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Dossier

La

importancia
del control
presupuestario
en tiempos
de crisis
Luis Muiz
Economista y consultor de sistemas de informacin.

En la coyuntura actual, el presupuesto y


el control presupuestario adquieren una
importancia vital y su utilizacin se hace
casi imprescindible, porque no slo ayuda a
prever lo que ocurrir en los prximos meses
en funcin de que se vayan alcanzando o no
los resultados previstos, sino que tambin
permitir ir adaptando las previsiones a los
cambios que vayan acaeciendo.

El control presupuestario es una herramienta imprescindible para controlar la gestin de la empresa y anticiparse a los problemas que se pueden producir. El presupuesto es una herramienta esencial
para planificar cmo se determinan y gestionan los
recursos necesarios para lograr los mejores resultados posibles. Es una herramienta que integra los esfuerzos de toda la organizacin.
Sin embargo, la rigurosa realidad presenta las siguientes situaciones en los diferentes tipos de organizaciones:
Se carece de un presupuesto que prevea los ingresos y los gastos futuros de forma anual y
mensual.
Se dispone de un presupuesto, pero slo para datos anuales y obtenido de una forma poco elaborada, partiendo de los resultados anteriores, que
se extrapolan.
Se elabora adecuadamente un presupuesto, pero
con cifras absolutamente imposibles de cumplir.
Estas tres situaciones se contraponen con organizaciones que dedican excesivos recursos a la elaboracin del presupuesto y que en contadas ocasiones le sacan el provecho adecuado como herramienta de gestin y de toma de decisiones. Si a esto se
le aade la cantidad de recursos que algunas empresas dedican a reelaborar continuamente el presupuesto, se puede llegar a situaciones poco apropiadas. Por tanto, es recomendable que las organizaciones tengan un presupuesto anual dotado de
unos recursos coherentes y equilibrados y lleven a
cabo un seguimiento, con el propsito de prever el
futuro.

Principales ventajas de la
utilizacin de los presupuestos
El presupuesto es un instrumento de planificacin
que permite coordinar e integrar reas de responsabilidad y constituye una herramienta de comunicacin y de control de la actividad empresarial. Su
implantacin, realizacin y control deben ser los
adecuados, porque, de lo contrario, perder toda su
efectividad como herramienta de gestin y planificacin.
Sin esta herramienta ser muy difcil que una empresa, en la actualidad, afronte el futuro, dado que
los ingresos son difciles de conseguir y los gastos
son, en muchos casos, un lastre difcil de reducir u
optimizar. Todo ello, unido a la falta de experiencia

l control
presupuestario es
una herramienta
imprescindible
para controlar
la gestin
de la empresa
y anticiparse a los
problemas que se
pueden producir

de muchos gestores en tiempos de crisis, hace necesario que exista un proceso ptimo que permita
disear, implantar y controlar el presupuesto.
A continuacin exponemos algunas de las principales ventajas de la elaboracin y seguimiento de
un presupuesto:
Proporciona estimaciones monetarias de los diferentes ingresos y gastos.
Puede ser adaptado a los cambios a los que est
sometida toda organizacin.
Sirve como elemento bsico de implicacin y motivacin del personal.
Permite prever situaciones futuras, lo que hace
posible elaborar soluciones o planes alternativos
a priori si es necesario.
Se trata de una herramienta de control, ya que
permite analizar las desviaciones entre lo previsto y lo que realmente ha ocurrido.
Ayuda al seguimiento de los objetivos fijados en
la estrategia.
Es un instrumento que permite medir la capacidad para asignar recursos y controlarlos posteriormente.
Es un indicador de los recursos econmicos necesarios para llevar a cabo las diferentes actividades.
Obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificacin de las diferentes actividades.

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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO EN TIEMPOS DE CRISIS

HARVARD DEUSTO

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FINANZAS & CONTABILIDAD

Permite controlar los ingresos, los gastos y las inversiones para poder determinar as los diferentes problemas con cierta antelacin.

Principales etapas de la
planificacin presupuestaria
La confeccin de un presupuesto tiene una serie de
etapas en las que se producen distintos acontecimientos y trabajos relacionados entre s; es decir, es muy
difcil avanzar en el proceso si el paso anterior no se
ha realizado previamente. En el CUADRO 1 se definen
las etapas necesarias para poder iniciar el proceso
presupuestario y para que ste pueda finalizarse con
xito en tiempo, forma y contenido adecuados.
Es importante tener en cuenta de antemano que
todo el proceso de elaboracin del presupuesto se

ver afectado por las caractersticas de cada organizacin: cultura, tipo de empresa, sector, tamao,
antigedad, sistema de informacin, capacidad y
formacin de los responsables y necesidad o importancia que se otorgue al presupuesto.

El contenido del presupuesto


El presupuesto debe contener unos determinados
apartados, que pueden variar segn el tipo de organizacin ante la que nos encontremos. A modo
de ejemplo, podemos considerar los siguientes:
Presupuesto de ventas o ingresos: es el que marca la pauta del resto de los presupuestos.
Presupuesto de gastos comerciales: est en funcin del nivel de ventas.

CUADRO 1

Etapas de la planificacin presupuestaria


Etapa

Descripcin

Contenido

Inicio del proceso de


confeccin del presupuesto

Comunicacin de los objetivos que se quiere


conseguir y de las instrucciones
Entrega del dossier presupuestario
Comunicacin del calendario y planificacin
del presupuesto
Definicin de la estructura de los diferentes
presupuestos

Elaboracin de los
presupuestos operativos

Establecimiento del contenido y los formatos del


presupuesto
Confeccin de cada presupuesto operativo por rea
o departamento

Negociacin de los diferentes


presupuestos

Determinacin de la forma de negociacin


Realizacin de las entrevistas y reuniones previas

Obtencin de presupuestos

Obtencin de los presupuestos operativos de los


diferentes responsables
Consolidacin de los presupuestos operativos para
obtener el presupuesto final

Aprobacin del presupuesto

Revisin del presupuesto


Aprobacin final del dossier presupuestario

Seguimiento y control

Determinacin de los plazos y la forma de anlisis


de las desviaciones
Realizacin de las reuniones oportunas para
analizar las desviaciones y tomar las decisiones
convenientes

Actualizacin de los
presupuestos

Anlisis de la situacin actual


Actualizacin del presupuesto, en caso de que sea
absolutamente necesario

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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO EN TIEMPOS DE CRISIS

CUADRO 2

Resumen de los gastos y los ingresos presupuestados para un perodo de un ao


Cuentas

700
694
682
669
642
640
631
629
628
627
625
624
623
622
621
610
602
600
Total

Ventas
Prdidas de crditos incobrables
Dotacin para amortizaciones
Otros gastos financieros
Seguridad Social a cargo
de la empresa
Sueldos y salarios
Otros tributos
Otros servicios
Suministros
Publicidad, propaganda
y relaciones pblicas
Primas de seguros
Transportes
Servicios de profesionales
independientes
Reparaciones y conservacin
Arrendamientos y cnones
Variacin de stocks
Compras de otros
aprovisionamientos
Materias primas
general

Total
previsto

Total
real

Desviacin
(euros)

Desviacin
(porcentaje)

2.700.000
21.600
8.276
43.200

2.495.000
25.100
6.700
52.000

205.000
3.500
1.576
8.800

8,2%
13,9%
23,5%
16,9%

252.785
984.354
40.717
10.428
114.372

296.049
1.178.628
48.700
10.100
135.500

43.264
194.274
7.983
328
21.128

14,6%
16,5%
16,4%
3,2%
15,6%

172.800
19.862
64.800

207.100
23.000
78.100

34.300
3.138
13.300

16,6%
13,6%
17,0%

1.490
993
497
129.600

1.300
700
400
156.800

190
293
97
27.200

14,6%
41,9%
24,1%
17,3%

6.290
496.800
590.336

5.400
596.800
13.777

890
100.000
604.113

16,5%
16,8%
4.385,0%

Presupuesto de produccin, que incluye los siguientes apartados:


Presupuesto de costes directos de fabricacin.
Presupuesto de coste de los materiales.
Presupuesto de costes indirectos de fabricacin.
Presupuesto de costes de fabricacin.
Presupuesto de gastos de distribucin, almacenaje y transporte: incluye los gastos logsticos.
Presupuesto de gastos de estructura, es decir,
aqullos que dan soporte a la parte estructural de
la organizacin.
Presupuesto de inversiones: en l se incluyen todas las inversiones previstas para el perodo considerado.

Aspectos clave en la elaboracin


y el control del presupuesto
Se debera disponer de una serie de procedimientos para crear, implantar y controlar el presupuesto

adecuado, entre los cuales se pueden considerar los


siguientes:
El presupuesto sigue las lneas maestras o los objetivos que contiene la planificacin estratgica.
Se incluyen indicadores que permiten medir la
consecucin de los objetivos estratgicos.
Existe un responsable para coordinar todo el proceso de diseo, elaboracin, implantacin y seguimiento del presupuesto.
Se establece un sistema de informacin para todos los implicados, que permite el seguimiento y
el control del presupuesto de forma adecuada.
Se verifica que todas las personas involucradas
en la elaboracin del presupuesto estn realmente implicadas y entienden el trabajo que se debe
realizar para obtener el presupuesto y controlarlo despus.
Los diferentes responsables han seguido todas
las pautas y todos los procedimientos necesarios
para elaborar los diferentes presupuestos.

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FINANZAS & CONTABILIDAD

Se puede medir la calidad de la eficacia que tiene el sistema de control presupuestario al realizar y justificar las desviaciones por los diferentes responsables y tomar las decisiones posteriores.
Es adecuado el sistema de informacin o reporting que utiliza el control presupuestario o los anlisis son costosos de realizar en tiempo y forma.
Se revisa o actualiza el presupuesto, en caso de
que sea necesario y se den circunstancias especiales.
Existe una capacidad de reaccin inmediata ante
cambios importantes en los ingresos o gastos por
parte de toda la organizacin.

Caso prctico de control


presupuestario
A continuacin se expone un caso prctico de seguimiento y control del presupuesto para un ao. Este

ejemplo proporcionar una visin diferente del control presupuestario, desde su versin contable ms
tradicional hasta una contabilidad analtica ms real
y efectiva. La situacin de partida es la propuesta en
el CUADRO 2.
En el CUADRO 2 observamos que la desviacin entre el resultado previsto y el real es muy elevada: se
pasa de un beneficio de 590.336 euros previsto a
una prdida de 13.777 euros. Entonces, las preguntas que es necesario plantearse son las siguientes:
a qu es debida esta situacin?, quines son los
responsables?, de dnde surge esta diferencia? y
por qu se ha producido?
La contabilidad general, tal como queda expresada en el CUADRO 2, no ofrece una respuesta a estas preguntas. Para conocer los detalles ms en profundidad es preciso elaborar la cuenta de explotacin
contable, en la que se observan las desviaciones entre los ingresos y gastos previstos y los reales, tanto en importe como en porcentaje.

CUADRO 3

Cuenta de explotacin por conceptos contables


Concepto

Compras de otros aprovisionamientos


Materias primas
Variacin de stocks
Ventas
Margen bruto
Arrendamientos y cnones
Dotacin de amortizaciones
Otros servicios
Otros tributos
Prdidas de crditos incobrables
Primas de seguros
Publicidad, propaganda y relaciones
pblicas
Reparaciones y conservacin
Seguridad Social a cargo de la empresa
Servicios de profesionales independientes
Sueldos y salarios
Suministros
Transportes
Margen de explotacin
Otros gastos financieros
Total general

Total
previsto

Total
real

Desviacin
(euros)

Desviacin
(porcentaje)

6.290
496.800
129.600
2.700.000
2.326.510
497
8.276
10.428
40.717
21.600
19.862

5.400
596.800
156.800
2.495.000
2.049.600
400
6.700
10.100
48.700
25.100
23.000

890
100.000
27.200
205.000
276.910
97
1.576
328
7.983
3.500
3.138

16,5%
16,8%
17,3%
8,2%
13,5%
24,1%
23,5%
3,2%
16,4%
13,9%
13,6%

172.800
993
252.785
1.490
984.354
114.372
64.800
633.536
43.200
590.336

207.100
700
296.049
1.300
1.178.628
135.500
78.100
38.223
52.000
13.777

34.300
293
43.264
190
194.274
21.128
13.300
595.313
8.800
604.113

16,6%
41,9%
14,6%
14,6%
16,5%
15,6%
17,0%
1.557,5%
16,9%
4.385,0%

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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO EN TIEMPOS DE CRISIS

CUADRO 4

Desviaciones por centros de costes e ingresos


Centros

Ventas
Compras
Directos de fabricacin
Departamento de produccin
Logstica
Servicios generales de fbrica
Comercial
Administracin
Direccin
Servicios generales de estructura
Financieros
Total general

Total
previsto

Total
real

Desviacin
(euros)

2.700.000
373.490
665.393
52.932
53.512
136.866
558.803
87.112
59.114
79.241
43.200
590.336

2.495.000
445.400
798.417
63.360
60.460
159.480
667.320
101.360
70.330
90.650
52.000
13.777

205.000
71.910
133.024
10.428
6.948
22.614
108.517
14.248
11.216
11.409
8.800
604.113

En el CUADRO 3 vemos que el margen bruto previsto es inferior al real por dos motivos: el aumento en
el coste de las materias primas y de otros aprovisionamientos y la no consecucin de los objetivos de
ventas. Adems, los gastos de explotacin tambin
aumentan considerablemente con respecto a los
previstos. Sin embargo, esta visin general de los

Desviacin
(porcentaje)

8,2%
16,1%
16,7%
16,5%
11,5%
14,2%
16,3%
14,1%
15,9%
12,6%
16,9%
4.385,0%

resultados de explotacin es demasiado resumida y


no explica quines son los responsables de esta diferencia en el resultado.
El CUADRO 4 nos permite analizar mejor qu ha sucedido. Los ingresos han sido inferiores a lo previsto, as como los gastos de fabricacin y de logstica, tanto directos como indirectos. Adems, el res-

CUADRO 5

Resumen por tipos de costes y porcentaje de costes sobre ventas


Tipos de costes

1 Ingresos
2 Costes directos
3 Costes indirectos fbrica
4 Costes comerciales
5 Costes estructura
6 Costes financieros
Total general
Porcentaje de costes sobre ventas

2 Costes directos
3 Costes indirectos de fbrica
4 Costes comerciales
5 Costes de estructura
6 Costes financieros
Resultado

Total
previsto

Total
real

Desviacin
(euros)

2.700.000
1.038.883
243.310
558.803
225.468
43.200
590.336

2.495.000
1.243.817
283.300
667.320
262.340
52.000
13.777

205.000
204.934
39.990
108.517
36.872
8.800
604.113

Total previsto

38%
9%
21%
8%
2%
22%

Desviacin
(porcentaje)

8,2%
16,5%
14,1%
16,3%
14,1%
16,9%
4.385,0%
Total real

46%
10%
25%
10%
2%
1%

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FINANZAS & CONTABILIDAD

s evidente que el
presupuesto, a
priori, nos ayuda
a planificar los
resultados
futuros, pero no
es menos cierto
que se trata de
una herramienta
fundamental
para evitar
situaciones
mucho ms
complejas
y difciles

to de los departamentos o centros de costes tambin aportan desviaciones negativas, lo que sugiere
que esta situacin se debe principalmente a una falta de adecuacin de la estructura de la empresa al
grado de actividad actual.
Segn los datos que aparecen en el CUADRO 5, la situacin es mucho ms compleja, puesto que todos
los costes, tanto variables como fijos, han evolucionado de forma negativa en porcentaje sobre los ingresos o las ventas.
Qu habra pasado si se hubiera realizado cada
mes un control presupuestario riguroso y se hubieran tomado las medidas oportunas previamente? El
CUADRO 6 expresa la situacin final de haberse tomado las medidas oportunas en cada perodo. En ella,
el resultado es mejor que en el caso anterior: tenemos un resultado positivo de 102.494 euros, debido
a que las desviaciones han sido menores que las previstas porque se han revisado los ingresos y los gastos mediante un control presupuestario adecuado
en tiempo y forma. Adems, se han ido tomando las
medidas oportunas en cada perodo.
La situacin, tal como se puede observar en el
CUADRO 7, es muy diferente. Sin efectuar un seguimiento del presupuesto obtenemos una prdida de
13.777 euros y llevando a cabo cada mes un control
puntual de las desviaciones y aplicando las medidas
correctoras oportunas en cada uno de los departamentos y actividades se mejora el resultado sustan-

CUADRO 6

Detalle de ingresos y gastos por centros


Centros

1 Ingresos
2 Costes directos
3 Costes indirectos de fbrica
4 Costes comerciales
5 Costes de estructura
6 Costes financieros
Total general
Porcentaje de costes sobre ventas

2 Costes directos
3 Costes indirectos de fbrica
4 Costes comerciales
5 Costes de estructura
6 Costes financieros
Resultado

Total previsto

Total real

Desviacin (euros)

2.700.000
1.038.883
243.310
558.803
225.468
43.200
590.336

2.500.000
1.197.000
264.000
657.000
235.006
44.500
102.494

200.000
158.117
20.690
98.197
9.538
1.300
487.842

Total previsto

38%
9%
21%
8%
2%
22%

Total real

44%
10%
24%
9%
2%
4%

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LA IMPORTANCIA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO EN TIEMPOS DE CRISIS

CUADRO 7

Cuadro comparativo con mejoras en el resultado

Centros

1
2
3
4
5

Ingresos
Costes directos
Costes indirectos de fbrica
Costes comerciales
Costes de estructura

6 Costes financieros
Total general

Total real de
haberse tomado
las medidas
oportunas

Total previsto

Total real

2.700.000
1.038.883
243.310
558.803
225.468

2.495.000
1.243.817
283.300
667.320
262.340

2.500.000
1.197.000
264.000
657.000
235.006

43.200
590.336

52.000
13.777

44.500
102.494

cialmente hasta obtener 102.494 euros de beneficios


y menores desviaciones.
Es evidente que el presupuesto, a priori, nos ayuda a planificar los resultados futuros, pero no es menos cierto que se trata de una herramienta fundamental para evitar situaciones mucho ms complejas y difciles para cualquier organizacin. Por este
motivo, es preciso realizar un seguimiento cada mes
que compare los resultados previstos con los reales
y por ello es ms necesario actuar despus en consecuencia y tomar todas las medidas oportunas. Las
situaciones negativas no se arreglan por s mismas,
ni con el paso del tiempo, sino que son los diferentes responsables liderados por la direccin quienes
deben intervenir de forma inmediata. El presupuesto no es la panacea para los responsables de cualquier tipo de organizacin si no va acompaado de
acciones posteriores que logren acercar los resulta-

dos previstos a los reales. El presupuesto, al fin y al


cabo, no es un fin en s mismo, sino el medio para
conseguir optimizar unos recursos con vistas a obtener los mejores resultados. 
La importancia del control presupuestario en tiempos de
crisis. Ediciones Deusto. Referencia n. 3434.

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