gestdo Processo de gerenciamento A3 tora de ode pacientes por mid redid readies na itary da emt inn fant Entenda 0 método de solucdo de problemas e execugao de planos da Toyota e um dos principais segredos do sucesso de empressas "lean" Por José Roberto Ferro rmaneira de agir diante de um problema, desafio ou Awe a ser implementado é um dos principais segredos de empresas que obtém muito sucesso a0 implantar o Sistema Lean, e esse segredo se chama A3. Trata-se de uma importante ferramenta do sistema de gerenciamento da Toyota ~ uma das bases do sucesso da montadora ~ , consequentemente, de uma empresa que deseja implementar um verdadeiro Sistema Lean em seus processos, Na Toyota e em outras empresas lean, 0s colabo- radores escrevem relatérios A3 periodicamente Mas, afinal, 0 que é um A3? — Essa pergunta esté muito bem respondida em uma obra langada recentemente pelo Lean Institute Brasil e que detalha e exemplifica 0 que é um A3. Trata-se do livro Gerenciando para o aprendizado, escrito por John Shook, que trabalhou por mais de dez anos na Toyota, ondeaprendeu 0 pro- cesso, Em seu livro, Shook nos lembra queo termo A3 significa universalmence aquela folha de papel de tamanko internacional, com 29,7 centimetros por 42 centimettos. Mas, numa empresa lean, um A3 tem um significado muito maior que esse. 20 Urea owose 2008 sm ceracnine omte Para a Toyora, cada problema ou desafio que uma ~ ou qualquer projeto que precisa nizagao enfren ser implerentado — deve ser possivel de ser registrado em uma iinica folha de papel A3. Falando em termos bem priticos, nessa tinica folha de formato A3, lideres e suas equipes vao detalhar, em quadros que dividem a folha, problema, projeto ou desafio a ser enftentado. E mais, é preciso detalhar também como ele ser abordado, com as respectivas analises, ages corretivas e panos de a¢io. Dessa mancira, a Toyota acredita que faz.com que todos ‘os que enfrentem o problema, desafio ou projeto enxerguem a questio a ser resolvida por meio de uma mesma lente: ‘uma tinica folha de papel A3. Assim, favorece a simpli dade e estimula o poder de sintese ¢foco, fazendo 0 5S da informagio e evitando longos ¢ entediantes relatsrios que niinguém I Alem disso, ajuda a desenvolver pessoas com capacidade de identificar problemas com maior profundidade, tomar ‘mais iniciativasc assumir responsabilidades As partes de um A3 — “Na Toyota, onde trabalhei por mais de dez anos, a maneira de pensar sobre os problemas aprender com eles para planejamento, tomada de decisio € execucio mais eficazes ¢ um dos segredos do sucesso da empresa, O processo pelo qual ela identifica, aborda e, em seguida, age sobre os problemas e desafios em todos os ni—talvea, a chave para todo o seu sistema de desenvolvimento de talentos aprofundamento continuo de seus conheci- rmentos ¢ capacidades — pode ser encontrado na estrutura do seu processo A3”, escreveu John Shook. Conforme esté detalhadamente descrito ¢ ilustrado nessa obra, em uma tinica pagina, um A3 precisa conter, nna maior parte das vezes, as seguintes seg6es: + Ottulo do A3~ E cleque vi definiro problema, desafio u projeto a ser enfrentado ou implementado na empresa ‘e precisa responder a seguinte pergunta: “Sobre o que voce est realmente falando?”. + Oresponsavele a data— Trata-seaqui de uma identifi cagio arespeito de quem é responsivel pela execucio do que esti registrado naquele A3, além da data de quando o documento foi elaborado e/ou revisado pela ilrima ver. + Contexto — Detalha 0 contexto que esté por tris daquilo que esti sendo feito ou planejado, ou seja, qual é impor- tincia do problema ser resolvido, desafio aserenfrentado ou projeto a ser implementado. Essa parte do A3 precisa responder a seguinte pergunta: “Por que voc® est falando sobre isso?" + Condigdes atuais— Explica o que ocorre ou que sesabe hoje sobre o problema, desafio ou projetoa ser trabalhado. recisa mostrar como estfo as coisas atualmente, qual & 0 problema e detahar isso da forma mais visual possvel, com quadros, grificos, desenhos, mapas, ec + Objetivo e metas ~ Essa segio deve descrever clara- ‘mente © o mais preciso possivel o resultado que se espera conseguir, sempre detalhando quais sio os resultados especificos exigidos. preciso relaara sicuagio © as causas que criaram 0 “espago” entre o que se tem hoje € 0 que se espera conseguir. A ideia é fazer uma anélise da questio que mostre claramente a relagdo de causa ¢ efeito que gerou 0 problema, desafio ou projeto a ser implementado. + Contramedidas propostas — Essa parte do A3 define agées corretivas pata “atacar” 0 problema, vencer o de- safio ou conquistar os objetivos ou metas. As perguntas a serem respondidas aqui sio: “Qual é a sua proposta para atingira stuagio furura, a condigio-alvo?” e*Como ‘suas contramedidas recomendadas afetam a causa raiz para alcangar a meta?” + Plano — Ea parte que vai detalhar o plano de acao, que deve ser objetivo e claro, além de explicicar quem faz 0 qué e quando, sempre visando resolver o proble- ‘ma, atingir a meta ou implementar 0 projeto. Precisa detalhar que atividades serdo necessirias paraa imple- mentagao e quais serao os indicadores de desempenho ou progress. + Acompanhamento ~ Por fim, essa segdo de um A3 explica como vai ser a revisio, acompanhamento ¢ aprendizado durante 0 enfrentamento do problema, desafio ou projeto a ser implementado. A ideia aqui é antecipar problemas que possam vira ocorrer e também compartilhar com outras pessoas da empresa 0 que se aprendeu com o proceso. Como escrever um A3 — Todas essas segdes precisam estar registradas em uma tinica folha de papel, num A3, € deralhadas da forma mais ilustrativa possivel, com muita clareza e precisio, Para a Toyota, cada problema ou desafio que uma organizacao enfrenta deve ser possivel de ser regis- trado em uma Unica folha de papel A3 enwiomenine comb Nowber 000 UMeranpa 21eA ne Kan rh Se Pee ieee Geralmente, um A3 € escrito totalmente a kipis para facilitar fucuras revisbes e corregdes. Depois de feito, el assinado pelos lideres ou integrantes da equipe que ajuda- ram a elabori-lo e colocado sempre 4 mostra de todos. ‘As secoes de um A3 precisam seguir uma ordem légica. John Shook explica que o formato e objetivo de um A3 sao ‘sempre orientados pelo seguinte conjunto de perguntas: Qual € 0 problema ou questio? Quem é 0 responsivel pelo problema? Quais s20 as causasraiz do problema? Quais sio as contramedidas possiveis? Como voce decidir que contramedidas propor? ‘Como iri obter a concordincia de todos os envolvidos? Qual éo plano de implementacao: quem, o qué, quando, conde e como? ‘Como saber se suas contramedidas funcionam? * Que problemas de acompanhamwento vacé pode prever? E quais podem ocorrer durante a implementacio? © Como vocé vai capturar e compartilhar o aprendizado? A3 6 um proceso —“Maisque um simples relatrio ou ferramenta de gestio, © A3 é um processo. Mais ainda, uma forma de pensar que modifica o gerenciamento rotineiro em aprendizado cumulativo para rodaa org essaltou Jim Womack, presidente do Lean Enterprise Institute, no preficio do livro. “Mais que uma folha de papel, é uma ferramenta de gerenciamento eaprendizagem ha muito tempo desenvolvida e utilizada pela Toyota e que faz uma grande diferenga no ‘modus operandi da empresa. Pode-se dizer que 0 A3 est para o gerenciamento na Toyora assim como o sangue que fui nas veias esté para a nossa vida", escreveu no preficio, Gilberto Kosaka, diretor do Lean Institute Brasil e que trabalhou na Toyota do Brasil. ara John Shook, um A3 “forca os individuosa observa- rem a realidade; apresentar fatos; propor contramedidas de ‘tabalho, visando atingira meta definida; obter concordancia € fazer 0 acompanhamento com um processo de verificagao é ajuste em relagio aos resultados reais. Consequentemente, © A3 representa uma ferramenta poderasa para a resolucio de problemas, realizagio de melhorias e fazer com que as coisas acontegam”. Trata-se de um processo primordial para empresas que queiram seguir em suas jornadas lean de forma sélida e sustentével. José Roberto Ferro # president do Lean situs Bast, enidede sem ns lucratvos cada par csseminar no Pais 0 Sistema Lean insprado no model Toyota Viste o site: wean org.0"~ E-mail: fre@iean.org.br 22 Uidernea nou 0e2 2000 wu taerorina conte Fate conser: sanrerto@isaoning com