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5 - Utilizando condiciones
Excel 2003 dispone de una amplia gama de funciones. Estas funciones están
divididas, según el tipo de cálculo que realizan, en grupos tales como
matemáticas, lógicas, trigonométricas, financieras, etcétera.
En el capítulo anterior se utilizó la función más usada: SUMA, que tiene un
icono en la barra de herramientas. También se utilizaron las funciones
PROMEDIO, MAX y MIN, para calcular el valor promedio de un rango, y
establecer el valor máximo y el mínimo en una columna.
En este capítulo se creará una planilla nueva que contendrá funciones que
evalúan condiciones y que le servirán de base para crear sus propias planillas.
Aprenderá además cómo copiar información entre las hojas de un libro, cómo
mover los datos y también cómo aplicar formatos condicionados.
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Nota:
Haciendo un clic en las solapas que tienen los nombres de las hojas, podrá
visualizar el contenido de las mismas. Si hace un clic en la solapa Hoja2, verá
que está vacía y la solapa mostrará un color blanco de fondo; haga un clic en la
solapa Sueldos y retenciones y volverá a visualizar la información de la primera
hoja.
Copiando datos
Los datos o las planillas que existan en una hoja pueden ser copiados a otra hoja
del mismo libro o a otro libro.
Esta tarea o procedimiento es común a todas las aplicaciones del entorno de
Windows, pero Excel 2003 presenta ciertas particularidades para ejecutar este
procedimiento.
Nota:
Cuando copia información, el primer paso es seleccionarla y luego proceder a
copiarla. En el entorno de Windows, cuando se copia información, ésta pasa a un
depósito temporal, llamado portapapeles, que la conservará hasta que se la
pegue en el lugar en que se necesita.
Este portapapeles guarda siempre lo último que se copió, pues al iniciarse otro
procedimiento de copia, los nuevos datos ocuparán el portapapeles, desalojando
a los que estaban anteriormente.
Para la nueva planilla que se creará en este libro, se necesitará información de la
primera hoja, pero solamente la de algunas columnas: Legajo, Apellido, Sexo,
Estado Civil, Hijos y Sueldo Básico (la columna Nombre no se incluirá en la
copia). Por lo tanto, deberá seleccionar múltiples rangos.
1. Seleccione el rango que desea copiar, en este caso: A3:B15, que contiene
las columnas Legajo y Apellido.
2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, para poder seleccionar otro rango.
3. Seleccione el siguiente rango: D3:G15, correspondiente a las columnas
Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Básico.
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Nota:
La particularidad de Excel 2003 para copiar o mover la información,
mencionada anteriormente, radica en la forma de pegar los datos. Como se
indicó en los pasos anteriores, en Excel se puede pegar pulsando la tecla
ENTER, pero en el resto de las aplicaciones o programas será preciso usar la
opción Pegar, del menú Edición o el icono correspondiente.
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Nota:
La función SI tiene la sintaxis: =SI(condición, verdadera, falsa). Esta es una
función lógica que evalúa una condición, si ésta se cumple (es verdadera)
ejecutará determinado cálculo, si no se cumple (es falsa) hará otro cálculo.
Para evaluar las condiciones se pueden utilizar los operadores matemáticos: =
(igual), <> (distinto), < (menor), <= (menor o igual), > (mayor) y >= (mayor o
igual).
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3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. En este caso, el resultado es cero porque la
persona no tiene hijos (una celda vacía es igual a cero).
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador y el puntero adoptará el
formato de una cruz negra.
5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.5
muestra el cálculo realizado.
Condiciones combinadas
Ahora será preciso calcular la asignación por esposa, que cobrarán los
empleados de sexo masculino (M) y que sean casados (C). La asignación por
esposa será de $50.
Para resolver este cálculo necesitará de una función que permita evaluar varias
condiciones, y para ello Excel 2003 dispone de las funciones Y y O, cuya
sintaxis es colocar, entre paréntesis, la lista de las condiciones que deben
cumplirse (separadas por comas (,).
Nota:
Estas funciones devuelven dos posibles valores; VERDADERO y FALSO. La
función Y devuelve el valor VERDADERO cuando todas las condiciones de la
lista se cumplen; la función O devuelve el valor VERDADERO cuando por lo
menos una de las condiciones listadas se cumple.
Estas funciones no se usan en forma independiente, sino que se incluyen como
condición de la función SI.
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3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. En este caso, el resultado es cero porque el
empleado es masculino y soltero (una de las condiciones no se cumplió).
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador y el puntero asumirá el
formato de una cruz negra.
5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.6
muestra el cálculo realizado.
Copiando el formato
Deberíamos aplicar ahora a las columnas agregadas el mismo formato y
características que tienen el resto de las columnas. Recordemos que estas celdas
provienen de la primera planilla, en donde en su oportunidad se aplicaron
rellenos, bordes y se ajustaron otras características como anchos de columna,
tipografías, etc.
Al efecto, Excel 2003 le proporciona una herramienta que permite copiar los
formatos que existen en otras celdas y transferirlos a las celdas que usted
determine.
1. Seleccione la celda o el rango que posee el formato que desea copiar, por
ejemplo, el rango F1:F13, correspondiente al Sueldo Básico.
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3. Seleccione las celdas en las que desea aplicar ese formato; en este caso, el
rango: G1:H13, tal como se aprecia en la figura 5.7.
Nota:
Si el formato habrá de ser aplicado a una sola columna (por ejemplo a la de
Asign. Hijos), no hace falta que marque todo el rango donde desea copiar el
formato (rango de destino); bastará con que haga un clic en la primera celda.
Inserte dos filas al comienzo y agregue el título Cálculo de Asignaciones, de la
siguiente forma:
1. Seleccione las filas 1 y 2, haciendo un clic y arrastrando por el área gris que
tiene los números de las filas.
2. En el menú Insertar elija la opción Filas y quedarán insertadas dos filas.
3. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el título.
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Un formato condicionado
Además de aplicar formatos como se explicó en los capítulos anteriores, puede
crear formatos condicionados, en el sentido de que el formato se aplique cuando
el contenido de una celda cumpla con una condición determinada.
Podemos así asignar un formato condicional a una columna de manera tal que se
aplique a aquella celda que presente el valor máximo y otro formato también
condicional para que nos resalte la celda que contenga el valor mínimo de una
determinada serie. Veamos cómo hacerlo:
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12. Haga un clic en el control del icono que coloca bordes para visualizar la
paleta correspondiente.
13. Haga un clic en el icono que coloca líneas alrededor de todas las celdas de
un rango.
14. Si desea, puede aplicar líneas más gruesas en el contorno del rango.
15. Seleccione el rango J5:J6.
16. En el menú Formato, elija la opción Celdas.
17. Haga un clic en la solapa Alineación.
18. Marque la opción Combinar celdas.
21. Haga un clic en el control del icono que aplica el color de fondo a las celdas
y elija el que desee. Este color es el que deberá usar para crear el formato
condicionado.
22. Seleccione el rango K6:L6, correspondiente a los sueldos mínimos.
23. Haga un clic en el control del icono que aplica el color de fondo a las celdas
y elija el que desee.
24. También puede utilizar el icono de color de fuente para cambiar el color de
las letras.
Para crear el formato condicionado, que deberá tener los colores y atributos
colocados como referencia en el cuadro creado, ejecute los siguientes pasos:
1. Seleccione el rango F4:F15, que contiene todos los sueldos básicos. Si lo
desea puede seleccionar toda la planilla, pero Excel 2003 aplicará el
formato sólo a las celdas que cumplen con una condición.
2. En el menú Formato, elija la opción Formato condicional y visualizará el
cuadro que muestra la figura 5.10.
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7. Haga un clic en el botón que está a la derecha del cuadro pequeño para
volver al cuadro grande.
13. Haga un clic en el control del recuadro que indica el operador (actualmente
dice entre).
14. Elija el operador que desee, para el caso: igual a.
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17. Haga un clic en el botón que está a la derecha del cuadro pequeño para
volver al cuadro grande.
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Nota:
Puede crear formatos condicionales con tres condiciones como máximo, y no
necesariamente tienen que hacer referencia a datos de una misma columna. Esto
significa que debe seleccionar todas las columnas de la planilla, o al menos las
intervinientes en la selección y luego indicar los valores. Excel rastreará por
todas las columnas y marcará las celdas que cumplan con la condición.
Nota:
Como habrá notado, en la figura 5.14 la planilla está ordenada por el número de
legajo y los formatos condicionales continúan activos, es decir que al cambiar la
ubicación de las celdas que contenían los sueldos máximos y mínimos, también
cambió el formato. Esto no ocurre con los formatos aplicados manualmente.
Ordenando por varias columnas:
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5. Haga un clic en el control del recuadro Luego por y elija otra columna, para
el caso: Hijos.
Nota:
Cambie el nombre de la hoja: haciendo doble clic sobre la solapa verá que queda
el nombre seleccionado, luego escriba el nombre que desee (máximo 31
caracteres) y pulse la tecla ENTER. Este procedimiento es recomendable para
que el nombre de la hoja haga referencia a los datos que contiene. En este
ejemplo, cambie el nombre Hoja2 por Asignaciones.
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Condiciones anidadas
Además de las condiciones simples y combinadas, es posible crear condiciones
anidadas. Debe usar este tipo de condiciones cuando en una columna tiene tres o
más, posibles cálculos o valores.
Por ejemplo, imagine que desea crear una planilla que calcule los días de
vacaciones según la antigüedad de los empleados. Para ello deberá tomar en
cuenta la siguiente tabla:
Antigüedad Vacaciones
Menos de 5 años 14 días.
Entre 5 y menos de 10 años 21 días.
Entre 10 y menos de 20 años 28 días.
20 años o más 35 días.
1. Haga un clic en la solapa Sueldos y retenciones para visualizar la primera
planilla del libro.
2. Seleccione el rango A3:C15, es decir las columnas de Legajo, Apellido y
Nombre.
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Nota:
Para calcular los días de vacaciones que le corresponden a cada empleado,
necesitará utilizar la función SI, pero esta función sirve (por sí sola) para dos
posibles valores. Cuando es preciso colocar en una columna más de dos valores
o cálculos (en este caso son cuatro), deberá utilizar una función SI dentro de
otra; por lo general, ésto se realiza en la parte falsa de la función.
Cálculo de la antigüedad:
1. Coloque el cursor en la celda E1 y escriba: Antigüedad al.
2. Pulse la tecla t para pasar a la siguiente columna.
3. Escriba la función que coloca la fecha actual: =HOY(). Esta función
siempre muestra la fecha actual, pues se actualiza según el reloj de la
computadora.
4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y ver la fecha actual.
5. Posicione el cursor en la celda E4.
6. Escriba la fórmula: =($F$1-D4)/365. Con este cálculo se le resta a la fecha
actual la de ingreso y al resultado, que son los días trabajados, se lo divide
por 365 para calcular los años que lleva trabajados.
7. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula.
8. Pulse sobre esa misma celda con el botón derecho y del menú emergente
elija Formato de celdas, para que se presente el cuadro de la figura 2.22
(Capítulo 2).
9. Aparecerá en primer plano el cuadro correspondiente a Número.
Seleccionemos en la lista la opción General. Esto es necesario porque la
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10. Haga varios clics en el icono que disminuye decimales hasta dejar
solamente dos. Estos decimales corresponden a la parte proporcional que el
empleado lleva trabajada, por ejemplo: si el resultado es 9,84, significa que
trabajó nueve años completos y lleva trabajado el 84% del décimo año.
11. Posicione el puntero del mouse en el manejador; el puntero adoptará el
aspecto de una cruz negra.
12. Arrastre para extender la fórmula a todos los empleados. La figura 5.18
muestra el cálculo realizado.
3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la
celda donde ingresó la fórmula. Automáticamente visualizará los días de
vacaciones que le corresponden al primer empleado.
4. Posicione el puntero del mouse en el manejador; el puntero adoptará el
formato de una cruz negra.
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5. Arrastre para extender la fórmula hacia todos los empleados. La figura 5.19
muestra el cálculo de los días de vacaciones.
Sugerencia:
Es recomendable aplicar los formatos, especialmente los de líneas y colores, al
finalizar la creación de la planilla, porque al copiar las fórmulas se copian todos
los formatos, lo que, en ciertos casos, puede ocasionar inconvenientes.
1. Posicione el cursor dentro de la planilla.
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7. Aplique el formato que desee para el título, por ejemplo: cambie el tipo de
letra a Times New Roman, con un tamaño de 20 puntos, en negrita y
cursiva.
8. Modifique el nombre de la hoja, haciendo doble clic sobre la solapa;
cámbielo por Vacaciones.
9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el cambio de nombre.
10. Haga un clic en el icono de guardar para actualizar la información del
libro almacenado en el disco.
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5 - Utilizando condiciones 66
Una planilla de ejemplo 66
Copiando datos 67
Usando condiciones simples 69
Condiciones combinadas 70
Copiando el formato 71
Un formato condicionado 73
Ordenando los datos 77
Ordenando por una columna: 77
Ordenando por varias columnas: 77
Condiciones anidadas 79
Cálculo de la antigüedad: 80
Cálculo de los días de vacaciones: 81
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