacin de la
Auditora.
Copia del informe presentado.
3.2.4 Alcance de los procedimientos de auditora

La revisin total de los asientos contables y de todos los aspectos
adicionales pueden ser objeto de investigacin por parte del Auditor no
slo resultara costosa, sino tomara ms tiempo y el dictamen como
34
producto perdera inters. Adems, no hay seguridad que una Auditora

detallada sea ms efectiva que un examen a base de pruebas.
3.2.5 Pruebas sobre procedimientos de control

Los procedimientos de control son tcnicas que ayudan a las
transacciones procesadas, a ir en el mismo camino uniforme que le
corresponde e impide, detecta e informa sobre procesamientos que se
desvan del camino uniforme prescrito.
3.2.6 Pruebas de cumplimiento

En la ejecucin de pruebas de cumplimiento, el Auditor observa si los
controles seleccionados para prueba cuentan con todos los atributos que
son necesarios para cumplir con su misin de prevencin y/o deteccin. Y
estas se ejecutan sobre una muestra del universo con el objeto de
verificar la presencia de atributos en la muestra, es hacer extensivos los
resultados de su verificacin, al universo del cual forma parte se presume
satisfactorio y puede seleccionarse al juicio del Auditor.
3.3.
GUAS PARA LA PRCTICA PROFESIONAL

Son documentos que orientan al Auditor Interno a desarrollar su trabajo
con libertad, independencia y objetividad, sin restricciones por parte de las
autoridades de la organizacin.
35
3.3.1 Independencia
El Auditor Interno debe reportar al Consejo de Administracin, Junta
directiva o Administrador nico y contar con su apoyo para obtener la
colaboracin del personal.
3.3.2 Conocimiento tcnico y capacidad profesional

Es responsabilidad del Auditor Interno contar con personal profesional y
con experiencia en el campo, para que el trabajo asignado sea realizado
adecuadamente.

Debe incluir, la revisin y evaluacin de la estructura del control interno,
para determinar sus debilidades y fortalezas en todas las reas de la
organizacin.
3.3.4 Realizacin del trabajo

Determinar los objetivos, el alcance y los recursos a utilizar son factores
importantes para realizar todo trabajo de Auditora, adems debe definirse
a quien se presentar el informe correspondiente, el cual debe discutirse
previamente con la administracin y ser firmado por el Jefe o Director de
Auditora Interna.
36
3.3.5 Administracin del departamento de auditora interna

El auditor Interno, debe administrar adecuadamente su departamento de
Auditora Interna, es el responsable del mismo y entre sus principales
actividades estn:
Que el trabajo realizado cumpla con los propsitos generales y las

responsabilidades aprobadas por la administracin y aceptadas por
el consejo de administracin.
Que los recursos asignados a su departamento sean utilizados

eficientemente.
Que todo trabajo de Auditora realizado por el personal, se apegue

a los estndares para la prctica profesional de la Auditora Interna.
3.4
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO

La funcin de Auditora Interna es servirle a la empresa como un
instrumento de control gerencial, con el propsito que le permita alcanzar
sus objetivos.
Dentro
de
las
principales
funciones
que
Departamento de Auditora Interna, se encuentran:
debe
desempear
el
37
3.4.1 Funciones generales

Comprobar el cumplimiento del sistema de control interno y todos
aquellos controles que por las caractersticas propias de la empresa
haya sido necesario establecer, determinando su calidad, eficiencia y
fiabilidad, as como comprobar la observancia de los principios
generales en que se fundamentan dichos controles.
Demostrar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y

financiero.
Observar
el
cumplimiento
de
las
funciones,
autoridad
responsabilidad, en cada caso en que estn involucrados los

movimientos de recursos.
Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la informacin contable

y financiera que genera la empresa, realizando los respectivos anlisis
de los indicadores econmicos.
Establecer si la empresa est cumpliendo con la legislacin

econmico-financiera vigente en el pas.
38
Demostrar el cumplimiento de normas, resoluciones, circulares,

instrucciones y otras, emitidas tanto internamente como por otras
entidades del estado.
Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de

procesamientos electrnicos de la informacin, con nfasis en el
aseguramiento de la calidad del control interno.
3.4.2 Funciones especficas

Realizar arqueos de caja, activos fsicos y otros valores de la empresa en
forma sorpresiva y peridica, verificando su compatibilidad con los
controles establecidos, as como investigar si los mismos estn
registrados en la cuenta contable correspondiente.
Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, verificar su movimiento y

establecer la compatibilidad con los controles de la cuenta en la cual se
lleva el control del saldo.
Verificar el saldo de las cuentas de los estados financieros.
Comprobar las operaciones de nminas, su calidad de control, as como

presenciar su pago fsico.
39
Verificar si los ingresos producidos en la entidad y su cobro son percibidos

en la forma
y en el tiempo establecido por la empresa, as como la
compatibilidad con la correspondiente cuenta.
Verificar el cumplimiento de las cuentas de patrimonio, evaluando la

correccin y autorizacin de las operaciones.
Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de contabilidad.
Analizar el correcto cumplimiento del pago de los impuestos en el plazo

establecido en la legislacin vigente.
3.5
CONTROL INTERNO
El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos

los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa
con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los
datos contables.
El control interno es importante para la estructura administrativa de toda

empresa. Asegura la eficiencia y eficacia operativa dentro de la misma.
40
3.5.1 Antecedentes del control interno -COSO-
El denominado Informe Coso
(Comit of Sponsoring Organizations)
sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgi como una

respuesta a las inquietudes que planteaba la diversidad de conceptos,
definiciones e interpretaciones existentes en torno al control interno.
Plasma los resultados de la tarea realizada durante ms de cinco aos por

el grupo de trabajo que la Treadway Comisin, Nacional Comnission on
Fraudulent Financial Reporting cre en Estados Unidos en 1985 bajo la
sigla COSO (comit of Sponsoring Organizations).
El grupo estaba
constituido por representantes de las siguientes organizaciones:

American Accounting Association (AAA)
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)
Financial Executive Institute (FEI)
Institute of Internal Auditors (IIA)
Institute of Management Accountants (IMA)
El Informe COSO es un documento que contiene las principales directivas

para la implantacin, gestin y control de un sistema de control interno.
Debido a la gran aceptacin de la que ha gozado, desde su publicacin en
1992, el Informe COSO se ha convertido en el estndar de referencia en
todo lo que concierne al Control Interno.
41
Es adems una herramienta que puede asistirlo en la evaluacin,

auditora, documentacin, mejora y da seguimiento al sistema de control
interno, permite facilitar las actividades de los encargados del control
interno, auditores internos, externos y gerencias de las organizaciones
preocupadas por mejorar sus resultados.
Existe en la actualidad dos versiones del Informe COSO, la versin de

1992 que surge cuando la Comisin Nacional sobre Informacin
Financiera Fraudulenta en los Estados Unidos, conocida como la
Comisin Treadway emite el documento denominado Marco Integrado del
control interno (Framework Internal Control Integrated), contando con
cinco componentes.
Posteriormente la versin de septiembre de 2004, surge debido a la

preocupacin y el aumento del inters en la gestin de riesgo durante la
segunda mitad de los aos 90, el comit de las organizaciones que
patrocinaban la Comisin Treadway determin que haba una necesidad
de un marco comn de Gestin Integral de Riesgo y en 2001 contrat a
Pricewaterhouse Coopers para desarrollar un marco para evaluar y
mejorar la gestin de riesgo en las organizaciones; y se emite el Marco de
Gestin
de
Riesgos
(Enterprise
Risk
incluyendo en ste tres componentes ms.
Management
Framework),
42
El Marco de Gestin de Riesgos (ERM) se crea ampliando la versin de

coso de 1992 y no para sustituir el marco de control interno; adems,
incluye una gua actualizada que proporciona herramientas de ayuda a las
empresas en la administracin de sus riesgos.
En este trabajo se incorpora el concepto de gestin de riesgos,

entendindose como tal un proceso, llevado a cabo por el director
ejecutivo, gerencias y dems personal, destinado a establecer estrategias
para toda la empresa, diseado para identificar eventos potenciales que
pudieran afectar a la entidad y administrar los riesgos para que estn
dentro de los lmites de su disposicin al riesgo, a fin de proporcionar una
razonable seguridad respecto al logro de los objetivos de la entidad.
QU HA CAMBIADO?
MARCO COSO
Operaciones, reportes financieros,
cumplimiento
Supervisin, Informacin y
comunicacin, actividades de control,
evaluacin del riesgo, ambiente de
control
Actividad 1, proceso 1, unidad B,

Unidad A.
MARCO COSO ERM

Estratgico, operaciones,
reportes, cumplimiento.
Ambiente interno, establecer
objetivos, identificacin de
eventos, evaluacin del riesgo,
respuesta
al
riesgo,
actividades
de
control,
informacin y comunicacin,
supervisin.
Subsidiaria, unidad de
negocio, divisin, nivelentidad.
43
3.5.2 Definicin de ERM

La Administracin de Riesgo Empresarial es un proceso, realizado por el
consejo directivo de una entidad, la administracin y otro personal,
aplicado en el establecimiento de estrategias para toda la empresa,
diseada para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la
entidad y proporcionar una seguridad razonable referente al logro de
objetivos.
3.5.3 Componentes
Los ms comunes que el Auditor Interno est obligado a conocer en la
realizacin de una Auditora Administrativa en una empresa Agencia de
Aduanas son los siguientes.
Los componentes claves de ERM se dividen de la siguiente manera:
Actividades primarias de la gestin de riesgos con cinco componentes
claves del ERM:
Definicin y comprensin de objetivos: Estratgico, operacionales,

reporte y cumplimiento.
Identificacin
de
eventos:
1.
Fuente
Externa:
negocios, tecnolgicos, polticos, sociales.
Econmicos,
2. Fuente Interna:
Proceso, personas, sistemas, infraestructura.

Valoracin del riesgo: Tcnicas cualitativas y tcnicas cuantitativas.
44
Respuesta al riesgo: Evitar, reducir, compartir y aceptar.

Actividades de control: Polticas y procedimientos, preventivos,
detectivos, correctivos, manuales y automticos.
3.5.4 Direccin y soporte con tres componentes claves del ERM

Entorno interno: Filosofa administracin de riesgo, apetito al
riesgo, supervisin de directorio, integridad; valores ticos y
competencia del personal, autoridad; roles y estructura.
Informacin y comunicacin: Identificacin y captura de datos,
datos internos y externos, datos histricos, esquemas de reporte.
Monitoreo: Actividades continuas, actividades espordicas
3.5.5 Beneficios de ERM

Alinea el apetito al riesgo con la estrategia.
Relaciona crecimiento, riesgo y retorno.
Mejora las decisiones de repuesta al riesgo.
Reduce sorpresas y prdidas operacionales.
Identifica y gestiona la diversidad de riesgos por compaa y grupo
agregado.
Aprovecha las oportunidades.
Mejora la asignacin de capital.
45
3.5.6 Evaluacin del riesgo y control interno

De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditora nmeros 315 Y
330 se necesita conocer el entorno del negocio del cliente, su actividad, la
naturaleza de las actividades que realiza y considerar los mecanismos de
control implementados, con el propsito de prever las tcnicas y
procedimientos de auditora que permita llegar a tener seguridad
razonable de sus operaciones, para concluir el trabajo de auditora.
En el prrafo 42 de las NIA 315 la definicin de control interno: Es el

proceso diseado y efectuado por los encargados del gobierno
corporativo, la administracin y otro personal para proporcionar seguridad
razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad respecto de la
confiabilidad de la informacin financiera, efectividad y eficiencia de las
operaciones y cumplimiento de las leyes y reglamentaciones aplicables.
El control interno se disea e implementa para atender a riesgos de
negocio identificados que amenazan el logro de cualquiera de estos
objetivos.
3.5.7 Objetivos del control interno

Proteccin de los activos de la empresa, obtencin de informacin
financiera veraz, confiable y oportuna, promocin de la eficiencia en las
46
operaciones del negocio, que la ejecucin de las operaciones se adhieran

a las polticas establecidas por la administracin de la empresa.
3.5.8 Clasificacin del control interno

El control interno se divide en dos grandes grupos, los cuales son:
Control interno contable: Consiste en el plan de organizacin, los

procedimientos y registros
referentes a la salvaguarda de los
activos y a la fiabilidad de los registros financieros.

consecuencia
est
diseado
para
proporcionar
En
seguridad
razonable.
Control Interno Administrativo: Incluye el plan de organizacin y

los procedimientos y registros relacionados con los procesos de
decisin que llevan a la autorizacin por parte de la Direccin; de
acuerdo a esto se enfoca a la promocin de la eficiencia operativa y
que la ejecucin de las operaciones se adhieran a las polticas
prescritas por la administracin.
3.5.9 Riesgo de auditora

Es el riesgo que el auditor exprese una opinin de auditora cuando los
estados financieros estn presentados errneamente, en una forma de
47
importancia relativa. Y est integrado por el efecto combinado de los tres

tipos diferentes de riesgo que son:
Riesgo Inherente: Representa el riesgo de que ocurran errores o

irregularidades importantes en los estados financieros antes de
considerar la efectividad de los sistemas de control interno.
Riesgo de Control: Representa el riesgo de que el sistema de

control interno establecido por la administracin incluyendo la
auditora
interna,
no
puedan
evitar
detectar
errores
irregularidades significativas en forma oportuna.
Riesgo de Deteccin: Es el riesgo de que el auditor no detecte

una representacin errnea en cual exista una aseveracin que
pudiera ser de importancia relativa, ya sea en lo individual o cuando
se acumula con otras representaciones errneas.
El riesgo de
deteccin es una funcin de la efectividad de un procedimiento de

auditora y de su aplicacin por el auditor.
CAPTULO IV
CAUSAS
POR
LAS
CUALES
SE
DEBE
REALIZAR
UNA
AUDITORA ADMINISTRATIVA EN LOS DEPARTAMENTOS DE

OPERACIONES, FACTURACIN Y CONTABILIDAD.
A continuacin se describen las causas fundamentales por las cuales se hace

necesario que el Departamento de Auditora Interna,
realice en los
Departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad, una evaluacin del

proceso de los servicios aduanales de importacin y exportacin de artculos en
general, que eviten la inconformidad de los clientes en la facturacin de sus
servicios, en una Agencia de Aduanas.
La unidad de anlisis es una empresa que presta sus servicios a nivel nacional,
las oficinas centrales se encuentran en la ciudad capital y cuenta con una oficina
para realizar los trmites en cada una de las aduanas del pas.
4.1
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
Esta rea recibe la informacin va fax proveniente de los clientes para
elaborar
la
declaracin
aduanera,
seguidamente
se
recibe
la
documentacin original para ser enviada a las diferentes oficinas ubicadas

en las aduanas del pas, se tramitan las importaciones y exportaciones
para obtener el ingreso y salida de las mercancas en general; cuenta con
49
un coordinador, una secretaria, tres digitadores, tres tramitadores y dos

mensajeros. Entre sus principales funciones estn:
Recibir la documentacin e informacin de los clientes.

Elaborar declaraciones nicas aduaneras.
Coordinar los trmites, con el resto de oficinas del pas.
Atender a los clientes personalmente y va telefnica.
Asignarle partida a las importaciones y exportaciones.
Recopilar todos los documentos que lleva la declaracin.
Trasladar las declaraciones, al Departamento de Facturacin.
Tramitar los permisos de importacin en las diferentes entidades
del estado.
Las causas fundamentales por las cuales se debe realizar una Auditora
Administrativa en este departamento son las siguientes:
4.1.1 Los tramitadores no entregan las facturas inmediatamente en las

oficinas centrales.
Los tramitadores no entregan las facturas de gasto por cuenta ajena (Son
los gastos generados por las importaciones o exportaciones efectuados
por los clientes por ejemplo: Muellaje, Oirsa,, fumigaciones, Revisiones
cuando el semforo da rojo, Bscula, Almacenajes, Demoras, Parqueo.
50
Etc.) a las oficinas centrales el mismo da de haber terminado el trmite en

las aduanas.
4.1.2 Los tramitadores pierden las facturas de los gastos cancelados por
cuenta ajena.
Los tramitadores pierden las facturas y documentos generados por los
trmites en las aduanas.
4.1.3 Las declaraciones no se trasladan inmediatamente.

Al recibir la documentacin y facturas de gastos por cuenta ajena, las
declaraciones nicas aduaneras no se trasladan inmediatamente al
departamento de contabilidad.
4.2
DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
Recibe las declaraciones del Departamento de Operaciones para facturar
todos los servicios y gastos por cuenta ajena; cuenta con una persona
quien es la responsable del departamento y sus principales funciones son
las siguientes:
Recibir las declaraciones del Departamento de Operaciones.

Facturar los servicios prestados.
Facturar los gastos por cuenta ajena.
51
Emitir notas de dbito.

Emitir notas de crdito.
Realizar anulaciones de facturas.
Atender a los clientes personalmente y va telefnica.
Las causas fundamentales por las cuales se debe realizar una Auditora
Administrativa en este departamento son las siguientes:
4.2.1 Declaraciones recibidas con documentacin incompleta.

Las declaraciones se reciben del Departamento de Operaciones con la
documentacin incompleta, al momento de facturar los servicios prestados
y los gastos por cuenta ajena, en oportunidades hacen falta las facturas
que extienden las aduanas.
4.2.2 Duplicidad de facturacin de honorarios.

No se tienen los controles adecuados en la facturacin de honorarios, en
oportunidades las mismas declaraciones se facturan hasta dos veces a
los clientes.
4.2.3 Existe descontrol en la cartera de clientes.

No se tiene un control adecuado en la cartera de clientes, los cobradores
52
realizan los cobros sin anotar en los recibos respectivos las facturas o
envos que estn cancelando los clientes.
4.3
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Es responsable de tener toda la informacin financiera ordenada,
confiable y oportuna, de conformidad a las leyes vigentes del pas:
Control de la cartera de clientes.

Pago a proveedores.
Clculo y pago de impuestos.
Realizacin y pago de planillas.
Compras de suministros.
Control de activos.
Clculo de amortizaciones y depreciaciones.
Tener la informacin financiera, ordenada, confiable y oportuna.
Los problemas que afronta actualmente este departamento son los siguientes:
4.3.1 Los gastos solicitados no son comprobados por los tramitadores.

El Efectivo solicitado por los tramitadores no es utilizado nicamente para
trmites que corresponden a la oficina, no reintegran el sobrante.
53
4.3.2 Los gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados por los
clientes.
Los gastos por cuenta ajena no son cancelados por los clientes durante
los ocho das de haberles enviado las facturas.
4.4
COMPROBACIN DE LA HIPTESIS.
Por lo expuesto anteriormente se confirma la hiptesis formulada en el
plan de investigacin, la cual indicaba que las causas por las cuales, el
departamento
de
auditora
interna
debe
realizar
una
Auditora
Administrativa, en los departamentos de operaciones, facturacin y

contabilidad, al proceso de los servicios aduanales de importacin y
exportacin de artculos en general, que eviten la inconformidad de los
clientes en la facturacin de sus servicios, en una agencia de aduanas,
eran las siguientes: entrega de facturas fuera de tiempo en las oficinas
centrales, prdida de facturas de los gastos cancelados por cuenta ajena,
declaraciones
nicas
aduanera
no
trasladados
inmediatamente,
declaraciones nicas aduanera recibidas con documentacin incompleta,

duplicidad de facturacin de honorarios, descontrol en la cartera de
clientes, gastos solicitados no comprobados por los tramitadores, gastos
cancelados por cuenta ajena no reintegrados por los clientes.
CAPTULO V
CASO PRCTICO
AUDITORA
ADMINISTRATIVA
FACTURACIN
DE
LOS
EN
EL
SERVICIOS
PROCESO
DE
ADUANALES
DE
IMPORTACIN Y EXPORTACIN DE ARTCULOS EN GENERAL,

EN LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES, FACTURACIN
Y CONTABILIDAD EN UNA AGENCIA DE ADUANAS.
5.1
ANTECEDENTES DE LA EMPRESA OBJETO DE ESTUDIO

La agencia de aduanas Servicios internacionales, fue constituida el 30 de
mayo 1982, con un capital de Q. 25,000.00, con el objeto de actuar en
nombre de terceros con la debida autorizacin en relacin a trmites,
regmenes y operaciones aduanales, es propiedad del seor Francisco
Caldern Snchez, est ubicada en la 5 avenida 13-14 zona 2, su nmero
de registro como Agente de Aduanas es el 600 y
su nmero de
identificacin tributaria es 253122-6 ante la Superintendencia de

Administracin Tributaria, su perodo fiscal es del 1 de enero al 31 de
diciembre.
La Auditora administrativa se realizar en tres reas diferentes, las cuales

son las siguientes:
55
Departamento de operaciones: recibe la informacin va fax proveniente

de los clientes para elaborar la declaracin aduanera, seguidamente se
recibe la documentacin original para ser enviada a las diferentes oficinas
ubicadas en las aduanas del pas, se tramitan las importaciones y
exportaciones para obtener el ingreso y salida de las mercancas en
general; cuenta con un coordinador, una secretaria, tres digitadores, tres
tramitadores y dos mensajeros.
Departamento de facturacin: recibe los expedientes del Departamento de

Operaciones para facturar todos los servicios y gastos por cuenta ajena,
efecta los cobros y atiende clientes; cuenta con una persona quien es la
responsable del departamento.
Departamento de contabilidad: es responsable de tener toda la

informacin financiera ordenada, confiable y oportuna, elaboracin de
cheques, transferencias bancarias, pagos por medio de banca electrnica,
pago de planilla, compras de suministros, atencin a clientes, pago a
proveedores, pago de impuestos, est integrado nicamente por una
persona quien es el responsable del departamento.
56
El flujo de informacin del proceso de facturacin de los servicios

aduanales de importacin y exportacin de artculos en general no se
cumple en los siguientes procesos: la entrega de facturas fuera de tiempo
en las oficinas centrales, prdida de facturas de los gastos cancelados por
cuenta ajena, declaracin nica aduanera no trasladadas inmediatamente,
declaracin nica aduanera recibida con facturas de gastos faltantes,
duplicidad de facturacin de honorarios, descontrol en la cartera de
clientes, gastos solicitados no comprobados por los tramitadores y los
gastos cancelados por cuenta ajena no son reintegrados por los clientes.
57
5.2 PAPELES DE TRABAJO

INDICE
PT No.: ndice General

Hecho por: Brizeida A.
Fecha: 03-09-07
Revisado por: Marlon A.
Fecha: 03-09-07
Servicios Internacionales
Departamento de Auditora Interna
Auditora Administrativa en las reas de
Operaciones, Facturacin y Contabilidad
Perodo: 01 de enero al 31 de diciembre de 2006
DESCRIPCIN
Referencia
Pgina
Plan A-1
58
Memorndum de Gerencia General
Memo A-2
61
Documentos de soporte
Doctos A-3
62
Libro A-4
68
Programa de Auditora
B-1
73
Cuestionario de Auditora Administrativa
B-2
75
Cdulas analticas de evaluacin de las polticas
B-3
76
C-1
83
C-2
85
C-3
87
D-1
95
D-2
97
D-3
98
105
Memorndum de auditora interna
Memo-AI
107
Flujograma de Procedimientos
Memo-AI
122
Planeacin
Libro de Control de Declaraciones nicas Aduaneras
Departamento de operaciones
Departamento de Facturacin
Departamento de Contabilidad
Cdula analtica de hallazgos
58
PT No.: Plan A-1 1/3

Fecha: 03-09-07
Fecha: 03-09-07
Auditora Administrativa en las
reas de Operaciones, Facturacin y Contabilidad
Plan de Auditora Administrativa
Naturaleza del estudio: Auditora Administrativa
Unidad de anlisis: corresponde a tres departamentos, los cuales conforman el

proceso de facturacin de los servicios prestados por la empresa Servicios
Internacionales.
Alcance: Comprende los Departamentos de Operaciones, Facturacin y

Contabilidad.
Campo de aplicacin: El proceso administrativo de facturacin.
Objetivos:
Dar a conocer la necesidad de realizar una auditora administrativa en los
departamentos de operaciones, facturacin y contabilidad de una
empresa, Agencia de Aduanas.
Determinar las causas desde el punto de vista de una auditora
59

Fecha: 03-09-07
Fecha: 03-09-07
administrativa, por las cuales el departamento de auditora interna debe
evaluar constantemente el funcionamiento de los departamentos de
operaciones, facturacin y contabilidad de una Agencia de Aduanas.
Justificacin:
Eliminar
las
prdidas
econmicas
de
la
empresa
recuperar la cartera de clientes.
Miembros del equipo de auditora: Estar a cargo del Auditor Interno, quien
es Contador Pblico y Auditor colegiado y un asistente.
Lugar y fecha: La Auditora se realizar en las instalaciones de Servicios

Internacionales y la fecha de ejecucin ser del 10 de septiembre al 12 de
octubre de 2007.
Recursos a utilizar: La administracin,
proporcionar una computadora,
dos escritorios y todos los tiles necesarios.
Resultados Esperados:
Fortalecer administrativamente a la empresa.
Dotarla de los instrumentos idneos para mejorar su rendimiento.
Sentar las bases para un crecimiento sostenido a corto y mediano plazo.
60

Fecha: 03-09-07
Fecha: 03-09-07
Elevar la competitividad de la empresa.
Informacin Complementaria: Recopilacin y revisin de todo el material

normativo, administrativo y funcional de la empresa.
Horario de trabajo: El equipo de auditora trabajar de lunes a viernes de

8:00 a 17:00 horas con una hora de almuerzo.
Fecha de clausura: El trabajo se finalizar el 12 de octubre de 2007.
Presentacin del informe: Se presentar a Gerencia General de la empresa

Servicios Internacionales el da 19 de octubre de 2007 a las 10:00 A. M.
Nota:
Con el propsito de obtener toda la colaboracin necesaria por parte de la
empresa, la Gerencia General le ha informado al personal de las reas objeto
de examen, que se efectuar una Auditora Administrativa en las fechas
programadas.
61
P No.: Memo A-2

Fecha: 03-09-07
Fecha: 03-09-07
Gerencia General
Guatemala, C. A.
MEMORANDUM
Guatemala, agosto 27 de 2007
A: Licda. Brizeida Aguilar, Jefe de Auditora Interna
De: Gerencia General
Ref.: Inconformidad de clientes en la emisin y tiempo de entrega de facturas.
******************************************************************************************
Actualmente se les facturan a los clientes hasta 15 das despus de haber
efectuado el trmite en las aduanas, resaltando notablemente la inconformidad
de los clientes, hasta el extremo de prescindir de nuestros servicios.
La Gerencia General de la empresa, ha considerado causa suficiente para

realizar una Auditora Administrativa en los departamentos de Operaciones,
Facturacin y Contabilidad.
Por lo anterior se le solicita a la mayor brevedad, se efecte el trabajo solicitado

y presente a este despacho su informe correspondiente.
Atentamente,
Lic. Francisco Caldern Snchez

Gerente General
62
63
64
65
66
67
PT No. A-4 1/5
68

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cdula analtica de Auditora Administrativa
Libro de Control de Declaracin nica Aduanera
Cifras Expresadas en Quetzales
No
Correlativo
Rgimen
600-6009840
ID
600-6009841
Cliente
Fecha
Aduana
Tipo de
documento
CIF
Factura No
Honorarios Agente
de Aduanas
Lomas, S.A.
01/09/06
Express A.
DUA
5,000.00
4001
200.00
ID
Cajas, S.A.
01/09/06
Express A.
DUA
4,000.00
4002
200.00
600-6009842
ID
Papeles
01/09/06
Express A.
DUA
12,000.00
4003
200.00
600-6009843
ID
Perfiles
04/09/06
Sto. Toms
DUA
150,000.00
4004
800.00
600-6009844
ID
Vides, S. A.
04/09/06
Sto. Toms
DUA
200,000.00
4005
800.00
600-6009845
ID
Valores
05/09/06
Sto. Toms
DUA
40.000.00
4006
800.00
600-6009846
ID
Asfaltos
05/09/06
Sto. Toms
DUA
30,000.00
4007
800.00
600-6009847
ID
Serca, S. A.
05/09/06
Sto. Toms
DUA
50,000.00
No/Fac.
600-6009848
ID
Vipers
06/09/06
Sto. Toms
DUA
80,000.00
4008
800.00
10
600-6009849
ID
Prendas
07/09/06
Pedro de A.
DUA
10,000.00
4009
300.00
11
600-6009850
ID
Tilos, S.A.
07/09/06
Pto. Quetzal
DUA
100,000.00
4010
800.00
12
600-6009851
ID
Los Tres
08/09/06
Pto. Quetzal
DUA
20,000.00
4011
800.00
13
600-6009852
ID
Tubos, S.A.
08/09/06
Sto. Toms
DUA
30,000.00
4012
800.00
14
600-6009853
ID
Los Socios
08/09/06
Sto. Toms
DUA
40,000.00
4013
800.00
15
600-6009854
ID
Maderas
11/09/06
Express A.
DUA
2,000.00
4014
200.00
16
600-6009855
ID
Trival, S.A.
11/09/06
Express A.
DUA
2,500.00
4015
200.00
N/A
PT No. A-4 2/5
69

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cdula analtica Auditora Administrativa

CIF
Factura No
Honorarios Agente de
A.
Fecha
Aduana
Tipo de
documentos
Lomas, S.A.
12/09/06
Pedro de A.
DUA
8,000.00
No/Fac.
ID
Cajas, S.A.
13/09/06
Agua Cal.
DUA
1,500.00
4016
300.00
600-6009858
ID
Papeles
15/09/06
Pto. Barrios
DUA
25,000.00
4017
800.00
20
600-6009859
ID
Perfiles
15/09/06
Pto. Barrios
DUA
24,300.00
4018
800.00
21
600-6009860
ID
Vides, S. A.
18/09/06
Sto. Toms
DUA
22,000.00
4019
800.00
22
600-6009861
ID
Valores
18/09/06
Pedro de A.
DUA
3,000.00
4020
400.00
23
600-6009862
ID
Asfaltos
18/09/06
Express A.
DUA
5,000.00
4021
200.00
24
600-6009863
ID
Serca, S. A.
19/09/06
Agua Cal.
DUA
1,300.00
4022
300.00
25
600-6009864
ID
Vipers
20/09/06
Express A.
DUA
4,000.00
No/Fac.
26
600-6009865
ID
Miders
20/09/06
Express. A.
DUA
2,500.00
4023
200.00
27
600-6009866
ID
Mazos, S. A.
22/09/06
Sto. Toms
DUA
35,000.00
4024
800.00
28
600-6009867
ID
El Ciprs
25/09/06
Express. A.
DUA
12,000.00
4025
200.00
29
600-6009868
ID
Gas, S. A.
26/09/06
Agua Cte.
DUA
7,000.00
4026
300.00
30
600-6009869
ID
Los Vapores
26/09/06
Sto. Toms
DUA
60,000.00
No/Fac.
31
600-6009870
ID
Tilos, S, A.
26/09/06
Pto. Barrios
DUA
25,000.00
4027
800.00
32
600-6009871
ID
Libros, S. A.
26/09/06
Pto. Quetzal
DUA
150,000.00
4028
800.00
No
Correlativo
Rgimen
17
600-6009856
ID
18
600-6009857
19
Cliente
N/A
N/A
N/A
70
PT No. A-4 3/5

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
CIF
Factura No
Honorarios Agente de A
Fecha
Aduana
Tipo de
documentos
Milpas, S.A.
27/09/06
Pedro de A.
DUA
7,500.00
No/Fac.
ID
Los Alamos
27/09/06
Express A.
DUA
10,000.00
4029
200.00
600-6009874
ID
Perfiles
28/09/06
Express A.
DUA
15,000.00
4030
200.00
36
600-6009875
ID
Las Telas
28/09/06
Express A.
DUA
12,000.00
4031
200.00
37
600-6009876
ID
El Tornillo
29/09/06
Express A.
DUA
30,000.00
4032
200.00
38
600-6009877
ID
Cordn, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
25,000.00
4033
200.00
39
600-6009878
ID
Ferros, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
8,000.00
4034
200.00
40
600-6009879
ID
El Colocho
29/09/06
Express A.
DUA
5,000.00
4035
200.00
41
600-6009880
ID
Pincel, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
13,000.00
4036
200.00
42
600-6009881
ID
Prendas
29/09/06
Express A.
DUA
4,500.00
4037
200.00
43
600-6009882
ID
Los Socios
29/09/06
Express A.
DUA
18,000.00
4038
200.00
44
600-6009883
ED
El Tornillo
29/09/06
Express A.
DUA
30,000.00
4039
200.00
No
Correlativo
Rgimen
33
600-6009872
ID
34
600-6009873
35
Cliente
N/A
71
PT No. A-4 4/5

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
CIF
Factura No
Honorarios Agente de A
Fecha
Aduana
Tipo de
documento
Cordn, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
25,000.00
4040
200.00
ED
Ferros, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
8,000.00
4041
200.00
600-6009886
ED
El Colocho
29/09/06
Express A.
DUA
5,000.00
4042
200.00
48
600-6009887
ED
Pincel, S. A.
29/09/06
Express A.
DUA
13,000.00
4043
200.00
49
600-6009888
ED
Prendas
29/09/06
Express A.
DUA
4,500.00
4044
200.00
50
600-6009889
ED
Los Socios
29/09/06
Express A.
DUA
18,000.00
4045
200.00
No
Correlativo
Rgimen
45
600-6009884
ED
46
600-6009885
47
Cliente
72
PT No. A-4 5/5

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Auditora Administrativa
Cdula de Marcas en el Departamento de Operaciones
Fuente:
Libro de control de declaraciones nicas aduaneras
Alcance:
Se seleccion el mes de Septiembre, de acuerdo al criterio del auditor, de las declaraciones No 600-6009840 a la 600-6009882
Procedimientos:
Se utilizaron, pruebas sustantivas y de cumplimiento.
Marcas:
Revisado contra libro de declaraciones, que las declaraciones estn registradas adecuadamente, que existan fsicamente.
Revisado contra documentos de soporte de las declaraciones, que el Costo, seguro y flete (CIF) este determinado de acuerdo a la ley
Revisado contra copia de facturas, que existan fsicamente, que correspondan al cliente que solicit la pliza y que este de acuerdo a las tarifas establecidas.
La empresa objeto de estudio no cuenta con un manual de procedimientos administrativos, en el Memorndum se desarrollar un modelo de manual de procedimientos
administrativos, el cual puede implementarse o bien tomarlo de base para realizar las modificaciones que se considere convenientes.
MAI-117
73
PT No.: B-1
Fecha: 10-09-07
Revisado Por: Marlon A.
Fecha: 10-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento de operaciones
Programa de auditora
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
B-2
Brizeida A.
14/09/07
B-3
Brizeida A.
21/09/07
1) Evaluar los controles internos para

determinar su efectividad.
2) Revelar las debilidades encontradas en
las polticas.
3) Asesorar a la administracin en la toma
de decisiones.
4) Revelar los hallazgos encontrados y
determinar las causas.
PROCEDIMIENTOS A REALIZAR
1) Elaborar un cuestionario de Auditora

Administrativa.
2) Seleccione el mes de septiembre, tabule
los expedientes del No. 9840 al 9882,
elabore las cdulas analticas y evale
el cumplimiento de las polticas
siguientes:
El tramitador deber entregar las
facturas de gasto por cuenta
ajena a las oficinas centrales, el
mismo da de haber terminado el
trmite en las aduanas.
74
PT No.: B-1 2/2

Fecha: 10-09-07
Fecha: 10-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento de operaciones
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
B-3
Brizeida A.
21/09/07
El tramitador ser responsable de

todas las facturas generadas de los
Recibida las facturas de gastos, enviar
inmediatamente junto con la copia de
la declaracin nica aduanera al
departamento de contabilidad.
3) Elaborar una conclusin sobre las pruebas

realizadas para evaluar las polticas
establecidas.
75
PT No.: B-2
Fecha: 11-09-07
Fecha: 14-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento de Operaciones
Polticas
No.
1
PREGUNTA
Se coordina con los dems
departamentos la erogacin del
efectivo para pagos por cuenta
ajena?
Hay un encargado, que integre
los gastos por cuenta ajena y se
encargue que todas las copias de
las duas se trasladen a
contabilidad para su cobro?
Cuenta con tecnologa de
cmputo moderno para realizar
su trabajo?
Entregan
en
tiempo
los
tramitadores los documentos y
gastos por cuenta ajena?
El Jefe del Departamento
supervisa constantemente las
actividades que realizan los
tramitadores?
El tramitador entrega las
facturas completas al haber
terminado los trmites?
Guillermo Lpez
Jefe del Departamento
SI
NO
OBSERVACIONES
A
los
digitadores,
nicamente les interesa
sacar la mercadera del
cliente en el menor tiempo
posible.
No se tiene un control para
establecer la cantidad de
dinero erogada y cuales
duas se trasladaron.
Equipo
descontinuado,
derivado de esto se tienen
atrasos y problemas.
Los
documentos
los
entregan hasta un mes
despus
de
haber
realizado el trmite.
Existe prdida de tiempo
por
parte
de
los
tramitadores.
Al entregar las facturas,
quedan
algunos
pendientes y despus ya
no los entregan.
Brizeida Aguilar
Auditora Interna
76
PT No. B-3 1/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cliente
Cdula analtica de Pruebas de Cumplimiento de las polticas en el Departamento de Operaciones
Entreg el tramitador las Entreg el tramitador
DECLARACIN NICA ADUANERA (DUA)
facturas de gasto por cuenta todas
las
facturas
ajena el mismo da de haber generadas
por
los
terminado el trmite en las trmites
en
las
aduanas.
aduanas.
Gastos de
importacin
No.
Fecha
Aduana
solicitados
Lomas, S.A.
600-6009840
01/09/06
Express A.
300.00
Cajas, S.A.
600-6009841
01/09/06
Express A.
100.00
Papeles
600-6009842
01/09/06
Express A.
200.00
Perfiles
600-6009843
04/09/06
Sto. Tomas
1900.00
Vides, S. A.
600-6009844
04/09/06
Sto. Toms
8300.00
Valores
600-6009845
05/09/06
Sto. Toms
7300.00
Asfaltos
600-6009846
05/09/06
Sto. Toms
4500.00
Serca, S. A.
600-6009847
05/09/06
Sto. Toms
4500.00
Vipers
600-6009848
06/09/06
Sto. Toms
4000.00
Al
recibir
las
facturas de gastos,
se traslad
la declaracin
nica
Aduanera
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
77
PT No. B-3 2/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cliente
las
facturas
por
los
en
las
aduanas.
aduanas.
Gastos de
importacin
No.
Fecha
Aduana
solicitados
Prendas
600-6009849
07/09/06
Pedro de A.
500.00
Tilos, S. A.
600-6009850
07//09/06
Pto. Quetzal
1500.00
Los Tres
600-6009851
08/09/06
Pto. Quetzal
1500.00
Tubos, S.A.
600-6009852
08/09/06
Sto. Toms
4500.00
Los Socios
600-6009853
08/09/06
Sto. Toms
4500.00
Maderas
600-6009854
11/09/06
Express A.
200.00
Trival, S. A.
600-6009855
11/09/06
Express A.
300.00
El Coloso
600-6009856
12/09/06
Pedro de A.
500.00
Los Rojos
600-6009857
13/09/06
Agua Cte.
150.00
Al recibir
las
facturas de gastos,
se traslad la dua
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
78
PT No. B-3 3/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cliente
Gastos de
importacin
solicitados
No.
Fecha
Aduana
Pincel, S. A.
600-6009858
15/09/06
Pto. Barrios
5500.00
Cummins
600-6009859
15/09/06
Pto. Barrios
2000.00
Armas, S. A.
600-6009860
18/09/06
Sto. Toms
1500.00
Los Vapores
600-6009861
18/09/06
Pedro de A.
500.00
Sales, S .A.
600-6009862
18/09/06
Express A.
200.00
Trigo, S. A.
600-6009863
19/09/06
Agua Cte.
150.00
Libros, S. A.
600-6009864
20/09/06
Express. A
200.00
Miders
600-6009865
20/09/06
Express. A
500.00
Mazos, S. A.
600-6009866
22/09/06
Sto. Toms
2000.00
Entreg el tramitador las

ajena el mismo da de haber
terminado el trmite en las
aduanas.
N/A
Entreg el tramitador
todas
las
facturas
generadas
por
los
trmites
en
las
aduanas.
Al recibir
las
facturas de gastos,
se traslad la dua
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
N/A
79
PT No. B-3 4/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
No.
Fecha
Aduana
Gastos de
importacin
solicitados
El Ciprs
600-6009867
25/09/06
Express A.
100.00
Gas, S. A.
600-6009868
26/09/06
Agua Cte.
300.00
Los Vapores
600-6009869
26/09/06
Sto. Toms
1500.00
Tilos, S. A.
600-6009870
26/09/06
Pto. Barrios
1500.00
Libros, S. A.
600-6009871
26/09/06
Pto. Quetzal
1500.00
Milpas, S. A.
600-6009872
27/09/06
Pedro de A.
500.00
Los Alamos
600-6009873
27/09/06
Express A.
200.00
Perfiles
600-6009874
28/09/06
Express A.
100.00
Las Telas
600-6009875
28/09/06
Express A.
500.00
Cliente

aduanas.
N/A
N/A
todas
las
facturas
generadas
por
los
trmites
en
las
aduanas.
Al recibir
las
facturas de gastos,
se traslad la dua
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
N/A
N/A
80
PT No. B-3 5/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
No.
Fecha
Aduana
Gastos de
importacin
solicitados
El Tornillo
600-6009876
29/09/06
Express A.
100.00
Cordn, S.A.
600-6009877
29/09/06
Express A.
500.00
Ferros, S.A.
600-6009878
29/09/06
Express A.
100.00
El Colocho
600-6009879
29/09/06
Express A.
1000.00
Pincel, S.A.
600-6009880
29/09/06
Express A.
500.00
Prendas
600-6009881
29/09/06
Express A.
100.00
Los Socios
600-6009882
29/09/06
Express A.
100.00
Cliente

aduanas.
todas
las
facturas
generadas
por
los
trmites
en
las
aduanas.
Al recibir
las
facturas de gastos,
se traslad la dua
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
81
PT No. B-3 6/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cliente
las
facturas
por
los
en
las
aduanas.
aduanas.
Gastos de
importacin
No.
Fecha
Aduana
solicitados
El Tornillo
600-6009883
29/09/06
Express A.
N/A
Cordn, S.A.
600-6009884
29/09/06
Express A.
N/A
Ferros, S.A.
600-6009885
29/09/06
Express A.
N/A
El Colocho
600-6009886
29/09/06
Express A.
N/A
Pincel, S.A.
600-6009887
29/09/06
Express A.
N/A
Prendas
600-6009888
29/09/06
Express A.
N/A
Los Socios
600-6009889
29/09/06
Express A.
N/A
Al recibir
las
facturas de gastos,
se traslad la dua
inmediatamente al
departamento
de
contabilidad.
82
PT No. B-3 7/7

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cdula de marcas y conclusin en el Departamento de Operaciones
Fuente:
Declaraciones nicas Aduaneras y facturas de gastos por cuenta ajena
Alcance:
Se seleccion, de acuerdo al criterio del auditor, el mes de Septiembre de las declaraciones No 600-6009840 a la 600-6009882
Procedimientos:
Marcas:
Si se cumple las polticas implementadas por la administracin
No se cumple las polticas implementadas por la administracin
N/A
No aplica
Cruce de informacin a cdula de deficiencias
Hallazgo No. 1: Los tramitadores no entregan las facturas de gasto por cuenta ajena a las oficinas centrales el mismo da de haber terminado el trmite en las aduanas, no se
est cumpliendo con la poltica implementada por la administracin en un 42%.
E-1
Hallazgo No. 2: Los tramitadores pierden facturas de los trmites realizados en las aduanas, no se est cumpliendo con la poltica implementada por la administracin en un
49%.
E-1
Hallazgo No. 3: No todas las declaraciones nicas aduaneras se trasladan inmediatamente al departamento de contabilidad, no se est cumpliendo con la poltica
implementada por la administracin en un 58%
E-1
Conclusin: De conformidad con las pruebas realizadas a las declaraciones anteriormente detalladas, para verificar el cumplimiento de las polticas establecidas por la
administracin de la empresa en el Departamento de Operaciones, se concluye que stas no se estn cumpliendo en un porcentaje considerado.
Brizeida Aguilar
83
PT No.: C-1 1/2

Fecha: 17-09-07
Fecha: 17-09-07
en el Departamento de Facturacin
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
C-2
Brizeida A.
21/09/07
C-3
Brizeida A.
21/09/07

2) Revelar
las
debilidades
encontradas en las polticas.
3) Asesorar a la administracin en la
toma de decisiones.
4) Revelar los hallazgos encontrados
y determinar las causas.
1) Elaborar
un
cuestionario
Auditora Administrativa.
de
2) Seleccione el mes de septiembre,

tabule las facturas No. 4001 a la
4035, elabore las cdulas analticas
y evale el cumplimiento de las
polticas siguientes:
La declaracin se debe recibir
con la documentacin completa.
84
PT No.: C-1 2/2

Fecha: 17-09-07
Fecha: 17-09-07
en el Departamento de Facturacin
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
C-3
Brizeida A.
21/09/07
La persona encargada de facturar

los servicios y gastos por cuenta
ajena debe llevar control de las
declaraciones (DUA) facturadas,
por nmero y nmero de factura.
Los cobradores deben anotar en
los recibos de caja los nmeros
de facturas y envos cancelados.
3) Elabore una conclusin sobre las pruebas

realizadas para evaluar las polticas
establecidas.
85
PT No.: C-2 1/2

Fecha: 18-09-07
Fecha: 21-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin
polticas
No.
1
PREGUNTA
Se revisan las declaraciones que
contengan toda su documentacin
al momento de recibirlos?
SI
NO
X
Supervisa constantemente el
gerente financiero y administrativo
el trabajo realizado por el
personal?
Se lleva un control estricto sobre

las declaraciones facturadas?
Cuenta con tecnologa de

cmputo moderno para realizar su
trabajo?
Los cobradores elaboran los
recibos de caja adecuadamente?
Se cobran oportunamente los

servicios?
Luis Prez
OBSERVACIONES
No le da tiempo de revisar,
lo hace al momento de
efectuar la factura.
No cuenta con un sistema
adecuado para revisar la
informacin.
En
oportunidades
duplica la facturacin.
se
El sistema no permite el
cruce de informacin con
los dems departamentos.
No se anotan los nmeros

de facturas y envos
cancelados
No se sabe qu pagaron y
qu est pendiente.
Brizeida Aguilar
Auditora Interna
86
PT No.:C-2 2/2
Fecha: 18-09-07
Fecha: 21-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento de Facturacin
polticas
No.
7
PREGUNTA
Existen polticas en
escrita?
SI
NO
forma
X
Se facturan todos los servicios y

se cobran todos los gastos por
cuenta ajena?
Se les da seguimientos a los

requerimientos que hacen los
clientes?
Luis Prez
OBSERVACIONES
No se tienen manuales de
poltica y procedimientos
por escrito.
No se tiene un control
estricto en la facturacin,
algunos no se facturan y
otros se duplican.
Constantemente
los
clientes hacen los mismos
reclamos.
Brizeida Aguilar
Auditora Interna
87
PT No. C-3 1/8

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cdula analtica de Pruebas de Cumplimiento de las polticas en el Departamento de Facturacin
Perodo: 01 de enero al 31 diciembre del 2006
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
Q
Gastos
por
cuenta
ajena
No.
No.
Fecha
Q
Honorario
Leman, S.A.
600-6009840
4001
27/09/06
200.00
100.00
Cajas, S.A.
600-6009841
4002
27/09/06
200.00
100.00
El Papel
600-6009842
4003
27/09/06
200.00
100.00
Perfiles
600-6009843
4004
02/10/06
800.00
900.00
Coln, S.A.
600-6009844
4005
02/10/06
800.00
8300.00
Valores. S.A.
600-6009845
4006
02/10/06
800.00
4500.00
Asfaltos
600-6009846
4007
02/10/06
800.00
4500.00
Serca, S. A.
600-6009847
N/A
No Fact.
N/A
N/A
Vipers
600-6009848
4008
06/10/06
800.00
3900.00
Cliente
Se recibi la
declaracin
con el total de
facturas,
canceladas a
cuenta de los
clientes.
N/A
La persona encargada de
facturar los servicios, lleva
control de las declaraciones
facturadas, por nmero de
declaracin y factura.
N/A
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados.
N/A
88
PT No. C-3 2/8

Hecho por: Brizeida a.
Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Se recibi la La persona encargada de
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
declaracin
con el total de control de las declaraciones
facturas,
Gastos
canceladas a declaracin y factura.
Cliente
No.
No.
Fecha
Honorario
por cuenta cuenta de los
ajena
clientes.
Prendas
600-6009849
4009
06/10/06
300.00
100.00
Tilos, S. A.
600-6009850
4010
09/10/06
800.00
1500.00
Los Tres
600-6009851
4011
09/10/06
800.00
1500.00
Tubos, S.A.
600-6009852
4012
06/10/06
800.00
4500.00
Los Socios
600-6009853
4013
13/10/06
800.00
4000.00
Maderas
600-6009854
4014
13/10/06
200.00
100.00
Trival, S. A.
600-6009855
4015
13/10/06
200.00
100.00
El Coloso
600-6009856
N/A
No Fac.
N/A
N/A
Los Rojos
600-6009857
4016
16/10/06
300.00
150.00
N/A
N/A
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados
N/A
89
PT No. C-3 3/8

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
Q
Gastos
por cuenta
ajena
No.
No.
Fecha
Q
Honorario
Pincel, S. A.
600-6009858
4017
16/10/06
800.00
1500.00
Cummins
600-6009859
4018
20/10/06
800.00
1800.00
Armas, S. A.
600-6009860
4019
20/10/06
800.00
1500.00
Los Vapores
600-6009861
4020
20/10/06
400.00
500.00
Sales, S .A.
600-6009862
4021
23/10/06
200.00
100.00
Trigo, S. A.
600-6009863
4022
23/10/06
300.00
150.00
Libros, S. A.
600-6009864
N/A
No Fac.
N/A
N/A
Miders
600-6009865
4023
23/10/06
200.00
100.00
Mazos, S. A.
600-6009866
4024
23/10/06
800.00
1500.00
Cliente
Se recibi la
declaracin
con el total de
facturas,
canceladas a
cuenta de los
clientes.
N/A
N/A
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados
N/A
90
PT No. C-3 4/8

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
No.
No.
Fecha
Honorario
Gastos
por cuenta
ajena
El Ciprs
600-6009867
4025
27/10/06
200.00
100.00
Gas, S. A.
600-6009868
4026
27/10/06
300.00
150.00
Los Vapores
600-6009869
N/A
No Fac.
N/A
N/A
Tilos, S. A.
600-6009870
4027
30/10/06
800.00
1400.00
Libros, S. A.
600-6009871
4028
30/10/06
800.00
1500.00
Milpas, S. A.
600-6009872
N/A
No Fac.
N/A
N/A
Los Alamos
600-6009873
4029
30/10/06
200.00
100.00
Perfiles
600-6009874
4030
30/10/06
200.00
100.00
Las Telas
600-6009875
4031
30/10/06
200.00
100.00
Cliente
Se recibi la
declaracin
con el total de
facturas,
canceladas a
cuenta de los
clientes.
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
91
PT No. C-3 5/8

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
Q
Gastos
por
cuenta
ajena
No.
No.
Fecha
Q
Honorario
El Tornillo
600-6009876
4032
30/10/06
200.00
100.00
Cordn, S.A.
600-6009877
4033
30/10/06
200.00
100.00
Ferros, S.A.
600-6009878
4034
30/10/06
200.00
100.00
El Colocho
600-6009879
4035
30/10/06
200.00
100.00
Pincel, S.A.
600-6009880
4036
30/10/06
200.00
100.00
Prendas
600-6009881
4037
30/10/06
200.00
100.00
Los Socios
600-6009882
4038
30/10/06
200.00
100.00
Cliente
Se recibi la
declaracin
con el total de
facturas,
canceladas a
cuenta de los
clientes.
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados
92
PT No. C-3 6/8

Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Se recibi la La persona encargada de
declaracin
DECLARACIONES (DUA)
FACTURA Y ENVO
con el total de control de las declaraciones
Q
facturas,
Q
Gastos
canceladas a declaracin y factura.
Cliente
No.
No.
Fecha
Honorario
por
cuenta de los
cuenta
clientes.
ajena
El Tornillo
600-6009883
4039
30/10/06
200.00
N/A
Cordn, S.A.
600-6009884
4040
30/10/06
200.00
N/A
Ferros, S.A.
600-6009885
4041
30/10/06
200.00
N/A
El Colocho
600-6009886
4042
30/10/06
200.00
N/A
Pincel, S.A.
600-6009887
4043
30/10/06
200.00
N/A
Prendas
600-6009888
4044
30/10/06
200.00
N/A
Los Socios
600-6009889
4045
30/10/06
200.00
N/A
Anotaron
los
cobradores en el
recibo de caja los
nmeros de facturas
y envos cancelados
PT No. C 7/8
Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
93
Cdula de marcas y conclusin en el Departamento de Facturacin
Fuente:
Declaraciones nicas Aduaneras, facturas y envos(el correlativo que se utiliza es el de las DUA)
Alcance:
Se seleccion el mes de Septiembre de las declaraciones No 600-6009840 a la 600-6009882, envos No. 9840 a la 9882 y facturas No. 4001 a la 4038
Procedimientos:
Marcas:
N/A
No aplica
Hallazgo No. 4: No todas las declaraciones se reciben con el total de las facturas de gastos de importacin canceladas a cuenta de los clientes, no se est cumpliendo con la
poltica implementada por la administracin en un 48%.
E-1
Hallazgo No. 5: La persona encargada de facturar los servicios, no lleva control de las declaraciones facturadas, por nmero de declaracin (DUA) y Factura, no se est
cumpliendo con la poltica implementada por la administracin en un 53%
E-2
94
PT No. C 8/8
Fecha: 19-09-07
Fecha:21-09-07
Cdula de marcas y conclusin en el Departamento de Facturacin
Hallazgo No. 6: Los cobradores no anotan en los recibos de caja los nmeros de facturas y envos cancelados, est cumpliendo con la poltica implementada por la
administracin en un 53%.
Conclusin: De conformidad con las pruebas realizadas a las facturas y expedientes anteriormente detallados, para verificar el cumplimiento de las polticas
establecidas por la administracin de la empresa en el Departamento de Contabilidad, se concluye que stas no se estn cumpliendo en un porcentaje
considerable.
Brizeida Aguilar
95
PT No.: D-1
Hecho por: Brizeida A
Fecha: 24-09-07
Fecha: 24-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento Contabilidad
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
D-2
Brizeida A.
28/09/07
D-3
Brizeida A.
28/09/07

2) Revelar
las
debilidades
encontradas en las polticas.
3) Asesorar a la administracin en la
toma de decisiones.
4) Revelar los hallazgos encontrados
y determinar las causas.
1) Elaborar
un
cuestionario
Auditora Administrativa.
de
2) Seleccione el mes de septiembre,

tabule los expedientes del No. 9840
al 9882, elabore las cdulas
analticas y evale el cumplimiento
de las polticas siguientes:
El Efectivo solicitado por el
tramitador deber ser utilizado
nicamente para trmites que
corresponden a la oficina y
reintegrar el sobrante.
96
PT No.: D-1 2/2

Hecho por: Brizeida A
Fecha: 24-09-07
Fecha: 24-09-07
Auditora Administrativa en el Departamento Contabilidad
OBJETIVOS
Referencia
Hecho por
Fecha
Los gastos por cuenta ajena

deben ser cancelados por los
clientes durante los ocho das
de
haberles
enviado
las
facturas.
3) Elaborar una conclusin sobre las

pruebas
realizadas para evaluar las
polticas establecidas.
D-3
Brizeida A.
28/09/07
97
PT No.: D-2
Fecha: 25-09-07
Fecha: 28-09-07
Servicios Internacionales, S. A.
Auditora Administrativa en el Departamento de Contabilidad
Polticas
No.
1
PREGUNTA
Los tramitadores documentan
todos los gastos ocasionados?
SI
NO
OBSERVACIONES
No comprueban todos
los gastos.
X
2
Los clientes reintegran los

gastos por cuenta ajena, en los
ocho das del crdito?
Se les cobra intereses a los
clientes de los gastos por cuenta
ajena atrasados?
Se tiene control sobre el
efectivo proporcionado a los
tramitadores, para cancelar los
gastos por cuenta ajena?
Los tramitadores utilizan el
efectivo para uso exclusivo de la
oficina?
Humberto Zurita
Lo reintegran hasta
cinco meses despus.
X
No se tiene una poltica
establecida.
X
En oportunidades se
les entrega dos veces
los mismos gastos
X
Lo utilizan para gastos
personales.
X
Brizeida Aguilar
Auditora Interna
98
PT No. D-3 1/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
Cdula analtica de Pruebas de Cumplimiento de las polticas en el Departamento de Contabilidad
Declaracin nica Aduanera
Envo(se usa para cobrar los gastos

a cuenta del cliente)
Gastos de Importacin
Valor
Cobrado
solicitado
al cliente
p/pago en
aduana
El
Efectivo
solicitado por
el tramitador lo
utiliz
nicamente
para trmites
que
corresponden
a la oficina.
Crdito
Das
Vencimien
to
cancelado
Meses
en mora
300.00
05/10/06
13/10/06
N/A
100.00
100.00
05/10/06
11/11/06
1 mes
27/09/06
100.00
200.00
05/10/06
13/10/06
N/A
600-6009843
02/10/06
900.00
1900.00
10/10/06
11/12/06
2 meses
Coln, S.A.
600-6009844
02/10/06
8300.00
8300.00
10/10/06
10/10/06
N/A
Valores. S.A.
600-6009845
4500.00
7300.00
10/10/06
10/03/07
5 meses
Asfaltos
600-6009846
02/10/06
4500.00
4500.00
10/10/06
13/10/06
N/A
Serca, S. A.
600-6009847
No Fact.
N/A
4500.00
N/A
N/A
N/A
N/A
Vipers
600-6009848
06/10/06
3,900.00
4000.00
N/A
16/10/06
16/02/07
4 meses
No.
Fecha
de envi
Leman, S.A.
600-6009840
27/09/06
100.00
Cajas, S.A.
600-0069841
27/09/06
El Papel
600-6009842
Perfiles
Cliente
02/10/06
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
99
PT No. D-3 2/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
El
Efectivo
Envo
solicitado por el
(se usa para cobrar los gastos a
tramitador
lo
cuenta de los clientes)
utiliz
nicamente para
Crdito
trmites
que
corresponden a
Valor
Das
Meses
la oficina.
No.
Fecha
Vencimien cancelado
Cobrado
solicitado
en mora
de envo
to
al cliente
p/pago en
Cliente
aduana
Prendas
600-6009849
06/10/06
100.00
500.00
16/10/06
25/10/06
N/A
Tilos, S. A.
600-6009850
09/10/06
1500.00
1500.00
17/10/06
28/02/07
4 meses
Los Tres
600-6009851
09/10/06
1000.00
1500.00
17/10/06
20/10/06
N/A
Tubos, S.A.
600-6009852
09/10/06
4000.00
4500.00
17/10/06
26/10/06
N/A
Los Socios
600-6009853
13/10/06
4000.00
4500.00
23/10/06
23/03/06
5 meses
Maderas
600-6009854
13/10/06
100.00
200.00
23/10/06
26/03/06
5 meses
Trival, S. A.
600-6009855
13/10/06
100.00
300.00
23/10/06
26/03/06
5 meses
El Coloso
600-6009856
No Fac.
N/A
500.00
N/A
N/A
N/A
N/A
Los Rojos
600-6009857
16/10/06
150.00
150.00
24/10/06
26/10/06
N/A
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
N/A
PT No. D-3 3/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
100
El
Efectivo
solicitado por
Envo
el tramitador lo
utiliz
nicamente
Crdito
para trmites
que
Fecha
No.
Das
corresponden
Meses
de envo
Vencimien cancelado
Cobrado
Valor
a la oficina.
en mora
Cliente
to
al cliente
solicitado
Pincel, S. A
600-6009858
16/10/06
1500.00
5500.00
24/10/06
26/02/07
4 m.
Cummins
600-6009859
20/10/06
1800.00
2000.00
30/10/06
02/11/06
N/A
Armas, S. A
600-6009860
20/10/06
1500.00
1500.00
30/10/06
N/A
11 m.
Los Vapores
600-6009861
20/10/06
100.00
500.00
30/10/06
11/11/06
N/A
Sales, S .A.
600-6009862
23/10/06
100.00
200.00
31/10/06
02/12/06
2 m.
Trigo, S. A.
600-6009863
23/10/06
150.00
150.00
30/10/06
02/12/06
2 m.
Libros, S. A.
600-6009864
No Fac.
N/A
200.00
N/A
N/A
N/A
N/A
Miders
600-6009865
23/10/06
100.00
500.00
31/10/06
31/10/06
N/A
Mazos, S. A.
600-6009866
23/10/06
1500.00
2000.00
31/10/06
N/A
11 m.
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
N/A
101
PT No. D-3 4/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
El
Efectivo
Envo
solicitado por
el tramitador lo
utiliz
nicamente
Crdito
para trmites
Valor
que
Meses
Cliente
No.
Fecha
Cobrado
solicitado
Vencimien
Das
corresponden
de envo
al cliente
p/pago en
to
cancelado en mora
a la oficina.
aduana
El Ciprs
600-6009867
27/10/06
100.00
100.00
06/11/06
10/12/06
1 mes
Gas, S. A.
600-6009868
27/10/06
150.00
300.00
06/11/06
10/01/07
2m
Los Vapores
600-6009869
No Fac.
N/A
1500.00
N/A
N/A
N/A
N/A
Tilos, S. A.
600-6009870
30/10/06
1400.00
1500.00
07/11/06
10/12/06
1 mes
Libros, S. A.
600-6009871
30/10/06
1500.00
1500.00
07/11/06
N/A
11 m.
Milpas, S. A.
600-6009872
No Fac.
N/A
500.00
N/A
N/A
N/A
N/A
Los Alamos
600-6009873
30/10/06
100.00
200.00
13/11/06
13/03/07
4m
Perfiles
600-6009874
30/10/06
100.00
100.00
13/11/06
13/11/06
N/A
Las Telas
600-6009875
30/10/06
100.00
500.00
13/11/06
13/11/06
N/A
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
N/A
N/A
102
PT No. D-3 5/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
El
Efectivo
Envo
solicitado por el
tramitador lo utiliz
Crdito
nicamente
para
trmites
que
Gastos de
corresponden a la
Importacin
oficina.
Meses
Fecha
Valor
Das
en
Cobrado
Cliente
No.
de envo
solicitado
Vencimien cancelado
al cliente
mora
p/pago en
to
aduana
El Tornillo
600-6009876
30/10/06
100.00
100.00
07/11/06
07/11/06
N/A
Cordn, S.A.
600-6009877
30/10/06
100.00
500.00
07/11/06
07/02/07
3m
Ferros, S.A.
600-6009878
30/10/06
100.00
100.00
07/11/06
07/02/07
3m
El Colocho
600-6009879
30/10/06
100.00
1000.00
07/11/06
07/01/07
2m
Pincel, S.A.
600-6009880
30/10/06
100.00
500.00
07/11/06
07/11/06
N/A
Prendas
600-6009881
30/10/06
100.00
100.00
07/11/06
07/02/06
3m
Los Socios
600-6009882
30/10/06
100.00
100.00
07/11/06
07/04/06
N/A
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
103
PT No. D-3 6/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
El
Efectivo
Envo
solicitado por el
tramitador lo utiliz
Crdito
nicamente
para
trmites
que
Gastos de
corresponden a la
Importacin
Meses
oficina.
Fecha
Valor
Das
en
Cliente
No.
de envo
Vencimien cancelado
Cobrad
solicitado
mora
to
o al
p/pago en
cliente
aduana
Los gastos por

cuenta ajena
se cancelaron
por los clientes
durante
los
ocho das de
haberles
enviado
las
facturas.
El Tornillo
600-6009883
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Cordn, S.A.
600-6009884
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Ferros, S.A.
600-6009885
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
El Colocho
600-6009886
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Pincel, S.A.
600-6009887
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Prendas
600-6009888
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Los Socios
600-6009889
30/10/06
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
104
PT No. D-3 7/8

Fecha: 26-09-07
Fecha:28-09-07
Cdula analtica de Pruebas de Cumplimiento de las polticas Departamento de Contabilidad
Fuente:
Declaraciones nicas Aduaneras, envos (a los envos se les coloca el mismo nmero correlativo que el de las declaraciones) y facturas
Alcance:
Se seleccion a criterio del auditor, el mes de Septiembre de las declaraciones No 600-6009840 a la 600-6009882 y envos No. 9840 a la 9882
Procedimientos:
Marcas:
N/A
No aplica
Hallazgo No. 7: El efectivo solicitado por los tramitadores no es utilizado nicamente para trmites que corresponden a la oficina y no reintegra el sobrante. No se
E-2
Hallazgo No. 8: Los gastos de importacin a cuenta de los clientes, no son cancelados por los clientes durante los ocho das de haberles enviado las facturas, no se
E-2
Conclusin: De conformidad con las pruebas realizadas a las facturas y declaraciones anteriormente detalladas, para verificar el cumplimiento de las
polticas establecidas por la administracin de la empresa en el Departamento de Contabilidad, se concluye que stas no se estn cumpliendo en un
porcentaje considerable. Brizeida Aguilar.
105
PT No.: E 1/ 2
Fecha: 10-09-07
Fecha: 10-09-07
CONCEPTO
Referencia
Hallazgo No. 1
Los tramitadores no entregan las facturas de gasto a cuenta de los
clientes a las oficinas centrales el mismo da de haber terminado el
B -3
MAI-103
B-3
MAI-104
B-3
MAI-105
Declaraciones recibidas, les faltan facturas de gastos cancelados a C - 3
MAI-107
trmite en las aduanas.
Hallazgo No. 2
Los tramitadores pierden
facturas de los trmites realizados en las
aduanas.
Hallazgo No. 3
No todas las declaraciones nicas aduaneras se trasladan en tiempo
oportuno al departamento de contabilidad.
Hallazgo No. 4
cuenta de los clientes.
106
PT No.: E 2/2
Fecha: 10-09-07
Fecha: 10-09-07
CONCEPTO
Referencia
Hallazgo No. 5
La persona encargada de facturar los servicios, no lleva control de las
declaraciones facturadas, por nmero de declaracin (DUA) y factura
C-3
MAI-108
C -3
MAI-109
D-3
MAI-111
Los gastos de importacin a cuenta de los clientes, no son cancelados D - 3
MAI-112
emitida.
Hallazgo No. 6
Los cobradores no anotan en los recibos de caja los nmeros de
facturas y envos cancelados.
Hallazgo No. 7
El efectivo solicitado por los tramitadores no es utilizado nicamente
para trmites que corresponden a la oficina y no reintegra el sobrante.
Hallazgo No. 8
por los clientes durante los ocho das de haberles enviado las facturas.
107
5.3 MEMORANDUM DE AUDITORA INTERNA
MEMORANDUM
PARA:
Licenciado Francisco Caldern Snchez

Gerente General
DE:
Licenciada Brizeida Aguilar

Jefe de Auditora Interna
ASUNTO:
Conclusin de la Auditora Administrativa en los departamentos

de Operaciones, Facturacin y Contabilidad.
FECHA:
Guatemala, 17 de octubre de 2007
********************************************************************************************
En atencin a su memorndum de fecha 27 de agosto del presente ao, hemos

concluido la Auditora Administrativa que tiene como propsito realizar una
evaluacin del proceso de los servicios aduanales de importacin y exportacin
de artculos en general, que eviten la inconformidad de los clientes en la
facturacin de los servicios.
Derivado del trabajo realizado se determinaron algunos hallazgos que a

continuacin se describen:
108
1. DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
1.1 HALLAZGO:
Los tramitadores no entregan las facturas de gastos cancelados a cuenta
de los clientes en el tiempo oportuno a las oficinas centrales.
E-1
Los tramitadores deben entregar las facturas de gasto cancelada a cuenta de los
clientes a las oficinas centrales el mismo da de haber terminado el trmite en las
aduanas. Sin embargo, no se cumple, se tardan hasta veinticinco y treinta das
para entregarlos, lo cual genera atraso en la facturacin de los servicios
prestados, se observ como ejemplo, los casos siguientes:
Cliente
Cajas, S. A.
Papeles
Vides, S.A.
Asfaltos
Serca, S.A.
Prendas
Tilos, S. A.
Tubos, S.A.
Los Rojos
Pincel, S.A.
Los Vapores.
Trigo, S.A.
Miders
El Ciprs
Perfiles
Las Telas
El Tornillo
Cordn, S.A.
Prendas
Declaracin
nmero
600-6009841
600-6009842
600-6009844
600-6009846
600-6009847
600-6009849
600-6009850
600-6009852
600-6009857
600-6009858
600-6009861
600-6009863
600-6009865
600-6009867
600-6009874
600-6009875
600-6009876
600-6009877
600-6009881
Aduana
Express A.
Express A.
Santo Toms
Santo Toms
Santo Toms
Pedro de A.
Pto. Quetzal
Santo Toms
Agua Cte.
Puerto Barrios
Pedro de A.
Agua Caliente
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Fecha de
facturas
01/09/06
01/09/06
04/09/06
05/09/06
05/09/06
07/09/06
07/09/06
08/09/06
13/09/06
15/09/06
18/09/06
19/09/06
20/09/06
25/09/06
28/09/06
28/09/06
29/09/06
29/09/06
29/09/06
Fecha de
recibido
24/09/06
24/09/06
01/10/06
29/09/06
02/10/06
03/10/06
01/10/06
01/10/06
10/10/06
01/10/06
10/10/06
13/10/06
17/10/06
20/10/06
25/10/06
25/10/06
30/10/06
30/10/06
30/10/06
Das de
atraso
23
23
26
24
26
25
23
22
26
15
21
23
26
24
25
26
30
30
30
Q.
Valor
100.00
200.00
8,300.00
4,500.00
4,500.00
500.00
1,500.00
4,500.00
150.00
5,500.00
500.00
150.00
500.00
100.00
100.00
500.00
100.00
500.00
100.00
Total facturas no recibidas inmediatamente Q.32.300.00
109
Recomendacin
Que la administracin de la empresa implemente tecnologa moderna en
sistemas de cmputo y programas las cuales debern estar interconectadas en
red. Designacin por parte del coordinador del departamento, de una persona
que lleve control de las declaraciones as como supervisin constante de las
actividades y desempeo de los tramitadores.
1.2 HALLAZGO:
Los tramitadores pierden las facturas de los gastos cancelados a cuenta
de los clientes.
E-1
El tramitador es el responsable de todas las facturas generados por los trmites

en las aduanas. Sin embargo, se encontraron declaraciones nicas aduaneras
que les hace falta facturas, ejemplo:
Cliente
Lomas, S.A.
Papeles
Vides, S. A.
Valores
Serca, S. A.
Prendas
Tilos, S. A.
Los Socios
Maderas
Declaraciones (DUA)
Nmero
600-6009840
600-6009842
600-6009844
600-6009845
600-6009847
600-6009849
600-6009850
600-6009853
600-6009854
VAN
Aduana
Express A.
Express A.
Santo Toms
Santo Toms
Santo Toms
Pedro de A.
Pto. Quetzal
Santo Toms
Express A.
facturas no entregadas
Valor
Facturas no
entregadas Q.
300.00
200.00
8,300.00
7,300.00
4,500.00
500.00
1,500.00
4,500.00
200.00
Q.27,300.00
110
Cliente
El Coloso
Pincel, S. A.
Cummins
Sales, S. A.
Trigo, S.A.
Mazos, S. A.
El Ceprs
Gas, S. A.
Tilos, S.A.
Milpas, S. A.
Los Alamos
El Tornillo
Ferros, S.A.
Prendas
Declaraciones (DUA)
Nmero
600-6009856
600-6009858
600-6009859
600-6009862
600-6009863
600-6009866
600-6009867
600-6009868
600-6009870
600-6009872
600-6009873
600-6009876
600-6009878
600-6009881
Valor
Facturas no
entregadas Q.
27,300.00
500.00
5,500.00
2,000.00
200.00
150.00
2,000.00
100.00
300.00
1,500.00
500.00
200.00
100.00
100.00
100.00
Aduana
VIENE
Pedro de A.
Puerto Barrios
Puerto Barios
Express A.
Agua Caliente
Santo Toms
Express A.
Agua Caliente
Puerto Barrios
Pedro de A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Total facturas no entregadas
Q.40,550.00
Recomendacin
Que el coordinador del departamento les exija a los tramitadores liquidar todas
las facturas que tienen pendientes y no autorizar ms entregas de efectivo a la
misma persona.
1.3 HALLAZGO:
Las declaraciones no se trasladan en el tiempo oportuno.
E-1
Completado el trmite solicitado por los clientes se deben armar las

declaraciones con toda su documentacin y trasladarse inmediatamente al
111
departamento de facturacin. Sin embargo, se encontraron declaraciones que

fueron trasladadas hasta quince das despus de haberse recibido, ejemplo:
DUA
nmero
Cliente
Lomas, S.A.
Cajas, S. A.
Papeles
Valores
Vipers
Prendas
Los Tres
Maderas
Trival, S. A.
Los Rojos
Pincel, S. A.
Cumminis
Sales, S.A.
Miders
Mazos, S. A.
Gas, S. A.
Tilos,S.A.
Libros, S. A.
Perfiles
Las Telas
El Tornillo
Cordn, S. A
Pincel, S. A.
Prendas
Los Socios
600-6009840
600-6009841
600-6009842
600-6009845
600-6009848
600-6009849
600-6009851
600-6009854
600-6009855
600-6009857
600-6009858
600-6009859
600-6009862
600-6009865
600-6009866
600-6009868
600-6009870
600-6009871
600-6009874
600-6009875
600-6009876
600-6009877
600-6009880
600-6009881
600-6009882
Aduana
Express A.
Express A.
Express A.
Sto. Toms
Sto. Toms
Pedro de A.
Pto. Quetzal
Express S. A.
Express A.
Agua caliente
Pto. Barrios
Pto. Barrios
Express A.
Express A.
Sto. Toms
Agua Cte.
Pto. Barrios
Pto. Quetzal
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Express A.
Fecha de
elaboracin
declaracin
01/09/06
01/09/06
01/09/06
06/09/06
05/09/06
07/09/06
08/09/06
11/09/06
11/09/06
13/09/06
13/09/06
15/09/06
18/09/06
20/09/06
22/09/06
26/09/06
26/09/06
26/09/06
28/09/06
28/09/06
29/09/06
29/09/06
29/09/06
29/09/06
29/09/06
Fecha de
Traslada
das
Das de
atraso
15/09/06
15/09/06
15/09/06
18/09/06
12/09/06
22/09/06
22/09/06
26/09/06
26/09/06
26/09/06
26/09/06
26/09/06
26/09/06
05/10/06
10/10/06
10/10/06
10/10/06
10/10/06
15/10/09
15/10/06
15/10/06
15/10/06
15/10/06
15/10/06
15/10/06
13 das
13 das
13 das
11 das
05 das
13 das
12 das
15 das
15 das
11 das
11 das
09 das
06 das
12 das
15 das
12 das
12 das
12 das
15 das
15 das
14 das
14 das
14 das
14 das
14 das
Valor
Q.
300.00
100.00
200.00
7,300.00
4,000.00
500.00
1,500.00
200.00
300.00
150.00
5,500.00
2,000.00
200.00
500.00
2,000.00
300.00
1,500.00
1,500.00
100.00
500.00
100.00
500.00
500.00
100.00
100.00
Total declaraciones no trasladadas inmediatamente Q.29,950.00
Recomendacin
Que el coordinador del departamento, solicite a la persona encargada de recibir
las declaraciones un informe diario, el cual debe contener la siguiente
informacin: nombre del cliente, nmero de declaracin, aduana, fecha de
112
recibido y los posibles problemas que puedan contener, darles la solucin de

inmediato y efectuar su traslado al departamento de facturacin.
2. DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
2.1 HALLAZGO:
Declaraciones recibidas con documentacin incompleta.
E-1
La persona encargada de facturar los servicios debe recibir las declaraciones

con toda la documentacin, una fotocopia y su integracin. Sin embargo, se
detect que al momento de facturar los servicios prestados y los gastos por
cuenta ajena, se encuentran declaraciones que no tienen todas las facturas de
pago, (a cuenta de los clientes), extendidos por las aduanas y/o otras entidades
del Estado, ejemplo:
Cliente
Cajas, S. A.
El Papel
Perfiles
Asfaltos
Vipers
prendas
Los Tres
Maderas
Los Rojos
Armas, S.A.
Trigo, S.A.
Mazos, S.A.
El Ciprs
Tilos, S. A.
Libros, S. A.
Declaracin
Nmero
600-6009841
600-6009842
600-6009843
600-6009846
600-6009848
600-6009849
600-6009851
600-6009854
600-6009857
600-6009860
600-6009863
600-6009866
600-6009867
600-6009870
600-6009871
VAN Total facturas no recibidas
facturas
Valor Q.
100.00
100.00
900.00
4,500.00
3,900.00
100.00
1,500.00
100.00
150.00
1,500.00
150.00
1,500.00
100.00
1,400.00
1,500.00
Q 17,500.00
113
Declaracin
Nmero
VIENE
600-6009873
600-6009876
600-6009878
600-6009879
600-6009882
Cliente
Los Alamos
El Tornillo
Ferros, S.A.
El Colocho
Los Socios
facturas
Valor Q.
17,500.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
Total facturas no recibidas
Q 18,000.00
Recomendacin.
Que el jefe del departamento supervise constantemente el trabajo realizado y le
d instrucciones a la persona encargada de no recibir las declaraciones
incompletas, de esta forma se estar eliminando la prdida de las facturas de
gastos por cuenta ajena.
2.2 HALLAZGO:
Duplicidad de facturacin de honorarios.
E-2
La persona encargada de facturacin debe llevar un control de las declaraciones

facturadas lo cual no se cumple, debido a que se encontraron declaraciones con
doble facturacin por los mismos servicios prestados, ejemplo:
Honorarios duplicados
Cliente
Leman, S.A.
Declaracin (DUA)
Nmero
600-6009840
Factura Nmero
4001
VAN
Valor Q
200.00
200.00
114
Honorarios duplicados
Cliente
Cajas, S. A.
Perfiles
Valores. S.A.
Vipers
Prendas
Los Tres
Los socios
Maderas
Trival, S. A.
Pincel, S.A.
Armas, S. A.
Sales S.A.
Trigo, S. A.
Miders
El Ciprs
Gas, S. A.
Libros, S. A.
Perfiles
El Tornillo
El Colocho
Prendas
Los Socios
Declaracin (DUA)
Nmero
Factura Nmero
600-6009841
600-6009843
600-6009845
600-6009848
600-6009849
600-6009851
600-6009853
600-6009854
600-6009855
600-6009858
600-6009860
600-6009862
600-6009863
600-6009865
600-6009867
600-6009868
600-6009871
600-6009874
600-6009876
600-6009879
600-6009881
600-6009882
VIENE
4002
4004
4006
4008
4009
4011
4013
4014
4015
4017
4019
4021
4022
4023
4025
4026
4028
4030
4032
4035
4037
4038
Total honorarios facturados duplicados
Valor Q
200.00
200.00
800.00
800.00
800.00
300.00
800.00
800.00
200.00
200.00
800.00
800.00
200.00
300.00
200.00
200.00
300.00
800.00
200.00
200.00
200.00
200.00
200.00
9,700.00
Recomendacin
Que la administracin implemente tecnologa moderna en sistema de computo y
programas en red, que evite la duplicidad de la facturacin de los servicios.
2.3 HALLAZGO:
Existe descontrol en la cartera de clientes.
E-2
Los cobradores deben anotar en los recibos de caja los nmeros de factura y
115
envos que los clientes estn cancelando lo cual no se cumple, debido a que
ellos nicamente colocan el valor total; entre los casos encontrados estn:
Cliente
Leman, S.A.
El Papel
Perfiles
Valores, S.A.
Vipers
Prendas
Los Socios
Maderas
Trival, S. A.
Los Rojos
Pincel, S.A.
Armas, S.A.
Trigo, S. A.
Miders
El Ciprs
Gas, S.A.
Libros, S.A.
Perfiles
Las Telas
El Tornillo
Ferros, S. A.
El Colocho
Prendas
Factura
nmero
Factura
valor Q.
Envo Q
4001
4003
4004
4006
4008
4009
4013
4014
4015
4016
4017
4019
4022
4023
4025
4026
4028
4030
4031
4032
4034
4035
4037
200.00
200.00
800.00
800.00
800.00
300.00
800.00
200.00
200.00
300.00
800.00
800.00
300.00
200.00
200.00
300.00
800.00
200.00
200.00
200.00
200.00
200.00
200.00
100.00
100.00
900.00
4,500.00
3,900.00
100.00
4,000.00
100.00
100.00
150.00
1,500.00
1,500.00
150.00
100.00
100.00
150.00
1,500.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
Total cobros realizados incorrectos
9,200.00
19,550.0
Recomendacin
Que el jefe del departamento supervise constantemente esta actividad
indicndoles a los cobradores la forma adecuada de llenar los recibos de caja y
de esta forma evitar el descontrol en la cartera de clientes.
116
3. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
3.1 HALLAZGO:
Los gastos solicitados no son comprobados por los tramitadores.
E-2
El efectivo solicitado por el tramitador deber ser utilizado nicamente para

trmites que corresponden a la oficina. Sin embargo, al cruzar la informacin con
las facturas de los gastos solicitados se determin que el dinero sobrante de los
trmites no lo reintegran los tramitadores.
Cliente
Leman, S.A.
El Papel
Perfiles
Valores, S.A.
Vipers
Prendas
Los Tres
Tubos, S.A.
Los Socios
Maderas
Trival, S.A.
Pincel,S.A.
Cummnis
Los Vapores
Sales, S. A.
Miders
Mazos, S. A.
Gas, S. A.
Tilos, S. A.
Los Alamos
Las Telas
Cordn, S. A.
El Colocho
Pincel, S.A.
Declaracin
nmero
600-6009840
600-6009842
600-6009843
600-6009845
600-6009848
600-6009849
600-6009851
600-6009852
600-6009853
600-6009854
600-6009855
600-6009858
600-6009859
600-6009861
600-6009862
600-6009865
600-6009866
600-6009868
600-6009870
600-6009873
600-6009875
600-6009877
600-6009879
600-6009880
Valor
solicitado Q
Segn facturas
Gastado Q
300.00
200.00
1,900.00
7,300.00
4,000.00
500.00
1,500.00
4,500.00
4,500.00
200.00
300.00
5,500.00
2,000.00
500.00
200.00
500.00
2000.00
300.00
1500.00
200.00
500.00
500.00
1,200.00
500.00
Total valor no reintegrado
100.00
100.00
900.00
4,500.00
3,900.00
100.00
1,000.00
4,000.00
4,000.00
100.00
100.00
1,500.00
1,800.00
100.00
100.00
100.00
1500.00
150.00
1400.00
100.00
100.00
100.00
1,000.00
100.00
Valor no
reintegrado Q.
200.00
100.00
1,000.00
2,800.00
100.00
400.00
500.00
500.00
500.00
100.00
200.00
4,000.00
200.00
400.00
100.00
400.00
500.00
150.00
100.00
100.00
400.00
300.00
200.00
400.00
13,650.00
117
Recomendacin
El Gerente Financiero y Administrativo le exija a la persona encargada de
realizar los cheques y transferencias, un estricto control para que el dinero no
utilizado por los tramitadores, sea devuelto juntamente con el resto de facturas.
3.2
HALLAZGO:
Los gastos cancelados a cuenta de los clientes no son reintegrados en

tiempo oportuno.
E-2
Los gastos por cuenta ajena deben ser cancelados por los clientes durante los
ocho das de haberles enviado las facturas. Sin embargo, se determin que
estos valores son devueltos hasta cuatro y cinco meses despus.
Cliente
Declaracin
nmero
Vencimiento
cancelado
Meses de
morosidad
Cajas, S. A.
Perfiles
Valores, S.A
Vipers
Tilos, S. A.
Los Socios
Maderas
Trival, S.A.
Pincel, S.A.
Armas, S.A.
Sales, S. A.
Trigo, S. A.
600-6009841
600-6009843
600-6009845
600-6009848
600-6009850
600-6009853
600-6009854
600-6009855
600-6009858
600-6009860
600-6009862
600-6009863
05/10/06
10/10/06
10/10/06
16/10/06
17/10/06
23/10/06
23/10/06
23/10/06
24/10/06
30/10/06
31/10/06
31/10/06
11/11/06
11/12/06
10/03/07
16/02/07
28/02/07
23/03/07
26/03/06
26/03/06
26/02/07
26/09/07
02/12/06
02/12/06
1.0
2.0
5.0
4.0
4.0
5.0
5.0
5.0
4.0
11.0
2.0
2.0
VAN
Total saldos morosos
Cantidad
100.00
900.00
4,500.00
3,900.00
1,500.00
4,000.00
100.00
100.00
1,500.00
1,500.00
100.00
150.00
18,350.00
118
Cliente
Declaracin
nmero
Vencimiento
cancelado
Meses de
morosidad
Mazos, S.A.
El Ciprs
Gas, S. A.
Libros, S. A.
Libros, S. A.
Los Alamos
Cordn, S.A.
Ferros, S. A
El Colocho
Prendas
600-6009866
600-6009867
600-6009868
600-6009870
600-6009871
600-6009873
600-6009877
600-6009878
600-6009879
600-6009881
31/10/06
06/11/06
06/11/06
07/11/06
07/11/06
13/11/06
07/11/06
07/11/06
07/11/06
07/11/06
26/09/07
10/12/06
10/01/07
10/12/6
26/09/07
13/03/07
07/02/07
07/02/07
07/01/07
07/02/07
VIENE
11.0
1.0
2.0
1.0
11.0
4.0
3.0
3.0
2.0
3.0
Total saldos morosos
Cantidad
18,350.00
1,500.00
100.00
150.00
1,400.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
100.00
22,100.00
Recomendacin:
El Gerente Financiero y Administrativo, implemente una poltica de cobro del dos
por ciento de inters mensual, sobre los saldos vencidos y comunicarles a estos
clientes que ya no se les continuar prestando este servicio.
119
MATRIZ DE RIESGO
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS
RIESGOS
1. Agilizacin en la entrega de las
CONTROLES
EVALUACIN
1. Atrasos en la entrega de las
-Falta de tecnologa moderna
-Falta de capital de
-Que
facturas de gastos de importacin a
facturas de gastos de importacin
en sistemas de cmputo y
trabajo para cumplir
tecnologa modifique
las
a las oficinas centrales por parte
programas las cuales deben
con los clientes.
la estructura y metas
oficinas
centrales
por
los
de los tramitadores.
tramitadores.
CANTIDAD
EN
RIESGO Q.
32,300.00
RESULTADOS
de la
estar interconectadas en red.

-Riesgo
potencial
la
nueva
empresa as
tambin los procesos
MAI- 103
al
2. Prdida de las facturas de los
-No hay un encargado de
negativo
las
gastos de importacin cancelados
llevar
generar valor.
facturas generadas de los trmites
a cuenta de los clientes por los
declaraciones.
en las aduanas.
tramitadores.
2.
Delegar
tramitador
responsabilidades
cuando
pierda
3. Atrasos en el traslado de las
departamento de facturacin las
declaraciones al departamento de
declaraciones.
facturacin.
de
las
por
-Recuperacin
40,550.00
MAI- 105
3. Trasladar en tiempo oportuno al
control
-No hay supervisin a los
no
y la naturaleza de la
economa.
lenta
-Lograr
actuar
en
del efectivo.
tiempo real.
-Flujo de informacin
-Resolucin inmediata
lenta.
de problemas.
tramitadores.
29,950.00
-Falta de reportes diarios que
MAI- 106
indiquen
las
declaraciones
que tienen problemas y las
-Fluidez en el flujo de
que
informacin.
estn
pendientes
de
trasladar al departamento de
facturacin.
120
MATRIZ DE RIESGO
DEPARTAMENTO DE FACTURACIN
RIESGOS
CANTIDAD
EN
RIESGO Q.
1. Que las declaraciones pasen al
1. Atrasos en la recepcin de las
-Riesgo
departamento de facturacin con
declaraciones por falta de facturas
negativo
todas las facturas generadas de los
generadas de los trmites en las
generar valor.
aduanas.
18,000.00
CONTROLES
EVALUACIN
2. Que la persona encargada de
2. Que se facture de nuevo los
-No
facturar los servicios lleve control de
honorarios por no llevar control
trabajo realizado.
las
adecuado.
facturas
emitidas por nmero correlativo.
Que
los
cobradores
llenen
adecuadamente los recibos de caja.
clientes.
9,200.00
MAI- 110
por
no
supervisin
del
que
las
estn
procedencia
objeto de reparo por
da de la informacin.
pendientes
de
Administracin
-Evitar la duplicidad
de las facturas.
-Costos Elevados por

la
lleva
adecuado
adecua
Superintendencia
Tributaria.
que
se
efectivo.
declaraciones
facturar.
-No
del
-Calidad, veracidad y
la
-Falta de reportes diarios que
-Recuperacin
-Que la empresa sea
de
indiquen
3. Descontrol en la cartera de
3.
hay
9,700.00
MAI- 109
potencial
MAI- 108
declaraciones
RESULTADOS
un
registro
de
las
facturas
declaraciones
doble
no
pueda
recuperarse.
-transparencia en las
transacciones
registros adecuados.
-Informacin obtenida
inadecuada.
emitidas.
-Minimizar los costos.
tributacin
-Control
eficiente
oportuno en la cartera
-No
hay
una
designada
para
persona
llevar
el
control de la cuenta corriente.
de clientes.
121
MATRIZ DE RIESGO
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
RIESGOS
1. Que el efectivo solicitado por los

tramitadores
nicamente
sea
para
correspondan
la
oficina
CONTROLES
EVALUACION
1. Que el efectivo solicitado para
-No hay controles que
-Que
tecnologa modifique
pagar gastos generados de los
detecten
que
trmites en las aduanas no sea
posibles ilcitos.
comprobado en su totalidad por
utilizado
trmites
CANTIDAD
EN
RIESGO Q.
los tramitadores.
reintegrar el efectivo.
-No
se
tiene
toda
su
te.
economa.
respectivo respaldo y les falta
los
cuenta de los clientes no sea
su liquidacin.
-Recuperacin
22,100.00
lenta
se
efectivo
lleva
control
solicitado
del
por
nmero de declaracin
-Detectar a travs de
los sistemas y contro
del efectivo.
-No
empresa as
y la naturaleza de la
documentacin
MAI- 112
de la
ser ocultos fcilmen
pagar gastos de importacin a
recuperado en el tiempo oportuno.
la estructura y metas
la
2. Que el efectivo utilizado para
recuperado
nueva
tambin los procesos
gastos de importacin a cuenta de

sea
con
la
-Los ilcitos pueden
2. Que el efectivo utilizado para
clientes
aquellos

13,650.00
MAI- 111
eficientemente.
RESULTADOS
les aquellos posibles

-Incremento
de
las
cuentas incobrables.
-Falta de poltica de cobro de
- No se realizan los
inters mensual sobre saldos
cobros
vencidos.
totalidad.
en
ilcitos, que no pue

dan
ser
ocultos
fcilmente,
evitando
el aumento del dao.
su
-Efectuar los cobros
para
evitar
morosidad.
la
122
SERVICIOS INTERNACIONALES
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN DE LOS SERVICIOS ADUANEROS
PROCEDIMIENTO SUGERIDO
No
Proceso
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Facturacin
Departamento
de Contabilidad
INICIO
1.
Los clientes envan por fax, documento de

embarque, factura, seguro, permisos para
elaborar la Declaracin nica Aduanera.
2.
Secretaria revisa y confirma con el cliente la

documentacin recibida.
3.
Secretara traslada documentos a encargado

de llevar el control de las declaraciones.
4.
Encargado
Registra
datos
segn
los
documentos recibidos y asigna nmero
correlativo a la declaracin.
5.
Encargado de llevar el control de

declaraciones entrega a digitador
documentos para su elaboracin.
6.
Digitador elabora declaracin en el sistema,

llama al cliente para confirmar mercadera en
documentos y margina, si es complicada
consulta con el coordinador.
7.
8.
las
los
FAX RECIBIDO
REVISA Y
CONFIRMA
ENTREGA A
CONTROL
DE DUAS
REVISA Y
CONFIRMA
ENTREGA A
ENCARGADO
DE DUAS
ELABORACION
DUA EN SISTEMAS
El digitador prepara los documentos adjuntos

de la declaracin y revisa. Supervisa que el
tramitador reciba la declaracin, monitoreando
al tramitador sobre el trmite.
REVISA,
CONFIRMA
SPERVISA
El digitador entrega al tramitador la declaracin

de acuerdo a la aduana y copia de la
declaracin con sus documentos adjuntos es
entregada al encargado de llevar el control de
las declaraciones.
ENTREGA A
TRAMITADOR Y
COORDINADOR
9.
El tramitador recibe la declaracin la revisa y

saca copias de los documentos, chequea la
aduana y realiza trmite.
RECIBE, SACA
COPIA Y
REALIZA
TRMITE
10.
El tramitador hace presupuesto de gastos de

importacin y llena la solicitud de cheque o
transferencia autorizada por coordinador y
gerente financiero y se la entrega al encargado
de las declaraciones.
PRESUPUESTA Y
ENTREGA
SOLICITUD
11.
El encargado de llevar el control de las

declaraciones revisa la solicitud de cheque o
transferencia si es transferencia la opera en el
sistema (banca electrnica) y pasa la solicitud
al departamento de contabilidad.
REVISA Y OPERA
SOLICITUD
RECIBE
SOLICITUD
DE CHEQUE
O TRANSF.
123
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN EN EL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
No
Proceso
12.
Revisa que las solicitudes estn autorizadas y

el control por nmero de declaracin que no se
este solicitando varias veces para el mismo
gasto y que no tenga liquidaciones pendientes
REVISA
SOLICITUD
DE CHEQUE
O TRANSF.
13.
Autoriza transferencia o elabora cheque, si es

transferencia la deposita a la cuenta, si es
cheque se lo entrega al tramitador.
TRANSFERENCIA,
CHEQUE
14.
Recibe transferencia a la cuenta o cheque,

efecta el pago de las facturas de gastos de
importacin a nombre del cliente y finaliza el
trmite.
15.
Tramitador liquida el efectivo solicitado con

encargado declaraciones y le entregan
facturas originales de los gastos de
importacin dos copias, as como la
declaracin con los sellos de la aduana y los
documentos adjuntos.
16.
El encargado de llevar el control de las

declaraciones, prepara el original y copia de la
declaracin con la liquidacin de los gastos de
importacin, prepara reporte y adjunta a las
transferencias y cheques la copia de la factura
de gastos de importacin y los traslada
17.
Revisa las declaraciones y el reporte que

contengan original y copia de las declaraciones
y facturas de gastos de importacin a cuenta
de los clientes
18.
Si la declaracin recibida le falta facturas de

gastos de importacin se lo regresa al
encargado de llevar el control de las
declaraciones generando un reporte para el
coordinador y si estn bien procede a facturar
los servicios y elaborar los envos.
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Facturacin
RECIBE
CHEQUE O
TRANSF.
TERMINA
TRMITE
ENTRAGA
DOCUMENTOS Y
LIQUIDA
RECIBE
ORIGINAL Y
COPIA DE
DECLARACIN
LIQUIDA Y
ENTREGA
DOCUMENTOS
REVISA LA
DECLARACIN Y
LOS DOCUMENTOS
RECIBE
DECLARACION
PARA ADJUNTAR
DOC. FALTANTES
NO
SI
PREPARA
FACTURA
POR
SERVICIOS y
LOS ENVIOS
19.
Elabora y prepara facturas por servicio y los

envos
20.
La persona que factura revisa los das que los

clientes reciben las facturas por servicio y
envos, prepara ruta a los mensajeros.
21
La persona encargada de facturar entrega las

facturas y envos a mensajeros y este las
revisa y entrega facturas y envos a los clientes
RECIBE Y
REVISA LAS
FACT. Y ENVIOS
Los clientes reciben las facturas originales y

firman las copias y se la entrega al mensajero.
CLIENTES
RECIBEN Y
FIRMAN
22
Departamento
de Contabilidad
PREPARA RUTA A
MENSAJEROS
RECIBE EL
CHEQUE O
TRANSF.
CON DOC. DE
SOPORTE
ARCHIVO
124
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN EN EL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
No
Proceso
23.
Mensajero entrega las copias de las facturas

por servicios y envos firmadas y selladas por
los clientes a la persona encargada de
facturar.
24.
La persona encargada de facturar recibe y

revisa llevando el control de lo entregado.
25.
Prepara reporte y lo traslada a la persona

encargada de llevar la cuenta corriente.
26.
Archiva la copia de la declaracin con todos

sus documentos por nmero correlativo.
Departamento de
Operaciones
Departamento de
Facturacin
RECIBE DE
MENSAJERO
LAS COPIAS
DE LOS DOC.
RECIBE
DOCUMENTOS Y
LLEVA CONTROL
PREPARA
REPORTE Y
TRASLADA DOC
ARCHIVO
FIN
Fuente: Investigacin.
Departamento
de Contabilidad
125
SIMBOLOGA
Smbolos de elaboracin de diagrama de flujo de uso generalizado
Documento: Cualquier documento de papel, ejemplo: un cheque, una declara
cin nica aduanera, o una factura por servicios.
Cheque
Proceso manual: Cualquier operacin manual, como la preparacin de una fac

tura por servicios o declaracin nica aduanera.
Preparar
factura por
servicios
Imprimir
declaracin
nica aduanera
Proceso: Cualquier operacin, bien sea realizada manualmente, mecnica o

por computador. Con frecuencia, se utiliza tambin con el smbolo del proceso
manual.
Almacenamiento fuera de lnea: Un archivo u otra ayuda de almacenamiento

para documentos o registros de computador.
Lneas de flujo: Lneas que indican un flujo direccional de documentos. Nor

malmente hacia abajo o hacia la derecha, a menos que las flechas indiquen lo
contrario.
---Anotacin: Utilizada para hacer comentarios explicativos, como una secuencia
de archivo (fecha, en orden alfabtico, etc.).
Conector: Salida hacia, o entrada desde, otra parte del diagrama de flujo. Se
utiliza para evitar un cruce excesivo de lneas de flujo. Los conectores de salida y
de entrada contienen claves de letras o nmeros.
Conector entre diferentes pginas: Indica fuente o destino de renglones que

ingresan o salen del diagrama de flujo.
Cliente
Entrada/Salida: Utilizado para ubicar un conector de otra pgina, para indicar

informacin que ingresa o sale del diagrama de flujo.
Efectivo
recibido
del cliente
No
Decisin: Indica cursos de accin alternos como resultado de una decisin de s

o no.
S
Smbolos especiales para sistema de computador
Disco magntico Tarjeta perforada Cinta perforada Almacenamiento en lnea Cinta magntica
126
Cualquier aclaracin o ampliacin sobre el contenido del presente informe, con

gusto la atenderemos.
Licda. Brizeida Aguilar

Jefe de Auditora Interna
127
CONCLUSIONES
1. El flujo de informacin del proceso de facturacin de los servicios
aduanales de importacin y exportacin de artculos en general no se
cumple
adecuadamente,
en
los
departamentos
de
Operaciones,
Facturacin y Contabilidad en la empresa objeto de estudio.
2. Las polticas implementadas por la administracin no se estn cumpliendo

adecuadamente, habiendo deficiencias administrativas lo cual genera un
riesgo potencial de desaparecer de la competencia por no generar valor,
as como tampoco la oportunidad de descubrir mejoras para su
administracin.
3. La falta de un sistema electrnico de datos adecuado, genera controles

internos dbiles, por lo que corre el riego de que un evento futuro incierto
ocurra y afecte el logro de los objetivos estratgicos, operativos y/o
financieros de la organizacin.
4. Las polticas examinadas en los departamentos de Operaciones,

Facturacin y Contabilidad de la Empresa Servicios Internacionales, no se
cumplen en un porcentaje considerable, significando prdida de clientes y
debilitando significativamente la competencia en el mercado.
128
RECOMENDACIONES
1. Que la empresa Servicios Internacionales, a travs de su departamento
de Auditora Interna, realice
aplicadas
al
proceso
de
Auditoras Administrativas peridicas
facturacin
en
los
departamentos
de
Operaciones, Facturacin y Contabilidad por estar diseada para

identificar, evaluar, responder comunicar y monitorear los problemas,
dando soluciones estratgicas para toda la organizacin, con el fin de
corregir las deficiencias encontradas y para obtener un flujo de
informacin adecuado.
2. A la Administracin de la Empresa Servicios Internacionales, le d el

seguimiento a las recomendaciones de la Auditora Interna, toda vez que
su propsito es precisar su nivel de desempeo
y oportunidades de
mejora en los departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad.
3. A la Administracin de la empresa Servicios Internacionales, agrupar e

integrar en una sola base de datos la informacin generada, para que no
se disperse con error o mala interpretacin y capacitar al personal de los
departamentos de Operaciones, Facturacin y Contabilidad, con el objeto
de disminuir el riesgo y los costos, elevando as la efectividad y eficiencia
de las operaciones.
4. Que la empresa Servicios Internacionales, establezca formalmente el

departamento de Auditora Interna, que este definido adecuadamente en
la estructura organizacional, el cual le proveer liderazgo, direccin,
objetivos estratgicos para monitorear la eficiencia del proceso, evitar
problemas operativos o administrativos que pueden llegar a arraigarse y
afectar seriamente su funcionamiento.
129
BIBLIOGRAFA
1. Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley contra la defraudacin y el

contrabando aduanero, Decreto nmero 58-90, Guatemala, 1990.- - 62 p.
2. Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley del Impuesto Sobre La Renta,

Decreto Nmero 26-92 y sus reformas, Guatemala, 2005. - - 92 p.
3. Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley del Impuesto al Valor

Agregado, Decreto Nmero 27-92 y sus reformas, Guatemala, 2006. - - 79 p.
4. Congreso de la Repblica de Guatemala, Cdigo de Comercio, Decreto

Nmero 02-70 y sus reformas, Guatemala, 2003. - - 416 p.
5. Enseanzas Tcnicas Centroamericanas, Legislacin Aduanera, Copyrith,

Guatemala, 2000. - - 745 p.
6. Franklin F., Enrique Benjamn, Auditora Administrativa, Segunda Edicin,

Mxico: Editorial McGRAW-HILL, 2001. - - 568 p.
7. Instituto Guatemalteco de Contadores
Pblicos y Auditores,
Gua de
Auditora Interna numero 3. Metodologa de la Auditora Interna, V edicin

Guatemala, 2000. - - 42 p.
8. Instituto Guatemalteco de Contadores

Auditora
Pblicos y Auditores,
Gua de
Interna numero 15. Informe de Auditora Interna, V edicin
Guatemala, 2000.- - 23p.
130
9. Instituto mexicano de Contadores Pblicos, Normas Internacionales de

Auditora, Novena Edicin, Mxico, 2007. - - 1119 p.
10. Perdomo Salguero, Mario Leonel, Procedimientos y Tcnicas de Auditora,

Segunda Edicin, Guatemala, 2006, -167 p.
11. Rodrguez Valencia, Joaqun, Sinopsis de Auditora Administrativa, Octava

Edicin, Editorial Trillas, Mxico 2004, - 348 p.
12. Ruiz Orellana, Alfredo Enrique, Diccionario de Trminos Contables, Tercera

Edicin, Guatemala: Ediciones ALENRO, 2005.505 P.
13. Santillana, Juan Ramn, Auditora Interna Integral, Edicin Tomson, Mxico,
2002. - - 411 p.
14. The Institute of Internal Auditors Normas Internacionales Para el Ejercicio

Profesional de la Auditora Interna, 247 Maitland Avenue, Altamente Springs,
Florida 32701-4201 USA. Enero 2004- - 18 p.
15. Thierauf, Robert J. Auditora Administrativa con cuestionarios de trabajo.

Editorial Limusa, S. A. DE C.V. Mxico, 2001 275 P.
16. Universidad de San Carlos de Guatemala, Facultad de Ciencias Econmicas,

Escuela de Contadura Pblica y Auditora, Departamento de Supervisin de
Tesis, Material de Apoyo para las plticas de orientacin de elaboracin de
Tesis, Guatemala, mayo 2006.
ANEXO
GLOSARIO TCNICO
Aduana: Dependencia de gobierno designada
para
intervenir
en
las
operaciones aduaneras.
Agente aduanero: Es un profesional del comercio exterior, que mediante una

patente, est legitimado para actuar a nombre del importador o exportador ante
la aduana para realizar el despacho aduanero.
Agregar valor: El valor se genera mediante la mejora de oportunidades para

alcanzar los objetivos de la organizacin, la identificacin de mejora operativas, y
la exposicin al riesgo.
Cdigo Aduanero Uniforme
Centroamericano (CAUCA): Establece la
legislacin aduanera bsica y de obligatoria aplicacin en los pases signatarios,

conforme a los requerimientos del Mercado Comn y del convenio sobre el
Rgimen Arancelario y Aduanero Centroamericano.
Consignatario: Es la persona natural o jurdica a quien el embarcador o

remitente enva las mercancas.
Control: Cualquier medida que tome la direccin, el consejo y otras partes, para
gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y
metas establecidos.
Cumplimiento: Conformidad y adhesin a las polticas, planes, procedimientos,

leyes, regulaciones, contratos y otros requerimientos.
Clasificacin arancelaria (marginacin de la mercadera): Es la correcta
identificacin de la partida, subpartida o inciso arancelario uniforme, de acuerdo
a la clase y calidad de la mercanca.
Declaracin nica aduanera (DUA): Es el documento que contiene los datos

exigidos para la operacin aduanera de que se trate, y sirve para determinar la
destinacin, de la mercanca, declararla, aforarla y retirarla.
Derechos arancelarios a la importacin: Son todos los gravmenes

contenidos en el Arancel Centroamericano de Importacin y que tienen como
hecho generador la operacin aduanera denominada importacin.
Envo: Documento prediseado por la entidad con el nmero correlativo de la

declaracin nica aduanera es un servicio que presta la entidad si se adquiere
el servicio-, para cobrar el pago de los gastos de importacin a cuenta de los
clientes, (El pago de la factura de gastos de importacin sale a nombre del
cliente). Se hace un detalle de las facturas por gasto de importacin y se le
adjuntan las facturas originales de gastos de importacin.
Exportacin (ED): Es la salida, cumplidos los trmites legales, de mercancas

nacionales o nacionalizadas destinadas al uso o consumo definitivo en el
extranjero.
Factura comercial: Es el documento expedido como resultado de una operacin

comercial y firmado por el exportador, en el que se registran los detalles de la
misma, incluyendo el valor y dems caractersticas de las mercancas objeto de
operaciones aduaneras.
Gestin de riesgos: Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar

acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un
aseguramiento razonable respecto del alcance de los objetivos de la
organizacin.
Importacin (ID): Es la internacin, cumplidos los trmites legales, de

mercancas extranjeras destinadas al uso o consumo definitivo en el pas.
Legislacin aduanera: El conjunto de normas legales y reglamentarias

aplicables a los medios de transporte y a las mercancas objeto de comercio
internacional, as como a las personas que intervienen en la gestin aduanera.
Levante: Acto por el cual la aduana permite a los interesados disponer de las
mercancas que son objeto de un despacho.
Manifiesto: Es el documento que contiene el detalle de la carga extranjera

destinada a la Aduana de arribo, o de la carga nacional o nacionalizada con
destino al extranjero.
Mercanca:
Comprende
todos
los
productos,
artculos,
manufacturas
semovientes y en general todos los bienes corporales muebles, sin excepcin

alguna.
Mercanca extranjera: Es el que proviene del exterior y cuya importancia no se

ha consumado legalmente, aunque sea de produccin o manufactura nacional, o
que habindose importado bajo condicin, sta deja de cumplirse.
Mercanca nacional: Es en cada uno de los Estados contratantes la natural o

manufacturada en sus propios territorios y la que, conforme a los tratados o
convenios multilaterales o bilaterales centroamericanos, goce de libre comercio
entre ellos.
Mercanca Nacionalizada: Es la mercanca extranjera cuya importacin

definitiva se ha consumado legalmente.
Obligacin tributaria aduanera: Est constituda por los derechos e impuestos

exigibles en la importacin o exportacin de mercancas.
Obligaciones no tributarias: Comprenden las restricciones y regulaciones no

arancelarias (permisos de importacin o exportacin) cuyo cumplimiento exigible
sea exigible.
Rgimen Aduanero: Tratamiento legal aplicable a las mercancas que se

encuentran bajo la potestad aduanera. Expresin de la voluntad del dueo,
consignatario o su representante, efectuada conforme a los reglamentos, de que
se ejecute la operacin aduanera correspondiente.
SEADEX: Es el Sistema Electrnico de Autorizacin de Exportaciones en la

ventanilla nica para las Exportaciones, la cual se encuentra ubicada
actualmente en la 14 Calle 14-30 Zona 13 Ciudad de Guatemala. Esta oficina es
la encargada de asesorar al exportador en todos los trmites relacionados con el
quehacer de la exportacin. Es en esta oficina donde se tramita el Cdigo de
Exportador y donde se solicitan tambin todos los permisos para exportacin,
tanto en sus oficinas centrales y regionales, como tambin va remota. Brinda los
formularios adecuados segn el tipo de producto a exportar y da los lineamientos
para cumplir con los requerimientos necesarios para lograr una exportacin
exitosa.

Tesis Auditoria Administrativia Proceso de Facturacion

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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

AUDITORA ADMINISTRATIVA EN EL PROCESO DE FACTURACIN DE

Presentada a la Junta Directiva de la

BRIZEIDA JULIETA AGUILAR BRAVO DE MORALES

Previo a conferrsele el ttulo de

CONTADORA PBLICA Y AUDITORA

Guatemala, abril de 2009

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA

Lic. Jos Rolando Secaida Morales

Lic. Carlos Roberto Cabrera Morales

Lic. Albaro Joel Girn Barahona

Lic. Mario Leonel Perdomo Salguero

Lic. Juan Antonio Gmez Monterroso

S.B. Roselyn Janette Salgado Ico

P.C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE REALIZARON LOS EXMENES DE REAS

Lic. Luis Felipe Portocarrero Caldern

Lic. Gaspar Humberto Lpez Jimnez

Lic. Aroldo Israel Lpez Gramajo

PROFESIONALES QUE REALIZARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS.

Lic. Jorge Luis Monzn Rodriguez

Lic. Olivio Adolfo Cifuentes Morales

Lic. Mario Ademar Cruz Cruz

Dador de vida y toda sabidura, por su

Rey Olivio Aguilar y Julieta Miriam Bravo

Licenciado Edilberto Geovanny Morales

Joselyn Andrea y Selvin Geovanny

Ileana, Damaris, Karen y Samuel David,

Con especial cario

Lic. Marlon Rolando Alvarado Joln

La Universidad de San Carlos de

1.1 Conceptos generales

1.1.1 Agente de aduanas

1.1.2 Obligaciones Generales

1.2 Principales actividades

1.3 Terminologa Aduanera

1.3.1 Declaracin de mercancas

1.3.2 Aceptacin de la declaracin

1.3.4 Autoridad aduanera

1.3.5 Obligaciones aduaneras

1.3.6 Territorio aduanero

1.3.7 Zonas primarias

1.5 Aspectos legales y fiscales

1.6 Servicios que presta

2.1.6 Principios bsicos para realizar un examen de Auditora

2.1.10 Conduccin de Auditora Administrativa

2.2.2 Factores a revisar

2.2.3 Fuentes de informacin

2.2.4 Investigacin preliminar

2.3.1 Mtodos para evaluar las funciones a auditar

2.3.2 Recopilacin de informacin

2.3.3 Tcnicas de recoleccin

2.3.4 Los papeles de trabajo

3.1.2 Objetivos del departamento de Auditora Interna de la

3.1.4 Alcance del trabajo

3.1.5 Establecimiento de polticas

3.1.6 Seguimiento de resultados

Los papeles de trabajo

3.2.4 Alcance de los procedimientos de auditora

3.2.5 Pruebas sobre procedimientos de control

3.2.6 Pruebas de cumplimiento

Guas para la prctica profesional

3.3.2 Conocimiento tcnico y capacidad profesional