Oficio (documento)

Para otros usos de este trmino, vase oficio (desambiguacin).

El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas redacciones se utilizan en
instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

1 Clases de oficios
o

1.1 Oficio mltiple

1.2 Oficio de transcripcin

2 Partes del oficio

Clases de oficios
Oficio mltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de un
destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de
oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para
especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que
dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir,
va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.
La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante
lo cual es importante recordar que:
1. el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene
a ser la ltima parte de este tipo de oficio (vase ejemplo).

Oficio de transcripcin
La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin: es un documento
que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, ntegramente
y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel
al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del
mismo oficio.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad
a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento
servir para transcribir informes relevantes e importantes.

Partes del oficio

Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.

Nombre del Ao
Es la denominacin que se le da al ao actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da,
el mes y el ao en curso.
Numeracin
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorndum; la
palabra oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por
una lnea oblicua y, a continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con
letras maysculas, separada por una lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de
dos puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que
se explicar en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.
Esta palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de
la comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa.

Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y
a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.

 Iniciales
Al igual que en el memorndum, las iniciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo
Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio,
como catlogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una pgina que
constituye un tipo de
informacin de soporte
enciclopdico, que aporta
informacin relacionada con
artculos, pero que no es un
artculo en s mismo. Este
tipo de pginas utilizan el
espacio de nombres
especfico Anexo:, y se
categorizan en la
Categora:Anexos.
Distribucin
Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas y
las dependencias a quienes va dirigido el oficio.