Adoptat la

edina Consiliului
Biblioteconomic Naional
Din12 noiembrie 2002

Aprobat
prin ordinul Ministe rului
Culturii al RM
nr. ____din____________

Coordonat

Coordonat

Ministerul Finanelor al RM

Ministerul Economiei al RM

EVIDENA COLECIILOR DE BIBLIOTEC

/ Instruciune /
Prezenta Instruciune determin regulile generale de eviden a documentelor ce constituie coleciile
de bibliotec indiferent de statutul bibliotecii i structura coleciilor i este obligatorie pentru aplicare n
toate tipurile de biblioteci ale Republicii Moldova, indiferent de statutul bibliotecii i structura coleciilor.

Capitolul I
PRINCIPII GENERALE
Art.1. Toate documentele ce fac obiectul completrii coleciilor bibliotecii (cri, publicaii seriale,
documente de muzic tiprit, manuscrise, documente grafice, cartografice, audiovizuale, electronice,
microformate, brevete de invenii, documente normative, cataloage industriale .a.) sunt supuse obligatoriu
evidenei de bibliotec.
Din punct de vedere valoric aceste documente sunt considerate mijloace fixe i sunt supuse i
evidenei contabile.
Art.2. Evidena coleciilor de bibliotec reprezint nregistrarea ntr-o anumit ordine a primirii
sau eliminrii documentelor i servete conducerii n proces de planificare, organizare i desfurare a
activitii de bibliotec, analiz statistic de bibliotec, conservare i asigurare a integritii coleciilor.
Art.3. Pentru cunoaterea permanent i exact a situaiei fiecrui document de bibliotec i a
coleciilor n ansamblu, att din punct de vedere cantitativ (numeric, valoric), ct i calitativ (tematic,
lingvistic), bibliotecile sunt obligate s organizeze un sistem unic de nregistrare, urmrire i control al
intrrilor i micrilor documentelor, care include:

evidena tehnico-operativ
evidena contabil

evidena statistic

(1) Evidena tehnico-operativ are ca obiect nregistrarea intrrilor i ieirilor documentelor i st la

baza managementului operativ al coleciilor.
(2) Evidena contabil reflect prezena i micarea fondului de bibliotec n dimensiune
bneasc, conform Instruciunii cu privire la evidena contabil n instituiile publice, aprobate
de Ministerul Finanelor al Republicii Moldova la 9 oct. 1996.
(3) Evidena statistic are ca obiect colectarea, prelucrarea i analizarea datelor evidenei
operative i contabile, referitor la dezvoltarea coleciilor, conform cerinelor stabilite de ctre
Departamentul Statistic i Sociologie al Republicii Moldova.
Art. 4. Evidena coleciilor se efectueaz n sistem manual sau automatizat. Evidena n
sistem
automatizat va cuprinde toate elementele de identificare a unitilor de eviden i va
asigura
generarea formularelor tipizate de eviden sumar i individual a coleciilor.
Art. 5. Cerinele obligatorii pentru evidena coleciilor sunt urmtoarele:

exactitatea, obiectivitatea i plenitudinea informaiei;

utilizarea unitilor uniformizate de eviden;

compatibilitatea unitilor de eviden a coleciei cu cele de conservare i de mprumut;

continuitatea n evidena coleciei.

Art. 6. Biblioteca are dreptul:

s stabileasc propria modalitate de eviden, innd cont de statutul bibliotecii, specificul organizrii
i structurii fondului i asigur exactitatea i plenitudinea evidenei coleciei, dar care nu se afl n
contrazicere cu Instruciunea prezent;

s includ n documentaia de eviden att indicatorii obligatorii, ct i indicatori suplimentari;

s stabileasc termenii de pstrare a documentelor n colecii;

s efectueze reevaluarea documentelor, folosind coeficieni aprobate de Ministerul Finanelor al

Republicii Moldova;

s introduc normative de eliminare a documentelor lips din motive necunoscute, proporia

(dimensiunea) i modul de calculare stabilindu-se de organul fondator n conformitate cu statutul sau
regulamentul de organizare i funcionare al bibliotecii;
s ia decizii privitor la utilizarea documentelor eliminate din fond, respectnd legislaia n vigoare;

Art. 7. Responsabilitatea pentru organizarea corect a evidenei coleciei de bibliotec o poart

administraia bibliotecii.

Art. 8. Controlul respectrii normelor i cerinelor de organizare a evidenei coleciilor este atribuit
serviciului specializat al bibliotecii.
Art. 9. Prezenta instruciune reglementeaz modul de organizare a evidenei operative a coleciilor, care
include urmtoarele etape:
Primirea documentelor
Evidena primar (global)
Evidena individual
Declararea i scoaterea din eviden (eliminarea) a documentelor
Verificarea (inventarierea) coleciilor
Constatarea valorii fondului

Capitolul II
UNITILE DE EVIDEN ALE COLECIILOR
Art. 10. Evidena coleciilor se realizeaz n raport cu unitile de eviden, conform Standardului SR
ISO 2789:1994 Informare i documentare. Statistica internaional de bibliotec.
Not: Nu sunt supuse evidenei documentele de uz special (materiale ce servesc instrument
de lucru pentru bibliotecari, programatori, ali angajai ai bibliotecii, precum i documentele de
uz special, pentru amenajarea bibliotecii i a locurilor de munc ale bibliotecarilor).
Unitile de eviden sunt urmtoarele:
unitatea material
(la documentul tiprit poate fi folosit i termenul volum);
titlu;
metru liniar de raft.
(1) Unitatea de eviden principal
pentru coleciile bibliotecii este unitatea material.
Fiecare exemplar
de documente (cri, indiferent de numrul de pagini; atlase; hri; foi volante;
programe; afie; documente de muzic tiprit; brevete de invenii, descrieri de invenii; documente
normative; cataloage industriale, reproduceri de art n serie etc.) este considerat pentru eviden o
unitate material (un volum).
(2) Noiunea de titlu desemneaz un document care formeaz un tot distinct sub un titlu anume,
indiferent de faptul, dac acesta este editat n una sau n mai multe uniti materiale.
Evidena n titluri se efectueaz pentru toate categoriile de documente la primirea i eliminarea lor din
colecii. Regulile sunt urmtoarele:
ediia repetat se ia la eviden ca un titlu nou dac este revizuit i/sau adugat (nu se supun
evidenei n titluri dubletele);
traducerile sunt considerate uniti noi de eviden;
foile volante editate ntr-o singur copert (map) se consider ca un titlu;
volumele cu titlu individual din publicaiile n multe volume, achiziionate aparte se consider fiecare
ca un titlu;
suplimentele la cri (atlase, hri, documente de muzic tiprit etc.) care au titluri individuale sunt
considerate ca un titlu aparte.
(3) Unitatea de eviden metru liniar de raft se folosete pentru completarea formularului statistic
6-C.

Art.11.

Publicaii seriale

(1) Pentru publicaii seriale ( periodice, rapoarte, dri de seam ale instituiilor, lucrri tiinifice seriale
etc.) volumul se stabilete dup numrul de pagini i dup modalitatea de constituire n volum:
pentru publicaii periodice cu un numr mare de pagini (peste o sut), fiecare numr n parte
constituie un volum;
pentru publicaii periodice (de pn la o sut de pagini) cu apariie lunar, trimestrial, care se pot lega
ntr-o colecie anual, colecia legat devine un volum;
pentru publicaii periodice sptmnale i bilunare care se pot lega de obicei n volume trimestriale,
acestea devin unitate de eviden (set trimestrial);
pentru ziarele sptmnale ca volum este considerat colecia semestrial;
pentru ziarele cotidiene ca volum este considerat colecia trimestrial.
NOT: Publicaiile periodice i ziarele nelegate trebuie luate n considerare ca i
ar fi legate.

cnd

(2) Evidena publicaiilor seriale n titluri se efectueaz astfel:

suplimentele la reviste, ziare care au titluri individuale se consider ca un titlu aparte;
periodicele (revistele i ziarele) se iau la eviden ca un titlu pentru toi anii nregistrrii lor n fond,
indiferent de schimbrile titlului i plenitudinea coleciei publicaiei (setului).
Art.12. Documente audiovizuale
(1) Fiecare caset, band sau disc magnetic, diapozitiv, film etc. este considerat ca unitate material.
NOT:
Nu sunt supuse evidenei separate documentele audiovizuale, care sunt
anexate la alt document.
Art.13.

Microformate

(1) Fiecare microfilm, microfi se consider unitate material

NOT: Dac o lucrare original este microfiat pe mai multe
toate sunt considerate o unitate material.

microfie,

Art.14. Documente electronice

(1) Fiecare CD-ROM este considerat unitate material.
NOT: Nu sunt supuse evidenei separate documentele electronice anexate la tiprituri.

Capitolul III
PRIMIREA DOCUMENTELOR
Art.15. Biblioteca primete documentele cumprate prin numerar sau virament, provenite prin transfer
de la balan la balan, schimb, donaie .a. conform actelor nsoitoare. La primirea documentelor
bibliotecarul, n mod obligatoriu:
verific integritatea coletelor;
confrunt coninutul lor, cantitativ i valoric, cu actele nsoitoare (facturi, bonuri, chitane, acte de
transfer sau donaie .a.), concomitent verificnd i starea fizic a documentelor;
specific ntr-un Proces - verbal, nsoit de un Borderou nepotrivirile ntre documentele nsoitoare

i situaia documentelor din stoc. Un exemplar al Procesului- verbal se nainteaz furnizorului, cu

cererea de a remedia situaia semnalat. Documentele cu defecte sunt returnate.
NOT: Neprimirea la timp a publicaiilor abonate (periodice) i lipsa unor numere, vor fi
sesizate operativ organelor de difuzare.
Art.16. Pentru documentele primite fr act nsoitor bibliotecarul completeaz obligatoriu un Act
de primire (vezi Anexa nr.1).
Art.17. Preul documentelor trebuie s corespund cu preul nscris n actul nsoitor. Documentele,
preul crora nu figureaz n actul nsoitor i / sau pe document, ori figureaz n alt moned dect cea
naional, la primire sunt supuse evalurii:
preul pentru cartea curent se stabilete n raport cu valoarea i volumul lucrrii;
preul publicaiilor rare (carte de patrimoniu i bibliofil, ediii deosebite, manuscrise etc.) se stabilete
de ctre comisiile de achiziie, constituite special n acest scop;
pentru publicaiile strine, cu valoare n alt moned, se stabilete echivalentul n lei al valutei
respective, la cursul oficial (dac preul publicaiei n lei nu corespunde valorii lucrrii, comisia este
n drept s-l corecteze);
NOT: Preul stabilit se indic n actul de primire i pe coperta documentului respectiv, n
paranteze drepte.
Art.18. tampilarea documentelor marcheaz intrarea acestora n patrimoniul bibliotecii, constituind
un mijloc de a evita cazurile de sustragere a acestora i servete la identificarea apartenenei
documentului.
(1) Pe documentele intrate se aplic imediat tampila special : cu numele bibliotecii.

(2) tampilarea se efectueaz n modul urmtor:

crile se tampileaz, de regul, pe foaia de titlu, n mijlocul spaiului alb dintre datele de apariie
sau pe versoul foii de titlu i la pagina 17, n josul paginii, sub text (dac foaia de titlu lipsete,
tampila se aplic pe copert sau pe prima pagin, deasupra textului);
ilustraiile, planele pe file separate, care nu intr n numerotaia volumului, hrile, schemele,
reproducerile etc. se tampileaz fiecare n parte, n colul din dreapta, jos, n aa fel nct tampila s
ating puin desenul, ns fr al obtura;
publicaiile periodice i seriale, care au peste o sut de pagini, se tampileaz dup modelul crilor;
publicaiile periodice se tampileaz la primirea acestora pe prima pagina a fiecrui numr, n spaiul
alb de jos al paginii, la mijloc;
manuscrisele se tampileaz fil cu fil, pe versoul acestora;
fotografiile se tampileaz pe verso, fiecare n parte;
tampila se aplic pe ambalajul SD i DVD, pe eticheta i supercoperta discului, pe blancul benzii
magnetice i pe cutia acesteia, pe caset i eticheta casetei, pe versoul stampei, pe ambalajele
diapozitivelor, pe ambalajul microfilmului.

Capitolul IV
EVIDENA PRIMAR (GLOBAL)
Art.19. Evidena primar cumuleaz i reflect date privind dinamica intern a fondurilor, proveniena,
mrimea, valoarea i componena tematic a coleciilor de documente. Orice achiziie sau eliminare de
documente se nregistreaz obligatoriu n Registrul de micare a fondurilor (R.M.F.).
Art.20. R.M.F. (vezi Anexele nr. 2, 2-A, 2-B) este formularul tipizat obligatoriu pentru toate bibliotecile,

este un registru unic pentru bibliotec, indiferent, dac aceasta are sau nu subdiviziuni (secii, filiale,
puncte de mprumut).
NOT: Subdiviziunile bibliotecii pot s-i in i un R.M.F. separat, pentru uurarea inerii
evidenei n subdiviziune.
Art.21. R.M.F. se compune din trei pri:

Partea I - Intrri.
Partea a II-a - Ieiri.
Partea a III a - Recapitulare.

Art.22. Partea I. Intrri, evideniaz cronologic completarea coleciilor pe stocuri primite i ofer
informaii cu privire la cantitatea i valoarea financiar a documentelor intrate, proveniena i
categoria lor.
(1) Completarea Prii I. Intrri a R.M.F. se efectueaz astfel:
a) ntregul stoc de documente primit cu acelai act nsoitor se nregistreaz pe un singur rnd;
lotul de documente prea mare poate fi fragmentat n loturi mai mici, fiecrui lot atribuindu-i-se un
numr n R.M.F.
b) Nu se admit rnduri libere ntre dou nregistrri.
c) Numerotarea stocurilor nregistrate ncepe cu nr.1 n fiecare an. Pentru fiecare stoc de documente
se indic proveniena documentelor, folosindu-se sigle (CB - colectura bibliotecilor, L - librrie, Ant.
- anticariat, D - donaie, A - abonament etc.) sau numele donatorului; n cazul publicaiilor provenite
din schimbul internaional, se menioneaz i ara de unde vin.
d) Suplimentar se evideniaz urmtoarele categorii de documente:
cri ;
publicaii seriale;
documente de muzic tiprit;
documente audiovizuale;
documente grafice;
brevete de invenii;
documente normative;
cataloage industriale;
alte categorii (manuscrise, documente electronice, microformate etc.).
f) Evidena n titluri a documentelor vezi art.10 (2).
NOT: Evidena n titluri a coleciilor deja existente, n cazul cnd ea a lipsit, poate fi
efectuat aproximativ, n baza cataloagelor alfabetice (Catalogul alfabetic general, Catalogul
alfabetic al publicaiilor seriale) i fielor preliminare pentru publicaiile periodice.
g) Publicaiile periodice se nregistreaz n R.M.F., dup caz, anual, semestrial sau trimestrial,
odat cu recepia abonamentelor pentru perioada respectiv i constituirea lor n volume, pe baza datelor
din fiele de eviden individual.
Art.23. n partea a II-a Ieiri a R.M.F. se nregistreaz eliminarea documentelor coleciilor
bibliotecii din diferite motive (uzur fizic sau moral, pierdute, deteriorate, transferate etc.) conform
Proceselor-verbale, nsoite de Borderou.
(1) Numerotarea
continuare da la an la an.

nscrierilor

despre eliminarea documentelor ncepe de la nr. 1 i merge n

(2) La eliminare, evidena documentelor n titluri se efectueaz conform datelor serviciului

Prelucrare, prezentate dup scoaterea fielor din catalogul alfabetic general.
Art.24. Partea a III-a Recapitulare a R.M.F. prezint situaia sintetico - cantitativ i valoric a
coleciilor existente n bibliotec: totalul documentelor rmase n bibliotec la sfritul anului, dup
ce din numrul total al documentelor existente se scade numrul celora, care au fost eliminate din
coleciile bibliotecii.

Capitolul V
EVIDENA INDIVIDUAL
Art.25. Evidena individual a documentelor are drept scop nregistrarea nominal a fiecrui
document i servete la cunoaterea coninutului fondului documentar.
Art.26. Evidena individual se realizeaz prin dou modaliti de nregistrare: Registrul inventar (R.I.;
vezi Anexa nr. 3) i Fia de eviden individual, suportul material a crei l reprezint fia de catalog.
Art.27. Modalitatea de nregistrare a documentelor se stabilete reieind din durata de pstrare i utilizare
a documentelor i valoarea lor.
(1) n Registrul inventar se nregistreaz:

documentele care fac parte din patrimoniul cultural naional cu durata de utilizare nelimitat;
documentele care constituie coleciile de baz ale bibliotecii cu durata de utilizare de peste 15-20
ani;
documentele din coleciile uzuale cu durata de utilizare mai mare de 5 ani.
(2) n baz de fie se nregistreaz documentele care nu se iau la balana contabil a bibliotecii:

publicaiile periodice, n cazul bibliotecilor care nu constituie colecii de baz de periodice i

termenul de pstrare i utilizare a lor este de 3-5 ani;
documentele, care se prelucreaz n
grup (fotografii reproduse n serie, programe, materiale
instructive, cri potale, agende, calendare, ilustrate, hri, placarde, afie, plane, condiii
tehnice, documente
normative, cataloage industriale, cataloage de firm etc.);
documentele din colecii de schimb, de rezerv;
dubletele unor publicaii (periodice, ziare, standarde etc.), neincluse n coleciile de baz.

Art.28. Registrul inventar reprezint contabilizarea individual a patrimoniului bibliotecii.

Fiecare document, transformat n unitate de eviden, este tezaurizat prin:
suma principalelor sale date bibliografice (tip document, autor, titlu, loc i an de apariie);
valoarea material (preul fiecrui exemplar, al exemplarelor legate iniial sau ulterior);
raportarea la R.M.F. (pentru intrarea i pentru eliminarea publicaiilor din patrimoniu).
Toate aceste elemente bibliografice, biblioteconomice i contabile sunt nregistrate cronologic i
simbolizate printr-un numr de ordine - numrul de inventar.
(1) Bibliotecile cu fonduri mici completeaz un R.I. unic pentru toate categoriile de documente.
Bibliotecile care dein un numr mare de publicaii de diverse categorii (colecii speciale de documente
audiovizuale, grafice etc.) pot ine evidena lor individual n Registre aparte, cu numerotaie paralel.
Fiecare categorie de documente (colecie) primete o sigl (liter), care se scrie naintea numrului
inventar.

(2) Completarea R.I. se efectueaz astfel:

a) Fiecare unitate de eviden se nscrie pe un singur rnd din R.I., sub
un numr, ce-i va
aparine numai acestui exemplar. Numrul de inventar se nscrie pe fiecare unitate de eviden (pe foaia
de titlu sau pe versoul acesteia, n partea de sus a tampilei i pe pagina de control).
b) Numerotarea n Registrul inventar se face de la nr.1 i merge n continuare, de la registru la
registru.
c) Anul inventarierii se trece pe rndul de sus, din stnga, al fiecrei pagini; data i luna
inventarierii se menioneaz numai la nscrierea primului volum din stocul respectiv, n continuare
folosindu-se ghilimelele.
d) Dac pentru completarea rubricii din Registrul inventar nu avem toate datele pe pagina de titlu,
vom apela la informaiile furnizate de alte zone ale publicaiei (copert, prefa etc.); cnd nu depistm
datele vom scrie: f.a. = fr an; f.l. = fr loc etc., datele alese din alte surse dect foaia de titlu vor fi
luate n paranteze drepte.
e) n rubrica Autorul i titlul:
se menioneaz nti numele de familie al autorului, apoi prenumele, desprite prin virgul;
la publicaiile scrise de mai muli autori se scrie numai primul autor, dup care urmeaz meniunea
.a. (i alii);
dac numrul autorilor este mai mare dect trei, publicaia se nregistreaz dup titlu;
titlul crii se scrie integral, numai pe un singur rnd, n forma n care apare pe foaia de titlu sau pe
copert;
titlurile lungi pot fi scurtate prin omisiunea unor cuvinte din interiorul sau de la sfritul acestora,
folosindu-se semnele omisiunii (...) sau fcnd prescurtri i abrevieri conform standardelor;
n cazul n care diferite volume ale aceleiai publicaii au titluri diferite, se menioneaz titlul
fiecrui volum;
lucrrile n mai multe volume se inventariaz individual, fiecare volum primind un numr de
inventar.
f) Autorul, titlul i locul editrii se scriu n limba i cu alfabetul n care este tiprit lucrarea. n
cazul altor alfabete, dect cel latin, elementele de descriere pot fi transliterate.
NOT: Pentru crile n limba romn imprimate cu alfabetul chirilic, nu se aplic standardul
de transliterare a caracterelor chirilice slave, ci se face transcrierea fonetic conform
pronuniei limbii romne.
g) n rubrica Locul numele oraului se scrie prescurtat (de exemplul: Chiinu - Ch., Bucureti
- Buc.).
h) Preul documentului se indic n mod obligatoriu. Nu se admite folosirea ghilimelelor, chiar
dac se inventariaz mai multe exemplare ale aceleiai publicaii. Pentru publicaiile n mai
multe
volume, pe care este indicat preul tuturor volumelor luate la un loc, la rubrica respectiv se cuprind
printr-o acolad toate volumele, dup care se scrie preul total (global).
i) Rubrica nsemnri la verificarea fondului se va completa prin bifare la verificrile periodice
ale coleciilor, la efectuarea controlului financiar intern de ctre organele respective etc.
) La rubrica Meniuni se consemneaz numrul i data documentului n baza cruia se elimin
publicaiile din bibliotec, se fac nsemnri cu privire la suportul unor documente (disc, caset, stamp,
band magnetic etc.) la locul repartizrii publicaiei (secie, filial, punct de mprumut etc.).
Art. 29. Fia de eviden individual trebuie s caracterizeze ct mai mult posibil natura i coninutul
documentului nregistrat. Pentru realizarea acestei caracterizri se utilizeaz o serie de elemente
bibliografice, cu ajutorul crora se identific i se difereniaz documentul respectiv de celelalte
documente. Suportul material al acestei caracterizri l reprezint fia de catalog.
Art. 30. Evidena individual a publicaiilor periodice

i ziarelor se efectueaz:

pe fie de eviden preliminar, pn la constituirea lor n uniti materiale (volume);

n Registrul inventar.

(1) Pentru o eviden exact a primirii publicaiilor periodice contractate prin abonament se
completeaz Fia de eviden preliminar (vezi Anexele nr.4, 5), cte un exemplar pentru fiecare titlu:
a) pe fiele de eviden preliminar se nscriu datele privind reclamaiile i modul cum se va lega
colecia;
b) Pentru ziare, la primirea n bibliotec se bifeaz spaiul corespunztor datei de apariie a
fiecrui numr, iar pentru reviste se nscriu
numerele acestora n spaiile corespunztoare lunii
respective.
(2) Pentru publicaii periodice valoarea iniial de abonare este o valoare de plan; valoarea
definitiv a publicaiilor primite prin abonament se stabilete la sfritul anului, n raport cu transmiterea
lor de ctre unitatea de difuzare i de termenul pstrrii publicaiilor n colecie (fondul de baz sau
cel uzual).
(3) La sfritul fiecrui trimestru, semestru i an se ntocmesc Acte de primire, prin care se
constat primirea numerelor ziarelor, periodicelor contractate prin abonamente. Actul de primire se
pstreaz ca document oficial mpreun cu chitanele de contractare a abonamentelor (un exemplar - n
Contabilitate).
Art. 31. nregistrarea cursurilor, manualelor, almanahurilor de orice fel n Registrul inventar este
similar cu cea a crilor (fiecare volum aparte).

Capitolul VI
VERIFICAREA COLECIILOR
Art. 32. Verificarea periodic a coleciilor bibliotecilor este obligatorie. Termenele la care se efectueaz
verificarea sunt stabilite n raport cu numrul de uniti materiale existente n patrimoniul fiecrei biblioteci,
dup cum urmeaz:
n fiecare an
- n bibliotecile care dein pn la 5.000 u.m.
odat la doi ani
- n bibliotecile care dein ntre 5.001 - 10.000 u.m.
odat la trei ani
- n bibliotecile care dein ntre 10.001-50.000 u.m.
odat la cinci ani - n bibliotecile care dein ntre 50.001-250.000 u.m.
odat la apte ani - n bibliotecile care dein ntre 2500011.000.000 u. m
n bibliotecile care dein peste 1.000.000 u. m. termenele de verificare se stabilesc de organele superioare,
odat la cel puin 15 ani.
Art. 33. n afara perioadelor menionate n art. 34, verificarea coleciilor se efectueaz n urmtoarele
situaii:

la predarea - primirea n gestiune a fondurilor;

n caz de depistare a furturilor;
n urma unor calamiti naturale sau incendii;
cnd se constat anumite nereguli n pstrarea publicaiilor;
cnd sunt indicii c exist lipsuri sau plusuri, care nu pot fi stabilite cert dect prin verificare total;
n cazul comasrii, divizrii sau desfiinrii bibliotecii sau seciilor cu gestiune;
la cererea organului superior.

Art. 34. Verificarea coleciilor se face n baza deciziei emise de ctre conducerea bibliotecii, prin care se
desemneaz comisia de verificare.
Art. 35. Modalitile de verificare a coleciei se stabilesc n baza unor acte interne de reglementare ale
bibliotecii.
Art.36. Toate constatrile comisiei de verificare sunt contrasemnate printr-un proces-verbal semnat de
ctre membrii comisiei i prezentat spre aprobare directorului bibliotecii sau conductorul instituiei
la balana cruia se afl biblioteca.

Capitolul VII
DECLARAREA I SCOATEREA
DIN EVIDEN (ELIMINAREA)
A DOCUMENTELOR
Art. 37. Eliminarea documentului, indiferent de tipul lui, poate fi efectuat n una din situaiile:

cnd documentul este deteriorat fizic;

cnd documentul este depit n coninut;
cnd documentul este transferat unei alte biblioteci;
cnd documentul s-a pierdut;
n cazul dubletelor, documentelor ce nu in de profilul bibliotecii.

Art. 38. Deteriorarea fizic i depirea n

coninut a documentelor se constat de o comisie
anume constituit, din care pot face parte i unii specialiti din afara bibliotecii i reprezentani ai
contabilitii.
NOT: Scoaterea din circuitul lecturii a publicaiilor cu coninut depit se face i n conformitate
cu instruciunile i dispoziiile fondatorilor.
Art. 39. Procesele-verbale privind eliminarea documentelor pierdute de la expoziii sau din fond cu
accesul liber la raft sunt alctuite i semnate de o comisie i aprobate de ctre ordonatorul de credite.
Art. 40. n vederea eliminrii documentelor se ntocmete un Proces - verbal, n care sunt trecute
numrul volumelor i valoarea total a acestora. Procesul-verbal este nsoit de un Borderou sau de fiele
crilor (la documente care nu sunt luate la balana bibliotecii). ( Vezi art. 27, p. 2).
NOTE: 1. Valoarea documentelor eliminate se menioneaz n preuri actualizate, dup anii
editrii, n conformitate cu coeficienii de indexare a fondurilor bibliotecare, elaborai i
recomandai de ctre Ministerul Culturii de comun acord cu Ministerul Finanelor al Republicii
Moldova.
2. ntr-un act pot fi incluse diferite categorii de documente eliminate pe acelai motiv.
Art. 41. Documentele primite de la cititori n locul celor pierdute trebuie s corespund profilului
de completare a bibliotecii. Aceste documente se nscriu n Registrul de eviden a documentelor pierdute
de ctre cititori. La sfritul trimestrului, semestrului, anului se alctuiesc dou Procese - verbale: de
eliminare a documentelor pierdute i de recepionare a documentelor primite n locul celor pierdute.
Art. 42. Toate datele privind eliminarea
fondului respectiv n Parte a II-a Ieiri.
Art. 43.

documentelor

se nregistreaz n Registrul de micare a

La eliminarea unui volum din coleciile bibliotecii n Registrul inventar se bareaz cu

diagonale roii numrul de inventar i preul, celelalte elemente (autor, titlu, loc etc.) rmn neterse. n
rubrica Meniuni se indic numrul i data actului, n baza cruia a fost eliminat documentul respectiv.
Art. 44. Documentele ce nu in de profilul bibliotecii i dubletele ce nu sunt solicitate se transfer n
fondurile de rezerv sau de schimb i se propun altor biblioteci n mod gratuit, iar dac iari nu sunt
solicitate, se caseaz.
Art. 45. Vnzarea documentelor eliminate din fond se efectueaz conform reglementrilor n vigoare.

Capitolul VIII
CONSTATAREA VALORII COLECIILOR
I PSTRAREA DOCUMENTELOR
DE EVIDEN
Art. 46. Evidena tehnic-operativ cuprinde toate actele de nsoire (facturi, specificaii, chitane,
borderouri, acte de primire .a.) a documentelor la primire, procesele-verbale de primire i de declarare
a eliminrii, registrele de eviden, toate actele emise n cadrul activitii i fiele de eviden
individual.
(1) Toate actele de nsoire i cele care se emit se vor nregistra i se vor pstra, n ordine cronologic,
n conformitate cu nomenclatorul instituiei.

(2) Registrele de eviden se vor numerota, nurui, parafa i certifica astfel:

numerotarea registrelor se realizeaz de la prima pagina i pn la ultima;
nuruirea se realizeaz prin perforarea a dou guri, prin care se va trece un nur, care se va nnoda
pe ultima pagin a registrului;
parafarea se realizeaz prin lipirea nururilor de ultima foaie cu ajutorul unei buci de hrtie;
certificarea registrelor se realizeaz prin nscrierea de ctre bibliotecar a numrului de pagini sub
paraf i confirmarea
acestuia de ctre contabilul ef i director.

(3) Registrele de eviden vor fi numerotate (cu cifre romane) i nregistrate ntr-un registru opis
(vezi Anexa nr.6), coninutul registrului este organizat pe capitole, n raport cu categoriile documentelor.
(4) Registrele de eviden se completeaz cu cerneal (pix), cite, ordonat, evitndu-se orice
tersturi, omiteri, nregistrrile greite vor fi tiate cu o linie orizontal, pentru a se putea citi textul
iniial, iar corectura se certific la rubrica Meniuni sub semntura descifrabil a bibliotecarului.
Art. 47. Facturile, chitanele, procesele-verbale, actele i borderourile ce le nsoesc .a. documente
privitor la documentele nscrise n Registrul inventar sunt transmise la contabilitatea instituiei din care
face parte biblioteca, pentru nregistrarea contabil.
Art. 48. Contabilitatea efectueaz n mod obligatoriu verificarea documentelor care stau la baza evidenei
primare, confruntnd periodic valoarea fondului cu datele de eviden tehnico-operativ.

Anexa nr. 1

BIBLIOTECA.

ACT DE PRIMIRE nr. ..din..

Se confirm primirea n bibliotec, fr act nsoitor, ca donaie / schimb de la .....................
.....................................................................adresa...................................................................
a unui numr de ..................documente (cri, publicaii periodice, ziare, documente grafice, audiovizuale
etc.), n valoare de ...................................................................(cifre i litere) lei
conform borderoului de mai jos.
DIRECTOR / CONTABIL-EF

BIBLIOTECAR

BORDEROU Nr. ......................

Nr.
crl.
1

Nr.inv.

Autorul i titlul

Locul

Anul

Pre lei

Meniuni

Acest borderou face parte integrant din actul nr....................

BIBLIOTECAR

Partea I Intrri
Anul_______________

Nr.
crt.

Data
nregistr.

Anexa nr. 2

Proveniena

Denumirea, nr.
i data actului
nso.

Totalul doc. intrate n

biblliotec

Uniti
materiale

Titluri

Din care documente supuse inventarierii

Cantitatea
(uniti
materiale)

Valoarea
(lei, bani)

De la nr.

La
nr.

Repartizarea dup categoriile docum. (u.m.)*

Cri

Publicaii
seriale
(ziare,
reviste,
etc.)

Documente
de
muzic
tiprit

Documente
audiovizuale

Documente
grafice

Repartizarea dup coninut (u.m.)*

Alte
categorii
de
documente

Filozofie.
Religie.
tiie
sociale.
Istorie.
C.Z.U.
1/3;
902; 904;
908;
93/99

Matem.
tiine
naturale.
tiine
aplicate.
Geografie.
C.Z.U.;
5; 6; 91

Lingvistic.
Filologie.
Literatur.
C.Z.U.;
8

Generaliti.
Art.
Sport.
Biografii.
C.Z.U.;
0; 7; 929

Repartizarea dup limbi (u.m.)

n limba
de stat

n limbile
minoritilor
naionale

n
limbi
strine

Meniuni

* u. m. uniti materiale

Partea II Ieiri

Anul_________________

Totalul documentelor
ieite din bibliotec
Nr.
crt.

Data
nreg.

Anexa nr. 2A

Cantitatea

u.m.

titluri

Repartizarea dup categoriile documentelor (u.m.)

Valoarea

lei

bani

Cri

Publicaii
seriale
(ziare,
reviste,
etc.)

Documente
de
muzic
tiprit

Documente
audiovizuale

Documente
grafice

Alte
categorii
de documente

Repartizarea dup coninut (u.m.)

Filozofie.
Religie.
tiie
sociale.
Istorie.
C.Z.U.;
1/3;
902; 904;
908;
93/99

Matem.
tiine
naturale.
tiine
aplicate.
Geografie.
C.Z.U.;
5; 6; 91

Lingvistic.
Filologie.
Litera*tur.
C.Z.U.;
8

Repartizarea dup limbi (u.m.)

Generaliti.
Art.
Sport.
Biografii.
C.Z.U.;
0; 7; 929

n
limba
de
stat

n limbile
minoritilor
naionale

n
limbi
strine

Repartizarea dup cauzele ieirii

Schimb
inter-bibliotecar

C
(u.m.)

V
(lei)

Uzate

C
(u.m.)

Nerestituite

V
(lei)

C
(u.m.)

V
(lei)

Alte cauze

C
(u.m.)

V
(lei)

Meniuni

Partea III Recapitulare

Totalul documentelor
Anul

Micarea
fondurilor

Cantitatea

u. m.

Existent la
nceputul
anului
Intrri n
cursul
anului
Ieiri n
cursul
anului
Existent la
nceputul
anului
Intrri n
cursul
anului
Ieiri n
cursul
anului
Existent la
nceputul
anului
Intrri n
cursul
anului
Ieiri n
cursul
anului
Existent la
nceputul
anului
Intrri n
cursul
anului
Ieiri n
cursul
anului
Existent la
nceputul
anului
Intrri n
cursul
anului
Ieiri n
cursul
anului

Repartizarea dup categoriile documentelor (u.m.)

Valoarea

titluri

lei

Cri

bani

Publicaii
seriale
(ziare,
reviste,
etc.)

Documente
de
muzic
tiprit

Documente
audiovizuale

Documente
grafice

Anexa nr. 2-B

Pag. _____________
Pag. _______________

Repartizarea dup coninut (u.m.)

Alte
categorii
de documente

Filozofie.
Religie.
tiie
sociale.
Istorie.
C.Z.U.;
1/3;
902; 904;
908;
93/99

Lingvistic.
Filologie.
Literatu-r.
C.Z.U.;
8

Generaliti.
Art.
Sport.
Biografii.
C.Z.U.;
0; 7; 929

Repartizarea dup limbi (u.m.)

n limba de
stat

n limbile
minoritilor
naionale

n
limbi
strine

Meniuni

Anul_______________

Data
inregistrarii

Nr. crt. n
R.M.F.

Nr. inventar

Anexa nr. 3

Pag.____________________

Autorul i titlul

Locul

Anul

Preul
(lei)

nsem
nri la
verificarea
fondurilor

Meniuni
speciale

Anexa nr. 4

Fia de eviden preliminar (ziare)

Titlul

Modul de constituire n volum

Editor____________________________________________________________________________________________________________________________________
Loc______________________________________________________________________________________________________________________________________
Periodicitate_____________________________________________________________________________________________________________________________

Luna
Ian.

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

Nr. de
colecii
26

27

28

29

30

Febr.
Mar.
Apr.
Mai
Iun.
Iul.
Aug.
Sept.
Oct.
Nb.
Dec.

RSPUNSUL PRIMIT

RECLAMAT
Numele

Nr.
nregistr.

Data

Nr.
nregistr.

Data

Concluzia

31

Anexa nr. 5

Fia de eviden preliminar (reviste)

Titlul

Modul de
constituire n
volum
Editor______________________________________
ISBN

Nr. de colecii

Loc________________________________________
Periodicitate_________________________________

Anul

Ian.

Febr.

Mart.

Apr.

Mai

Iun.

Iul.

Aug

RECLAMAT

Numele

Nr.
nregistr.

Sept.

Oct.

Nb.

Dec.

Meniuni

RSPUNSUL PRIMIT

Data

Nr.
nregistr.

Data

Concluzia

Anexa nr. 6

REGISTRU OPIS
Capitol: cri

Nr. registru

(volum)

XX

XXI

XXII

Descriere coninut
Anul

Primul numr Ultimul

de inventar
numr de
inventar

1971

130 001

133600

1971

133601

137200

137201

140800

140801

144400

1971

Meniuni