C Colegio de Traductores Publicos de la Ciudad de Buenos Aires 2Apostilla o Apostille? La globalizacién impone que las personas viajen, cambien su lugar de residencia o de ciudadania, estudien, se gradien o se casen, tengan hijos o se divorcien; tal vez celebren contra~ tos 0 realicen otras actividades en el extranjero. Para cubrir todas estas instancias, es imprescindible contar con docu- ‘mentos que, originalmente emitidos en cientos de idiomas diferentes son reconocidos en embajadas, universidades,tribu- rales, colegios, empresas, etc. gracias a un sello al dorso de cada uno que dice Apostilla (Apostle) (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). {Qué es la Apostilia? La apostilla es un sello que estampa una autoridad compe- tente del pais para certificar que un documento es una copia vverdadera de un original. Las apostilas estén disponibles en los palses que firmaron el Convenio de La Haya del 5 de actubre de 1961 sobre la EiminaciGn del Requisito de Legalizacién de Docu- _mentos Pablicos Extranjeros, popularmente conocido como el Convenio de La Haya (‘Apostle Convention’). Este Convenio sustituye al largo proceso de certificacién en cadena uti lizado hasta entonces, cuando era necesario acudit 2 cuatro autoridades distintas para certificar un documento. La apostilla facilita la circulacién de documentos pablicos emitidos en un Estado miembro para ser presentado en otro Estado miembro de la Convenci6n, (Ver modelo mas abajo). La apostilla consiste en 10 elementos. La Convencion exige que todas las apostillas sean numeradas en forma consecu- tiva con numeracion individual pare cada una que se emite. No se aceptaré numeracién grupal por solicitante; tinica- mente por documento, Ademds, as autoridades competentes deben llevar un registro que representa una herramienta, fundamental para combatirel fraude. Teniendo en cuenta lo antedicho, los requisitos que debe cumplir Ja, Apostilla se pueden resumir de la siguiente manera: La referencia a la Convencién en el titulo de una Apostilla: + en idioma francés solamente Los diez términos estandar: sen idioma inglés + cen idioma francés + 0 en el idioma oficial de la Autoridad Competente que la emite * cen idioma inglés o francés + 0 en el idioma oficial dé la Autoridad Competente que la emite y en idioma inglés * 0 en el idioma oficial de la Autoridad Competente que la cenite y en idioma francés + 0 enel idioma oficial de la Autoridad Competente que la cemite y en otro idioma Las anotaciones agregadas por la Autoridad Competente que laemit: + en idioma inglés + oenidioma francés + 0 en él idioma ofcial de la Autoridad Competente que la emite + oenidioma inglés y otro idioma + 0 en idioma francés y otto idioma + 0 en él idioma oficial de la Autoridad Competente que la emite y otro idioma Los efectos de la Apostilla. Eltinico efecto de una Apostlla es certificar la autenticidad de la firma, el cargo de la persona que firma el documento y si ‘correspond, la identidad del sello que lleva el documento. El Or. Christophe Bernasconi, Primer Secretario de la HCCH (Conferencia de La Haya de Derecho Intemacional Privado) quien gentilmente respondié a mi consulta al respecto, informa que “la Convencién de La Haya no impone ningtin requisito de traduccion respecto de la Apostilla en si misma ni con respecto al documento piblico que acompafia. Una Apostilla es un documento muy simple y directo, cuyos térmi- nos esténdar son fécilmente icentificables y entendibles. En ‘cuanto al documento que acompana, la ausencia del requisito de traduccién esta justificada por el hecho de que una Apos- tilla nunca esta relacionada con el contenido del documento sino solamente con su origen’. Por otro lado, la Oficial Consular, Sra. Moira Bradbrook de la Embajada de Australia, informa que los palses signatarios de le Convencién de La Haya tienen la responsabilidad de evitar la doble legalizacion de los documentos presentados para ser reconocides internacionalmente. Agrega que la principal fun- cién de os consulados es ofrecer la maxima eficiencia para latra- mitacién de los documentos que reciben ycomo la Apostille es el instrumento que determina el origen de un documento y no se interviene en el contenido, la diligencia es répida. Si hay algun inconveniente posterior, se establece el contacto directamente entre el solicitante y el receptor del documento. ‘Texto de la Convencién concluida el 5 de octubre de 1961. Los Estados signatarios de la presente Convencién, de- seando suprimir la exigencia de legalizacién diplomatica 0 consular para los documentos publicos extranjeros, han resuelto concluir una Convencién a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes: ARTICULO 1 La presente Convencién se aplicaré a los documentos publ cos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante, Se considerarén como documentos piblicos en el sentido de la presente Convencién:a} los documentos dimanantes de una autoridad o funciona- rio vinculado a una jurisdiccién del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio PUblico, o de un secretario, oficial ‘agente judicial b)los documentos adminis:rativos; los documentos notariales; ¢) las certfcaciones oficiales que hayan sido puestas sobre ‘decumentos privados, tales como menciones de registro, ‘comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autentica- cionesde firmas. Sin embargo, la presente Convencion no se aplic a) a los documentos expedidos por agentes diplométicos 0 consulares; b)a los documentos administrativos que se refieran directa- ‘mente una operacién mercantilo aduanera, ARTICULO 2 ada Estado contratante eximiré de legalizacién a fos docu- ‘mentos a los que se aplique la presente Convencién y que deban ser presentados en su teritoro. La legalizacién, en el sentido de la presente Convencién, s6lo cubriré la formalidad peor la que los agentes diplomaticos © consulares del pals en ccujo territorio el documento deba surtir efecto certifiquen la ~autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello © timbre que el documento ostente. ARTICULO 3 La Ginica formalided que pueda exigitse para certficar fa autenticidad de la firma, le calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del seloo timbre del que el documento esté revestido, erdla fiacién de la apostila descrta en el articulo 4, expedida por la autoridad conpetente del Estado del que dimane el documento, Sin ‘embargo, laformalidad mencionada en el pérrafo precedente no podré exigirse cuando las leyes, reglamentos o usos en vigor en el Estado en que ef documento deba surtir efecto, 0 bien un acuerdo entre dos 0 més Estados contratantes, la rechacen, la simplifiquen 0 dispensen de legalizacién al propio documento. ARTICULO 4 La apostilla prevista en el Articulo 3, parrafo primero, se colocaré sobre el propio documento o sobre una prolon- gatién del mismo y deberd ajustarse al modelo anexo a la presente Convencién, Sin embargo, le apostilla podré redac- tarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrn también ser escritas en una segunda lengua. EI titulo "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deberé mencionarse en lengua francesa. ARTICULO 5 La apostila se expediré a peticién del signatario 0 de ‘cualquier portador del documento. Oebidamente cumpli- mentada, certificaré la autenticidad de la firma, la calidad en ‘que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del selo 0 timbre que el documento lleve. La firma, selloo timbre que figuren sobre la apostila quedardn exentos de toda cattificaci6n, ARTICULO 6 Cada Estado contratante designaré las autoridades, consi- deradas en base al eercicio de sus funciones como tales, alas {que dicho Estado atribuye competencia para expedirla apos- tila prevista en el parrafo primero del Articulo 3. Cada Estado contratante notificaré esta designacién al Ministerio de Asun- tos Exteriores de los Paises Bajos en el momento del depésito de su instrumento de ratificacién o de adhesién o de su declaracién de extension. Le notificard también a dicho Mi terio cualquier modificacién en la designacion de estas autori dades. ARTICULO 7 Cada una de las autoridades designadas conforme al Articulo {6 debers llevar un registro o fichero en el que queden anota- das las apostilas expedidas, indicando: a) €| niimero de orden y la fecha de la apostila, bb) el nombre del signatario del documento publico y la calidad en que haya actuado 0, para los documentos ne firma- dos, la indicacién de la autoridad que haya puesto e! sello 0 timbre, A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la apostilla deberé comprobar si las anotaciones incluidas en la apostilla se ajustan a las del registro o fichero. ARTICULO 8 Cuando entre dos 0 més Estados contratantes existe un tratado, convenio 0 acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificacién de una firma, sello timbre a ciertas formalidades, la presente Convencién séla anularé dichas disposiciones si tales formalidades son més rigurasas que las previstas en los Articulos 3 y 4, ARTICULO 9 Cada Estado contratante adoptard las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomsticos consulares proce- dan a legalizaciones, en los casos en que el presente Convenio prevea la exencién de les mismas, ARTICULO 10 la presente Convencién estard abierta a la firma de los Estados representados en la Novena Sesién de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, asi como de Inlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquia. Serératificada, y los instrumentos de ratificacin se depositardn en el Ministerio de ‘Asuntos Exteriores de los Paises Bajos, ARTICULO 11 La presente Convencién entraré en vigor alos sesenta dias de! depésito del tercer instrumento de ratificacién previsto en el parrafo segundo del Articulo 10. La Convencién entraré en vigor, para cada Estado signatario que la ratifique posterlor- mente, a los sesenta dias del depésito de su instrumento de ratificacion, ARTICULO 12 Cualquier Estado al que no se refiera el Articulo 10, podré adherirse a la presente Convencién, una ver entrada sta en vigor en virtud del Articulo 11, prrafo primero. Elinstrumento de adhesién se depositard en el Ministerio de Asuntos Exterio- res de los Paises Bajos. La adhesién sélo surtiré efecto en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contra- tantes que no hayan formulado objecion en los seis meses siguientes a la recepcién de la notificacién 2 que se refiere el Anticulo 15, letra ¢). Tal objecién seré notificada al Minist de Asuntos Exteriores de los Palses Bajos, La Convencién entrar en vigor entre el Estado adherente y Jos Estados que no hayan formulado objecién ala adhesién a 2los sesenta dias del vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el pérrafo precedente. ARTICULO 13 Todo Estado podré declarar, en el momento de la firma, ratificacién 0 adhesin, que la presente Convencién se extenderé a todos los territorios de cuyas relaciones interna- clonales esté encargado, 0 a uno 0 mas de ellos. Esta declaracién surtiré efecto en el momento de la entrada en vigor de ia Convencién para dicho Estado. Posteriormente, cualquier extensién de esta naturaleza se notifcaré al Minis. terlo de Asuntos Exteriores de los Paises Bajos. Cuando la declaracién de extensién se haga por un Estado que haye firmado y ratificado la Convencién, ésta entrard en vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el Articulo 11, Cuando la declaracién de extensién se haga por un Estado que se haya adherido a la Convencién, ésta entraré en, vigor para los territorios afectados conforme a lo previsto en el Articulo 12. ARTICULO 14 La presente Convencién tendré una duracién de cinco afios a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al parrafo primero del Articulo 11, incluso para los Estados que la hayan fatificado o se hayan adherido posteriormente a la misma. Salvo, denuncia, la Convencién se renovaré tacitamente cada cinco aos. La denuncia deberé notificarse al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Palses Bajos al menos seis meses antes del vencimiento del plazo de cinco afios. Podra limitarse a Ciertos territorios a los que se aplique la Convencion. La denuncia sélo tendré efecto con respecto al Estado que la haya notificado. La Convencién permanaceré en vigor para los demés Estados contratantes. ARTICULO 15 El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Pases Bajos notifars as Estados ques hace referencia enelrticulo 10, asicomo alos Estados que sehayan adherido conforme al Articulo 12: 2) las natifcaciones a las que se refire el Articulo 6, parafo segundo; +b) las firmas y ratificaciones previstas en el Articulo 10; la fecha en le que la presente Convencién entraré en. vigor conformealo previsto en el Articulo 11, pérrfo primero; d) las adhesions y objeciones mencionadas en el Articulo 12 y lafecha en la que las adhesiones tengan efecto; €) las extensiones previstas en el Articulo 13 y la fecha en que tendran efecto; f) las denuncias requladas en el parrafo tercero del Articulo 14, En fe de lo cual, los infrascritos, debidamente autorizados, firman la presente Convencién. Hecha en La Haya, el 5 de octubre de 1961, en francés e inglés, haciendo fe el texto francés en caso de divergencia entre ‘ambos textos, en un solo ejemplar, que serd depositado en los archivos del Gobiemo de los Paises Bajos y de la que se remit por via diplomstica una copia certificada a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesién de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, y ‘también a Islandia, anda, Liechtenstein y Turquia. ANEXO A LA CONVENCION Modelo de Apostilla La apostilla tendré la forma de un cuadrado de 9 centimetros de lado, como minimo, Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) 1. Pais: zs El presente documento piiblico 2. Ha sido firmado POF numer 3.quien acta en calidad de 4.y que esta revestido del sello/timbre de Certificade Sen el 7.por 8.némero 9.Sello/timbre: 10, Firma: Annex to the Convention Mode of etifcate ‘eric wl be nthe form of equ wih ie eka cetera fon APOSTILLE (Convention de Le Haye du § octobse 1861) Cove oo seeee ‘This pubic document has been signed by teting in the capacity of ., ‘bears the seas of Internacional y Culto de la Repubblica Arge: su pagina de Internet, en él apartado Legaliza- ciones, informa lo siguiente: La actividad consular, en cuanto a legalizaciones se refiere, std limitada a certificar sobre la autenticidad de ls firma y el cardcter del funcionario que suscribe el documento, A) A los efectos'de que los documentos privados y publicos sean validos en Ia Argentina, los mismos deberi estar légaliza- dos, certificados o visados (visto) por el Consulado Argentino correspondiente, Sélo pueden ser legalizados documentos originales, no st aceptan fotocopias 0 faxes de los mismos, Las firmas para ser legalizadas deben ser en original con la aclaracién de nombre y cargo. Ademis las mismas debén haber sido registradas previa mente en el Consulado. 8) Cuando se trate de documentos pilblicos de los palses que se enumeran a continuacién, la legalizacion con APOSTILLA remplazaré a la intervencién consular: ' Alemania, Austria, Andorra, Armenia, Australia, Baha: ‘mas, Belice, Bosnia, Bélgica, Chipre, Croacia, El Salvador, Eslovenia, Estados Unidos, Espaf, Finlandia, Francia,Grecia, Italia, Irlanda, Japén, Lichtenstein, Luxemburgo, México, Noruega, Paises Bajos, Portugal, Panamé, Reino Unido, Reptiblica Checa, Rusia, Sudafrica, Suecia, Suiza, Turquia, Venezuela, Yugoslavia. Se exciuyen los documentos expedidos por Agentes Diplomaticos y Consulares y los documentos adminis- trativos que se refieran 2 una operacién mercantil 0 aduanera, Para mayor informacién, llame al Consulado. Por ota parte, hay muchas publicaciones sobre este tema en istintos organismos y en varios idiomas. Por ejemplo, e Departamento de Estado de los Estados Unidos de Norteamé- rica oftece amplia informacion y respuesta a las preguntas més frecuentes sobre el particular, a Embajada Argentina en Espafte public en Internet un documento sobre la aplicacién de la Apostilla en una version similar al original en espafiol dela Convencién de La Haya con al titulo de “Convenio para suprimir la exigencia de legali- zacion de los documentos publicos extranjeros" Asimismo, en la pagina del Consejo Federal del Notariado Argentino que retine a varios Coleglos de Escribanos de nues- {to pais se puede encontrar en el enlace de la provincia de Jujuy, an Convenio celebrado el 2 de junio de 1997 entre la Cancilleria y los Colegios Notariales dela Republica Argentina, por el cual el ministerio delegé funciones respecto a la ccolocacién de la Apostilla sobre instrumentos notariales, Es importante destacar una vez més que la Convencién se aplica inicamente a documentos publices: es decir, docu- mentos provenientes de organismos pablicos u oficiales relacionados con el Poder Judicial del Estado, documentos administratives, actas notariales y certificados oficiales colocados en documentos firmados por personas privadas. Ejempks: certiicados de nacimiento, matrimonio y defun- cidn, extractos de registros comerciales y otros, patentes, disposciones judiciales, actas notariales y certiicaciones notariales de.firmas, diplomas académicos emitidos por insttuciones pablicas. Los diplomas emitidos por insttuciones privadas no necesi- tan ser apostillados directamente; sin embargo, deben llevar tun certiicado oficial emitido por autoridad competente segin as leyes del Estado de origen del diploma para autenti- ‘ar la firma que aparece en el documento, Este certficado ‘oficial es un documento piblico sequin la Convencién y por lo tonto, puede ser apostillado. En este caso, la apostlla no se relaciona con el diploma en si mismo, sino que certifica fa ‘utenticdad del certificado que lo acompatia. Por tiltimo, la Convencién no se aplica a aquellos documentos emitidos por ‘organismos diplomaticos 0 consulares ni tampoco a docu- ‘mentos administrativos relacionados directamente con ‘operac ones comerciales o aduaneres (por ejemplo, certifica- dos de rigen o licencias de exportacién). La Convencién no especifica si las apostillas se aplican Gnicamente a los originales de los documentos o si también pueden ‘emitirse para copias certificadas de documentos paiblicos. Las apostillas deben ser emitidas solamente por la autoridad comperente del Estado en cuyo territorio se haya emitido el documento, Forma de adjuntaro de fijar la Apostilla aldocumento publico La Comisién Especial en el afio 2003 destacé la variedad de medios para fijar las apostillas a los docu- mentos publicos que incluyen: sellos de goma, pega- mentos, cintas, sellos de cera, sellos impresos, etiquetas autoadhesivas, etc. En qué paises se aplica la Convencién de La Haya? La Convencién actualmente esta vigente en mas de 87 paises, territorios y posesiones. gPara qué es necesaria la apostilla? Si se desea abrir ung cuenta en un banco suizo por corteo, el banco no podra ver el pasaporte original, por lo que los encargados de procesar la solicitud tendran que comprobar que la copia es correcta. Cada banco ha desarrollado su propia forma de determinar sila copie de un pasaporte es aceptable. Algunos bancos aceptan una copia de pasaporte si ha sido autenticada (le- galizada, certificada) por un escribano, pero la mayoria exige que el documento lleve una apostila, iDénde se puede conseguir una Apostilla? Cada pais miembro del Convenio de La Haya designa a una autoridad en su territorio que puede emitir apostillas. Los paises no signatarios del tratado, no pueden emitir apostillas {Para qué se utilizan habitualmente las apostillas? Se utiliza la apostilla siempre que sea necesaria una copia de un documents oficial de otro pais. Por ejem- plo: para matrimonios, adopciones y herencias intemna- cionales, pero también para contratos. La apostilla es tuna certificacién oficial de que el documento es una copia verdadera del original. Sin embargo, no certifica que el contenido de! documento original sea correcto. Programa piloto para la Apostilla Electrénica (e-APP) (Electronic Apostille Pilot Program) El Or. Christophe Bernasconi de la Oficina Permanente de la Conferencia de La Haya presenté un informe preliminar sobre algunos aspectos técnicos del madelo sugerido para la emision de Apostilias Electrénicas (E APOSTILLES) ante el Consejo de Asuntos Generales y Politicas de la Conferencia en el mes de abril de 2007 que contempla Ia utilizacién de otra innovacién tecnolégica como es la firma digital. Para mayor informacion se pueden consultar (entre otras muchas) las siguientes direcciones: + Hague Legalization Convention page + Hague Apostille Home Page «Text Of The Convention (1961) + Conclusions and Recommendations ofthe Special Commission (0n the Practical Operation of the Convention (2063) Trad. Publ. E. Alicia Damuc ase 2 BH ©G IM) 4$33° ASG t 7