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SEMANA 8
NDICE
PROCESO ADMINISTRATIVO:ETAPA CONTROL ................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECFICOS
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 4
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2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 13
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 14
OBJETIVOS ESPECFICOS
Definir los tipos de control que existen dentro de una organizacin as como la fuente de
donde provienen.
INTRODUCCIN
Como ya se ha analizado, el proceso administrativo consta de cuatro etapas, las que estn
interrelacionadas entre s, la ltima etapa est asociada con el control, el cual se debe realizar para
determinar qu tan lejos o cerca se est de cumplir con los objetivos organizacionales.
Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales, abarca menos que las
otras etapas, ofrece una visin como contraparte de estas.
El control facilita la medicin y la evaluacin de los resultados, permitiendo, luego, realizar ajustes
y mejoras como un crculo virtuoso que no termina nunca.
Solo a travs de esta funcin se lograr precisar si lo que se realiz se ajusta a lo planeado y en
caso de presentarse desviaciones, identificar los responsables y corregir dichas fallas.
1. CONCEPTO DE CONTROL
El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se
presenten a los planes estratgicos de la empresa , para esto se utilizarn indicadores cualitativos
como cuantitativos, evalundose no solo factores tcnicos, sino tambin factores culturales y
humanos (Chiavenato, 2001).
Tipo de
control
Contenidos
Perodo de
tiempo
Alcance
Institucional
Estratgico
Genrico y
sinttico.
Orientado a
largo plazo.
Macroorientado. Considera la
empresa en su totalidad,
como un sistema.
Intermedio
Tctico
Menos genrico
y ms
detallado.
Orientado a
mediano
plazo.
Operacional
Operacional
Detallado y
analtico.
Orientado a
corto plazo.
Microorientado. Considera
cada tarea u operacin.
5. TIPOS DE CONTROL
Segn George R. Terry (1998, en su libro Principios de la administracin, puede haber tres clases
de control:
PRELIMINAR
CONCURRENTE
RETROALIMENTACIN
Control preliminar:
Es el control que viene previo al inicio de las operaciones, es aqu donde se definen polticas,
metodologas y procedimientos para asegurar que lo planificado llegue a buen puerto. Lo positivo
de este control es que se asume una labor proactiva, pues se ejerce una funcin de control desde
el inicio, permitiendo tomar medidas en caso de vislumbrar algn problema que desve el plan.
Control concurrente:
Este es el control que se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una empresa y
conlleva todo lo que es la supervisin y sincronizacin de las actividades que estaban
programadas, su funcin es ir validando que los plazos y entregas acordadas se vayan cumpliendo
en los tiempos que se acordaron.
Control de retroalimentacin:
Este control se nutre de la informacin pasada de la organizacin, para corregir, de acuerdo a los
datos con los que se cuentan, futuras posibles desviaciones. Con cada proyecto hay lecciones
aprendidas sobre lo que se debi o no hacer, este control toma esta informacin y la convierte en
til para prevenir nuevas problemticas orientadas a las mismas temticas.
6. REAS DE CONTROL
El control se puede ejercer en variadas reas de la empresa, las ms comunes son:
rea de produccin:
En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a la produccin;
si dicha empresa es del rubro de los servicios, la produccin se considera la prestacin del servicio.
Los controles ms comunes en esta rea son:
Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o servicios) a entregar.
Asociados a los costos.
Asociados a los tiempos efectivos de produccin.
Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en caso de empresas de
servicios.
Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan.
Asociados al reciclaje y control de residuos.
rea comercial:
Es el rea donde se comercializan los productos o servicios producidos.
Los controles ms importantes en esta rea son:
Controles asociados al diseo de promociones y difusin de productos.
Controles asociados al nivel de ventas.
Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.
rea financiera:
Es el rea de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los presupuestos, balances,
flujos de caja, asociada a la gestin de pagos, del proceso de facturacin, etc.
Los controles que se realizan en esta rea son:
Controles presupuestarios.
Controles de costos, pero a un nivel macro.
Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios financieros).
rea recursos humanos:
Es el rea encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la organizacin.
Los controles ms utilizados en esta rea son:
Controles asociados a la asistencia, horario, licencias mdicas, vacaciones.
Controles asociados a la rotacin de personal.
Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.
7.1. INFORMES
Los informes deben manifestar la buena utilizacin de los recursos, en
relacin con el logro de objetivos estratgicos propuestos. Al
redactarlos se debe tener presente incorporar conclusiones y
sugerencias.
Cuerpo del informe: se comienza con la justificacin, los objetivos planteados, lo que se desea
informar, los resultados y avances que se han logrado, las problemticas que se han
presentado, la conclusin y algunas proposiciones de mejora.
Seccin tcnica: contiene la informacin dura, tablas, grficos, cartas Gantt, que justifiquen
lo expuesto y que permitan ver de una forma general cmo se est con respecto a lo
planificado.
Seccin de referencias y apndices: lleva la bibliografa y los anexos correspondientes.
7.2. AUDITORAS
Pueden ser tanto internas como externas y se utilizan para validar la veracidad de los estados
financieros de una empresa:
Internas: se define un comit y se realizan auditoras peridicas con la finalidad de ir
descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que los registros son llevados con
precisin y que los estados financieros estn siendo controlados como corresponde.
Externas: se contrata una empresa externa (generalmente una consultora con especialidad
contable), que efecta la auditora. La idea es tener una visin objetiva de la realidad de la
empresa, se revisan tanto los activos como los pasivos, aparte de los balances y estados de
resultados.
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Fuente: http://agustina5532.blogspot.com/2013/09/carta-gantt.html
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Tcnica CPM:
Esta tcnica CPM (mtodo de ruta crtica en espaol), trabaja bajo la misma metodologa que la
PERT, se diferencia solamente en que trabaja con un tiempo estimado de ejecucin, basndose en
proyectos anteriores, sin embargo, si es un proyecto nuevo, no se tiene la data necesaria para
poder aplicarla.
http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation
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COMENTARIO FINAL
El control es la ltima etapa del proceso administrativo, cerrando el ciclo donde se han planificado,
organizado y dirigido recursos hacia el logro de los objetivos estratgicos de la organizacin.
Es en esta etapa donde se valida si efectivamente las decisiones que se tomaron antes fueron las
acertadas.
Controlar en este caso significa validar si se est siguiendo lo planificado y de no ser as y presentar
desviaciones, tener la capacidad de mitigarlas y corregir el rumbo.
Se cuentan con herramientas para poder realizar este control, que puede ser previo, durante o ya
pasado el evento, a travs de las cuatro etapas que tiene el control: medir el desempeo,
comparar el desempeo con los estndares esperados, realizar las correcciones a las desviaciones
y retroalimentar.
Basndose en estas etapas y teniendo claros los principios y herramientas del control, es posible
cerrar un proyecto de una manera exitosa y con lecciones aprendidas para prximos desafos.
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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2001). Administracin, teora, proceso y prctica. 3 edicin. Bogot: Editorial
McGraw-Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administracin, una perspectiva global y empresarial. 11
edicin. Mxico: Editorial Pearson.
Rodrguez, V. (2003). Introduccin a la administracin. 4 edicin. Mxico: Editorial ECASA.
Terry, G. R. (1988). Principios de la administracin. 4 edicin. Mxico: Editorial CECSA.
Hitt M., Black S. y Porter W. (2005), Administracin. 1 edicin. Mxico: Pearson Educacin de
Mxico S.A. de C.V.
Recursos de Internet:
Pgina Web Slide Share. (29 de Octubre 2008). Direccin:
http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation
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