BY

UMMUL KHAIR, SKM MPH

PENERIMAAN PASIEN
Dapat

dikatakan

pertama kali

disinilah

pelayanan

yang diterima oleh seorang

pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah
berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata

seorang pasien
mendapatkan
kesan
baik
ataupun
tidak
baik
dalam
pelayanan suatu rumah sakit
cara penerimaan inilah

Tata cara melayani pasien dapat

dinilai
baik
bila
mana
dilaksanakan oleh petugas dengan
sikap yang ramah, sopan, tertib
dan penuh tanggung jawab .

Untuk terjamin lancarnya penerimaan

pasien maka menurut Dirjen Yanmed
(1996:28) ada 4 hal yang perlu
diperhatikan, yaitu sebagai berikut :
1. Petugas yang kompete
2.Cara penerimaan pasien yang tegas
dan jelas (clear cut)
3. Ruang kerja yang menyenangkan
4.Lokasi
yang tepat dari bagian
penerimaan pasien.

1)Reliability (Keandalan)

Yaitu
kemampuan
dalam
memberikan
pelayanan dengan segera dan memuaskan
serta sesuai dengan yang telah dijanjikan.
Dimensi ini tergambar dalam :
A. Prosedur penerimaan pasien yang cepat dan
tepat
B. Pelayanan
pemeriksaan, pengobatan dan
perawatan yang cepat dan tepat
C. Jadwal
pelayanan rumah sakit dijalankan
dengan cepat
D. Prosedur pelayanan tidak berbelit-belit

Responsiveness (cepat tanggap)

Yaitu
keinginan
para
petugas
untuk
membantu para pelanggan dan memberikan
pelayanan yang cepat tanggap
Dimensi ini tergambar dalam ;
1.Kemampuan dokter dan perawat untuk
cepat tanggap dalam mengatasi keluhan
pasien
2.Kemampuan petugas memberikan informasi
yang jelas, dan mudah dimengerti.
3.Tindakan
cepat
pada
saat
pasien
membutuhkan

2)Assurance (jaminan)
Yaitu mencakup kemampuan, kesopanan dan
sifat dapat dipercaya yang dimiliki para
petugas, bebas dari bahaya, resiko maupun
keragu-raguan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1.Pengetahuan dan kemampuan para dokter
dalam menetapkan diagnosa penyakit dan
petugas lainnya dalam bekerja.
2.Keterampilan para dokter, perawat, dan
petugas kesehatan lainnya dalam bekerja.
3.Pelayanan yang sopan dan ramah
4.Jaminan
keamanan
pelayanan
dan
kepercayaan terhadap pelayanan

Emphaty ( empati )
Yaitu meliputi kemudahan dalam melakukan
hubungan, komunikasi yang baik dan
perhatian yang tulus terhadap kebutuhan
pelanggan.
Dimensi ini tergambar dalam :
1.Memberikan perhatian secara khusus
pada setiap pasien
2. Perhatian terhadap keluahan pasien dan
keluarganya
3.Perhatian kepada semua pasien tanpa
memandang status sosial dan lain-lain.

Tangible (berwujud)
Yaitu meliputi fasilitas fisik, perlengkapan,
peralatan,
personil
dan
sarana
komunikasi.
Dimensi ini tergambar dalam :
1.
Kebersihan,
kerapihan,
dan
kenyamanan ruangan
2.Penataan exterior dan interior ruangan
3.Kelengkapan, kesiapan dan kebersihan
alat-alat yang dipakai
4. Kerapian dan kebersihan penampilan
petugas (karyawan).

 Pada

penerimaan pasien akan

dilakukan
kegiatan
Identifikasi dan pencatatan
serta pemberian informasi
pelayanan

 Sistem

Penamaan
Sistem Penomoran

Kegiatan ini sangat penting karena :

kegiatan ini merupakan kegiatan input data
sebaik apapun pengelolaan rekam medis,
sebaik apapun sistem informasi kalau tanpa
kegiatan pencatatan atau input data ini
maka rekam medis tidak mempunyai arti
apa-apa, karena tidak mempunyai data
yang dapat lengkap dan akurat yang pada
akhirnya
fungsi
rekam
medis
tidak
berfungsi lagi.

a. Tenaga Medis, yaitu dokter umum, dokter

spesialis, dokter gigi, dokter subspesialis,
yang bekerja pada rumah sakit tersebut,
residen
yang
sedang
melaksanakan
kepaniteraan klinik
b.Tenaga Paramedis perawatan
c.Tenaga Paramedis non perawatan
d. Tenaga Lab, Gizi, anestesia, penata
rontagen, rehabilitasi medik, Perekam Medis,
dan tenaga lain yang berkaitan dengan
pelayanan pada pasien,

1) Setiap tindakan/konsultasi yang dilakukan pada

pasien harus dicatat ke RM selambat-lambatnya 1

x 24 Jam
2)Semua pencatatan harus ditanda tangani, di beri
tanggal, sesuai dengan wewenangnya
3) Pencatatan yang dilakukan oleh mahasiswa,
ditandatangani dan menjadi tanggung jawab
dokter yang merawat atau dokter pembingbingnya
4) Pencatatan yang dilakukan oleh residen harus
diketahui oleh dokter pembingbingnya
5) Perbaikan kesalahan penulisan dapat dilakukan
pada saat itu juga dan diberi paraf
6)Tulisan tidak boleh dihapus dengan cara apapun

Bentuk catatan dapat dibedakan berdasarkan

sifatnya yaitu :
1)Catatan yang bersifat Kolektif
Pada buku register ini pada umumnya memuat
informasi
tentang
identitas
pasien,cara
pembayaran, jenis kunjungan, nomor rekam
medis, poliklinik atau tempat pelayanan yang
dituju, Register di Puskesmas antara lain :
1. Rawat Jalan 11. PSN
2. Rawat Inap
12. Tetanus Neo
3. KIA
13. Rawat Jalan Gigi
4. Kohort Ibu
14. Obat
5. Kohort Balita 15. Laboratorium
6. Gizi
16. PKM
7. Penyakit menular
17. PSM
8. Kusta
18. Kes Lingkungan
9. Kohort TB
19. UKS
10.Kasus DBD
20. Posyandu

2). Catatan yang bersifat Individual

Catatan ini mendokumentasikan segala

tindakan
yang
diberikan
kepada
seorang pasien. Bentuk catatan ini
berupa lembaran-lembaran atau kartu
yang dinamakan rekam medis.
Formulir rekam medis ini meliputi
formulir untuk pasien rawat jalan,
rawat darurat dan rawat inap.

Formulir Untuk RM Rawat Jalan, yang

dicatat minimal adalah :
1)Identitas Pasien
2)Anamnesa ( Keluhan utama, riwayat
sekarang, riwayat penyakit yg
pernah diderita, riwayat
penyakit
keluarga)
3)Pemeriksaan Fisik
4)Diagnosis
5)Pengobatan Tindakan

Sedangkan formulir Rekam Medis Untuk

Rawat Inap, yang dicatat minimal adalah :
1)Identitas Pasien
2)Anamnesa ( Keluhan utama, riwayat
sekarang, riwayat penyakit yg pernah
diderita, riwayat penyakit keluarga)
3)Pemeriksaan Fisik, lab
4)Diagnosis
5)Pengobatan Tindakan
6)Catatan Konsultasi
7)Catatan perawat dan tenaga lain
8) Catatan Observasi klinik dan hasil
pengobatan
9)Resume akhir dan evaluasi pengobatan

Sedangkan untuk Puskesmas, dicatat pada rekam

medis yang disebut Rekam Kesehatan Keluarga
atau disebut dengan Family Folder, serta
beberapa kartu diantaranya yaitu :
1)Kartu Tanda Pengenal
2)Kartu Rawat Jalan
3)Kartu Rawat Tinggal
4)Kartu Penderita & indek Penderita Kusta
5)Kartu Penderita & indek Penderita TB
6)Kartu Ibu
7)Kartu Anak
8)KMS Balita, anak sekolah, Ibu hamil dan Usila
9)Kartu tumbuh Kembang Balita
10) Kartu Rumah (sanitasi)

A.Assembling/Perakitan RM

Adalah salah satu kegiatan dalam pengolahan

rekam medis untuk :
- mengorganisasikan,
- merakit,
- menata,
- menyusun,
- merapihkan
- formulir-formulir rekam medis baik untuk rawat
jalan, UGD, maupun untuk rawat inap rawat,
sehingga rekam medis tersebut dapat terpelihara
dan dapat siap pakai kalau dibutuhkan.
Untuk memudahkan penyusunan formulir
formulir rekam medis khusus untuk rawat inap
dapat disusun berdasarkan kode atau halaman
yang ada pada setiap formulir.

B. Koding
Kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang ada
dalam rekam medis harus di beri kode dan
selanjutnya
diindeks
agar
memudahkan
pelayanan pada penyajian informasi untuk
menunjang fungsi perencanaan, managemen,
dan riset bidang kesehatan
Pengklasifikasian penyakit dan tindakan yang
telah disepakati secara internasional dan telah
digunakan yaitu :

1.Kalsifiasi
yang
berkaitan
dengan
penyakit/diagnosis, yaitu ICD (Internasional
Classification of Diseases)

Kecepatan dan ketepatan koding dari suatu diagnosis

atau tindakan lain sangat tergantung kepada pelaksana
yang menangani rekam medis tersebut, yaitu :
1.Tenaga medis dalam menetapkan diagnosis
2.Tenaga rekam medis sebagai pemberi kode
3.Tenaga kesehatan lainnya

Jadi secara garis besar ICD dimaksudkan untuk

memudahkan pencatatan dan pelaporan penyakit, dari
segala macam segi, sehingga tidak ada satu
penyakitpun yang luput dari pemantauan

1.Ruang Penyimpanan, dgn Persyaratan :

- Ruangan letaknya harus strategis, sehingga
mudah dan cepat dalam penyimpanan,
pengambilan dan distribusi.
-Ruangan cukup cahaya (penerangan) kontrol
suhu
-Ruangan
harus
memperhatikan
faktor
keamanan (contoh ; ada pintu yang bisa
dikunci, kebijakan hanya petugas rekam medis
yang boleh masuk)
-Harus ada pemisahan ruangan rekam medis
Aktif dan Inaktif

1.Alat Penyimpanan
a.Rak Terbuka
b.Lemari laci
c.Roll Opac

Hal Yg perlu diperhatikan dalam membuat

alat penyimpanan
a.Panjang
atau
luas
ruangan
penyimpanan
b.Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan
rekam medis untuk 5 10 tahun
mendatang
c.Jarak antara dua buah rak min. 90 cm
dan apabila raknya berhadapan jaraknya
150 cm

Penunjuk Penyimpanan (Guide)

- Untuk menentukan jumlah guide :
Jumlah total Rekam Medis/Jumlah Rekam
Medis diantara Guide
-Bahan kuat dan tahan lama
-Ukuran lebih besar dari RM/pinggirnya
menonjol
sehingga
terlihat
nomor
petunjuknya
-Pada setiap guide ditulis 2 kelompok atau 4
angka

Pelindung Rekam Medis :

a.
Sampul Pelindung dilengkapi dgn
penjepit (Fastener)
b.
Map
c.
Amplop
4.Bon Peminjaman (Requisitions)
-Dibuat 3 Rangkap (Untuk di Rekam
Medis, Outguides dan dikotak file
kartu/yang meminjam)
- Memuat informasi ; nama pasien,
nomor
RM,
nama
peminjam,
keperluan,
tanggal
peminjaman,
tanggal pengembalian, tanda tangan
peminjam dan pertugas
-Bahan kertas biasa dgn Ukuran 10,
5 x 7 cm

Outguides ( Petunjuk Keluar)

-Terbuat dari bahan yang kuat dan
berwarna
-Berbentuk kartu besar disertai kantung
untuk
plastik
menyimpan
bon
peminjaman
-Akan berada di penyimpanan sampai
rekam medis yang dipinjam kembali.

6.Alat Penunjang lainnya ; Tangga anti

tergelincir, meja untuk menyortir, rak
beroda/kereta dorong (Dumbwaiter) ,
Slip Transfer, elevator, faksimili

8. Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan

a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir

terlebih dahulu
b. Hanya petugas rekam medis yang menangani
penyimpanan dan pengambilan relam medis, kecuali
petugas khusus pada sore dan malam yg ditugasi di
penyimpanan
c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari
sampulnya harus segera diperbaiki
d. Pemeriksaan/audit peyimpanan harus dilakukan
secara periodik (Untuk menemukan salah simpan atau
RM yg belum kembali pd waktunya)
e.RM yg penting (berkaitan dgn hukum) disimpan di
tempat khusus yg terjaga kerahasiaannya.
f.Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan
dan kebersihannya
g.RM yg dlm proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan
di meja/rak tertentu
h.RM yg tebal dibuat penjilidan

i.

 Kordinator penyimpanan harus

membuat laporan :
-Jumlah RM yg keluar/dipinjam
-Jumlah permintaan darurat
-Jumlah salah simpan
-Jumlah RM yg tdk ditemukan

9. PENGAMBILAN KEMBALI REKAM MEDIS

Kegiatan pengambilan kembali rekam

medis
dari tempat penyimpanan
dilakukan karena kebutuhan diantaranya
yaitu :
a.Untuk Berobat jalan / kontrol
b.Untuk Rawat Inap
c.Untuk Penelitian
d.Untuk Pendidikan
e.Untuk Pengadilan
f.Untuk Analisa Kuantitatif & Kualitatif
g.Dll

Ketentuan dan Pengambilan Kembali

a.Setiap RM yang diambil kembali/keluar harus

diganti/menggunakan Out guide/petunjuk keluar

b.Peminjam harus mengembalikan tepat waktu
dlm
keadaan baik
c.Ditentukan kebijakan/peraturan berapa lama/ waktu RM
dapat diluar Rak penyimpanan sesuai dengan jenis
peminjamannya. Idealnya setelajh jam kerja sudah
kembali lagi.
d.Rekam Medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas
peintah pengadilan.
e.Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah,
riset, dll oleh dokter/tenaga kesehatan lainnya sebaiknya
dikerjakan di Ruang RM
f.Mahasiswa dapat memijam RM jika mempunyai surat
pengantar dari dokter ruangan
g. Untuk Pasien yg dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup
dgn resume akhir pelayanan.

1.

Prosedur Pengambilan Kembali

a.Setelah
ada
permintaan
untuk
peminjaman,
maka
sebelum
dilakukan
pengambilan
kembali
dibuatkan
bon
peminjaman (rangkap 3)
b.Menyimpan bon peminjaman pada RM, Out
guide dan pada kotak bon peminjaman di
Unit RM atau di tempat yng meminjamnya
c.Menyimpan out guide pada tempat RM yg
diambil
d.Apabila ada perpindahan peminjaman maka
dicatat pd slip tranfer dan diberitakan ke unit
RM
e.Slip tranfer disimpan di out guide

12. Pencarian Rekam Medis Yang tidak

ditemukan ditempatnya

a. Sistem Pelacakan Otomatis

1)Nama Pasien, nomor RM, Nama peminjam,
tanggal peminjaman, waktu pengembalian
diinput ke komputer
2)Setiap perpindahan peminjaman/ruangan
harus diinput ke komputer
3)Setelah kembali ke unit RM/disimpan harus
diinput ke komputer
4) Untuk pelacakan tinggal klik nomor RM
atau nama Pasien, maka akan muncul
dimana posisi RM terakhir

a.

 Melihat alat bantu pengendalian

Rekam Medis
Melihat bon peminjaman.
Buku register peminjaman,
out guides atau tracer atau
pada buku register pelayanan,
karena ada kemungkinan masih
dipinjam dan belum kebali

c.

Alternatif
Pencarian
RM
Yg salah
simpan/tidak ditemukan di tempatnya :

a.Cari transposisi di dlm masing-masing set

angka dua digit , Con : no. 46-37-82 bisa dicari
di no. 46-37-28 atau 46-73- 82 atau 64-37-82
b.Apabila RM yg tidak ditemukan ada no. 3
pada no. 5 atau 8 karena angkanya mirip
c.Periksa nomor tertentu pd kelompok ratusan
yg mendahului atau mengikuti nomor tersebut.
Con : 485 dapat dicari pada 385 atau 585
d.Periksa RM persis sebelum atau sesudah nomor
yang
bersangkutan,
Kadang-kadang
RM
menyelip ke dlm pelindung RM lain
e.Periksa RM yg hilang di rak persis di atas atau
dibawah RM yg dicari

Pemindahan
Penyusutan
RM

RMAKtif

RMInaktif

RMada
nilaiguna

DinilaiTim
Penilai
RMTidak
adanilai
guna

RMRusak
/tidak
terbaca

RM
Tertentu

Dimusnahkan

Dilestarikan

Terima kasih
Semoga
Bermanfaat