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Planeacin
Esta etapa abarca la definicin de las metas de la organizacin, el
establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas y el
desarrollo de una jerarqua minuciosa de los planes para integrar y coordinar
las actividades; establecer metas sirve para no perder de vista el trabajo que
se har y para que los miembros de la organizacin fijen su atencin en las
cosas ms importantes.
La planeacin se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la
continuidad del comportamiento actual en un ambiente previsible y estable,
pero tambin puede estar orientada hacia el mejoramiento del comportamiento
para garantizar la reaccin adecuada ante los cambios frecuentes en un
ambiente muy dinmico e incierto. Incluso, puede estar orientada hacia las
contingencias, para anticiparse a eventos que pueden ocurrir en el futuro e
identificar las acciones apropiadas para cuando eventualmente ocurran. Sin
embargo, la planeacin se subordina a una filosofa de accin. Existen 3 tipos
de planeacin:
Planeacin conservadora. Orientada hacia la estabilidad y el mantenimiento de
la situacin existente. Las decisiones se toman para obtener buenos
resultados, pero no necesariamente son las mejores, pues difcilmente la
planeacin buscar cambios radicales en la organizacin. La planeacin
conservadora se preocupa ms por identificar y subsanar deficiencias y
resolver problemas internos que por explorar oportunidades ambientales
futuras. Su base es predominantemente retrospectiva, por cuanto aprovecha la
experiencia pasada y la proyecta hacia el futuro.
Planeacin optimizante. Orientada hacia la adaptabilidad e innovacin en la
organizacin. Las decisiones se toman para lograr los mejores resultados
posibles para la organizacin, sea minimizando recursos para lograr
determinado desempeo u objetivo, sea maximizando el desempeo para
utilizar mejor los recursos disponibles. Este tipo de planeacin generalmente se
basa en la preocupacin por mejorar las prcticas vigentes en la organizacin.
Su base es predominante incremental porque mejora continuamente y
convierte las operaciones en alo cada da mejor.
Planeacin adaptable. Orientada hacia las contingencias y el futuro de la
organizacin. Las decisiones se toman para armonizar los diversos intereses
involucrados y lograr un conjunto capaz de alcanzar resultados para el
desarrollo natural de la empresa, ajustndola a las contingencias que surjan
durante el camino. Este tipo de planeacin procura reducir la planeacin
retrospectiva orientada hacia la eliminacin de deficiencias localizadas en el
pasado de la organizacin. Su base es predominantemente adherente porque
2 Organizacin
Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarn a cabo, cmo sern
realizadas, quin las ejecutara, como estarn agrupadas, quin depende de
quin, y dnde sern tomadas las decisiones.
La organizacin es la distribucin y disposicin de los recursos organizacionales
para alcanzar objetivos estratgicos. Esa distribucin se refleja en la divisin
del trabajo en unidades organizacionales, definicin de lneas formales de
autoridad y adopcin de mecanismos para coordinar las diversas tareas
organizacionales.
Toda organizacin debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en
que las partes se interrelacionan estrechamente para actuar como una
totalidad que alcance determinado objetivo con xito. Sin embargo, organizar
no es una tarea de una sola vez. La estructura organizacional no es
permanente ni definitiva, pues se debe ajustar y adaptar de continuo, siempre
que la situacin y el contexto ambiental experimenten cambios. As, a medida
que enfrenta nuevos y diferentes desafos generados por cambios externos, la
organizacin requiere responder de manera adecuada para ser exitosa. Los
cambios externos que ocurren en el ambiente traen nuevas oportunidades,
generan nuevas amenazas, proporcionan nuevas tecnologas y nuevos
recursos, incentivan la competencia, condicionan nuevas regulaciones legales
y gubernamentales, y todas estas influencias afectan directa o indirectamente
los negocios de la organizacin. Es ah donde se encuentra la clave: la
organizacin debe ser suficientemente maleable y adaptable para ajustarse a
las demandas ambientales, no slo para sobrevivir en el contexto variable,
sino, en especial, para acompaar la realidad externa y asegurar el xito del
negocio.
La reorganizacin siempre es necesaria para ajustarse a los cambios.
Reorganizacin es la accin de modificar la estructura organizacional para
ajustarla a las nuevas condiciones ambientales. Muchas organizaciones se
reestructuran continuamente para volverse ms giles, sencillas, eficientes,
3. Direccin
Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de
otros, elegir el canal ms eficaz de comunicacin, y resolver los conflictos entre
los empleados.
Esta es la funcin administrativa que se refiere a la relacin interpersonal del
administrador con su subordinado. Para que la planeacin y la organizacin
puedan ser eficaces, se deben complementar con la orientacin y el apoyo de
las personas a travs de comunicacin, liderazgo y motivacin adecuados. Para
dirigir a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar.
Mientras las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la
direccin constituye un proceso interpersonal que determina las relaciones
entre los individuos.
La direccin est relacionada con la actuacin sobre las personas de la
organizacin, por lo que constituye una de las ms complejas funciones de la
administracin.
La direccin es una funcin administrativa distribuida en todos los niveles
jerrquicos de la organizacin. En el nivel institucional, se denomina direccin;
en el nivel intermedio, se denomina gerencia, y en el nivel operacional recibe el
nombre de supervisin de primera lnea.