AO

DE LA DIVERSIFICACIN PRODUCTIVA Y DEL

FORTALECIMIENTO DE LA EDUCACIN

UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

(CREADA POR LEY N 25265)

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

E.A.P. CONTABILIDAD

HALLAZGOS Y OBSERVACIONES DE AUDITORIA.

CATEDRA

: FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

CATEDRTICO

: CPCC. Jess A. RAMIREZ LAURENTE

CICLO

: VII B

INTEGRANTES:

QUICHCA CASO, Percy

SALAZAR CRUZ, Julio Cesar
TAIPE LAURA, Angel Wilfredo

HUANCAVELICA PER
2015

Este trabajo va dedicado a Dios, a

nuestros padres y al docente del curso,
con mucho respeto y agradecimiento
de corazn.

INTRODUCCIN
Como producto de la ejecucin de la auditora interna, el auditor puede determinar
hallazgos de auditora.
Los hallazgos se concretan como resultado de la comparacin entre un criterio de
auditora y la situacin actual encontrada durante el examen especial. Constituye
hallazgo, toda informacin que a juicio del auditor, le permite identificar hechos o
circunstancias importantes que inciden en la gestin de los recursos materiales
bajo examen y, que por su naturaleza merecen ser comunicados en el informe.
Los hallazgos de auditora estn relacionados con asuntos significativos e incluyen
informacin (evidencia) suficiente, competente y pertinente, que emerge de la
evaluacin practicada. Generalmente los hallazgos corresponden a cualquier
situacin deficiente que se determina como consecuencia de la aplicacin de
procedimientos de auditora. Sus elementos son: condicin, criterio, causa y
efecto.
En el captulo I detallaremos sobre hallazgos de auditoria, comenzando con la
definicin, caractersticas, aspecto y factores, etc. Con la finalidad de conocer el
tema. As mismo en el captulo II hablaremos detalladamente de las observaciones
de la auditoria.
Posteriormente se dedicara al desarrollo del auditor y sus conocimientos,
habilidades, destreza, experiencia y la responsabilidad profesional que son muy
importantes.

EL GRUPO

CAPTULO I
HALLAZGOS DE AUDITORA
1.1.

DEFINICIN DE HALLAZGO DE AUDITORA

Generalmente, el trmino hallazgo es empleado en un sentido crtico y se
refiere a debilidades en el Sistema control interno detectadas por el auditor.
El hallazgo, abarca hechos y otra informacin obtenida por el auditor que
merece ser comunicados a los empleados y funcionarios de la organizacin
auditada y a otras personas interesadas.
Se denomina hallazgo de auditora resultado de la comparacin que se realiza
entre un CRITERIO y la SITUACIN actual encontrada durante el examen a
un departamento, un rea, actividad u operacin.
Es toda informacin que a juicio del auditor le permite identificar hechos o
circunstancias importantes que inciden en la gestin de recursos en la
organizacin, programa o proyectos bajo examen que merecen ser
comunicados en el informe.
Sus elementos son: condicin, criterio, causa, efecto y recomendacin.
El hallazgo de auditora es un hecho relevante que se constituye en un
resultado determinante en la evaluacin de un asunto en particular, al
comparar la condicin [situacin detectada- SER] con el criterio [deber ser].
Igualmente, es una situacin determinada al aplicar pruebas de auditora que
se complementar estableciendo sus causas y efectos.

Todos los hallazgos determinados por la contralora territorial son administrativos, sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales, disciplinarios o de
otra ndole y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz,
ineficiente, inequitativa, antieconmica o insostenible ambientalmente, la
actuacin del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o
impacte la gestin y el resultado del auditado (efecto).
En las contraloras territoriales, ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizar el trmino observaciones de auditora, que inicialmente
se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluado,
valorado y validado en mesa de trabajo, con base en la respuesta o descargos
presentados por el ente auditado, cuando sta se da.
Dentro del proceso de la auditora, la atencin se centra en la determinacin y
validacin de hallazgos especialmente con connotacin fiscal, ya que stos
fundamentan en buena parte la opinin y conceptos del auditor.
Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la
auditora, toda vez que el anlisis profesional y objetivo refleja la situacin del
auditado.
La aplicacin de tcnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos
o situaciones que impactan el desempeo de la organizacin; estas tcnicas y
procedimientos se aplican sobre informacin, casos, situaciones, hechos o
relaciones especficas.
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en
una forma lgica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narracin
coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de
trabajo.

Caractersticas y
requisitos.

Anlisis de causa
efecto.

Evidencia

Materialidad y
responsabilidad.

Conclusiones

Validacin en mesa de
trabajo.

1.2.

CARACTERSTICAS Y REQUISITOS PRINCIPALES EN UN HALLAZGO

DE AUDITTORA
La determinacin, anlisis, evaluacin y validacin del hallazgo debe ser un
proceso cuidadoso, para que ste cumpla con las caractersticas que lo
identifican, las cuales exigen que ste debe ser:
Objetivo: El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparacin
entre el criterio y la condicin.
Factual (de los hechos, o relativo a ellos): Debe estar basado en hechos y
evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados
como son, independiente mente del valor emocional o subjetivo.
Relevante: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin e
interprete la percepcin colectiva del equipo auditor.

 Claro: Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades,

que est argumentado y que sea vlido para los interesados.
Verificable: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
til: Que su establecimiento contribuya a la economa, eficiencia, eficacia,
equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilizacin de los recursos
pblicos, a la racionalidad de la administracin para la toma de decisiones y
que en general sirva al mejoramiento continuo de la organizacin.
1.3. SEIS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA VALIDAR EL HALLAZGO
Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observacin de
auditora y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deber
agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo
auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la informacin que lo
soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa
de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Determinar y evaluar la condicin y compararla con el criterio.
Verificar y analizar la causa y el efecto de la observacin.
Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia.
Identificar servidores responsables del rea y lneas de autoridad.
Comunicar y trasladar al auditado las observaciones.
Evaluar y validar la respuesta.
Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecucin y los dos
restantes, en la fase de informe.
Para la modalidad de la auditora exprs, cuando la contralora territorial
prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se
surtirn en la fase de ejecucin.
Este anlisis involucra la evaluacin de las diferencias entre la condicin y los
criterios de auditora, incluyendo las causas principales y la recopilacin de
evidencia.
En el anlisis el auditor debe tener en cuenta que:
Las causas y los efectos estn interrelacionados y que el conocimiento de
uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, conocer el sistema de
administracin o manejo de los recursos humanos ayuda a entender su
punto de eficiencia.
Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso as lo exija.
Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrn que indique
potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno.

 Las causas pueden ser externas al auditado.

Hasta donde sea posible, la relacin causa - efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisin debe asegurar que las
evidencias que apoyen hallazgos y resultados del anlisis de causa y
efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de
la administracin del auditado.
1.4.

FACTORES A CONSIDERAR EN EL DESARROLLO DEHALLAZGO DE

AUDITORA
Los auditores tanto como el personal de apoyo que participe como miembros
del equipo de auditora deben estar capacitados en las tcnicas para
desarrollar hallazgos en forma objetiva y tener un punto de vista realista para
hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Los factores que se deben
tener en mente son los siguientes:
a) Las condiciones y circunstancias existentes al momento en que ocurri el
hecho o se efecto la transaccin bajo examen y no aquellas existentes en
el momento de efectuar el examen. Para obrar con justicia, objetividad y
realismo debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento,
basndose en una percepcin tarda. El auditor debe asumir el peso de la
prueba si su evaluacin le conduce a la conclusin de que la decisin de la
entidad fue irracional, incorrecta o inapropiada.
b) ndole, complejidad y magnitud cuantitativa y financiera de las operaciones
o segmentos que se estn evaluando. A pesar de que el auditor siempre
est interesado en mejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe
criticarse cualquier asunto que no es perfecto, el adoptar un punto de vista
de esta naturaleza, no significa que no se informar a la administracin de
la entidad de asuntos importantes junto con las recomendaciones para
lograr mejoras, Sin embargo, cualquier evaluacin de estos asuntos, deben
reflejar un juicio maduro y realista de lo que razonablemente se puede
esperar segn las circunstancias.
c) La necesidad de someter el hallazgo potencial a un anlisis honesto y
crtico para encontrar posibles fallas y un razonamiento ilgico al relacionar
hechos y situaciones o al juzgar sus efectos La prctica de hacer el papel

de "abogado del diablo" es muy til para identificar puntos dbiles en los
hallazgos potenciales, Debe observarse normas muy altas de objetividad.
Por lo tanto, el auditor debe estar en guardia contra la tendencia natural de
racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones pertinentes y dejar
de considerar la informacin contraria. Tambin debe estar en guardia
contra la tendencia de "evitar" hallazgos que requieren una gran inversin
de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente sin alcanzar
buenos resultados.
d) La labor de auditora debe ser lo suficientemente completa para presentar
una base para las conclusiones y recomendaciones y para poder demostrar
claramente su propiedad y racionalidad a terceras personas en forma
convincente. No se puede asumir que otros aceptarn las conclusiones y
recomendaciones simplemente porque el auditor las manifiesta. A pesar de
que la labor de auditora lleva al auditor a reas en las cuales no se
considera como experto, se adquiere cada vez ms experiencia tcnica en
reas tales como PAD, estadstica e ingeniera. La utilizacin de servicios
de consultores externos es a menudo til para resolver asuntos tcnicos,
cuando no se cuenta con auditores especializados en ciertos campos o
personal de apoyo disponible.
e) Autoridad legal. La mayora de las leyes aplicables a las operaciones de
una entidad confieren un grado de discrecin con la cual el auditor interno o
externo no puede ni debe interferir, En muchos casos, existen lmites
definitivos en cuanto a la discrecin conferida por la legislacin.
Obviamente es responsabilidad del auditor informar sobre los casos en los
cuales la entidad no est cumpliendo con la ley y tambin cuando se
considera que es necesario modificar las disposiciones vigentes. Adems
es necesario tomar las medidas adecuadas para evitar gastos indebidos o
asegurar su recuperacin por parte de la entidad.
f) Diferencias de opinin. Al ejercer sus poderes discrecionales los
funcionarios de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales el
auditor no est de acuerdo. No debe criticarse tales decisiones s parecen
haber estado basadas en una consideracin adecuada de los hechos

disponibles en el momento y que eran razonables segn los mismos.

Tampoco debe criticarse solamente porque el auditor tiene opiniones
distintas acerca de la naturaleza de la decisin que deba haber sido
tomada. No se debe sustituir el juicio del auditor por el de los funcionarios
de la entidad. En estas circunstancias, las conclusiones y recomendaciones
deben basarse en los resultados o el efecto de la decisin en cuanto al
programa, operaciones, gastos, etc., de la entidad. Puede ser posible, por
ejemplo sealar que la entidad se equivoc en su proceso de toma de
decisiones porque no contaba con un sistema diseado para proporcionar
toda la informacin necesaria para la toma de decisiones.
1.5. ELEMENTOS O CARACTERISTICAS DEL HALLAZGO DE AUDITORA
Para que los hallazgos de auditora puedan cumplir con los objetivos que
persigue el Auditor, deben estar adecuadamente redactadas, es decir deben
incluir los elementos o caractersticas siguientes:
1.5.1. CONDICIN: Constituida por la condicin actual encontrada (LO QUE
ES); Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este trmino se
refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor, cuyo
grado de desviacin debe ser demostrada y sustentada con evidencias.
Ejemplos:
1. Las comunicaciones escritas,
2. tanto internas como externas,
3. son inoperantes en las sucursales de la empresa;
4. se aprecia ausencia de polticas y estrategias,
5. para enmarcar la gestin gerencial del rea de produccin;
6. el incremento de los costos de produccin,
7. est originando una disminucin de las ventas.
1.5.2. CRITERIO: Representado por la norma o la unidad de medida que se
compara con la condicin (Lo que debe ser). Unidades de medidas o
normas aplicables, es la norma o estndar tcnico-profesional,
alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la
conviccin de que es necesario superar una determinada accin u
omisin de la entidad, en procura de mejorar la gestin.
Ejemplos:
1. Manuales, directivas.

2. Memorndums.
3. ndices o ratios.
4. polticas u rdenes ejecutivas.
5. normas.
6. Objetivos.
7. opiniones de consultores o expertos.
8. metodologa procedimental de las empresas.
9. instrucciones verbales, sentido comn.
10. experiencia del auditor.
1.5.3. CAUSA: Razn o las razones por la que ocurri la condicin (Quien o
que lo origin) Razones de desviacin. Por qu sucedi? Es la razn
fundamental por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se
cumpli el criterio o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y
juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las
recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la
condicin. Las causas deben recogerse de la administracin activa, de
las personas o actores responsables de las operaciones que originaron
la condicin, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar
inconvenientes en el momento de la discusin del informe, en el sentido
de que despus puedan ser negadas por los responsables, o se diga que
tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un
conocimiento claro y exacto de lo ocurrido.
Ejemplos:
1. Supervisin inadecuada,
2. falta de entrenamiento del personal,
3. falta de voluntad para hacer los cambios necesarios,
4.
decisin consciente para desviarse de los requisitos pre5.
6.
7.
8.
9.

establecidos,
planeamiento deficiente o inexistencia de planes de trabajo,
control deficiente,
organizacin inefectiva,
desconocimiento del problema
desconocimiento de los beneficios potenciales que pueden recibirse

si,
10. la condicin fuera cambiada.
1.5.4. EFECTO: Consecuencia o impacto posible pasado o futuro - cuando sea
aplicable. (Diferencia entre lo que es y lo que debe ser) la consecuencia

real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observacin,

indispensable para establecer su importancia y recomendar a la
administracin activa que tome las acciones requeridas para corregir la
condicin. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su
informe la cuantificacin del efecto.
Ejemplos:
1. Dinero gastado indebidamente,
2. Prdida potencial de fondos
3. Uso antieconmico o ineficiente del potencial humano,
4. los recursos materiales o financieros,
5. Control inadecuado de los recursos,
6. Violacin de dispositivos legales,
7. Labores que no se ejecutan conforme a lo planeado,
8. Ausencia de informacin,
9. Falta de seguridad de que el trabajo se cumpla realmente
1.5.5. RECOMENDACIN: Es una medida que a juicio del auditor permitir a la
organizacin lograr ms eficaz, econmica y eficientemente sus
objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y
aprovechando al mximo las posibilidades que el medio externo y sus
propios recursos le ofrecen. Se establecen para superar la CONDICIN
y CAUSAS de los problemas identificados.
Ejemplos:
1. Emitir y reportar oportunamente la informacin de la ejecucin del
avance financiero de las actividades y proyectos, para que la Oficina
de Planificacin y Presupuesto cumpla con la evaluacin a la
ejecucin presupuestaria oportunamente.
2. En la designacin del personal de confianza de la entidad se debe
tener en cuenta el total de personal nombrado aprobado en el cuadro
de asignacin de personal y presupuesto analtico del personal y la
normativa vigente.
3. Coordinar la realizacin inmediata de un inventario fsico integral de
bienes de Activo Fijo y de Suministros, a fin de establecer la
existencia real de bienes de la entidad, determinar bienes en estado
obsolescencia, en estado de baja y faltantes y los hubiere.
4. Disear sistema de seguimiento, control y evaluacin de obras
menores y mayores que permita contribuir al cumplimiento oportuno

de stas, en razn de la normativa vigente y las de tipo tcnico

referida a la aprobacin, ejecucin y liquidacin de los proyectos de
inversin.

1.5.6. Ejemplo prctico

KIA & MOTORES S.A.
HALLAZGO DE AUDITORA
INVERSIONES AL 31/12/2014
CONDICIN:
La compaa Kia &Motores al 31 de Diciembre del ao 2013, segn
su informacin registrada en libros, posee 2.990.656,00 dlares en
Inversiones tanto en Renta Fija como en Renta Variable. De acuerdo
al arqueo de Inversiones realizado por la Firma Auditora para
verificar la razonabilidad de los saldos de esta cuenta, la Empresa
posee el valor de 2.607.801,00 dlares en Inversiones tanto de
Renta Fija como Variable, determinndose una diferencia de 382.855
dlares.
CRITERIO:
Uno de los objetivos de la auditora es verificar la integridad en
cuanto a la presentacin completa de todas las transacciones del
perodo y la presentacin adecuada, es decir que pertenezcan al
perodo que se est auditando. En base a este criterio, la empresa
deber revelar la informacin en sus estados financieras de todas las
transacciones correspondientes a inversiones que pertenezcan o se
encuentren entre el 1 de Enero del 2013 al 31 de Diciembre del
2014.
CAUSA:
La causa de esta diferencia encontrada se debe a que en la
informacin financiera de la cuenta Inversiones se han considerado
para determinar su saldo, las Inversiones realizadas en los Bonos del
Estado correspondientes al periodo 2013 y2014, los mismos que ya
fueron cobrados y por tanto se debieron dar de baja. Adems, el
departamento contable no realiz el registro por las nuevas acciones

adquiridas en la Empresa X y "Y y, la actualizacin del precio de

mercado del valor de cada accin de las empresas
EFECTO:
De lo anteriormente sealado, se produjo en la Empresa una
sobrevaluacin de la Cuenta de Inversiones por el valor de $
382.855,00 dlares, por lo que el saldo de dicha cuenta no se
presenta razonablemente.
RECOMENDACIONES:
Al Gerente General:
Realizar un control sobre la cuenta de Inversiones y las polticas que
se deben aplicar en cuanto al manejo de la misma.
1.6.

PASOS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DE HALLAZGOS

Una vez que el equipo de auditora haya encontrado una debilidad o
deficiencia aparentemente importante en la forma en que se efecta la
operacin, el auditor responsable debe hacer planes especficos para el
desarrollo apropiado y rpido de todos los aspectos pertinentes del problema,

el proceso de desarrollo de un hallazgo implica lo siguiente:

a) Identificacin de la condicin o asuntos deficientes, defectuosos, etc.,
segn se les mida en comparacin con criterios aceptables que
generalmente son formas demostradas de hacerlo mejor. Unos criterios
aceptables pueden ser aquellos establecidos por la ley o directivas de la
entidad, y si stos no han sido establecidos el auditor tiene que
desarrollarlos y enunciarlos con sumo cuidado.
b) Identificacin de Lnea de autoridad y responsabilidad de la entidad con
respecto a las operaciones implicadas.
c) Verificacin de las causas de la deficiencia.
d) Determinacin de si la deficiencia es un caso aislado o una condicin muy
difundida.
e) identificacin y solucin de asuntos legales.
f) Determinacin de los efectos o importancia de la deficiencia.
g) Obtencin de comentarios de personas u organismos directamente
interesados que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.
h) Determinacin de las conclusiones de auditora en base de la evidencia
reunida.
i) Determinacin de posibles acciones correctivas o recomendaciones para
mejoras.

La labor efectuada, la informacin obtenida y las conclusiones alcanzadas en

el proceso de desarrollo del hallazgo deben estar ampliamente respaldadas y
documentadas en los papeles de trabajo conforme se va efectuando la labor.
Este paso no debe diferirse nunca hasta que la fase de preparacin del informe
est en proceso.
El desarrollo total de un hallazgo contempla que se informe a l titular o
mxima autoridad de la entidad interesada. Todo el proceso de desarrollo
adecuado de un hallazgo requiere una acumulacin de informacin apropiada y
necesaria para informar adecuadamente de acuerdo con las disposiciones
legales, normas, caractersticas y requerimientos bsicos de auditora. El saber
que es necesario preparar un informe y pensar en dicho informe mientras se
desarrolla un hallazgo tendr como resultado una auditora e informe de mejor
calidad. Se debe evaluar continuamente la naturaleza, existencia e importancia
de un hallazgo durante el proceso de desarrollo, para determinar si sern
necesarios futuros esfuerzos para desarrollarlo totalmente. Al dirigir y controlar
la utilizacin de los recursos de potencial humano, es necesario pensar en
trminos de estudio preliminar, revisiones de le legislacin, objetivos, polticas y
normas; revisin y evaluacin del control interno y examen profundo de reas
crticas. Estas fases del esfuerzo son generalmente obligatorias para completar
el desarrollo de los hallazgos. Sin embargo, debe reconocerse que pueden
haber casos en los cuales se ha desarrollado un hallazgo sin haber completado
fsicamente todas las fases de trabajo y revisin de la auditora. Si en cualquier
momento durante la labor, el auditor piensa que tiene un hallazgo importante y
adecuadamente

desarrollado

(condicin,

responsabilidad,

legalidad

mejoras

criterio,
necesarias),

efecto,
debe

causa,
informar

inmediatamente a los funcionarios de la entidad acerca del mismo comunicado

las conclusiones y recomendaciones, as como preparar la parte del informe
relacionado.
a) Identificacin De La Condicin Deficiente

 Este paso abarca los exmenes y verificaciones necesarias para

reunir y establecer claramente todos los hechos pertinentes. En los
trminos ms simples, esta operacin es la fase "qu cundo donde
cmo". Incluye la comparacin de operaciones reales con los
criterios o requerimientos establecidos, ya sea en forma de leyes,
reglamentos, normas tcnicas, normas de rendimiento, presupuestos
operativos o directivas del titular. Puede implicar un examen del
criterio o requerimiento establecido o la falta de los mismos.
Tambin incluye la determinacin del grado de rendimiento cuando
no existe normas prescritas (por ejemplo, hacer viajes innecesarios,
comprar materiales innecesarios, asignar tareas innecesarias a las
empleados). En estos casos frecuentemente se cuenta o identifica
los desperdicios que se pueden evitar, una forma ms eficaz de
operar procedimientos ms econmicos.
El auditor debe poder llegar a acuerdos con los funcionarios
correspondientes de la entidad acerca de la correccin de los
hechos, aunque pueda haber desavenencias en cuanto a los
motivos, importancia, necesidad de medidas correctivas, etc. La
incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos, sin embargo,
no excluye la necesidad de informar sobre un asunto, si el auditor
est razonablemente seguro de la correccin de la informacin que
se ha desarrollado.
b) Identificacin de lneas de autoridad y responsabilidad en la entidad con
respecto a las operaciones implicadas
Es necesario identificar a las personas directamente responsables de
la operacin y los niveles ms altos de responsabilidad para saber
con quin debe discutirse el problema y a quien debe dirigirte las
comunicaciones pertinentes. Tal identificacin es especialmente
importante en las oficinas descentralizadas de las entidades que
estn sujetas a la direccin por parte de niveles ms altos a la
entidad.
Para lograr un control interno administrativo y financiero eficaz sobre
las operaciones es necesario contar con una clara asignacin de

responsabilidad y con la debida autoridad para llevarla a cabo. El

auditor puede encontrar, como parte de su revisin, que la
deficiencia

identificada

existe

porque

no

se

definieron

ni

comprendieron las autoridades y responsabilidades asignadas.

(Leonard, 28 de setiembre de 2011)
c) Verificacin de las causas de la deficiencia
Es de suma importancia identificar y comprender las causas de una
deficiencia y de revisarla apropiadamente, en forma imparcial y
eficazmente y sugerir acciones correctivas. Debe averiguarse por
qu tuvo lugar la situacin adversa, por qu sigue existiendo y si se
han establecido procedimientos internas para evitar dicho resultado o
si aquellos estados han sido ineficaces o mal implementados. Puede
haber varias causas. Lo ms importante generalmente, es que una
debilidad en el sistema de control interno permiti que ocurriera la
deficiencia, la cual, a no ser que se la corrija, permitir que
aparezcan deficiencias similares en el futuro. Las medidas
correctivas normalmente implicarn mejoras en el sistema de control
interno.
Al comprender la causa de la deficiencia frecuentemente se puede
identificar otros problemas que requerirn examen durante la
auditora.
d) Determinacin de si la deficiencia es aislada o muy difundida
Esta determinacin es necesaria para:
Llegar a conclusiones apropiadas acerca de la importancia relativa
de la deficiencia. Esto es lo ms esencial en el esfuerzo por alentar a
los funcionarios de la entidad a tomar medidas correctivas. Tambin
afecta la decisin sobre el nivel apropiado para comunicar el
hallazgo.
Hacer recomendaciones apropiadas para acciones correctivas. Si el
auditor est convencido de que la condicin est muy difundida y/o
es probable que vuelva a ocurrir, debe recomendar a la entidad que
tome las medidas necesarias para impedir errores similares en el

futuro, tanto como identificar y, si es posible, remediar errores

anteriores.
Las pruebas de auditora deben ser normalmente suficientes como
para mostrar si la condicin est muy difundida. Sin embargo, debe
recomendarse que la entidad tome las acciones necesarias para
determinar la extensin total de la deficiencia. Solamente en
circunstancias especiales el equipo de auditora debe comprometer
sus limitados recursos humanos ms all de lo razonable para
demostrar que el asunto requiere atencin. Despus de que la
entidad haya empezado con la labor de determinar la extensin total,
la funcin de los auditores es ms que nada seguirla y revisarla de
vez en cuando para establecer si los esfuerzos de la entidad se han
efectuado en forma debida y si han corregido los errores y eliminado
las deficiencias en forma adecuada. (lazzaro)
Es muy importante que los auditores no se pierdan en la correccin
detallada de los errores de la entidad Es responsabilidad de la
entidad corregir sus errores una vez que el modelo de los mismos ha
sido comunicado.
Aunque un tipo especfico de deficiencias o irregularidades no sea
frecuente o no est muy difundido, los casos individuales pueden ser
en ocasiones lo suficientemente importantes en s, en trminos de
naturaleza, magnitud, precedente o peligro potencial como para
requerir un desarrollo total e informe. As, una condicin adversa
percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy
difundida an pero podra tener implicaciones y posibilidades ms
importantes si no se la eliminara.
e) Determinacin de los efectos o importancia de la deficiencia
Debe considerarse completamente los efectos o importancia de la
deficiencia en la forma en que la entidad lleva a cabo sus programas.
El auditor est interesado no slo en el resultado inmediato, sino en
los efectos colaterales, intangibles, de largo alcance u otros efectos,
tanto reales como potenciales.

 Cuando sea posible, debe determinarse los efectos financieros o

prdida

causada

por

una

deficiencia

identificada.

Tales

determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y

facilitan la presentacin de un informe convincente. A veces no es
prctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futura. La
incapacidad de medir o estimar una prdida financiera no es una
razn vlida para no informar acerca de los hallazgos importantes.
Una de las funciones del auditor es sealar las condiciones que
podran ocasionar prdidas de un tipo o de otro. Cuando la
importancia de una deficiencia se presenta por una prdida
potencial, el informe debe sealar claramente ste factor.
El auditor cumple inicialmente con su responsabilidad cuando seala
tales condiciones a los funcionarios responsables insinundoles la
necesidad de tomar medidas correctivas. La administracin de la
entidad debe entonces asumir la responsabilidad de establecer
acciones correctivas o preventivas apropiadas a aceptar el riesgo de
posibles prdidas. El objetivo fundamental de la auditora es que se
lleven a cabo las acciones correctivas o mejoras. Por lo tanto, el
auditor debe seguir posteriormente las acciones de la entidad y, s; es
necesario, efectuar ms revisiones del asunto.
f) Identificacin y solucin de asuntos legales
El oportuno reconocimiento y solucin de asuntos legales es parte
esencial de la labor de auditora y afecta la esencia de los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones relacionados. La auditora debe
efectuarse

reconociendo

completamente

los

requerimientos

estatutarios relativos a la autoridad y operaciones de la entidad.

La auditora ser incompleta si existen asuntos legales que no se
reconocen ni resuelven. Por lo tanto, cuando se considere necesario,
a juicio del auditor jefe del equipo, debe obtenerse la asesora jurdica
en la labor de desarrollo del hallazgo para ayudar a considerar
adecuadamente los aspectos legales.
Por supuesto en los casos en los cuales el auditor ya tiene
experiencia previa en la aplicacin de las disposiciones legales,

dicha asesora no ser necesaria. A travs de los aos de

experiencia los auditores acumulan considerable experiencia prctica
en la interpretacin y aplicacin de las disposiciones legales.
Existen tres aspectos legales bsicos sobre deficiencias que deben
tomarse en cuenta durante el desarrollo de los hallazgos de
auditora.
g) Legalidad de la accin o prctica deficiente en relacin con leyes aplicables,
incluyendo los reglamentos que tienen fuerza de ley y las decisiones en
cuanto a la interpretacin de dichas leyes y reglamentos.
h) Conformidad de la accin o prctica deficiente con la intencin de la ley
pertinente, aunque parezca que se cumple literalmente con la ley.
i) Posibles soluciones legales bajo leyes existentes por medio de las cuales
se pueden recuperar costos o prdidas innecesarias o tomarse medidas
penales.
Si el hallazgo implica, directa o indirectamente, asuntos legales para
los cuales no se ha sentado ningn precedente, tales asuntos deben
resolverse prontamente mediante la asesora legal.
Cuando se utilice asesora jurdica el auditor debe preparar
resmenes sobre las discusiones con los abogados y debe enviar
copias al abogado consultado, as como al auditor supervisor
correspondiente. El abogado podr entonces confirmar o revisar su
opinin informal y evitar conceptos errneos en el futuro. El borrado
de los informes deben ir acompaados por copias de memorndums
legales pertinentes durante el proceso de revisin del informe.
Se debe solicitar siempre la asesora de un abogado cuando existan
o puedan existir problemas legales nuevos, excepciones o reas en
las cuales el auditor no tiene experiencia legal.
En cada direccin de auditora debe contar con uno o ms abogados
disponibles para dicha asistencia. Adems la direccin u oficina de
asesora jurdica o legal efecta la coordinacin general de asuntos
legales importantes Para la auditora interna las consultas deben ser
dirigidas a la oficina legal respectiva de la entidad.
El examen y evaluacin de la legalidad de las prcticas de la entidad
es importante pero es solo una fase de la auditora. Por ejemplo, una

prctica observada en la entidad puede ser enteramente legal pero

sin embargo inconveniente o tener efectos adversos. Es necesario
desarrollar o informar sobre hallazgos importantes que impliquen
desperdicio, derroche, imprudencia u otra falta en la proteccin de
los intereses del gobierno. Una prctica puede ser legal pero no
efectiva, eficiente y/ o econmica, sin embargo pese a su legalidad el
auditor tiene el deber de comunicarla.
j) Obtencin de comentarios de personas u organismos directamente
interesados que podran estar adversamente afectados por los hallazgos.
El auditor profesional brinda a las entidades y a los servidores
pblicos que estn o podran estar adversamente afectados por sus
informes la oportunidad de hacer comentarios escritos o verbales
sobre sus hallazgos y proporcionar informacin o explicaciones
adicionales antes de presentar el informe. Estos comentarios e
informacin adicional deben reconocerse y discutirse en los informes
hasta un grado apropiado como para hacer una presentacin
completa y objetiva.
Ningn informe de auditora debe ser emitido en forma definitiva sin
escuchar a los responsables de la entidad auditada y dndoles
oportunidad de presentar pruebas documentadas.
Este enfoque, adems de ser equitativo a los servidores pblicos,
sirve para proteger a los auditores contra la posibilidad de que se
esconda alguna documentacin pertinente hasta despus de la
presentacin del informe, producindola luego para contradecir su
contenido.
k) Determinacin de las conclusiones de auditora.
En base de toda la evidencia de auditora reunida a travs de
condiciones, criterios, causas, efectos, comentarios de la entidad u
otra informacin el auditor llega a conclusiones concretas sobre la
situacin o deficiencia revisada.
l) Determinacin de posibles acciones correctivas o recomendaciones
Los hallazgos y conclusiones normalmente deben estar seguidos por
recomendaciones a los funcionarios responsables para corregir la
deficiencia o evitar su reaparicin.

 No siempre se puede recomendar especficamente las acciones que

eliminarn un defecto. La funcin bsica de auditora es identificar
las deficiencias y prcticas que deben ser corregidas o fortalecidas.
La administracin de la entidad es responsable de tomar las medidas
pertinentes.
Por otra parte, el estudio del problema por el auditor generalmente
ser

la

suficientemente

amplio

como

para

permitirle

hacer

sugerencias constructivas acerca de las medidas correctivas

apropiadas que se deben tomar.
Si la deficiencia bajo estudio es un incumplimiento de los
requerimientos

legales

reglamentarios

relacionados,

la

recomendacin debe ser ms constructiva que el limitarse a sugerir a

la entidad cumpla con ellos. Debe hacerse una recomendacin
bsica

que

como

resultado

un

fortalecimiento

de

los

procedimientos o prcticas seguidas para evitar la reaparicin de la

deficiencia. Debe considerarse siempre, sin embargo, el costo de la
aplicacin de las medidas recomendadas en relacin a los
beneficios.

CAPTULO II
OBSERVACIONES DE AUDITORA
2.1.

DEFINICIN
La observacin se puede definir como una accin de analizar, examinar o
estudiar algo, es decir, que para aplicar este concepto a una empresa
podramos aplicar estas acciones en las diferentes reas con el fin de percibir
los aspectos relacionados con el desarrollo de actividades con el fin de evaluar
el cumplimiento de operaciones del sistema.
Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observacin de auditoria
consiste

en

considerar

el

proceso

que

seguimos

para

examinar

cuidadosamente la informacin obtenida en el curso de la auditoria. Cules

son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas
tales como?

 Es adecuado este procedimiento?

Est clasificado este saldo de cuenta en forma correcta?
Est permitido este gasto?
Consideramos que una observacin de auditoria tiene los siguientes
atributos:

Condicin
Criterio
Efecto
Causa
Recomendacin

Una observacin de auditoria bien confeccionada no solo constar de estos

cinco atributos, sino que ser redactada de tal manera que cada uno de ellos
se distinga de los dems. Los lectores de nuestros informes no
experimentarn ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que
pensamos de lo hallado, cul es su efecto, por que sucedi y como
consideramos que debe corregirse.
Cuando se da a conocer una observacin de auditoria en la que falta uno o
ms de estos atributos casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es
omitido el criterio, los lectores comentan no entiendo por qu el auditor
comenta sobre esto. Cuando falta el efecto, el lector pregunta qu
importancia tiene?. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se
pregunta cmo pudo suceder? Si se omite una recomendacin, la gerencia
lamenta, con todo lo que ha averiguado el auditor, por qu no ha
mencionado como puede remediar la situacin?
No importa nuestra destreza en la redaccin; si no inspeccionamos
adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria,
llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas
debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron satisfactoriamente.
2.2.

ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIN

Para comunicar el mensaje con efectividad, la informacin necesaria ser

reunida en los papeles de trabajo y estar disponible para su anlisis y
evaluacin en la fase de supervisin.
Todo comentario no esencial, anecdtico, narrativo o inconducente se dejar
en papeles de trabajo, reservndose el informe para las observaciones. Los
atributos o componentes que una observacin debe contener:
2.2.1. TITULO O ENCABEZAMIENTO.
Descripcin resumida del problema central o identificacin de una
necesidad importante para el mejor funcionamiento de la actividad o rea
examinada de la entidad. Debe disearse para transmitir el mensaje
del informe, presentando el rasgo ms importante de la observacin.
2.2.2. CONDICIN - (LO QUE ES)
Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un
proceso de comparacin. En esencia lo que hacemos es comparar lo
que es con lo que debera ser. En el momento en que consideramos
correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una
observacin de auditoria. Es difcil concebir una observacin de auditoria
que no est caracterizada de alguna manera por esta diferencia.
Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- qu es
mi hecho? Si alguien le dice a uno que algo sucedi; es ese algo un
hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan dicho?
La redaccin de nuestro informe de auditoria respecto ese algo
depender en gran parte de la naturaleza y evidencia o sustento
examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los hechos
componentes de la Condicin nos esforzaremos para asegurar una
informacin exacta, bien sustentada, redactada de la manera ms clara y
precisa posible.
No es nuestro propsito discutir todos los tipos y calidades de evidencia
de auditoria. Tampoco nos ocuparemos de los procedimientos bsicos
para definir los hechos. Las dificultades encontradas en el anlisis de la
informacin de auditoria con miras a identificar la condicin, son

consecuencia de un concepto poco claro o impreciso de los objetivos de

la auditoria ms que de falta de entrenamiento, juicio o experiencia.
La condicin es la situacin actual encontrada por el auditor con respecto
a una operacin, actividad o transaccin. Refleja el grado que los
criterios estn siendo logrados. Se estn logrando los criterios?; se
estn logrando satisfactoriamente, parcialmente, no se logran. Cul es
la deficiencia, insuficiencia o necesidad detectada?; en este aspecto es
importante indicar: periodo, fecha y/o amplitud del periodo que afecta el
problema tipo de deficiencia: financiera, operativa, de control, normativa.
Los anexos o documentos que se adjunten al informe deben referirse
slo a los casos estrictamente indispensables. En casos de trasgresin
de leyes que representen hechos tipificados en el Cdigo Penal, Cdigo
Civil u otra norma legal, acompaar anexo documentado; algunos
auditores consideran oportuno incluir un cuestionario de preguntas a los
presuntos responsables, en todo caso, es cuestin de criterios.
2.2.3. CRITERIO - (LO QUE DEBE SER)
Al lo que es se le puede llamar CONDICIN y al lo que debera ser el
CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos atributos bsicos
de una observacin de auditoria.
El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaracin de condicin
requiere de mucha experiencia y discernimiento. Muchas observaciones
de auditoria perduran o desaparecen segn el criterio utilizado. Si
aplicamos o interpretamos el criterio de manera incorrecta nuestro
proceso comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos
problemas compuestos.
El criterio vara enormemente segn los objetivos de la auditoria. Tal vez
el ms conocido de todos los criterios de auditoria, en lo que se refiere a
estados financieros, es el que se resume en la frase Principios
de Contabilidad Generalmente Aceptados, que aparece en la opinin del
contador pblico independiente. Las desviaciones significativas de estos
principios constituiran una observacin de auditoria desde el punto de
vista del auditor debido a que dichos principios representan lo que
debera ser.

Para las auditorias en el sector gubernamental los diferentes dispositivos

legales que gobiernan o reglamentan las operaciones administrativas y
las disposiciones de fondos asignados por leyes, aportes, reglamentos y
contratos; constituyen criterios ampliamente conocidos por los auditores
gubernamentales.
Existe, sin embargo, otro aspecto del criterio de auditoria que debe
subrayarse. Cuando durante la auditoria prestamos atencin a los
sistemas financieros y administrativos (para ver si son adecuados y para
identificar reas susceptibles a mejoras) vemos sumarse una nueva
dimensin. No se trata simplemente de la disconformidad con respecto a
un criterio establecido por las autoridades sino de lo que debiera ser en
relacin al sistema de controles administrativos que permitieron dicha
disconformidad.
En este ltimo caso no podemos, por regla general, encontrar la
respuesta

en

un libro

o en una ley. Nuestros conocimientos

profesionales, experiencia, antecedentes y habilidades personales

juegan un rol importante en nuestra opinin con respecto a lo que
debiera ser. Tenemos un amplio margen para escoger no slo el criterio
ms adecuado sino tambin el grado de especificidad y modo de tratar al
sujeto de auditoria en nuestro informe.
Claro est, cuando ms nos apartamos de las fuentes autorizadas
externas para fundamentar nuestro criterio, mayor ser la controversia
provocada por nuestra observacin de auditoria. En estas situaciones es
importante tener en cuenta que nosotros asumimos la carga y la
obligacin de convencer al lector de nuestro informe de la validez y
cordura de nuestro propio criterio.
Por otra parte, a menudo existen situaciones donde lo que debiera ser
puede relacionarse bsicamente con el sentido comn a la racionalidad,
y donde la condicin habla virtualmente por si sola. Sin embargo, se
deber tener mucho cuidado para que estas situaciones no reflejen
caprichos personales u ocurrencias subjetivas o imaginarias. En el
ejercicio de la auditoria profesional no hay lugar para semejante
subjetividad.

Conceptualmente, el criterio son las unidades de medidas que permiten

la evaluacin de la condicin actual: disposicin por escrito, sentido
comn, prcticas comerciales, experiencias administrativas, prcticas
generalmente

observadas,

etc.

Qu

disposicin

por

escrito

transgredido? Leyes, reglamentos, resoluciones, manuales escritos,

objetivos, polticas, normas, otras disposiciones.
2.2.4. EFECTO - (LA DIFERENCIA ENTRE LO QUE ES Y LO QUE DEBE
SER)
Habiendo identificado la diferencia por el mtodo de comparacin, a
continuacin nos preguntamos, Qu significa todo esto? Hemos
establecido una diferencia entre lo que es y lo que debe ser; pero,
Qu importancia tiene? Cul ha sido, o pudo haber sido el EFECTO
de esta diferencia?. Si el efecto es significativo, tendremos que informar.
Si la diferencia carece de materialidad o significado prctico es posible
que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo
recomendable discutirlo con la administracin y conseguir que sea
implementado durante la ejecucin de la auditoria, en cuyo caso solo se
incluir como un comentario en nuestro informe final.
Mientras que la legitimidad de una observacin de auditoria puede
triunfar o fracasar segn el criterio, la atencin que merece la
observacin depende en gran parte de su materialidad. La materialidad
se juzga por el efecto. La eficiencia, la economa y la efectividad
constituyen medidas tiles para evaluar el efecto y con frecuencia
pueden expresarse en trminos cuantitativos tales como unidades
monetarias, tiempo, unidades de produccin, nmero de procedimientos
o procesos, o transacciones. En casos donde los efectos pasados no
pueden determinarse si pueden presentarse los efectos futuros
potenciales. A veces los efectos son intangibles; sin embargo, estn
cargados de materialidad.
Nuestro proceso mental con frecuencia considera el efecto casi
simultneamente con los dos primeros atributos de una observacin de
auditoria. Es posible que sospechemos de un efecto negativo an antes
de haber formulado estos otros atributos de manera clara en nuestras

mentes. Despus de identificar la condicin es posible que busquemos

un criterio slido con el fin de medir el sospechado efecto. Podemos
formular hiptesis sobre varios criterios alternativos que, basados en
nuestra experiencia en situaciones similares, consideramos adecuados
para juzgar el caso a la mano. Podemos llegar a la conclusin de que los
efectos bajo cada una de las hiptesis son tan divergentes o irracionales
que lo que realmente se necesita es un criterio ms estable, digamos a
manera de ejemplo, una poltica formal para un rea que en la actualidad
carece de toda poltica. La presentacin de nuestra observacin de
auditoria puede girar alrededor de esta ausencia de criterio, a pesar de
que nuestra preocupacin inicial fue una sospecha sobre el efecto.
El efecto pues, es el resultado adverso real o potencial que resulta de la
condicin encontrada. Debemos tener en cuenta que este prrafo es
importante para el auditor en los casos que quiera persuadir a la
administracin que es necesario un cambio o accin correctiva para
alcanzar el criterio o meta.
El efecto real o potencial es:
Cuantificable en dinero u otra unidad de medida.
Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros.
Violacin de disposiciones generales.
Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron
planeados o lo mejor posible).
Gastos indebidos.
Control inadecuado de recursos o actividades.
Inseguridad de que el trabajo se est realizando debidamente.
Desmoralizacin del personal.
Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.
2.2.5. CAUSA (EL PORQU SUCEDI)
Si el informe de auditora (que no es un simple informe de errores sino
ms bien un abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias
en el futuro) ha de ser constructivo, la observacin de auditoria no podr
consistir en slo los tres atributos, hasta aqu mencionados. Deberemos
identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que
debiera ser. De modo contrario, cmo puede iniciarse una accin
correctiva apropiada?. Una observacin de auditoria no encuentra plena

expresin a menos que contenga informacin relativa a la causa de la

discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta:
Que est ocasionando la existencia de este problema?
Falta de capacitacin, comunicacin o conocimiento de los requisitos.
Negligencia o descuido.
Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprcticas.
Falta de honestidad.
Falta de supervisin adecuada.
Falta de delegacin de autoridad.
Auditoria en forma deficiente.
Es claro tambin que debemos tener claro que la causa identificada es
la nica.
La observacin se puede hacer con diferentes tcnicas o mtodos los cuales
son:
2.3. TIPOS DE OBSERVACIN
2.3.1. OBSERVACIN DIRECTA
En esta tcnica el observador entra en contacto directo con el proyecto a
observar de dos maneras; en la primera permanece aislado observando
los hechos y en la segunda participa en el proyecto observado; este tipo
de observacin es aplicada en cualquier auditoria.
2.3.2. OBSERVACIN INDIRECTA
En este mtodo el observador no entra en contacto directo con el
aspecto

observado

sino

que

lo

examina

por

referencias

comparaciones, en este caso el auditor observa las consecuencias del

fenmeno contemplado; este tipo de observacin es muy utilizado en
auditoria de sistemas para evaluar su comportamiento.
2.3.3. OBSERVACIN OCULTA
Es cuando el observador permanece oculto para analizar el fenmeno
auditado sin que los involucrados noten su presencia con el fin de
estudiar el comportamiento las caractersticas y el ambiente natural del
fenmeno observado sin que este sufra ninguna alteracin ni influencia
exterior. Esta tcnica es muy til ya que se puede observar con absoluta
libertad el comportamiento del fenmeno auditado logrando identificar el
verdadero comportamiento del sistema.
2.3.4. OBSERVACIN NO PARTICIPATIVA

En esta tcnica el auditor evita participar en el fenmeno estudiado con

el fin de no impactar con su presencia el comportamiento o
desenvolvimiento normal del fenmeno observado.
2.3.5. INTROSEPCCIN
Se entiende como la investigacin interna del fenmeno. Su propsito es
entender mejor el comportamiento y las caractersticas del mismo.
2.3.6. EXTROSPECCIN
El auditor realiza la inspeccin desde el punto totalmente externo, es
decir que hace la observacin sin entrar en contacto con el interior del
hecho observado.
2.3.7. OBSERVACIN HISTRICA
Este tipo de observacin se basa en hechos pasados con el fin de
analizarlos y proyectar hacia el futuro los resultados obtenidos.
2.3.8. OBSERVACIN CONTROLADA
Con este mtodo el auditor tiene acceso para manipular de manera
controlada todos los aspectos del fenmeno mencionado con el fin de
analizar los cambios, los resultados y las caractersticas que se
presenten al variar las condiciones.
2.3.9. OBSERVACIN NATURAL
A diferencia del mtodo anterior solo propone variaciones mas no se
manipulan ya que solo busca observar la conducta, los resultados y las
caractersticas del fenmeno estudiado pero en un ambiente natural con
sus propias variaciones. Con esta tcnica el auditor de sistemas
recolecta informacin valiosa que le ayuda a emitir un juicio sobre el
funcionamiento de cada uno de los aspectos a estudiar.
2.4.

CDULAS DE OBSERVACIONES
Las irregularidades derivadas del anlisis realizado se plasmarn en las denominadas
cdulas de observaciones las cuales contendrn, adems de las desviaciones
detectadas, las causas, efectos, disposiciones legales y normativas transgredidas y
las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solucin a la
problemtica detectada.

La cdula de observaciones contendr un apartado en donde el auditor asentar la

fecha compromiso dada por el auditado para dar solucin a la problemtica y, en su
caso, las acciones que ejecutar para lograrlo. En este mismo apartado se anotar el
nombre y cargo del servidor pblico responsable del rea u operacin donde
surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de
las mismas con los auditores actuantes.
El auditor comentar las cdulas de observaciones con los responsables de la
operacin revisada y del rea auditada, antes de su presentacin formal en el informe
de auditora. De esa reuni n podrn obtenerse elementos adicionales que rectifiquen
o ratifiquen la irregularidad, as como las causas que las provocan. En cualquiera de
los casos, la discusin permite al auditor tener plena confianza y solidez en los
planteamientos plasmados en la cdula de observaciones. Asimismo, concertar con
los servidores pblicos las recomendaciones que incluyan aquellas acciones que
permitan dar solucin, no slo a la desviacin plasmada sino a la problemtica
esencial que est ocasionando las irregularidades.
La importancia en la cdula de observaciones radica en el planteamiento claro y
preciso de la problemtica detectada, del origen de la misma y de las
recomendaciones para su solucin.
La dificultad para ubicar el origen de una desviacin va en proporcin directa con la
profundidad del aspecto revisado; es decir, la revisin superficial nicamente permite
identificar causas inmediatas y, por ende, las recomendaciones propuestas por el
auditor, podrn mitigar parte de la problemtica en la que posteriormente se volver a
incurrir; por su parte, una profundidad adecuada en la revisin permite llegar al origen
de la desviacin y posibilita al auditor para plantear recomendaciones que dan una
solucin a la problemtica. Para que las recomendaciones incidan favorablemente en
la mejora de las actividades y operaciones y elimine la recurrencia en las
desviaciones, en la elaboracin de las cdulas de observaciones deban considerarse
los siguientes aspectos:
Defina la problemtica observada.
Identifique las causas reales que provocaron las desviaciones originales.

 Visualice las repercusiones a corto y mediano plazo que ocasionan las

desviaciones en procesos, actividades o unidades responsables que se
interrelacionan con el aspecto auditado.
Plantee recomendaciones concertadas con el rea auditada, que solucionen
en un tiempo razonable las causas reales de las irregularidades y eviten la
incidencia en otras unidades relacionadas con el rea, proceso o aspecto
auditado.

CONCLUSIONES
Los hallazgos y las observaciones de la auditoria deben aplicarse a las
todas las empresas de acuerdo a su magnitud y objetivo con la finalidad de
lograr la eficiencia y la eficacia en la gestin administrativa.
Tenemos que brindar igual atencin y dedicacin a la redaccin del informe,
que la que brindamos a los procesos de auditora.
Son evaluaciones generales del auditor que surgen del anlisis global de
los hallazgos detectados en la actuacin y de la incidencia de stos sobre el
ente, programa, proyecto, planes o metas evaluados. Deben estar
directamente relacionados con el objetivo general de la actuacin
practicada.
El factor tiempo obliga a cambiar muchas cosas, la industria, el comercio,
los servicios pblicos, entre otros. Al crecer las empresas, la administracin
se hace ms complicada, adoptando mayor importancia la comprobacin y
el control interno, debido a una mayor delegacin de autoridades y
responsabilidad de los funcionarios.
Los auditores deben representar ms que un resumen de los hallazgos. Se
deben establecer claramente las evidencias que respaldan los hallazgos.

 Los auditores no deben tener presiones polticas para que puedan realizar
sus auditoras objetivamente e informar sobre sus hallazgos y opiniones, sin
temor a las repercusiones polticas.
El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por
una persona independiente y competente acerca de la informacin
cuantificable de una entidad econmica especfica, con el propsito de
determinar e informar sobre el grado de correspondencia existente entre la
informacin cuantificable y los criterios establecidos.
Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos
concluir que la auditoria es dinmica, la cual debe aplicarse formalmente a
toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en
empresas pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su
aplicacin debe ser secuencial constatada para lograr eficiencia.
BIBLIOGRAFA

Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria.

Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa
Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria
William P. Leonard. Auditoria Administrativa
Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa
Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos