Implantao de um Escritrio de

Gerenciamento de Projetos (PMO)

Carlos Henrique Santos da Silva, M.Sc, PMP

Carlos Henrique Santos da Silva

Mestre em Informtica Sistemas da Informao UFRJ/IM

Certificao em Project Management Professional (PMP) - PMI

Ps-Graduado em Anlise, Projeto e Gerncia de Sistemas PUC

Ps-Graduado em Engenharia de Sistemas de Computao UNESA
Ps-Graduado em Gerncia de Sistemas Cliente/Servidor UFRJ

Master in Project Management (MPM) - FIRJAN

Certificao em Project Management Brainbench

Membro do Project Management Institute (PMI)

Membro da Sociedade Brasileira de Computao (SBC)

Professor do curso PMP Prep (Projectlab)

Gerente de TI da PGM do Rio de Janeiro (SMI/IplanRio)

Objetivo
Apresentar o processo de implantao do
Escritrio de Gerenciamento de Projetos na
rea de Tecnologia da Informao da
Procuradoria Geral do Municpio do Rio de
Janeiro, desde a sua concepo at sua
implantao; citando a motivao, o estgio
atual, os benefcios e as dificuldades
encontradas.

Agenda
Introduo
Definies
Motivao
Implantao
Concluso

Agenda
Introduo
Definies
Motivao
Implantao
Concluso

Projeto, Programa e Portflio

PROJETO um esforo temporrio realizado para criar
um produto ou servio nico.
PROGRAMA um grupo de projetos gerenciados de
maneira coordenada para a obteno de benefcios que
no poderiam ser alcanados se gerenciados
individualmente.
PORTFLIO um conjunto de projetos e/ou programas
agrupados para facilitar o gerenciamento e a
coordenao do trabalho de modo a potencializar o
alcance de objetivos estratgicos.

Gerncia de Projetos
Aplicao de conhecimentos, talentos, tcnicas
e ferramentas s atividades de um projeto.
Visa satisfazer os desejos e expectativas dos
stakeholders do projeto.

reas de Conhecimento do PMBOK

RECURSOS
HUMANOS

QUALIDADE

INTEGRAO

RISCO

ESCOPO
COMUNICAO

AQUISIO

CUSTO

TEMPO

Escritrio de Projetos (PMO)

Grupo de indivduos autorizados a falar por um
projeto (Cleland, 1999);
Meio de promover a cultura de gerenciamento
de projetos sob a perspectiva de melhoria de
mtodos e processos (Frame, 1998).
Uma unidade da organizao que centraliza e
coordena, ou supervisiona, o gerenciamento de
projetos e/ou programas.

Funes de um PMO

Suporte administrativo
Apoio na produo, consolidao e distribuio e arquivamento de
documentos/relatrios
Consultoria e orientao em Gerenciamento de Projetos
Apoio aos gerentes de projeto durante todo o projeto
Auxlio na recuperao de projetos com problemas
Desenvolvimento de Metodologias de Gerenciamento de Projetos
Desenvolvimento e implantao de Metodologia de Gerenciamento de Projetos
Identificar, desenvolver e garantir a aderncia a padres e procedimentos
Alinhamento s estratgias organizacionais
Gerenciamento de portflio
Identificao, criao e gesto de indicadores de desempenho dos projetos
Treinamento em Gerenciamento de Projetos
Identificao de habilidades necessrias aos gerentes de projetos
Coordenar e conduzir programas de treinamento
Gerenciamento de Projetos
Coaching e Mentoring em boas prticas de Gerenciamento de Projetos
Definio de softwares, tcnicas e ferramentas para GP
Atuao na resoluo de conflitos nos projetos
Auditoria nos projetos
Avaliao de resultados do projeto em relao ao planejado
Alimentao da base de dados de lies aprendidas
Garantia da qualidade dos projetos

Posicionamento do PMO
CEO

Administrao

Tecnologia da
Informao

Finanas

Operaes

Sistemas

PMO
Nvel 2

PMO
Nvel 1

PMO
Nvel 3

Crawford, 2002

Agenda
Introduo
Definies
Motivao
Implantao
Concluso

Por que os projetos fracassam?

Metas e objetivos mal estabelecidos;

Muitas atividades e pouco tempo para realiz-las;
Informaes insuficientes ou inadequadas;
Tempo insuficiente para planejamento;
Os produtos finais no estavam bem definidos;
Cronogramas no realistas;
Padres de trabalho no foram estabelecidos;
Expectativas no alinhadas com a realidade;
M relao com os stakeholders do projeto;
Planejamento insuficiente;
Falta de participao da equipe na tomada de decises;
O projeto baseado no feeling dos envolvidos.

Por que gerenciar Projetos?

Para aumentar a chance de sucesso do projeto;
Para evitar surpresas durante a execuo dos trabalhos;
Para antecipar riscos e situaes desfavorveis que
podero ser encontradas;
Para facilitar e orientar as revises do projeto;
Para otimizar a alocao de pessoas;
Para documentar e facilitar estimativas para futuros
projetos;
Para agilizar as tomadas de decises.

Situao Passada
Projetos sem normas e padronizao;
Focado na metodologia de desenvolvimento;
Projetos somente para alguns Sistemas a serem
desenvolvidos ou em desenvolvimento;
Equipe composta somente pela rea da Gerncia de
Sistemas;
No havia priorizao dos projetos/atividades;
No havia controle efetivo da situao dos projetos;
Falta de planejamento adequado para os projetos;
No havia dados histricos de finalizao dos projetos
Back-log grande de projetos a serem implementados.

Agenda
Introduo
Definies
Motivao
Implantao
Concluso

WBS Fase I

 Uma das formas mais utilizadas para

aumentar
a
maturidade
em
gerenciamento de projetos nos tempos
atuais tem sido a formalizao da
implantao de escritrio de projetos nas
organizaes
Quelhas e Barcau, 2003

WBS Fase II

Pilares para Implantao do PMO

Estrutura
Organizacional

Processos e
Metodologias

Cultura da
Organizao

Ferramentas e
Tecnologia

Pessoas e
Competncias

Objetivos do PMO
Melhoria da eficincia no planejamento e conduo dos
projetos;
Informao rpida sobre os projetos existentes;
Conhecer a situao atual de cada projeto;
Auxlio nas decises a serem tomadas sobre a futuro de
cada projeto.

Atividades do PMO
Padronizao de uma Metodologia:
Definio de mtodos (padres) de GP;
Treinamento e capacitao em GP:
Lderes e equipe;
Iniciao e encerramento centralizados de projetos
Termo de abertura e lies aprendidas;
Planejamento de Projetos:
Planejamento coordenado e integrado;
Gerenciamento de Projetos:
Apoio e consultoria durante todo o ciclo do projeto
Auditoria - Reviso e Anlise de Projetos:
Escopo, custo, prazo e qualidade do projeto;
Reunies de Acompanhamento
Desempenho dos projetos crticos.

Metodologia de GP
Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP)
da
Procuradoria Geral do Municpio (PGM)

Apresentao da MGP-PGM

Agenda
Introduo
Definies
Motivao
Implantao
Concluso

Desafios
Vender a idia para alta gerncia
contribuir para o aumento dos resultados da
organizao.
Vender a idia para os profissionais
resistncia dos profissionais
adicionar burocracia e
nova tentativa da gerncia de control-los.
Implementar GP e PMO de fato
mudana de cultura na organizao.

Dicas para o sucesso de um PMO

Trate a implantao do PMO como um Projeto;

Tenha o comprometimento da alta administrao;
Venda a idia para toda organizao;

Desenvolva um senso de comprometimento em toda a equipe;

Desenvolva a liderana e esprito de equipe;
Desenvolva a confiana entre os stakeholders;

Desenvolva estimativas de custo, prazos e qualidades realistas;

Desenvolva alternativas em antecedncia aos problemas;
Mantenha as modificaes sob controle;

Evite um nmero excessivo de documentos e anlises.

No complique - Do It Simple!

Concluso

Requer apoio da alta administrao;

Deve ser considerado o nvel de maturidade existente em
gerenciamento de projetos na organizao;
Deve ser realizado por necessidade e alinhado aos objetivos da
organizao e no por modismo;
Deve acontecer de forma progressiva, mas como um projeto;
Os benefcios podem demorar um pouco para serem alcanados;
O time do PMO e suas responsabilidades devem estar adequados
s reais necessidades da organizao;
Deve ser realizado o gerenciamento de mudanas.

Pense grande, comece pequeno, aja efetivamente!

Contatos
Carlos Henrique Santos da Silva, MSc, PMP
contato@carloshenrique.info
http://www.carloshenrique.info

Referncias da Apresentao
QUELHAS, Osvaldo. BARCAU, Andr. Perfil de
Escritrio de Gerenciameno de Projetos em
organizaes atuantes no Brasil, 2003.
CRAWFORD, J. Kent. The Strategic Project Office: A
guide to improving organizational performance, New
York: Marcel Dekker, 2002.
FRAME, Davidson, BLOCK, Thomas. The Project
Office. New York: Crisp Publications Inc., 1998.

Referncias - Borland
Borland Developer Network - Artigos
http://bdn.borland.com
Code Central fontes gratuitos
http://cc.borland.com
Quality Central
http://qc.borland.com
Blogs
http://blogs.borland.com

Perguntas e Respostas

Obrigado !