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Actividad # 3

3.1. Actividades de Reflexin inicial


Descripcin:
Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas cumplen
funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepcin,
radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes
enviadas y recibidas, para su posterior consulta.
Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que
usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temtica
planteada.
Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de
que usted reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administracin
de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Reflexin:
Me pareci muy completa la informacin del video del ACUEDO 060 porque nos
da un claro ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes
estaciones como son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento,
conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior
consulta. De esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental
en su ejecucin.
3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios
para el
Aprendizaje
Descripcin:
La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de la temtica
del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada
comprensin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas.
Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en la temtica,
realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001


Que para la adecuada prestacin de los servicios ofrecidos por las Unidades de
Correspondencia de las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones
pblicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la Administracin Pblica.
Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin,
entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos,
como norma reguladora del quehacer archivstico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nacin.
Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las entidades
de certificacin.
Que el Gobierno Nacional ha diseado la Agenda de Conectividad, como una
poltica de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologas de la informacin
en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo,
modernizar las instituciones pblicas y socializar el acceso a la informacin,
dndole carcter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Que el
Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trmites
innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las
entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos
de correspondencia como parte integral de la gestin documental.
Reflexin:
El acuerdo 060 / 2001 seala las funciones del Archivo General de la Nacin, entre
ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios como norma
reguladora del quehacer archivstico.
Tambin este acuerdo
actividad archivstica.

nos

ensea

los

diferentes

conceptos

de

la

Procedimiento para la gestin de la correspondencia:


El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy
completo y muy importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los
procedimientos como lo son:

El orden documental.
Foliacin documental
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.
Almacenamiento y ubicacin de la documentacin
Ubicacin de cajas en estantera fija
La sealizacin de la estantera.
Pasos para la organizacin de archivos
Archivador de estantera fija.
Archivadores verticales de gavetas
Entrega de documentos a los archivos de gestin
Entrega y recibo de documentos por novedades de personal
Actualizacin de las tablas de retencin documental
Transferencias documentales
Disposicin final de documentos
Conservacin total
Servicios en archivos de gestin
Servicio de prstamo de documentos
Servicio de consulta de documentos
Servicio de consulta en base de datos
Servicio de reprografa
Organizacin de fondos documentales acumulados

3.3. Actividades
Teorizacin)

de

apropiacin

del

conocimiento

(Conceptualizacin

Adems de conocer acerca del proceso de recepcin, radicacin, distribucin,


seguimiento, conservacin, eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas
para su posterior consulta, es indispensable saber aplicar estos procesos al
entorno laboral.
Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de
contextualizacin y la informacin descrita al inicio de esta actividad, usted debe
identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a travs del
siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de


correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificacin de las
comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.
La empresa que escog en este caso fue mi lugar de trabajo, es una empresa de
arquitectura que da cobertura a una aseguradora de hogares e inmueble en
crdito hipotecario o que pertenecen a algn banco.
Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una
entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.
Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el
material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que
seleccion, los siguientes aspectos:
- Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un
documento?
Recepcin: La informacin antes de convertirse en documento se recepcin va
telefnica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: nmero de
autorizacin, nombre del asegurado, direccin del inmueble, situacin en el
inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a
un tcnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado
asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la
informacin del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya
quedo solucionado el caso, el informe tambin se enva va correo electrnico.
- Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.
En mi empresa la informacin es de forma externa por que la informacin la
genera un tercero.
Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa
determinada mencione cules son los pasos a seguir para llegar a su
destino?
El tipo de comunicacin en mi empresa es comunicaciones internas.
Son todas aquellas comunicaciones de carcter oficial de las entidades pblicas o
privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.
Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:
Una vez conformado el documento se asigna al tcnico para que realice el
procedimiento, luego de que el tcnico all realizado el procedimiento nos
devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se enva la copia de
informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposicin en la
empresa.

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida


en esta actividad.

ACTIVIDAD # 3

COMUNICACIONES OFICIALES COMO ELEMENTO ESENCIAL PARA LA


ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Procedimiento para la gestin de la correspondencia
Acuerdo 060
El acuerdo 060 / 2001 seala
las funciones del Archivo General de la Nacin, entre ellas la de fijar polticas y
establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer
archivstico.

Las clases de comunicacin oficiales son:


Comunicaciones Internas
Comunicaciones oficiales recibidas
Comunicaciones oficiales enviadas
Comunicaciones Externas

El documento del procedimiento para la gestin de la correspondencia en muy


completo y muy importante ya que nos muestra claramente pas a paso todos los
procedimientos como lo son:

El orden documental.
Foliacin documental
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestin.
Serie documental: cdigo, tipo de archivo, nombre.
Almacenamiento y ubicacin de la documentacin

Ubicacin de cajas en estantera fija


La sealizacin de la estantera.
Pasos para la organizacin de archivos
Archivador de estantera fija.