cdigo: GF-CA

d.VERSION: 02/2015

CARACTERIZACIN GESTIN FINANCIERA

e. PAGINA: 1 DE 3
FECHA: 05/05/2015

Inversiones Clnica Meta

P
L
A
N
E
A
R

OBJETIVO:

Gestionar y Administrar eficientemente la utilizacin del recurso financiero de la Institucin, procurando dotar a todas los procesos de los
recursos necesarios en forma oportuna y coordinada.

ALCANCE

Aplica a los Subprocesos de: Planeacin de Recursos, Parametrizacin de convenios en el

RESPONSABLE
sistema, Gestin de Facturacin, Gestin de Cobro, Gestin de Pagos, Gestin Contable.

FSICOS

RECURSOS

PROVEEDORES

Software, Hardware, Equipos de

oficina, Papelera, Intranet,
Internet, Red

ENTRADAS

ECONMICOS

Presupuesto General de la
Institucin

HUMANOS

Personal competente
asignado al proceso

ACTIVIDADES

Gerente Administrativo y Financiero

REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001

REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS,

ORGANIZACIONALES Y DEL USUARIO

REQUISITOS DEL
4,1 / 4,2,1 / 4,2,3 /
PROCESO
4,2,4 / 5,3 / 5,4,1 /
6,1 / 8,2,3 / 8,3 / 8,4 /
8,5,1 / 8,5,2 / 8,5,3

Ver matriz de Requisitos

SALIDAS

CLIENTES

Directrices del SGC:

1- Plan estratgico de Gestin
(Matriz de requisitos, Manual de
Calidad,
Mapa
de
Procesos,
presupuesto aprobado, Acta de
1- Planeacin
eleccin del Representante de la
Identificacin, implementacin y control sobre las
Estratgica
Direccin del SGC / Organigrama /
directrices establecidas para el Sistema de Gestin de
Manuales de Cargos y Funciones /
Calidad
2- Gestin de Calidad Canales
de
Comunicacin
Definidos,
Divulgados
y
Controlados.
2- Documentacin y registros del
S.G.C./
Listado
maestro
de
registros / Listado maestro de
Documentos internos y externos.

1- Necesidades de nueva documentacin,

modificaciones o aprobaciones/Registros del
Proceso
2- Desempeo del proceso
3- Acciones correctivas, preventivas y de
mejora identificadas y tratadas.
4- Reporte de Producto No Conforme

Del 1 al 4 -Planeacin Estratgica y

Gestin de Calidad

1- Planeacin
Estratgica

1- Proyecciones de crecimiento
financiero
* Proyectos institucionales
* Presupuesto Aprobado
* Normatividad legal vigente

2- Todos los procesos

2- Nuevas necesidades de recursos
econmicos

1- Planeacin
Estratgica /
Subproceso de
Mercadeo y
Contratacin

1- Tarifas y Bases de datos

Planeacin de Recursos
* Proyeccin Presupuestal
* Aplicacin de Normatividad Legal Vigente
* Proyectos Institucionales

1- Proyeccin financiera

1- Planeacin Estratgica

Parametrizacin de convenios en el sistema

1- Contrato parametrizado

1- Administradora de Planes de
Beneficios / Subproceso de Facturacin
/ Subproceso de Gestin de Cobro

1- Facturas y Cuenta de cobro

1- Administradoras de planes de
beneficios

1 - Factura y/o cuenta de cobro aceptada

1- Subproceso Gestin de Cobro

2- Contestacin o conciliacin de la objecin

(Si da lugar)

2- Administradoras de planes de
beneficios

1- Pago de la facturacin

1- Entidades financieras
Entidades de Factory

Gestin de Facturacin
1- Todos los procesos
1- Historia clnica
misionales

H
A
C
E
R

1- Administradoras
de planes de
beneficios
2- Subproceso
parametrizacin de
convenios en el
sistema

* Facturar servicios prestados

* Confirmar la aceptacin de la factura y/o cuenta de cobro
* Negociacin de las facturas antes del pago

1- Aceptacin de la factura o
cuenta de cobro
2- Contrato parametrizado

1.Administradoras de
1- Facturacin
Planes de Beneficios
1- Subproceso
Gestin de
Facturacin
2- Subproceso
parametrizacin de
convenios en el
sistema
1- Proveedores,
Contratistas y entes
externos de control
2- Gestin Humana
3- Gestin de
Infraestructura

Gestin de Cobro
1- Factura y/o cuenta de cobro
aceptada
2- Contrato parametrizado

1- Cuentas de cobro, facturas,

Impuestos y dems obligaciones
por pagar

*
*
*
*

Gestin de cobro de cuentas pendientes

Seguimiento a acuerdos
Conciliacin y Registro de recaudos
Entrega de informes

1- Comprobantes de ingreso
2- Informe de cartera

Gestin de Pagos

2- Liquidacin de Nmina, reporte * Verificacin de obligaciones contratadas

de novedades
* Programacin de Pagos
* Ejecucin de Pagos
3- Facturas o cuentas por pagar a
proveedores o Contratistas

1.Comprobantes de egresos
2. Registros de pagos

1- Subproceso de Contabilidad
2- Planeacin Estratgica

1- Subproceso de Contabilidad
2- Proveedores, Contratistas,
funcionarios, Entes externos de control.

1- Subproceso
Gestin de Cobro
2- Subproceso
Gestin de Pagos
3- Gestin de
Compras y
Almacenes

Gestin Contable
1- Informe de Cartera,
Comprobantes de ingreso
2- Comprobantes de Egreso
3- Inventario actualizado

1- Atencin al usuario 1- Quejas o reclamos del usuario

1- Gestin Humana
2- Gestin de
Infraestructura

VERIFICAR

3- Gestin de
Almacenes

* Recepcin de comprobantes de egreso e ingreso y dems

soportes contables
* Verificacin y Registro contable en el sistema
* Conciliaciones
* Ajustes
* Elaboracin de estados financieros

2- Estados Financieros

Recepcin e Investigacin de las Quejas y Reclamos

1- Proyeccin de respuesta a las Queja o
radicada por los usuarios.
Reclamo
* Analizar, resolver,
2- Evidencias de las acciones tomadas para
sustentar y proyectar la respuesta para la oficina de Gestin
subsanar las Quejas o Reclamos
al usuario.

1Personal
Competente,
Comprometido y Seguro
Gestin de apoyo del Proceso
2Infraestructura
Tecnolgica adecuada

1- Contabilidad actualizada

1- Nuevas necesidades de personal,

induccin, capacitacin, Seguridad y Salud
en el trabajo y desempeo del personal

Fsica

y * Gestin del Personal del proceso.

2- Nuevas necesidades de Infraestructura
* Gestin de la Infraestructura fsica y tecnolgica utilizada
fsica y tecnolgica
dentro del proceso.
3- Insumos, materiales, equipos y * Gestin de Almacenes
3- Nuevas necesidades de insumos,
herramientas requeridas
materiales, equipos y herramientas

1 y 2 - rganos de control, Entidades

financieras, Clientes
Accionistas
2- Planeacin Estratgica

1 y 2- Atencin al usuario

1- Gestin Humana
2- Gestin de Infraestructura
4- Gestin de Almacenes

ACTIVIDADES DE CONTROL
Qu (Precisin del Control)
Planeacin estratgica (Contratacin y comercializacin)

Quin (Responsable)
Jefe de contratacin

Cmo (Descripcin del Control)

Una vez se haya realizado un contrato, el Jefe de contratacin debe
entregar al proceso de gestin financiera los servicios que fueron
contratados y tarifas para proceder a la parametrizacin del contrato y/o
convenio.

Registro del control

Memorando

Facturas Radicadas

Jefe de cartera

Por los cortes de radicacin y por sistema, las facturas cerradas

susceptibles de radicacin se les hace seguimiento para la obtencin de
autorizaciones y tramites respectivos, incluido auditoria mdica que
permita su radicacin

Cuentas por cobrar

Jefe de cartera

Generacin del estado de cartera por edades, se asigna actividades de

acciones para ejecutarse va telefnica o presencialmente.

Glosas

Jefe de cartera

Generacin de estado de glosas por edades: Glosas contestadas, glosas

Sistema generacin de estado de glosas
en proceso, glosas sin contestar.

Prosoft

Prosoft

Facturacin

Jefe de cartera

Gerente financiero y
Administartivo

Contabilidad

Revisora fiscal

Generacin de facturacin por Prosoft y por la herramienta que lleva

estadstica donde informa diariamente con acceso de Gerencia General de
las ventas acumuladas al da

Prosoft

Mediante muestra aleatoria de comprobantes de pago, de ingresos, la

revisora fiscal, la Gerencia Financiera y Administrativa, la Gerencia
General, revisan los estados financieros mensualmente con tcnicas de
anlisis y comparacin con los mese anteriores.

1- Informes de revisora fiscal

2- Revisiones y aprobaciones en los
comprobantes
3- Estados financieros.

ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO

INDICADORES DE GESTIN

Ver matriz de mando de Indicadores de Gestin

DOCUMENTOS DEL SGC

REGISTROS DEL
SGC

ACTUAR

Ver listado maestro de

Documentos Internos y
Externos

Ver Listado
maestro de
Registros

Identificacin, tratamiento y control de las acciones correctivas,

preventivas y de mejora

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

ELABOR:
Cargo:

FECHA

REVIS:
Cargo:

RESPONSABLE DEL CAMBIO

APROB:
Cargo: