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1.
APRESENTAO ........................................................................................................................ 3
2.
INTRODUO .............................................................................................................................. 4
3.
FUNDAMENTOS DE GERNCIA DE PROJETOS ................................................................ 5
3.1.
O que um Projeto?................................................................................................................. 5
3.2.
O que Gerenciamento de Projetos? ................................................................................... 6
3.3.
A trplice restrio em Gerenciamento de Projetos ............................................................. 7
3.4.
As reas de conhecimento em gesto de projetos na viso do PMI ................................ 8
3.5.
O Planejamento em Projetos .................................................................................................. 9
3.6.
Etapas essenciais do Planejamento no MS Project 2010 .................................................. 9
4.
Iniciando com o MS-PROJECT ................................................................................................ 10
4.1.
Viso Geral:.............................................................................................................................. 10
4.1.1. Guias de Menus ...................................................................................................................... 10
4.1.2. Barra de Ferramentas Padro .............................................................................................. 10
4.1.3. Barra de Modos ....................................................................................................................... 11
4.1.4. Principais Vises: .................................................................................................................... 11
4.1.4.1. O Grfico de Gantt: ............................................................................................................. 11
4.1.4.2. Planilha de Recursos: ......................................................................................................... 11
4.1.4.3. O Grfico de Recursos: ...................................................................................................... 11
4.1.4.4. A Planilha de Uso do Recurso: ......................................................................................... 11
4.1.4.5. A Planilha de Uso da Tarefa: ............................................................................................. 11
4.1.4.6. O Diagrama de Rede: ......................................................................................................... 12
5.
Iniciando com MS-Project.......................................................................................................... 13
5.1.
Criando um novo arquivo de projetos .................................................................................. 13
5.2.
Configurao inicial do MS-Project ...................................................................................... 13
5.3.
Calendrios do projeto. .......................................................................................................... 13
5.4.
Informaes iniciais do projeto. ............................................................................................ 15
6.
Criando o Cronograma do Projeto ........................................................................................... 17
6.1.
Criando a Estrutura Analtica do Projeto ............................................................................. 17
6.1.1. Diferena entre EAC e EAP .................................................................................................. 19
6.2.
Registrando as atividades ..................................................................................................... 20
6.3.
Propriedade das atividades ................................................................................................... 20
6.4.
Durao das atividades .......................................................................................................... 21
6.4.1. Criando prazos diferentes para atividades com mesma durao. .................................. 22
6.5.
Sequenciamento das atividades ........................................................................................... 24
6.5.1. Ligaes do tipo Termino-Incio ( TI ) .................................................................................. 24
6.5.2. Ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) ................................................................................... 24
6.5.3. Ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) ............................................................................ 24
6.5.4. Incio-Trmino IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. ..................... 24
6.6.
Retardo ou adiantamento das atividades ............................................................................ 25
6.6.1. Retardo nas ligaes do tipo Termino-Incio ( TI )............................................................. 26
6.6.2. Retardo em ligaes do tipo Termino-Incio ( II ) ............................................................... 27
6.6.3. Retardo em ligaes do tipo Termino-Termino ( TT ) ....................................................... 27
Melhores Tcnicas de Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica em
MS-Project 2013
6.6.4.
6.6.5.
6.6.6.
6.7.
6.8.
6.9.
6.10.
6.11.
6.12.
6.13.
6.14.
7.
Melhores prticas para construo de cronogramas. ........................................................... 34
7.1.1. No utilizao de tempo de espera no sequenciamento TI. ............................................ 34
7.1.2. No utilizao de tempo de espera/antecipao informado em dias(horas). ............... 34
7.1.3. Durao mxima das atividades........................................................................................... 35
8.
Recursos ...................................................................................................................................... 36
8.1.1. Registrando os Recursos....................................................................................................... 36
8.1.2. Relacionando os Recursos s atividades. .......................................................................... 37
8.1.3. Problemas de alocao dos recursos; alterao da durao das tarefas. .................... 38
8.1.4. Problemas de alocao dos recursos; recursos superalocados. .................................... 39
8.1.5. Grficos de Recursos ............................................................................................................. 40
8.1.6. Uso dos Recursos ................................................................................................................... 40
9.
Controle da Execuo do Projeto ............................................................................................ 41
9.1.
Linhas de Base no MS-Project ............................................................................................. 41
9.2.
Controle da execuo das tarefas ........................................................................................ 42
9.2.1. Atualizando a data de status do projeto .............................................................................. 42
9.2.2. Visualizando as linhas de andamento ................................................................................. 43
9.3.
Controle da execuo atravs da informao do percentual executado ....................... 44
9.3.1. Reprogramando as atividades .............................................................................................. 45
9.4.
Controle da execuo atravs da durao restante.......................................................... 45
10.
Relatrios ..................................................................................................................................... 47
11.
Filtros ............................................................................................................................................ 48
12.
Classificao................................................................................................................................ 49
13.
Sobre o Autor............................................................................................................................... 50
1.
APRESENTAO
Este livro foi criado a partir de diversas solicitaes de alunos dos cursos que ministro, e retrata
todo o contedo do curso de gerenciamento de projetos com prtica no MS-Project.
Embora o mercado editorial esteja repleto de livros sobre gerenciamento de projetos e tambm
para a operao do MS-Project, livros com contedos muito bons como os de Ricardo Viana
Vargas, os alunos sentem falta de algo mais prtico e resumido e que mostre de maneira bem
direta como poderemos utilizar de maneira inteligente, amparado nas melhores prticas de
gerenciamento de projetos difundido pelo PMI, o software MS-Project.
O livro poder ser utilizado como fonte de consulta para assuntos especficos ou tambm ser lido
de forma integral, pois segue uma lgica de construo de cronograma a partir do seu incio at a
fase de controle do mesmo. Mesma lgica que utilizo nos cursos desta ferramenta.
2.
INTRODUO
O Microsoft Project um poderoso programa de gerenciamento de projetos que voc pode usar
para planejar, gerenciar e utilizar como fonte de informaes para seu projeto.
Este livro tem o objetivo de servir de apoio a utilizao do MS-Project e dirigida queles que
querem entender e utilizar de maneira inteligente e produtiva este aplicativo.
O formato deste livro est organizado de maneira que voc poder seguir o passo a passo para
criar, editar e controlar um projeto.
Assim como qualquer outro aplicativo voltado para o gerenciamento de projetos, a utilizao do
MS-Project s poder ser realizada de maneira satisfatria se o usurio tiver conhecimentos, pelo
menos bsico, das melhores prticas de gerenciamento de projetos. Sem estes conhecimentos, o
MS-Project deixar o usurio opera-lo de maneira totalmente equivocada e as informaes
obtidas podero no ser uteis ao gerente de projetos.
Equivocadamente muitas organizaes ainda penso que tendo as atividades e seu
sequenciamento j se tem um cronograma. Durante a apresentao do contedo deste livro
apresentaremos teorias de gerenciamento de projetos que mostram a necessidade de termos
outros documentos, tais como o histograma de matrias e recursos humanos, para que o
cronograma seja vlido e til ao empreendimento. Sem estes documentos, o cronograma passa a
ser somente um desenho do grfico de gantt sem embasamento prtico.
3.
A utilizao eficaz do MS Project envolve muito mais do que o simples entendimento de como
funciona o programa. Diferentemente de outros softwares tais como o Word, o MS-Project est
interligado com as disciplinas ou as prticas a que ele vem auxiliar o gerenciamento de projetos.
Portanto, no basta apenas entender como o funcionamento desse software, faz-se necessrio
ali-lo ao conhecimento das melhores prticas de gesto de projetos, para que assim ele possa
ser operado de maneira correta e as informaes dadas por ele tambm possam ser entendidas e
interpretadas corretamente.
Um exemplo da importncia do conhecimento das melhores prticas preconizadas pelo PMI o
simples fato de que nunca deveremos digitar nas colunas Incio e Termino, pois caso ocorra,
estaremos colocando em risco a sade de nosso cronograma e tornando o mesmo uma simples
planilha de dados.
No sero abordadas aqui todas as tcnicas e ferramentas
em torno da prtica de
gerenciamento de projetos nas suas 10 principais reas de competncias, pois o MS-Project
consegue atuar de maneira satisfatria em apenas 3 delas ( Escopo, Tempo e Custo). Porem nos
captulos seguintes estaremos mostrando como o aplicativo pode ser utilizado como suporte s
outras reas de atuao.
Dessa forma aconselhvel que se procure entender e aprender em maior profundidade as
disciplinas de gerenciamento de projetos, para que assim possamos cada vez mais operar o MSProject de maneira inteligente.
A organizao deste livro traz inicialmente uma apresentao das definies bsicas e
necessrias para que o programa possa ser utilizado, e nos captulos seguintes sero
apresentados os diversos processos presentes nos captulos de gerenciamento do escopo, tempo
e custos do PMBOK e como poderemos utilizar o MS-Project com bases nestas melhores
prticas. Tambm sero apresentadas tcnicas presentes em livros complementares ao PMBOK,
do prprio PMI ou no.
3.2.
3.3.
Embora o conceito de projeto bem executado tenha como foco o atendimento s necessidades e
acertos realizados com os stackholders (partes interessadas), as metas estabelecidas pela trplice
restrio continuam muito fortes.
Onde :
Custo: O projeto deve ser executado de acordo com o oramento definido.
Escopo: O projeto deve entregar/executar todos os produtos e servios necessrios a
entrega do seu produto principal. De maneira um pouco simplificada poderamos dizer que
escopo a coleo de todos os produtos e servios acertados com o cliente. Existem
tcnicas para se definir com maior qualidade o escopo do projeto, tais como uma EAP ou
maquete do projeto que no fazem parte do contedo deste livro, porem seu conhecimento
vital para a construo de bons cronogramas.
Tempo: O projeto deve ser executado no tempo previsto. No podemos confundir tempo
com prazo. O prazo sempre se refere a uma data acertada, enquanto o tempo se refere a
quantidade de horas necessrias a execuo. Poderemos ter por exemplo uma
determinada atividades de 5 dias ( 40h ) executada em um determinado prazo ou com um
prazo maior, sendo estas datas afetadas pela jornada de trabalho da mesma ( calendrio ),
por exemplo
o Atividade de 5 dias (40 horas) iniciando na segunda e sendo conduzida em uma
jornada de trabalho de 8 horas, o seu termino previsto ser na sexta-feira da mesma
semana.
o Atividade de 5 dias (40 horas) iniciando na segunda e sendo conduzida em uma
jornada de trabalho de 5 horas, o seu termino previsto ser na quarta-feira da
semana seguinte..
Uma confuso se formou quando os softwares de gerenciamento de tempo nomearam a
coluna de tempo como Durao e colocaram as unidades como Dias, Semana, Meses.
Devemos entender que quando informamos que uma durao de uma determinada tarefa
de 10 Dias, o MS-Project est entendendo que a atividade ser realizada em 80horas
(Dia = 8Hs), assim se a tarefa estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 8hs ela ter
um prazo para ser executada, porem se estiver atrelada a uma jornada de trabalho de 4
horas o prazo ser totalmente diferente.
Melhores Tcnicas de Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica em
MS-Project 2013
3.4.
3.5.
O Planejamento em Projetos
Em qualquer atividade de uma organizao o planejamento deve sempre ser encarado como uma
rotina essencial. Entretanto, em grande parte dos projetos existentes, pouco se planeja, muito se
executa e muito, mas muito mesmo, se gasta refazendo um trabalho que, com um devido
planejamento, poderia ter sido evitado.
Costumeiramente, acredita-se que no preciso dizer que, com um enfoque em projetos para
uma organizao, extremamente necessrio um planejamento criterioso de todas as possveis
nuances de um projeto. Normalmente, parte-se do princpio que todos os participantes de um
projeto tm como princpio um claro entendimento de que planejar essencial. A realidade bem
distante desta viso.
Em Projetos, Planejar FUNDAMENTAL!!!
3.6.
Neste material, e com o auxlio do MS-Project 2013 vamos seguir uma estrutura simples, mas
eficaz, de planejamento. Na figura abaixo, so apresentadas as etapas para que se possa
elaborar o cronograma do projeto e utiliza-lo no MS Project 2013. Durante o transcorrer deste
livro, cada etapa abaixo ser definida no software.
4.
4.1.
Viso Geral:
Guias de
Menu
Planilha de
Tabelas
Grfico
de Gantt
Uma boa notcia para quem est iniciando com a operao deste aplicativo que ele poderia ser
pensando como uma planilha Excel. Ambos os aplicativos trabalham com linhas e colunas.
10
4.1.4.4.
A Planilha de Uso do Recurso exibe os recursos do projeto com as tarefas atribudas agrupadas
abaixo deles. Ela relaciona cada recurso aos trabalhos que eles tero que desempenhar no
projeto.
11
12
5.
5.1.
A criao de um novo arquivo de projeto poder ser realizada atravs de trs opes :
Quando solicita-se a abertura do MS-Project e executa-se a opo Arquivo/Salvar
Como.
Quando solicita-se a abertura de um novo projeto atravs do boto Novo na Barra de
ferramentas.
Quando solicita-se o salvamento de um projeto j aberto atravs da opo
Arquivo/Salvar Como.
5.2.
5.3.
Calendrios do projeto.
Melhores Tcnicas de Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica em
MS-Project 2013
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Para alterar o calendrio padro ou qualquer outro calendrio que venha ser criado, utilizaremos
a guia Excees, onde colocaremos um nome para a exceo, sua data de inicio e sua data de
termino. Logo depois deveremos selecionar a opo de Detalhes.
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Em detalhes poderemos:
Determinar se a exceo se refere a uma folga ou perodo de trabalho
Sendo a mesma relacionada a um perodo de trabalho, informar quantas horas de trabalho
estaro associadas aos dias de trabalho.
A periodicidade da exceo, se diariamente afetar a todos os dias do intervalo, se
semanalmente poder ser escolhido quais os dias da semana, etc.
Intervalo de dias a ser impactado pela exceo.
5.4.
15
16
6.
6.1.
Uma regra que devemos seguir evitar a existncia de nomes iguais entre os diversos itens da
EAP. Esta regra se estender mais adiante para o registro das atividades do projeto. Em resumo,
no poderemos ter duas linhas no MS-Project com a mesma descrio, embora o aplicativo
permita isto.
O ltimo nvel da EAP chamado de Pacote de Trabalho e ser normalmente decomposto em
atividades.
Exemplo : EAP simplificada de um prdio de 2 andares em
A - formato grfico.
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B Em formato de texto
C- No MS-Project
Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS
18
19
6.2.
Registrando as atividades
6.3.
20
6.4.
Para cada uma das atividades presentes no projeto, dever ser informado o tempo total
necessrio para a sua concluso.
Devemos ter em mente que o tempo, ou a sua durao, de uma atividade no representa o seu
prazo como somos induzidos a pensar devido a forma como os softwares nomearam as unidades
como sendo em Dias, Semanas, Meses. Quando informarmos que uma atividade tem como
durao 5 Dias, estamos informando que esta atividade tem uma previso de ser executada em
40 horas e que a quantidade de dias fsicos ser decorrente por exemplo do calendrio ao qual
esta atividade est associada, ver exemplo abaixo.
Por padro, o MS-Project sempre mltipla os quantitativos das duraes informadas pela seguinte
regra; Dia multiplica por 8 horas, Semana multiplica por 40h e Ms multiplica por 160 horas.
Outro item muito importante termos cincia que o tempo total para entrega de um item da EAP
no necessariamente a soma da durao de todas as atividades, pois poderemos ter atividades
em paralelo por exemplo.
A durao das atividades pode ser informada em dias, horas, semanas, meses ou minutos.
Porm internamente o MS-Project sempre converter estas duraes em horas. Quando
fornecemos a durao de uma atividade em dias, por exemplo, o MS-Project converte
automaticamente esta durao em horas e arquiva a mesma.Esta informao ser a utilizada
para a determinao da data de incio e trmino considerando as horas de trabalho dirias
presentes no calendrio do projeto.
Quando informado que uma tarefa tem durao de 0 (zero) horas, o MS-Project entende que a
tarefa corresponde a um marco.
21
22
Criar duas tarefas, ambas com 5 dias e apenas a uma das tarefas associar o
calendrio criado anteriormente.
23
6.5.
Para a execuo de um projeto, normalmente teremos uma ordem de execuo das atividades.
Isto se deve principalmente a trs fatores:
Ordem natural de execuo das tarefas. Fatores Mandatrios.
Execuo de projetos anteriores direciona a uma melhor ordem de execuo das tarefas.
Fatores Discretos.
Foras externas ao contrato foram a um determinado sequenciamento na execuo das
tarefas.
Os softwares de planejamento e consequentemente o MS-Project trabalharam estes motivos se
utilizando de 4 tipos de ligaes.
6.5.4. Incio-Trmino IT: A anterior tem que iniciar para a posterior terminar.
o Melhor no utilizar este tipo de ligao, pois poder afetar o clculo do caminho
crtico.
A informao do sequenciamento de execuo das tarefas, poder ser feita atravs do
preenchimento da coluna Predecessora na tabela Entrada. O tipo de relacionamento padro
utilizado o TI, se quisermos alterar este tipo relacionamento deveremos digitar o tipo com o qual
Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS
24
queremos relacionar as tarefas. Caso tenha dvidas, poder trabalhar com as propriedades da
tarefa, guia Predecessoras.
6.6.
Na execuo das atividades de um projeto podem surgir situaes onde teremos que executar
uma determinada tarefa, que normalmente seria executada no termino de sua predecessora
(ligao tipo TI), antes do termino desta ltima. Nestes casos existiro paralelismos de execuo
de tarefas e isto normalmente ocorre quando temos necessidade de promover uma antecipao
do termino da execuo do projeto. Temos que sempre ter em mente que esta ao promove o
surgimento de riscos de retrabalho.
Outra situao que com certeza poderemos ter que incluir em nossos cronogramas a
necessidade de alterar o momento de incio de uma tarefa como sendo depois de algum tempo
depois da predecessora. Neste caso falamos que existir retardo na execuo.
Estas antecipaes ou retardos de incio de tarefas normalmente ocorrem devido a restries de
recursos ou situaes impostas pela prpria natureza das atividades. Exemplos:
Retardos:
Tempo de espera da cura de uma laje;
Tempo de espera da liberao de um recurso;
Melhores Tcnicas de Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica em
MS-Project 2013
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26
27
6.7.
6.8.
Aps o fornecimento da EAP do projeto, das atividades necessrias para a entrega dos produtos,
da durao destas atividades, da definio das predecessoras, dos ajustes via retardos ou
adiamentos, teremos condies de visualizar o cronograma do projeto.
A visualizao poder ser realizado atravs das vises Gantt de Controle ou Grfico de Gantt.
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6.9.
Restries do projeto.
Todo e qualquer projeto pode estar sujeito a restries no seu acompanhamento. Normalmente
estas restries esto relacionadas ao prazo necessrio execuo do projeto, ao custo do
projeto, ou at mesmo em relao qualidade do projeto.
O MS-Project permite o registro e consequente avaliao do impacto das restries relativas
varivel prazo, que tanto podem estar associadas ao projeto como um todo como tambm a
algumas atividades do projeto.
Para registrarmos as restries no MS-Project utilizaremos a guia Avanado, nas propriedades
da tarefa.
29
30
31
32
De maneira comparativa podemos pensar o MS-Project como sendo uma grande planilha Excel,
com vrias colunas. Quando ocultamos uma coluna no significa que apagamos as suas
informaes, elas apenas estaro ocultas.
Para facilitar a utilizao do programa, o MS-Project est dividido em diversos modos de viso e
cada um deles direcionado ao tratamento de um determinado conjunto de informaes. Estes
modos de viso podem ser exibidos atravs da Barra de Modos ou acessando o menu Exibir.
Basicamente existem dois tipos de viso:
As que apresentam somente informaes grficas, como por exemplo, a viso de
Diagrama de rede.
As que apresentam informaes grficas e tambm colunas de dados, como por exemplo,
o Grfico de Gantt. Neste caso falamos que a viso tem Tabelas associadas, que podem
ser visualizadas atravs da guia Exibio.
33
7.
Na segunda situao o tempo da primeira foi reduzido devido ao deslocamento de mais pessoas
para a sua execuo e ai teramos a seguinte situao.
Poder isto realmente ocorrer? Poder a atividade B iniciar antes da atividade A iniciar? Uma
sada para este tipo de problema informarmos as antecipao em termos percentuais.
Heron Santos , PMP, PMI-SP, MCTS
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35
8.
Recursos
36
37
39
40
9.
9.1.
A gravao das Linhas de Base se realiza na opo Projeto / Gravar Linhas de Base e o MSProject permite a gravao de at 11 linhas de base.
Deveremos notar que aps a primeira gravao da linha de base, a viso Gantt de Controle
passa a mostrar o planejamento e situao atual dos planejamentos realizados para cada uma
das tarefas do projeto.
41
9.2.
Uma das informaes que dever estar presente no plano do projeto, o modo pelo qual ser
realizado o controle da execuo, pois o Gerente do projeto dever saber exatamente como ir
cobrar as informaes dos recursos envolvidos no projeto, como por exemplo :
Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto tempo ser feito um
levantamento do andamento da execuo do projeto.
Modelo do acompanhamento: Como os recursos devero informar o andamento da
execuo.
O MS-Project permite o registro de diversas metodologias de controle de execuo dos projetos.
Neste livro vamos trabalhar com duas delas:
Informando o percentual de execuo da tarefa;
Informando o percentual de execuo da tarefa e reprogramando o restante de sua
execuo.
Para trabalhar com estas opes, deixar visvel o menu de controle.
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O MS-Project necessita ser informado sobre qual data dever realizar as comparaes dos
avanos a serem informamos das atividades, pois sem esta informao no ter como identificar
possveis desvios.
Esta data dever ser informada como a data de status em Projetos / Informaes.
43
9.3.
Embora esta seja a maneira mais comum de controle de execuo de projetos no MS-Project
ou em qualquer outro aplicativo, apresenta diversas falhas, tais como:
O percentual informando, teoricamente como o fsico da atividade, entendido
pelo MS-Project como o percentual de tempo j gasto na tarefa, e este
percentual poder ser modificado pelo prprio aplicativo caso ocorra uma
alterao na durao da tarefa. Ver exemplo abaixo:
A-Inicialmente a tarefa tem uma durao de 10 dias e informamos 50%
executado
44
9.4.
Existe um mtodo de controle de execuo de projetos, que com um pouco de prtica se torna
to fcil, ou at mais fcil, do que o mtodo percentual apresentado anteriormente. Chamaremos
este mtodo de Durao restante.
Este mtodo tem como premissa a utilizao de tempos j gastos na realizao das tarefas e
quanto tempo ainda so necessrios para a concluso destas. A informao de percentual
executado no considerada.
Melhores Tcnicas de Construo e Controle de Cronogramas de Projetos com Prtica em
MS-Project 2013
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Informar a datas de Incio real e Termino real, se a atividade tiver sido concluda.
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10. Relatrios
O gerente de projetos tem que ter detectado durante o planejamento s necessidades de
comunicaes que devero ser entregues a todos os envolvidos com o projeto.
As informaes que sero entregues aos recursos relacionados a execuo das tarefas sero
totalmente diferentes s entregues aos patrocinadores do projeto.
O MS-Project tem configurado diversos tipos de relatrios relacionados a algumas
necessidades especficas. Acessado atravs da opo Exibir / relatrios, alem de permitir a
construo de novos.
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11. Filtros
Muitas vezes necessria a apresentao de apenas algumas partes do projeto, como por
exemplo :
Atividades ainda no iniciadas.
Atividades de um determinado recurso.
Atividades com custo acima de determinado valor.
Atividades com concludas entre um determinado perodo de datas.
Conseguiremos este recurso com a introduo de filtros.
O MS-Project permite a visualizao de Vises, Tabelas e Relatrios atravs da aplicao de
diversos filtros pr-programados, alem de permitir a construo de novos.
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12. Classificao
O MS-Project permite a visualizao das Vises, Tabelas e Relatrios atravs da aplicao
de diversas Classificaes pr-programadas alem de permitir a construo de novas.
49
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