PLANEACIN

La planeacin (planificacin o planeamiento) es una funcin administrativa

que comprende el anlisis de una situacin, el establecimiento de objetivos, la
formulacin de estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, y el desarrollo de
planes de accin que sealen cmo implementar dichas estrategias. Dicho en otras
palabras, la planeacin analiza dnde estamos, establece dnde queremos ir, y
seala qu vamos a hacer para llegar ah y cmo lo vamos a hacer.
La planeacin es la primera funcin administrativa ya que sirve de base para
las dems funciones (organizacin, coordinacin y control). Al proponer objetivos y
sealar qu es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, permite organizar mejor
las reas y recursos de la empresa, coordinar mejor las tareas y actividades, y
controlar y evaluar mejor los resultados (al permitir comparar los resultados
obtenidos con los planificados).
Proceso de la planeacin
Adems de ser una funcin administrativa que comprende el anlisis de una
situacin, el establecimiento de objetivos, la formulacin de estrategias, y el
desarrollo de planes de accin, tambin es posible definir a la planeacin como el
proceso a travs del cual se realiza cada una de estas actividades.
A continuacin cada una de las etapas que conforman el proceso de la
planeacin:
1. Anlisis de la situacin
El proceso de la planeacin empieza por el anlisis de una situacin.
En caso de tratarse de una planeacin general para toda la empresa
(planeacin estratgica), un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de las
diferentes fuerzas externas que afectan o podran afectar a la empresa (fuerzas
econmicas, fuerzas sociales, fuerzas gubernamentales, fuerzas tecnolgicas,
consumidores, competencia, etc.), as como el anlisis de las diferentes reas que
puedan existir en la empresa (administracin, marketing, finanzas, recursos
humanos, produccin, etc.).
En caso de tratarse de una planeacin aplicable solo a una determinada rea
de la empresa (planeacin tctica), un anlisis de la situacin podra implicar el
anlisis de los diferentes elementos que puedan existir en dicha rea; por ejemplo,
para el rea de marketing, podra implicar el anlisis del producto, el precio, la
distribucin, la promocin, la publicidad, el servicio al cliente, etc.
Y en caso de tratarse de una planeacin a nivel de operaciones (planeacin
operacional), un anlisis de la situacin podra implicar el anlisis de los elementos
necesarios para realizar una tarea o actividad especfica; por ejemplo, podra
implicar el anlisis de los recursos con los que se cuenta para realizar la tarea o
actividad, el plazo que se tiene, el presupuesto disponible, etc.

La razn de un anlisis de la situacin es la de tener una base para el

establecimiento de objetivos; por ejemplo, al analizar las fuerzas externas que
afectan o podran afectar a la empresa, es posible detectar cambios en el entorno, y
as establecer objetivos que permitan aprovecharlos o hacerles frente; o al analizar
los diferentes elementos que puedan existir en la empresa o en una determinada
rea, es posible conocer los recursos y capacidades con los que se cuenta, y as
establecer objetivos que permitan aprovecharlos o que los tomen en cuenta.
2. Establecimiento de objetivos
Luego del anlisis de la situacin la siguiente etapa del proceso de la
planeacin es el establecimiento de objetivos.
Se deben establecer objetivos en base al anlisis de la situacin previamente
realizado; por ejemplo, objetivos que permitan aprovechar o hacer frente a los
cambios detectados en el entorno, que permitan aprovechar o que tomen en cuenta
los recursos y capacidades con los que cuenta la empresa o una determinada rea,
o que consideren los recursos y las condiciones que se tiene para realizar una tarea
o actividad especfica.
Los objetivos de una empresa suelen clasificarse de acuerdo a diferentes
aspectos, pero al momento de realizar una planeacin lo comn es clasificarlos
segn su jerarqua en objetivos estratgicos, objetivos tcticos y objetivos
operacionales:
Objetivos estratgicos: los objetivos estratgicos (u organizacionales) son objetivos
generales y de largo plazo que consideran a la empresa como un todo y que buscan
definir el rumbo de esta. Ejemplos de objetivos estratgicos son ser la empresa
lder del mercado, lograr una mayor participacin en el mercado, ser una marca
reconocida en el mercado, etc.
Objetivos tcticos: los objetivos tcticos (o departamentales) son objetivos de
mediano plazo que se dan a nivel de reas o departamentos. Ejemplos de objetivos
tcticos son incrementar las ventas en un 20%, aumentar la eficiencia de la
produccin en un 10%, reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un
15%, etc.
Objetivos operacionales: los objetivos operacionales son objetivos especficos y de
corto plazo que se dan a nivel de operaciones y que comprenden las tareas o
actividades de cada rea. Ejemplos de objetivos operacionales son aumentar la
eficiencia con la que se realiza una tarea, reducir el tiempo en que se realiza una
actividad, mejorar la efectividad de una campaa publicitaria, etc.
3. Formulacin de estrategias
Luego del establecimiento de los objetivos, la siguiente etapa del proceso de
la planeacin es la formulacin de estrategias.

Se deben establecer estrategias que permitan alcanzar los objetivos

propuestos de la mejor manera posible, pero que tambin tomen en cuenta el
anlisis de la situacin realizado; por ejemplo, estrategias que sean factibles para la
empresa o para una determinada rea teniendo en cuenta los recursos y
capacidades con los que cuentan.
Tal como en el caso de los objetivos, las estrategias de una empresa tambin
suelen clasificarse de acuerdo a diferentes aspectos, pero al momento de hacer una
planeacin lo comn es clasificarlas segn su jerarqua en estrategias
organizacionales y estrategias funcionales:
Estrategias organizacionales: las estrategias organizacionales son estrategias que
afectan a la empresa en su totalidad y que buscan alcanzar objetivos
organizacionales. Ejemplos de estrategias organizacionales son adquirir a uno de
los proveedores de la empresa, incursionar en un nuevo mercado geogrfico,
formar una sociedad con otra empresa, etc.
Estrategias funcionales: las estrategias funcionales son estrategias que afectan a
una determinada rea funcional de la empresa y que buscan alcanzar objetivos
tcticos. Ejemplos de estrategias funcionales son dotar al producto de nuevas
caractersticas, utilizar un nuevo programa de capacitacin, acceder a una
nueva fuente de financiamiento, etc.
4. Diseo de planes de accin
Luego de la formulacin de las estrategias, la siguiente y ltima etapa del
proceso de la planeacin es el diseo de planes de accin.
Los planes de accin son documentos en donde se especifican las tareas y
otros elementos necesarios para implementar o ejecutar las estrategias formuladas.
Algunos de los elementos que suelen contener los planes de accin son:
Las tareas a realizar: las tareas, actividades o acciones que se van a realizar
para implementar las estrategias.
La asignacin de recursos: los recursos que se van a utilizar para realizar las
tareas e implementar las estrategias, y la forma en que se van a distribuir.
Los responsables y encargados: los responsables y encargados de realizar las
tareas e implementar las estrategias.
El programa de tareas: el programa o cronograma con fechas de inicio y
plazos para realizar las tareas e implementar las estrategias.
El presupuesto requerido: la inversin requerida para realizar las tareas e
implementar las estrategias.
Los planes de accin sirven de gua para implementar o ejecutar las estrategias,
y como instrumento de control al permitir comprobar que las tareas se estn
realizando tal como lo especificado, y que se estn cumpliendo en los plazos
acordados; pero adems sirven para que los objetivos, las estrategias y todo lo

planificado sea del conocimiento de todos los miembros de la empresa o del rea
para la cual se ha realizado la planeacin.
OBJETIVOS Y METAS
La planeacin es fundamental para el xito de toda empresa; sin embargo, no
todas las empresas que la aplican tienen un mejor desempeo que las que no lo
hacen, ya que no basta con realizar cualquier planeacin sino que es necesario que
esta cuente con algunas caractersticas.
Las siguientes son algunas caractersticas con las que debe contar toda planeacin:
Es precisa
La planeacin debe contemplar objetivos especficos expresados en trminos
de cantidad y tiempo tales como incrementar las ventas en un 20% para el prximo
trimestre que permitan tener un punto de referencia para medir los resultados
(aunque tambin puede contemplar objetivos generales tales como ser la empresa
lder del mercado que ayuden a establecer un rumbo, pero siempre y cuando estn
acompaados de objetivos especficos), as como estrategias o acciones concretas
que permitan saber exactamente qu es lo que se debe hacer para poder alcanzar
los objetivos.
Es factible
Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces de generar
entusiasmo, pero que a la vez sean factibles; es decir, que estn dentro de las
posibilidades de la empresa o del rea para la cual se ha realizado, teniendo en
cuenta las condiciones del entorno, y los recursos y capacidades con los que se
cuenta; as como estrategias y cursos de accin igualmente factibles teniendo en
cuenta los recursos y capacidades disponibles.
Es coherente
Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes realizados en la
empresa y procurar que todos estos elementos sean coherentes entre s; por
ejemplo, debe procurar que los objetivos de un rea o departamento estn
alineados con los objetivos generales de la empresa, pero tambin con los objetivos
de las dems reas o departamentos.
Es evaluada constantemente

No solo se debe evaluar los resultados de una planeacin, sino que tambin
cada cierto tiempo se debe evaluar su desarrollo; por ejemplo, para ver si los
objetivos establecidos an siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar
teniendo en cuenta las nuevas condiciones del entorno, o para ver si las estrategias
formuladas pueden ser mejoradas teniendo en cuenta los recursos y capacidades
con los que ahora se cuenta.
Es flexible
La planeacin no debe estar escrita en pierda, sino ser lo suficientemente
flexible como para permitir cambios, ajustes o correcciones a medida que se vaya
ejecutando; por ejemplo, cuando debido a los cambios repentinos del entorno sea
necesario establecer nuevos objetivos que se adapten a estos, cuando debido a un
cambio importante en la disponibilidad de los recursos del rea para la cual se ha
realizado sea necesario cambiar de estrategias, o cuando debido a que no se estn
obteniendo los resultados esperados sea necesario corregir los planes de accin.
Es permanente
Finalmente, la planeacin no es algo que se realiza una sola vez y que termina
con la ejecucin de los planes de accin, sino que se trata de un proceso
permanente y continuo en donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se
deben proponer nuevos objetivos, y con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de
accin que permitan alcanzarlos.
POLITICAS
Las polticas son enunciados o interpretaciones generales que orientan el
pensamiento de los administradores en la toma de decisiones. Su propsito es
asegurar que las decisiones no rebasen ciertos lmites.
La esencia de las polticas es la discrecionalidad. Por su parte, las estrategias
se refieren a la direccin en que se encauzarn recursos humanos y materiales a fin
de acrecentar la posibilidad de cumplir los objetivos elegidos.
MANUALES
Una de las maneras ms eficientes para lograr el desarrollo de una
organizacin se debe al buen planteamiento del orden en su documentacin ya que
esto permite la revisin constante de nuestros procesos y no desviarnos del objetivo

planteado. Adems nos permite descubrir en donde se encuentran nuestros errores

de operacin y as lograr corregir los sistemas que no estn operando.
Es por esto que se considera necesario que uno de los proyectos inmediatos
que se deben emprender en la empresa, es la preparacin de un manual que
permita dar a conocer o aclarar los objetivos, las polticas a seguir, la estructura y
funciones, las tcnicas, mtodos y sistemas para el desarrollo propio de las
funciones de toda empresa.
A continuacin presentaremos los manuales de planeacin as como su
concepto, estructura y el beneficio que nos implica el porqu de elaborar un manual
que sea eficiente y bien elaborado para cometer los menores errores posibles.
MANUALES DE PLANEACION
* Manual
* Importancia delos manuales dentro de la empresa
* Tipos de manuales administrativos
* Manual de organizacin
* Manual de polticas
* Manual de normas y procedimientos
* Manual del empleado
*Manual del sistema
* Estructura de los manuales de planeacin
* Filosofa de la empresa
* Misin
* Visin
* Analtica
* Interno
* Externo
* Operativa
Reglamento del Proceso de Planificacin Institucional
Artculo 1 Propsito
El propsito del presente reglamento es regular el proceso de planificacin
institucional como una actividad fundamental del quehacer institucional para
orientar las acciones institucionales hacia el cumplimiento de su misin, fines y
principios en consonancia con los recursos aportados por la sociedad.

Artculo 2 Definiciones
Para efectos del presente reglamento se tienen las siguientes definiciones:
a. Proceso de planificacin: Secuencia de etapas en las cuales se toma una serie de
decisiones sobre lo que la institucin ha de realizar para alcanzar una situacin
futura deseada, utilizando los medios o recursos que tiene disponibles, todo con el
fin de cumplir su misin, fines y principios.
b. Niveles de planificacin: Distintos mbitos jerrquicos de toma de decisiones
dentro del

proceso de planificacin. Contempla el mbito institucional, el

departamental y finalmente el de unidades operativas ejecutoras.

c. Instancias de planificacin institucional: rganos o dependencias que tienen a su
cargo la formulacin, el seguimiento, la evaluacin, o bien, segn su papel, el
asesoramiento en las distintas etapas del proceso de planificacin institucional.
Artculo 3 Caractersticas y objetivos de la Planificacin Institucional
La

planificacin

institucional

es

un

proceso

sistemtico,

continuo

participativo establecido por el Instituto Tecnolgico de Costa Rica(ITCR), con

fundamento en su autonoma administrativa y de gobierno, con el propsito de
cumplir con los siguientes objetivos:
a. Orientar y dirigir las actividades acadmicas fundamentales, a saber, docencia,
investigacin y extensin, vinculacin y accin social.
b. Actuar con base en el reconocimiento de las necesidades y requerimientos de la
sociedad y procurar la solucin de sus problemas dentro del mbito de competencia
del ITCR.
c. Lograr la participacin responsable y efectiva de la Comunidad Institucional de
acuerdo con los espacios y mecanismos establecidos para tal fin.
d. Contar con objetivos y metas claras y definidas con base en la participacin de la
Comunidad Institucional, y con informacin confiable, oportuna y relevante sobre el
desempeo institucional para rendir cuentas a la sociedad.
e. Facilitar el proceso de toma de decisiones al tener planes de respaldo para
facilitar el buen desempeo institucional.
f. Optimizar el uso de los recursos institucionales al tomar decisiones con base en
las prioridades definidas en los diferentes planes.

Artculo 4 Horizontes de planificacin

Para efectos del presente reglamento, se definen los siguientes plazos de
planificacin:
a. Largo plazo: Abarca un periodo de diez aos.
b. Mediano plazo: Abarca un periodo de cinco aos.
c. Corto plazo: Abarca un periodo mximo de un ao.
Artculo 5 Apoyo tcnico a la planificacin
La Oficina de Planificacin Institucional es el ente tcnico asesor en materia de
planificacin estratgica, tctica y operativa, tanto en el nivel institucional como
departamental y de las diferentes unidades ejecutoras.