Audit Gaji dan Personalia (Chp 21)

Akun Payroll dan Personalia

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo
akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai dengan prinsip prinsip
akuntansi yang diterima umum.

Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas. Akun T akan
digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam
siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji dan upah akrual hanya akan
diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila
karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga
kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang
dihasilkan tetapi belum dibayar.
Fungsi Bisnis Dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan Catatan Terkait
Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar
karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak oleh pemerintah serta
institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut melibatkan perolehan jasa dari
karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.

Sumber Daya Manusia

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan
merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan
yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah. Termasuk penambahan dan penghapusan
gajiserta perubahan upah dan pengurangan.
Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian
Merupakan hal yang penting dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban
peggajian dalam setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan
pengendalian yang memadai :

Penyiapan kartu waktu oleh karyawan

Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji

a. Kartu waktu (time card).

Adalah dokumen yang mengidentifikasi waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja
setiap hari serta jumlah jam kerja karyawa. Kartu waktu ini dapat berupa formulir kertas atau
electronic, dan dapat disiapkan secara otomatis oleh jam waktu atau pembaca kartu

identifikasi. Kartu waktu ini biasanya diserahkan setiap minggu. Karyawan yang menerima gaji
tetap atau pembebasan biasanya tidak mengisi kartu waktu. Mereka hanya diharuskan mengisi
laporan waktu untuk mengklaim upah lembur, cutih libur atau sakit.
b. Tiket waktu pekerjaan
Tiket waktu pekerjan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan
karyawan selama periode waktu tertentu. Formulir ini hanya digunakan oleh seorang
karyawanmelakukan pekerjaan berbeda atau bekerja dalam departemen yang berbeda. Tiket
waktu pekerjan seringkali diakukan secra electronic dengan system pelaporan waktu dan
beban.
c. File transaksi penggajian
File yang dibuat oleh computer ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses
oleh system akuntansi selama satu periode, seperti satu hari, satu minggu, satu bulan, satu
tahun. File tersebut berisi semua informasi yang dimasukkankedalam system dan informasi
tentang setiap transaksi seperti nama karyawan, dan nomer identifikasi, tanggal, pembayaran
kotor dan bersih, berbagai jumlah pemotongan pajak dan klasifikasi akun atau klasifikasi.
Tergantung pada kebutuhan perusahaan, informasi mengenai penggajian digunakan untuk
berbagai catatan, daftar dan laporan, seperti jurnal penggajian file induk penggajian, dan
rekonsiliasi bank penggajian.
d. Jurnal atau data penggajian
Laporan inidibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan,
jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlsh pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi
transaksi. Transaksi yang sama dimasukkan kedalam jurnal atau daftar juga diposting secara
simultan kebuku besar umum dank e file besar induk penggajian.
e. File induk penggajian (payroll master file)
Adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagisetiap karyawan
dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal
saat ini. Catatansetiap karyawan mencantumkan pembayaran kotor selama setiap periode
penggajian, pengurangan dari pembayaran kotor, pembayaran bersih, nomer cek, dan tanggal.
File induk ini diperbaharui dari file transaksi peggajian. Total penghasilan setiap karyawan dalam
file induk sama dengan saldo penggajian kotor dalam berbagai akun buku besar umum
f.

Cek gaji
Cek gaji ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilakasanakannya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
potongan lainnya. Cek itu disimpan sebagai bagian dari fungsi penyiapan penggajian, tetapi
tanda tangan yang diotorisasi telahmembuat cek tersebut sebagai aktiva. Setelah cek gaji
dicairkanoleh karyawan, cek yang dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek gaji
seringkali disetorkan secara langsung dari rekening bank setiap karyawan.

g. Rekonsiliasi rekening bank penggajian

Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk
penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian impress (imprest
payroll account) adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil dipertahankan.

Jumlah setiap gaji bersih yang ditransfer berdasarkan cek atau transfer dana elektronik dari
akun umum ke akun impress segera sebelum distribusi penggajian.
h. Formulir W-2
Adalah formulir yang dikirim kesetiap karyawan untuk mengikhtisarkan setiap menghasilan
karyawan slama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, dan potongan FICA (jaminan
sosial). Informasi yang sama juga diserahkan kepada internal revenue service dan komisi pajak
Negara bagian serta local jika dapat diberlakukan. Informasi ini disiapkan dari file induk
penggajian dan biasanya dibuat oleh koputer.
i.

SPT pajak penghasilan

Adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local, Negara bagian, dan federal untuk
menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan. Sifat dan tanggal jatuh
tempo formulir tersebut bervariasi tergantung pada jenis pajaknya. Formulir trsebut disiapkan
dari informasi yang ada pada induk file penggajian dan biasanya dibuat oleh
computer.pembayaran pemotongan pajak federal dan jaminan social akan jatuh tempo secara
setengah mingguan atau bulanan, tergantung pada julah pemotongan pajaknya.sebagian besar
pajak pengangguran negaara bagian jatuh tempo secara kuartalan.

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif Atas Transaksi

Memahami Pengendalian Internal Siklus Penggajian dan Personalia

a. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada
karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus independen dari bagian SDM yang
mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti penambahan karyawan atau menghapus
karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
b. Otorisasi yang tepat Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau
menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan.
Penyelia karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur.
Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.
c. Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada
sifat dan sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh
waktu atau yang dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang
dibayar menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk
lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah dipranomori
tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.
d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani
harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan
penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan
pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek
ditandatangani oleh mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
e. Pengecekan yang independen terhadap kinerja Verifikasi terhadap penghitungan penggajian
harus independen. Seorang dari manajer atau karyawan lain harus mereview output penggajian
untuk melihat salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur
mempengaruhi persediaan, atau jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka
dibutuhkan pengendalian memadai untuk menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.
Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian
Dalam hal pajak, perlu diperhatikan pajak penggajian dan pemotongan pajak lainnya. Jumlahnya
seringkali material maupun karena kewajiban potensial akibat lalai menyerahkan formulir pajak (SPT)
tepat waktu akan menyebabkan kewajiban yang berat.
a. Penyiapan formulir pajak penggajian
Sebagai pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus mereview setidaknya satu jenis
formulir pajak penggajian. Jika klien lalai menyiapkan laporan dengan benar, akan muncul
kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, atau bunga. Formulir pajak yang dimaksud
adalah pajak penghasilan (PPh). Jika auditor yakin bahwa SPT disiapkan secara tidak benar,
auditor butuh rekonsiliasi terinci atas informasi yang ada di SPT dan butuh catatan penggajian.
Indikasi penyajian tidak benar tersebut mencakup pembayaran bunga dan denda masa lalu
akibat pembayaran yang tidak tepat, personil yang menyiapkan dokumen tersebut adalah orang
baru, tidak ada verifikasi internal, dan masalah arus kas yang dikadapi klien

b. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara tepat waktu
Auditor harus menguji apakah bagian penggajian telah menyetorkan potongan pajak atas
karyawan, walaupun biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pengujian tersebut
termasuk potongan pajak, iuran pensiun, JHT, JKK, Potongan asuransi, dan tabungan penggajian.
Pertama tama, auditor harus tau aturan pajak nya berdasarkan undang undang dan aturan
turunannya, termasuk kontran kerja karyawan. Setelah itu, auditor dapat dengan mudah untuk
menentukan apakah klien telah melakukan pepembayaran dengan jumlah benar dan tepat
waktu dengan membandingkannya dengan catatan penggajian.
Persediaan dan Pertimbangan Kecurangan Penggajian
Auditor seringkali memperluas prosedur audit penggajian jika penggajian mempengaruhi secara
signifikan penilaian persediaan, atau jika auditor menduga kemungkinan adanya transaksi yang curang
secara material, seperti karyawan fiktif atau penipuan jam kerja.
1. Hubungan penggajian dan pengurangan jam kerja
Klasifikasi akun penggajian yang tidak tepat dapat mempengaruhi akun akun persediaan seperti
WIP, FG, atau CIP (terutama untuk perusahaan manufaktur dan konstruksi).
Contoh:
FOH akan dibebankan terlalu tinggi jika biaya gaji untuk karyawan administrasi, baik sengaja
ataupun tidak, juga dimasukkan sebagai bagian dari FOH. Demikian juga jika biaya gaji karyawan
dibebankan secara tidak benar ke pekerjaan atau proses yang salah. Untuk kondisi seperti itu,
auditor harus melakukan pengujian pengendalian internal terhadap klasifikasi transaksi
penggajian yang tepat. Konsistensi merupakan hal penting bagi klasifikasi dan dapat diuji
dengan menelusuri bukti bahwa karyawan telah menyelesaikan pekerjaan tertentu dan
pencatatannya ke akuntansi yang mempengaruhi persediaan.
Contoh:
Jika karyawan dibayar berdasarkan jam kerja, penting untuk menguji apakan pencatatan jam
kerja telah dilakukan dengan benar. Atau bisa ditelusuri dari catatan penggajian ke kartu waktu
untuk menguji beban penggajian tidak masuk ke persediaan.
2. Pengujian atas karyawan yang tidak ada (fiktif)
Masih sering terjadi pengeluaran cek untuk membayar gaji karyawan yang sudah tidak bekerja
lagi di perusahaan tersebut. Biasanya yang melakukan kesalahan ini adalah klerk, mandor, rekan
karyawan, atau mantan karyawan itu sendiri.
Contoh:
Mandor dapat menyetujui absen kerja karyawan di lapangan. Jika mandor meneruskan absen
itu ke bagian penggajian, maka akan terjadi pembebanan gaji berlebih. Untuk mendeteksi hal
itu, auditor dapat meng-cross check absen dengan catatan lainnya pegawai untuk menguji
tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan endorsment.
Auditor juga memeriksa endorsment atau endorsment kedua untuk melihat adanya jumlah yang tidak
biasa atau kemungkinan penyalahgunaan check. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat
menguji transaksi jurnal penggajian ke catatan pada bagian SDM untuk menguji apakah karyawan

tersebut benar benar ada pada periode penggajian. Untuk mengetahui bahwa karyawan yang telah
berhenti ditangani dengan layak adalah memilih beberapa file karyawan tersebut pada tahun berjalan
dari bagian personalia untuk menentukan apakah karyawan tersebut telah diberikan pesangon secara
tepat. Jika karyawan telah berhenti namun masih digaji terus, maka dapat di cek dengan memeriksa
catatan penggajian periode periode selanjutnya. Namun metode ini tidak efektif bila bagian SDM tidak
diberitahu jika karyawan tersebut telah berhenti. Dalam beberapa kasus, auditor akan meminta untuk
dilakukan pembayaran gaji kejutan. Ini adalah pengujian dimana semua karyawan harus mengambil cek
gaji dan menandatangani di depan penyelia dan auditor. Setiap cek yang tidak diambil dan
ditandatangani harus diinvestigasi untuk menentukan apakah itu adalah kecurangan atau penipuan.
Prosedur ini sangat mahal namun mungkin merupakan satu satunya cara membuktikan penggelapan
uang.
3. Pengujian atas kecurangan waktu
Seringkali terjadi jika karyawan melaporkan jam kerjanya lebih banyak daripada sebenarnya.
Caranya adalah menguji catatan penggajiann dengan catatan jam kerja yang independen seperti
yang sering dilakukan oleh pengendalian produksi. Contohnya dengan mengamati kemungkinan
karyawan memasukkan kartu absen temannya. Akan tetapi akan jauh lebih mudah bagi klien
untuk melakukan pengendalian internal daripada auditor untuk mengujinya.
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Atas Rincian Saldo

Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan
dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian
atas rincian saldo. Gambar di bawah mengikhtisarkan metodologi tersebut.

1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)

Risiko bisnis klien mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang
mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan
lainnya. Contohnya adalah banyak perusahaan menyediakan opsi saham yang ekstensif sebagai
bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan mempengaruhi
beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga redah bagi semua tujuan audit yang
berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko inheren berupa
kecurangan penggajian. Karena itu auditor sering mempertimbangkan pentinngnya tujuan audit
yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Sebagai bagian dari pemahaman mengenai klien,
auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan dengan penggajian yang kompleks,
seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang dapat meningkatkan risiko inheren yang
berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan kesepakatan tersebut.
3. Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan II)
Telah dijelaskan sebelumnya di atas atas penilaian risiko pengendalian, pengujian pengendalian,
serta pengujian substantif atas transaksi yang berhubungan.
4. Melaksanakan Prosedur Analitis (Tahap III)

5. Merancang dan Melaksanakan Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Kewajiban dan Beban
(Tahap III)
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian
adalah:
Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(cut off ).
Perhatian utama dari kedua tujuan adalah untuk memastikan bahwa todak ada kurang saji atau akrual
yang dihilangkan. Selanjutnya kita akan membahas akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian
dan personalia.
a. Jumlah potongan dari gaji karyawan
Pajak penghasilan yang dipotong tetapi belum dibayarkan kepada pemerintah dapat diuji
dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penghasilan yang
dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Pos lainnya dapat
dilakukan pengujian dengan cara yang serupa.
b. Gaji dan upah akrual
Ssetelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan
mengetahui bahwa hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, untuk mengujia cut off
dan keakuratan adalah dengan meghitung ulang akrual klien. Salah saji yang sering terjadi
adalah kelalaian memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
c. Komisi Akrual
Konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya ragam perjanjian komisi
yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah menentukan sifat perjanjian komisi
dan kemudian menguji perhitunngannya berdasarkan perjanjian itu. Harus dilihat juga
konsistensinya denngan tahun sebelumnya.
d. Bonus akrual
Seringnya bonus yang belum dibayarkan pada akhir tahun sangat besar sehingga kelalaiannya
juga dapat menimbulkan salah saji yang material. Verifikasinya dengan membandingkannya
dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
e. Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya
Untuk menilai kewajarannya bandingkan konsistensinya dengan tahun sebelumnya. Ketahui
kebijakan perusahaan untuk menccatat kewajiban dahulu kemudian hitung ulang jumlah yang
tercatat.
f.

Pajak penggajian akrual

Diverifikasi dengan formulir pajak yang disiapkan untuk periode selanjutnya untuk menentukan
jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.

g. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban

Auditor relatif sedikit melakukan pengujian tambahan disamping prosedur analitis, pengujian
pengendalian, pengujian substantif atas transaksi dan pengujian atas akun kewajiban terkait.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian lebih jika menemukan kelemahan material dalam
pengendalian internal atau salah saji signifikan dalam pengujian kewajiban. Akun yang sering

diuji mecakup kompensasi pejabat, komisi,

penghasilan pegawai, dan tenaga kerja kontrak

beban

pajak

pennghasilan,

total

h. Kompensasi Pejabat
Verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah yang disetujui oleh dewan direksi
dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan
pajak.
i.

Komisi
Dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-masing jenis penjualan
dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi.

j.

Beban pajak penggajian

Dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-masing formulir pajak penghasilan
pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun. Total PPh dapat dihitung ulang dengan
mengalikan tarif yang sesuai dengan penghasilan kena pajak. Biasanya butuh waktu lama dan
biaya tinggi, sehingga sering tidak dilakukan kecuali prosedur analitis mengindikasikan terdapat
masalah yang tidak dapat diselesaikan dengan prosedur lainnya.

k. Total penggajian
Perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan kekeliruan dalam pembebanan gaji
(apakah transaksi penggajian dibebankan ke perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak
dicatat dalam jurnal penggajian).
l.

Tenaga kerja kontrak (Outsourcing)

Biaya yang dibayarkan ke perusahaan outsource diuji dengan membandingkan jumlahnya
dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dengan perusahaan
outsource

m. Tujuan penyajian dan pengungkapan

Auditor dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan
penyajian dan pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan
beban.

Sumber : https://www.academia.edu/6952991/Audit_siklus_penggajian_dan_personalia