TLS041 Taller de Primavera P6

Sesin 06 Material de Lectura v1

SESIN

6
5.

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL
CRONOGRAMA (PARTE 2)

GESTIONANDO RIESGOS

PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

MANTENIMIENTO
DE
DOCUMENTOS DEL PROYECTO

UNA

BIBLIOTECA

DE

ACTUALIZANDO Y GESTIONANDO EL CRONOGRAMA (PARTE 2)

5.4. GESTIONANDO RIESGOS

La gestin de riesgos permite identificar, categorizar y priorizar los riesgos
potenciales asociados con los elementos WBS y los recursos. Puede crear planes de
control de riesgos, y asignar una probabilidad de ocurrencia y un elemento WBS a
cada riesgo.
5.4.1 AGREGAR RIESGOS
Al identificar un riesgo se registra el nombre, estado, tipo, nivel de prioridad y
fecha en que fue identificado. Tambin puede especificar qu elemento WBS y
recursos son afectados por el riesgo, y el responsable del elemento OBS para
controlar el riesgo.

Agregar un riesgo: Elija Proyecto Riesgos, clic en la barra de opciones

Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo (la marca de verificacin cercana
al comando debe estar marcada). Haga clic en Agregar, luego clic en la ficha
General. Ingrese el nombre del riesgo, luego seleccione el elemento WBS y el
recurso que el riesgo afectar. Si no especifica un recurso, el mdulo considera
todos los recursos del WBS seleccionado.
Seleccione el gerente responsable para controlar el riesgo. Los gerentes
responsables estn definidos en la estructura de desglose de la organizacin
(OBS). Seleccione el tipo de riesgo que esta creando, y especifique el nivel de
prioridad para asignar al riesgo.

Agregar una descripcin y plan de control del riesgo: Haga clic en la ficha
Descripcin, luego ingrese una descripcin del riesgo. Para introducir una
descripcin del plan de control del riesgo, haga clic en la ficha Control, luego
escriba la descripcin en el campo Plan de control de riesgo. Puede usar
formato HTML, editando caractersticas en ambas fichas; estas caractersticas
incluyen formateo de texto, insertar imgenes, copiar y pegar informacin de
otros archivos de documentos (mientras conserva el formato), y agregar
hipervnculos.

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Para especificar una fecha de identificacin del riesgo diferente de la fecha actual,
haga clic en el botn Examinar y seleccione una nueva fecha

FIGURA 1: Agregar Riesgos.

5.4.2 CALCULAR VALORES DE EXPOSICIN
El mdulo utiliza la probabilidad de ocurrencia de riesgos, la fecha de impacto
potencial de un riesgo, y las unidades del recurso y las estimaciones de gastos para
calcular los valores netos de exposicin de un riesgo. Estos valores de exposicin
luego son usados para determinar el impacto del riesgo en el costo, flotacin y
fecha de finalizacin del proyecto. Los datos actuales del proyecto no son
cambiados.

Calcular valores de exposicin de un riesgo: Elija Proyecto Riesgos.

Haga clic en la barra de opciones Mostrar, luego haga clic en Detalles de riesgo
(la marca de verificacin cercana al comando debe estar marcada). Seleccione
el riesgo cuyos valores de exposicin desea calcular, luego haga clic en la ficha
Impacto. En el rea Impacto, especifique la fecha de impacto. El mdulo
considera solo aquellas actividades del WBS/recurso seleccionado que esta
programado para iniciar en la fecha de impacto o despus. Escriba el nmero
estimado de mano de obra, equipamiento o de material, las unidades de
tiempo y el costo total estimado de los gastos que el riesgo incurrir, si el
riesgo sucede. Ingrese o seleccione un porcentaje estimado de probabilidad si
el riesgo ocurriera. El mdulo calcula y muestra los valores de exposicin del
riesgo como: Exposicin = Impacto x Probabilidad

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Los campos de valor Actual contienen el nmero restante de

mano de obra, equipamiento, o material, unidades de tiempo y
los gastos restantes actuales, para el WBS y recursos asignados
al riesgo seleccionado actualmente.

Este
nmero
es
calculado usando el
WBS, recurso y fecha.

FIGURA 2: Calcular Valores de Exposicin de Un Riesgo.

5.4.3 CALCULAR EL IMPACTO DE UN RIESGO
El mdulo usa el mtodo de estimacin de mximo a mnimo (top-down) para
aplicar los valores de exposicin de un riesgo, y calcular el impacto en el
cronograma, costo y duracin del proyecto. El mdulo aplica estos valores a las
actividades que culminen en la fecha de impacto del riesgo o despus. Esto no
incluye actividades completas, cerradas o hitos.
Cuando se aplica los valores de exposicin, el mdulo usa cualquiera de los
elementos y actividades que contiene el WBS, junto con las asignaciones e
informacin de los recursos (tales como tasa y disponibilidad), entonces se
programa el proyecto segn las preferencias de programacin actuales.

Calcular el impacto de un riesgo: Puede programar el proyecto cuyo

impacto de riesgo desea calcular, para ello elija Proyecto Riesgo.
Seleccione el riesgo cuyo impacto desea calcular. Haga clic en el botn Calcular
impacto, en la barra de comandos. El mdulo aplica las unidades de cualquier
recurso, luego programa el proyecto utilizando las opciones de programacin
actuales.

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Use este cuadro de dilogo para visualizar el

efecto del riesgo seleccionado en el cronograma,
costo y duracin del proyecto

Indica el nmero de actividades que

el riesgo afectar. Este no es el
nmero
total
de
actividades
contenidas en el elemento WBS.

FIGURA 3: Calcular el Impacto de un Riesgo.

EJERCICIO 1: Calcular valores de exposicin y el impacto de un riesgo

Para el desarrollo del ejercicio dirjase al CD del curso Materiales de Lectura
Sesin 06 Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto
haciendo uso de la Gua de Importacin y Exportacin de Primavera P6:

Financial System Upgrade

Una vez importado dicho proyecto, realice los siguientes pasos:

Usted como Project Manager se encuentra en una reunin de planificacin con su
equipo de proyecto revisando su Matriz de Probabilidad e Impacto, en la cual nota
que los valores del riesgo Product launch date moved up han sido
subestimados, para lo cual propone reestimar los valores de exposicin con los
datos que presenta la siguiente tabla:

Unid. de mano de obra

Gastos

Probabilidad

Impactos
Estimacin Original
Reestimacin
400 horas
1000 horas
S/. 16 666.65
S/. 24 999.98
Estimacin Original
30%

Reestimacin
60%

Una vez que realiz los cambios responda lo siguiente:

1) En cunto cambi el valor de exposicin de las unidades de mano de obra.
___________________________________________________________
2) En cunto cambi el valor de exposicin de los gastos.

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___________________________________________________________
Ahora calcule el impacto de los riesgos y responda:
3) En cunto cambi el impacto del costo del gasto.
______________________________________________________
NOTA: Para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en el cual se
efectuarn los cambios.

5.4.4 CREAR Y ELIMINAR TIPOS DE RIESGO

Puede crear tipos de riesgo, o categoras de posibles riesgos, que puede asignar a
los riesgos en cualquier proyecto. Puede usar los tipos de riesgos para clasificar y
estandarizar los riesgos para todos los proyectos.

Agregar un nuevo tipo de riesgo: Elija Admin Categoras de admin

Haga clic en la ficha Tipos de Riesgo, luego haga clic en botn Agregar. Escriba
el nombre del nuevo tipo de riesgo.

Para mover un tipo

de riesgo a arriba o
abajo en la lista,
haga clic en los
botones Desplazar
hacia
arriba
o
Desplazar
hacia
abajo.

FIGURA 4: Agregar un Nuevo Tipo de Riesgo.

Eliminar un tipo de riesgo: Elija Admin Categoras de admin Haga clic

en la ficha Tipos de Riesgo, luego seleccione un riesgo. Haga clic en el botn
Eliminar, y finalmente clic en el botn S para eliminarlo.

5.4.5 PERSONALIZAR DISEOS DE RIESGO

Use el cuadro de dilogo Columnas, para especificar
que
visualizar en el diseo de hoja de clculo del riesgo actual.

columnas

desea

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Personalizar columnas de diseo del riesgo: En la ventana Riesgos del

proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Columnas
Personalizar.
Modifique las columnas mostradas en el diseo del riesgo haciendo clic en los
botones flecha derecha / izquierda para mover los elementos de datos entre las
columnas Opciones disponibles y Opciones seleccionadas.

Los botones de flecha doble se usan para agregar

o quitar todas las columnas disponibles; los
botones de flecha simple se usan agregar o quitar
los elementos seleccionados en el diseo actual.

Haga clic aqu, para

cambiar el ttulo de la
columna del elemento
seleccionado.

FIGURA 5: Personalizar Columnas de Diseo de Riesgo.

Filtrar, agrupar y ordenar diseos de riesgos: Puede seleccionar los

riesgos que desea visualizar y especificar como desea mostrarlos, tambin
puede restringir que riesgos visualizar. En la ventana Riesgos del proyecto,
haga clic en la barra de opciones Mostrar. Elija Filtrar por, o Agrupar y ordenar
por, y elija la opcin que mejor describa como desea visualizar los riesgos.

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Este diseo del

riesgo
esta
agrupado por
elemento WBS
y filtrado por
riesgos
abiertos para
un
anlisis
rpido.

FIGURA 6: Filtrar, Agrupar y Ordenar Diseos de Riesgos.

EJERCICIO 2: Personalizar diseos de los riesgos

Para el desarrollo del ejercicio dirjase al CD del curso Materiales de Lectura
Sesin 05 Ejercicios, dentro de esta carpeta importe el siguiente proyecto
haciendo uso de la Gua de Importacin y Exportacin de Primavera P6:

FinSys (Financial System Upgrade Project).

Ahora ubquese en la ventana Riesgos del proyecto, a la cual tendr que agregar
las siguientes columnas: Fecha de impacto, Probabilidad y Tipo de Riesgo; luego
filtre los riesgos del usuario actual y por ltimo haga lo siguiente:
1) Agrupe y ordene los riesgos por WBS y conteste:

Cul es la Prioridad del riesgo ubicado en el elemento WBS Project

Administration?
____________________________________________________________

Cul es la Fecha de impacto del riesgo ubicado en el elemento WBS QA

Tests?
_____________________________________________________________

2) Agrupe y ordene los riesgos por prioridad y conteste:

Qu riesgo(s) es/son de baja prioridad?

______________________________________________________________

Qu riesgo (s) es/son de prioridad normal?

_______________________________________________________________

3) Agrupe y ordene los riesgos por tipo de riesgo y conteste:

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Cul es el riesgo de tipo Requirement Changes con mayor probabilidad?

____________________________________________________________

Cul es el riesgo de tipo Technology Integration con menor probabilidad?

____________________________________________________________

NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se
efectuarn los cambios.

5.5.

PROBLEMAS Y UMBRALES DEL PROYECTO

Los problemas conocidos dentro del plan de proyecto requieren de atencin o una
accin correctiva. Puede crear problemas manualmente, y generar problemas de
forma automtica mediante los umbrales de los proyectos.
Se puede crear un umbral mediante la eleccin de un parmetro, como la variacin
de la fecha de inicio. Despus de definir el umbral, el mdulo monitorea y genera el
umbral de problemas para el usuario.
A continuacin veremos cmo agregar problemas y umbrales para ayudarlo a
administrar los proyectos.
5.5.1 AGREGAR PROBLEMAS
La identificacin de los problemas dentro de un cronograma debe ser abordada
antes que el proyecto se complete. Los problemas se pueden agregar manualmente
a los proyectos o se pueden utilizar los umbrales para generarlos automticamente.

Agregar un problema: Elija Proyecto Problemas. Haga clic en botn

Agregar, en la ficha inferior haga clic en la ficha General. Escriba el nombre
del problema. Seleccione al gerente responsable de abordar el problema. Los
gerentes responsables estn definidos en la Estructura de Desglose
Organizacional (OBS).

En la ventana Temas de discusin del proyecto dirjase a men Ver

Agrupar y ordenar por, ah puede ver que se muestran distintas formas
de agrupar los problemas, usted puede elegir el ms conveniente.
Nota

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Puede agrupar y ordenar los problemas para varios elementos de detalle, tales como el proyecto,
EPS o WBS. Haga clic en la Barra de Opciones Mostrar, y elija Agrupar y Ordenar por.

Use los campos Fecha en que se identific y Fecha

de resolucin para saber cunto tiempo tomo un
problema abierto y cunto tiempo tomo resolver los
problemas cerrados.

El estado del problema se coloca

automticamente en modo Abrir, la
prioridad en modo Normal. Cambie
estos valores como lo requiera.

FIGURA 7: Ventana Riesgos del Proyecto.

Definir detalles de un problema y aadir notas: Elija Proyecto

Problemas. En la ficha inferior, haga clic en la ficha Detalles, y escriba el valor
(numrico) real del problema en el campo Valor Real. Para asociar el problema
con un elemento WBS diferente que el elemento WBS principal, haga clic en el
botn Examinar y seleccione el elemento. Tambin puede asociar el elemento
con un recurso o actividad.
Para introducir informacin adicional sobre el problema, en la ficha inferior
haga clic en la ficha Notas; y escriba las notas. Tambin puede utilizar
funciones de edicin HTML, que incluye formatear textos, insertar imgenes,
copiar y pegar informacin de los archivos de otro documento y agregar
hipervnculos.

Enviar un correo electrnico sobre un problema: En la ventana Temas de

Discusin de un Proyecto, seleccione Herramientas Navegador de
Problemas, elija el tema sobre el que desea enviar un correo electrnico; y
haga clic en Notificar. Para especificar las personas a las que desea enviar el
correo electrnico, haga clic en Agregar. Elija la opcin Seleccionar un
Destinatario, para seleccionar un destinatario de la lista de recursos o usuarios,
y haga clic en Aceptar. Seleccione un destinatario del cuadro de dilogo Asignar
Destinatarios. Haga clic en Asignar. Si quiere eliminar un destinatario, hacer
clic en Quitar.

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Escriba un asunto para el correo electrnico, y cualquier comentario adicional

sobre el problema en el rea Contenidos. Finalmente haga clic en Enviar todo.

Haga clic en agregar

destinatario para el
correo
electrnico,
luego
elija
como
desea seleccionar los
destinatarios.

FIGURA 8: Enviar un E-mail Acerca de un Problema (I).

Para que el envo de correo sea correcto:

Nota

1. Asigne una cuenta de correo destinatario en Primavera P6, dicha

configuracin la puede realizar ingresando a la Barra de men Editar
Preferencias del Usuario seleccione la pestaa Correo. Especifique el
protocolo de correo, el servidor de correo saliente y la direccin de correo
del usuario (Generalmente es el correo del Administrador de Primavera).
2. Si desea que un recurso de su proyecto reciba notificacin con relacin
al problema por correo electrnico, debe actualizar los datos de ste,
ingresando a Empresa Recursos, seleccione el recurso en cuestin y
en la pestaa General ingrese el correo electrnico de dicho recurso.
3. Finalmente en el Cuadro de dilogo Notificar Problema, puede
seleccionar los recursos del proyecto a los que desea enviar la notificacin
del problema (si tienen asignado un correo).
4. No debe olvidar que Primavera P6 slo enva mensajes a cuentas de
correo de dominios privados, como por ejemplo una cuenta de correo de
trabajo.

Ver y agregar un historial de los problemas: Elija Proyecto Problemas,

seleccione un problema, haga clic derecho y seleccione Historial de problemas.

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Escriba
cualquier
comentario adicional
sobre el problema,
luego haga clic en
Agregar.

FIGURA 9: Historial de Problemas.

5.5.2 USANDO EL NAVEGADOR DE PROBLEMAS
El Navegador de problemas brinda la informacin que necesita sobre un problema
en particular para que pueda resolverlo rpidamente.

Utilice el navegador de problemas: Seleccione Herramientas

Navegador de problemas. Seleccione el problema cuyos detalles desea ver,
haga clic en el botn apropiado para mostrar la informacin que desea ver
sobre el problema. Por ejemplo, haga clic en el botn Seguimiento para abrir
rpidamente la ventana Seguimiento; de igual manera ocurre con los botones
Actividades, WBS, Recursos y Detalles del Problema.

Si el botn no est disponible significa que el problema no est asociado a ese tema.

FIGURA 10: Navegador de Problemas.

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EJERCICIO 3: Problemas del Proyecto

Contine usando el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project) del
ejercicio 2.
Ahora ingrese a la ventana Problemas / Temas de Discusin y agregue las
siguientes columnas: Actividad, Fecha en que se identific, Identificado por y
Umbral Inferior; luego filtre los problemas para el usuario actual y conteste:
1) Cul es la prioridad para el tema de discusin Project Delays?
___________________________________________________________

2) Cul es la actividad
Programming Staff?

afectada

por

el

tema

de

discusin

Loss

of

___________________________________________________________

3) Cundo se identific el tema de discusin Total Float (days) 7/15/1998?

______________________________________________________
4) Quin identific el tema de discusin Unit Testing Late?
___________________________________________________________

NOTA: Para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se
efectuarn los cambios.

5.5.3 AADIR UMBRALES

Los umbrales del proyecto consisten en parmetros asignados a los elementos del
WBS, estos controlan los proyectos y generan problemas. Por ejemplo, puede
establecer un umbral con el parmetro % de costo de presupuesto y un valor de
umbral superior de 100%. Cuando el costo real del elemento WBS especificado
alcanza el 100% del costo presupuestado, el mdulo genera un problema.

Aadir un umbral: Elija Proyecto Umbrales. Haga clic en Agregar; y en la

parte inferior haga clic en la ficha General. Seleccione un Parmetro de Umbral,
haciendo clic en el botn Examinar. Si introduce un lmite de umbral inferior y
superior, un problema se genera para cualquier elemento WBS/actividad que
queda fuera del rango especificado. Por ejemplo, introduzca -2 das como lmite
inferior y 10 das como lmite superior de un umbral de flotacin (holgura)
total. Se notificar cuando cualquier elemento WBS/actividad tenga una
holgura total igual o inferior a -2 das y mayor o igual a 10 das.
El gerente responsable para resolver los problemas generados por el umbral es
asignado automticamente cuando se selecciona el elemento WBS.

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FIGURA 11: Umbrales de Proyecto.

Especifique el intervalo de tiempo para controlar: Elija Proyecto

Umbrales. Seleccione el umbral cuyos datos desea definir, en la parte inferior
haga clic en la ficha Detalles. Haga clic en el botn Examinar de los campos
Desde fecha y A la fecha, y seleccione las fechas para las que el umbral debe
controlar los elementos WBS o actividades. El mdulo slo comprueba los
elementos WBS o actividades cuyas fechas de inicio estn despus de la fecha
de Desde fecha y cuya meta son las fechas antes de A la Fecha.

Ver problemas de umbral: Puede ver rpidamente los problemas generados

por un determinado umbral. Seleccione el umbral cuyos problemas quiere
revisar, haciendo clic en la ficha Detalles. Seleccione el problema cuyos datos
desea ver, y haga clic en Ir a.

FIGURA 12: Ver Problemas Preliminares.

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Agrupar, Ordenar y filtrar los umbrales: Desde la ventana Umbrales de

proyecto, haga clic en la barra de opciones Mostrar, y elija Filtrar por o Agrupar
y ordenar por, y finalmente elija la opcin que describe cmo desea ver los
umbrales.

5.5.4 DEFINICIN DE PARMETROS DE UMBRAL

Un umbral consta de un parmetro o tipo, y un valor de umbral inferior y/o
superior. El mdulo genera un problema automticamente cuando un parmetro de
umbral est por debajo o igual que el umbral inferior o igual o superior al valor del
umbral superior.
Los siguientes prrafos definen algunos de los parmetros de umbrales disponibles:

ndice de Desempeo de Costo (CPI): El valor del umbral del CPI se

expresa como un ratio. Un problema se generara si el ndice de desempeo de
costo cae ms all que los valores umbral.
El CPI es calculado como CPI = Costo del Valor Obtenido/Costo Real. Un valor
menor a uno indica que los costos reales han superado el valor del trabajo
realizado. Si el valor del umbral ms bajo es uno, un problema se genera
cuando los costos reales superan el valor del trabajo realizado.

Variacin del Costo (CV): El valor del umbral de la Variacin del Costo (CV)
se expresa como un valor monetario. Un problema es generado si el CV est
fuera de los valores del umbral.
La variacin del costo es calculado como CV = Costo del Valor Obtenido - Costo
Real.
Un valor negativo indica que los costos reales han superado el valor del trabajo
realizado, lo que puede ser considerado como un exceso de costos.
Si el valor del umbral inferior es cero, un problema se genera tan pronto como
el costo real del trabajo es mayor que el valor del trabajo.

Flotacin (Holgura) Libre: El valor del umbral de la Holgura Libre es un

nmero de das especificado. Un problema se genera si la flotacin libre de una
actividad (el tiempo en que la actividad puede ser retrasada sin retrasar el
Inicio Temprano de cualquier actividad sucesora) queda fuera de los valores
umbral.

ndice de Rendimiento del Cronograma (SPI): El valor del umbral del SPI
se expresa como un ratio. Un problema se genera cuando este cae fuera de los
valores del umbral.
El SPI es calculado como SPI = Costo del Valor Obtenido/Costo del Valor
Planificado. Un valor menor a uno indica que menos trabajo se llev a cabo de
lo que se program. Si el valor del umbral es uno, un problema se genera
siempre que el valor del trabajo realizado cae por debajo del costo de ejecucin
del trabajo para esa misma actividad.

Variacin del Cronograma (SV): El valor del umbral del SV es expresado

como un valor monetario. Un problema es generado si la variacin del
cronograma queda fuera de los valores umbral.

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La variacin del cronograma es calculado SV = Costo del Valor Obtenido Costo de Valor Planificado.

Flotacin (Holgura) total: El valor del umbral de la flotacin total es un

nmero determinado de das. Un problema se genera si la flotacin total de una
actividad (la cantidad de tiempo que la actividad puede retrasarse sin retrasar
la fecha de finalizacin del proyecto) est fuera de los valores del umbral.

Desviacin al finalizar (VAC): El valor del umbral del VAC se expresa como
un valor monetario. Un problema es generado si el VAC queda fuera de los
valores del umbral.
La Variacin a la conclusin puede ser expresada como VAC = Presupuesto al
finalizar (PAF) - Estimado al finalizar (EAC).

EJERCICIO 4: Umbrales del Proyecto

Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project).
Ahora ingrese a la ventana Umbrales del proyecto, y agregue las siguientes
columnas: Umbral, Total de problemas y Umbral inferior; luego filtre los
umbrales del usuario actual y conteste:
1) Cuntos problemas tienen en total los umbrales Finish Date Variance (days)
below -5.00d?
___________________________________________________
2) Cul es la prioridad para el umbral AV - Accounting Variance ($) below
(S/.333.33)?
____________________________________________________
3) Cul es el umbral inferior para los umbrales
(S/.333.33)?

CV - Cost Variance ($) below

______________________________________________________
NOTA: para realizar el ejercicio debe crear una copia del proyecto en la cual se
efectuarn los cambios.

5.5.5 MONITOREAR UMBRALES

Puede ejecutar todos los umbrales asignados a un proyecto de una sola vez o
puede ejecutar slo los umbrales individuales segn sea necesario.

Monitorear todos los umbrales de una vez: Cuando el proyecto est

abierto, dirjase a Herramientas Monitorear Umbrales. Para especificar
un nuevo perodo de tiempo que aplicar a todos los umbrales, marque la
opcin Utilizar las ventanas de monitores de umbrales originales. Para utilizar
el perodo de tiempo especfico para cada umbral marque la opcin Utilizar una
ventana de monitoreo de umbrales nueva, y haga clic en los botones Examinar
en los campos de Desde la fecha y A la Fecha. Finalmente haga clic en
Monitorear.

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FIGURA 13: Monitorear Umbrales.

Monitorear un umbral especfico: Elija Proyecto Umbrales. Seleccione

los umbrales que desea supervisar, y haga clic en el botn Monitorear.

Ejercicio 5: Monitorear Umbrales

Elija el proyecto FinSys (Financial System Upgrade Project).
Usted como Project Manager se encuentra revisando los umbrales agrupados por
elemento WBS, la Gerencia General le pide que haga un monitoreo de los
umbrales, una vez hecho el monitoreo conteste lo siguiente:
1) Cuntos problemas se generaron para los umbrales CV - Cost Variance
($) below (S/. 333.33)?
____________________________________________________
2) Cuntos problemas se generaron en total para los umbrales Finish Date
Variance (days) below -5.00d?
_________________________________________________________
NOTA: para realizar el ejercicio se debe crear una copia del proyecto en la cual
se efectuarn los cambios.

5.5.6 ASIGNACIN DE DISEOS DE SEGUIMIENTO A LOS UMBRALES

Puede asignar un diseo de seguimiento a un umbral para mostrar grficamente la
informacin que rodea al umbral y los problemas que se generan.

Asignar un diseo de seguimiento a un umbral: Elija Proyecto

Umbrales. Seleccione el umbral al que desea asignar un esquema de
seguimiento. En la ficha inferior haga clic en la ficha General. Luego, en el
campo Diseo de seguimiento haga clic en el botn Examinar. Seleccione el
nombre de diseo de seguimiento que desea asignar y haga clic en el botn
Seleccionar.

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FIGURA 14: Seleccionar Diseo de Seguimiento.

5.6. MANTENIMIENTO
PROYECTO

DE

UNA

BIBLIOTECA

DE

DOCUMENTOS

DEL

Use las caractersticas de los productos y documentos de trabajo para catalogar y

seguir todos los documentos y entregables relacionados al proyecto. Esto incluye
guas, procedimientos, estndares, planes, plantilla de diseo, hojas de clculo, y
todo tipo de entregables del proyecto.
5.6.1 VISUALIZAR UNA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS Y AGREGAR /
ELIMINAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO
Un documento puede ser una referencia para una actividad, para proveer
estndares y guas para efectuar el trabajo de una actividad, o puede ser
formalmente identificado como un estndar del proyecto. Un documento puede
tambin ser un producto de trabajo o salida de una actividad, tales como los planes
de prueba. Puede tambin identificar entregables del proyecto, o documentos que
sern entregados al usuario final o cliente al final del proyecto.
Use la caracterstica de los Productos y documentos de trabajo para mantener la
informacin general sobre los documentos del proyecto, tales como la fecha de
revisin, la ubicacin y el autor. Almacene los archivos de los documentos en un
servidor de archivos de red, un sistema de gestin de la configuracin, o un sitio
Web, dependiendo de los requerimientos del proyecto.
Puede asignar productos y documentos de trabajo desde Detalles del WBS (y
asignarlos a elementos WBS especficos para el seguimiento del trabajo) o desde
Detalles de Productos y Documentos. Tambin puede indicar si los documentos son
pblicos o privados.

Visualizar una biblioteca de documentos del proyecto: Elija Proyecto

Productos y documentos de trabajo. Haga clic en la barra de opciones
Mostrar y elija Detalles de PT y Doc (la marca de verificacin cercana al
comando debe estar marcada).

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Agregar un producto o documento de trabajo: Abra el proyecto al cual

desea agregar un producto o documento de trabajo. Elija Proyecto
Productos y documentos de trabajo. Haga clic en la etiqueta de la columna
Ttulo para que aparezca la jerarquia de documentos (un smbolo de esquema
en la etiqueta de la columna Ttulo indica una vista jerarquica). Seleccione el
documento que esta encima y al mismo nivel del documento que desea
agregar, luego haga clic en Agregar. Haga clic en la ficha General en Detalles
de PT y Doc. Escriba un nombre para el documento, y luego agregue la
informacin general del documento.

Haga seguimiento de la
versin
del
documento
introduciendo el nmero
correspondiente y la fecha
de ltima actualizacin.

Establezca las categoras del

documento, para ello elija Admin
Categoras de admin; utilice
las categoras para organizar los
diferentes tipos de documentos.

Marque
esta
casilla
para
indicar que el documento es un
entregable del proyecto.

Introduzca referencia
o nmero de catlogo
del
documento
seleccionado.

Establezca el estado del documento

eligiendo Admin Categoras de
admin.

FIGURA 15: Agregar un Producto o Documento de Trabajo.

Ingresar descripcin de un documento: Haga clic en la ficha Descripcin y

escriba una descripcin para el documento. Puede usar las caractersticas de
edicin HTML, las cuales incluyen formato de texto, insertar imgenes, copiar y
pegar informacin de otros archivos de documentos (mientras se conserva el
formato) y agregar hipervnculos.

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Eliminar registros de documentos: Elija Proyecto Productos y

documentos de trabajo. Seleccione el documento o grupo de documentos
que desea eliminar, luego haga clic Eliminar. Haga clic en S cuando se le
solicite.

5.6.2 ESPECIFICAR REFERENCIAS DE UBICACIN DE DOCUMENTOS

Puede especificar dos tipos de referencias de ubicacin de documentos, ubicacin
privada y ubicacin pblica. Las referencias de ubicacin privada pueden ser
visualizadas solamente por los usuarios del mdulo Gestin de Proyectos. Las
referencias de ubicacin pblica pueden ser visualizadas por todos los participantes
del proyecto, incluyendo usuarios de las hojas de tiempo. Por esta razn, las
referencias de ubicacin pblica tpicamente se refieren a los archivos almacenados
en una ubicacin de red ampliamente accesible, una intranet, o el Internet.

Introducir referencias de ubicacin de documentos: En la ventana

Productos y documentos de trabajo, seleccione el registro del documento para
el cual desea ingresar una referencia de ubicacin. Haga clic en la barra de
opciones Mostrar y elija la opcin Detalles de PT y Doc (la casilla de verificacin
cercana al comando debe estar marcada). Haga clic en la ficha Archivos.
Si desea definir el documento como privado, escriba la ubicacin del archivo en este campo, o
haga clic en el botn Examinar para seleccionar la ubicacin.

Si desea definir el documento como pblico, escriba la ubicacin del archivo

en este campo, o haga clic en el botn Examinar para seleccionar la
ubicacin
FIGURA 16:
Introducir Referencias de Ubicacin de Documentos.

Abrir un producto o documento de trabajo: Elija Proyecto Productos y

documentos de trabajo. Seleccione el documento que desee abrir. Haga clic
en la ficha Archivos. Para ver el archivo privado de un documento, haga clic en
el botn Iniciar, prximo al campo Ubicacin privada. Solamente los usuarios
del mdulo Gestin de Proyectos pueden visualizar este archivo. Para ver el
archivo pblico de un documento, haga clic en Iniciar, prximo al campo
Ubicacin pblica. Todos los participantes del proyecto pueden ver este archivo.

5.6.3 ASIGNAR PRODUCTOS Y DOCUMENTOS DE TRABAJO

Puede asignar productos y documentos de trabajo a las actividades y elementos de
WBS. Por ejemplo, durante las etapas tempranas de planificacin del proyecto,

163

TLS041 Taller de Primavera P6

Sesin 06 Material de Lectura v1

puede asignar un documento a un elemento WBS. Despus, puede asignar el

mismo documento a una o ms actividades como desarrollo del detalle de las
actividades del proyecto.

Asignar documentos desde la ventana de Productos y documentos de

trabajo: Seleccione el documento que desea asignar. Para asignar mltiples
documentos, mantenga pulsada la tecla Ctrl, luego haga clic en cada
documento. Haga clic en la barra de opciones Mostrar y elija Detalles de PT y
Doc. (la casilla cerca a la opcin Detalles de PT y Doc debe estar marcada).
Haga clic en la ficha Asignaciones.
Haga clic en el botn Asignar actividad o Asignar WBS. Del cuadro de dilogo
emergente, seleccione la actividad o elemento WBS al cual desea asignar el
documento seleccionado. Haga clic en el botn Asignar. Para quitar la
asignacin de un documento de una actividad o elemento WBS, seleccione el
elemento en la ficha Asignaciones, luego haga clic en el botn Quitar.

Para cambiar el orden de clasificacin de cualquier columna, haga clic en las etiquetas de columna.

Marque la casilla de verificacin para indicar que el documento asignado es un producto de trabajo.

FIGURA 17: Asignar Documentos de la Ventana de Productos y

Documentos de Trabajo.

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