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Centro de Extensin Profesional

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Lo maravilloso de aprender algo


es que nadie puede arrebatrnoslo
B. B. King

Centro de Extensin Profesional

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DIPLOMADO

GESTIN DE PROCESOS

MDULO

IDENTIFICACIN Y DISEO DE PROCESOS

DOCENTE

HCTOR JOS OPO AGUILAR

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Matriz de Actividades

La Matriz de Actividades es una


evolucin ms detallada de la Ficha de
Proceso.
Permite formular las actividades
detalladas de cada uno de los procesos
definidos en el ltimo nivel del Mapa de
Procesos.
Se recomienda identificar los
Procedimientos de cada uno de los
Procesos del Mapa de Procesos en el
ltimo nivel.
Cada procedimiento se debe redactar
como una secuencia lgica de pasos,

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Matriz de Actividades Versin Bsica

Hace las
las veces
veces de
de Base
Base de
de Datos
Datos de
de Actividades.
Actividades. Estas
Estas pueden
pueden ser
ser agrupadas
agrupadas
Hace
en varios
varios Niveles.
Niveles. Pueden
Pueden tambin
tambin agruparse
agruparse en
en Puestos
Puestos yy Roles.
Roles.
en
Seleccionando ciertos
ciertos datos
datos se
se generan
generan Fichas
Fichas de
de Procedimiento
Procedimiento yy Fichas
Fichas de
de
Seleccionando
Puesto, lo
lo cual
cual asegura
asegura la
la consistencia
consistencia entre
entre ambas
ambas presentaciones.
presentaciones.
Puesto,
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Matriz de Actividades Versin Extendida

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Se genera
genera aa
Se
partir de
de una
una
partir
seleccin de
de
seleccin
datos de
de la
la
datos
Matriz de
de
Matriz
Actividades.
Actividades.
La
La
presentacin
presentacin
el
yy el
contenido
contenido
pueden
pueden
variar segn
segn
variar
estndares
estndares
de cada
cada
de
organizacin.
organizacin.

Ficha de Procedimiento

trascendente trivial
en una definicin tpica de Puesto?

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Las ramas y ramitas no bastan

Es necesario una visin de bosque

Rol = Conjunto de comportamientos


esperados = Personaje=
Sub Puesto

Cada Rol
Rol requiere
requiere un
un
Cada
conjunto de
de Competencias
Competencias
conjunto
para cumplir
cumplir las
las
para
expectativas de
de
expectativas
comportamiento
comportamiento

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Competencias: Visin,
Planificacin,
Innovacin,
Rol 1: Lder de Unidad
(Supervisor)

Competencias:
Persuasin, Empata,
Comunicacin,.
Rol 2: Ejecutivo
Comercial
(Vendedor...)

Persona: Juan
Prez
Puesto: Gerente
Unidad de
Negocios

Rol es
es equivalente
equivalente aa Funcin,
Funcin,
Rol
cuando se
se quiere
quiere asociar
asociar aa las
las
cuando
responsabilidades,
el concepto
concepto de
de
8
responsabilidades,
el
Personaje o Puesto.

Competencias:
Organizacin, Vocacin
de servicio,
Meticulosidad, .
Rol 3: Ejecutivo de
Cuenta (Fidelizador...)

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Formato: Ficha de Puesto

Las Hs/Mes,
Hs/Mes,
Las
dan alertas
alertas
dan
cuando una
una
cuando
Funcin
Funcin
conviene
conviene
desagregarla
desagregarla
viceversa.
oo viceversa.
Son
Son
estimados
estimados
muy
muy
generales yy
generales
subjetivos
subjetivos
para los
los que
que
para
debe haber
haber
debe
consenso
consenso
entre la
la
entre
persona oo
persona
personas
personas
representativ
representativ
as de
de quienes
quienes
as
realizan las
las
realizan
funciones del
del
funciones
puesto yy la
la
puesto
jefatura aa
jefatura
cargo.
cargo.

Los Roles dan una visin panormica


y facilitan entender lo que se
espera del puesto
Los Roles
Roles simplifican
simplifican la
la
Los
complejidad de
de un
un Puesto
Puesto
complejidad

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ocesos, Funciones,
nidades, Roles
Roles

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Pr

oc
s eso

Funciones

Unidades

No existen definiciones oficiales que gocen


de reconocimiento generalizado respecto a
estos conceptos. Tampoco sobre la manera
como estos se pueden usar para el Diseo
Organizativo (Organigramas, Puestos).
Los 4 se refieren a grupos de actividades. La
diferencia radica en el nfasis o ngulo que
cada trmino representa:

Los Roles
Roles pueden
pueden se
se ms
ms
Los
fcilmente aplicados
aplicados aa las
las
fcilmente
Funciones oo aa las
las
Funciones
Unidades.
Unidades.
Encasos
casoses
es
En
msusual
usual
ms
emplear
emplear
Proceso?y
y
Proceso?
Funcin? y
11Funcin? y
Unidad?
Unidad?

Proceso: da nfasis a la transformacin de


entradas en salidas.
Funcin: da nfasis a la responsabilidad
que se asigna a una persona o equipo.
Unidad: da nfasis a los puestos y sus
agrupaciones.
Rol: da nfasis al comportamiento esperado
y a las competencias requeridas para ello.

Los tres conceptos se pueden emplear de


manera simultanea e intercambiable.

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Cmo se definen los Roles?:


Analizando las cadenas de creacin de valor
La creacin
creacin de
de valor
valor se
se logra
logra mediante
mediante las
las interacciones
interacciones entre
entre
La
Roles/Funciones. El
El trabajo
trabajo en
en equipo
equipo es
es fuente
fuente de
de Sinergia
Sinergia
Roles/Funciones.
(1+1=3) oo Economa
Economa de
de Alcance
Alcance
(1+1=3)
Rol 1

Rol 2

Rol 3

Rol 5

Valor
para el
Cliente

Necesidades
del Mercado
Materias Primas
y Componentes
de Terceros

Valor para e
Dueo / Valo
Social
Rol 4

12

Por qu las organizaciones ms


grandes usualmente pagan
mayores sueldos?

Anlisis de las relaciones entre Funciones,


Roles en un tipo de Mapa de Procesos
Ante baja
baja carga
carga de
de trabajo
trabajo podran
podran
Ante
ser dos
dos Funciones
Funciones oo Roles
Roles de
de un
un solo
solo
ser
puesto
puesto

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Punto de apoyo para Disear Puestos


y Roles: el Mapa Corporativo de
Funciones / Procesos

14

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La Matriz de Actividades brinda detalles


a nivel de Procesos y Puestos

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Mapas de
Procesos /
Funciones

15

Dos fuentes para definir Roles


(Personajes que pueden ser
Puestos o Sub Puestos)

16

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La Ficha de Puesto como el ndice


de un Manual de Operaciones
y Funciones (1)

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Se
necesit
a ms
detalle?

17

La Ficha de Puesto como el


ndice de un Manual de
Operaciones y Funciones (2)

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Ms
detalle.
en el MOF

Otro Ejemplo: Analista de Crditos

Este peso
peso
Este
establece la
la
establece
importancia de
de
importancia
cada Rol
Rol en
en base
base
cada
la Carga
Carga de
de
aa la
Trabajo prevista
prevista
Trabajo

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