Cdigo : PGD.

01

PROCESO GESTIN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

Versin : 07
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Revis: Secretario General

Vicerrector Administrativo
Director de Certificacin y Gestin Documental

Aprob: Rector

Fecha de aprobacin: Octubre 31 de 2008

Resolucin No. 1966

OBJETIVO

ALCANCE

Establecer las actividades necesarias para el control de los documentos

en los procesos de la Universidad Industrial de Santander conforme los
requisitos de la NTCGP 1000:2009.

Aplica a todos los documentos internos que se utilicen dentro de los

Procesos de la Universidad Industrial de Santander.

NORMATIVIDAD

NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007
Estatuto General de la Universidad Industrial de Santander (1994)
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acto administrativo: Expresin de voluntad de la autoridad que crea, extinga o modifique una situacin jurdica.
Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Acadmico y de Facultad.
Copia no controlada: Copia de documentos que se entregan a entidades externas y que no es necesario recoger ni cambiar en caso de actualizacin.
Copia controlada: Copia de un documento sometido a los controles que se describen en este procedimiento, con el fin de asegurar al poseedor del documento
que cuente con la ltima versin de ste. Su distribucin es efectuada mediante registro en el formato FGD.31 Control de entrega de copias a entidades externas.
Documento: Informacin y su medio de soporte.
Documento interno: Documento diseado para el SGI de la Universidad. Ej.: procedimiento, gua, instructivo, entre otros. En la UIS se han catalogado estos
documentos como especficos, transversales u obligatorios de la norma NTCGP 1000:2009.
Documento especfico: Documento de aplicacin particular en un proceso de la Universidad.
Documento obligatorio: Documento requerido por la norma NTCGP 1000:2009
Documento transversal: Documento de aplicacin en varios de los procesos de la Universidad.
Documento obsoleto: Documento que ya no se utiliza, debido a que existe una actualizacin del mismo.
Formato: Plantilla destinada especialmente a la consignacin o anotacin de datos.
Gua: Documento que establece observaciones y lineamientos a seguir para asegurar el cumplimiento de los objetivos.
Instructivo: Descripcin detallada sobre cmo efectuar las actividades y procesos de manera coherente, llegando a un nivel de detalle amplio.
Manual: Es un compendio de informacin fcilmente accesible utilizado de gua de referencia como conocimiento bsico en asuntos especficos.
Manual de Gestin Integrado: Documento que describe el Sistema de Gestin Integrado de la Universidad.

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DEFINICIONES

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada en resultados.
Programa: Documento que establece el conjunto de actividades para asegurar el cumplimiento de los objetivos ambientales y de Seguridad y Salud
Ocupacional.
Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados.
Reglamento: Coleccin ordenada de reglas o preceptos, que por la autoridad competente se da para el desarrollo y cumplimiento de una norma
superior.
Resolucin: Acto administrativo generado por la Rectora, Vicerrectoras, Decanaturas de la Universidad y dependencias delegadas.
SGI: Sistema de Gestin Integrado. Hace referencia a la integracin de los Sistemas de Gestin de la Calidad, de Seguridad y Salud Ocupacional,
Ambiental y otros sistemas que la Universidad incorpore.
CONSIDERACIONES

Los documentos internos se mantienen de manera actualizada en la Intranet y la Divisin de Servicios de Informacin realiza las copias de seguridad
respectivas.
Cuando se requiera entregar copias a entidades externas, la UAA realiza la solicitud a Secretara General indicando la Entidad a la que se va a entregar
el documento, el cargo de la persona que lo solicita, el nmero de copias que se deben entregar y mencionar si es copia controlada o no controlada.
Secretara General actualiza el formato FGD.31 Control de entrega de copias a entidades externas e identifica el documento como copia controlada
o no controlada, segn corresponda. Una vez efectuado el trmite anterior, enva los documentos a la UAA solicitante para que sta a su vez los
entregue a la Entidad externa; cuando el documento se distribuya con una frecuencia mayor a dos veces por mes y Secretara General lo haya
identificado como copia no controlada, la UAA podr entregar directamente copia a las Entidades externas y reportar el consolidado al final de mes a
Secretara General para que actualice el formato FGD.31. En caso de ser copia controlada, cuando el documento se modifique, se enva copia a la
Entidad respectiva y se actualiza el formato FGD.31.
La creacin o anulacin de los documentos, requiere de acto administrativo. Las modificaciones estn a cargo de las instancias definidas para realizar
la revisin tcnica, de acuerdo con la delegacin otorgada (Ver anexo 1).
En el caso del Manual de Funciones, la Direccin de la Universidad determina las instancias competentes de realizar la elaboracin, revisin y
aprobacin.
Todos los documentos internos del SGI, deben regirse por la normatividad de la Universidad.
El Lder de cada proceso, Jefe o Director de UAA es responsable que el personal realice las actividades de acuerdo a lo establecido en la
documentacin.

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DEFINICIONES
CONSIDERACIONES

Se recomienda no utilizar copias impresas de los documentos, excepto en casos estrictamente necesarios. A partir del momento en que es socializada
la actualizacin de un documento, en caso de tener copias impresas, el funcionario usuario del mismo deber eliminar todas las copias de versiones
anteriores con el fin de evitar la utilizacin involuntaria de documentos obsoletos. Cuando el proceso requiera mantener versiones anteriores del
documento, en medio digital, debe archivarlas en una carpeta denominada Documentos Obsoletos.
El Lder de cada proceso, Jefe o Director de UAA es responsable de definir cules de los puestos de trabajo bajo su cargo no tienen acceso a Intranet,
y para stos facilitar y mantener la documentacin impresa vigente.

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Inicio/Fin

Decisin

Actividad

DIAGRAMA DE FLUJO

Documento

Procesamiento en S.F. o
intranet

Procedimiento predefinido

DESCRIPCIN

Conector

RESPONSABLE

Conector de pgina

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

INICIO

1. Identifica la necesidad de actualizacin de los Documentos Funcionario asociado a

un proceso
Internos e informa al Lder del Proceso.
La actualizacin se asocia a creacin, modificacin o anulacin.

1. Identifica la necesidad
de actualizacin

Se
requiere crear o
modificar?

No

Si
2. Asigna responsable de
elaborar el borrador del
documento

2. Asigna el responsable de elaborar el borrador del documento.

Lder del proceso y/o

grupo primario

3. Elabora borrador del

documento

3. Elabora el borrador del documento de acuerdo con la Gua de

Elaboracin de Documentos GGD.01 y lo entrega al lder del
proceso para su revisin, citando la totalidad de los cambios
realizados en el campo Control de Cambios.

Funcionario asignado

4. Realiza revisin
tcnica

4. Realiza la revisin tcnica, y si lo considera necesario, asigna

un funcionario con la competencia requerida para acompaar la
revisin. En el caso de anulacin, revisa la pertinencia de la
anulacin.

Lder del proceso y/o

funcionario asignado

Gua de elaboracin de
documentos
GGD.01

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

5. Enva comunicado al Profesional de HSEQ para solicitar la

revisin de adecuacin al SGI, adjuntando el documento en
medio digital. Cuando la actualizacin requiera Acto
Administrativo, ste debe enviarse para revisin.

5. Solicita revisin del

Profesional de Calidad

6. Revisa la coherencia del documento con los parmetros

establecidos en el SGI de acuerdo con la Gua de Elaboracin de
Documentos GGD.01 y realiza las observaciones pertinentes.

6. Realiza revisin de
adecuacin al SGI

Lder del Proceso

Profesional
(HSEQ)

Control de Revisin de
Documentos FGD.34

Observaciones de
adecuacin al SGI

El documento
requiere ajustes?

No

Si

7. Realiza modificaciones

Gua de elaboracin de
documentos
GGD.01

7. Realiza los ajustes al documento, a partir de las observaciones

emitidas por el Profesional de HSEQ.

Lder del proceso y/o

funcionario asignado

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Es documento
especfico?

Si

Dentro del SGI los documentos se clasifican en especficos,

transversales u obligatorios.

No
8. Enva a revisin de las
instancias competentes.

9. Realiza revisin
tcnica

Requiere ajustes?

8. En caso de documento transversal u obligatorio de las normas

tcnicas colombianas que rigen el SGI, el Lder del Proceso
Solicita la revisin a las instancias competentes ( ver anexo I).

Lder del proceso

9. Revisa el documento y realiza las respectivas observaciones al

lder del proceso solicitante. En el caso de anulacin, revisa la
pertinencia de la anulacin.

Instancia competente
(Ver anexo 1)

10. Realiza los ajustes necesarios y enva documento a la

Instancia competente.

Lder del proceso y/o

funcionario asignado

Manual de Gestin
Integrado
MDI.01

No

Si
10. Realiza los
respectivos ajustes

11. Diligencia la solicitud

de actualizacin de
documentos

11. Diligencia el Formato de Solicitud de Actualizacin de

Documentos FGD.22. El Lder del Proceso firma la solicitud en el Lder del proceso y/o Solicitud de actualizacin
campo Aprob y el Profesional de HSEQ en el campo Revis. funcionario asignado
de documentos
En el caso de documentos transversales u obligatorios, se enva a
FGD.22
las instancias competentes para el visado correspondiente (ver Instancia Competente
Anexo 1).

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DESCRIPCIN

DIAGRAMA DE FLUJO

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RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

Lder del Proceso

Solicitud de
Actualizacin de
Documentos
FGD.22

12. Enva un comunicado a Secretara General para solicitar la

actualizacin de documentos con los siguientes adjuntos:
Solicitud de Actualizacin de Documentos FGD.22, visada
por las instancias que realizaron la revisin.
En caso de una creacin o modificacin, documento en
medio digital.
El Proyecto de Acto Administrativo, si es requerido (ver
consideraciones). Debe presentarse en medio digital e
impreso; ste ltimo debe llevar el visado del Lder del
proceso que realiza la solicitud, o del Vicerrector
Administrativo en caso de documentos obligatorios.

12. Enva solicitud a

Secretara General

Proyecto de Acto
Administrativo
Solicitud de
Actualizacin de
Documentos

13. Verifica y ajusta, cuando sea necesario, el nmero de versin

del documento de acuerdo a su historial.
- Actualiza los tems de: aprob y fecha de aprobacin (incluir
nmero de resolucin, cuando aplique).
- Coloca fecha de actualizacin en el control de cambios.

13. Ajusta versin, fecha

de actualizacin del
documento

La solicitud contiene
Acto Administrativo?

No

Auxiliar de Secretara
General

Si
14. Ajusta Acto
Administrativo y remite
a aprobacin

14. Si la solicitud contiene Acto Administrativo, ajusta y firma el

Acto Administrativo. Lo remite para firma de la Instancia
competente de aprobacin (Ver anexo 1).

Secretario General

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

15. Firma Acto

Administrativo

15. Firma el Acto Administrativo de aprobacin del documento

y devuelve a Secretara General para su correspondiente Instancia competente
notificacin y publicacin.

Acto Administrativo

Acto Administrativo

16. Actualiza el Listado

Maestro de Documentos

17. Enva versin digital

18. Informa al Lder del

proceso de la
actualizacin

19. Publica y actualiza

Web

20. Verifica los

documentos actualizados.

16. Actualiza el Listado Maestro de Documentos Internos con

base en la Solicitud de Actualizacin de Documentos, resaltando
aquellos que fueron actualizados.

Auxiliar de Secretara
General

17. Enva los documentos en medio digital a la Divisin de Auxiliar de Secretara

Servicios de Informacin para su publicacin en la Web. En caso
General
de anulacin, solicita la eliminacin del documento.
18. Confirma al Lder del Proceso de la actualizacin del Auxiliar de Secretara
documento y de la emisin del Acto Administrativo, cuando
General
aplique.
19. Realiza la publicacin del documento identificndolo con la
palabra (NUEVO) O (MODIFICADO) y la fecha respectiva de
publicacin. En caso de eliminacin del documento lo retira de
la Intranet.

Funcionario de la
Divisin de Servicios
de Informacin

20. Verifica que los documentos actualizados coincidan con la Lder del proceso y/o
solicitud de actualizacin de documentos enviada.
funcionario asignado

Listado Maestro de
Documentos Internos
FGD.01
Solicitud de
Actualizacin de
Documentos
FGD.22

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DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIN

RESPONSABLE

Coincide la
publicacin con la
solicitud?

Si

No
21. Indaga el
inconveniente

Pg 7

22. Realiza solicitud de

correcin

23. Socializa los cambios

realizados.

FIN

21. Indaga con Secretara General y con la Divisin de Servicios

de Informacin el inconveniente presentado.

Lder del proceso y/o

funcionario asignado

22. Realiza solicitud de correccin a la Unidad responsable.

Lder del proceso y/o

funcionario asignado

23. Socializa a los funcionarios usuarios del documento la

actualizacin del mismo. En caso de requerirse capacitacin, se Lder del proceso y/o
realiza con las personas implicadas dejando constancia de la funcionario asignado
misma.

DOCUMENTOS DE
REFERENCIA

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
ACTUALIZACIN

01

Octubre 31 de 2008

Creacin del Documento

02

Febrero 16 de 2009

Modificacin a la actividad No. 14

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

03

Marzo 31 de 2009

Inclusin de definicin de documentos obligatorios; modificacin de definiciones de

Copia controlada y copia no controlada; modificacin actividades 3, 5, 11, 16, 19,
23; cambio de ubicacin de la revisin por el profesional de calidad y del
diligenciamiento de la solicitud de actualizacin de documentos FGD.22; inclusin del
documento de referencia para la actividad 6; inclusin de actividades 20, 21, 22, 24 y
25; modificacin a las consideraciones; modificacin de la Instancia de aprobacin
para los documentos en el Anexo 1.

04

Junio 22 de 2010

Actualizacin de la inscripcin norma NTCGP 1000:2004 por norma NTCGP

1000:2009.

05

Enero 21 de 2011

Inclusin inscripcin NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS
18001:2007
Inclusin de las definiciones: Manual de Gestin Integrado, Programa y SGI.
Eliminacin de la actividad No.24. Modificacin actividad No.25. Actualizacin del Anexo 1.

06

Julio 12 de 2011

Inclusin de Calidad Acadmica en la pagina 12 prrafo 2.

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN

FECHA DE
ACTUALIZACIN

07

Febrero 10 de 2012

DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS

Eliminacin de la actividad No.24

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ANEXOS

Anexo No 1. Instancias de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos

REVISIN
DOCUMENTO

ELABORACIN

Seguimiento Institucional
Documentos
obligatorios de
Gestin Documental
NTCGP
1000:2009 NTC_
ISO 9001:2008
NTC OSHAS
18001:2007
NTC ISO
14001:2004
Documentos
transversales

Funcionario asociado a un
proceso

Documentos
especficos

Funcionario asociado a un
proceso

APROBACIN *

TCNICA

DE ADECUACIN AL SGC

Lder del proceso que gener

el documento
Vicerrector administrativo
Lderes
de
procesos
involucrados

Profesional (HSEQ)

Lder del proceso que gener el

documento
Funcionario de Planeacin**
Lderes de procesos
involucrados
Jefes o Directores de UAA
involucrados.

Lder del proceso, Jefe o directores

de UAA y/o funcionario con la
competencia tcnica requerida en
el proceso o rea especifica.

Profesional (HSEQ)

Profesional (HSEQ)

Rector o Vicerrector
Acadmico en representacin
Estatutaria encargado de las
funciones de Rector.

Rector o Vicerrector
Acadmico en
representacin Estatutaria
encargado de las funciones
de Rector.

Rector, Vicerrectores o
Vicerrector Acadmico en
representacin Estatutaria
encargado de las funciones de
Rector.

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ANEXOS

* La creacin o anulacin de los documentos, requiere de acto administrativo. Las modificaciones estn a cargo de las instancias definidas para realizar
la revisin tcnica, de acuerdo con la delegacin otorgada.
**La revisin tcnica de Planeacin se realiza a los documentos transversales de los procesos: Financiero, Formacin, Talento Humano,
Contratacin , Admisiones y Registro Acadmico y Calidad Acadmica.