TATAGARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN - a KUMPULAN WANG SEKOLAH JABATAN AGAMA ISLAM SELANGORJabatan Agama Islam Selangor 4. Buku Tunai 20 4.1. Pengenalan 4.2. Format Buku Tunai 4.3, Penyelenggaraan Buku Tunai 4.4, Akaun Subsidiari 4.5, Akaun Bank 4.6. Penyata Bank Dan Penyata Penyesuaian Bank s. Terimaan 44 5.1, Pengenalan 5.2. Jenis-jenis Terimaan’ 5.3, Tatacara Merekod Terimaan 5.4, Kawalan Terimaan Dan Pungutan 5.5. Kutipan Yuran Melalui Bank 6. Perolehan 65 6.1. Pengenalan 6.2. Aspek Penting Dalam Perolehan 6.3. Peraturan Perolehan Dan Pebelian 6.4, Tatacara Perolehan 6.5. Penerimaan Bil/Invois/Pesanan Sekolah 7. Pembayaran 83 7.1. Pengenalan 7.2. Tanggungjawab Pengurusan Sekolah 7.3. Bauear Bayaran6.1 6.2 Jabatan Agama Isiam Selangor 6. PEROLEHAN PENGENALAN Pengurus Sekolah dan pegawai yang diberi kuasa bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua perolehan dan perbelanjaan yang dilakukan daripada Kumpulan Wang Sekolah. Mereka {juga hendaklah memahami dan mematuhi peraturan-peraturan yang ada bagi :- a) b) °) a Menentukan satu sistem perolehan yang teratur dan sempurna, Memastikan pengurusan perbelanjaan dibuat dengan cekap dan berkesan, ‘Memastikan pengurusan perolehan mematuhi kehendak undang-undang dan peraturan- peraturan yang sedia ada, Mengelakkan daripada dikenakan tindakan surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan perolehan. ASPEK PENTING DALAM PROSES PEROLEHAN. 6.2.1 Perancangan. Perancangan perolehan yang baik dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diperolehi oleh pihak sekolah akan dapat mengelakkan pembaziran, Sebelum membuat pembelian Pengurus Sekolah dinasihatkan :~ 5 b) d) Memastikan baki peruntukan di Buku Tunai adalah mencukupi dengan ‘mengambilkira tanggungan yang belum dibayar sebelum membuat pesanan. Menentukan kuantiti yang hendak dibeli dengan mengambilkira keperluan murid, guru dan kakitangan sekolah berdasarkan perkara berikut :- (i) Stok yang masih ada (ii) Kegunaan purata sebulan (iii) Kekerapan penggunaan (iv) Tarikh barangan akan dibekalkan. Pembelian akan memberi faedah kepada sekolah. sunt Pekelling Komputer . il 197 dan Memastikan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun memainkan 3/7 peranan yang aktif dalam membuat perancangan perolehan sekolah. canste m2 (12)Jabatan Agama Islam Selangor ©) Mendapatkan kelulusan PTAD bagi pembelian yang melebihi “had perolehan” yang telah ditetapkan dan kelulusan daripada Jawatankuasa Maklumat Pengkomputeran (JMPK) , KPM untuk perolehan komputer. 7) Ketua bidang/panatia mata pelajaran perlu membuat permohonan pembelian kepada Pengurus Sekolah menggunakan borang Nota Minta untuk tujuan kawalan pembelian yang lebih berkesan seperti Lampiran 6.1. 6.3 PERATURAN PEROLEHAN DAN PEMBELIAN. Bekalan/pérkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat. Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu adalah tidak mencapai had pesanan minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi barangan berkenaan, Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat, pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai bekalan/perkhidmatan tersebut. Pengurus Sekolah hendaklah mematuhi peraturan yang dinyatakan di bawah ini - 63.1 Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan (a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan Had Nilai Perolehan Cara Perolehan Pembekal (i) Sebingga RM 10,000.00 Pembelian Terus | Mana-mana pembekal/syarikat setahun bagi setiap jenis item 66vabatan Agama Islam Selangor Had Nilai Perolehan Cara Perolehan Pembekal (ii) Melebihi RM 10,000.00 Pembelian Terus | Pembekal/Syarikat bumiputra hingga RM $0,000.00 di dalam daerah berkenaan yang setahun bagi setiap jenis item. berdaftar dengan Kementerian (iii) Melebihi RM 50,000.00 hingga RM 100,000.00 setahun bagi setiap jenis item. (v) Melebihi RM 100,000.00 hingga RM 200,000.00 setahun bagi setiap jenis item (v) Melebihi RM 200,000.00 setahun Sebut harga Sebat harga Tender terbuka ‘Kewangan dalam bidang yang berkaitan, Sekiranya kekurangan pembekal/syarikat bumiputra yang berdaftar di kawasan setempat Pegawai Pengawal/Ketua PTAD diberi kuasa menguruskan pembelian daripada mana-mana pembekal/syarikat bumiputra di daerah berdekatan yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan. Lima (5 ) syarikat/pembekal bertaraf bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Lima (5 ) pembekal/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan SPP 2/2001 Apo. (b) _Perolehan kerja-kerja kecil Had bagi setiap jenis barangan ‘Cara Pembelian Pembekal (i) Sehingga RM 20,000.00 (ii) RM 20,000 hingga RM 100,000 Perolehan kerja- kerja kecil/pembaikan yang tidak mengubah struktur asal yang berdasarkan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam, Lantikan Terus Secara pusingan’ undian/Sebut Harga Kontrak Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala yang berkaitan. Kontraktor Kelas F di daerah/daerah terdekat yang berdaftar dengan PKK dibawah kepala dan sub kepala yang berkaitan 67 PP 21999 ‘SPP 2/2001,vabatan Agama Islam Selangor API82, penyenggaraan pembaikan, ubahsuai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada Jabatan Teknikal selaras dengan Had bagi setiap jenis barangan Cara Pembelian Pembekal (iii) RM 20,000 hingga RM 200,000 Sebut Harga Kontraktor di daerab/ Perolehan kerja-kerja kecil/pembaikan daerah terdekat yang yang tidak mengubah berdaftar dengan PKK struktur dan yang tidak mempunyai dalam kelas, kepala dan Jadual Kadar Kerja Kejuruteraan sub kepala yang berkaitan. Awam, (¢) Had Perolehan Kumpulan Wang Sekolah, ‘Had bagi setiap jenis barangan ‘Cara Pembelian Pembekal (j) Bagi kerja-kerja baru -kerja- kerja Sebut Harga Walau bagaimanapun Pengurus Sekolah adalah dikehendaki mendapatkan kelulusandaripada PTAD masing-masing yang melebihi pembelianRM3,000.00 bagi setiap jenis item, akan tetapi Pengurus Sekolah dikehendaki mendapatkan kelulusan pembelian daripada BPLJAIS bagi setiap pembelian yang melebihi RM 5,000.00 untuk setiap item. Ia adalah bertujuan bagi memastikan sekolah ‘mematuhi prosedur perolehan yang sedang berkuatkuasa, 64 TATACARA PEROLEHAN. 6.4.1 Pesanan Sekolah @ () ‘Semua pembelian hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan Sekolah (DKS 005) kecuali pembelian yang dibayar melalui Panjar Wang Runcit. Pembelian boleh dibuat dengan mengeluarkan Pesanan Sekolah terus kepada pembekal yang terpilih. Pengurus Sekolah/pegawai yang diberikan kuasa sahaja yang boleh ‘menandatangeni Pesanan Sekolah. Pesanan Sekolah hendaklah dikeluarkan ‘SPK 972008© Jabatan Agama Isiam Selangor dalam tiga salinan. Salinan asal seperti di Lampiran 6.2 dan pendua seperti di Lampiran 6.3 hendaklah dihantar kepada pembekal. Pembekal dikehendaki ‘memulangkan salinan asal Pesanan Sekolah apabila barang/perkhidmatan dibekalkan untuk tujuan pembayaran. Salinan peniaga ditinggalkan dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan seperti di Lampiran 6.4. Sekolah periu menyelenggara satu daftar yang menunjukkan pergerakan stok Pesanan Sekolah seperti di Lampiran 6.5. Jika diberitahu secara bertulis oleh pembekal bahawa salinan asal Pesanan Sekolah telah hilang, Pengurus Sekolah boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi menggantikan pesanan asal tersebut. Pengurus Sekolah mesti mencatatkan pada salinan pejabat Pesanan Sekolah ‘bahawa salinan asal telah hilang dan bahawa satu salinan fotostat yang diperakui dikeluarkan olehnya. Salinan yang diperakui itu hendaklah dikembarkan bersama-sama bil/invois untuk urusan pembayaran. Satu perakuan dengan tandatangan Pengurus Sekolah hendaklah dibuat pada salinan pesanan tersebut seperti berikut:- “ Saya mengesahkan bahawa Pesanan Sekolah asal telah didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran sebenarnya belum lagi dibuat dan jika Pesanan Sekolah asal dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan pembayaran.” 6.4.2 Sebut Harga Perolehan. (a) Pengurus Sekolah hendaklah merujuk kepada Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan iaitu Pengarah / Timbalan Pengarah /KPP /Ketua Sektor yang bertanggungjawab dalam hal perolehan PTAD atau setaraf dalam usaha ‘membuat pelawaan sebut harga jika pembelian merupakan perolehan bekalan/ perkhidmatan yang melebihi RM 50,000.00 setahun bagi setiap jenis item. Walau bagaimanapun jika perolehan kerja-kerja kecil pelawaan sebut harga perolehan hendaklah dibuat apabila nifai melebihi RM20,000.00. Sekolah hendaklah membuat pelawaan kepada lima (5) pembekal seperti dalam format yang ditetapkan seperti di Lampiran 6.6. Jika bilangan sebut harga tidak boleh didapati, Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan hendaklah berpuashati bahawa APIT6.4 (0)Jabatan Agama Islam Selangor bilangan pembekal yang ada kurang daripada lima (5) pembekal, (>) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Perolehan hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai di mana ianya dipengerusikan oleh pegawai kumpulan pengurusan dan profesional. (©) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Perolehan hendaklah membuka setiap sebut harga dan diberi nombor siri serta menandatangan ringkas sebut harga itu oleh setiap Ali Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan, 6.43 Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan. 6.4.4 65 Keputusan mengenai sebut harga hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa SebutHarga Perolehan yang telah dilantik. Jawatankuasa Sebut Harga Perolehan hendaklah ‘menerima tawaran yang paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan sekolah. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima, sebab-sebab penolakan tawaran itu hendaklah dinyatakan dalam keputusan sebut harga. Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga hendaklah disimpan. Tender Terbuka, Tender Terbuka biasanya dibuat bagi perolehan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000 setahun bagi setiap jenis item. Tender ini akan dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan dan Perolehan. PENERIMAAN BIL/INVOIS/PESANAN SEKOLAH. 6.5.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab bagi memastikan salinan asal Pesanan Sekolah dikembalikan bersama dengan bil/invois. 6.5.2 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan perakuan mengenai mutu daripada pembekal hendaklah dipenuhi dalam ruang Pesanan Sekolah yang dikembalikan (salian asal dan pendua ) dengan menurunkan tandatangan dan cop sekolah. 70 Ap 197 AP 1703 Api653 6.5.4 655 6.5.6 6.5.7 Jabatan Agama Islam Selangor Pengurus Sekolah hendaklah menyemak bekalan dan perkhidmatan yang diterima Nota 7*5-8 Serahan/bil/invois dan membandingkannya dengan Pesanan Sekolah bagi memastikan bekalan serta perkhidmatan yang diterima adalah mengikut spesifikasi. Pengurus Sekolah hendaklah memastikan perakuan penerimaan dibuat pada Pesanan A? 1036) Sekolah yang dikembalikan (asal dan pendua ) bersama bil/invois. Semua bil/invois yang diterima berserta Pesanan Sekolah yang dikembalikan oleh pembekal hendaklah dicop tarikh terima dan direkodkan dalam Daftar Bil untuk tujuan kawalan bayaran. Pesanan Sekolah yang asal berserta dengan bil/invois hendaklah disimpan untuk tujuan —seP 72006 pembayaran dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil diterima. Bekalan yang diterima daripada pembelian sekolah dan sumbangan daripada agensi 4? 177-1) atau orang perseorangan hendaklah dicatatkan di dalam Daftar Stok yang berkenaan. 7”Jabatan Agama Islam Selangor Lampiran 6.1 NOTA MINTA. Rujukan : Tarikh : Kepada : Pengetua/Guru Besar Sekolah 0 Daripada : .. PERMOHONAN MENDAPATKAN BEKALAN PERALATAN BAGI TAHUN ... Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut = ; “Anggaran Tarik Catatan oleh Bar ence erank |p cuamutad | ereacaal Diperlukan | Pengetua/Guru Besar Sekian, terima kasih Permohonan di tas Diluluskan/idak difuluskan Tt Pemohon ‘Arahan bayaran:... “andotangan & Cop Guru Besar - Tarikh : . Tarikh 72