ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata
ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani).
Kata administrasi juga berasal dan bahasa Belanda, yaitu administratie yang
meliputi: kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik,
agenda dan sebagainya yangbersifat teknis ketatausahaan
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua
kategori yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan
keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan
dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah
yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work).
Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu
korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan
sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan
dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas
memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara
terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan
memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan
petunjuk),

mengawasi,

dan

mengendalikan

(melakukan

kontrol)

sampai

menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan
dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian,

pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat

menyurat dan ekspedisi.
1. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang
tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai
dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta

mengamankan lingkungan sekolah.

Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas
kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru
pembina 7K dan siswa, serta guru piket.

2. Pelayanan Tamu dan Telepon

Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu,
yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu.
Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu
meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si
penelepon.
3. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian,
membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi
mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat,
usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan
cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan
kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

4. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar
induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan
administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan
digital sesuai dengan kebutuhan.
5. Pelayanan keuangan

Pelayanan

keuangan

berupa

daftar

pembayaran

gaji/honor/dana

transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan

ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan
komite sekolah/instansi terkait, dan lain- lain. Semua kegiatan dilakukan
secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
6. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang
tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan
mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan
sejenisnya.
7. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk
memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak
diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada. Demikian secara
garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang ada. Rincian
tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku
panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

C. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi
Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles
Libbey adalah sebagai berikut :
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan
peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas
kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor;
Perubahan-perubahan; Pemeliharaan
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan
kabel; Sistem telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima
tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian
Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara
pemberhentian; Fasilitas ruang; Semangat kerjasama dan Disiplin
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang;
Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan
gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Lemari perbekalan dan penempatan rak
dan Perabotan perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim
surat; dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan
perbaikan; Penilaian peralatan danmesin baru.

6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)

Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas
surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian
perbekalan baru.

7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran;
Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan
surat-menyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan;
(Typing rools); Metode pelaporan; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan
dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau
pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting);
Pedoman petunjuk kerja; Latihan pemindahan tugas; dan Analisis tugas
pekerjaan.