ACADEMIA SOLIDRIO

COMO FAZER UM PLANO DE COMUNICAO

O Plano de Comunicao uma pea estratgica para qualquer instituio

sem fins lucrativos e dever espelhar os objetivos a alcanar, os caminhos
a seguir para cumprir esses objetivos, o pblico ao qual se destinam os
esforos de comunicao, o tempo de implementao e o oramento
disponvel.
Um bom plano ajuda a estruturar uma ao de comunicao, definindo
prazos e rotinas e apoiando a gesto das prioridades que a instituio
quer comunicar. Como o sucesso depende dos resultados alcanados,
fundamental incluir um mtodo de avaliao que permita medir
o impacto do plano traado.

PREPARAO DE UMA ESTRATGIA

No existe uma frmula mgica para veicular as suas
mensagens junto dos pblicos internos e externos.
Por isso, o ideal comear o plano de comunicao
pela anlise do que j foi realizado, uma pequena auditoria interna sobre o que tem sido a comunicao
da sua organizao.
Conhea e avalie a comunicao que j foi realizada
pela sua instituio: como tem comunicado, com
que objetivos e com que resultados. Tenha em considerao o contributo de cada elemento da organizao para este esforo de comunicao.

PEQUENO TESTE QUE PODE APLICAR SUA

ATIVIDADE DE COMUNICAO ATUAL
Saiba quantos sim recolhe a sua instituio. Respostas negativas revelam a sua necessidade de
concentrar esforos na comunicao.
___ Trabalha a partir de um modelo pr-elaborado de press release?
___Mantm boa relao com os editores e jornalistas que trabalham as suas reas de atuao?
A sua instituio dispe de um portal internet
atualizado e que explica a atividade?

Envolva todas as reas neste objetivo de preparao

e avaliao da forma como esto a ser comunicadas
as iniciativas e converse com alguns dos seus colaboradores ou voluntrios sobre as iniciativas anteriormente realizadas e as mensagens a veicular no futuro.

___Tem um repositrio de toda a comunicao

(press releases, comunicados) on-line, disponvel
para quem quiser consultar?

Concluda a sua pequena auditoria, tem elementos

suficientes para elaborar um documento que rena
a histria de comunicao da sua organizao e os
pontos fortes e fracos do que tem vindo a ser feito.

___A sua instituio guarda e organiza a documentao (estatsticas, notcias e outros factos)
considerada relevante para a sua ao e comunicao?

___Tem uma agenda de contactos bem organizada?

COMO DEVO ORGANIZAR O PLANO DE COMUNICAO

A melhor forma de estruturar o Plano de Comunicao da sua instituio seguir uma matriz. Como,
muitas vezes, o Plano de Comunicao est associado a um projeto (por exemplo, o lanamento de uma

publicao impressa), tomemos como exemplo uma

instituio ficcionada, a AJUDAR AJUDANDO, que
quer lanar uma revista e pretende
comunicar esse facto imprensa.

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O qu

Pblicos-alvo

Objetivo

Quando

Meio

Lanamento de revista

Imprensa

Dar a conhecer a
entidade

No dia do
lanamento

Press release

O qu
Uma ao de solidariedade, de responsabilidade
social, de angariao de fundos ou uma apresentao
da instituio s partes interessadas (stakeholders) ou
s potenciais partes interessadas.
Pblico-alvo
A quem se destinam as aes de comunicao da
sua instituio? muito diferente comunicar para a
imprensa ou para outras partes interessadas (doadores ou associados, por exemplo) no s pela linguagem a utilizar como pelos diferentes objetivos que se
pretendem atingir.
As questes que deve colocar so: quem so os
pblicos/destinatrios da minha mensagem? Quem
so os pblicos influenciados pela minha ao, caso
o objetivo seja alcanado?
No campo dos destinatrios ainda necessrio segmentar por tipos, definir barreiras transmisso da
mensagem e elencar os benefcios que podem advir
do sucesso da estratgia de comunicao.
O melhor ser criar uma ficha para cada destinatrio
da mensagem, juntando informao sobre os vrios
grupos para os quais comunica.

Objetivo
Definida a ao e o pblico-alvo que se pretende
atingir determinante definir objetivos para as vrias
iniciativas inscritas no Plano de Comunicao.
Os objetivos de uma mensagem so cruciais para implementar um plano certeiro que toque nos pontos-chave a transmitir. No lanamento de um produto
novo da instituio (portal, publicao impressa,
vdeo institucional) importante definir metas, como,
o nmero de pessoas que o utilizam, leem ou veem.
Quando
Defina e planeie os tempos e prazos das suas aes.
Os cronogramas so o melhor amigo de quem
prepara um plano de comunicao, j que permite
alinhar todas as etapas no tempo. Atravs de programas informticos simples elaborar um cronograma
abrangente.
Meio
O mtodo passa pela escolha dos meios para transmitir a mensagem. Participao em eventos/feiras
sociais, desdobrveis, press releases, publicidade,
merchandising, uma estratgia de marketing eletrnico so alguns dos meios mais utilizados para difundir
as mensagens.
Na anlise do meio a utilizar os hbitos do pblico-alvo so determinantes, uma vez que preciso que
o destinatrio da mensagem esteja familiarizado com
o mtodo utilizado.

3 DICAS ESSENCIAIS PARA O SEU PLANO

Conhea bem os destinatrios da sua comunicao
Conseguir ajustar os meios e a estratgia ao seu
pblico e atingir os objetivos de forma mais eficaz.

Diferencie os pblicos das suas aes

Se pretende aumentar a visibilidade das suas iniciativas fundamental segmentar muito bem os pblicos,
conhecendo-os por dentro.

Defina objetivos claros

Defina, claramente, o seu objetivo e o que pretende
da ao de comunicao. Se, por exemplo, est a
comunicar para uma angariao de fundos, o que
pretende que haja doaes pelos destinatrios da
mensagem.

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