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FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACIN

SEMANA 8

Proceso administrativo: Etapa control

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NDICE
PROCESO ADMINISTRATIVO:ETAPA CONTROL ................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECFICOS
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 4
1.

CONCEPTO DE CONTROL ............................................................................................................. 5

2.

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL ............................................................................................. 5

3.

PRINCIPIOS DEL CONTROL ........................................................................................................... 6

4.

NIVELES JERRQUICOS DE CONTROL .......................................................................................... 7

5.

TIPOS DE CONTROL ..................................................................................................................... 7

6.

REAS DE CONTROL .................................................................................................................... 8

7.

TCNICAS PARA EL CONTROL ...................................................................................................... 9

8.

FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL ....................................................................................... 12

COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 13
REFERENCIAS........................................................................................................................................ 14

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PROCESO ADMINISTRATIVO: ETAPA CONTROL

OBJETIVOS ESPECFICOS

Comprender la importancia de la etapa de control en el proceso administrativo.

Identificar las etapas del control de gestin en el proceso administrativo.

Definir los tipos de control que existen dentro de una organizacin as como la fuente de
donde provienen.

Utilizar algunas herramientas bsicas para el control de gestin en la gestin


administrativa.

INTRODUCCIN
Como ya se ha analizado, el proceso administrativo consta de cuatro etapas, las que estn
interrelacionadas entre s, la ltima etapa est asociada con el control, el cual se debe realizar para
determinar qu tan lejos o cerca se est de cumplir con los objetivos organizacionales.
Si bien el control, en cuanto a funciones administrativas propiamente tales, abarca menos que las
otras etapas, ofrece una visin como contraparte de estas.
El control facilita la medicin y la evaluacin de los resultados, permitiendo, luego, realizar ajustes
y mejoras como un crculo virtuoso que no termina nunca.
Solo a travs de esta funcin se lograr precisar si lo que se realiz se ajusta a lo planeado y en
caso de presentarse desviaciones, identificar los responsables y corregir dichas fallas.

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1. CONCEPTO DE CONTROL
El control se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se
presenten a los planes estratgicos de la empresa , para esto se utilizarn indicadores cualitativos
como cuantitativos, evalundose no solo factores tcnicos, sino tambin factores culturales y
humanos (Chiavenato, 2001).

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DE LAS ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO


Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseado se puede desviar, como ya se ha
estudiado, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en una empresa,
una crisis financiera, por ejemplo, afectar de manera significativa a una empresa, la cual deber,
quizs, ajustar sus ingresos por venta presupuestados y disminuirlos para adecuarlos al escenario
ms real.
El control se puede utilizar para:

Enfrentar de mejor forma el cambio.


Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad.
Potenciar la delegacin y el trabajo de equipo.

2. PASOS DEL PROCESO DE CONTROL


Tambin conocidas como etapas, basndose en Chiavenato (2001) los pasos en el proceso de
control son las siguientes:
1) Medicin del desempeo:
Lo primero que se debe hacer es definir la capacidad, calidad o la cantidad de una determinada
tarea o actividad; aqu se fijan los estndares, las reglas, las normas y los criterios para validar si
una tarea o actividad est siendo eficiente y eficaz.
Existen dos tipos de mediciones: las tangibles que estn relacionadas con cosas materiales como
nmero de trabajadores lesionados, cantidad de productos defectuosos y las intangibles como la
relacin que existe entre una jefatura y su equipo, o el compromiso de los colaboradores.
2) Comparacin del desempeo con el estndar esperado:
Se mide la brecha entre el desempeo planificado (estndar definido) y lo sucedido realmente, lo
ideal es medir los tiempos reales de ejecucin para ir determinando la eficiencia de cada funcin.

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3) Correcciones a las desviaciones:


Una vez detectadas las desviaciones, la idea es irlas corrigiendo para evitar inconvenientes como
no cumplir con los plazos, entregar productos de calidad deficiente, etc. Es en esta etapa donde se
reformulan los planes, ajustndose a los nuevos escenarios, por ejemplo: replantear objetivos
ante una fusin, cambiar procedimientos, porque los que se estn usando no estn actualizados o
no sirven para lo que se quiere medir.
4) Retroalimentar a quien corresponda y dejar registro para experiencias posteriores:
Dar feedback una vez cerrado un proceso es indispensable para una empresa que apuesta a la
mejora continua como objetivo estratgico. El entregar retroalimentacin a todos los que
participaron del proyecto permite por un lado valorar el trabajo realizado y, por otro, generar
datos para proyectos de similares caractersticas.

3. PRINCIPIOS DEL CONTROL


Segn Hitt, Black Y Porter (2005), se pueden inferir algunos principios para la funcin de
control:
a) El control siempre debe existir en funcin de los objetivos que tenga la organizacin.
b) A cada grupo que se le ha delegado una funcin de peritaje, se le debe entregar el grado
de control correspondiente.
c) El control debe ser oportuno en el tiempo, es decir debe aplicarse antes de que pueda
ocurrir un error, de manera de poder tomar las medidas correctivas a tiempo. Para esto se
deben fijar controles de manera peridica en cada uno de los proyectos que asuma la
empresa.
d) Si se presentan desviaciones a lo planificado, estas deben ser analizadas detalladamente
para determinar sus causas, responsables y posibles medidas preventivas para prximas
oportunidades (como lecciones aprendidas).
e) Establecer mecanismos de control puede ser costoso, de existir, deben ser considerados
como una ventaja real y no solo un gasto que afecta la rentabilidad de la empresa.
f) No se puede pretender evaluar todas las actividades de la empresa, se deben escoger las
que por importancia o costos son crticas y controlar solamente esas.

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4. NIVELES JERRQUICOS DE CONTROL


Existen diferentes niveles de control, dependiendo del nivel jerrquico donde se desarrolle la tarea
(Chiavenato, 2001, p. 347).
Nivel de la
organizacin

Tipo de
control

Contenidos

Perodo de
tiempo

Alcance

Institucional

Estratgico

Genrico y
sinttico.

Orientado a
largo plazo.

Macroorientado. Considera la
empresa en su totalidad,
como un sistema.

Intermedio

Tctico

Menos genrico
y ms
detallado.

Orientado a
mediano
plazo.

Considera cada unidad de la


empresa o cada conjunto de
recursos por separado.

Operacional

Operacional

Detallado y
analtico.

Orientado a
corto plazo.

Microorientado. Considera
cada tarea u operacin.

5. TIPOS DE CONTROL
Segn George R. Terry (1998, en su libro Principios de la administracin, puede haber tres clases
de control:

PRELIMINAR

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIN

Control preliminar:
Es el control que viene previo al inicio de las operaciones, es aqu donde se definen polticas,
metodologas y procedimientos para asegurar que lo planificado llegue a buen puerto. Lo positivo
de este control es que se asume una labor proactiva, pues se ejerce una funcin de control desde
el inicio, permitiendo tomar medidas en caso de vislumbrar algn problema que desve el plan.

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Control concurrente:
Este es el control que se realiza durante el desarrollo de las operaciones de una empresa y
conlleva todo lo que es la supervisin y sincronizacin de las actividades que estaban
programadas, su funcin es ir validando que los plazos y entregas acordadas se vayan cumpliendo
en los tiempos que se acordaron.
Control de retroalimentacin:
Este control se nutre de la informacin pasada de la organizacin, para corregir, de acuerdo a los
datos con los que se cuentan, futuras posibles desviaciones. Con cada proyecto hay lecciones
aprendidas sobre lo que se debi o no hacer, este control toma esta informacin y la convierte en
til para prevenir nuevas problemticas orientadas a las mismas temticas.

6. REAS DE CONTROL
El control se puede ejercer en variadas reas de la empresa, las ms comunes son:
rea de produccin:
En las empresas manufactureras generalmente hay controles estrictos en cuanto a la produccin;
si dicha empresa es del rubro de los servicios, la produccin se considera la prestacin del servicio.
Los controles ms comunes en esta rea son:

Asociados a la calidad, tanto de los procesos como de los productos (o servicios) a entregar.
Asociados a los costos.
Asociados a los tiempos efectivos de produccin.
Asociados al control de inventarios, materias primas y horas-hombre en caso de empresas de
servicios.
Asociados al mantenimiento de las maquinarias que se usan.
Asociados al reciclaje y control de residuos.
rea comercial:
Es el rea donde se comercializan los productos o servicios producidos.
Los controles ms importantes en esta rea son:
Controles asociados al diseo de promociones y difusin de productos.
Controles asociados al nivel de ventas.
Controles asociados al nivel de costos en que se incurre.

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rea financiera:
Es el rea de controles por antonomasia, ya que es la encargada de los presupuestos, balances,
flujos de caja, asociada a la gestin de pagos, del proceso de facturacin, etc.
Los controles que se realizan en esta rea son:
Controles presupuestarios.
Controles de costos, pero a un nivel macro.
Controles de flujos de capital, liquidez, apalancamiento (ratios financieros).
rea recursos humanos:
Es el rea encargada de administrar al personal y ver su desarrollo dentro de la organizacin.
Los controles ms utilizados en esta rea son:
Controles asociados a la asistencia, horario, licencias mdicas, vacaciones.
Controles asociados a la rotacin de personal.
Control asociado al pago de sueldos, pago de comisiones, bonos.

7. TCNICAS PARA EL CONTROL


Existen varias tcnicas para facilitar el control dentro de la organizacin, basndose en Chiavenato
(2001) se pueden encontrar:

7.1. INFORMES
Los informes deben manifestar la buena utilizacin de los recursos, en
relacin con el logro de objetivos estratgicos propuestos. Al
redactarlos se debe tener presente incorporar conclusiones y
sugerencias.

Estructura de los informes:


Preliminares: incluye la portada, la tabla de los contenidos, una breve introduccin al tema
para dar contexto.

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Cuerpo del informe: se comienza con la justificacin, los objetivos planteados, lo que se desea
informar, los resultados y avances que se han logrado, las problemticas que se han
presentado, la conclusin y algunas proposiciones de mejora.
Seccin tcnica: contiene la informacin dura, tablas, grficos, cartas Gantt, que justifiquen
lo expuesto y que permitan ver de una forma general cmo se est con respecto a lo
planificado.
Seccin de referencias y apndices: lleva la bibliografa y los anexos correspondientes.

7.2. AUDITORAS
Pueden ser tanto internas como externas y se utilizan para validar la veracidad de los estados
financieros de una empresa:
Internas: se define un comit y se realizan auditoras peridicas con la finalidad de ir
descubriendo las desviaciones. Se utiliza para validar que los registros son llevados con
precisin y que los estados financieros estn siendo controlados como corresponde.
Externas: se contrata una empresa externa (generalmente una consultora con especialidad
contable), que efecta la auditora. La idea es tener una visin objetiva de la realidad de la
empresa, se revisan tanto los activos como los pasivos, aparte de los balances y estados de
resultados.

7.3. CARTA GANTT


Permiten ordenar un proyecto en tareas, atribuir fechas y responsables.
Facilita controlar los tiempos destinados a cada tarea, as como determinar qu tareas dependen
de otras, tanto para su comienzo o finalizacin. El trabajar con una carta Gantt permite tener una
visin de todo el proyecto y as como ir revisando peridicamente si se va de acuerdo a los plazos,
facilitando realizar los ajustes que sean necesarios.

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Fuente: http://agustina5532.blogspot.com/2013/09/carta-gantt.html

7.4. TCNICAS DE RUTA CRTICA


Las tcnicas de trayectoria crtica permiten controlar programas, tiempos, costos, relaciones entre
actividades, entre otras cosas.
Son conocidas como METRA (mtodo de evaluacin y trayectorias en redes de actividades).
Si bien existen varios mtodos, todos trabajan bajo la premisa de determinar cules son las
actividades crticas y definir la mejor ruta de actividades para lograr el objetivo de manera eficaz:
Tcnica PERT:
Deriva su nombre de la sigla Program Evaluation and Review Technique, que en espaol
significa tcnica de evaluacin y revisin de programas. Facilita la direccin de un proyecto al
trabajar sobre la programacin de este.
Este mtodo se basa en la representacin grfica de una red con todas las tareas de un
proyecto, el cual debe ser terminado en una fecha definida; utiliza la estimacin de tres
tiempos: el esperado, el optimista y el pesimista.
Incluye las siguientes etapas:
o Desglose del proyecto en todas las tareas que lo componen.
o Determinacin de la duracin de cada tarea.
o Determinacin del responsable del proyecto, quien deber tener la misin de supervisar,
comunicar y tomar decisiones para cumplir con los plazos sealados y lidiar con las
desviaciones que vayan presentndose.

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Algunos conceptos claves:


1) Tarea: son el conjunto de acciones que una vez realizadas permiten al proyecto llegar hacia
su estado final. Cada tarea tiene asignados recursos: materiales, econmicos, horashombre, tiempo y energa. En el caso del ejemplo anterior se representan con un cuadrado
(esto puede variar, tambin pueden ser crculos).
2) Subtareas: se generan al dividir una tarea en otras ms pequeas y fciles de realizar.
3) Tareas consecutivas: tareas que son continuacin de otras tareas, que dependen de ellas
para su realizacin. Puede haber dependencia final-comienzo, final-final, comienzo-finalcomienzo-comienzo.
4) Tareas crticas: el retraso en estas tareas deriva en un retraso en todo el proyecto.
5) Camino crtico: es el trayecto de tareas crticas.
6) Duracin del proyecto: es la suma de los tiempos de duracin de las tareas crticas.
7) Red Pert: es la representacin grfica del proyecto, donde se visualizan las relaciones entre
las tareas y otros datos anexos, facilitando al administrador la toma de decisiones como, por
ejemplo, otorgar ms recursos en las tareas crticas para que estas no presenten
desviaciones.

Tcnica CPM:
Esta tcnica CPM (mtodo de ruta crtica en espaol), trabaja bajo la misma metodologa que la
PERT, se diferencia solamente en que trabaja con un tiempo estimado de ejecucin, basndose en
proyectos anteriores, sin embargo, si es un proyecto nuevo, no se tiene la data necesaria para
poder aplicarla.

8. FALLAS EN EL PROCESO DE CONTROL


Cules son las fallas ms habituales en los procesos de control?1
1) Se concentran las energas en buscar responsables ms que en solucionar las desviaciones lo
que finalmente no soluciona nada.
2) Se divide en demasiadas personas la responsabilidad, lo que conlleva a que nadie se haga
responsable, se confa en que los otros harn las tareas encomendadas.
1

http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation

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3) Se aumentan los costos, porque el proceso de control se vuelve obsesivo, realizndose


inspecciones y evaluaciones tan peridicas que se pierde el sentido.

COMENTARIO FINAL
El control es la ltima etapa del proceso administrativo, cerrando el ciclo donde se han planificado,
organizado y dirigido recursos hacia el logro de los objetivos estratgicos de la organizacin.
Es en esta etapa donde se valida si efectivamente las decisiones que se tomaron antes fueron las
acertadas.
Controlar en este caso significa validar si se est siguiendo lo planificado y de no ser as y presentar
desviaciones, tener la capacidad de mitigarlas y corregir el rumbo.
Se cuentan con herramientas para poder realizar este control, que puede ser previo, durante o ya
pasado el evento, a travs de las cuatro etapas que tiene el control: medir el desempeo,
comparar el desempeo con los estndares esperados, realizar las correcciones a las desviaciones
y retroalimentar.
Basndose en estas etapas y teniendo claros los principios y herramientas del control, es posible
cerrar un proyecto de una manera exitosa y con lecciones aprendidas para prximos desafos.

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REFERENCIAS
Chiavenato, I. (2001). Administracin, teora, proceso y prctica. 3 edicin. Bogot: Editorial
McGraw-Hill.
Koontz, H. y Weihrich, H. (2008). Administracin, una perspectiva global y empresarial. 11
edicin. Mxico: Editorial Pearson.
Rodrguez, V. (2003). Introduccin a la administracin. 4 edicin. Mxico: Editorial ECASA.
Terry, G. R. (1988). Principios de la administracin. 4 edicin. Mxico: Editorial CECSA.
Hitt M., Black S. y Porter W. (2005), Administracin. 1 edicin. Mxico: Pearson Educacin de
Mxico S.A. de C.V.

Recursos de Internet:
Pgina Web Slide Share. (29 de Octubre 2008). Direccin:
http://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:


IACC (2014). Proceso administrativo: Etapa control. Fundamentos de la Administracin. Semana 8.

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