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VIVA COM
ORGANIZAO
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Christian
Barbosa
87%
dos executivos
brasileiros
SOFREM DE
ESTRESSE
em sua vida
Todos os direitos reservados para Trade do Tempo. Para reproduzir solicite autorizao prvia.
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NUNCA
AS VEZES
SEMPRE
AT 18 PONTOS
ACIMA DE 19 PONTOS
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Organizao Completa
Minha abordagem para organizao
dividida em trs nveis complementares:
fsico, lgico e conhecimento.
FSICO
O nvel fsico o mais externo e visvel de todos. Ele se
refere a toda baguna que pode ser tocada, como seus
papis, agenda, armrios, gavetas, pastas, mesa, etc.
LGICO
O nvel lgico contempla a organizao do seu
computador, arquivos, pastas, links, etc.
CONHECIMENTO
O ltimo nvel o de conhecimento, o mais abstrato, mas
o mais fundamental de todos. Ele trata das coisas que
voc sabe e precisa armazenar, classificar e recuperar. Do
conhecimento que foi adquirido e no pode ser perdido.
Apesar de to importante, antes da metodologia da Trade propor esse conceito, ele no era abordado nos
treinamentos convencionais de administrao de tempo ou produtividade, apenas em cursos sobre gesto do
conhecimento para empresas.
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Algumas dicas
para voc
elaborar a sua
taxonomia
pessoal:
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Posso garantir que possvel vencer essa jornada. J passei de 1h 12horas ao lado de clientes
ajudando a organizar suas informaes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade
pessoal. Vou resumir alguns passos bsicos para ajud-lo nesse desafio:
1. Planeje a
aplicao da
taxonomia
pessoal no seu
ambiente fsico
Com sua taxonomia definida, o prximo passo pensar onde ficaro alocadas
fisicamente suas categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a
localizao dos seus itens. Vamos supor que a dona da Taxonomia Pessoal que
usamos de exemplo, tenha em seu escritrio dois armrios e trs gavetas.Ela poderia
alocar sua taxonomia da seguinte forma:
ARMRIO 1
Gerente
Marketing
ARMRIO 2
Arquivo
2. Pastas,
Arquivos e Sacos
Plsticos
3. Dando um
destino a
papelada
Agora que seu ambiente est preparado, hora de dar um destino a sua
papelada. Existem trs solues possveis para sua papelada:
LIXO - Se no servir pra nada jogue fora. No junte papelada toa.
S guarde o que precisar recuperar no futuro. Seu tempo de
guardar cartinhas de amor j passou.
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Se tiver dvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo traz o
perodo para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo cdigo civil:
5 anos
1 ano
Plano de Sade
5 anos
Contrato de aluguel
3 anos
Pagamento de condomnio
5 anos
Prestao da casa
5 anos
Mensalidades escolares
5 anos
Fonte: IDEC (Instituto de Defesa do Consumidor)
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2. Aplique a
Taxonomia Pessoal
no Seu Computador
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso s o far perder seu
foco e ateno. Recomendo que voc estipule horrios durante seu dia para se
dedicar ao seu e-mail.
Processe seus
e-mails
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AGIR - Da mesma forma que voc fez com sua papelada, faa
com seu e-mail. Se ele exigir uma ao priorize e execute. No
deixe e-mails sem ao.
ARMAZENAR - Se o e-mail contm uma informao importante o
mesmo deve ser armazenado. Voc pode mover para uma pasta
conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar uma informao com
seu e-mail.
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2. Crie um ndice
para seu
conhecimento
Ttulo / Data
Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido atravs de livros, revistas, vdeos
ou outras opes que simplesmente no podem ser recortadas e armazenadas,
mas precisam ser localizadas da mesma forma. Nesse caso voc precisa criar
um ndice que indique o local aonde essa informao poder ser encontrada.
Voc pode fazer isso atravs do Triad Software ou criando um documento no
Word, com uma tabela similar ao exemplo abaixo, indicando o que e aonde
localizar:
Localizao
Mdia
Taxonomia
Resumo
Palavras Chave
Duas Vidas
Walt Disney
N/D
DVD: Duas
Vidas Walt
Disney
Pessoal
Reflexo ;
Liderana
pessoal ;
motivao
Seminrio
Empreendedorismo
Escritrio
Gaveta
Pessoal
Pasta
Cursos
Folheto
Impresso
Pessoal
Plano de
negcios,
dinheiro,
empresa
Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizao pessoal ou pelo menos levantar uma
bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informaes ou ajuda
consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo - Editora Campus. Tambm existem
alguns sites na Internet especializados no assunto, como: www.organizesuavida.com.br ,
www.myorganizedlife.com. Boa Sorte!
Christian Barbosa
Um dos maiores especialistas em produtividade e gerenciamento de tempo do pas. Palestrante
focado exclusivo no tema da administrao de tempo. Jovem empreendedor, fundou sua primeira
empresa aos 14 anos de idade, um dos pioneiros da Internet no Brasil, scio da Blue Eagle. Foi um
dos mais jovens profissionais certificados da Microsoft do mundo e precursor de diversas
tecnologias no Brasil. Diretor Executivo da Trade do Tempo. Master Practitioner em PNL. Escritor do
livro A Trade do Tempo, pela Editora Campus. Autor convidado no Livro Gigantes da Liderana, os
25 maiores nomes no pas no tema. Facilitador do programa Empretec da ONU, para formao de
empreendedores. Articulista de diversas revistas e jornais sobre o tema da administrao do tempo.
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