SOP Penyelenggaraan UTS/UAS

SOP Penyelenggaraan UTS - UAS

SOP Penyelenggaraan UTS/UAS mengatur proses mulai penyusunan jadwal, penugasan
pengawas ujian, pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian, sampai penyerahan berkas
ujian kepada dosen. Manual Prosedur ini berlaku bagi penyelanggaraan UTS/UAS di lingkungan
FT Unib.
I. Ketentuan Umum
1. Ujian Tengah Semester (UTS) merupakan ujian (evaluasi) hasil belajar mahasiswa yang
diselenggarakan di tengah semester.
2. Ujian Akhir Semester (UAS) merupakan evaluasi studi pada akhir semester sebagaimana
ditetapkan dalam Kalender Akademik Universitas.
3. Setiap mata kuliah di setiap Prodi wajib menyelenggarakan Ujian Akhir Semester (UAS) pada
jadwal yang dibuat oleh Akademik FT Unib. Setiap penyelenggaraan UAS yang dilangsungkan
diluar jadwal yang ditetapkan oleh Akademik FT Unib tidak diakui sebagai UAS mata kuliah
terkait.
4. Peserta Ujian adalah para mahasiswa yang terdaftar pada semester berlangsung dan terdaftar
pada mata kuliah yang diujikan.
5. Dosen adalah dosen pengasuh mata kuliah yang dijadwalkan yang dibuat oleh Bidang
Akademik FT Unib untuk semester yang berlangsung.
6. Pengawas adalah staf administrasi/akademik yang ditugaskan untuk mengawasi jalannya ujian
yang ditetapkan dengan SK Dekan FT Unib.
7. Ujian Susulan adalah ujian bagi mahasiswa yang tidak dapat mengikuti ujian sesuai jadual
yang ditentukan karena suatu halangan yang dapat ditoleransi sesuai ketentuan yang berlaku.
8. Ujian Remedial/ Perbaikan adalah ujian bagi mahasiswa yang diberikan karena kebijakan
dosen pengampu mata kuliah atas alasan yang diterima oleh dosen yang bersangkutan.
9. Berkaitan dengan penyelenggaraan UTS, ia diserahkan kepada kebijakan/ kesiapan dosen
pengampu mata kuliah disesuaikan dengan jumlah tatap muka. Menurut rentang waktu 1
semester adalah 16 minggu, UTS dapat diselenggarakan pada minggu ke-7 atau ke-8.
II. Persiapan
1. Bagian Akademik menyiapkan pengajuan SK Kepanitian UAS kepada Dekan
2. Bagian Akademik menyipakan formulir kesediaan mengawas UAS
3. Pengawas mengisi formulir kesediaan pengawas UAS
4. Bagian Akademik menerima kesediaan mengawas UAS
5. Bagian Akademik (c.q. Informasi Akademik) menyusun jadual UAS, dan menyerahkan jadual
UAS pada minggu ke-11 kepada Kepala Sub Bagian Akademik;
6. Kepala Sub Bagian Akademik melakukan verifikasi (Jadual dan pengawas) dan menyerahkan
kembali kepada Bagian Informasi paling lambat 3 hari sesudahnya;
7. Bagian Informasi melakukan perbaikan jadual ujian dan diserahkan kepada Pembantu Dekan I
bidang Akademik;

8. Pembantu Dekan I melakukan verifikasi ulang (Jadual dan pengawas). Apabila ada perbaikan
akan dikembalikan kepada bagian akademik dan apabila sudah setuju maka dilakukan
pengesahan;
9. Jadual yang sudah disahkan dikirim kepada dosen pengasuh dan diumumkan kepada
mahasiswa paling lambat awal minggu ke-13;
10. Bagian Akademik menyiapkan Daftar Hadir dan Nilai Ujian berdasarkan file mahasiswa
yang melakukan registrasi (peserta kuliah). Serta menyiapkan Kartu Peserta UAS.
11. Bagian Akademik menyiapkan Formulir Berita Acara Pelaksanaan Ujian, formulir Izin
Mengikuti Ujian bagi mahasiswa yang terlambat/tidak dapat menunjukkan Kartu Peserta UAS
dan kasus khusus lainnya.
12. Bagian Akademik mengirimkan surat permintaan pembuatan soal ujian kepada dosen
koordinator MK terkait.
13. Dosen menyerahkan soal ujian kepada bagian akademik paling lambat 3 hari sebelum
pelaksanaan ujian;
14. Bagian Akademik melakukan penggandaan soal berdasarkan Jadual dan Rekapitulasi Peserta
Ujian 2 (dua) hari sebelum ujian dimulai
15. Bagian Akademik melakukan koordinasi dengan Subag Umum untuk menyiapkan saranasarana dan ruangan ujian yang diperlukan
16. Paling lambat 2 (dua) hari sebelum ujian, Kabag TU/Pembantu Dekan II mengadakan rapat
koordinasi pengawasan ujian yang dihadiri oleh para Kasubag terkait.
III. Pelaksanaan UAS
1. Dosen diwajibkan ikut hadir di dalam pelaksanaan Ujian mata kuliah yang diampunya;
2. Mahasiswa peserta ujian diwajibkan mengikuti ujian sesuai dengan peraturan yang berlaku
(membawa Kartu Peserta UAS, tidak boleh memakai kaos dan sandal);
3. Mahasiswa yang datang setelah 30 menit ujian berlangsung, tidak diperkenankan mengikuti
ujian;
4. Mahasiswa yang hadir setelah 15 menit dan sebelum 30 menit wajib menyerahkan surat
pengantar, dan waktu ujian dihitung sesuai dengan waktu yang berlaku;
5. Mahasiswa yang tidak bisa mengikuti ujian karena sesuatu hal (sakit) bisa mengikuti ujian
susulan paling lambat 10 hari setelah ujian berakhir dengan membawa surat pengantar dari
Pembantu Dekan I;
6. Mahasiswa bisa mengurus surat pengantar kepada PD I dengan membawa Surat Keterangan
Dokter (untuk yang sakit) dan Surat Keterangan Kematian (untuk yang orang tuanya meninggal);
7. Kasubag Akademik/Staf menyiapkan Daftar Hadir Peserta dan Nilai ujian, soal ujian dan
formulir berita acara Pelaksanaan Ujian beserta perlengkapan ujian lainnya untuk diserahkan
kepada para pengawas ujian
8. Petugas subag akademik menyerahkan soal beserta perangkat ujian (Daftar Hadir Peserta,
kertas jawaban dan formulir Berita Acara Pelaksaan UAS) kepada para pengawas ujian.
9. Pengawas ujian melaksanakan dan mengawasi jalannya ujian sesuai jadwal.
10. Pengawas menyusun lembar jawaban sesuai nomor urut Daftar Hadir (nomor kecil di atas
dan nomor besar di bawah) serta menyerahkan lembar jawaban beserta berita acara pelaksanaan
ujian berserta bukti-bukti (bila ada, seperti bukti pelanggaran ujian/contekan, bukti izin
mengikuti ujian untuk kasus khusus, dan sebagainya) kepada petugas Subag Akademik dan
mengisi buku Penyerahan Lembar/Berkas Ujian

IV. Penyerahan hasil UAS

1. Petugas Subag Akademik melakukan verifikasi berkas jawaban melalui pencocokan lembar
jawaban dengan daftar hadir mahasiswa dan menyiapkan lembar jawaban ke dalam amplopamplop untuk dikirimkan kepada dosen penguji masing-masing
2. Petugas ekspedisi mengirimkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji
dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian.
3. Dosen menerima berkas jawaban ujian.
V. Penyelenggaraan Ujian Susulan UAS
1. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Pembantu Dekan I, selambatlambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian MK yang bersangkutan, dengan
melampirkan alasan ketidak-hadirannya dalam ujian.
2. Alasan ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit
(dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia
(dilampiri surat keterangan kematian); c) sebab-sebab lain (dilampirisurat keterangan dari
pemerintahan setempat/ kepolisian) yang disetujui Dosen PA atau Pimpinan Fakultas.
3. Pembantu Dekan I membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengasuh MK.
4. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen ybs, dengan
menyertakan surat keterangan PD I, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian.
5. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 5 hari setelah tanggal
dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh PD I.
VI. Tata Tertib Peserta UAS di Ruang Ujian
1. Peserta Ujian datang ke ruang ujian 10 menit lebih awal dari waktu ujian dimulai
2. Peserta Ujian dapat memasuki / mengambil tempat duduk dalam ruang ujian apabila:
2.a. Dapat menunjukkan kartu Peserta UAS
2.b. Telah menon-aktifkan HP
2.c. Telah meletakan barang bawaan selain alat tulis / alat hitung yang diizinkan
3. Peserta Ujian dilarang
3.a. Mengaktifkan HP.
3.b. Meminjamkan alat-alat tulis kepada sesama peserta ujian
3.c. Meminjamkan catatan (untuk sifat ujian boleh buka catatan)
3.d. Menimbulkan sebab kegaduhan apakah dengan suara maupun dengan isyarat
3.e. Memberi jawaban/ contekan.
4. Sanksi pelanggaran terhadap larangan di atas:
4.a. Melanggar larangan 3.a sampai dengan 3.d pertama kali dikenai teguran pertama oleh
Pengawas. Bila terulang kedua kali, dikeluarkan dari ruang ujian.
4.b. melanggar larangan 3.e peserta langsung dikeluarkan dari ruang ujian dan dosen dapat
memberi sanksi skors melarang mahasiswa pelaku pencontekan tidak ikut UTS dan UAS pada
mata kuliah yang sama berikutnya.

5. Peserta Ujian dapat membatalkan keterdaftaran di suatu mata kuliah dengan mengundurkan
diri dari ujian dengan memberi laporan secara lisan kepada Pengawas Ujian lalu Pengawas Ujian
mencatat dan Mahasiswa menanda-tangani. Dengan demikian, mata kuliah tersebut dihilangkan
dari transkrip semesternya.
VII. Tata Tertib Pengawas UAS
Pengawas Ujian terdiri dari Pengawas Ruang dan Pengawas Umum
A. Pengawas ruang sudah siap 15 menit di ruang ujian sebelum waktu ujian tiba untuk
melakukan:
1) memeriksa kesiapan ruang ujian; mengatur/menentukan peta tempat duduk dan nomornya;
2) mempersilahkan peserta ujian memasuki ruang dengan menunjukkan Kartu Peserta UAS dan
meletakan tas dan bawaan yang tidak diizinkan di bagian depan;
3) memeriksa dan memastikan setiap peserta UN hanya membawa pena, pensil, penghapus,
penajam pensil, penggaris dan alat Bantu yang diizinkan yang akan dipergunakan ke tempat
duduk masing-masing;
4) membuka amplop soal ujian di depan peserta;
5) membacakan tata tertib ujian;
6) membacakan sifat ujian (boleh membuka catatan atau tidak);
7) membacakan lama waktu ujian;
8) memberitahukan nomor urut tempat duduk agar ditulis di pojok kanan atas lembar jawaban;
9) membagi soal ujian dengan secara terbalik dan lembar jawaban;
10) menentukan waktu mulai ujian;
11) mengedarkan dan memastikan setiap peserta ujian mengisi daftar kehadiran;
12) memberi tahu keberlangsungan waktu ujian per 15 menit demi 15 menit di papan tulis.
B. Selama ujian berlangsung, pengawas ruang wajib:
1) menjaga ketertiban dan ketenangan suasana sekitar ruang ujian;
2) memberi peringatan dan sanksi kepada peserta yang melakukan kecurangan;
3) melarang orang memasuki ruang selain peserta ujian.
C. Pengawas ruang dilarang merokok di ruang ujian, memberi isyarat, petunjuk, dan bantuan apapun
kepada peserta berkaitan dengan jawaban dari soal yang diujikan.
D. Lima menit sebelum waktu ujian selesai, pengawas ruang memberi peringatan kepada peserta
ujian bahwa waktu tinggal lima menit.
E. Setelah waktu ujian selesai, pengawas ruang:
1) mempersilakan peserta untuk berhenti mengerjakan soal;
2) mempersilakan peserta meletakkan naskah soal dan lembar jawaban di atas meja dengan rapi;
3) mengumpulkan lembar jawaban dan naskah soal;
4) menghitung jumlah lembar jawaban sama dengan jumlah peserta;
5) mempersilakan peserta meninggalkan ruang ujian;
6) menyusun secara urut lembar jawaban menurut nomor tempat duduk peserta dan
memasukkannya ke dalam amplop disertai dengan satu lembar daftar hadir peserta, satu lembar

berita acara pelaksanaan, satu lembar peta/denah tempat duduk peserta dengan nomornya,
ditutup dan ditandatangani oleh pengawas di dalam ruang ujian;
F. Pengawas ruang menyerahkan amplop LJ yang sudah ditutup dan ditandatangani, serta naskah
soal kepada Bidang Akademik.
G. Pengawas umum wajib memonitor dan mengawasi terlaksananya ujian di ruang ujian agar
berjalan tertib sesuai dengan jadwal dan ketentuan. Apabila terjadi pelanggaran baik oleh peserta
maupun oleh pengawas ruang maka Pengawas Umum membuat berita acara dan melaporkannya
sesuai
dengan
tata
tertib
ujian.

H. Pengawas umum sudah mengatur tata letak tempat duduk peserta ujian, denah/ peta dan
masing-masing nomornya.