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Sumrio
Introduo
Elementos da metodologia
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Perguntas Fundamentais
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A Dinmica
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Concluso
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Introduo
O volume de projetos no para de crescer nas organizaes. Sabemos que o
ritmo das mudanas est cada vez mais intenso, o que torna o ambiente de
negcios ainda mais complexo. Projetos maiores envolvem um nmero mais amplo
de interessados, impactam mais reas de negcios e criam maior visibilidade na
sociedade tudo isso est tornando a vida do gerente de projetos mais difcil.
Elementos da Metodologia
Canvas
a representao visual do plano de projeto. Nesse espao, o gerente de
projeto e sua equipe fazem o prottipo do modelo mental do projeto. muito
importante que o canvas seja preenchido com post-it para que possa ser
modificado quantas vezes for necessrio.
Perguntas Fundamentais
So perguntas que ajudam na construo do canvas . Essas informaes esto
divididas em 5 perguntas: Por qu? O qu? Quem? Como? Quando e Quanto?
Posts
So descries curtas escritas em post e que iro preencher cada componente
com as informaes do projeto.
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Perguntas Fundamentais
0 Pitch:
A maneira mais simples de descrever o seu projeto usar o mnimo de palavras
possvel. O Pitch a primeira parte a ser preenchida do seu PM Canvas. Nele, voc
dever
resumir
seu
projeto
em
apenas
uma
frase.
Exemplo: escritrio de projetos rodando!
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Por qu?
Nesse ponto voc dever responder o porqu da realizao desse projeto. Se no
conseguir encontrar a resposta, todo o seu planejamento perder o sentido. Para
fundamentar a defesa do seu projeto importante analisar a situao atual da
empresa, identificando quais so as principais dores, que problemas esto
enfrentando com essas dores e quais necessidades preciso atender. Com o dever
de casa respondido, vamos aos post-its.
1 - Justificativa:
Coloque o problemas que a organizao atualmente enfrenta e quais necessidades
no so atendidas no momento.
Exemplo: projetos fora do padro, insatisfao do patrocinador, gerentes de
projetos gastam a maior parte do tempo apagando incndio, perda de faturamento,
perda de cliente.
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2 - Objetivo Smart:
Coloque nesse post-it o objetivo do projeto de maneira que fique smart. Isso
significa:
Specific (especficos)
Measurable (mensurveis)
Attainable (atingveis)
Realistic (realistas)
Time Bound (temporizveis)
Exemplo: implantar o escritrio corporativo de projetos na empresa Acme,
responsvel por padronizar a gesto de projetos, capacitar os gerentes de projetos na
sua metodologia, dar suporte aos projetos estratgicos da empresa at 25 de janeiro
de 2014, gastando at R$ 80 mil.
3 - Benefcios:
Deve descrever o que a empresa conquistar aps a implantao do projeto.
Exemplo: aumento de faturamento, ampliao da satisfao do cliente, reduo de
custos, melhor qualidade de vida para o gerente de projeto.
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O qu?
Quais necessidades sero atendidas? Nessa etapa sero listados que produtos,
servios ou resultados sero entregues ao final do projeto.
4 - Produto:
O produto o resultado final do projeto. Um projeto pode tambm gerar um servio
ou um resultado nico.
Exemplo: escritrio implantado e operando na empresa Acme.
5 - Requisitos:
Definem a qualidade que o produto (servio/resultado) precisa apresentar para ter
valor para o cliente.
Exemplo: deve ter fluxograma da gesto de projetos, deve ter a metodologia padro
de gesto de projetos, deve ser aplicado o treinamento padro da metodologia de
gesto de projetos, deve ser implantado o software Project Builder, deve ter uma festa
de encerramento no final do projeto.
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Quem?
Define quem participa do projeto. Inclui os stakeholders, os membros da equipe e o
gerente desse projeto.
6 - Stakeholders:
Podem ser stakeholders externos ou fatores externos.
Stakeholders externos so os envolvidos que no esto subordinados ao gerente de
projeto.
Fatores externos que podem afetar o projeto e devem ser listados.
Exemplo: consultoria em gesto de projetos, fornecedor do Project Builder, diretorias
da Acme, gerentes funcionais da Acme.
7 - Equipe:
Todos os participantes que so responsveis por produzir as entregas do projeto.
Exemplo: gerente do projeto, analista do PMO, consultor de projeto, analista de
processos, instrutor.
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Como?
Nessa etapa respondemos como o trabalho ser entregue no projeto. Para que o
projeto ocorra naturalmente, importante definir quais so as entregas e quem so
os responsveis, suas premissas e restries.
8 - Premissas:
So suposies dadas como certas sobre o ambiente e os fatores externos ao
projeto, que no esto sob controle do gerente de projeto
Exemplo: 90% dos gerentes de projetos vo aderir ao projeto, o Project Builder ser
implantado at 24 de dezembro de 2013.
9 - Grupos de entregas:
So os componentes concretos, mensurveis e tangveis que sero gerados pelo
projeto.
Exemplo:
Estratgia de implantao
Aplicao do Treinamento
Apresentao do Processo
Implantao do PB
Processo de GP
Festa de Encerramento
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10 - Restries:
Nesse quadro, sero descritas as limitaes do projeto, de qualquer natureza e origem,
que impactam no desenvolvimento do trabalho da equipe.
Exemplo: os gerentes funcionais no podem se ausentar por mais de 8 horas de suas
funes, no poder ser gasto mais de 20% do oramento com servios externos, a
equipe de TI interna no dar suporte nova aplicao.
Quando e Quanto?
Em seguida, definimos quando o projeto ser concludo e quanto custar para a
organizao. Mesmo sabendo de toda incerteza do planejamento, o gerente de
projetos dever dar uma estimativa de custo e de prazo para entregar os trabalhos do
projeto.
11 - Riscos:
Riscos so eventos futuros e incertos que tm relevncia para o projeto. Nessa etapa
identificamos e analisamos os riscos do projeto e, para os mais relevantes, devemos
buscar e implantar as respostas.
Exemplo: gerncia funcional no adere ao mtodo de GP, baixa qualidade do
treinamento realizado internamente, atraso na implantao do software.
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12 - Linha do tempo:
Nesse momento, definimos quando vo ocorrer as entregas do grupo de entregas. A
metodologia PM Canvas sugere que o prazo do projeto seja dividido em 4 perodos
definidos pela equipe do projeto.
13 - Custos:
Quanto ser gasto para concluir esse projeto? importante distribuir os custos pelos
grupos de entregas pr-definidos.
Exemplo:
1 R$ 800
2 R$ 2 mil
3 R$ 5 mil
4 R$ 1,2 mil
5 R$15 mil
6 R$ 4 mil
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A Dinmica
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Como implementar a
metodologia
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Padronize processos
Parte da implantao de uma metodologia de gesto de projetos est na
padronizao dos processos, buscando simplificar e otimizar a rotina. A primeira coisa
que precisamos padronizar no ambiente de projetos so as nomenclaturas utilizadas na
gesto.
Alinhe os fluxos de trabalho
Voc precisa identificar, alinhar e monitorar continuamente fluxos de trabalho para
assegurar uma padronizao na maneira como os projetos sero conduzidos em toda a
organizao. Entenda dependncias entre fluxos de trabalho durante o
desenvolvimento das atividades do projeto para garantir a alocao de recursos
prprios e cumprimento dos prazos dos projetos. Defina atividades obrigatrias como
kick-off, criao do canvas do projeto, marcos de aprovao de entregas e reunio de
encerramento. Uma maneira de facilitar o alinhamento de fluxo de trabalho utilizar
modelos de projeto, onde voc pode padronizar os pacotes de gerenciamento, ou at
mesmo todo o projeto. Aconselhamos nossos clientes a criar modelos de projetos
recorrentes ou ento criar pelo menos o pacote de gerenciamento que poder ser
includo separadamente em cada projeto.
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Como usar o PM
CANVAS APP
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Com o PM Canvas APP voc consegue construir um Canvas em tempo real, cada
usurio interagindo em seu prprio Smartphone. No aplicativo, o resultado pode ser
projetado tambm em tempo real ao longo da criao do Canvas, e ao final da
sesso, um PDF pode ser compartilhado com os stakeholders ou importado para o
Project Builder.
O PM Canvas APP permite que o Canvas seja construdo por times
geograficamente distribudos. Veja a seguir um passo a passo de como proceder.
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Obs: Os projetos nos quais voc assumiu o papel de gerente de projeto, aparecem
no topo da lista com o smbolo GP num crculo azul.
Quando voc estiver numa tela, perceba que ao lado esquerdo superior de cada
post existe um cone de post-it. Este smbolo determina se o que foi digitado um
post vlido para ser publicado no Canvas do grupo ou apenas um comentrio
visvel a todos.
Ao selecionar um projeto voc vai se deparar
com uma lista dos 13 componentes do Canvas,
conforme mostrado na figura abaixo:
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Concluso
Concluso
Simplificar a concepo e tornar o planejamento de projetos mais fluido e
colaborativo fundamental para alcanar o sucesso na gesto de projetos. Dentre
todas as organizaes que se destacam na gesto de projetos e que apresentam
alta performance passaram pelo processo de ampliar esses atribuitos em sua
gesto de projetos.
Integrar o processo de PM Canvas ao gerenciamento de portflio um passo
importante para todas as companhias que buscam se destacar e se diferenciar em
seu mercado.
A metodologia no possui nenhum pr-requisito para sua implantao e pode
ser utilizada por qualquer empresa. Um prximo passo importante para
organizaes que se identificam com o canvas trabalhar a sua adoo tanto no
nvel ttico quanto no estratgico da empresa.
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