ANALISA JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN

PEGAWAI NEGERI SIPIL

Analisa
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA ( MSDM )
Dosen :

Oleh
EVI SILVIA AGUSTIN
31 13 019

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL ULUM
JOMBANG
2015

KATA PENGANTAR

Puji syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah swt atas limpahan rahmat
dan karunia-Nya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan Makalah tentang
ANALISA JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI
SIPIL ini dengan lancar. Penyusunan makalah ini bertujuan untuk memenuhi
tugas mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
Makalah ini disusun dari hasil penyusunan data-data sekunder yang
penyusun peroleh dari sumber informasi yang berkaitan dengan ANALISA
JABATAN DALAM PROSES REKRUTMEN PEGAWAI NEGERI SIPIL. Tak
lupa penyusun ucapkan terima kasih kepada dosen pengajar mata kuliah
Manajemen Sumber Daya Manusia atas bimbingan dan arahan dalam penyusunan
makalah ini. Juga kepada rekan-rekan mahasiswa yang telah mendukung sehingga
dapat diselesaikannya makalah ini.
Penyusun harap, dengan membaca laporan ini dapat memberi manfaat bagi
kita semua. Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun
mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang
lebih baik.

Jombang, 18 Juni 2015

Penyusun

DAFTAR ISI
Halaman Judul ...........................................................................i
Kata Pengantar ..........................................................................ii
Daftar Isi ....................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah..................................................1
1.2 Rumusan Masalah ...........................................................3
1.3 Tujuan Makalah ..............................................................3
1.4 Manfaat Makalah ............................................................4
BAB II

PEMBAHASAN
2.1 Rekurtmen Pegawai Negeri Sipil.....................................5
2.2 Analisis Jabatan...............................................................7
2.3 Proses Rekurtmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis
jabatan..............................................................................9

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan..................................................................................16
3.2 Saran 16
DAFTAR PUSTAKA

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sumber daya manusia merupakan faktor yang paling menentukan dalam
suatu organisasi, karena disamping sebagai salah satu unsur kekuatan daya saing
bangsa, juga merupakan sebagai penentu utama dalam mencapai kesuksesan
organisasi. Oleh sabab itu, sumber daya manusia harus memiliki kompetensi dan
kinerja tinggi demi kemajuan organisasi. Sumber daya manusia tidak saja dituntut
untuk menjadi profesional dan sebagai pembangun citra pelayanan publik, tetapi
juga dituntut sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Untuk mengatasi berbagai
masalah sumber daya manusia, diperlukan upaya sistematis dalam meningkatkan
kapasitas sumber daya manusia agar mampu bekerja optimal dalam memberikan
pelayanan terbaik. Hal tersebut hanya mungkin tercapai melalui peningkatan
kapasitas sumber daya manusia dalam berbagai aspek, baik aspek intelektual,
manajerial maupun perilaku.
Upaya perbaikan manajemen sumber daya manusia akan sangat membantu
perbaikan produktivitas secara langsung dengan menemukan cara yang lebih baik
dan efisien untuk mencapai tujuan, dan secara tidak langsung dengan
memperbaiki kualitas kinerja sumber daya manusia. Keberadaan bagian sumber
daya manusia adalah untuk membantu sumber daya manusia dan pimpinan
menjalankan strategi organisasi, sedangkan aktivitas sumber daya manusia adalah
tindakan yang diambil untuk memperoleh dan memelihara sumber daya manusia
yang sesuai bagi organisasi. Sumber daya manusia merupakan titik sentral untuk
mencapai keunggulan bersaing, dimana sumber daya manusia itu harus memiliki
komitmen dan integritas yang tinggi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam
segala karya kreativitas dan inovasi. Sejalan dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi, di bidang pemerintahan telah terjadi perubahan yang
besar. Perubahan dimaksud adalah terwujudnya tata kepemerintahan yang
demokratis dan baik (democratic and good governance).
Upaya dalam mewujudkan sistem pemerintahan yang demokratis, bersih,
dan berwibawa selalu menjadi keinginan bagi masyarakat dan pemerintahan di

zaman sekarang ini. Salah satu unsur penyelenggaraan pemerintahan yang perlu
memperoleh perhatian penuh dalam upaya reformasi adalah penataan kembali
(right sizing) aparatur pemerintah, yang meliputi penataan kelembagaan birokrasi
pemerintahan, sistem, dan penataan manajemen sumber daya pegawai (PNS).
Penataan kembali (right sizing) aparatur pemerintah bertujuan agar jumlah
pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan efisien.
Penyebaran pegawai untuk memenuhi tugas dari masing-masing unit organisasi
tidak ada ukuran dan kriteria yang jelas. Sehingga berapa jumlah pegawai yang
dibutuhkan oleh setiap unit organisasi dalam suatu departemen pemerintah, baik
pusat maupun daerah, tidaklah jelas ukuran dan kriterianya dan juga tidak
transparan.
Oleh sebab itu, banyak dirasakan bahwa kebutuhan pegawai kelihatannya
tidak berdasarkan pada kebijakan strategis, yang meliputi adanya perumusan
terhadap visi, misi, tujuan, dan domain yang dimiliki oleh masing-masing
organisasi baik pemerintah pusat maupun daerah. Upaya untuk melakukan
penataan kembali (right sizing) merupakan suatu kebutuhan yang amat mendesak
untuk melihat seberapa jauh pegawai pemerintah dapat berperan aktif dalam
menciptakan tata kepemerintahan yang baik. Begitu juga dengan upaya untuk
melakukan evaluasi terhadap sistem, prosedur, dan proses pengelolaan
kepegawaian di dalam pemerintah; perlu juga diketahui dan dilakukan agar
diperoleh suatu sistem yang kondusif terhadap perubahan yang ada. Penataan
kepegawaian terus berlangsung hingga saat ini; dan sekarang manajemen
kepegawaian berdasarkan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang
Pemerintahan Daerah dan Undang-undang Nomor 49 Tahun 1999 jo Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian, banyak
dilakukan perbaikan. Misalnya, proses perpindahan dan mobilisasi pegawai antar
daerah dalam satu provinsi atau antara provinsi dan bahkan ke departemen
pemerintah pusat diperbaiki; dan hubungan bidang kepegawaian antara
pemerintah kabupaten dan kota dengan pemerintah daerah propinsi semakin
dilancarkan, semua lembaga-lembaga yang menangani kepegawaian (manajemen
PNS) di pusat maupun di daerah kembali berfungsi dengan baik sesuai dengan
tugas, pokok, dan fungsinya.

Dengan begitu, manajemen PNS dapat berjalan dengan baik, efektif,

efisien, demi tercapainya kelancaran jalannya pemerintahan. Organisasi publik
secara berkala merekrut pegawai untuk menambah, mempertahankan, atau
menyesuaikan kembali keseluruhan tenaga kerja menurut kebutuhan-kebutuhan
SDM. Keberhasilan rekrutmen sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan
SDM. Perencanaan SDM merupakan pedoman yang dapat digunakan dalam
proses rekrutmen pegawai. Apabila tersedia perencanaan yang baik dan matang,
maka kesalahan dalam proses perekrutan dapat dikendalikan.
Program rekrutmen yang ideal adalah sebuah program dimana sejumlah
pelamar yang berkualitas ditarik dan menerima posisi jabatan tertentu yang
dilakukan dengan cara yang sangat efisien. Menurut Undang-undang Nomor 43
Tahun 1999 dan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004, pelaksanaan manajemen
PNS di daerah menjadi wewenang daerah; dengan lebih menekankan pada
kualitas pegawai agar tercapai pegawai yang profesional. Oleh sebab itu, di era
reformasi birokrasi sekarang ini; proses perekrutan Pegawai Negeri Sipil /
Aparatur Sipil Negara harus disesuaikan dengan analisis jabatan, analisis beban
kerja, analisis kebutuhan, dan rasio anggaran belanja pegawai setiap daerahnya.
Serta dalam menentukan tingkat kelulusan, pemerintah akan mengambil kebijakan
dengan memberikan tingkat ambang batas (passing grade) yang tidak sama.
Berdasarkan paparan tersebut di atas, maka pada makalah ini penulis akan
membahas mengenai proses rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis
jabatan dan analisis kebutuhan.
1.2 Perumusan Masalah
Adapun rumusan masalah yang akan dibahas adalah Bagaimana proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.
1.3 Tujuan Makalah
Tujuan makalah ini adalah untuk mengetahui proses pelaksanaan rekrutmen
Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.

1.4 Manfaat Makalah

Manfaat makalah ini adalah :
1. Untuk menambah referensi pengetahuan bagi penulis mengenai proses
pelaksanaan rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan
2. Untuk memberikan informasi kepada pembaca, mengenai proses pelaksanaan
rekrutmen Pegawai Negeri Sipil melalui analisis jabatan.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil

Pegawai merupakan sumber daya yang paling penting dalam organisasi
pemerintahan. Pegawai yang baik dan memenuhi standard kualifikasi, hanya akan
dapat diperoleh melalui rekrutmen yang efektif. Dalam melakukan proses
rekrutmen, terlebih dahulu harus memperoleh informasi yang akurat dan
berkelanjutan mengenai jumlah dan kualifikasi individu yang diperlukan untuk
melaksanakan berbagai tugas pokok dan fungsi dalam organisasi. Deskripsi
tentang jumlah dan kualifikasi pegawai harus dapat menggambarkan kebutuhan
pegawai yang diinginkan untuk menempati formasi. Rekrutmen adalah proses
mencari menemukan dan menarik para pelamar untuk menjadi pegawai pada dan
oleh organisasi tertentu. Dapat juga diartikan sebagai serangkaian aktivitas
mencari dan memikat pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan
pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi
dalam perencanaan kepegawaian.
Menurut SP. Siagian, rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan
sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai
kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pegawai
yang dianggap standard kualifikasi organisasi.
Menurut Simamora (1995), rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari
dan memikat (attract) pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, kehlian dan
pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasi
dalam perencanaan pegawai. Aktivitas rekrutmen ini dimulai saat calon mulai
dicari dan berkhir pada saat lamaran diserahkan.
Rekrutmen sangat penting dilaksanakan untuk mendapatkan pegawai yang
handal, memiliki komitmen tinggi kepada tugas dan fungsi dalam organisasi. Pada
zaman era reformasi sekarang ini, kebijakan otonomi menekankan pemerintah

daerah untuk melakukan restrukturisasi, sehingga dalam proses perekrutan

pegawai haruslah dilaksanakan dengan sangat hati-hati, dengan tujuan walaupun
jumlah pegawai yang diterima dalam jumlah yang besar; akan dapat dikendalikan
dengan baik agar tugas dan fungsinya sebagai aparatur negara dapat dilaksanakan
dengan profesional. Issue yang berkembang sekarang ini dalam hal perekrutan
Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) / Calon Aparatur Sipil Negara (CASN)
formasi 2014 adalah bahwa perekrutan dilakukan secara tersistem, maksudnya
adalah semua berkas lamaran akan dikirim melalui email ke website Badan
Kepegawaian Negara, kemudian melalui Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten,
Kota, dan Propinsi akan mengumumkan jadwal seleksi/ujian. Proses ujian
CPNS/CASN 2014 akan tetap akan menggunakan sistem CAT (Computer Asisted
Test), dan dilakukan secara bergelombang. Dalam hal ini Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten, Kota, dan Propinsi berperan hanya sebagai fasilitator.
Tujuan dilakukannya rekrutmen adalah :
a.

rekrutmen sebagai alat keadilan sosial

b.

rekrutmen sebagai teknik untuk memaksimumkan efisiensi

c.

rekrutmen sebagai strategi responsivitas politik.

Untuk mendapatkan pegawai yang baik dan memiliki komitmen yang
tinggi, memerlukan rancangan program rekrutmen yang baik yaitu :

a.

program rekrutmen memikat banyak pelamar yang memenuhi syarat

b.

program rekrutmen tidak pernah mengkompromikan standar seleksi

c.

berlangsung atas dasar yang berkesinambungan

d.

program rekrutmen harus kreatif, imajinatif, dan inovatif.

2.2 Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah terjemahan dari bahasa inggris job analysis, yaitu
suatu metode yang biasa digunakan untuk memperoleh fakta-fakta yang tepat
mengenai jabatan-jabatan secara langsung dan intensif. Metode yang dimaksud
mengandung pengamatan jabatan dan pelaporan fakta-fakta yang telah diamati
dan yang telah diperoleh dengan mengadakan pembicaraan dengan para pegawai,
pengawas, dan orang lain yang dinilai mempunyai informasi berharga. Unsur
utama dalam setiap program manajemen kepegawaian adalah analisis jabatan.
Proses analisis jabatan menghasilkan dua dokumen yang penting, uraian jabatan
dan persyaratan jabatan. Uraian jabatan mengikhtisarkan kewajiban-kewajiban,
tanggung jawab-tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja, dan kegiatan-kegiatan
dari suatu jabatan tertentu.
Persyaratan jabatan mengikhtisarkan syarat-syarat pegawai seperti tingkat
pendidikan, pengalaman yang ada hubungannya dengan jabatan, pengetahuan,
keterampilan-keterampilan, atau kemampuan-kemampuan yang diperlukan untuk
melakukan suatu jabatan tertentu. Menurut Wursanto (1991:39), jabatan adalah
kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang, dan hak
seseorang pegawai dalam susunan suatu organisasi. Jabatan berkaitan dengan
serangkaian pekerjaan yang akan dilakukan dan persyaratan yang diperlukan
untuk melakukan tugas tersebut dan kondisi lingkungan dimana pekerjaan itu
dilakukan. Data yang dikumpulkan secara lebih rinci meliputi tugas-tugas (duties),
tanggung jawab (responsibility), kemampuan manusia (human ability), dan
standar unjuk kerja (performance standard). Istilah analisis adalah terjemahan
dari kata to analyze yang berarti menguraikan. Jadi analisis jabatan berarti
menguraikan suatu jabatan menjadi beberapa tugas (task).
Analisi jabatan merupakan suatu teknik sumber daya manusia yang penting
dan sangat luas, karena analisis jabatan merupakan suatu proses sistematik
daripada penentuan keterampilan, kewajiban, dan pengetahuan yang diperlukan
untuk menyelesaikan jabatan-jabatan dalam suatu organisasi. Fakta-fakta jabatan
itu dikumpulkan, dianalisis, dan dicatat seperti apa sebenarnya jabatan itu.
7

Menurut Hariandja (2007:48), analisis jabatan adalah usaha untuk mencari tahu
tentang jabatan atau pekerjaan yang berkaitan dengan tugas-tugas yang dilakukan
dalam jabatan tersebut. Maka dapat disimpulkan, bahwa analisi jabatan adalah
suatu kegiatan yang mempelajari, mengumpulkan, dan mencatat informasiinformasi atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan
secara sistematis dan teratur. Analisis jabatan merupakan suatu proses yang sangat
penting dalam MSDM. Melalui analisis jabatan, akan diketahui berapa
posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam suatu organisasi dan kemampuan apa
yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
Berdasarkan pemikiran penulis, analisis jabatan pada Lingkup Pemerintah
Daerah itu dilakukan sekali dalam setahun oleh Bagian Hukum dan Organisasi
Sekretariat Daerah dibantu oleh Badan Kepegawaian Daerah (BKD), yang
bertujuan :
a. untuk mengetahui jumlah kebutuhan pegawai pada setiap organisasi/unit kerja,
disebabkan dalam kurun setahun banyak pegawai yang pindah masuk dan pindah
keluar; dan juga sebagai dasar penyusunan formasi penerimaan pegawai nantinya.
b. untuk mengetahui kompetensi pejabat yang akan diusulkan dalam mengisi jabatan
yang lowong, dengan tujuan agar tepat sasaran the right man on the right place.
c. sebagai tolak ukur untuk mengetahui sasaran kinerja pada setiap unit organisasi.
Analisis jabatan mulai diberlakukan sejak diberlakukannya PP Nomor 46 Tahun
2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil (penilaian
berdasarkan sasaran kerja/target kerja pegawai).
Menurut Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt
Saunders, Tokyo, 1982, halaman 115; secara umum manfaat analisis jabatan
adalah sebagai berikut :
a. Perencanaan dan penyusunan tenaga kerja :

 dalam perencanaan sumber daya manusia, untuk membandingkan kecakapan yang

diperlukan dengan kecakapan yang sesungguhnya dari pegawai; untuk
membandingkan hakikat jabatan sekarang dengan hakikat jabatan yang akan
datang
dalam penarikan tenaga kerja, untuk menentukan jenis pegawai apakah yang akan
ditarik dan untuk menentukan pembayaran yang menarik
dalam seleksi, untuk memberikan standar-standar syarat ujian bagi para pelamar
dan untuk membenarkan kriteria seleksi.
b. Pengembangan pegawai :
Dalam orientasi untuk memberikan informasi kepada pegawai tentang apa yang
diharapkan dan untuk menentukan standar pelaksanaan pekerjaan yang layak
Dalam pelatihan, untuk megetahui tujuan pelatihan dalam merencanakan program
pelatihan
Dalam penilaian pelaksanaan pekerjaan, untuk membenarkan kriteria yang
digunakan dalam menilai pelaksanaan pekerjaan
Dalam perencanaan karir, untuk merencanakan kemajuan dari suatu jabatan ke
jabatan lain yang logis
c. Pemeliharaan pegawai :
Dalam kompensasi, untuk melaksanakan evaluasi jabatan
Dalam keselamatan dan kesehatan pegawai, untuk mengetahui resiko yang
mungkin dalam lingkungan kerja
Dalam hubungan ketenagakerjaan, untuk mengadakan perundingan dengan serikat
tenaga kerja tentang tanggung jawab jabatan.

2.3 Proses Rekrutmen Pegawai Negeri Sipil Melalui Analisis Jabatan

Salah satu persoalan krusial di Indonesia adalah Manajemen Sumber Daya
Manusia (MSDM). MSDM disebut sebagai salah satu persoalan krusial mengingat
persoalan-persoalan yang berkaitan dengan hal ini tidak pernah tuntas. Sorotan
terhadap kinerja SDM aparatur yang rendah, hampir tidak pernah berhenti. Tentu
banyak hal yang menyebabkan kondisi tersebut terjadi. Salah satu hal mendasar
yang perlu mendapat sorotan adalah kemampuan pemerintah dalam memprediksi
kebutuhan pegawai. Kebutuhan pegawai dalam konteks ini tentu tidak hanya
berkaitan dengan kuantitas, akan tetapi juga kualitas SDM yang diperlukan.
Dalam hal ini, seharusnya analisis jabatan memainkan peranan yang
penting. Pengadaan pegawai yang tidak didasari oleh analisis yang tepat, akan
selalu menimbulkan persoalan yang sama. Analisis jabatan merupakan bagian
tidak terpisahkan dari Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Untuk
membantu organisasi mencapai tujuannya, diperlukan sumber daya manusia yang
tepat, yang memiliki kemampuan sesuai dengan beban tugas yang harus
dilaksanakan supaya tugasnya dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Analisis jabatan merupakan upaya untuk mendapatkan informasi mengenai
suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memegang jabatan
tersebut dengan baik. Dari pengertian-pengertian tersebut, terlihat bahwa analisis
jabatan merupakan suatu proses yang sangat penting dalam MSDM. Melalui
analisis jabatan, akan diketahui berapa posisi/jabatan yang seharusnya ada dalam
suatu organisasi dan kemampuan apa yang dibutuhkan oleh pemegang jabatan.
Analisis jabatan memberikan informasi yang berguna untuk menentukan syaratsyarat tenaga kerja secara kualitatif. Analisis jabatan menunjukkan jenis-jenis
jabatan dan karyawan-karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugastugas itu, akan tetapi fungsi penyusunan tenaga kerja belum jelas karena kuantitas
(jumlah) pegawai yang diperlukan belum dihitung.
Prosedur yang lazim dipergunakan untuk menentukan berapa jumlah tenaga
kerja yang diperlukan adalah dengan menganalisis pengalaman. Catatan-catatan
tentang hasil pekerjaan dapat menunjukkan volume dari pada hasil dan jumlah
pegawai dalam suatu bagian. Kemudian dapat dihitung hasil rata-rata tiap

10

pegawai. Sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam
satuan waktu tertentu disebut dengan beban kerja.
Sedangkan analisis beban kerja adalah frekuensi rata-rata masing-masing
jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu dari masing-masing organisasi,
misalnya berapa banyaknya pekerjaan pengetikan surat atau naskah lainnya yang
harus dibuat oleh suatu satuan organisasi dalam jangka waktu tertentu. Teknik
analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio-rasio atau
pedoman-pedoman penyusunan staf standar dalam upaya mengidentifikasi
kebutuhan-kebutuhan pegawai.
Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun tipetipe karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Langkah
pertamanya adalah mengidentifikasi seberapa banyak keluaran (output) yang
hendak dicapai organisasi. Hal ini selanjutnya diterjemahkan ke dalam jumlah jam
kerja karyawan pada setiap kategori pekerjaan yang akan diperlukan untuk
mencapai tingkat keluaran (output) tersebut. Apabila keluaran (output)
diperkirakan berubah, maka perubahan pekerjaan dapat diramalkan dengan
mengkalkulasi berapa banyak jam kerja karyawan yang dibutuhkan.
Dalam perencanaan kepegawaian, di lingkungan pemerintah pun, perlu
dilaksanakan

analisis

jabatan.

Melalui

analisis

jabatan

akan

diperoleh

data/informasi tentang jabatan sebagai dasar penyusunan formasi, penerimaan,

seleksi, penempatan, pengembangan dan penilaian. Dua hal penting yang harus
diperhatikan dalam penyusunan kebutuhan PNS adalah formasi dan Analisis
jabatan.
1). Formasi
a. Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah diubah
dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah tersebut,
Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang diperlukan
untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang.

Penetapan

formasi

bertujuan

agar

satuan-satuan

organisasi

Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai

beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.

11

Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu satuan
organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing satuan
organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh MENPAN,
setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari Pejabat
Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus mendapat
pertimbangan Menteri Keuangan.
b. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi
1. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi
dasar pertimbangan adalah: (a) jenis pekerjaan; (b) sifat pekerjaan; (c)
perkiraan beban kerja; (d) perkiraan kapasitas pegawai; (e) kebijakan
pelaksanaan pekerjaan; (f) jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat; (g)
peralatan yang tersedia.
2. Sistem Penyusunan Formasi, Penyusunan formasi dilaksanakan melalui
dua sistem, yaitu: (a) sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan
jumlah dan kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama
dengan tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja. (b) Sistem
ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas
PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dipikulkan pada unit
organisasi itu.
3. Kebutuhan Pegawai, Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis
jabatan dilakukan sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini
dapat digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang
diperlukan oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya
secara berdaya guna dan berhasil guna.
4. Anggaran Belanja Negara, Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi
pada akhirnya sangat ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena
itu walaupun suatu formasi telah disusun secara rasional berdasarkan
hasil analisis jabatan yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan
tetapi menjadi pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan
anggaran yang tersedia.
2). Analisis Jabatan

12

Dalam penempatan PNS pada jabatan yang tepat dalam susunan organisasi,
terlebih dahulu harus diketahui mengenai informasi tentang tugas fungsi dan
beban kerja organisasi tersebut. Informasi tersebut hanya dapat diketahui melalui
hasil analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses untuk menguraikan data dan
informasi tentang jabatan yang kesemuanya itu diperlukan sebagai bahan
penyusunan formasi pegawai, meliputi jumlah dan kualitas yang dibutuhkan.
Analisis

jabatan

bertujuan

untuk

mengetahui

data/informasi

guna

menetapkan :
(a) kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi
(b) pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan
(c) evaluasi jabatan
(d) penilaian pelaksanaan pekerjaan
(e) promosi dan/atau pemindahan
(f) pengembangan kinerja organisasi.
Dengan diperolehnya data dan informasi hasil analisis jabatan diharapkan
perencanaan kepegawaian dapat dilaksanakan secara efektif.
Efektif tidaknya suatu organisasi sangat tergantung pada kemampuan SDM
yang ada di dalamnya. Dengan kata lain, kapasitas SDM yang ada dalam suatu
organisasi lah yang akan mampu mengarahkan organisasi pada pencapaian tujuan.
Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk
mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah mendasar yang
harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk mendapatkan SDM yang tepat
jumlah dan tepat kualitas adalah analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis
jabatan akan membuat organisasi mengalami kerugian. Kerugian yang dimaksud
dalam hal ini tidak janya berupa inefisiensi anggaran, akan tetapi jug pada kualitas
layanan yang diberikan.
Jadi, penulis menyimpulkan bahwa proses rekrutmen Pegawai Negeri Sipil
melalui analisis jabatan, baik di daerah maupun di pusat adalah sama, yaitu :
a. Di pusat, MENPAN RB akan mengirimkan surat negara kepada semua
kementerian, lembaga negara, maupun pemerintah daerah dan pusat
mengenai pembukaan formasi untuk perekrutan CPNS suatu Tahun
Anggaran (misalnya untuk Tahun Anggaran 2015).

13

b. Di daerah, langkah pertama yang dilakukan adalah Bagian Hukum dan

Organisasi (HUKOR) akan menyusun analisis jabatan setiap Satuan
Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kabupaten, dimana data-data nya
diperoleh dari BKD.
c. Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah menyusun formasi sesuai
analisis jabatan yang disusun oleh bagian Hukor. Usulan formasi tersebut
disetujui oleh Kepala Daerah.
d. Kemudian oleh Badan Kepegawaian Daerah usulan formasi tersebut
disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN) di Jakarta dan ke
Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
(MENPAN-RB) di Jakarta.
e. Oleh MENPAN-RB akan dianalisis dan ditetapkan berapa jumlah formasi
yang disetujui atau adakah penambahan formasi, yang pada dasarnya
harus tetap mengacu kepada budgeting anggaran yang telah ditetapkan.
f. Jika hasil dari analisis yang dilakukan oleh MENPAN RB adalah
penambahan jumlah quota (formasi), maka akan dikembalikan ke daerah
untuk di telaah dan ditindak lanjuti. Kemudian, daerah akan mengirim
kembali ke MENPAN RB untuk di periksa, apakah sudah sesuai
dengan ketentuan.
g. Jika hasilnya adalah sesuai, maka usulan tersebut akan diteruskan ke
BKN pusat agar diterbitkan Petunjuk Teknisnya.
h. Selanjutnya oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) dan Kementerian
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (MENPANRB) akan membentuk suatu team nasional yang khusus menangani
perekrutan CPNS. Team tersebut bertugas untuk mengumumkan kepada
publik tentang adanya penerimaan PNS untuk suatu tahun anggaran
(misalnya, seperti sekarang ini untuk Tahun Anggaran 2015); dan
bertugas untuk mengurus segala keperluan selama proses perekrutan.
i. Setelah diumumkan, maka akan dikembalikan kepada BKN untuk
pelaksanaan rekrutmen. Untuk daerah, BKN akan menerbitkan petunjuk
pelaksanaan pengadaan CPNS

14

j. Kemudian

akan

ditindaklanjuti

oleh

daerah

untuk

pelaksanaan

perekrutan; mulai penerimaan berkas, seleksi berkas, pengiriman berkas,

entry data, pemberian nomor ujian peserta, penetapan lokasi ujian,
hingga pengiriman kembali lembar jawaban peserta kepada BKN Pusat.

15

Perlu kita ketahui, bahwa dalam penyusunan analisis jabatan adalah

berdasarkan hasil perhitungan analisis beban kerja, berikut penulis membuat
kesimpulan dalam bentuk skema yang sederhana, yaitu :
Perencana
an

Rekrutme
n

Analisis Beban
Kerja

Formasi

Analisis jabatan

Proyeksi Untuk 5
Tahun

Gambar 1 : skema proses rekrutmen PNS

16

BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan tersebut diatas, maka penulis menyimpulkan
sebagai berikut :
a. Organisasi pemerintah secara berkala merekrut pegawai untuk
menambah, mempertahankan, atau menyesuaikan kembali keseluruhan
tenaga kerja menurut kebutuhan SDM.
b. Keberhasilan rekrutmen yang dilakukan oleh pemerintah, pertama
sekali sangat ditentukan oleh kematangan perencanaan SDM.
c. Dalam era pelaksanaan Otonomi Daerah, pengelolaan manajemen PNS
di daerah dilakukan secara otonom oleh daerah, mulai dari rekrutmen
sampai dengan pensiun.
d. Pemerintah daerah diberi kewenangan mengatur susunan organisasi dan
kebutuhan jumlah kepegawaian yang disesuaikan dengan kebutuhan
dan kemampuan daerah masing-masing. Sehingga prinsip rightsizing
dapat dipergunakan dengan baik dan efektif.
3.2 Saran
1. Agar proses penataan organisasi pemerintah berlangsung dengan baik
dan berkesinambungan, harus dimulai dari proses rekrutmen yang
adil, transparan, dan sesuai dengan kebutuhan. Oleh sebab itu, proses
perekrutan pegawai secara berkesinambungan dan terus-menerus
harus berdasarkan analisis jabatan dan analisis kebutuhan dan tetap
mengacu pada visi dan misi organisasi, dengan tujuan agar tidak
adanya tumpang tindih pegawai dalam satu unit organisasi, dan agar
jumlah pegawai dan jumlah lembaga organisasi seimbang, efektif, dan
efisien.
2. Keberadaan SDM yang kapabel tentu tidak terlepas dari upaya untuk
mendapatkan SDM yang kapabel tersebut. Salah satu langkah
mendasar yang harus dilakukan oleh setiap organisasi, untuk

17

mendapatkan SDM yang tepat jumlah dan tepat kualitas adalah

analisis jabatan. Pengabaian terhadap analisis jabatan akan membuat
organisasi mengalami kerugian. Kerugian dimaksud adalah berupa
inefisiensi anggaran dan pada kualitas layanan yang diberikan.
3. Semoga dengan tersistemnya perekrutan CPNS, diharapkan lebih
murni, lebih objektif, lebih transparan, dan sesuai dengan visi dan misi
organisasi.
4. Semoga setelah membaca makalah ini, para pembaca diharapkan
mengetahui banyak sedikitnya proses rekrutmen PNS melalui analisis
jabatan

18

DAFTAR PUSTAKA
Ambar T. Sulistiyani & Rosidah, 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia:
Konsep, Teori dan Pembangunan dalam Konteks Oorganisasi Publik, Graha Ilmu,
Yogyakarta
Hariandja, M.T.E 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia Pengadaan,
Pengembangan, Pengkompensasian, dan Peningkatan Produktivitas Pegawai.
Jakarta: Grasindo
Moekijat, Drs., Analisis Jabatan, Edisi 8, Mandar Maju, Bandung, 1998
Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 Tentang Perubahan Atas Peraturan
Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 Tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil
Sedarmayanti, Manajemen Sumber Daya Manusia: Reformasi Birokrasi dan
Manajemen Pegawai Negeri Sipil, Refika Aditama, Bandung, 2007
Slide Bahan Kuliah dari Dosen Manajemen Sumber Daya Manusia, 2014
Thoha, Miftah, (2005), Manajemen Kepegawaian Sipil Di Indonesia, Prenada
Media, Jakarta
Thomas H. Stone, Understanding Personnel Management, Holt Saunders,
Tokyo, 1982
Wursanto. 1991. Manajemen Kepegawaian 1. Yogyakarta: Kanisius.
.

19